Modulul V. Folosirea documentelor.

Obiectivele Prevederile legale

cursului nregistrarea petiiilor i cererilor
Certificatul
Extrasul
Copia
Folosirea documentelor n scopuri tiinifice

Prevederile legale

Accesul la documentele organizaiilor creatoare sau deintoare de arhive este

reglementat de legile n vigoare. Legea nr.16/1996, republicat, reglementeaz att categoriile
de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional ct i modalitatea prin care acestea
pot fi folosite pentru rezolvarea nevoilor persoanelor fizice i juridice.

Potrivit Legii nr.16/1996, republicat:

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative,
informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii,
extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la
crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea
se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form
de reproduceri.
Creatorii ori deintorii de documente sau, dup caz, succesorii n drepturi ai
acestora sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice i
a persoanelor juridice, certificate, adeverine, copii i extrase de pe documentele
pe care le creeaz ori le dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit
termenul prevzut la art. 13 din Legea nr.16/1996, modificar i republicat,
dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
 Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor
persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n
condiiile prevzute de lege.
Serviciile arhivistice prestate de ctre operatorii economici autorizai n
prestarea de servicii arhivistice se efectueaz contra cost, pe baza unor tarife ale
cror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Naional a Practicienilor n
Insolven din Romnia, cu avizul Arhivelor Naionale.

Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile

cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n
pericol nu se dau n cercetare.

Fac parte din aceast categorie documentele care:

privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit

prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;
pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;
sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia
de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal;
nu sunt prelucrate arhivistic.

Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit

anexei nr. 6 la Legea nr.16/1996, modificat i republicat. Lista acestor genuri de documente
i termenele dup care se dau n cercetare sunt:

documentele medicale, dup 100 de ani de la crearea lor;

registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea lor;
dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor;
documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani de la moartea
acesteia;
documentele referitoare la sigurana i integritatea naional, dup 100 de ani de la
crearea lor;
documentele privind afacerile criminale, dup 90 de ani de la crearea lor;
documentele privind politica extern, dup 50 de ani de la crearea lor;
documente ale societilor cu capital privat reglementate de Legea nr. 31/1990,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, dup 50 de ani de la crearea
 lor;
documentele fiscale, dup 50 de ani de la creare;
documentele notariale i judiciare, dup 90 de ani de la crearea lor.

Trebuie fcut o distincie clar ntre termenele dup care pot fi date n cercetare
documentele menionate mai sus, cu termenele de pstrare a acestor documente. Cu alte cuvinte,
indiferent de termenul de pstrare a documentelor, permanent sau temporar, aceste documente
nu vor mai fi date n cercetare dup mplinirea a 30 de ani de la crearea lor sau cu aprobarea
conductorului organizaiei ce creeaz sau deine documentele ci, strict, dup mplinirea anilor
menionai n anexa nr.6 a Legii nr.16/1996.

n activitatea de folosire a documentelor mai trebuie inut seama de nc dou legi care
au legtur cu folosirea documentelor din arhiva organizaiei creatoare sau deintoare. Este
vorba de Legea nr.233/2002,modificat i republicat, de aprobare a Ordonanei Guvernului
nr.27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor i Legea nr.544/2001,
republicat, privind liberul acces la informaiile de interes public.

Legea nr.233/2002, modificat i republicat, de aprobare a Ordonanei Guvernului

nr.27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, are ca obiect
reglementarea modului de exercitare de ctre ceteni a dreptului de a adresa autoritilor si
instituiilor publice petiii formulate n nume propriu, precum si modul de soluionare a
acestora.

In sensul acestei ordonane, prin petiie se nelege cererea, reclamaia, sesizarea sau
propunerea formulat n scris ori prin pota electronic, pe care un cetean sau o organizaie
legal constituit o poate adresa autoritilor si instituiilor publice centrale i locale, serviciilor
publice descentralizate ale ministerelor i ale celorlalte organe centrale, companiilor i
societilor naionale, societilor comerciale de interes judeean sau local, precum i regiilor
autonome, denumite in continuare autoriti i instituii publice.

Trebuie reinut faptul c aceast lege reglementeaz de fapt att rezolvarea petiiilor ct
i pe cea a cererilor depuse instituiilor publice i celorlalte autoriti. Reinem aici
obligativitatea rezolvrii cererilor n termen de 30 de zile, informarea petentului despre faptul
c unitatea nu deine documentele sau c cererea a fost greit adresat, n cel mult 5 zile, precum
i faptul c instituiile i autoritile publice sunt obligate, dac cunosc locul unde s-ar gsi
informaiile s ndrepte spre rezolvare cererea spre acea unitate i s informeze petentul despre
aceasta.

Constituie abatere disciplinar i se sancioneaz potrivit prevederilor Legii nr. 188/1999

privind Statutul funcionarilor publici sau, dup caz, potrivit legislaiei muncii urmtoarele
fapte:

nerespectarea termenelor de soluionare a petiiilor, prevzute n prezenta ordonan;

interveniile sau struinele pentru rezolvarea unor petiii n afara cadrului legal;

primirea direct de la petiionar a unei petiii, n vederea rezolvrii, fr s fie nregistrat

i fr s fie repartizat de eful compartimentului de specialitate.

Legea nr.544/2001, republicat, privind liberul acces la informaiile de interes public

prevede accesul liber si nengrdit al persoanei la orice informaii de interes public, definite
astfel prin prezenta lege, constituie unul dintre principiile fundamentale ale relaiilor dintre
persoane si autoritile publice, n conformitate cu Constituia Romniei i cu documentele
internaionale ratificate de Parlamentul Romniei.

In sensul prezentei legi:

prin autoritate sau instituie public se nelege orice autoritate ori instituie public ce
utilizeaz sau administreaz resurse financiare publice, orice regie autonom, companie
naional, precum si orice societate comercial aflat sub autoritatea unei autoriti
publice centrale ori locale i la care statul romn sau, dup caz, o unitate administrativ-
teritorial este acionar unic ori majoritar;

prin informaie de interes public se nelege orice informaie care privete activitile sau
rezult din activitile unei autoriti publice sau instituii publice, indiferent de suportul
ori de forma sau de modul de exprimare a informaiei;

prin informaie cu privire la datele personale se nelege orice informaie privind o

persoana fizic identificat sau identificabil.

Potrivit legii:

1) Fiecare autoritate sau instituie publica are obligaia sa comunice din oficiu
urmtoarele informaii de interes public:

a) actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea autoritii sau

instituiei publice;

b) structura organizatoric, atribuiile departamentelor, programul de funcionare,

programul de audiene al autoritii sau instituiei publice;

c) numele si prenumele persoanelor din conducerea autoritii sau a instituiei publice

i ale funcionarului responsabil cu difuzarea informaiilor publice;

d) coordonatele de contact ale autoritii sau instituiei publice, respectiv: denumirea,

sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail i adresa paginii de Internet;

e) sursele financiare, bugetul si bilanul contabil;

f) programele i strategiile proprii;

g) lista cuprinznd documentele de interes public;

h) lista cuprinznd categoriile de documente produse i/sau gestionate, potrivit legii;

i) modalitile de contestare a deciziei autoritii sau a instituiei publice n situaia n

care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces la informaiile de
interes public solicitate.

(2) Autoritile i instituiile publice au obligaia s publice i s actualizeze anual un

buletin informativ care va cuprinde informaiile prevzute la alin. (1) .

(3) Autoritile publice sunt obligate s dea din oficiu publicitii un raport periodic de
activitate, cel puin anual, care va fi publicat in Monitorul Oficial al Romniei, Partea
a III-a.

(4) Accesul la informaiile prevzute la alin. (1) se realizeaz prin:

a) afiare la sediul autoritii sau al instituiei publice ori prin publicare in Monitorul
Oficial al Romniei sau n mijloacele de informare n mas, n publicaii proprii, precum
i n pagina de Internet proprie;

b) consultarea lor la sediul autoritii sau al instituiei publice, n spaii special destinate
acestui scop.

(5) Autoritile i instituiile publice au obligaia s pun la dispoziia persoanelor

interesate contractele de privatizare ncheiate dup intrarea n vigoare a prezentei legi,
prin consultarea la sediul acestora. Prevederile de mai sus nu se aplic n cazul
 contractelor de privatizare care se ncadreaz in sfera de aplicare a dispoziiilor art. 12
alin. (1) din legea nr.544/2001.

Activitile de registratur privind petiiile nu se pot include n acest program i

se desfoar separat.

nregistrarea petiiilor i cererilor

Este bine ca pentru nregistrarea cererilor i petiiilor s se deschid la nceputul fiecrui

an cte un registru de intrare-ieire separat de restul documentelor. n felul acesta se poate mai
uor urmri rezolvarea tuturor cererilor i petiiilor i termenele pn la care aceste cereri i
petiii trebuie rezolvate potrivit legilor.

nregistrarea cererilor i petiiilor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor.

nregistrarea ncepe de la l ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiecrui an.

La nregistrarea cererilor i petiiilor se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de

nregistrare, data nregistrrii, numrul i data date de emitent( atunci cnd cererea vine de la o
organizaie), numrul filelor documentului, numrul anexelor, numele persoanei ce depune
cererea sau dup caz emitentul, coninutul cererii i petiiei n rezumat, compartimentul sau
persoana cruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvrii, destinatarul, numrul de
nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator,
care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea cererilor i petiiilor.

Dac unele cereri sau petiii se refer la aceeai problem se conexeaz la cererea i
petiia nregistrat prima dat; n dreptul fiecrei cereri sau petiii conexate se trece, n rubrica
corespunztoare, numrul de nregistrare al cererii sau petiiei la care se face conexarea.

Dup nregistrarea cererilor sau petiiilor acestea sunt prezentate efului organizaiei
respective. Acesta va analiza coninutul acestora i va scrie o rezoluie pe ele unde va indica
modul de rezolvare ,care compartiment sau persoan se va ocupa de rezolvarea ei i termenul
pn la care se va trimite rspunsul. Se va trece totodat data cnd s-a fcut rezoluia. Rezoluia
va fi semnat de ctre cel care a fcut-o. Aceste date sunt obligatorii deoarece de modul cum
se va rezolva sau nu pot decurge rspunderi administrative, civile sau penale pentru cei care se
fac vinovai de nerespectarea prevederilor legale cu privire la rezolvarea sau nu a acestor genuri
de documente.

Atunci cnd eful organizaiei , sau dup caz persoana sau compartimentul cruia ia fost
repartizat spre rezolvare cererea sau petiia respectiv, constat de la bun nceput c organizaia
nu deine documentele solicitate de petent, atunci n termen de 5 zile de la data nregistrri
acestor documente va fi obligatoriu redactat i trimis (data potei sau data e-mailului) un
rspuns n care se vor preciza motivele pentru care nu se poate rezolva cererea sau petiia
respectiv.

Persoana care rspunde de nregistrarea acestor documente va prelua de la eful

organizaiei cererile i petiiile i n funcie de rezoluia pus pe ele le va repartiza
compartimentelor sau persoanelor care au fost indicate pe rezoluia pus pe ele. Repartizarea
acestor documente se va face pe baz de condic intern de predare-primire unde eful
compartimentului sau persoana indicat va semna de primire. n rezolvarea cererilor i petiiilor
se va ine seama de data cnd a fost preluat spre execuie cererea sau petiia respectiv.

Toate organizaiile, publice sau private, au obligaia de a elibera la cerere petenilor

urmtoarele genuri de documente: certificate, extrase i copii dup documentele care le creeaz
sau le dein chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi
care l privesc pe solicitant sau dac acesta este interesat n problema respectiv (adic i poate
leza interesele sale) cum sunt: vechimea n munc, studii sau drepturi patrimoniale.

Certificatul

Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din

documente, care sunt n direct legtur cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente,
fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente. Perioadele pentru care
lipsesc documente sau nu se gsete nscris numele solicitantului se vor meniona n adresa de
expediere a certificatului. n certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au
extras elementele necesare ntocmirii certificatului i, apoi, datele cuprinse n aceste documente.
n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu
coninutul documentelor cercetate.
n certificat datele se expun n ordinea cronologic.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe versoul cererii, cu cerneal,
ntocmit, datat i semnat de persoana care a fcut cercetarea. Nu se admit tersturi sau
completri n referat. Trebuie avut n vedere c referatul ntocmit pe versoul cererii (se pot
aduga pagini suplimentare dac referatul face referire la perioade lungi de timp care nu ncap
pe versoul paginii), constituie prob n instan n cazul n care petentul este nemulumit de
rezultatul cercetrii i face plngere n instan.
Referatul trebuie s cuprind obligatoriu denumirea fondului cercetat i cotele unitilor
arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar) pentru rezolvarea cererii pentru ntreaga
perioad de timp specificat n cerere. Lipsa unor cote a documentelor din perioada menionat
n cerere de ctre petent trebuie s fie explicat n referat de ctre cel care face cercetarea
documentelor.
n cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare
sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou
certificat, menionndu-se ca l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de
emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele,
inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt
numr de nregistrare.
n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie
se comunic n scris solicitantului. Dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor ce fac
obiectul cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-
se i solicitantului acest lucru i c urmeaz s primeasc de acolo rspunsul la cererea sa.
n textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri printre rnduri. Persoana
care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea administrativ, civil i penal
asupra exactitii datelor comunicate.
Certificatele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se
expediaz prin pot.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale
aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de
responsabilul arhivei.
Evidena cererilor se ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia
va cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii. Fiele
se ordoneaz alfabetic.
n cazul n care dotarea permite, se poate crea un subsistem arhivistic computerizat de
eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.
Toate certificatele vor fi nsoite de o adres. n adres se vor trece perioadele pentru
care lipsesc documentele sau perioadele pentru care persoana vizat nu figureaz n documente.
Un caz special, care trebuie menionat n adres, este atunci cnd, mai ales la documentele de
vechime n munc, figureaz dou sau mai multe persoane cu acelai nume fr a exista
posibilitatea de a se face o difereniere ntre ele. Este bine ca n astfel de cazuri perioadele n
care figureaz mai multe persoane cu acelai nume, acea perioad s nu fie trecut n certificat
ci numai n adres. n nici un caz nu se va lua decizia de a da vechimea la ntmplare de la una
din persoanele identice pentru petentul care a fcut cererea.
Numrul certificatului va fi acela sub care s-a nregistrat cererea petentului. n certificat
vor fi trecute datele de identificare a petentului aa cum apar ele n documente i nu cum este
trecut n cerere. Petentul este obligat s fac dovada corelrii de nume i date n faa autoritilor
unde prezint certificatul. Chiar dac din documente se constat c exist greeli ale scribului
ce a ntocmit documentul, aceste greeli vor fi consemnate n certificat artndu-se clar numele
modificat.
n cazul cnd pentru o lun nu exist state de plat dar apoi ele se gsesc n continuare
nu se vor da date despre veniturile obinute n acea lun ci se va da meniunea n adres c
pentru luna respectiv lipsesc documentele.

Extrasul

Extrasul este o reproducere prin copiere, tehnoredactare, scanare sau dactilografiere a

unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document sau din mai multe documente,
care fac referire la obiectul solicitrii unei persoane fizice sau juridice.
De obicei se elibereaz extrase din documente atunci cnd n cadrul documentului
respectiv sunt informaii cu privire la tere persoane i eliberarea unei copii a acelui document
ar afecta interesele acelor persoane.
n ntocmirea unui extras trebuie avute n vedere urmtoarele principii:
se vor extrage doar pasajele care l privesc strict pe solicitant i se refer la
obiectul cererii sale;
din extras trebuie s rezulte autoritatea care a ntocmit documentul i genul acelui
document(hotrre de guvern, ordin, decizie, hotrre de consiliu) etc.;
orice parte din document care ar veni n avantajul sau dezavantajul petentului
trebuie menionat n extras
n cazul sentinelor judectoreti, n care figureaz i petentul, se va avea grij s
fie trecut pasajul unde este menionat faptul dac sentina este atacabil sau este
definitiv.
 Cuvintele indescifrabile, corecturile, tersturile, cuvintele i expresiile asupra
crora exist ndoieli se menioneaz n note. Nota va fi semnat de ctre
lucrtorul care a efectuat-o i va purta tampila organizaiei.
Extrasul se elibereaz numai dintr-un singur document. Dac se solicit extrase din mai
multe documente atunci pentru fiecare document se va elibera cte un extras. Este interzis
combinarea extraselor din mai multe documente ntr-un singur extras.
n oricare din cazuri, n cadrul extrasului, dup fiecare pasaj reprodus, urmeaz un rnd
ntreg de semne de punctuaie nainte de a se introduce urmtorul pasaj.
Extrasul sau extrasele vor fi nsoite totdeauna de o adres de naintare ctre petent,
n care vor fi menionate date cu privire la eventualele nepotriviri de nume, existena parial a
documentelor din care se solicit extrase sau faptul c pentru perioadele solicitate unele
documente lipsesc sau numitul nu figureaz n ele.
Extrasul, extrasele i adresele de naintare vor primi numrul la care s-a nregistrat
cererea petentului. n cazul cnd printr-o cerere se solicit extrase din mai multe documente,
aceste extrase vor avea numrul de forma: Nr.234/1,nr.234/2,nr.234/3 i aa mai departe pn
epuizm toate documentele din care trebuie s facem extrase.

Copia

Petenii pot cere copii dup documentele de care sunt interesai sau care i privesc. Copia
este reproducerea prin fotocopiere, scanare, fotografiere, tehnoredactare a unui document sau
mai multor documente. n toate cazurile copia sau copiile se autentific de ctre autoritatea sau
organizaia care le-a eliberat.
n adresa de naintare ctre petent se face referire la cte copii sau eliberat dup
documente i faptul c aceste copii sunt fcute dup documente originale sau dup alte copii
existente n arhiva unitii care a primit cererile.
Certificatele, extrasele i copiile se realizeaz n cte dou exemplare. Un exemplar din
fiecare se nainteaz petentului nsoite de un exemplar al adresei de naintare iar exemplarul 2
al documentelor eliberate i a adresei de naintare se pstreaz n arhiva organizaiei ce a eliberat
aceste documente.

Folosirea documentelor n scopuri tiinifice.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional pot fi folosite n cercetarea
tiinific, n aciuni educative, elaborarea de publicaii i alte asemenea dup trecerea
termenului de dare n cercetare care este n general de 30 de ani. n cazuri bine justificate i cu
respectarea legilor n vigoare privind accesul la documente, conductorii organizaiilor
creatoare i deintoare de documente pot aproba accesul la documente i nainte de expirarea
termenului de dare n cercetare. Sunt exceptate de la aceast regul documentele care sunt
trecute n anexa nr. 6 la Legea nr.16/1996.
Cade n sarcina organizaiilor creatoare i deintoare de arhiv de a organiza pe lng
fiecare arhiv o ncpere care s serveasc cercetrii acestor documente de ctre cei interesai.
Documentele date spre cercetare nu se mprumut solicitanilor spre a fi studiate acas
sau n alt parte sub nici un motiv. La cerere i contra cost , organizaiile pot asigura copierea
prin scanare sau fotografiere a unor documente aflate la ele n depozite.

Bibliografie

Legea Arhivelor Naionale nr.16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare,

republicat n Monitorul Oficial, partea I, nr.293 din 22 aprilie 2014.

Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.Instruciuni privind activitatea de arhiv la

creatorii i deintorii de documente.

Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public, n Monitorul

Oficial, nr. 663 din 23 octombrie 2001.

Legea nr. 233 din 2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 27/2002 privind
reglementarea activitii de soluionare a petiiilor ,publicata n Monitorul Oficial, partea I, nr.
296 din 30 aprilie 2002.