29/08/2017 [KPI's e Métricas] PDCA Como Aliado - Erros e Acertos | Inovar em Projetos / Conteúdo para profissionais de alto desempenho

/ Inovar em Projetos Home Sobre Conteúdo Ferramentas Contato

KPI e Métricas PDCA

[KPI's e Métricas] PDCA Como Aliado - Erros e Acertos

August 27, 2017 | Kelly Franco

 
Utilizo o PDCA como aliado há alguns anos no mercado e pelas empresas/projetos pelas quais passei, mesmo as que não tem cultura de
objetividade e utilização de métodos  formais de apoio. Muitos não entendem que técnica passa segurança pelo simples fato de dar
direcionamento de passo a passo, organização e controle .E mesmo que utilize esse método como recurso no seu setor/projeto garanto
que o impacto será positivo, por conta do foco, clareza, objetividade e comunicação. Sim, comunicação que é um dos fatores mais
importantes de sucesso para implantação/utilização de qualquer metodologias/métodos/conceitos/recursos/ferramentas disponível no
mercado.
 
Falaremos aqui sobre o Ciclo PDCA que foi disseminado por Deming (estatístico) que resultou na melhoria dos processos e na alta
qualidade na indústria que ocasionaram o grande desenvolvimento japonês do século XX.
 
Então dividi esse artigo em 3 principais pontos que levam o sucesso do uso do PDCA, que são eles:
 
1. Propósito e Planejamento;
2. Pessoas;
3. Medir e Comunicar (onde exploro mais o PDCA)
 
1. Propósito e Planejamento
 
Primeiro é necessário saber que a utilização de métodos de controle só podem "nascer" (ser utilizado) se há um objetivo maior por trás e
geralmente associamos a uma estratégia de negócio ou de produto, mesmo que seja para remodelar ou redesenhar algum processo
(forma de fazer).
 
Passando apenas um overview da diferença entre os planejamentos, sendo essencial a definição para onde a empresa está indo e qual
seu propósito maior (isso ajuda a definir a cultura e perfil dos contrantes inclusive), até para que os grupos/setores possam colaborar e
pensar em como colaborar a chegar no objetivo comum . Sem direcionamento todo mundo corre sem rumo, todos se cansam rápido e
assim começa a desmotivação, pois o gestor não identifica esforços, pois nem o resultado está claro.
 
Sempre que inciar algo ou até mesmo rever o que já executa em uma rotina reflita (se pergunte) o que se quer medir (resultado tangível
esperado) para entender o que se pode melhorar e se ainda faz sentido continuar da forma que está sendo executado. Afinal, só se pode
controlar o que se pode medir.
 
Abaixo alguns tópicos em formato de checklist para se questionar quando estiver definindo alguma estratégia  ou reavaliando um
processo rotineiro, pois assim nascem escopos de trabalho e não funções (que será um outro artigo sobre as novas frentes de trabalho e
funções exercidas no mercado para o profissional especialista, porém em equipes multidisciplinares) utilizando o planejamento
estratégico, tático e operacional como apoio:
 
Estratégia:
Como melhor gerar valor aos sócios, clientes/usuários e manter o crescimento esperado?
Quais são as principais ações a serem desenvolvidas para nos diferenciarmos no mercado e para nossos clientes/usuários?
Como alcançar e sustentar vantagens competitivas?
O que se deve ser medido como sucesso chave para o negócio?
De quais maneiras e onde melhor alocar o capital dos sócios/acionistas?
Como disseminar a cultura de planejamento, controle e monitoramento?
Táticas: 
Como definir as metas anuais e que possam ser desdobradas?
Como potencializar os resultados dos processos?
Como medir os resultados?
Como direcionar as pessoas para as necessidades da organização e criar uma cultura única da organização? 
Operacionais:
Como atrelar as metas estratégicas em processos, práticas e atividades do dia a dia operacional? 
Como garantir que todas as pessoas façam diariamente o que deve ser feito?
Qual método será utilizado para medir, controlar e contornar o que não está funcionando?
Quando algo deve ser alterado ou percebido para continuar?
Como disseminar e reunir núcleos de trabalho para troca constante do que está ou não funcionando?
Abaixo uma imagem ilustrativa diferenciando planejamento estratégico, tático e operacional:

Podemos Ajudar? 

https://www.inovaremprojetos.com.br/single-post/KPIs-e-M%C3%A9tricas-PDCA-Como-Aliado-Erros-e-Acertos 1/4
29/08/2017 [KPI's e Métricas] PDCA Como Aliado - Erros e Acertos | Inovar em Projetos / Conteúdo para profissionais de alto desempenho

 
Geralmente o profissional no dia a dia é mais de apagar incêndio ou fazer mais do mesmo, com relação a isso não há problema, mas tem
que ser dosado.

Alguns acontecimentos que ocorre nas maiorias das empresas (em sua totalidade ou alguns pontos listados abaixo):
Zero entendimento do propósito da empresa;
Baixíssimo é o tempo utilizado para os alinhamentos e reuniões com foco no cliente;
Baixa implementação das estratégias na rotina operacional;
Colaboradores não conhecem o “rumo” definido;
Os colaboradores não entendem sua responsabilidade em relação as metas corporativas;
Estrutura-se na organização o conceito de “feudos/silos”, perdendo o conceito de unidade;
Baixo nível de meritocracia, geralmente os líderes são reconhecidos com regras difusas.
 
2. Pessoas
 
Como ninguém faz nada sozinho é essencial ter
colaboradores especialistas, analistas e operacionais
compondo o time, mas de preferência com característica
  intraempreendedora e que respeite o limite/opinião do
outro.
 
Por esse motivo é essencial girar outro ciclo que chamo
de carinhosamente de "In 4 Up" (de dentro para fora)
usando 4 recursos básicos: Encontrar, Integrar, Trilhar e
Motivar (vide imagem).

Porque começa por Encontrar e a base é "In" (dentro),

pois só se pode encontrar/recrutar se sabe o que precisa
para atender uma demanda, um negócio, um propósito,
sempre com foco em resolver um problema maior que
possa impactar o mais númro de pessoas/empresas
possíveis.
 
 
 
Tenha sempre os melhores em sua volta, explore as habilidades, distribua bem as atividades/tarefas e trabalhe o engajamento contínuo.
 
Veja que comecei falando fortemente sobre propósito, planejamento e pessoas, pois só assim qualquer PDCA que for aplicado (girar)
dará certo.  Então vamos ao que interessa, o PDCA aliado a sua cultura de KPI's e melhoria contínua em busca de resultados
extraordinários.
 
 
3. Medir e Comunicar
 
O PDCA é utilizado como método de
gestão para melhoria e alcance dos
resultados definidos no nível
estratégico (vide imagem abaixo):
 
A pratica leva a perfeição,
certo?!  Logo o PDCA é o seu melhor
aliado, até por ser um método em
ciclo de melhoria contínua de
validação para algo novo e reavaliação
de algo já existente.
 
Olhando assim parece ser fácil utilizar
a técnica. Vejamos a descrição
simplificada das letras que compõe o
método:
P = Plan (planejar);
D = Do (executar);
C = Check
(verificar/medir/tangibilizar);
A = Act (agir/decidir o caminho)
 
Nossa, que fácil não? Mas não é, pois na primeira tentativa de rodar o ciclo acham que não deu certo (geralmente porque não mediu) a
“implantação/execução” e descartam a técnica. Ou até tem gente que faz da forma correta e nem sabe que tem uma técnica por trás.
 
Principalmente por um erro clássico, a falta de interação e comunicação. Lembre-se:
 
A comunicação não pode ser quebrada, tem que ser clara e disseminada de forma inteligente.
 
Só quando nos comunicamos tiremos proveito dos diferentes pontos de vista e produzimos algo que é intangível aos olhos, mas tangível
na hora de medir o resultado, que é o alinhamento (que palavra importante).
 
Realizado o levantamento e comunicação clara do propósito e estratégia da empresa, passamos para os times especialistas (áreas/setores)
que caracteriza como a parte tática para desdobrar os tópicos em metas atingíveis e objetivas [utilize a técnica SMART, por exemplo
seguindo 5 atributos: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal)] e de uma forma que se possa ser medida e
de preferência comparável com outro dado.
 
E por fim os colaboradores  (todos) tem sua participação para atingir os KPI's (Key Success Indicator), com metas chaves menores e
relevantes para tal contribuição, com apoio dos gestores e grupos e interação para montar plano de ação, assim definindo suas métricas.

https://www.inovaremprojetos.com.br/single-post/KPIs-e-M%C3%A9tricas-PDCA-Como-Aliado-Erros-e-Acertos 2/4
29/08/2017 [KPI's e Métricas] PDCA Como Aliado - Erros e Acertos | Inovar em Projetos / Conteúdo para profissionais de alto desempenho
 
Então entra em cena o PDCA, o ciclo contínuo, simples e extremante relevante, com poder de transformação desde que seja entendido
seu significado, o porque está sendo utilizado, como será acompanhado e comunicado de forma visual e objetiva.
 
 
Por fim vamos aos erros e acertos na utilização do método PDCA:
 
Vejamos os motivos de não dar certo e de fazer dar certo: O que impede esse problema de ser resolvido?
 
Primeiro: O porquê de não dar certo:
 
Listo aqui os 15 erros mais comuns na implantação/utilização do PDCA:
1. Porque acham que tudo se pode ser executado com PDCA;
2. Só pensam no PDCA quando tem problema pra resolver;
3. As pessoas simplesmente fazem um checklist (lista dos problemas) e começam a desenhar os P’s da vida (Plan = planejar);
4. Para resolver problemas, primeiro temos que identificar a causa raiz e saber se o problema é um problema mesmo para a
organização ou o meio em que está inserido ou se é um problema somente para você;
5. Quando não está diretamente ligado a uma estratégia real da organização ou uma mudança real;
6. Que não foi escolhido de acordo com as prioridades associados à estratégia, orçamento e responsáveis específicos;
7. Por rodarem muitos P’s simultaneamente com times em comum, esquecendo que esse mesmo time tem que executar tarefas
rotineiras (gerenciamento da rotina) e um tempo para gerenciar as demandas de caos (10 a 20% do tempo para resolver
problemas);
8. Esquecem que o D (Do = executar) é tão importante quanto, pois indica os responsáveis e esquecem que tem que vir outra
técnica agregada para controlar e monitorar que é essencial para tangibilizar, como a Matriz RACI e o 5W2H;
9. Esquecem que por trás da técnica do PDCA, há inúmeros métodos e técnicas que precisam se aplicadas antes da decisão final
de se rodar o primeiro P’;
10. De não encarar o PDCA como um projeto;
11. A falta de cultura organizacional de se aguardar entregas de médio a longo prazo. Temos a cultura do imediatismo, de não
investir nos resultados colhidos de forma planejada, de se reunir para feedbacks/andamento/resultado sobre o projeto;
12. De querer gerenciar a rotina, ou seja, as tarefas do dia a dia utilizando o PDCA;
13. De não entender que o resultado não pode ser tendencioso, que para cada vez que Checar (C) é necessário tomar uma decisão,
de se irá continuar é preciso elaborar um procedimento para virar uma rotina e de como o mesmo será incorporado a um
KPI/métrica existente ou se nascerá um novo KPI/métrica; Caso não tenha dado certo, não haverá problema, pois é uma lição
aprendida e a equipe tem que ter maturidade para haver troca e entender os motivos; Ou se precisar de ajustes, ser rodado um
novo ciclo PDCA, mais curto;
14. De os patrocinadores, ou seja, os que deveria aprovar, apoiar e disseminar a cultura de “escolha, planeje, inicie, acompanhe,
termine, mostre o resultado e decida”, tais como donos/proprietários, sócios, CEO’s, gerentes, coordenadores e supervisores,
por exemplo, não entendem ou se engajam/mergulham na cultura do planejamento, processo e controle;
 
Segundo: Fazendo dar certo:
 
Listo aqui os 15 acertos mais comuns na implantação/utilização do PDCA:
1. A técnica do PDCA te ajuda a organizar um raciocínio e a montar um plano de controle, monitoramento e comunicação;
2. O mercado fala o mundo técnico que agrega (gera) mais valor quando há conhecimento embarcado na aplicação;
3. No máximo 5 PDCA's rodando por trimestre;
4. Fazer planejamento;
5. Definir as metas e definir os métodos para atingila-las ;
6. Preparar a equipe na empresa para executá-las ;
7. Checar sempre o ciclo ;
8. Agir corretamente na checagem do ciclo;
9. Não parar o ciclo quando completar uma volta.
10. Trabalho planejado, otimização do uso dos recursos e redução dos custos eliminando os prejuízo;
11. Designe um responsável por ciclo para acompanhar e comunicar;
12. Tenha times multidisciplinares (áreas/setores) envolvidos, a fim de identificar impactos, ter troca constante e com resolução;
13. Quando alinhado a estratégia de negócio, com propósito claro e que seja comunicado de forma visual e com rotina
determinada (semanalmente/quinzenalmente);
14. Foque sempre no cliente/usuário;
15. Valide o quanto antes o motivo pelo qual está rodando o ciclo. O quanto antes errar ou verificar que acertou, mais rápido
implanta;
 
E o  porque os erros que estão descritos neste artigo são um problema?
 
Porque não dá pra dar certo sem planejar: como já dissemos anteriormente planejamento é a base:
Definir metas sem métodos para atingi-las: sem método as metas se perdem no tempo e espaço;
Definir metas e não preparar o pessoal para executá-las: de que adianta ter mil metas se seus colaboradores não sabem por
onde começar a execução?;
Executar e não checar;
Não agir corretivamente quando necessário: os erros continuarão todos ali sempre;
Parar após completar o ciclo uma vez: PDCA é um processo contínuo, não perca isso de vista;
Engajamento e comprometimento com os envolvidos (por isso tem que haver propósito).
 
Unificar processos, pessoas e sistemas em uma experiência fluída e intuitiva é possível? Sim. Criar soluções na velocidade das ideias, que
resultem em  melhores recursos e alta lucratividade também!
 
 
--
 
Curiosidades:
 
Diferença entre metodologia e método:
Richardson (1985) conceitua método, em se tratando de pesquisa científica, como uma “escolha de procedimentos sistemáticos para a descrição e
explicação de fenômenos”. (p. 29). 
Barros (1986) destaca que a aplicação do termo metodologia está ligada a “estudar e avaliar os vários métodos disponíveis, identificando suas limitações ou
não ao nível das implicações de suas utilizações.” (p.1) 
----
 
Espero que tenhamos colaborado.
 
Conte com nossas publicações e ferramentas (templates) que abordam assuntos do dia a dia do mercado de trabalho, que irão colaborar no aperfeiçoamento e
desempenho do seu trabalho. Então, saia na frente e conte conosco.

https://www.inovaremprojetos.com.br/single-post/KPIs-e-M%C3%A9tricas-PDCA-Como-Aliado-Erros-e-Acertos 3/4
29/08/2017 [KPI's e Métricas] PDCA Como Aliado - Erros e Acertos | Inovar em Projetos / Conteúdo para profissionais de alto desempenho
 
E caso queira publicação de algum assunto específico, escreva para projetos@inovaremprojetos.com.br ou preencha através do contato.
 
 
Atenciosamente,
 
Kelly Franco Compartilhar no Facebook
 
 

0 comentários Classificar por Mais antigos

Tags: KPI Métricas Planejamento PDCA Ciclo PDCA

Adicionar um comentário...

Plugin de comentários do Facebook

projetos@inovaremprojetos.com.br
© 2017 por Inovar em Projetos  
Rio de Janeiro - RJ

https://www.inovaremprojetos.com.br/single-post/KPIs-e-M%C3%A9tricas-PDCA-Como-Aliado-Erros-e-Acertos 4/4