lansarea în execuţie a proiectelor, monitorizarea şi stabilirea

acţiunilor de corecţie

Lansarea proiectului este un eveniment foarte important care trebuie

să genereze o primă şi puternică impresie, să fie un moment mobilizator,
să creeze o stare de spirit favorabilă unei derulări active a proiectului. De
aceea, sponsorul şi managerul proiectului au un rol foarte important, fapt
pentru care ei trebuie să acţioneze astfel:
a) Sponsorul proiectului va prezida întâlnirea şi va prezenta:
 contextul care a generat şi în care se va derula proiectul;
 scopul, obiectivele şi rezultatele preconizate;
 conexiuni ale proiectului respectiv cu alte acţiuni.
b) Managerul de proiect va prezenta în continuare:
 structura organizatorică şi echipa de proiect;
 structura lucrărilor elementare;
 cerinţe calitative şi cantitative referitoare la resursele necesare;
 riscurile potenţiale, în special cele cu un grad ridicat de manifestare;
După reuniunea de lansare în execuţie a proiectului şi masa de
protocol, poate exista un moment de impas, de scădere a entuziasmului,
moment în care este necesar un impuls pentru demararea efectivă a
proiectului. Pentru rezolvarea unei astfel de situaţii inerente debutului,
managerul de proiect va prezida o reuniune a echipei la care trebuie:
 să încurajeze pe toţi participanţii pentru a le creşte nivelul
motivaţional;
 să elimine anumite îngrijorări şi incertitudini;
 să contracareze mesajele incorecte despre programul iniţial de lucru;
 să ceară fiecărui membru să-l informeze imediat ce apare o anumită
problemă;
 să reamintească tuturor că trebuie să cunoască riscurile şi semnalele de
avertizare aferente.

5.2. Monitorizarea şi stabilirea acţiunilor de corecţie

Pentru identificarea problemelor care interferă cu programul

derulării proiectului este necesar un proces de monitorizare, bine gândit şi
aplicat, pe baza căruia se vor stabili acţiunile de corecţie.
În acest context, managerul de proiect trebuie să obţină informaţii pe
următoarele căi:
 a) Prin contact direct.
Contactul direct reprezintă un factor încurajator deoarece fiecare om
doreşte să afle părerea superiorului cu privire la calitatea muncii prestate,
iar prezenţa managerului de proiect arată că acestuia îi pasă de membrii
echipei şi de munca lor. Managerul de proiect va decide frecvenţa de
observare, deci cât de des trebuie:
 să meargă pentru a observa ceea ce se întâmplă;
 să se întâlnească în particular cu sponsorul sau cu clientul proiectului;
 să aprecieze progresul activităţilor ce formează etapele principale ale
proiectului;
 să discute în particular cu fiecare membru al echipei de proiect.
b) Pe bază de rapoarte scrise.
Monitorizarea regulată demonstrează grija deosebită a managerului
de proiect pentru asigurarea succesului proiectului şi reiterează mesajele
despre necesitatea de a identifica apariţia unor noi riscuri şi de a anticipa
noi probleme care pot să apară.
Managerul de proiect trebuie să acorde o atenţie deosebită
următoarelor aspecte în procesul de monitorizare:
 să aibă contacte frecvente cu membrii echipei de proiect, sponsorul şi
clientul proiectului.
 să încurajeze efectuarea rapidă a unor feed-back-uri ce rezultă din
procesul de monitorizare;
 să înţeleagă şi să rezolve cu promtitudine dificultăţile apărute;
 să răspundă la cerinţele de coordonare şi sprijin;
Pentru corectarea situaţiilor anormale identificate prin procesul de
monitorizare, se poate recurge la o serie de acţiuni de corecţie, precum:
 reprogramarea unor activităţi
 reprogramarea unor jaloane
 intensificarea ritmului de lucru la anumite activităţi (această soluţie
este condiţionată de anumiţi factori tehnici şi umani);
 alocarea unor resurse suplimentare (se poate efectua numai cu
respectarea restricţiilor referitoare la resurse).
 Controlul şi evaluarea derulării proiectului

Tipuri de analize ale unui proiect

Există trei tipuri de analiză a proiectului în curs de execuţie:
a) Analiza de stare
b) Analiza tehnică
c) Analiza de proces
Fiecare dintre aceste tipuri de analiză vizează un obiectiv propriu.
a) Analiza de stare urmăreşte îndeplinirea criteriilor P, C, T, S.
- Este respectat programul şi bugetele alocate?
- Amploarea activităţilor este cea stabilită?
- Criteriile de performanţă au fost respectate?
b) Analiza tehnică se aplică acelor proiecte care implică elaborarea
schiţelor şi implicaţiile tehnice pentru un produs, serviciu, program
informatic.
- Se respectă specificaţiile tehnice?
- Produsul este uşor de utilizat?
- Putem să-l fabricăm?
- Clienţii aşteaptă lansarea produsului nostru?
c) Analiza de proces se concentrează asupra manierei în care se
desfăşoară procesele de muncă
- Ce anume realizăm bine?
- Ce anume trebuie să îmbunătăţim?
Controlul constă în măsurarea realizărilor reale, compararea
acestora cu performanţele aşteptate şi aplicarea măsurilor corective în
cazul abaterilor.
Principiile controlului eficient:
a) Activitatea trebuie controlată şi nu angajaţii
b) Controlul unei activităţi complexe trebuie să se bazeze pe motivare şi
autocontrol
c) Controlul trebuie exercitat asupra unei sarcini unitare.
d) Datele de control trebuie să constituie repere ale procesului de muncă.
e) Datele de control trebuie să fie transmise direct executantului.

Caracteristicile unui sistem de control:

a) utilitatea – elaborarea unui sistem de control trebuie să aibă în vedere
o maximizare a utilităţilor sale.
b) concentrarea controlului asupra aspectelor importante

c) determinarea unor acţiuni

d) viteză de reacţie rapidă – timpul de răspuns al sistemulu de control
trebuie să fie cât mai mic
e) controlul trebuie să fie inteligibil şi uşor de aplicat pentru ca el să
fie protejat astfel încât să fie uşor de înţeles şi de aplicat.
f) flexibilitate – nu există sisteme de control general valabile pentru toate
proiectele.
g) economicitatea – sistemul de control trebuie să obţină rezultatele
dorite cu minim de efort.
h) Măsurarea performanţelor

Evaluarea unui proiect se face de regulă în două moduri şi anume:

 evaluarea continuă, care este un proces cu caracter activ, ce se
derulează pe tot parcursul ciclului de viaţă a proiectului, pe baza unor
analize ocazionale sau a unor auditări;
 evaluarea post-proiect, care este procesul ce se derulează după ce
proiectul a fost predat clientului şi care furnizează o serie de date pentru
alte proiecte viitoare.
Pentru desfăşurarea în condiţii corespunzătoare a reuniunilor pentru
evaluarea progesului proiectului, managerul de proiect trebuie:
 să aibe un program scurt, bine
 să asigure respectarea programului şi a duratei reuniunii;
 să încurajeze prezentarea de sugestii din partea membrilor echipei, dar
să evite: prezentarea unor rapoarte stufoase şi plictisitoare,să adreseze
întrebări din care să rezulte diferenţele dintre acţiunile propuse şi cele
realizate.