C10 Comunicaciones PMBOK 5a Ed

10.
Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto
1
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Prohibida su reproducción parcial o total.
Agenda
 Introducción.
 Procesos.
10.1 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones.
10.2 Gestionar las Comunicaciones.
10.3 Controlar las Comunicaciones.
2
Introducción
Introducción
 Asegurar la oportuna y apropiada planeación,
recolección, creación, distribución, registro,
recuperación, gestión, control, seguimiento y
disposición de la información del proyecto.
 Crear puentes entre diversos interesados con
diferentes culturas, experiencias y perspectivas.
 Considerar comunicación interna y externa,
formal e informal, vertical y horizontal, oficial y
no oficial, escrita y oral, verbal y no verbal.
El director del proyecto debe contar con habilidades de comunicación tales como escucha activa,
persuasión, motivación, negociación, resolución de conflictos, coaching y gestión de expectativas.
3
10.1 Planificar la Gestión
de las Comunicaciones
4
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Introducción
 Identificar y documentar el enfoque para comunicar
eficaz y eficientemente con los interesados.
 Tener en cuenta:
 ¿Quién necesita qué información?
 ¿Quién tiene acceso a ella?
 ¿Para cuándo la necesita?
 ¿Dónde se encuentra registrada?
 ¿En qué formato le será enviada?
 ¿Cómo puede ser recuperada?
Eficaz es comunicar en el formato adecuado, momento oportuno, audiencia correcta e impacto

deseado; eficiente es comunicar solamente la información necesaria.
5
Entradas – Técnicas - Salidas

ENTRADAS TÉCNICAS
n (n-1)
2
Modelos de Reuniones
Plan de Análisis de Comunicación
Dirección del Requisitos de
Proyecto Comunicación
Tecnología de la Métodos de
Comunicación Comunicación
Registro de
Interesados
SALIDAS
FAE APO Plan de Gestión de Actualiza los

las Comunicaciones Documentos
del Proyecto
6
Diagrama de Flujo del Proceso
Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)

7
Herramientas y Técnicas
 Determina las necesidades de información

de los interesados del proyecto.
n (n-1)
2  Combina tipo, formato y valor de la
información.
Análisis de
requisitos de  Considera el número de canales potenciales
comunicación de comunicación como indicador de la
complejidad del proyecto, según n(n-1)/2
Usa como fuentes de información organigramas, relaciones de responsabilidad, áreas y

personas involucradas, necesidades internas y externas, y requerimientos de los interesados.
8
 Método para transferir información entre los

interesados del proyecto.
 Factores que afectan la elección:
 Urgencia de la necesidad de información.
 Disponibilidad de la tecnología.
Tecnología de la  Facilidad de uso.
comunicación
 Entorno del proyecto.
 Confidencialidad de la información.
9
Modelo de comunicación
El emisor es responsable de la transmisión del mensaje y confirmación de su comprensión.

El receptor es responsable de asegurar la completa recepción, entendimiento y respuesta.
10
 Interactivo: multidireccional entre 2 ó más partes.
Es el más eficiente. Incluye reuniones, llamadas
telefónicas, mensajes de texto y videoconferencias.
 Push: envío a receptores específicos. Asegura la
distribución, pero no la entrega ni comprensión.
Métodos de Incluye emails, cartas, mensajes de voz y reportes.

comunicación  Pull: para grandes audiencias o volúmenes de
información. Los receptores acceden en forma
discrecional. Incluye intranet, e-learning, bases de
datos y repositorios de información.
Su elección debe discutirse y acordarse con los interesados del proyecto.
11
 Discusiones y diálogos con el equipo del

proyecto para determinar la forma de actualizar y
comunicar la información, así como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
Reuniones
 Consisten en la llegada de interesados para
resolver problemas o tomar decisiones, con hora,
lugar y agenda preestablecidos.
Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.

12
Salidas
 Requisitos de los interesados.
 Idioma, plantillas, contenido y nivel de detalle.
 Tiempo y frecuencia de distribución.
 Responsables y destinatarios.
 Métodos y tecnologías.
 Recursos asignados.
Plan de gestión de  Proceso de escalamiento de incidentes.

las comunicaciones  Método de actualización.
 Glosario de términos.
 Métodos para actualizar el plan.
 Diagramas de flujo de la información.
 Restricciones legales y regulatorias. 13
10.2 Gestionar las
Comunicaciones
14
Gestionar las Comunicaciones
Introducción
 Crear, recolectar, distribuir, registrar, recuperar y disponer de
información del proyecto de acuerdo al plan.
 Habilitar un eficiente y efectivo flujo de comunicación entre
los interesados del proyecto.
 Asegurar que la información comunicada a los interesados
sea adecuadamente generada, recibida y entendida.
 Brindar la oportunidad a los interesados para solicitar mayor
información, clarificación o discusión.
 Incluye modelos emisor – receptor, elección del medio, estilo
de redacción, técnicas de presentación, facilitación, escucha
y gestión de reuniones. 15

ENTRADAS TÉCNICAS
Informar el
Plan de Gestión de Desempeño Sistemas de
Tecnología de la
las Comunicaciones Gestión de la
Comunicación
Información
Métodos de Modelos de
Informes de Comunicación Comunicación
Desempeño
del Trabajo SALIDAS
FAE Actualiza los

Actualiza
Comunicaciones Documentos
APO
del Proyecto del Proyecto
APO Actualiza el plan

de Dirección del
Proyecto 16

17
 Asegurar que la elección es apropiada para

Tecnología de la la información que será comunicada.
comunicación
 Asegurar que la elección es apropiada para

el proyecto y que cualquier barrera ha sido
Modelos de
comunicación identificada y gestionada.
 Asegurar que la información creada y

distribuida ha sido recibida y entendida para
Métodos de
comunicación permitir la repuesta y retroalimentación.
18
 Documentos físicos: cartas, reportes y memos.

 Comunicaciones electrónicas: e-mail, fax,
mensajes de texto, llamadas telefónicas,
videoconferencias y websites.
Sistemas de
 Herramientas electrónicas: software de gestión
gestión de la
información de proyectos, herramientas colaborativas,
oficinas virtuales y portales.
19
 Acto de recolectar y distribuir información

de desempeño como reportes de estado,
mediciones de avance y presupuestos.
 Incluye análisis de desempeños
Informar el históricos, análisis de estimados del

desempeño proyecto, situación actual de riesgos,
trabajo completado, trabajo por completar
y resumen de cambios aprobados.
20
Salidas
 Reportes de desempeño.
 Situación de los entregables.
 Avance del cronograma.
Comunicaciones  Costos incurridos.
del proyecto
Influenciadas por urgencia e impacto del mensaje, método de entrega y nivel de confidencialidad.
21
Dirigir las Comunicaciones
Salidas
 Notificación a interesados.
 Reportes del proyecto.
 Presentación del proyecto.
 Registros del proyecto.
Actualiza APO  Retroalimentación de los interesados.
 Documentación de lecciones aprendidas.
22
10.3 Controlar las
Comunicaciones
23
Controlar las Comunicaciones
Introducción
 Hacer el seguimiento y control de las comunicaciones

a través de todo el ciclo de vida del proyecto.
 Confirmar que las necesidades de información de los
interesados sean satisfechas.
 Garantizar el óptimo flujo de información entre todos
los participantes en todo momento.
 Asegurar que el mensaje correcto es entregado a la
audiencia correcta en el momento correcto.
24

ENTRADAS TÉCNICAS
Plan de Sistemas de
Dirección del Gestión de la Juicio de Reuniones
Proyecto Información expertos
SALIDAS
Datos de Comunicaciones
Desempeño del Proyecto
del Trabajo Información de
Desempeño Actualiza Actualiza los
del trabajo APO Documentos
del proyecto
Registro de
APO Incidentes Actualiza el Plan
Solicitudes de de Dirección del
Cambio Proyecto
25

26
 Provee un conjunto de herramientas

estandarizadas para capturar, registrar y distribuir
información a los interesados acerca de los costos,
avances y desempeños.
Sistemas de
gestión de la  Permite consolidar reportes de diferentes sistemas
información
y facilita su distribución a los interesados.
27
 Unidades dentro de la organización.

 Consultores.
 Interesados (clientes y patrocinadores).
 Asociaciones profesionales y técnicas.
Juicio de
 Grupos industriales.
expertos
 Expertos temáticos.
 PMO.
28
 Discusiones y diálogos con el equipo del

proyecto para determinar la forma de actualizar y
comunicar la información, así como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
Reuniones
 Incluye además discusiones y diálogos con
proveedores, contratistas y otros interesados.
Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.

29
Salidas
 Organizan y resumen los datos de desempeño.

 Proveen información de la situación y el avance
Información
de desempeño del proyecto al nivel de detalle requerido por los
del trabajo diversos interesados.
 Pronósticos.
 Informes de desempeño.
Actualiza los
 Registro de incidentes.
documentos
del proyecto 30

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10.2 Gestionar las Comunicaciones.

10.3 Controlar las Comunicaciones.

Eficaz es comunicar en el formato adecuado, momento oportuno, audiencia correcta e impacto

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 Determina las necesidades de información

Usa como fuentes de información organigramas, relaciones de responsabilidad, áreas y

 Método para transferir información entre los

Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)

El emisor es responsable de la transmisión del mensaje y confirmación de su comprensión.

Métodos de Incluye emails, cartas, mensajes de voz y reportes.

 Discusiones y diálogos con el equipo del

Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.

Plan de gestión de  Proceso de escalamiento de incidentes.

Entradas – Técnicas - Salidas

FAE Actualiza los

APO Actualiza el plan

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 Asegurar que la elección es apropiada para

 Asegurar que la elección es apropiada para

 Asegurar que la información creada y

 Documentos físicos: cartas, reportes y memos.

 Acto de recolectar y distribuir información

Informar el históricos, análisis de estimados del

 Hacer el seguimiento y control de las comunicaciones

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Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)

 Provee un conjunto de herramientas

 Unidades dentro de la organización.

 Discusiones y diálogos con el equipo del

Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.

 Organizan y resumen los datos de desempeño.

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