Guvernul Romniei, HOTRRE Nr.

905 din 14 decembrie 2017 privind registrul general de eviden a salariailor

Publicat n: Monitorul Oficial Nr. 1.005 din 19 decembrie 2017; Pt. intrarea n vigoare a art. 8 i art. 13 alin. (3), vedei prev. art. 13 alin. (1).

n temeiul art. 108 din Constituia Romniei, republicat, precum i al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul
muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, Guvernul Romniei adopt prezenta hotrre.

Art. 1 - Prezenta hotrre stabilete metodologia de nfiinare a registrului general de eviden a salariailor, denumit
n continuare registru, i de completare i transmitere n registru a elementelor raportului de munc, denumite n
continuare date, de ctre urmtoarele categorii de angajatori:
a) persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent dac au sau nu statutul de utilitate public;
b) instituii/autoriti publice/alte entiti juridice care angajeaz personal n baza unui contract individual de munc.
Art. 2 - (1) n registru se nregistreaz, anterior nceperii activitii, datele menionate la art. 1 pentru persoanele care
urmeaz s desfoare activitate n baza unui contract individual de munc ncheiat potrivit prevederilor Legii nr.
53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare.
(2) Fiecare dintre angajatorii prevzui la art. 1 are obligaia s transmit datele n registru, ctre inspectoratul
teritorial de munc n a crui raz teritorial i are sediul/domiciliul, n ordinea angajrii. Rspunderea pentru
corectitudinea datelor transmise n registru revine n exclusivitate angajatorului.
(3) Angajatorii care au nfiinat sucursale, agenii, reprezentane sau alte asemenea uniti fr personalitate juridic,
crora le-au delegat competena ncadrrii personalului, pot delega acestora i competena nfiinrii registrului,
completrii i transmiterii datelor n registru, n numele angajatorului, cu respectarea prevederilor legale n vigoare.
(4) Au obligaia de a nfiina registrul, completa i transmite datele n registru la inspectoratul teritorial de munc i
misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state n Romnia, respectiv, dup caz, reprezentanele organizaiilor
internaionale acreditate n Romnia, institutele culturale i reprezentanele comerciale i economice ale altor state n
Romnia, pentru personalul angajat local care are cetenia romn sau reedina permanent n Romnia.
(5) Angajatorii prevzui la art. 1 lit. a) pot contracta serviciul de completare i transmitere a datelor n registru prin
ncheierea de contracte de prestri servicii cu prestatori care i desfoar activitatea n condiiile prevederilor legale n
vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protecia datelor cu caracter personal.
(6) Completarea i transmiterea datelor n registru se realizeaz de ctre una sau mai multe persoane nominalizate
prin decizie scris de ctre angajatorii prevzui la art. 1 lit. a), de ctre persoanele care au aceste atribuii stabilite prin
fia postului n cazul angajatorilor prevzui la art. 1 lit. b) i de ctre prestatorii prevzui la alin. (5).
(7) Prestatorii prevzui la alin. (5) nu pot subcontracta, la rndul lor, serviciile de completare i transmitere a datelor
n registru ncredinate de angajator.
(8) Angajatorii prevzui la art. 1 lit. a) au obligaia de a notifica, n scris, inspectoratul teritorial de munc, n a crui
raz teritorial i au sediul/domiciliul, despre ncheierea contractelor de prestri servicii prevzute la alin. (5), precum
i datele de identificare ale prestatorului, n termen de 3 zile lucrtoare de la data ncheierii contractului de prestri de
servicii.
(9) Contractarea serviciului de completare i transmitere a datelor n registru nu exonereaz angajatorul de obligaiile
stabilite de prezenta hotrre.
(10) Angajatorii sau, dup caz, prestatorii care completeaz i transmit datele n registru au obligaia s prelucreze
datele cu caracter personal ale salariailor, cu respectarea prevederilor legale privind protecia datelor cu caracter
personal.
(11) Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru
obinerea parolei necesare pentru completarea i transmiterea datelor se stabilesc prin ordin comun al ministrului
muncii i justiiei sociale i al ministrului comunicaiilor i societii informaionale.
Art. 3 - (1) Registrul se ntocmete n form electronic.
(2) Angajatorii prevzui la art. 1 completeaz registrul n ordinea angajrii persoanelor, cu urmtoarele date, fr a
avea caracter limitativ:
a) datele de identificare ale angajatorului persoan fizic sau juridic de drept privat, respectiv instituie/autoritate
public/alt entitate juridic care angajeaz personal n baza unui contract individual de munc, cum ar fi: denumire,
cod unic de identificare - CUI, codul de identificare fiscal - CIF, sediul social i numele i prenumele reprezentantului
legal - pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, domiciliul - pentru
persoanele fizice;
b) datele de identificare ale salariailor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara
de provenien - Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE;
c) data ncheierii contractului individual de munc i data nceperii activitii;
d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative;
 e) tipul contractului individual de munc;
f) durata contractului individual de munc, respectiv nedeterminat/determinat;
g) durata timpului de munc i repartizarea acestuia, n cazul contractelor individuale de munc cu timp parial;
h) salariul de baz lunar brut, indemnizaiile, sporurile, precum i alte adaosuri, astfel cum sunt prevzute n
contractul individual de munc sau, dup caz, n contractul colectiv de munc;
i) datele de identificare ale utilizatorului, n cazul contractelor de munc temporar;
j) data transferului astfel cum este prevzut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor
publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i datele de identificare ale angajatorului la care
se face transferul;
k) data prelurii prin transfer, astfel cum este prevzut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare, i art. 32 din Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului pltit din
fonduri publice, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i datele de identificare ale angajatorului de la care
se face transferul;
l) data la care ncepe i data la care nceteaz detaarea, precum i datele de identificare ale angajatorului la care se
face detaarea;
m) data la care ncepe i data la care nceteaz detaarea transnaional, definit de Legea nr. 16/2017 privind
detaarea salariailor n cadrul prestrii de servicii transnaionale, statul n care urmeaz s se realizeze detaarea
transnaional, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmeaz s presteze activitatea salariatul detaat, precum
i natura acestei activiti;
n) data la care ncepe i data la care nceteaz detaarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii
Europene sau al Spaiului Economic European, statul n care urmeaz s se realizeze detaarea, denumirea
beneficiarului/utilizatorului la care urmeaz s presteze activitatea salariatul detaat, precum i natura acestei activiti;
o) perioada, cauzele de suspendare i data ncetrii suspendrii contractului individual de munc, cu excepia
cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale;
p) data i temeiul legal al ncetrii contractului individual de munc.
Art. 4 - (1) Transmiterea registrului ctre inspectoratul teritorial de munc, cu datele prevzute la art. 3 alin. (2), se
face dup cum urmeaz:
a) datele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) - i) se transmit cel trziu n ziua anterioar nceperii activitii de ctre
fiecare persoan care urmeaz s se afle ntr-un raport de munc cu angajatorul n baza unui contract individual de
munc;
b) datele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. j) - k) se transmit n termen de 5 zile lucrtoare de la data transferului,
respectiv de la data prelurii prin transfer;
c) datele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. l) se transmit cel trziu n ziua anterioar datei de ncepere/ncetare a detarii
salariatului;
d) datele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. m) i n) se transmit cel trziu n ziua anterioar datei de ncepere/ncetare a
detarii salariatului pe teritoriul altui stat;
e) datele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. o) se transmit cel trziu n ziua anterioar datei suspendrii/datei ncetrii
suspendrii, cu excepia situaiei absenelor nemotivate cnd transmiterea n registru se face n termen de 3 zile
lucrtoare de la data suspendrii;
f) datele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. p) se transmit cel trziu la data ncetrii contractului individual de munc/la
data lurii la cunotin a evenimentului ce a determinat, n condiiile legii, ncetarea contractului individual de munc.
(2) Orice modificare a datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. d) - g) se transmite n registru cel trziu n ziua
anterioar producerii modificrii. Excepie fac situaiile n care modificarea se produce ca urmare a unei hotrri
judectoreti cnd nregistrarea n registru se face n termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunotin
de coninutul acesteia.
(3) Orice modificare a datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. h) se transmite n registru n termen de 20 de zile
lucrtoare de la data producerii modificrii. Excepie fac situaiile n care modificarea se produce ca urmare a unei
hotrri judectoreti cnd transmiterea n registru se face n termen de 20 de zile lucrtoare de la data la care
angajatorul a luat cunotin de coninutul acesteia.
(4) Orice modificare privind perioada de detaare prevzut la art. 3 alin. (2) lit. l) - n) se transmite n registru cel
trziu n ziua anterioar producerii modificrii.
(5) Orice modificare a datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) i b) se transmite la inspectoratul teritorial de munc
n termen de 3 zile lucrtoare de la data apariiei modificrii.
(6) Orice corecie a erorilor survenite n completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunotin de
acestea.
 Art. 5 - (1) Datele n registru se completeaz i se transmit on-line pe portalul Inspeciei Muncii.
(2) Evidena datelor din registru, transmise de angajatorii prevzui la art. 1, se ine ntr-o baz de date administrat
de Inspecia Muncii.
(3) Inspecia Muncii, n calitate de operator de date cu caracter personal, administreaz baza de date cu respectarea
prevederilor legale privind protecia datelor cu caracter personal.
(4) Procedura privind transmiterea datelor n registrul n format electronic se stabilete prin ordinul comun al
ministrului muncii i justiiei sociale i al ministrului comunicaiilor i societii informaionale prevzut la art. 2 alin.
(11).
Art. 6 - (1) Angajatorii sau, dup caz, prestatorii de servicii au obligaia de a transmite datele n registru la
inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial se afl sediul/domiciliul angajatorului, cel trziu n ziua
anterioar nceperii activitii de ctre primul salariat.
(2) Sucursalele, ageniile, reprezentanele sau alte asemenea uniti fr personalitate juridic, precum i unitile
fr personalitate juridic ale instituiilor/autoritilor publice/altor entiti juridice, crora le-au fost delegate
competenele prevzute la art. 2 alin. (3), au obligaia de a nfiina, completa i transmite datele n registru conform
prevederilor art. 3, cu menionarea ambelor date de identificare: codul unic de identificare - CUI i codul de identificare
fiscal - CIF i n termenele stabilite la art. 4, la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i desfoar
activitatea, cu ndeplinirea obligaiilor prevzute de prezenta hotrre.
Art. 7 - (1) Angajatorii prevzui la art. 1 au obligaia de a ntocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaii
ncadrai cu contract individual de munc, de a-l pstra n bune condiii la sediul angajatorului sau, dup caz, la sediul
secundar dac este delegat competena ncadrrii personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc,
precum i de a-l prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele documente: actele necesare angajrii, contractul
individual de munc, actele adiionale i celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea contractelor
individuale de munc, acte de studii/certificate de calificare, precum i orice alte documente care certific legalitatea i
corectitudinea completrii n registru.
(3) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligai s i elibereze acestuia copii ale
documentelor existente n dosarul personal, n termen de 15 zile lucrtoare de la data solicitrii.
(4) Documentele sunt eliberate n copie certificat pentru conformitate cu originalul de ctre reprezentantul legal al
angajatorului sau de persoana mputernicit de angajator.
(5) La ncetarea activitii salariatului, angajatorii au obligaia s i elibereze acestuia o adeverin care s ateste
activitatea desfurat de acesta, durata activitii, salariul, vechimea n munc i n specialitate, precum i un extras
din registru.
(6) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligai s i elibereze acestuia un
extras din registru, datat i certificat pentru conformitate, sau o adeverin care s ateste activitatea desfurat de
acesta, durata activitii, salariul, vechimea n munc i n specialitate, astfel cum rezult din registru i din dosarul
personal, n termen de cel mult 15 zile de la data solicitrii.
(7) Datele din registru i dosarele personale ale fiecrui salariat se pstreaz n condiii corespunztoare, care s
asigure securitatea datelor, precum i respectarea prevederilor legale privind protecia datelor cu caracter personal i ale
art. 25 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, referitoare la statele
de plat. Angajatorii rspund pentru asigurarea acestor condiii, precum i pentru orice prejudiciu produs salariatului
sau oricrei alte persoane fizice sau juridice prin nclcarea acestor obligaii.
(8) n situaia n care angajatorul se afl n imposibilitatea de a elibera un extras din registru, astfel cum este prevzut
la alin. (6), salariatul/fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munc eliberarea unui extras din registru
din care s rezulte activitatea desfurat la acesta, n calitate de salariat. Inspectoratul teritorial de munc n cauz
elibereaz documentul, n baza registrului electronic transmis de angajator, n termen de cel mult 15 zile de la data
solicitrii.
(9) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de munc asigur accesul
individual la datele personale din registru. Condiiile, procedura de lucru i limitele accesului la informaii se stabilesc
cu respectarea prevederilor legale privind protecia datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii
i justiiei sociale i al ministrului comunicaiilor i societii informaionale.
Art. 8 - (1) Constituie contravenie netransmiterea datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) - i) cel trziu n ziua
anterioar nceperii activitii de ctre fiecare persoan care urmeaz s se afle ntr-un raport de munc cu angajatorul
n baza unui contract individual de munc i se sancioneaz conform art. 260 alin. (1) lit. e1) din Legea nr. 53/2003 -
Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare.
(2) Constituie contravenie i se sancioneaz cu amend de la 5.000 lei la 8.000 lei urmtoarele fapte:
 a) transmiterea datelor n registru cu elementele contractului individual de munc, pentru care exist dovada
executrii acestuia, respectiv prestarea muncii i plata salariului, cu nclcarea termenului prevzut la art. 4 alin. (1) lit.
a);
b) refuzul de a pune la dispoziia inspectorului de munc documentele care au stat la baza nscrierilor efectuate n
registru;
c) netransmiterea datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. j) - k), n termenele prevzute la art. 4 alin. (1) lit. b);
d) netransmiterea datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. l) - p), n termenele prevzute la art. 4 alin. (1) lit. c) - f);
e) netransmiterea modificrilor aduse datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. d) - h), n termenele prevzute la art. 4
alin. (2) i (3);
f) netransmiterea modificrilor aduse datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. l) - n) n termenele prevzute la art. 4
alin. (4);
g) netransmiterea modificrilor aduse datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) i b) n termenul prevzut la art. 4
alin. (5).
(3) Constituie contravenie i se sancioneaz cu amend de la 3.000 lei la 6.000 lei urmtoarele fapte:
a) completarea registrului de ctre alte persoane dect cele prevzute la art. 2 alin. (6);
b) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;
c) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);
d) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munc cu privire la
prestatorii de servicii.
(4) Constituie contravenie i se sancioneaz cu amend de la 2.000 lei la 5.000 lei nclcarea obligaiei de a pstra
dosarul personal la sediul angajatorilor sau, dup caz, la sediul secundar, care are delegat competena ncadrrii
personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc.
(5) Constituie contravenie i se sancioneaz cu amend de la 300 lei la 1.000 lei nclcarea de ctre angajator a
prevederilor art. 7 alin. (3) - (6).
(6) Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor angajatorilor se fac de ctre inspectorii de munc.
(7) Contravenientul poate achita n cel mult 48 de ore de la data ncheierii procesului-verbal ori, dup caz, de la data
comunicrii acestuia jumtate din minimul amenzii contravenionale prevzute la alin. (2) - (5).
(8) Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor prevzute la alin. (1) - (5) se fac cu respectarea:
a) art. 22 din Convenia cu privire la relaiile diplomatice, ncheiat la Viena la 18 aprilie 1961, ratificat prin
Decretul nr. 566 din 8 iulie 1968, respectiv ale art. 31 din Decretul nr. 481/1971 privind aderarea Republicii Socialiste
Romnia la Convenia de la Viena cu privire la relaiile consulare, referitoare la inviolabilitatea localurilor misiunilor
diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare;
b) art. 31 din Convenia de la Viena privind relaiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din Convenia de la Viena
privind relaiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdicie a agenilor diplomatici, respectiv a agenilor consulari;
c) inviolabilitii i imunitii reprezentanelor organizaiilor internaionale acreditate n Romnia potrivit
conveniilor/acordurilor de sediu la care Romnia este parte.
Art. 9 - Prevederile art. 8 se completeaz cu dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al
contraveniilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i completrile ulterioare.
Art. 10 - Sistemul informatic care face obiectul soluiei tehnice pentru transmiterea datelor n registru de ctre
angajatori, astfel cum este reglementat de prezenta hotrre, se achiziioneaz de ctre Inspecia Muncii, n condiiile
legii, cu aprobarea ordonatorului principal de credite.
Art. 11 - (1) Inspecia Muncii asigur accesul autoritilor/instituiilor publice la informaiile din registru, pe baza
unor aplicaii de interogare specifice sau prin punerea la dispoziie a unor informaii din registru, cu respectarea
msurilor de protecie a datelor cu caracter personal, numai dac n cuprinsul actului normativ de organizare i
funcionare a acestora se prevede c acestea au dreptul de a primi aceste informaii n vederea realizrii atribuiilor lor.
Condiiile, procedura de lucru i limitele accesului la informaii se stabilesc de Inspecia Muncii prin protocoale de
colaborare ncheiate cu autoritile/instituiile publice solicitante, n condiiile legii, care vor fi publicate pe pagina de
internet a Inspeciei Muncii.
(2) Pentru personalul ncadrat n Ministerul Afacerilor Externe cu raport de munc, prevederile prezentei hotrri se
aplic n condiiile stabilite printr-un protocol de colaborare ncheiat ntre Ministerul Afacerilor Externe i Inspecia
Muncii.
(3) n scopul combaterii muncii nedeclarate, Inspecia Muncii beneficiaz de accesul la bazele de date deinute de
autoriti/instituii publice, privind:
a) evidena persoanelor, n vederea identificrii persoanelor aflate la locul de munc;
 b) declaraii i nregistrri fiscale, n vederea verificrii concordanei datelor nregistrate n registru cu cele declarate
organelor fiscale;
c) evidena angajatorilor nregistrai n registrul comerului sau la Ministerul Finanelor Publice, n scopul
identificrii acestora i al dispunerii msurilor necesare n vederea aplicrii prevederilor prezentei hotrri.
Art. 12 - Registrele nfiinate, nregistrate, completate i transmise n conformitate cu prevederile Hotrrii
Guvernului nr. 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de eviden a salariailor, cu modificrile
i completrile ulterioare, respectiv n conformitate cu prevederile Hotrrii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul
general de eviden a salariailor, cu modificrile i completrile ulterioare, se pstreaz i se arhiveaz de ctre
angajatori, n condiiile legii.
Art. 13 - (1) Prezenta hotrre intr n vigoare la data publicrii n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, cu
excepia prevederilor art. 8 i art. 13 alin. (3), care intr n vigoare la 10 zile de la data publicrii.
(2) Prin excepie de la prevederile art. 4 alin. (3) orice modificare a datelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. h) care se
produce de la data intrrii n vigoare a prevederilor prezentei hotrri i pn la data de 31 martie 2018 se transmite
pn la 31 martie 2018.
(3) Constituie contravenie netransmiterea de ctre angajatori a modificrilor aduse datelor prevzute la art. 3 alin.
(2) lit. h) n termenul prevzut la art. 13 alin. (2) i se sancioneaz cu amend de la 5.000 lei la 8.000 lei.
Art. 14 - (1) La data intrrii n vigoare a prezentei hotrri se abrog Hotrrea Guvernului nr. 500/2011 privind
registrul general de eviden a salariailor, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 372 din 27 mai
2011, cu modificrile i completrile ulterioare.
(2) Pn la data achiziionrii noului sistem informatic, angajatorii prevzui la art. 1 vor transmite datele n registru
conform aplicaiei informatice existente pe portalul Inspeciei Muncii la data intrrii n vigoare a prezentei hotrri.
(3) Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru
obinerea parolei, procedura privind transmiterea datelor n registru, precum i procedura privind condiiile i limitele
accesului individual la informaiile din registru se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii i justiiei sociale i
al ministrului comunicaiilor i societii informaionale, n termen de 30 de zile de la data achiziionrii noului sistem
informatic. _____________