Anlisis de los Riesgos Administrativos

Probabilidad de que ocurra el riesgo

Nivel Calificacin Descripcin
Puede ocurrir solo en
1 Raro
circunstancia excepcionales
Puede ocurrir en algn
2 Improbable
momento
Podra ocurrir en algn
3 Posible
momento
Probablemente ocurrir en la
4 Probable
mayora de las circunstancias
Se espera que ocurra en la
5 Casi Seguro
mayora de las circunstancias
ministrativos
ra el riesgo
Frecuencia
No se ha presentado en los
ltimos 5 aos
Al menos de una vez en los
ltimos 5 aos
Al menos de una vez en los
ltimos 2 aos
Al menos de una vez en el
ltimo ao

Ms de una vez al ao
 Anlisis de los riesgos Administrativos
Impactos que genera el Riesgo
Nivel Calificacin
1 Insignificante

2 Menor

3 Moderado

4 Mayor

5 Catastrfico
Anlisis de los riesgos Administrativos
Impactos que genera el Riesgo
Descripcin
Si el hecho llegara a presentarse, tendra consecuencias o
efectos mnimos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendra bajo impacto o
efecto sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendra medianas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendra altas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendra desastrosas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
 MATRIZ DE CALIFICACION Y EVALUACION DE RIESGOS
IMPACTO
PROBABILIDAD INSIGNIFICANTE MENOR
1 2
Raro 1 1B 2B
Improbable 2 2B 4B

Posible 3 3B 6M

Probable 4 4M 8A
Casi seguro 5 5A 10A

ZONA DE RIESGO O NIVEL DE EXPOSICION

Zona Leyenda Descripcin

BAJA B Riesgo BAJO, se puede asumir el riesgo

Riesgo MODERADO, se debe asumir o

MODERADO M
reducir el riesgo.

Riesgo ALTO, debe ser reducido, evitado,

ALTA A
compartido o transferido

Riesgo EXTREMO, debe ser reducido,

EXTREMA E
evitado, compartido o transferido
 ION Y EVALUACION DE RIESGOS
IMPACTO
PROBABILIDAD
MODERADO MAYOR CATASTROFICO
3 4 5
3M 4A 5A Raro
6M 8A 10E 1
POSIBLE
Improbable
9A 12E 15E
2
12A 16E 20E Posible
15E 20E 25E 3
CASI Probable
SEGURO 4
Casi seguro
XPOSICION
5
Descripcin

O, se puede asumir el riesgo

DERADO, se debe asumir o

reducir el riesgo.

O, debe ser reducido, evitado,

mpartido o transferido

TREMO, debe ser reducido,

compartido o transferido
 IMPACTO
INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR CATASTROFICO
-1 -2 -3 -4 -5
INACEPTABLE INTOLERABLE

1B 2B 3M 4A 5A

2B 4B 6M 8A 10E

3B 6M 9A 12E 15E

4M 8A 12A 16E 20E

5A 10A 15E 20E 25E

 ZONA DE RIESGO

1B BAJO
2B BAJO
3B BAJO
4B BAJO
3M MODERADO
4M MODERADO
6M MODERADO
4A ALTO
5A ALTO
8A ALTO
10A ALTO
9A ALTO
12A ALTO
10E EXTREMO
12E EXTREMO
15E EXTREMO
16E EXTREMO
20E EXTREMO
25E EXTREMO
 Repblica de CDIGO ES-SIG-RG-15

Colombia MAPA DE RIESGOS

VERSIN

FECHA DE APROBACIN
4

5/16/2017
Gobernacin PGINA 1 de 1

de Santander Fecha de Formulacin: 04/07/2017

IDENTIFICACIN DEL RIESGO EVALUACIN PLAN DE MANEJO

VALORACIN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLTICA DE ACCIONES DE
N RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIN VALORACIN DEL RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO MITIGACIN
(SI NO) RIESGO
P I C

*sanciones disciplinarias,
*No devolucin de la
penales y fiscales
documentacin por parte de *Control de prstamo
Perdida en el prstamo *Perdida de la memoria Mayor control en Coordinador del
las dependencias. de documentos No de devoluciones / No de
1 de documentacin del institucional NO 4 3 12A ALTO Reducir Riesgo los prestamos de grupo de Gestin bimestral
*Falta de concientizacin del *Restriccin al rea prestamos* 100
archivo central *Reprocesos y perdidas la documentacin Documental
ciudadano de archivo
econmicas
*Mala imagen institucional

*Ausencia o falta de las *Sanciones disciplinarias,

herramientas tecnolgicas penales y fiscales
Capacitacin de
Publicacin errnea o *Demora del outsourcing en *Perdida de la memoria Coordinador del actos administrativos para
personal y
2 tarda de los actos la entrega de la institucional supervisin al contrato SI 3 2 6M MODERADO Reducir Riesgo grupo de Gestin Anual publicar/actos administrativos
acompaamiento
administrativos documentacin *Reprocesos y perdidas Documental publicados * 100
al outsourcing
*Errores de digitacin del acto econmicas
administrativo *Mala imagen institucional

intervencin del
espacio fsico para
*Sanciones disciplinarias, el control de
penales y fiscales humedades y
*De forma natural o de forma *Perdida de la memoria prevencin de
accidental institucional incendios Coordinador del fumigaciones realizadas /
Deterioro de los tablas de retencin
3 *Ausencia de equipos de *Reprocesos y perdidas NO 5 3 15E EXTREMO Reducir Riesgo digitalizacin del grupo de Gestin Semestral fumigaciones programadas +
documentos documental
control del ambiente y de econmicas archivo central Documental 100
prevencin de incendios *Mala imagen institucional fumigacin y
*Enfermedades mantenimiento de
ocupacionales las condiciones
ambientales del
espacio

*Elaborar
anualmente
*Desinformacin de las tablas programa de
*Acumulacin de archivos en
de retencin documental *Tablas de Retencin transferencias
No realizacin de las oficinas gestoras (Numero de oficnas que
*Miedo a archivar Documental involucrando a Coordinador del
4
transferencias primarias *Prdida del patrimonio realizaron transferencia de
documentos valiosos *Procedimiento de NO 3 2 6M MODERADO Reducir Riesgo todas las grupo de Gestin Anual
y desactualizacion de documental acuerdo con TRD) /(Numero De
*Apata en temas transferencia de dependencias Documental
las TRD *Investigaciones y sanciones Oficinas Productoras)*100
archivsticos documentos *Revisin y
disciplinarias
*Falta de capacitacin actualizacin de
las TRD por
dependencias

P: Probabilidad I: Impacto
C:Calificacin
Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIN DEL RIESGO EVALUACIN PLAN DE MANEJO

VALORACIN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLTICA DE ACCIONES DE
N RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIN VALORACIN DEL RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO MITIGACIN
(SI NO) RIESGO
P I C

*Incumplimientos
*Beneficios particulares
*Sanciones administrativas y (Numero De documentos
*Eliminacin de documentos Seguimiento
disciplinarias Planilla de registro y Coordinador del perdidos en la ventanilla
Perdida de documentos de manera involuntaria mensual mediante
5 *Insatisfaccin de los reparto de SI 4 3 12A ALTO Reducir Riesgo grupo de Gestin Mensual nica/Numero De Documentos
en la ventanilla nica *Falta de control en la muestreo a 20
clientes, quejas y reclamos correspondencia Documental recepcionados en la ventanilla
recepcin de la documentos
*Hallazgos administrativos. nica)*100
documentacin
*Demandas por corrupcin

P: Probabilidad I: Impacto
C:Calificacin
Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIN DEL RIESGO EVALUACIN PLAN DE MANEJO

VALORACIN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLTICA DE ACCIONES DE
N RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIN VALORACIN DEL RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO MITIGACIN
(SI NO) RIESGO
P I C

Expedir documento
de confidencialidad
de la informacin
para ser firmado
por los
funcionarios de la
oficina de Gestin
*Vulnerabilidad al robo de *Procedimientos (Numero de personas firmaron
*Beneficios particular sobre el Documental.
informacin documentados Coordinador del documento de
uso inadecuado de la institucional
6 *Sabotaje institucional *Manual de SI 1 4 4A ALTO Reducir Riesgo grupo de Gestin Semestral confidencialidad ) /(Numero de
informacin en custodia *Falta de actualizacin de la
*Dao de la imagen comunicacin e Documental personas vinculadas al
ley de archivo
institucional informacin publica proceso) * 100.

Revisin
mensual aleatoria
de 10
certificaciones

Capacitacin por
*Incumplimientos normativos
dependencias
*Inadecuada socializacin de *Sanciones disciplinarias *Procedimientos (Numero de capacitaciones
sobre la aplicacin Coordinador del
7
Incumplimiento a la ley la normatividad *Hallazgos administrativos documentados efectivas)/(Numero de
NO 4 4 16E EXTREMO Reducir Riesgo de las normas grupo de Gestin Anual
de archivo *Falta de recursos *Reprocesos *Instrumentos solicitudes de capacitacin)
archivsticas y la Documental
administrativos *Desorganizacin documental archivsticos. *100
correcta aplicacin
*Perdida de documentos
de las TRD

* Inadecuada planificacin
* Falta de seguimiento en los
Incumplimiento de la indicadores y las metas
8
meta propuesta en el * Falta de recursos
Plan de Desarrollo. administrativos
* Incumplimiento de los
cofinanciadores externos
* Seguimientos
* Investigaciones bimestrales a los
disciplinarias y fiscales. Indicadores del Plan
* Prdida de recursos. de Desarrollo a travs
Realizar acciones
* No inversin de recursos de del plan de accin. Reducir el riesgo
de seguimiento
manera eficaz y eficiente. * Tablero control para optimizando los Metas cumplidas en la
Bimestral al Coordinador del
* Prdida de la calificacin en el cumplimiento de procedimientos e Bimestral vigencia/metas programadas en
NO 3 3 9A ALTO cumplimiento del grupo de Gestin
el ranking del plan de metas. implementando el la vigencia
Plan de Accin Documental
desarrollo * informe de gestin debido control
* Prdida de imagen de la Secretaria.
institucional. *
* Hallazgos de auditoras. Informe de Rendicin
de Cuentas de la
Secretaria.

* Desconocimiento de las
PQRSD
* Fallas en el reparto de las
PQRSD * Procedimiento
* Fallas en el aplicativo de documentado.
* incumplimiento normativo. * Seguimiento
Ventanilla nica de * Software de
* Insatisfaccin del semanal del
Correspondencia ventanilla nica de
ciudadano. aplicativo en la
correspondencia. Reducir el riesgo
* Sanciones disciplinarias y Secretaria.
* Distribucin inoportuna de * Indicadores de optimizando los
fiscales. * Seguimiento
Incumplimiento en la las solicitudes presentadas y Gestin. procedimientos e Coordinador del
9
* Prdida de imagen mensual por parte PQRSD respondidas/PQRSD
atencin y/o respuestas direccionadas al sector o * NO 1 3 3M MODERADO implementando el grupo de Gestin mensual
institucional. de atencin al presentadas
a las PQRSD - grupo correspondiente. Norma Departamental debido control Documental
* Sanciones econmicas a la ciudadano.
existente para tal fin.
entidad.
* No clasificacin de las
responsable e
peticiones presentadas ante
idnea.
la Secretaria frente a la
Direccin o Coordinacin
pertinente.
* Desconocimiento
del proceso actual de dichas
peticiones y su curso.

* Desconocimiento del
manual de supervisin
* Falta de capacitacin, * Socializar las
* Investigaciones
competencia y experiencia * Manual de responsabilidades
disciplinarias, penales y
para supervisar Supervisin e estipuladas en el
fiscales.
* Favorecimientos personales interventora. Manual de Nmero de funcionarios
Reducir el riesgo
Indebida supervisin * Exceso en la cantidad de * Informe del Supervisin e pblicos capacitados en
* Incumplimiento en los optimizando los Coordinador del
voluntaria o involuntaria proyectos y contratos a contratista Interventora y la competencias para la labor de
10 objetivos del contrato SI 1 2 2B BAJO procedimientos e grupo de Gestin Bimestral
a la ejecucin de supervisar * Informe de normatividad supervisin / Total de
* Quejas implementando el Documental
contratos * Manual de supervisin supervisin vigente. funcionarios con supervisiones.
* Reprocesos debido control
desactualizado en la acta de liquidacin * Realizar la
* Insatisfaccin de la
normatividad legal vigente supervisin
comunidad
* Falta de supervisin al pertinente frente al
* Mala imagen institucional
supervisado contrato y/o
convenio de
manera oportuna

P: Probabilidad I: Impacto
C:Calificacin
Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIN DEL RIESGO EVALUACIN PLAN DE MANEJO

VALORACIN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLTICA DE ACCIONES DE
N RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIN VALORACIN DEL RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO MITIGACIN
(SI NO) RIESGO
P I C

CONVENCIONES PARA
PROBABILIDAD POSIBLE CASI SEGURO
RIESGOS DE
CORRUPCIN IMPACTO INACEPTABLE INTOLERABLE

Fecha de Modificacin: dd/mm/aaaa Descripcin de la Modificacin: Solicitante:

P: Probabilidad I: Impacto
C:Calificacin
Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable