13 DE DICIEMBRE DE 2017

DIPLOMADO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN

PLAN DE GESTIÓN DE
LAS ADQUISICIONES
PROYECTO: SISTEMA DE SEGURIDAD PARA
CASA HABITACIÓN

PARTICIPANTES: González Álvarez Alma Crisel

Palacios Sánchez Perla Mónica
Rivera Villar Lidia Gabriela
Romero López Samuel
Serralde Mendoza Juan Carlos
Contenido
1. Objetivo del plan para la gestión de las adquisiciones................................................ 4
2. Introducción ............................................................................................................... 4
3. Procedimiento de compra .......................................................................................... 4
4. Estudio de mercado ................................................................................................... 6
5. Criterios para evaluar al proveedor ............................................................................ 6
6. Cantidad por comprar y dinero por gastar .................................................................. 7
7. Tiempo de entrega ..................................................................................................... 7
8. Tipo de contrato ......................................................................................................... 8

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES |2

Patrocinador Fecha de
del proyecto:
Samuel Romero López
elaboración:
04-diciembre-2017

Gerente del Empresa del

Proyecto: Perla Palacios Sánchez cliente: Tyco

No. Versión Autor Fecha Observaciones

V1.1 Equipo 1 04-Dic-2017 Primera versión del documento.

V1.2 Equipo 1 10-Dic-2017 Integración del documento.

V1.3 Equipo 1 11-Dic-2017 Modificación de tablas.

V1.4 Equipo 1 12-Dic-2017 Se actualizan tablas de tipos de contrato.

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES |3

1. Objetivo del plan para la gestión de las adquisiciones

Definir la planeación necesaria para la adquisición de productos y servicios que se adquirirán

de manera externa, así como la definición del responsable de las adquisiciones y el
seguimiento a las mismas.

2. Introducción

El proyecto Sistema de Seguridad para Casa Habitación, requiere para el cumplimiento del
mismo, compra de servicios para la instalación de dispositivos de seguridad (Central de
alarmas, detectores de presencia, detectores de apertura-cierre de puertas o ventanas) y
compra de infraestructura (Servidor, Módem y Software).
La perspectiva del documento para su desarrollo, como podemos observar a través de las
necesidades establecidas, es que nosotros somos compradores. El proyecto que nuestra
compañía está desarrollando, también somos vendedores de servicios, sin embargo, este
documento queda acotado a la compra de los recursos y materiales.
En este plan definiremos el procedimiento que seguiremos para la realización de las compras,
también se indica el estudio de mercado que se realizará y los criterios de selección para la
evaluación de los diferentes proveedores.
Además de lo anterior, definirá responsabilidades y actividades necesarias para gestionar y
controlar los pedidos, bien sea por parte del departamento de compras o por parte de
personal directamente asignado al proyecto. Normalmente será necesario fijar una manera
de informar periódicamente sobre el estado de los pedidos, la relación con los
suministradores, los plazos, la calidad y los costes. En caso de estimar que alguno de estos
factores esté volviéndose peligroso, entonces se deberá acordar previamente cómo se
escalará el problema que pueda surgir.

3. Procedimiento de compra

El proceso a seguir para realizar la compra de recursos y materiales es el siguiente:

a) El Gerente del Proyecto deberá generar el documento de requisición de producto o
servicio, especificando a detalle los requisitos.
b) El departamento de compras valida el documento de requisición y solicita propuesta
a dos proveedores.
c) Los proveedores presentan su propuesta al departamento de compras.
d) El departamento de aprobación de negocio selecciona la propuesta conforme al
cumplimiento de los requisitos técnicos, el costo y a los criterios de evaluación del
punto 4 de este documento.
e) Una vez seleccionada la propuesta que cumpla con todos los criterios de evaluación
el departamento de aprobación de negocio genera la orden de compra.

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES |4

 f) El departamento de compras aprueba la orden de compra y se realiza el cargo y pago al proveedor.
g) El proveedor confirma el pago de producto o servicio solicitado y realiza la entrega al departamento de aprobación de negocio.
h) Quien recibe el producto o servicio verificando que cumpla con los requisitos especificados.

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES |5

4. Estudio de mercado

El estudio de mercado se debe realizar para informarnos que en el mercado existan productos
o servicios con las características técnicas requeridas y realizar un techo presupuestal total
de los productos a adquirir.
Para realizar el estudio de mercado se debe tener el documento de requisición de productos
o servicios detallado y realizar los siguientes pasos:
 Investigación de productos y servicios en internet y en catálogos de fabricantes.
 Investigación de proveedores de los productos y servicios requeridos.
 Pedir cotización de los productos o servicios a dos proveedores.
 Conforme a las cotizaciones se obtiene el techo presupuestal de los productos o
servicios a adquirir.

5. Criterios para evaluar al proveedor

Además de evaluar el cumplimiento de los requisitos técnicos descritos en el documento de

requisición del producto o servicio y el costo conforme al techo presupuestal, de las
cotizaciones presentadas por cada proveedor, también se debe considerar los siguientes
criterios de evaluación:

No. Criterios de Selección Cumple No cumple Observaciones

1 Referencias y Acta Constitutiva de la Empresa

2 Localización

3 Facilidades de pago

4 Rapidez de entrega

5 Certificaciones de la empresa
Certificaciones del personal a cargo de la
6
implementación
7 Experiencia de la empresa mínima de 5 años
Referencias de clientes (Cartas de
8 recomendación, Contratos concluidos y Catalogo
de Clientes)
9 Capacidad Financiera

10 Capacidad de Infraestructura

11 Servicio Post-venta & Garantía

12 Cantidades mínimas de fabricación

13 Proveer prototipos

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES |6

No. Criterios de Selección Cumple No cumple Observaciones

14 Relación Calidad - Precio

15 Cobertura de refacciones

16 Idioma

17 Reputación

18 Casos de éxito

6. Cantidad por comprar y dinero por gastar

El monto considerado para la compra de servicios y materiales es de $ 67,229.90 MN

Materiales Cantidad Precio Unitario Costo total

Computadora Personal 1 $ 20,000.00 $ 20,000.00

Modem 3 $ 2,519.00 $ 7,557.00
Charola 4 $ 297.00 $ 1,188.00
Bobina cable eléctrico 3 $ 3,700.00 $ 11,100.00
Servicios de Instalación de Centrales Alarmas
1 $ 18,940.00 $ 18,940.00
con Documentación
Instalación PC, modem y Charolas 1 $ 8,000.00 $ 8,000.00
Antivirus McAfee 1 $ 444.90 $ 444.90
TOTAL $ 67,229.90

7. Tiempo de entrega

De acuerdo al cronograma de actividades realizado previamente, se tiene que las fechas de

las adquisiciones necesarias para el proyecto quedarán de acuerdo con lo mostrado en la
siguiente tabla:

Cronograma de adquisiciones requeridas

Producto o Selección Admisión

Planificación Solicitud de Cerrar
servicio por del del
del contrato respuesta contrato
adquirir proveedor contrato
Instalación de
11/10/2017 26/10/2017 02/11/2017 09/11/2017 23/02/2018
centrales de alarma
Computadora
11/10/2017 26/10/2017 31/10/2017 07/11/2017 05/12/2017
Personal

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES |7

 Cronograma de adquisiciones requeridas

Producto o Selección Admisión

Planificación Solicitud de Cerrar
servicio por del del
del contrato respuesta contrato
adquirir proveedor contrato
Charola 11/10/2017 26/10/2017 31/10/2017 07/11/2017 05/12/2017
Bobina cable
11/10/2017 26/10/2017 31/10/2017 07/11/2017 05/12/2017
eléctrico
Módem receptor de
11/10/2017 26/10/2017 31/10/2017 07/11/2017 26/12/2017
señales
Licencia de antivirus
McAfee ePolicy 11/10/2017 26/10/2017 31/10/2017 07/11/2017 06/02/2018
Orchestrator
Instalación de
servidor en módulo 11/10/2017 26/10/2017 02/11/2017 09/11/2017 06/122017
de vigilancia

8. Tipo de contrato

En la siguiente matriz se muestra el tipo de contrato que se usará y el responsable de dicha

adquisición.

Matriz de adquisiciones del proyecto

Persona Manejo de
Producto o servicio por
Tipo de contrato responsable de múltiples
adquirir
la compra proveedores

Instalación de centrales de Contrato de Precio Fijo –

Tania Gutiérrez Lista de
Costo Unitario por
alarma Jiménez proveedores
instalación
Contrato de Precio Fijo – Tania Gutiérrez Lista de
Servidor
Costo Unitario por Producto Jiménez proveedores
Contrato de Precio Fijo – Tania Gutiérrez Lista de
Charolas
Costo Unitario por Producto Jiménez proveedores
Contrato de Precio Fijo – Tania Gutiérrez Lista de
Bobina cable eléctrico
Costo Unitario por Producto Jiménez proveedores
Contrato de Precio Fijo – Tania Gutiérrez Proveedor
Módem receptor de señales
Costo Unitario por Producto Jiménez único
Licencia de antivirus McAfee Contrato de Precio Fijo – Tania Gutiérrez Lista de
ePolicy Orchestrator Costo Unitario por licencia Jiménez proveedores
Contrato de Precio Fijo
Instalación de servidor en – Costo Unitario por Tania Gutiérrez Lista de
módulo de vigilancia instalación Jiménez proveedores

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES |8