Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Prevederile legale
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative,
informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii,
extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la
crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea
se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form
de reproduceri.
Creatorii ori deintorii de documente sau, dup caz, succesorii n drepturi ai
acestora sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice i
a persoanelor juridice, certificate, adeverine, copii i extrase de pe documentele
pe care le creeaz ori le dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit
termenul prevzut la art. 13 din Legea nr.16/1996, modificar i republicat,
dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor
persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n
condiiile prevzute de lege.
Serviciile arhivistice prestate de ctre operatorii economici autorizai n
prestarea de servicii arhivistice se efectueaz contra cost, pe baza unor tarife ale
cror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Naional a Practicienilor n
Insolven din Romnia, cu avizul Arhivelor Naionale.
Trebuie fcut o distincie clar ntre termenele dup care pot fi date n cercetare
documentele menionate mai sus, cu termenele de pstrare a acestor documente. Cu alte cuvinte,
indiferent de termenul de pstrare a documentelor, permanent sau temporar, aceste documente
nu vor mai fi date n cercetare dup mplinirea a 30 de ani de la crearea lor sau cu aprobarea
conductorului organizaiei ce creeaz sau deine documentele ci, strict, dup mplinirea anilor
menionai n anexa nr.6 a Legii nr.16/1996.
n activitatea de folosire a documentelor mai trebuie inut seama de nc dou legi care
au legtur cu folosirea documentelor din arhiva organizaiei creatoare sau deintoare. Este
vorba de Legea nr.233/2002,modificat i republicat, de aprobare a Ordonanei Guvernului
nr.27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor i Legea nr.544/2001,
republicat, privind liberul acces la informaiile de interes public.
In sensul acestei ordonane, prin petiie se nelege cererea, reclamaia, sesizarea sau
propunerea formulat n scris ori prin pota electronic, pe care un cetean sau o organizaie
legal constituit o poate adresa autoritilor si instituiilor publice centrale i locale, serviciilor
publice descentralizate ale ministerelor i ale celorlalte organe centrale, companiilor i
societilor naionale, societilor comerciale de interes judeean sau local, precum i regiilor
autonome, denumite in continuare autoriti i instituii publice.
Trebuie reinut faptul c aceast lege reglementeaz de fapt att rezolvarea petiiilor ct
i pe cea a cererilor depuse instituiilor publice i celorlalte autoriti. Reinem aici
obligativitatea rezolvrii cererilor n termen de 30 de zile, informarea petentului despre faptul
c unitatea nu deine documentele sau c cererea a fost greit adresat, n cel mult 5 zile, precum
i faptul c instituiile i autoritile publice sunt obligate, dac cunosc locul unde s-ar gsi
informaiile s ndrepte spre rezolvare cererea spre acea unitate i s informeze petentul despre
aceasta.
interveniile sau struinele pentru rezolvarea unor petiii n afara cadrului legal;
prin autoritate sau instituie public se nelege orice autoritate ori instituie public ce
utilizeaz sau administreaz resurse financiare publice, orice regie autonom, companie
naional, precum si orice societate comercial aflat sub autoritatea unei autoriti
publice centrale ori locale i la care statul romn sau, dup caz, o unitate administrativ-
teritorial este acionar unic ori majoritar;
prin informaie de interes public se nelege orice informaie care privete activitile sau
rezult din activitile unei autoriti publice sau instituii publice, indiferent de suportul
ori de forma sau de modul de exprimare a informaiei;
Potrivit legii:
1) Fiecare autoritate sau instituie publica are obligaia sa comunice din oficiu
urmtoarele informaii de interes public:
(3) Autoritile publice sunt obligate s dea din oficiu publicitii un raport periodic de
activitate, cel puin anual, care va fi publicat in Monitorul Oficial al Romniei, Partea
a III-a.
a) afiare la sediul autoritii sau al instituiei publice ori prin publicare in Monitorul
Oficial al Romniei sau n mijloacele de informare n mas, n publicaii proprii, precum
i n pagina de Internet proprie;
b) consultarea lor la sediul autoritii sau al instituiei publice, n spaii special destinate
acestui scop.
Dac unele cereri sau petiii se refer la aceeai problem se conexeaz la cererea i
petiia nregistrat prima dat; n dreptul fiecrei cereri sau petiii conexate se trece, n rubrica
corespunztoare, numrul de nregistrare al cererii sau petiiei la care se face conexarea.
Dup nregistrarea cererilor sau petiiilor acestea sunt prezentate efului organizaiei
respective. Acesta va analiza coninutul acestora i va scrie o rezoluie pe ele unde va indica
modul de rezolvare ,care compartiment sau persoan se va ocupa de rezolvarea ei i termenul
pn la care se va trimite rspunsul. Se va trece totodat data cnd s-a fcut rezoluia. Rezoluia
va fi semnat de ctre cel care a fcut-o. Aceste date sunt obligatorii deoarece de modul cum
se va rezolva sau nu pot decurge rspunderi administrative, civile sau penale pentru cei care se
fac vinovai de nerespectarea prevederilor legale cu privire la rezolvarea sau nu a acestor genuri
de documente.
Atunci cnd eful organizaiei , sau dup caz persoana sau compartimentul cruia ia fost
repartizat spre rezolvare cererea sau petiia respectiv, constat de la bun nceput c organizaia
nu deine documentele solicitate de petent, atunci n termen de 5 zile de la data nregistrri
acestor documente va fi obligatoriu redactat i trimis (data potei sau data e-mailului) un
rspuns n care se vor preciza motivele pentru care nu se poate rezolva cererea sau petiia
respectiv.
Certificatul
Extrasul
Copia
Petenii pot cere copii dup documentele de care sunt interesai sau care i privesc. Copia
este reproducerea prin fotocopiere, scanare, fotografiere, tehnoredactare a unui document sau
mai multor documente. n toate cazurile copia sau copiile se autentific de ctre autoritatea sau
organizaia care le-a eliberat.
n adresa de naintare ctre petent se face referire la cte copii sau eliberat dup
documente i faptul c aceste copii sunt fcute dup documente originale sau dup alte copii
existente n arhiva unitii care a primit cererile.
Certificatele, extrasele i copiile se realizeaz n cte dou exemplare. Un exemplar din
fiecare se nainteaz petentului nsoite de un exemplar al adresei de naintare iar exemplarul 2
al documentelor eliberate i a adresei de naintare se pstreaz n arhiva organizaiei ce a eliberat
aceste documente.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional pot fi folosite n cercetarea
tiinific, n aciuni educative, elaborarea de publicaii i alte asemenea dup trecerea
termenului de dare n cercetare care este n general de 30 de ani. n cazuri bine justificate i cu
respectarea legilor n vigoare privind accesul la documente, conductorii organizaiilor
creatoare i deintoare de documente pot aproba accesul la documente i nainte de expirarea
termenului de dare n cercetare. Sunt exceptate de la aceast regul documentele care sunt
trecute n anexa nr. 6 la Legea nr.16/1996.
Cade n sarcina organizaiilor creatoare i deintoare de arhiv de a organiza pe lng
fiecare arhiv o ncpere care s serveasc cercetrii acestor documente de ctre cei interesai.
Documentele date spre cercetare nu se mprumut solicitanilor spre a fi studiate acas
sau n alt parte sub nici un motiv. La cerere i contra cost , organizaiile pot asigura copierea
prin scanare sau fotografiere a unor documente aflate la ele n depozite.
Bibliografie
Legea nr. 233 din 2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 27/2002 privind
reglementarea activitii de soluionare a petiiilor ,publicata n Monitorul Oficial, partea I, nr.
296 din 30 aprilie 2002.