Secretaria de Gestin y Desarrollo

Departamento de Gestin de Calidad Administrativa

1 Cuestionario Diagnostico

2 Cambios en el procedimiento e instructivo.

3 Definicin de los hallazgos segn procedimiento PR-DRH-06

4 Redaccin de hallazgos en base al instructivo IN-SGD-06

5 Evaluacin de auditores (nuevos tems).

6 Ejemplos

7 Puntos finales

8 Estamos trabajando en:

9 Evaluacin
 Investigan y Preparan
su(s) Auditora(s) en sitio Ejecutan su
Reunin De Apertura:
Auditora en Sitio
Conocer La Agenda.

Equipo Auditor, previo a la

El DGCA en base a la redaccin que
reunin de fin de da:
los auditores reportaron en la
Reunin de Fin de Da: Redacta los Hallazgos
reunin de fin de da.
El equipo auditor dicta o pasa con los Elementos Bsicos.
Copia y Pega los hallazgos en el
por USB los Hallazgos ya Redactados, Clasifica los Hallazgos.
REPORTE DE AUDITORIA DE SESUITE.
Clasificados e Identificados con Punto de Norma. Identifica el Punto de
De la misma manera Copia y Pega
El Auditor Lder con el resto de la Norma por Hallazgo.
en SESUITE ACCIONES al momento de
los participantes de la reunin analizan
identificar las ocurrencias, el auditor
la informacin y verifican que cumpla
sigue siendo responsable de verificar
con los criterios para detectar hallazgos.
la eficacia delos hallazgos.
Si existen comentarios se ajustan en la reunin.

Nota: Para tener una reunin de fin de

da eficiente el equipo auditor tiene
que cumplir con la actividad anterior.
No conformidad mayor:
Falla, Ruptura grave del Sistema de Gestin de Calidad que ocasiona una
insatisfaccin en el cliente o bien el incumplimiento evidente de un requisito de la
norma.
No conformidad menor:
Falla, Pequea ruptura en la aplicacin de la norma o bien en el uso de alguno de los
procedimientos o instructivos de calidad de la Universidad de Guanajuato.
Observacin:
Riesgo, Advertencia realizada por el auditor acerca de la aplicacin de los
procedimientos o de algn riesgo que pueda ocasionar un incumplimiento futuro en
el Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad de Guanajuato.
Recomendacin:
Mejora que tiene una connotacin positiva, es decir, una sugerencia realizada por el
equipo auditor para que el sistema de calidad incremente su capacidad de respuesta
ante los requisitos del cliente o usuario.
Felicitacin:
Esfuerzo notable que tiene una connotacin positiva, es decir, es un reconocimiento
realizado por el equipo auditor a aquellas buenas practicas que van ms all de lo
documentado y cumplimiento de la norma, procedimientos o instructivos, que
fomentan y evidencia la mejora continua con un impacto positivo al enfoque a
procesos. La evidencia presentada por el equipo auditor ser, analizada por el
Auditor Lder, quien determina si es clasificada como felicitacin.
 REDACCIN DE HALLAZGOS.
HALLAZGO DEBE CONTENER LOS SIGUIENTES "ELEMENTOS BSICOS":

NO CONFORMIDAD Requisito: Punto de la Norma o Procedimiento o Instructivo.

MAYOR
Falla: Descripcin de la falla encontrada.
no conformidad
menor Evidencia: Informacin que respalda la falla encontrada.

Requisito: Punto de la Norma o Procedimiento o Instructivo.

Observacin Riesgo: Descripcin del riesgo que puede provocar una falla.

Evidencia: Informacin que respalda el riesgo encontrado.

Recomendacin: Descripcin de la oportunidad de mejora.

Recomendacin. Evidencia: Informacin que respalda la emisin de la oportunidad de
mejora.
Felicitacin: Descripcin de la felicitacin emitida.
Felicitacin.
Evidencia: Informacin que respalda que existe un esfuerzo sobresaliente.
 Pesos especficos para tems de evaluacin de Auditores Internos.
1 Asistencia a reunin de fin de da 20%
2 Redaccin de hallazgos (Elementos Bsicos) 30%
3 Criterio para calificar hallazgos 40%
4 Identificacin del punto de la Norma 10%
Total 100%

1 2* 3* 4*
Identificacin
Asisti puntualmente: Todos los Elementos: Clasificacin Inicial Inicial Correcta:
100% 100% Correcta: 100% 100%
Identificacin
Retardo en la Falto uno o dos Clasificacin Inicial Inicial Incorrecta:
reunin: 80% Elementos: 80% Incorrecta: 50% 50%

No asisti: 0% Sin Elementos: 0%

*Nota: La calificacin es por hallazgo detectado, el promedio

de estas calificaciones es igual a la calificacin total del
tem.
Requisito:7.1 Planificacin de la realizacin del
producto. 8.2.1 Satisfaccin del cliente.
Falla: El PR-SGD-10 (encuesta institucional) No Requisito: 8.2.2 Auditorias Internas y PR-SGD-06-la
estaba homologado, tampoco se tiene evidencia documentacin tiene que estar homologada en el
de su ejecucin en lo que va del ao 2010. no sistema 5 das antes de iniciar el periodo de
existe evidencia de la medicin de la satisfaccin auditoria.
del cliente. Falla: El PR-SGD-01 fue homologado un da antes del
Evidencia: el procedimiento en revisin marca da de la auditoria.
que a fin de ao se entregan resultados. Al da de Evidencia: el procedimiento tenia fecha de
la auditoria falta 1 mes para finalizar el ao y no homologacin del 14-NOV-12 cuando la fecha limite
se cuenta con evidencia de ejecucin del era 7-NOV-12.
procedimiento en lo que va de ao 2010.
Requisito: 7.5.4 Propiedad del Cliente.
Riesgo: El PR-SGD-99 (Atencin de Solicitudes), el Recomendacin: PR-SGD-98, Es Recomendable
espacio para resguardar los expedientes del eliminar la firma del titular de la dependencia para
personal esta en el mismo lugar donde se atiende iniciar el tramite de solicitud de constancia de no
y se da servicio al cliente. Se tiene el riesgo de adeudos. Con la finalidad de mejorar los tiempos de
traspapelar, deterioro, perdida o mal uso de la respuesta.
informacin por parte de 3ros. Evidencia: la informacin que contiene las
Evidencia: El archivo no cuenta con ningn tipo constancias ya esta validada por el titular en el
de proteccin para resguardar la informacin, los actividad 1 del procedimiento, por lo que volverla a
expedientes estn en folders y accesibles al validar en la actividad 3 despus de que inicia la
personal que acude al rea a solicitar su tramite. solicitud retrasa el tiempo de respuesta del tramite.
Felicitacin: Se observa un excelente desempeo en el proceso de auditoria
interna, con un grado importante de deteccin as como la profundidad de los
hallazgos que se reportan.
Evidencia: Hallazgos reportados en las auditorias 2012.
 Su asertividad y objetividad es muy importante, da
credibilidad al ejercicio y a ustedes como auditores.
Los hallazgos que detecten toman mayor importancia
ya que ahora tambin son factor para evaluar metas
institucionales.
Si no hay problema, no lo hay. No indaguen por el
contexto, busquen la evidencia que lo sustente.
Si hay un hallazgo debemos solicitar lo necesario para
que auditor y auditado no tenga dudas de que es un
hallazgo.
Una NCM y ncm requieren evidencia que sustente el fallo. El no tener la
evidencia completa no la convierte en un riesgo (observacin).
Una Observacin no requiere tener una falla ya consolidada, requiere
evidencia de contingencias o imprevistos que se han presentado.
Una Recomendacin no es una falla o riesgo disfrazado por la falta de
evidencia que como auditores omitimos.
Una Felicitacin no es un premio por que desde que llegue a auditar me
trataron sper bien y me dieron todo su tiempo explicndome maravillas.