Modul I. Arhivistica.

Personalul arhivelor (arhivarul)

Obiectivele Scurt istoric al Arhivelor Naionale din Romnia

cursului Identificarea cadrului legislativ ce reglementeaz activitatea
arhivistic n Romnia
Relaia dintre Arhivele Naionale i creatorii i deintorii de
documente. Cadrul legal.
Terminologia arhivistica

Scurt istoric

Ca instituie, Arhivele de pe teritoriul principatelor romneti extracarpatice au fost

nfiinate oficial n contextul elaborrii primelor legi administrative moderne, anume
Regulamentele Organice, n anii 1831-1832. Pentru perioada anterioar secolului al XIX-lea,
nu trebuie ns trecut cu vederea existena unor arhive de pe lng cancelaria domneasc, a
celor pstrate de ctre autoritile ecleziastice, ca i a arhivelor private constituite de ctre
dregtori de diverse ranguri n ierarhia boiereasc. Dintre acestea, cele mai vechi locuri de
pstrare a documentelor le-au constituit mnstirile, care, datorit caracterului lor sigur,
permiteau gruparea inclusiv de documente laice. Astfel, n 1775, este atestat existena unei
Arhive generale a Mitropoliei Bucuretilor, unde se pstrau i diferite acte particulare, de tipul
hotrniciilor.

De Arhivele rii Romneti se poate vorbi ns abia ncepnd cu 1 mai 1831, iar de
cele ale Moldovei de la 1 ianuarie 1832. Dup unirea principatelor din 1859, cele dou instituii
funcioneaz separat pn n anul 1862 cnd se nfiineaz la Bucureti o Direcie general a
Arhivelor Statului iar Arhivele Statului de la Iai devin subordonate acesteia. Cu aceeai ocazie,
se face distincia dintre documentele cu valoare istoric i cele cu valoare practic, iar instituia
este subordonat Ministerului Justiie, Cultelor i Instruciunii Publice.

n ceea ce privete Transilvania, activitatea n domeniul arhivelor este mai timpurie,

menionat fiind, anterior momentului n care Regatul Ungariei dispare de pe harta Europei, n
prima jumtate a secolului al XVI-lea, dup btlia pierdut mpotriva turcilor la Mohacs n
anul 1526. Dup includerea Ungariei i a Transilvaniei, la sfritul secolului al XVII-lea n

1
cadrul monarhiei Habsburgilor sistemul de conservare i pstrare a documentelor cunoate o
serie de mbuntiri, dintre care cea mai important a reprezentat-o introducerea sistemului
registraturii la principalele instituii administrative. Odat cu nfiinarea Arhivelor Statului
Ungar, la 1875, cea mai mare parte a arhivelor vechi ale Transilvaniei este concentrat la
Budapesta. Astfel, la sfritul secolului al XIX-lea, att n Transilvania, ct i n Banat i
Bucovina funcioneaz sistemul centralizrii documentelor n cadrul Arhivelor de stat din
Budapesta i Viena.

Dup Unirea din 1918, unificarea politic a statului romn conduce i la tentativa reuit
de racordare i n domeniul arhivelor a noilor provincii intrate n componena regatului
Romniei. Astfel, se nregistreaz nfiinarea Arhivelor Statului de la Cluj (1920), Cernui
(1924) i Chiinu (1925). n aceast conjunctur, o nou lege de funcionare a Arhivelor
Statului intr n vigoare ncepnd din 1925, prevznd, printre altele, constituirea direciilor
regionale. Instituia se menine n subordinea Ministerului Instruciunii Publice.

n contextul noilor orientri ideologice din perioada comunist, n anul 1951 Direcia
Arhivelor Statului trece n subordinea Ministerului Afacerilor Interne, iar modelul de organizare
sovietic ptrunde i n domeniul arhivisticii romneti. Dup revoluia din anul 1989, o nou
lege, cea din 1996, a venit s reglementeze activitatea instituiei Arhivelor, ocazie cu care
denumirea de Arhivele Statului este nlocuit cu cea de Arhivele Naionale ale Romniei.

De la nfiinarea lor i pn n prezent Arhivele Naionale ale Romniei au beneficiat

de mai multe legi de organizare i funcionare, toate reprezentnd momentul n care au fost
elaborate. In ceea ce privete perioada actual, dup reforma administrativ din anul 1968, cnd
n Romnia se revine la organizarea teritorial pe judee, la nivelul fiecrui jude funcionnd
cte o filial judeean a Arhivelor Statului n subordinea Direciei Generale a Arhivelor
Statului din Bucureti.

Cadrul legislativ.

Legea nr.16/1996, cunoscut sub denumirea de Legea Arhivelor Naionale este prima i
ultima lege ce reglementeaz activitatea arhivistic n Romnia de dup revoluia din 1989. Ca
mai toate legile din aceast perioad i legea Arhivelor Naionale a suferit numeroase modificri
menite s in pasul cu cerinele vremurilor pe care le parcurgem. n ultima form, cea care se
aplic n prezent legea nr.16/1996 a fost republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I,
nr.293/22.04.2014.

2
 Legea nr.16/1996 a fost publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I,nr.71 din
09 aprilie 1996 i ulterior a fost modificat prin:

Legea nr.358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale

nr.16/1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I,nr.476 din 03
iulie 2002.
Ordonana de Urgen a Guvernului nr.39/2006 pentru modificarea i
completarea Legii Arhivelor Naionale, publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, partea I,nr.486 din 05 iunie 2006, aprobat cu modificri prin Legea
nr.474/2006, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr.1016 din
21 decembrie 2006.
Legea nr.329/2009 privind reorganizarea unor autoriti i instituii publice,
raionalizarea cheltuielilor publice, susinerea mediului de afaceri i respectarea
acordurilor-cadru cu Comisia European i Fondul Monetar Internaional,
publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I,nr.761 din 09 noiembrie
2009, cu modificrile i completrile ulterioare.
Legea nr.138/2013 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale,
publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I,nr.253 din 05 mai 2013.
n ceea ce privete organizarea i funcionarea instituiei Arhivelor Naionale din
Romnia, a se vedea i Hotrrea Guvernului nr.1376/2009, privind nfiinarea,
organizarea i funcionarea Arhivelor Naionale, publicat n Monitorul Oficial
al Romniei, partea I,nr.805 din 25 noiembrie 2009, cu modificrile ulterioare.

Relaia dintre Arhivele Naionale i creatorii i deintorii de documente. Cadrul legal

Legea Arhivelor Naionale stabilete conceptul de Fond Arhivistic Naional. Potrivit

legii, constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic National al Romniei
documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau
private economice, sociale, culturale, militare i religioase, de ctre persoane fizice autorizate,
profesioniti care i desfoar activitatea n baza unei legi speciale i persoane fizice. Acestor
documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi.

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, n sensul
prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte
3
asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu
valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate.

Arhivele Naionale, direcie n cadrul Ministerului Afacerilor Interne, asigur

administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic National al Romniei.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale de specialitate i prin
serviciile judeene ale Arhivelor Naionale.

Legea precizeaz c protecia special a Fondului Arhivistic National al Romniei se

realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar n caz de rzboi sau de
calamiti naturale, de ctre creatori i deintori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii
speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale.

Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac

parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, denumite creatori i deintori de documente,
rspund de eviden, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor n
condiiile prevederilor prezentei legi.

n administrarea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional, Arhivele Naionale

au atribuii specifice i anume:

Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a

operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind
urmtoarele atribuii:
elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii
de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv
pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic National al Romniei a
documentelor
controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv
i stabilete msurile ce se impun potrivit legii;
preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic National al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute de Legea
nr.16/1996;
la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul
Arhivistic National al Romniei

4
 autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din
Fondul Arhivistic National al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii
cu ocazia unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale
ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n
vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de
documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i
acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese,
conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale;
asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei,
respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente,
att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.

Terminologia arhivistic

n procesul de administrare a unei arhive exist o serie de termeni i expresii specifice care
trebuie nsuite de ctre cei cu atribuii n acest domeniu.

anii extremi data celui mai vechi i a celui mai nou document din cadrul unei uniti
arhivistice i a unui fond arhivistic;
arhiv - totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul i metoda de
inscripionare, create i deinute de-a lungul timpului de ctre orice persoan juridic de
drept public sau privat, n exerciiul activitii sale, precum i de orice persoan fizic,
n decursul existenei acesteia. O arhiv poate fi format din unul sau mai multe fonduri
arhivistice;
arhivar angajat care administreaz, prelucreaz i gestioneaz documentele unui
creator/deintor de arhiv, ce deine o diplom de bacalaureat i un atestat/certificat
specific activitilor pe care le desfoar;
arhivist specialist care i desfoar activitatea la un creator/deintor de arhiv avnd
ca sarcin prelucrarea, administrarea, pstrarea, utilizarea i protejarea arhivelor, care
deine o diplom de studii universitare prevzute n standardul ocupaional;

5
 autorizaie de funcionare act emis de Arhivele Naionale care d dreptul unui operator
economic s presteze servicii de pstrare, conservare, restaurare, legtorie, prelucrare
arhivistic i utilizare a documentelor;
colecie arhivistic - totalitatea documentelor adunate i/sau grupate de ctre o persoan
juridic sau persoan fizic, n conformitate cu un anumit criteriu, fr a tine seama de
proveniena acestora sau de existena unei legturi organice ntre documente
creator de arhiv - persoan juridic de drept public sau privat care n decursul activitii
sale, sau persoan fizic care n decursul existenei sale, a creat sau creeaz arhive;
depozit de arhiv - spaiu special amenajat pentru pstrarea, conservarea i protejarea
arhivelor;
deintor de arhiv - persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoan
fizic care are n pstrare documente rezultate din activitatea proprie sau preluate prin
desfiinarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;
document - informaie nregistrat pe orice fel de suport, creat sau primit i pstrat
de ctre un creator/deintor de arhive;
fond arhivistic - ansamblul documentelor de orice natur create i primite de ctre un
creator de arhive pe parcursul existenei sale;
fondare operaiune de stabilire a apartenenei documentelor la un fond arhivistic;
formare profesional continu proces de pregtire care presupune fie dobndirea de
noi cunotine i abiliti n calificarea pe care o persoana o posed deja, fie o
policalificare sau recalificare;
instrument de eviden a documentelor - document de sintez care ofer informaii
pentru controlul fizic i de coninut al documentelor, cu scopul de a facilita
administrarea i utilizarea informaiilor cuprinse n fondurile arhivistice;
inventariere operaiune de luare n eviden a documentelor i unitilor arhivistice
dintr-un fond arhivistic, dup ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic;
metru liniar unitate etalon definit prin cantitatea de arhiv de pe o poli raft cu
lungimea de un metru care servete la aprecierea cantitii de arhiv existent ntr-un
depozit, la dimensionarea spaiilor de depozitare, la calcularea necesitilor de rafturi i
mijloacelor de transport;
nomenclator arhivistic - list sistematic constituit conform structurii organizaiei sau
dup categorii de activiti i funcii ndeplinite, prin care documentele create

6
 i/deinute i primite de ctre un creator sau un deintor sunt grupate n uniti
arhivistice pe probleme, mpreun cu termenele de pstrare ale acestora;
ordonare operaiune de grupare a unitilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic
dup un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic,
alfabetic, pe probleme;
prelucrare arhivistic - ansamblul operaiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei
pri a acesteia, n ceea ce privete fondarea, ordonarea, inventarierea i selecionarea,
cu scopul de a asigura evidenta i utilizarea documentelor;
operator economic autorizat persoan fizic sau persoan juridic care deine o
autorizaie de funcionare valabil;
selecionare operaiunea de eliminare a unitilor arhivistice dintr-un fond arhivistic,
atunci cnd termenele de pstrare au expirat;
unitate arhivistic (u.a.) element de baz n descrierea i/sau administrarea unui fond
arhivistic sau a unei colecii arhivistice, alctuit dintr-un document sau o grupare de
documente referitoare la aceeai problem sau activitate.

Personalul arhivelor. Arhivarul

Aa dup cum este prevzut n Standardul ocupaional Arhivar cod COR 441501,
arhivarul i desfoar activitatea n diferite structuri teritoriale i compartimente ale
sistemului organizatoric al Arhivelor Naionale. De asemenea, instituiile publice i organizaiile
private au compartimente de arhiv n care lucreaz personal specializat. Responsabilitile
principale ale unui arhivar sunt:

redactarea nomenclatorului arhivistic,

gestionarea fondului documentar,
prelucrarea documentelor,
utilizarea informailor din documente,
gestionarea activitii de conservare a arhivei n depozit,

Acest standard a fost elaborat de ctre specialiti ai Arhivelor Naionale, iar

competenele descrise au n vedere: aplicarea cunotinelor de specialitate, analiza i luarea
deciziilor, capacitatea de lucru n echip, adaptarea la condiiile specifice ale mediului de lucru.
Pentru dobndirea competenelor aferente ocupaiei arhivar, persoana interesat trebuie s
participe la un program de formare profesional continu a adulilor autorizat conform legii.

7
Programul de formare profesional pentru calificarea arhivar se desfoar de ctre furnizori
de formare profesional autorizai n acest sens.

Aadar arhivarul, cu dubla calitate de lucrtor i responsabil de arhiv n multe din

unitile unde i desfoar activitatea are urmtoarele atribuii:

iniiaz i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului dosarelor, n

cadrul unitii respective; asigur legtura cu Arhivele Naionale, n vederea
verificrii i confirmrii nomenclatorului', urmrete modul de aplicare a
nomenclatorului la constituirea dosarelor;
verific i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite;
ntocmete inventare pentru documentele fr eviden , aflate n depozit; asigur
evidenta tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza
registrului de eviden curent;
eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selecionare i, n
aceast calitate, convoac comisia n vederea analizrii dosarelor cu termene de
pstrare expirate i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind
nefolositoare; ntocmete formele prevzute de lege pentru confirmarea lucrrii
de ctre Arhivele Naionale; asigur predarea integral a arhivei selecionate la
unitile de recuperare a deeurilor de hrtie;
cerceteaz documentele din depozit n vederea eliberrii copiilor i certificatelor
solicitate de persoanele fizice i juridice pentru dobndirea unor drepturi, n
conformitate cu legile n vigoare;
pune la dispoziie, pe baz de semntur, i ine evidena documentelor
mprumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea
documentului mprumutat i asigur reintegrarea lor la fond;
organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Naionale, menine ordinea i asigur curenia n
depozitul de arhiv; solicit conducerii unitii dotarea corespunztoare a
depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. etc.); informeaz conducerea
unitii i propune msuri n vederea asigurrii condiiilor corespunztoare de
pstrare i conservare a arhivei;
pune la dispoziia delegatului Arhivelor Naionale toate documentele solicitate
cu prilejul efecturii aciunii de control privind situaia arhivelor de la creatori i
deintori;
8
 pregtete documentele (cu valoare istoric) i inventarele acestora, n vederea
predrii la Arhivele Naionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naionale.

Bibliografie

- Legea Arhivelor Naionale nr.16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare,

republicat n Monitorul Oficial, partea I, nr.293 din 22 aprilie 2014.

- Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente

aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

- Sacerdoeanu, Aurelian, Arhivistica, Bucureti, 1971.