Modulul III. Evidena documentelor.

Obiectivele a. Evidena documentelor cnd se aplic nomenclatorul

cursului b. Luarea n eviden a unei arhive fr forme de eviden

A. Evidena documentelor cnd se aplic nomenclatorul

Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente.

Potrivit legii, toi creatorii i deintorii sunt obligai s nregistreze i s in evidena
tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite.
nregistrarea tuturor documentelor se face la registratura general, fie ntr-un singur
registru de intrare-ieire, fie, concomitent, n mai multe, fr ca numerele de nregistrare date
documentelor s se repete. Dac creatorul de documente primete, emite i ntocmete pentru
uz intern un numr mare de documente, nregistrarea acestora se poate face i la fiecare
compartiment de munc. n aceast situaie, la registratura general se nscrie numrul de
nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre
nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor sau
elaborrii lor pentru uz intern. nregistrarea documentelor ncepe de la l ianuarie i se ncheie
la 31 decembrie ale fiecrui an. La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele
elemente: numrul de nregistrare, data nregistrrii, numrul i data documentului dat de
emitent, numrul filelor documentului, numrul anexelor, emitentul, coninutul documentului
n rezumat, compartimentul cruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvrii,
destinatarul, numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul
dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea
documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document
nregistrat. n dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica corespunztoare, numrul
de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i
cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele intrate, completndu-se
coloanele adecvate. In cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de
nregistrare al documentului la care se rspunde.
n cazul cnd organizaia creatoare sau deintoare de documente are de rezolvat multe
cereri adresate de persoanele fizice sau juridice ( este cazul ndeosebi a operatorilor economici
autorizai, dar i a unor organizaii care au n pstrare arhive provenind de la unii creatori de
documente ce au fost desfiinai iar arhiva a fost preluat de organizaiile succesoare, aa cum
prevede legea) se poate nfiina un registru de intrare-ieire numai pentru aceste cereri.
Avantajul folosirii unui asemenea registru este acela c este mai uor de urmrit stadiul
rezolvrii acestor cereri, tiind c legea prevede termene precise de rezolvare a petiiilor.

1
 Odat nregistrate, documentele se depun n mapa efului organizaiei pentru ca acesta
s pun pe ele rezoluiile privind modul de rezolvare i compartimentul de munc sau persoana
care trebuie s se ocupe de rezolvarea lor. Este o etap extrem de important deoarece implic
probleme de ordin juridic.
Dup ce eful organizaiei pune rezoluia pe fiecare document, registratura pred
documentele pe baz de condic de predare primire spre compartimentele sau persoanele care
trebuie s se ocupe de rezolvarea lor.
Dup rezolvarea lor, toate documentele vor fi depuse n dosare potrivit nomenclatorului
dosarelor. De aplicarea corect n practic a nomenclatorului dosarelor depinde n mod decisiv
dac organizaia va avea o eviden bun a documentelor pe care le gestioneaz sau una proast.
Ordonarea documentelor

n situaia n care aplicarea nomenclatorului este strict reglementat i ntregul personal

cu atribuii n acest sens respect alctuirea nomenclatorului, activitatea de ordonare a
documentelor se rezum doar la nivelul dosarelor.
La sfritul anului, conductorul organizaiei va dispune, printr-un act normativ intern,
perioada pn cnd toate compartimentele sau persoanele trebuie s efectueze aceast
operaiune. ndeosebi acest termen nu poate depi primul trimestru al anului urmtor, timp
suficient ca toate dosarele din anul anterior s fie ncheiate.
Pe parcursul anului pe msur ce acestea sunt rezolvate vor fi aezate n dosare aa nct
la sfritul anului documentele din 31 decembrie se vor afla deasupra iar cele de la 1 ianuarie
dedesubt aa nct este necesar ordonarea lor. Ordonarea se face cronologic de la 1 ianuarie la
31 decembrie. Pot fi folosite i alte criterii de ordonare n funcie de natura documentelor ce se
afl n dosar: alfabetic, geografic sau dup alte criterii.
Totodat asupra documentelor i dosarului se vor mai efectua urmtoarele operaiuni:
se ndeprteaz acele, clemele, agrafele metalice, filele nescrise,
dubletele.
documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel
nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor;
dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file; n cazul depirii
acestui numr, se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;
filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru;
n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz
ncepnd cu numrul l pentru fiecare volum;
pe coperta dosarului se nscriu: denumirea organizaiei i a
compartimentului creator, numrul de dosar din inventar, anul,
indicativul din nomenclator, datele de nceput i de sfrit, numrul de
file, volumul i termenul de pstrare;
pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagin
nescris a registrelor i condicilor, lucrtorul de la compartimentul
creator al dosarului face urmtoarea certificare: Prezentul dosar

2
 (registru, condic) conine ... file", n cifre i , ntre paranteze, n litere,
dup care semneaz i pune data certificrii.

Inventarierea documentelor
Dup ce s-a ncheiat activitatea de ordonare la nivelul dosarului i s-au fcut toate
operaiunile necesare, inclusiv legarea dosarului, se trece la etapa urmtoare, aceea de
inventariere a documentelor. Inventarierea se face de fapt la nivelul dosarului n care se afl
aceste documente sau la nivelul registrului sau a altor materiale preconstituite.
Inventarierea dosarelor, registrelor i a celorlalte materiale preconstituite cade n sarcina
compartimentelor ce alctuiesc organizaia respectiv ori a persoanelor abilitate n cazul n care
organizaia nu are prevzute n organigram asemenea compartimente de munc. n oricare din
cazurile de mai sus este necesar ca eful organizaiei s prevad n fia postului obligaiile
personalului n ceea ce privete activitatea de arhiv (nelegnd prin aceasta activitile de
elaborare a nomenclatorului, nregistrarea documentelor, rezolvarea tuturor documentelor,
ordonarea, inventarierea, selecionarea i predarea anual a dosarelor la arhiva unitii).
n procesul de inventariere a documentelor trebuie s fie fcut o distincie clar ntre
nomenclator, considerat ca un instrument de lucru i de organizare a arhivei la nivel de
organizaie i inventarierea documentelor considerat un instrument de eviden a documentelor
ce alctuiesc ntreaga arhiv. De altfel activitatea de inventariere este considerat: operaiunea
de luare n eviden a documentelor i unitilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, dup
ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic.

La nivelul compartimentelor i a ntregii organizaii documentele dintr-un an

calendaristic se inventariaz pe termene de pstrare dup modelul de mai jos:

Denumirea organizaiei
Compartimentul

Inventar pe anul...........
pentru documentele care se pstreaz......... ani
Nr. Indicativul dosarului Datele Numrul Obs.
crt. dup nomenclator extreme filelor
Coninutul pe
scurt al dosarului,
registrului, etc.

3
Prezentul inventar format din .................................. file, conine ............(dosare, registre,
condici, cartoteci etc.)
Dosarele de la nr. crt ..................................... , au fost lsate la ................... , nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt ...........................................................
Astzi, ..... ....s-au preluat........... dosare.

Am predat, Am primit,

Aadar, la nivelul fiecrui compartiment vom avea cte un inventar pentru documentele
permanente, i cte unul pentru fiecare din termenele de pstrare temporare prevzute n
nomenclatorul organizaiei.

La rubrica nr.crt. se vor trece numerele dosarelor, attea cte sunt, de la fiecare termen
de pstrare. Atenie: la fiecare termen de pstrare numerotarea dosarelor dintr-un an ncepe cu
cifra 1 i se continu pn la epuizarea dosarelor cu termenul de pstrare respectiv.

La rubrica: indicativul dosarului dup nomenclator se va trece indicativul dosarului

aa cum este el prevzut n nomenclatorul aprobat.

La rubrica: Coninutul pe scurt al dosarului, registrului, etc. se va proceda la

descrierea coninutului dosarului, registrului, etc. Elementele de descriere a coninutului unitii
arhivistice (vezi definiia la modulul I. Arhivistica) vor fi n mod obligatoriu urmtoarele:

Genul documentului (hotrre, decizie, ordin, circular, adres etc.)

Emitentul ( de la ce organizaie sau persoan fizic provine documentul sau
documentele)
Destinatarul (crei organizaii i sun adresate documentele)
Problema coninut n documente ( vor fi enumerate problemele cele mai
importante la care se refer documentele)
Anul sau anii documentelor din unitatea arhivistic

Atenie: se vor evita cu desvrire formulri de genul :Documente diverse.

Totdeauna se vor enumera principalele probleme coninute n documente.

Selecionarea documentelor

Ideal ar fi ca toate organizaiile creatoare i deintoare de arhiv s poat s-i pstreze

permanent toate actele pe care le creeaz pe parcursul activitii lor. Preurile tot mai ridicate
cu construcia unor depozite tot mai mari, care s cuprind tot mai multe acte i cheltuielile

4
enorme de ntreinere a acestor depozite, a fcut ca societatea s decid care dintre documentele
create merit a fi pstrate pentru viitor i care sunt documentele care dup un anumit numr de
ani ar putea fi distruse pentru ca alte acte importante s le ia locul.

Procesul de distrugere a documentelor este ns strict reglementat i el trebuie fcut cu

respectarea prevederilor legale ce reglementeaz aceast activitate. Eludarea acestor reguli i
etape cade sub incidena codului penal i este pedepsit ca atare. De aceea respectarea cadrului
legal este esenial n acest proces.

Potrivit legii, n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare

a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatorii la nivel central, iar n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale
funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de
selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor se stabilesc prin norme privind activitatea
arhivistic, aprobate de directorul Arhivelor Naionale.
n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective, fiind
compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul
specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru
a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea
luat se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit potrivit anexei:

(denumirea creatorului)

(sediul)

PROCES-VERBAL Nr.

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr ................... din ..................... selecionnd n

edinele din............................................................................
documentele din anii*) ............. , avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate
ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii

Membri,

(numele i prenumele)

Semntura

5
 Preedinte, Secretar,

(numele i prenumele) (numele i prenumele)

Semntura Semntura

Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre

*) Anii extremi.

eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz

permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i
deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-
verbale ale comisiilor prevzute mai sus.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea
documentelor ce urmeaz a fi arhivate.
Arhivarul sau responsabilul de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.
Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele convoac
comisia de selecionare.
Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate.
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare va avea n vedere
respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor,
acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S.".
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele
de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele
corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv.
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-verbal menionat mai sus, care se
nainteaz spre aprobare conducerii unitii.
Comisia efectueaz selecionarea att a documentelor create de unitatea respectiv, ct
i a celor create de alte uniti i pstrate n depozitul unitii.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de
procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor permanente create
n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres
nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la

6
serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale care i au sediul social n
judeul respectiv.
Arhivele Naionale sau serviciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de
control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice
alte materiale, se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin.

Inventar al coleciei de matrice sigilare

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nr. Materialul Forma Dimensiunea Descrierea Legenda Anul Obs.
de Data prelurii i denumirea cmpului confecionrii
inv. organizaiei/ persoanei de
la care s-a preluat matricea

Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de

selecionare, pe baz de proces-verbal nsoit de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naionale.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de
suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele i
nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena, etc.

B. Luarea n eviden a unei arhive fr forme de eviden

Nerespectarea prevederilor legale a fcut ca unele dintre arhivele creatorilor i cu att

mai mult arhivele deinute provenite de la organizaii desfiinate sau care au trecut printr-un
proces de lichidare sau insolven s fie preluate de ctre succesorii lor legali fr nici o form
de eviden.

Atunci cnd sunt astfel de situaii este necesar luarea n eviden a acestor arhive.
Activitatea de luare n eviden poate fi ncredinat arhivarului, responsabilului de arhiv sau
atunci cnd sunt fonduri financiare se apeleaz la serviciile unui operator economic autorizat s
presteze o astfel de activitate.

n toate cazurile operaiunea de luare n eviden a unei arhive fr nici o form de

eviden presupune parcurgerea urmtorilor pai:

7
 fondarea

ordonarea

inventarierea

selecionarea

Fondarea este n fapt o operaiune de stabilire a apartenenei documentelor la un fond

arhivistic pe care un creator la creat n decursul activitii sale. Pentru aceasta este nevoie de o
cercetare a documentelor rmase, dar mai ales a legislaiei, deoarece fiecare creator i-a nceput
activitatea printr-un act legislativ i i-a ncheiat-o tot printr-un act legislativ. Stabilirea datei de
nfiinare i desfiinare a unui creator este esenial pentru a stabili datele extreme ale activitii
lui. Vor fi studiate apoi atribuiile ncredinate pe parcursul activitii sale ori domeniul de
activitate n cazul organizaiilor economice. Se vor culege date despre eventualele structuri ale
organizaiei studiind eventualele organigrame pstrate printre documente precum i a orice alt
informaie care ar permite identificarea structurii organizatorice a respectivei organizaii. Aceste
informaii sunt eseniale n stabilirea formei de ordonare a arhivei.

Trebuie avut n vedere, nc de la nceput, c documentele aflate ntr-un fond

neinventariat pot s depeasc, ca ani extremi, anii de existen a organizaiei. Situaia rezult,
att n cazurile unei organizaii a statului ct i a unei private, din faptul c la nceput putem gsi
documente preliminare nfiinrii, menite de a aduce argumente n scopul nfiinrii unei astfel
de organizaii, iar la sfrit documentele s depeasc anii de funcionare prin faptul c vor fi
documente legate de operaiunile de lichidare a acelei organizaii. Sunt situaii cnd o serie de
documente lipsesc din varii motive aa nct pentru una sau mai multe perioade din activitatea
unei organizaii s nu existe documente.

n cazul n care de la organizaia creatoare s-au pstrat dosare i registre, aa constituite,

activitatea de fondare este mult uurat. Apartenena documentelor la fond se face att urmrind
elementele de inscripionare de pe coperta dosarelor, ct i rsfoind coninutul documentelor din
dosar, care ne pot oferi indicii despre apartenena documentelor la un fond arhivistic sau altul.
Antetul documentelor, organizaia cruia i este adresat documentul, numele efilor organizaiei,
semnturile persoanelor abilitate, rezoluiile puse pe documente ofer indicii despre apartenena
la un fond sau altul a documentelor.

Ordonarea documentelor

8
 Odat ncheiat activitatea de identificare a documentelor i stabilirea apartenenei lor la
un fond arhivistic se trece la etapa urmtoare, aceea de ordonare a documentelor.

Ordonarea documentelor fr nici o form de eviden implic din partea celui care are
n sarcin inventarierea un studiu asupra modului cum au fost eventual organizat aceast arhiv,
dac ea a avut o form de eviden sau nu, care au fost structura organizaiei i modul de alctuire
a dosarelor. Un indiciu important care ar putea oferi informaii este dosarul arhivei. n dosarul
arhivei, cam toate organizaiile au avut aa ceva, s-au pstrat de-a lungul anilor inventarele
documentelor, eventualele lucrri de selecionare mpreun cu inventarele aferente, organigrame
ale organizaiei respective, nomenclatoarele dosarelor i alte asemenea. Aceste documente ofer
suficiente indicii asupra modului cum trebuie organizat i inventariat arhiva. Dac nu este
gsit dosarul arhivei, atunci nu e ru s facem o adres ctre serviciul judeean al Arhivelor
Naionale care ar putea s dein un asemenea dosar cu documentele menionate mai sus. Tot
instituia respectiv poate s acorde asisten arhivistic n acest domeniu.

Sunt mai multe criterii de ordonare a documentelor i ele pot fi adoptate n funcie de
complexitatea i importana organizaiei respective. n general sunt cunoscute ca i criterii de
ordonare a acestor documente:

Cronologic. Este cel mai simplu sistem de ordonare. Acest sistem se aplic n
general organizaiilor care n-au avut structuri componente sau acelora de pe urma
crora au rmas puine documente sau nu se poate stabili structura organizatoric.
n acest caz documentele vor fi inventariate ncepnd cu cel mai vechi gsit n
fond pn la cel mai nou. Cota dosarului sau registrului va consta din numrul de
ordine dat.
Cronologic pe ani. Acest criteriu de ordonare se aplic de obicei la acele
organizaii crora nu li se pot stabili structurile interne, sau nu au avut i de pe
urma crora au rezultat i s-au pstrat un numr mai mare de dosare i registre,
de obicei peste 500. Dosarele i registrele vor primi numere de ordine n cadrul
anului de la 1 la cte dosare sunt din acel an. Numerotarea se va repeta cu fiecare
an ncepnd cu cifra 1. Evident c ordonarea va ncepe cu cel mai vechi an i se
va sfri cu cel mai nou. Avantajul acestui criteriu de ordonare este acela c dac
ulterior se mai gsesc dosare sau registre, ele pot foarte bine s fie trecute la
sfritul anului respectiv primind numere n continuare. n acest caz, cota

9
 dosarului va consta din numrul de ordin dat n anul respectiv i din anul la care
se refer. Va avea aceast form: 1/1976, 2/1976....89/1976.
Cronologic-structural. n cazul n care se pot stabili prile structurale ale unei
organizaii, iar de la respectiva organizaie au rmas documente mai puine, de
obicei sub 500, atunci se poate adopta acest criteriu. Dosarele i registrele vor fi
ordonate pe ani iar n cadrul anului pe compartimente. nainte de a trece la
ordonarea documentelor este de dorit s se fac o list cu compartimentele care
au fost identificate. Dac pe parcursul lucrrii de ordonare se mai identific i alte
compartimente i acestea vor fi trecute n list. Sistemul de cotare va fi
asemntor cu indicativul dosarului dup nomenclator, fr ns s fie
identificat cu acesta, deoarece pentru documentele care n-au nici un sistem de
eviden nu se elaboreaz nomenclatoare. n acest caz cota documentelor poate
ajunge pn la forma aceasta: I/A/a/1/1966. n care I este direcia, A serviciile, a
birourile,1 este numrul dosarului n cadrul structurii iar 1966 este anul din care
exist documentele.
Structural-cronologic. Este cel mai complex criteriu de ordonare a
documentelor fr eviden rmase de la un creator de documente ori de la unul
care nu a realizat evidena documentelor. Adoptarea acestui criteriu se face atunci
cnd sunt pstrate un volum mare sau foarte mare de documente i se poate stabili
ntreaga structur organizatoric a creatorului de documente. Documentele vor fi
ordonate n cadrul fiecrei structuri pe ani ncepnd de la cele mai vechi i pn
la cele mai noi. Deosebirea fa de criteriul cronologic structural este acela c n
cadrul fiecrui compartiment numerotarea dosarelor va ncepe cu 1 n fiecare an,
spre deosebire de criteriul cronologic structural unde dosarele primesc numere n
continuare de la un an la altul . Cota documentelor va avea aceiai form ca la
criteriul cronologic-structural cu deosebirea c numerele dosarelor la nivelul
structurii vor ncepe n fiecare an cu nr.1.
Alfabetic. Acest criteriu se adopt al compartimentele de resurse umane care au
dosarele profesionale ale angajailor. n acest caz dosarele se ordoneaz alfabetic,
pe litere, iar n cadrul literei din nou alfabetic. n cadrul fiecrei litere dosarele
vor primi un numr de ordine. Cota documentului va fi sub aceast form: B/39
n care litera mare se confund cu prima liter din numele angajatului iar cifra 39
este numrul de ordin al dosarului din cadrul literei.

10
 Geografic. Acest criteriu de ordonare se aplic n cazul organizaiilor care dein
hri, planuri, schie provenind de la localiti dintr-o anumit arie geografic. Se
adopt acest sistem deoarece permite regsirea uoar a informaiilor de care este
nevoie.

Un caz aparte, n ceea ce privete ordonarea documentelor este la unitile din domeniul
justiiei, n special parchetele i judectoriile cu toate structurile lor superioare.

n primul rnd trebuie s se in seama de competenele parchetelor i a instanelor de

judecat. nregistrarea dosarelor i rezolvarea i judecarea lor se va face n registre de intrare
ieire separate. Astfel la parchete trebuie s se fac o distincie clar ntre activitatea parchetului
ca organizaie i obiectul de activitate, acela de a investiga cauzele penale. Va exista un registru
de intrare-ieire pentru activitatea organizaiei respective i un registru de intrare-ieire pentru
cauzele cercetate.

n cazul instanelor de judecat se va proceda la fel ca la parchete. Activitatea instanei

respective, ca organizaie, va fi separat clar de obiectul activitii acesteia, acela de a judeca
cauze civile i penale. Vor exista i aici registre de intrare i ieire separate pentru activitatea
organizaiei i separate, pe cauze civile i penale.

Dosarele provenind de la cauzele civile vor avea n fa Litera C iar cele de la secia
penal litera P. La cauze, Indicativul dup nomenclator va arta astfel: C/25/2016 n care litera
C reprezint felul cauzei, cifra arab reprezint numrul cauzei, aa cum a fost ea nregistrat,
iar anul arat n ce an a fost deschis cauza respectiv. n fiecare an calendaristic cauzele
nregistrare ncep cu cifra 1 i se continu pn la sfritul anului. La fel se procedeaz i la
cauzele penale, cu deosebirea c ele vor avea nscris litera P.

Inventarierea arhivei fr forme de eviden

Dup ce s-a ncheiat activitatea de ordonare la nivelul dosarului i s-au fcut toate
operaiunile necesare, inclusiv legarea dosarului, dac este cazul, se trece la etapa urmtoare,
aceea de inventariere a documentelor. Inventarierea se face de fapt la nivelul dosarului n care
se afl aceste documente sau la nivelul registrului sau a altor materiale preconstituite.
La rubrica: Coninutul pe scurt al dosarului, registrului, etc. se va proceda la
descrierea coninutului dosarului, registrului, etc. Elementele de descriere a coninutului unitii
arhivistice (vezi definiia la modulul I. Arhivistica) vor fi n mod obligatoriu urmtoarele:

Genul documentului (hotrre, decizie, ordin, circular, adres etc.)

11
 Emitentul ( de la ce organizaie sau persoan fizic provine documentul sau
documentele)
Destinatarul (crei organizaii i sun adresate documentele)
Problema coninut n documente ( vor fi enumerate problemele cele mai
importante la care se refer documentele)
Anul sau anii documentelor din unitatea arhivistic

Atenie: se vor evita cu desvrire formulri de genul :Documente diverse.

Totdeauna se vor enumera principalele probleme coninute n documente.

Selecionarea documentelor

Analiza valorii documentelor unei arhive cruia i s-au efectuat lucrrile de eviden cade
n sarcina comisiei de selecionare.

Atenie. n toate cazurile n care unei arhive fr eviden sau a unei arhive curente
care nc nu are nomenclator i este luat n eviden, termenele de pstrare a dosarelor i
registrelor se stabilesc de ctre comisia de selecionare i nu de ctre efii compartimentelor
organizaiei care deine arhiva sau a crui arhiv nc nu are nomenclator. Trebuie s existe
un proces verbal de edin, sau mai multe dac este cazul, a comisiei de selecionare, care,
s ia n dezbatere termenele de pstrare i s le stabileasc.

Dac membrii comisiei de selecionare nu cad de acord asupra pstrrii permanente sau
nu a unor categorii de documente ei pot apela la sprijinul specialitilor din cadrul organizaiei,
dup care n alte edine vor definitiva care genuri de documente se vor pstra permanent i
care vor fi eliminate.

Dup definitivarea listelor cu documentele care se pstreaz permanent i care se

elimin prin selecionare, se vor urma procedurile cunoscute pentru lucrrile comisiei de
selecionare i naintarea ntregii lucrri spre confirmare spre serviciul judeean al Arhivelor
Naionale.

Bibliografie

Legea Arhivelor Naionale nr.16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare,

republicat n Monitorul Oficial, partea I, nr.293 din 22 aprilie 2014.

Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.Instruciuni privind activitatea de arhiv la

creatorii i deintorii de documente.

12