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Roble, S.L.
Las normas OHSAS 18001 y 18002
Índice
LAS NORMAS OHSAS 18001 y 18002 4
I. REQUISITOS DE LAS NORMAS OHSAS 4
1.1 Introducción 4
1.2 La norma OHSAS 18001:2007 4
1.3 Estructura de la OHSAS 18001:2007 8
1.3.1 OHSAS 9
1.4 Documentación de OHSAS 18001:2007 11
1.5 Descripción de los elementos de la norma 19
1.5.1 Directrices sobre política de seguridad y salud en el trabajo 27
1.5.2 Directrices sobre planificación (OHSAS 18002:2008) 32
1.6 Correspondencia documental entre la norma OHSAS 18001:2007 y la ley 31/1995 68
1.7 Documentación del sistema de gestión 69
1.7.1 Elaboración 71
1.7.2 Codificación 71
1.7.3 Revisión 72
1.7.4 Aprobación 72
1.7.5 Distribución 72
1.7.6 Actualización 72
1.8 Resumen 111
II. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS 111
2.1 Introducción 112
2.2 Implantación del SGPRL 114
2.3 Resumen 126
III. RELACIÓN CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN 127
3.1 Introducción 127
3.2 Referencia a las normas de los sistemas de gestión de la calidad y medioambiental 128
3.2.1 Elementos básicos de la norma UNE-EN ISO 9001:2008 sobre el sistema de gestión128
de calidad
3.2.2 Elementos básicos de la norma UNE-EN ISO 14001:2004 sobre el sistema de gestión 129
medioambiental
3.3 Integración de los sistemas de gestión 130
3.3.1 Breve referencia a la Guía para la integración de sistemas de gestión: Norma UNE 131
66177:2005
3.3.2 Breve referencia al modelo de integración a través de los procesos: Norma ISO 134
9001:2008
3.3.3 Breve referencia al modelo de integración por razón de la forma 138
3.4 El modelo EFQM aplicado a la prevención de riesgos laborales 141
3.5 Relación de la norma OHSAS con otras normas de gestión 145
3.6 Correspondencia entre los capítulos de los estándares OHSAS y los capítulos de la 149
directrices ILO-OSH
3.7 Resumen 152
Ejercicios 153
Ejercicio 1: Caso práctico 153
Lo necesario para comenzar 153
Pasos a seguir 153
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
1.1 Introducción
Mientras que en la segunda unidad del curso se ha procedido a describir los conceptos básicos de los
sistemas de gestión de la prevención y su relación con los requisitos del marco jurídico actual, y en la
tercera al análisis y consideración exhaustiva de las normas que los soportan (OHSAS 18001:20007 y
OHSAS 18002:2008) en este cuarto tema realizaremos la descripción de la Norma OHSAS
18001:2007, recogiendo los capítulos de dicha norma y procediendo a su desarrollo para facilitar su
compresión.
Los estándares OHSAS sobre las SST tienen como finalidad proporcionar a las
organizaciones los elementos de un sistema de gestión eficaz de la seguridad y salud en el
trabajo que puedan ser integrados en otros ámbitos de gestión.
En el estándar OHSAS se especifican los requisitos que deben contener un sistema de gestión de la
SST que permita a la organización desarrollar e implementar una política de gestión y unos objetivos
que tengan como resultado el cumplimiento de la legislación vigente en materia de prevención de
riesgos laborales.
Los modelos con los que cuenta la empresa para guiarse en la gestión de la prevención de riesgos
laborales son numerosos. Pero esta proliferación de normas, borradores, directrices y modelos tiene sus
causas. A partir de la publicación en 1987 de la norma ISO 9000 y, posteriormente, la norma ISO
14001, surgió la idea de un modelo estándar de gestión de la prevención de riesgos laborales de tipo
global y fácilmente integrable con el resto de las normas de gestión existentes. Esta norma es la que ha
sido conocida como ISO 18000.
La norma ISO 18000 no se ha llegado a publicar, y la perspectiva actual es que no se publique, por
los siguientes argumentos:
Los sistemas de gestión de seguridad y salud laboral son cuestiones internas que no pueden
homogenizarse.
Una norma marco general no podría ser lo suficientemente flexible para poder aplicarse a todo tipo
de estructuras y actividades.
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Los sistemas de gestión de prevención de riesgos laborales, que han sido desarrollados durante años
en las empresas y que pueden ser eficaces en muchos casos, no se mejorarían de forma esencial
gracias a una norma ISO.
La norma ISO 18000 crearía conflictos con la legislación de los diferentes estados del mundo y no
podría adaptarse a la legislación laboral en vigor de todos los países (este argumento también fue
utilizado por los detractores de la norma ISO 14001).
Entre las normas internacionales y la reglamentación legal estatal se podrían originar disposiciones
duplicadas.
La norma ISO 18000 podrá constituir una barrera técnica al libre comercio incompatible con
acuerdos como el GATT.
Como continuación a lo expuesto, en el año 2000 el BSI propuso de nuevo crear un Comité
Técnico ISO sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud, con la finalidad de desarrollar
una norma ISO basada en la especificación técnica OHSAS 18001. Se decidió no crear el
Comité como consecuencia, por no haberse alcanzado el apoyo de los dos tercios necesarios.
OHSAS 18001
Occupational Health and Safety Assessment Series: Specifications for OH&S Management Systems.
OHSAS 18002
OHSAS 18003
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Para el desarrollo de las especificaciones OHSAS 18001/18002 se utilizaron como referencia las
normas publicadas por otros organismos participantes, aunque la estructura de la Guía BS 8800 en su
redacción de aproximación o enfoque a la ISO 14001 queda muy patente, lo que confirma su intención
de máxima compatibilidad con esta última.
Esta intención de facilitar la compatibilidad y la integración de los tres sistemas se desprende del
prólogo de la especificación OHSAS 18001, donde se expone que la OHSAS fue desarrollada para ser
compatible con ISO 9001 e ISO 14001 y, así, ofrecer a las organizaciones la posibilidad de
integración.
La continua extensión de la utilización de este estándar británico en los últimos años, en la gestión de
la prevención de riesgos laborales en las organizaciones, conlleva la necesaria adaptación del estándar
a la gestión global de la organización.
La implementación en las compañías de otros sistemas de gestión multiplica los requisitos exigibles, y
la documentación, por lo que la tendencia apunta a la integración de sistemas.
Sin embargo, aunque la especificación OHSAS 18001:1999 fue elaborada para ser compatible con
las Normas ISO 14001:1996 (medioambiente), y la ISO 9001:1994 (calidad), las diferencias en los
requisitos, hacían extremadamente compleja la integración de los tres sistemas.
Las normas de gestión de calidad y de medioambiente han sido revisadas y, tal y como en la misma
especificación OHSAS estaba previsto, se ha procedido a la revisión del estándar británico, para que las
empresas puedan seguir adaptándose a las necesidades de gestión de sus recursos.
Así pues, la modificación de este estándar surge por la necesidad de alinearlo con la Norma ISO
14001:2004, y mejorar su compatibilidad con la Norma ISO 9001:2000.
Para alcanzar este objetivo se modifican definiciones, se introducen nuevos apartados, y otros se
alinean con la ISO 14001:2004. Además se añaden requisitos nuevos.
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Así, en 2005, el OHSAS Proyect Group comenzaba los trabajos para la revisión de la
OHSAS 18001:1999.
En enero de 2006 se distribuyó un boceto inicial sobre el que se recibieron alrededor de 500
comentarios.
Finalmente, se llevó a cabo una reunión en Madrid en octubre de 2006 del OHSAS Proyect
Group de la que salió un segundo borrador en noviembre de 2006.
El OHSAS Proyect Group se reunió de nuevo en marzo de 2007 en Shanghai, China, y se
llegó a un consenso.
Se publica el nuevo texto el 1 de julio de 2007. El estándar OHSAS 18001:2007 anula el
anterior estándar OHSAS 18001:1999.
Hay un periodo de transición de dos años (hasta el 1 de julio de 2009) para aquellas
organizaciones que ya han alcanzado la certificación con la especificación antigua o que están
en las etapas finales de conseguirla.
Organizaciones colaboradoras
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NPKF ELECTON.
NQA.
Qualíty Management Institute (QMI).
SABS Commercial (pty) Ud.
Service de Normalisation Industrielle Marocaine (SNIMA).
SGS United Kingdom Ltd.
SIRIM QAS lnternational.
SPRING Singapore.
Standards Institution of Israel (Sil).
Standards New Zealand (SNZ).
Sucofindo International Certification Services (8IC8).
Swedish Industry Association (Sinf).
TOV Rheinland Cert GmbH-TÜV Rheinland Group Standards AssocIation of Zimbabwe
(SAZ).
Fue necesario elaborar una norma no certificable que estableciese los criterios y directrices para
implementar los requisitos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, desarrollados en
la OHSAS 18001. Dicha norma fue la OHSAS 18002:2008, que anula y reemplaza a la primera
edición de la OHSAS 18002:2000, que ha sido revisada técnicamente.
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1.3.1 OHSAS
La especificación, incluye seis puntos básicos y presenta una redacción breve y utiliza el tono
imperativo debe.
Por su parte, la guía para su implantación, la OHSAS 18002, desarrolla de forma importante la
especificación de aplicación OHSAS 18001. Los apartados de la norma son los siguientes:
Requisitos generales.
Planificación.
Implementación y operación.
Verificación.
Planificadas las actividades en seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con los objetivos
propuestos, procede a continuación la implementación y acción operacional, de acuerdo con el estándar
asumido por la OHSAS que se fundamenta en la conocida metodología Planificar-Hacer-Verificar-
Actuar (PHVA).
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Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política
de SST de la organización.
Hacer
Verificar
Realizar el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política de SST, los objetivos,
las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar sobre los resultados.
Actuar
Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión de la SST.
Metodología PHVA
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El estándar OHSAS 18001 contiene requisitos que pueden ser auditados objetivamente; sin embargo,
no establece requisitos absolutos para el desempeño de la SST más allá de los compromisos incluidos
en la política de SST, de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la
organización suscriba para la prevención de daños y del deterioro de la salud y de la mejora continua.
Por tanto, dos organizaciones que realizan actividades similares con diferente desempeño de la SST
pueden ambas cumplir con sus requisitos.
El estándar OHSAS 18001 no incluye requisitos específicos para otros sistemas de gestión, tales
como los relativos a la gestión de la calidad, gestión ambiental, gestión de la seguridad o gestión
financiera, aunque sus elementos pueden alinearse o integrarse con los de otros sistemas de gestión. Es
posible que una organización adapte su sistema o sistemas de gestión existentes para establecer un
sistema de gestión de la SST que sea conforme con los requisitos del estándar OHSAS 18001. Sin
embargo, se señala que la aplicación de los distintos elementos del sistema de gestión podría variar
dependiendo del propósito previsto y de las diferentes partes interesadas involucradas.
La especificación de aplicación OHSAS 18001 es el estándar que determina las exigencias que deben
implantarse y, por lo tanto, justificarse en las auditorías de certificación. Sin embargo, conviene tener
presente, desde un punto de vista práctico, que en algunos casos el auditor externo de certificación está
predispuesto a dar valor de exigible a aquello que se indica en la guía (OHSAS 18002), por lo que es
conveniente tener siempre muy claro lo que se dice en la misma.
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El punto 4.4.4 establece los requisitos documentales del sistema. Respecto a los procedimientos,
éstos son los exigidos:
La formación.
La comunicación.
Las auditorías.
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En lo que respecta al control operacional (apartado 4.4.6), se exige que dichos procedimientos sean
documentados cuando su ausencia pueda llevar a desviaciones de la política de seguridad y salud
laboral y de los objetivos.
Dentro del apartado de control operacional se incluirán gran parte de los elementos documentales
que desarrollan las obligaciones reglamentarias, entre los que se puede indicar los siguientes:
1
Equipos de Protección Individual (EPI).
2
Control de contratas.
4
Riesgos graves e inminentes.
5
Compras.
Productos químicos.
7
Mantenimiento.
Asimismo, la empresa puede definir los documentos y/o instrucciones que crea convenientes para el
control de los riesgos de su actividad.
En relación al tema documental la norma OHSAS 18002:2008, establece que la documentación del
sistema de gestión de la SST debe incluir:
La descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la SST y su interacción así
como la referencia a los documentos relacionados.
Los documentos incluyendo los registros requeridos por este estándar OHSAS.
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Los documentos incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios para
asegurar la eficacia de la planificación operación y control de los procesos relacionados con la gestión
de los riesgos para la SST.
Documentación e información
Detalles de la documentación e información de los sistemas que la organización desarrolla para dar
soporte a su sistema de gestión de la SST y sus actividades de SST y para cumplirlos requisitos del
estándar OHSAS 18001.
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1
Las responsabilidades y autoridades de los usuarios de la documentación e información, dado que
esto debería conducir a considerar el grado de seguridad y accesibilidad que necesita imponerse
(particularmente con medios electrónicos) y el control de cambios.
2
La manera en la que se usa la documentación física, y el entorno en que se usa, dado que esto puede
requerir considerar el formato en que se presenta (por ejemplo, podría incorporarse una instrucción a
una señal en lugar de a un documento en papel). Se deberían tener en cuenta consideraciones
similares respecto al entorno de uso de los equipos electrónicos para sistemas de información.
3
Los registros son un tipo particular de documento.
Con respecto al control documental, la misma norma OHSAS 18002:2008 estipula que los
documentos requeridos por el sistema de gestión de la SST y por este estándar OHSAS se deben
controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los
requisitos establecidos en el apartado 4.5.4.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los
puntos de uso.
Todos los documentos y datos que contengan información requerida para el funcionamiento del
sistema de gestión de la SST y el desempeño de las actividades de SST de la organización deberían estar
identificados y controlados.
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Los detalles de los sistemas de documentación y de datos que dan soporte a su sistema de
gestión de la SST y a sus actividades de SST, y que la permiten cumplir con los requisitos del
estándar OHSAS 18001.
Los detalles de las responsabilidades y autoridades de SST que haya asignado.
Los procedimientos escritos deberían definir los controles para la identificación, aprobación, emisión
y eliminación de documentación de SST, junto con el control de los datos de SST (de acuerdo con los
requisitos del apartado 4.4.5 del estándar OHSAS 18001 indicados antes). Estos procedimientos
deberían definir claramente las categorías de documentos y datos a los que se aplican.
El desarrollo del proceso de control de los documentos de una organización tendrá generalmente
como resultados típicos, los siguientes elementos:
Registro de archivos (algunos de los cuales pueden ser necesarios de acuerdo con los requisitos
legales u otros requisitos temporales).
Los documentos deberían revisarse regularmente para asegurarse de que siguen siendo válidos y
adecuados. Esto también podría ser necesario:
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Debería tenerse mucho cuidado con el modo en el que se conservan los documentos
obsoletos para asegurarse de que no se vuelven a utilizar. Sin embargo, a veces es necesario
conservar documentos obsoletos como parte de los registros relacionados con el desarrollo o el
desempeño del sistema de gestión de la SST.
La Norma OHSAS 18001 se estructura en cuatro capítulos, dos anexos informativos y las referencias
bibliográficas, de los cuales los requisitos Norma OHSAS 18001 documentales se recogen
anteriormente.
3. Términos y definiciones.
4.3 Planificación.
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4.4.4 Documentación.
4.5 Verificación.
En la OHSAS 18001 se especifican los requisitos para un sistema de gestión de la seguridad y salud
en el trabajo a efecto de que las organizaciones empresariales controlen los riesgos laborales y mejoren,
de esta forma, los resultados adquiridos; dicho de otra forma, mejoren su desempeño o resultados en
materia de seguridad y salud en el trabajo.
La OHSAS 18001 es aplicable a todo tipo de organizaciones que acepten los siguientes objetivos y
metas a conseguir:
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Se reitera que en la aplicación del sistema OHSAS procede, a efectos comparativos, hacer
alusión a las reseñadas anteriormente directrices técnicas de la Organización Internacional del
Trabajo, OIT, sobre sistemas de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.
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E l estándar OHSAS 18002 explica los principios fundamentales del estándar OHSAS 18001 y
describe el propósito, elementos de entrada típicos, procesos y resultados típicos, para cada requisito de
la OHSAS 18001. Se facilita así la comprensión e implementación de OHSAS 18001.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
La OHSAS 18001 determina que la organización debe establecer y mantener procedimientos para
identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos de SST que sean aplicables;
también debe cerciorarse de que tales requisitos se aplican en el establecimiento y mantenimiento del
sistema de gestión.
Para ello, la información sobre los requisitos debe estar actualizada y debe comunicarse a las personas
que trabajan en la organización y a otras partes interesadas.
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La Norma OHSAS 18001:1999 fue diseñada bajo la misma filosofía de herramienta de gestión y
mejora que la guía BS 8800:1996, basada en el ciclo de mejora continua de Deming (Plan-Do-Check-
Act). Esta filosofía se ha mantenido en OHSAS 18001:2007:
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Deben indicarse explícitamente los compromisos sobre mejora continua y de cumplimiento, como
mínimo, de la legislación y otros requisitos que la empresa suscriba, además de incluir un compromiso
de prevención de los daños y el deterioro de la salud.
Otras características que ha de cumplir, son las de estar documentada, implantada y mantenida al día,
lo que conlleva una revisión periódica para garantizar su adecuación a la organización; ser comunicada
a todos los empleados y estar disponible a las partes interesadas. Es el único documento del sistema que
la norma requiere que sea público.
La política debe ser examinada periódicamente para garantizar su adecuación a la organización. Dicho
examen debe ser realizado durante la Revisión del Sistema por la Dirección.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Tiene que estar fechada y firmada por la máxima autoridad de la organización. Normalmente, se
adjunta en el manual de gestión, dentro del mismo o como anexo al manual, para facilitar su difusión.
Según la norma OHSAS 18001:2007, toda empresa u organización debe diseñar una política de
seguridad y salud a instancias de la dirección; dicha política reunirá las siguientes características:
1
Debe ser coherente y apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos que en materia de seguridad
y salud afectan a la organización.
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Deberá establecerse un marco de referencia para determinar los objetivos a cumplir y para determinar
la correspondiente revisión de los mismos.
4
El sistema de gestión debe implementarse o aplicarse, mantenerse en tiempo y documentarse.
La política de SST establecida debe comunicarse a todas las personas de la organización para el
cumplimiento de sus obligaciones individuales.
Para ello, el documento en el que consta la política de seguridad y salud en el trabajo debe estar a
disposición de las partes y ser revisada periódicamente.
Toda organización, al desarrollar su política de seguridad y salud en el trabajo (en adelante SST),
debería considerar los siguientes aspectos:
Los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, relacionados con sus peligros
de SST.
Por otra parte, la política de SST deberá incluir declaraciones sobre el compromiso de la organización
con:
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La comunicación
En la comunicación de las políticas de SST se deberán emplear formas adecuadas mediante métodos
comprensibles, señalizaciones, tarjetas, carteles, incluyendo en su caso la correspondiente página
web; y todo ello, teniendo en cuenta los niveles de alfabetización y culturales de las personas y el
dominio del idioma.
La mejora continua
A continuación se muestran dos modelos de política de seguridad y salud en el trabajo. Hay que
resaltar que las políticas son documentos genéricos que establecen las directrices de la empresa en la
materia, y que son la base para el establecimiento de objetivos de mejora de la prevención de riesgos
laborales.
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Planificación de la PSS
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Identificación de peligros.
Evaluación de riesgos asociados a esos peligros según las medidas, existentes o propuestas, de
control en el equipo, instalación o lugar de trabajo.
Evaluación de la tolerabilidad del riesgo residual (comprobación de la eficacia de la acción).
Identificación de cualquier otra medida de control adicional que sea necesaria, lo que se
entiende el control de los riesgos.
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Evaluación sobre si las medidas de control del riesgo son suficientes para reducir el riesgo a
un nivel tolerable.
Han de evaluarse los riesgos sobre actividades en condiciones rutinarias y no rutinarias, de todo el
personal que tenga acceso a los lugares de trabajo (incluyendo subcontratistas y visitantes), así como de
las instalaciones y equipos de trabajo. Como salidas de este proceso, ha de obtenerse la siguiente
información:
Descripción de las medidas de seguimiento y control de los riesgos, especialmente de aquellos que no
son tolerables.
Los objetivos y actuaciones para reducir los riesgos y los indicadores adecuados para su seguimiento.
Medidas de protección y prevención a incluir en los elementos de control operacional del sistema.
El presente apartado es de suma importancia, dado que deberá ser la base de todo el sistema, por lo
que son importantes los vínculos entre este elemento y el resto del SGPRL.
Los peligros pueden causar daños o deterioro de la salud de las personas y por consiguiente de los
trabajadores, causa por la que es necesario que la organización aplique un proceso de identificación de
los mismos y de evaluación de los propios riesgos a efectos de la determinación de sus controles.
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1
Identificando los peligros.
Estimando los riesgos asociados, teniendo en cuenta la idoneidad de cualquier control existente
(podría ser necesario obtener datos adicionales y realizar más análisis a fin de lograr una estimación
razonable de los riesgos).
3
Determinando si estos riesgos son aceptables.
4
Determinando los controles de riesgos apropiados, cuando se considere que son necesarios (los
peligros en el lugar de trabajo y el modo en que han de controlarse están habitualmente definidos en
la reglamentación, códigos de prácticas, orientaciones publicadas por los organismos reguladores, y
documentos de orientación de la industria).
El siguiente gráfico ofrece una perspectiva general de los procesos de identificación de peligros y
evaluación de riesgos.
Valor
Para la identificación de los peligros deben considerarse las siguientes fuentes de información o
elementos de entrada:
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Elementos de entrada
La información y los datos que sirven para determinar los elementos de entrada en la evaluación
de los riesgos, de una forma no exhaustiva, son los siguientes:
Acuerdos de seguridad.
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La proximidad de otro personal (por ejemplo, personal de limpieza, visitantes, contratistas, público)
que podría verse afectado por trabajos peligrosos.
Datos de seguimiento relacionados con incidentes asociados con actividades de trabajo específicas.
Los hallazgos de cualquier evaluación existente relacionada con actividades de trabajos peligrosas.
Detalles de anteriores actos no seguros, tanto de los individuos realizando la actividad como de otros
(por ejemplo, personal adjunto, visitantes, contratistas, etc.).
La probabilidad de que un fallo comporte otros fallos asociados o deshabilite las medidas de control.
Cualquier requisito legal y otros requisitos que prescriban la manera en que ha de realizarse la
evaluación de riesgos o lo que constituye un riesgo aceptable, por ejemplo, métodos de muestreo que
determinen la exposición, el uso de los métodos específicos de evaluación de riesgos, o los niveles de
exposición permisibles.
La organización debe adoptar una metodología de evaluación de riesgos con las siguientes
características:
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Gestión del cambio: los cambios introducidos en la organización que afecten a la estructura,
personal, sistema de gestión, procesos, actividades, uso de materiales y equipos deben ser objeto de la
correspondiente evaluación de los riesgos antes de ponerse en marcha.
Eliminación
Modificar un diseño para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir dispositivos de elevación
mecánica para eliminar el peligro de la manipulación manual.
Sustitución
Sustituir por un material menos peligroso o reducir la energía del sistema (por ejemplo, reducir la
fuerza, amperaje, presión, temperatura, etc.).
Controles de ingeniería
Instalar sistemas de ventilación, protecciones de máquinas, engranajes, insonorización, etc.
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Acceder a la misma y extraer los requisitos concretos que hay que cumplir y dónde se aplican.
Es recomendable que los requisitos concretos estén documentados (registro de requisitos, al menos a
nivel artículo). La identificación y el acceso a los requisitos legales puede realizarse con medios propios
o contratarse a otra organización.
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Un requisito ineludible del sistema de gestión de SST consiste en el compromiso de la dirección para
el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos relativos a esta materia. Los requisitos legales
pueden adoptar distintas formas, tales como:
1
Legislación, incluyendo estatutos, reglamentaciones y códigos de prácticas.
2
Decretos y directivas.
4
Permisos, licencias y otras formas de autorización.
5
Fallos judiciales o sentencias administrativas.
Condiciones contractuales.
Directrices no reglamentarias.
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Dentro de las normas que debe incluir la empresa deberán considerarse las derivadas de la
Ley 31/1995, así como las normas de seguridad industrial.
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La norma no indica hasta qué punto se deben desarrollar los requisitos, pero se espera que una
primera modificación de la norma, indique qué se debe llevar al articulado de cada norma, tal como se
ha recogido en la revisión de la norma UNE-EN ISO 14001.
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Objetivo
Conjunto de fines que la organización se propone alcanzar en cuanto a su actuación en materia de
prevención de riesgos laborales, programados cronológicamente y cuantificados en la medida de lo
posible.
Meta
Conjunto de requisitos detallados de actuación, cuantificados siempre que sea posible, aplicables a la
organización o a partes de ésta, que tienen su origen en los objetivos de prevención y que deben
cumplirse para alcanzar dichos objetivos.
Parece claro, por tanto, que la organización debe plantearse la realización de un diagnóstico
inicial para conocer la situación de la parte, y poder definir unos objetivos adecuados a sus
necesidades y alcanzables con sus recursos humanos y económicos.
OHSAS 18001 requiere que se establezcan objetivos en materia de seguridad y salud laboral y que
estos se documenten, si bien no exige la elaboración de un procedimiento para este elemento.
Los objetivos pueden documentarse en el Manual de Gestión que, si bien no lo requiere la Norma
OHSAS 18001 o la ISO 14001, sí es requerido por la ISO 9001. A pesar de ello, es práctica habitual de
las organizaciones la elaboración del procedimiento para el establecimiento de objetivos y programa de
gestión.
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Establecimiento de objetivos
Los objetivos deben ser cuantificables, cuando esto sea posible. Es indudable la ventaja de cuantificar
los objetivos, ya que lo que no se puede medir, no se puede controlar.
Una vez definidos los objetivos, ha de elaborarse el Programa de Gestión de Prevención, que
contendrá, para cada objetivo, las metas o tareas intermedias necesarias para su consecución, indicando
para cada una el responsable de conseguirlas, los medios y recursos asignados (especialmente las
partidas económicas aplicables), y los plazos de consecución.
Contenido del Programa de Gestión de Prevención
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La actividad preventiva deberá planificarse para un período determinado, estableciendo las fases y
prioridades de su desarrollo en función de la magnitud de los riesgos y del número de
trabajadores expuestos a los mismos, así como su seguimiento y control periódico. En el caso
de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá
establecerse un programa anual de actividades.
Por tanto, para que el Programa de Gestión según OHSAS valga como Planificación según el
RSP, en el programa habría que incluir las actividades de formación a impartir, las actuaciones
necesarias asociadas a las situaciones de emergencia identificadas y la Planificación de la
Vigilancia de la salud a realizar, o hacer referencia a los documentos en los que están
planificadas.
Por otra parte, el Programa debe revisarse a intervalos definidos con objeto de comprobar el grado de
cumplimiento; este requisito se puede establecer a través de la sistemática de seguimiento y medición.
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Objetivos para aumentar o reducir algo especificado por una cifra numérica (por
ejemplo, para reducir los incidentes de manipulación de cargas en un 20%).
Objetivos para introducir controles o eliminar peligros (por ejemplo, para reducir el
ruido en un lugar de trabajo).
Objetivos para introducir materiales menos peligrosos en determinados productos.
Objetivos para aumentar la satisfacción de los empleados con respecto a la SST (por
ejemplo, para reducir el estrés en el lugar de trabajo).
Objetivos para reducir la exposición a sustancias, equipos o procesos peligrosos (por
ejemplo, la introducción de controles de acceso, o vigilancia).
Objetivos para incrementar la toma de conciencia o competencia al desempeñar las
tareas laborales de manera segura.
Objetivos que se establecen para cumplir requisitos legales inminentes previos a su
promulgación.
Estos objetivos en materia de seguridad y salud laboral deben lograrse a través del establecimiento de
programas de actuación; estos programas requieren:
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OHSAS 18001 establece las responsabilidades de la Dirección respecto al SGPRL, las cuales
coinciden con las especificadas en otros Sistemas de Gestión, como el de calidad o el de medio
ambiente, especialmente la relativa a la designación de un miembro directivo como responsable del
SGPRL.
El compromiso de todas las personas que trabajan en la organización y sobre todo de aquéllos que
ejercen la alta dirección es absolutamente necesario para la implementación adecuada de un sistema de
gestión de la SST. Por ello, la alta dirección debe:
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Determinar y poner a disposición, de una manera eficiente y oportuna, todos los recursos necesarios
para prevenir daños y deterioro de la salud en el lugar de trabajo.
Identificar quién necesita hacer qué con respecto a la gestión de la SST y asegurarse de que toman
conciencia de sus responsabilidades.
Asegurar que las responsabilidades están claras en las interfaces entre diferentes funciones (por
ejemplo, entre departamentos, entre diferentes niveles de la dirección, entre trabajadores, entre la
organización y los contratistas, entre la organización y sus vecinos).
Designe a uno de sus miembros como la persona responsable del sistema de SST y de informar sobre
su desempeño.
Los recursos de los que debe disponer la alta dirección para cumplir con sus funciones de
implementación del sistema de gestión de SST deben ser los siguientes:
Los recursos financieros, humanos y otros recursos específicos para sus operaciones.
Las tecnologías específicas para sus operaciones.
Las infraestructuras y equipos.
Los sistemas de información y la necesidad de experiencia y formación.
De acuerdo con la OHSAS 18001, la 18002 indica que la persona designada para la gestión del SST
debe ser miembro de la alta dirección, la cual debe recibir el apoyo y ayuda de otras personas expertas
en la materia; esta persona responsable deberá controlar el cumplimiento de los requisitos y el
desempeño del sistema, así como las revisiones periódicas y el establecimiento de objetivos.
No obstante, todas las personas con mando deberán ejercer sus funciones para la implementación del
sistema de SST, asumiendo las correspondientes responsabilidades y cualquier persona integrada en la
organización debe ser informada y formada, involucrándose de forma activa en la gestión.
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A la hora de diseñar el procedimiento, hay que tener en cuenta tanto los requisitos establecidos en
OHSAS como en el Art. 19 de la LPRL y el artículo 9 del RSP, conforme se indica a continuación.
Definición de competencia
La competencia necesaria para la realización de las actividades de los puestos de trabajo debe
definirse en cuanto a experiencia, formación y educación. Al menos, debería estar definida la
competencia del personal que realice:
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Plan de formación
No hay que olvidar que la planificación de la formación debe ser incluida en la Planificación de la
actividad preventiva, conforme a lo especificado en el Art. 9 del Reglamento de los Servicios de
Prevención.
Con objeto de que los responsables de las diferentes unidades organizativas colaboren en el
establecimiento del plan de formación, pueden utilizarse herramientas como la emisión de propuestas
de formación para los trabajadores.
Hay que contemplar cómo se forma inicialmente al trabajador en su incorporación, por cambio de
puesto y mantenimiento de los conocimientos.
Este procedimiento puede ser común con la gestión de calidad y del medio ambiente, y es
recomendable que sea así, de forma que exista un único plan de formación, y un dossier de acogida a
las nuevas incorporaciones, etc.
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La organización debe establecer los niveles de competencia para las distintas tareas a realizar,
considerando los siguientes factores:
A su vez, la organización debe determinar la formación de las personas para la realización de sus
funciones o tareas, incluyendo a los contratistas y personal temporal.
Los programas y procedimientos de formación a establecer deben tener en cuenta los riesgos de
seguridad y salud y las capacidades individuales; la organización debe evaluar periódicamente la eficacia
de tales programas.
Por otra parte, las personas de la organización deberán tomar conciencia de la seguridad y salud
mediante el conocimiento suficiente sobre:
Procedimientos de emergencia.
Las consecuencias de sus acciones y comportamiento en relación con los riesgos de SST.
4.4.3.1 Comunicación
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La organización debe establecer procedimientos documentados en los que defina las sistemáticas para
canalizar las comunicaciones internas (personal propio y contratistas que operen en el centro) tanto
en sentido descendente como ascendente, así como las comunicaciones externas.
Este apartado tiene especial relevancia en el área de prevención de riesgos laborales, dado que los
mecanismos de información, consulta y participación son obligatorios legalmente y hay que describirlos
en este procedimiento. La participación y consulta se realizará dependiendo del tamaño de la
organización, teniendo en cuenta las obligaciones legales de facilitar la elección de representantes de los
trabajadores en materia de prevención (delegados de prevención) y la constitución de uno o varios
Comités de Seguridad y Salud.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Relacionada con los compromisos de la dirección con el sistema de gestión de la SST (por ejemplo,
los programas emprendidos y los recursos comprometidos para mejorar el desempeño de la SST).
Relativa a la identificación de peligros y riesgos (por ejemplo, información sobre los flujos de
procesos, los materiales en uso, las especificaciones de los equipos y la observación de las prácticas
laborales).
Relacionada con la investigación de incidentes (por ejemplo, el tipo de incidentes que están teniendo
lugar, los factores que pueden contribuir a que ocurran estos incidentes, los resultados de la
investigación de incidentes).
5
Relacionada con el progreso en la eliminación de peligros y riesgos de SST (por ejemplo, informes
de estado que muestran el progreso de los proyectos completados o en curso).
6
Relacionada con los cambios que pueden tener impacto en el sistema de gestión de la SST.
Información sobre sistemas de gestión de la SST de contratistas individuales (por ejemplo, sus
políticas establecidas y los procedimientos para tratar peligros de SST pertinentes).
Requisitos legales y otros requisitos que tengan impacto en el método o el alcance de las
comunicaciones.
Plantilla para llevar a cabo actividades de SST (por ejemplo, seguimiento de la exposición,
inspecciones de los equipos).
Respuesta de emergencia.
La necesidad de alineamiento de las políticas y prácticas de SST del contratista con aquellas de la
organización y de otros contratistas en el lugar de trabajo.
La necesidad de consultas adicionales y/o provisiones contractuales para tareas de alto riesgo.
Requisitos para la evaluación de la conformidad con los criterios de desempeño de la SST acordados.
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1
Consultas en la selección de los controles apropiados, incluyendo el debate de los beneficios o
resultados adversos de las opciones alternativas para controlar peligros específicos o prevenir
comportamientos inseguros.
Consultas relativas a los cambios que afectan a la SST, particularmente antes de la introducción de
peligros nuevos como:
L a consulta con las empresas externas debe ser una obligación de la organización, a cuyos efectos
ésta tendrá en cuenta lo siguiente:
Reorganización.
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Utilizando como entrada la documentación y datos necesarios para el adecuado funcionamiento del
sistema, así como las responsabilidades y funciones, la organización debe establecer una sistemática de
gestión que dé como resultado procedimientos de control de la documentación, formatos, listados o
índices, lista de la documentación controlada y su localización, así como los registros a mantener.
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La estructura de un SGPRL está compuesta por una serie de elementos de gestión similares a
cualquier otro sistema de gestión, ya sea de gestión de la calidad, del medio ambiente o incluso
de la propia actividad.
4. Control y evaluación.
Como se ha visto, de acuerdo con la Norma ISO 9000 se pueden definir los sistemas de gestión de
seguridad y salud en el trabajo como aquellos sistemas que nos permiten dirigir y controlar una
organización con respecto a la seguridad y la salud de los trabajadores. Este término, tan utilizado en la
actualidad, no ha comenzado a usarse por parte de las organizaciones, legisladores, partes interesadas y
por la sociedad en general hasta los últimos años de la década de los 90.
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La especificación OHSAS nació en su momento para dar respuesta a las diferentes iniciativas que
estaban surgiendo en el mercado y que requerían un documento de reconocido prestigio mundial que
permitiese a las organizaciones diseñar, evaluar y certificar sus sistemas de gestión de la seguridad y
salud en el trabajo.
Las Normas OHSAS establecen los requisitos para un sistema que permita a una
organización controlar sus riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y mejorar su
desempeño. Todos sus requisitos han sido previstos para su incorporación a cualquier sistema
de gestión de la SST. La extensión de su aplicación depende de factores tales como la política
de SST de la organización, la naturaleza de sus actividades, así como los riesgos y complejidad
de sus operaciones.
OHSAS 18001 ha sido desarrollada para poder compatibilizarse con los sistemas de gestión ISO
9001 e ISO 14001, así como para facilitar la integración, por parte de las organizaciones, de los sistemas
de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en trabajo, en el caso de que deseen
hacerlo.
En julio de 2007 se aprobó esta nueva norma de gestión de prevención de riesgos laborales: la
Norma 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, que actualiza y anula la
anterior Norma OHSAS 18001:1999 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
Se han añadido nuevas definiciones, y las existentes en la versión anterior se han revisado, (por
ejemplo: riesgo aceptable, auditoría, acción correctiva, documento, incidente, partes interesadas,
desempeño, política, lugar de trabajo, acción preventiva, procedimiento, registro, etc.).
Se han incorporado mejoras significativas, para el alineamiento con ISO 14001:2004, así como
mejoras para la compatibilidad con ISO 9001:2000.
La definición del término peligro no hace referencia a los daños a la propiedad y a los daños al
entorno del lugar de trabajo.
Los requisitos de objetivos y programa(s) de gestión de la SST, se han unificado en línea con ISO
14001:2004.
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Las empresas que ya están certificadas en OHSAS 18001:1999, y las que están en vías de
certificación, han tenido dos años (hasta julio de 2009) para adaptarse a la nueva norma. Los trabajos
sobre el documento acompañante, OHSAS 18002 fueron concluidos en el año 2008.
1.7.1 Elaboración
Los documentos deberán ser titulados y se redactarán con un estilo y terminología comprensible por
el usuario, siguiendo cuando exista el formato establecido.
También se debe indicar el número de la página respecto al número total de páginas del documento
como medida de aseguramiento de la distribución completa de documentos.
1.7.2 Codificación
Todos los documentos y registros del sistema deberán ser codificados de manera que puedan ser
identificados adecuadamente dentro de la organización.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
1.7.3 Revisión
Una vez elaborado y codificado el documento o registro deberá ser revisado, modificándose aquellos
aspectos que se crean convenientes. El responsable de la revisión podrá ser o no la misma persona que
ha elaborado el documento.
En caso de que el documento no haya sido creado por el responsable del SGPRL se recomienda que
se establezca la regla interna de que el documento sea revisado por dicho responsable.
1.7.4 Aprobación
El documento no será válido hasta que no haya sido aprobado por la persona autorizada. En
principio, la Dirección es la responsable de aprobar los diferentes documentos del SGPRL.
1.7.5 Distribución
Una vez revisados y aprobados los documentos deberán estar disponibles en todos aquellos puntos de
la organización, necesarios para la correcta implantación del SGPRL. Actualmente, y dependiendo de la
actividad de cada empleado, la distribución de documentos electrónicos (en general) se impone a la
distribución de documentos a través de copias en papel.
Cabe distinguir dos tipos de distribución: mediante copias controladas y copias no controladas.
Copias controladas
Son aquellas que llevan especificadas los requisitos para su desarrollo, revisión, aprobación,
mantenimiento y uso, obsolescencia y eliminación. Se deberá establecer una lista de distribución de
dichas copias controladas, en la que se identifique las copias de documentos distribuidas, los
destinatarios y la versión vigente.
Esto implica que a la copia del documento, que ya posee un número serial o código, se le asigna
una persona particular, con acuse de recibo, de manera que se asegure que dispone de la versión más
actualizada de dicho documento. Es conveniente que en todos los documentos que deban seguir un
circuito dentro de la organización, éste se especifique en los mismos.
Copia no controlada
Es aquella que se emite sólo por razones de información general y no requiere actualizarse a
medida que transcurre el tiempo. Debe estar claramente indicado que se trata de una copia no
controlada. Estas copias no forman parte de la Lista de Distribución.
1.7.6 Actualización
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Los documentos deberán mantenerse actualizados. Para ello, cuando exista algún cambio o
modificación del sistema se deberá cuestionar la vigencia de los documentos relacionados con dicho
cambio y actualizarlos cuando sea necesario. Estas actualizaciones de documentos deberán seguir el
mismo circuito de codificación, revisión, aprobación y distribución que el documento antiguo. Además,
deberían destacar el cambio para que el usuario lo identificara fácilmente.
Se deben establecer mecanismos para que los documentos obsoletos sean retirados del SGPRL cuanto
antes para evitar que ningún trabajador haga uso de ellos involuntariamente.
Los documentos del SGPRL deben guardarse mediante reglas que aseguren una copia de
seguridad permanente de los textos, una custodia segura contra el fuego, robo y otros desastres.
Además, deben estar archivados por el tiempo de preservación acordado bien por definición legal o
por la definición que establezca el SGPRL.
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Por afinidad con los Sistemas de Gestión de la Calidad y el Medio Ambiente, tradicionalmente los
documentos del SGPRL se han clasificado en cuatro grupos: manual, procedimientos, instrucciones
técnicas o de trabajo y seguridad y registros.
Manual: es el documento que describe el SGPRL de una empresa, define la política de prevención de
la organización y explica qué debe hacerse (funciones) y quién lo debe hacer (responsabilidades). Sirve
como referencia durante la implantación y aplicación del sistema.
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Procedimientos Generales (PG): son los procedimientos que pueden confeccionarse dentro de los
requisitos de la norma van a variar en función del enfoque que tenga la empresa, dado que no es
necesaria la documentación de todos los apartados, tal como se ha descrito anteriormente.
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Esta relación -no exhaustiva- de procedimientos integrantes del SGPRL se puede dividir en tres tipos
de procedimientos:
Procedimientos estratégicos
Aquellos que definen cómo y quién detecta oportunidades de mejora. Ejemplo: Procedimiento de
Revisión por la Dirección para el establecimiento de Política, Objetivos y Metas de Prevención de
Riesgos Laborales.
Procedimientos operativos
Aquellos enfocados a cómo y quién controla internamente los procesos productivos de la empresa.
Ejemplo: Procedimiento para el Control Operacional.
Aquellos destinados a establecer cómo y quién trabaja para mantener el SGPRL. Ejemplo:
Procedimiento de Elaboración y Control de la Documentación.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Los procedimientos suelen ser elaborados por el Responsable Técnico de la actividad a la que
se refieren en colaboración continua y bajo la supervisión del técnico de prevención de riesgos
laborales que suele ser, además, el Responsable del SGPRL. Como ya se ha comentado, cuando
el Responsable del SGPRL no intervenga en la elaboración de la documentación, debería
revisarla.
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La Norma OHSAS 18001 requiere que determinados elementos se documenten, si bien no exige que
se realicen procedimientos. Estos elementos son:
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Estructura y responsabilidad
Objetivos y programa
Características de los PG: son documentos complementarios al manual. Describen, con nivel de
detalle suficiente, cómo realizar una función contemplada en el manual y qué unidades organizativas se
establecen para ello.
Como cualquier documento, el PG debe contener la información mínima, necesaria y suficiente para
cumplir con sus objetivos. El PG no es un documento didáctico o descriptivo de la organización, por lo
que no debe recoger más aspectos que los necesarios.
Es obvio que la implantación de un procedimiento debe ser hecha por los que trabajan en el
proceso que documenta. Por ello, su elaboración debe ser hecha con la colaboración de estas
mismas personas, de forma que el documento no les sea ajeno.
Objeto
Alcance
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Referencias
Incluye una relación de todos los documentos internos de la empresa o externos a la misma con los
que se relaciona el procedimiento, tales como el Manual, normas, leyes u otros PG, y cuyo
conocimiento es imprescindible o recomendable para el mejor entendimiento del PG en cuestión.
Definiciones
Realización
Representa el cuerpo básico del documento, describiendo de la forma más completa, pero más
clara posible, la actividad o proceso que regula.
Responsabilidades
Lista de registros
Los registros constituyen la evidencia objetiva de que las tareas o actividades reguladas por el
procedimiento han sido desarrolladas conforme a las condiciones establecidas en el mismo.
Descripción.
Emisor.
Archivo.
Tiempo de conservación.
Anexos. Se adjuntan a cada PG los formatos o modelos a utilizar para la generación de los registros,
así como guías o documentos necesarios para la realización concreta de las actividades reflejadas en el
PG.
1
Nombre de la empresa.
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2
Título del documento.
Ser simple.
Incluir los requisitos de la norma de referencia (OHSAS 18001:2007, LPRL).
Incluir las actividades críticas del proceso que describe.
Incluir funciones, responsabilidades, información referenciada.
Ser elaborado con la participación de los que llevan a cabo el proceso.
Ser aplicado en un tiempo breve.
Ser ajustado tras su aplicación.
Instrucciones técnicas (IT): los PG no deben incluir la descripción detallada de las actividades,
aunque es cierto que alguna de ellas por su criticidad, complejidad o grado de impacto sobre los niveles
de seguridad y salud, deben ser descritas de forma detallada. La solución es establecer documentos de
menor rango que los PG para especificar con el grado de detalle necesario la actividad en cuestión.
A este tipo de documento se le llama instrucción de trabajo, si bien pueden tener otras
denominaciones como procedimientos específicos, instrucciones técnicas, procedimientos normalizados
de trabajo, protocolos, etc.
Las instrucciones describen cómo realizar una actividad considerada crítica para los niveles de
seguridad y salud, evitando la aparición de errores en su ejecución.
Como en el caso de los procedimientos, se debe seguir el criterio de mantener un mínimo número de
documentos y máxima simplicidad. Por ello, la IT debe:
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Objeto
A qué se aplica y para qué.
Descripción
Explicación paso a paso sobre cómo realizar la actividad, con qué medios de protección, cómo
registrar los resultados y a quién hay que entregar los registros.
Los formatos son los modelos utilizados para la generación de los registros. Deben minimizar el
número de anotaciones a llevar a cabo por los usuarios y, por supuesto, la necesidad de escribir frases.
Los formatos deben contener los elementos necesarios para poder relacionar el registro con la actividad
o elemento al que corresponde y se incorporarán al documento que define la actividad origen de los
datos que se registran.
Deben incorporar un espacio para la identificación de la persona que los realiza y/o aprueba.
Los datos van a permitir medir, analizar, mejorar y controlar los procesos, pero un número grande de
datos puede originar el consumo de importantes recursos tanto materiales como humanos, con el
consiguiente deterioro de otros aspectos funcionales.
No debe olvidarse la Nota del punto 4.4.4 Documentación de OHSAS 18001 que señala que
es importante que se mantenga la mínima documentación que se requiera para ser efectiva y
eficaz.
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Número mínimo.
Que permita evidenciar la eficacia.
Que permita disponer de los datos suficientes para tomar decisiones correctas.
Siempre que sea posible, tendrá soporte informático.
La organización debe identificar y analizar periódicamente y siempre que haya cambios, el modo
correcto de ejecutar las actividades y operaciones que están asociados a riesgos para los que son
necesarios cumplir medidas de control o seguridad, con objeto de documentar a través de instrucciones
de trabajo a pié de puesto, cómo realizar correctamente esas actividades y operaciones, entendiendo por
correcto la forma segura de ejecución.
Entradas
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Salidas
E l detalle del desarrollo de los procedimientos debe asegurar el control de los riesgos de SST
objeto del procedimiento, debiendo ser suficiente para la comprensión por las personas que deben
ejecutar las operaciones. Esto debe ser verificado durante la implantación del sistema. En los
procedimientos se definirán parámetros clave o críticos de la gestión de SST.
Se trata de uno de los elementos críticos de la norma para mantener un adecuado nivel de seguridad y
salud en la empresa. Así mismo, es uno de los elementos fundamentales a la hora de realizar una
integración con los requisitos de calidad y medio ambiente, ya que el ideal de la integración a nivel
operativo pasa por disponer de instrucciones que detallen la manera óptima de ejecutar una
actividad para que cumpla con los requisitos del producto o servicio (calidad), de una forma segura
para el operario y generando la contaminación estrictamente necesaria según el diseño del proceso o
actividad.
Así mismo, se puede incluir una ficha de puesto, que algunas empresas emplean como elemento de
gestión de la prevención.
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Los controles operacionales son necesarios para gestionar los riesgos asociados y cumplir los
requisitos inherentes al sistema de gestión SST. Estos controles operacionales se extenderán a todas las
áreas y actividades, como por ejemplo, a las ventas, compras, investigación y desarrollo, servicios,
oficinas, personal desplazado o trabajo desde casa (teletrabajo), fabricación, transporte y mantenimiento.
Como ejemplos de áreas de actuación en las que se aplicarán criterios específicos, se incluyen:
Los controles operacionales deben ser objeto de revisión de forma periódica para evaluar su continua
idoneidad y eficacia.
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La organización debe elaborar un procedimiento donde se indique la sistemática para identificar los
posibles incidentes y situaciones de emergencia, la preparación de medias preventivas para que no
ocurran, así como medidas de actuación en caso de ocurrencia. Los registros generados son los planes
de emergencia que tenga la empresa, o bien instrucciones o fichas concretas.
Los planes deben ser revisados periódicamente para asegurar que su contenido está vigente. El
procedimiento debe recoger cómo se comprueba la eficacia del plan o procedimientos escritos, su
periodicidad, así como los resultados de su comprobación.
La organización debe considerar la probabilidad de que surjan situaciones de emergencia que tengan
su impacto en la seguridad y salud en el trabajo; por ello, se deberán establecer procedimientos para
identificar situaciones de emergencia potenciales, como:
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1
Incidentes que conducen a daños graves o deterioro de la salud.
Incendios y explosiones.
6
Pandemias/epidemias/brotes de enfermedades contagiosas.
7
Disturbios, terrorismo, sabotaje, violencia en el lugar de trabajo.
Accidentes de tráfico.
Por otra parte, también hay que establecer e implementar los correspondientes procedimientos de
respuesta ante emergencias; estas respuestas deberán concentrarse en la prevención de daños y del
deterioro de la salud y en la minimización de las consecuencias adversas para las personas; estos
procedimientos deberán elaborarse en función de:
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Este punto de la Norma OHSAS 18001 incluye requisitos sobre dos aspectos diferentes:
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Deben identificarse los parámetros clave del comportamiento del sistema con objeto de planificar y
realizar su seguimiento, tanto proactivo (supervisión, inspección, observaciones preventivas) como
reactivo (fallos en el sistema, como accidentes, incidentes, enfermedades y daños materiales).
Entre los parámetros sobre los que establecer seguimientos podemos citar:
Una vez definidos los aspectos a comprobar, la organización debe plantearse la realización de un
Programa de Seguimiento, donde se establezca qué se inspeccionará, con qué periodicidad, quién es el
responsable, qué documentación o instrucción es aplicable, cuál es el resultado aceptable/teórico y qué
registro se emite.
Cualquiera de estos controles, activos o reactivos, al detectar un fallo, deben poner en marcha
la revisión o modificación del sistema en los aspectos que se consideren oportunos, ya que el
proceso de control se orienta a la mejora continua del Sistema.
Gran parte del contenido de este punto de la norma es susceptible de integración con las sistemáticas
equivalentes requeridas en la gestión de calidad y del medio ambiente.
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El seguimiento de las exposiciones para determinar si se han cumplido los requisitos legales y otros
requisitos que la organización suscribe.
Proporcionar datos para evaluar la eficacia de los controles operacionales, o para evaluar la necesidad
de modificar o introducir nuevos controles.
Los resultados de la medición y seguimiento deberán analizarse para identificar los niveles de
cumplimiento; las mediciones pueden ser reactivas o proactivas.
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Este requisito es una novedad de la OHSAS 18001:2007 con respecto a la OHSAS 18001:1999.
En línea con la Norma ISO 14001, requiere que, además de identificar los requisitos legales y otros
aplicables a la organización, se compruebe periódicamente que se cumplen tales requisitos.
Auditorías.
Entrevistas.
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Esta sistemática es susceptible de integración con las exigidas en calidad y medio ambiente.
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La investigación de incidentes es una herramienta importante para prevenir que aquéllos se repitan;
por ello, la organización deberá disponer de uno o varios procedimientos para informar, investigar y
analizar tales incidentes.
En esta investigación se deberán tener en cuenta los resultados y consecuencias reales del incidente
y/o la frecuencia y sus consecuencias potenciales.
Que el informe debería captar todo tipo de incidentes, incluyendo accidentes mayores y menores,
emergencias, cuasi accidentes, instancias de deterioro de la salud y aquellos que tengan lugar sobre su
período de tiempo (por ejemplo, exposiciones).
3
La necesidad de cumplir cualquier requisito legal relacionado con el informe e investigación de
incidentes, por ejemplo, el mantenimiento de un registro de accidentes.
4
Definir la asignación de responsabilidades y autoridades para el informe de incidentes y las
investigaciones subsecuentes.
6
La necesidad de que la investigación sea imparcial y objetiva.
7
La necesidad de concentrarse en determinados factores causales.
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Definir los requisitos para dirigir y registrar las distintas fases del proceso de investigación, tales
como:
Acciones correctivas
Se adoptan para eliminar las causas subyacentes (raíz) de las no conformidades o incidentes
identificados a fin de prevenir su repetición.
Acciones preventivas
Se toman para eliminar las causas subyacentes (raíz) de las potenciales no conformidades o de las
situaciones potencialmente no deseables, a fin de prevenir su ocurrencia.
Como conclusión hay que indicar que la organización debe asegurarse de que:
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Una de las herramientas más importante con la que cuenta el Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo para la mejora continua es la detección y corrección de no conformidades, con el
establecimiento correspondiente de las acciones correctivas y preventivas.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Según su gravedad
Cualquiera dentro de la organización puede detectar que se está produciendo una no conformidad.
Lo que nos pide la norma es que establezcamos un sistema para detectar, recoger y dar tratamiento a
esas no conformidades en un procedimiento.
La norma exige que se defina quién es el responsable del control e investigación de las causas de las
no conformidades. De esta manera, el responsable debe asegurarse de que las causas que han producido
la no conformidad se han eliminado o controlado, de manera que no vuelva a producirse la no
conformidad. Para ello, se establecerán las acciones inmediatas necesarias para remediar la no
conformidad y, en algunos casos, será necesario abrir las correspondientes acciones correctivas o
preventivas. Acciones correctoras y preventivas:
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Acción curativa
O inmediata: aquella que, sin eliminar las causas, minimiza o suprime los efectos de la no
conformidad.
Acción correctiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable.
Acción preventiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
Una vez detectada la no conformidad, es necesario proceder a eliminar las causas que la produjeron.
Para ello, se analizan las posibles soluciones y se escoge la más viable. Elegida la posible solución, se
debe marcar un plazo de implantación o puesta en marcha, en el cual se procederá tanto a implantar la
solución, como a comprobar si es eficaz.
En este sentido, la norma no especifica cuál es el plazo que debemos establecer; si la no conformidad
es grave o de resolución difícil, se deberá adoptar un plazo mayor para su resolución y comprobación
de la eficacia.
Proceso de la no conformidad
Es necesario tener la certeza de la eliminación de las causas ya que, si lo que se ejecuta es una acción
inmediata, no se podrá asegurar que la causa no se volverá a repetir, y por tanto tendremos una
repetición de la no conformidad.
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La organización debe establecer procedimientos para mantener los registros que demuestren el
efectivo funcionamiento del SGPRL. Estos procedimientos han de indicar la forma de prepararlos,
mantenerlos e identificarlos adecuadamente, así como la autoridad para su utilización y destrucción,
requisitos de confidencialidad, requisitos legales sobre su tiempo de conservación y disposición, o
aspectos asociados al tratamiento electrónico de los mismos.
Los requisitos indicados son equivalentes a los establecidos en las Normas ISO 9001 e ISO 14001, y
las sistemáticas, perfectamente integrables.
El control de los registros sirve para demostrar el funcionamiento del sistema de gestión de la SST de
manera eficaz; estos registros ofrecen el nivel de conformidad con los requisitos del sistema, e incluyen:
Registros de mantenimiento y calibración del equipo usado para el seguimiento del desempeño de
SST.
Informes de incidentes.
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Se trata de una herramienta de características comunes para las tres áreas (calidad, seguridad y medio
ambiente), por lo que es susceptible de integración.
La auditoría interna puesta en práctica por la organización sirve para revisar y evaluar el desempeño
y la eficacia del sistema de gestión de la SST; la misma debe ser llevada a cabo a través de personal
especializado de la organización o por personal externo contratado. La auditoría interna comporta:
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Se requiere que la alta dirección revise el funcionamiento global del SGPRL a intervalos definidos,
para evaluar si está perfectamente implantado y si sigue siendo adecuado para alcanzar la política y los
objetivos fijados.
Adaptación de la política.
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Procedimientos no efectivos.
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El procedimiento de revisión del sistema por la dirección describe la sistemática para que las
empresas puedan recopilar todos los elementos del sistema para poder comprobar la situación y
puedan plantear los objetivos de mejora continua para el siguiente ejercicio.
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La revisión por la dirección del desempeño global del sistema de gestión de SST contempla su
idoneidad, adecuación y eficacia.
Estadísticas de incidentes.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
La solución a estas cuestiones se llevará a cabo mediante la revisión del sistema de gestión de la SST
de la organización.
1.8 Resumen
La norma OHSAS 18001 fija los requisitos del Sistema de Gestión que permite a una
organización controlar y mejorar su comportamiento respecto a la prevención de riesgos
laborales.
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2.1 Introducción
La implantación de los sistemas de gestión es un proceso crítico que debe ser planificado con el fin
de que se puedan obtener los objetivos. Una vez que se disponga de los procedimientos confeccionados,
deben ser implantados en la empresa, tanto en el nivel jerárquico (línea de mando) como en los
departamentos.
El SGPRL debe incluirse en el Plan de Prevención, pues sabemos que toda empresa por pequeña
que sea tiene la obligación de diseñar un Plan de prevención. Para ello, se tendrán en cuenta la
naturaleza de la actividad productiva, la plantilla, los factores de riesgo concurrentes y la estructura
organizativa en general.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Asignación de funciones.
Asignación de responsabilidades.
Vigilancia de la salud.
Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación de este Plan de prevención son la evaluación
de los riesgos y la planificación de la actividad preventiva.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Revisión del Plan de prevención como resultado de la valoración del cumplimiento de dichas
medidas o actividades.
L a Estrategia Española está constituida por ocho objetivos en los cuales se vierten propuestas,
actuaciones, medidas, planes de acción, pautas de actuación que tienen como finalidad la reducción de la
siniestralidad laboral y la consecución de un nivel de excelencia preventiva; también, se llevan a cabo
algunas previsiones que necesitan modificaciones legales, es decir, a través de una norma reglamentaria.
En el caso de que el SGPRL se diseñe e implante en una empresa que cuente con otros sistemas de
gestión afines –sistemas de gestión ambiental, sistemas de gestión de calidad, sistemas de seguridad de la
información o de responsabilidad social corporativa- debe haber una fase de Integración de Sistemas de
Gestión.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Esta integración puede ocurrir a lo largo de cada una de las fases anteriores o de forma independiente
según la situación particular de cada empresa. En cualquier caso, la integración del SGPRL con el resto
de sistemas de gestión aumentará la eficacia y rentabilidad de la gestión trasversal de la
organización.
No obstante, conviene abordar los principales sistemas de gestión que afectan a las organizaciones en
base a las normas UNE-EN ISO 9001 sobre calidad, UNE-EN ISO 14001 sobre medioambiente y el
modelo OHSAS 18001 y 18002 sobre seguridad y salud en el trabajo.
Hace veinte años que se aprobó la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, creando un
nuevo marco de referencia y, sin embargo, la siniestralidad laboral no deja de crecer. Se ha llegado a la
convicción que la prevención defensiva, definida como aquélla que pretende cumplir las normas para
evitar la acción represiva, no es suficiente; más bien parece baldía.
Es necesario pasar a una prevención activa tendente a la excelencia dentro de la mejora de las
organizaciones empresariales. Quizás, sea esta la única fórmula que en estos momentos existe para
afrontar con éxito la protección de la salud de los trabajadores mediante la reducción de la
accidentalidad a índices asumibles por la sociedad.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Para la revisión, análisis y adaptación del Sistema de Gestión, se procederá a crear un grupo de
trabajo ad hoc, con las siguientes funciones:
En esta fase se realiza la previsión de los recursos económicos, humanos y materiales necesarios
para la implantación y funcionamiento del SGPRL. Económicamente se define un presupuesto
preventivo con la dotación monetaria que cuenta el SGPRL.
En relación a los recursos humanos, se define la estructura organizativa del SGPRL. Se acuerda
la necesidad de contar con profesionales externos o no, y se comunican por escrito para cada
cargo o puesto de trabajo cuáles son sus funciones, responsabilidades y autoridad dentro del
SGPRL. Es importante que la distribución de responsabilidades y autoridades vayan asociadas.
Así, se evitará hacer responsable de funciones preventivas a aquellas personas a quienes no se les
haya proporcionado previamente autoridad suficiente para ordenar actuaciones.
Materialmente, se definen el soporte o las herramientas materiales con las que contará la
implantación y funcionamiento del SGPRL (aplicaciones informáticas, equipos audiovisuales, etc).
Planificación
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Una vez establecida la Política y con los datos iniciales de seguridad en la mano, la Dirección
General en colaboración con el resto de responsables de departamento fijan los objetivos y metas
preventivas del SGPRL. Estos objetivos y metas son generales y hacen referencia a la situación
inicial y global de la seguridad en la empresa. Por ello, estos objetivos y metas suelen ser más bien
cualitativos y estratégicos. La experiencia empresarial de la implantación de SGPRL demuestra que la
documentación de este tipo de objetivos y metas también suele tener lugar cuando se termina de crear
toda la documentación del SGPRL.
Hay que destacar que el documento nunca va a incluir una relación de todas las actividades, ni una
descripción exhaustiva de ellas. Al contrario, el documento relaciona actividades con un cierto grado
de criticidad y describe, de forma genérica, tales actividades. Si se considera necesario, para
determinadas actividades se establecen instrucciones que las describan y se referencian en el
documento (documentación complementaria).
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Que la implantación se inicie una vez elaborados todos los Procedimientos Generales.
Que la implantación se realice de forma paralela a la elaboración de los procedimientos,
iniciando la implantación de éstos a medida que se elaboran.
El grupo de trabajo, procederá a elaborar un plan de implantación del SGPRL, el cual incluirá
los siguientes aspectos:
En el formato se reflejará:
Nombre de la empresa.
Responsable de la implantación.
Fecha de inicio de la implantación y fecha en que todas las actividades del proceso deben haberse
realizado.
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Implantación
En este estadio comienza el trabajo de campo. Tiene lugar entonces el inicio real de la
implantación del SGPRL. Por los elementos que combina, a su vez, se pueden distinguir tres etapas
diferentes dentro de la fase de implantación. Éstas son:
Evaluación
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Documentación
Puesta en marcha
La puesta en marcha es la fase que mayor esfuerzo requiere del responsable del SGPRL, porque
tiene que conseguir cumplir personalmente y hacer cumplir al resto de trabajadores las tareas del
SGPRL. En ocasiones y dependiendo de la cultura de la empresa, sin el respaldo de la Dirección,
y la actitud y mentalidad del personal, esto puede convertirse en una misión casi policial.
El éxito del Plan de Integración se basa que todos los involucrados directa o indirectamente en el
proceso de integración conozcan dicho Plan. Para ello, el Plan reserva uno de sus capítulos a la
planificación de un programa de comunicación sobre la integración de alcance tanto interno como
externo.
Generalmente, los planes de integración se diseñan sobre el Sistema de Gestión de la Calidad, por
lo que es muy posible que nos encontremos con falta de colaboración por parte de los miembros y
responsables de los Sistemas de Gestión Ambiental y SGPRL. La publicación del Plan de Integración
y las campañas de comunicación interna deberían sensibilizar a todos a favor de la integración.
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Comunicación de responsabilidades
1. Estipular en detalle todas las tareas que la persona implicada debe llevar a cabo:
operativas, de control, de supervisión, de registro y de comunicación.
2. Entregar la documentación de referencia: los procedimientos y otros documentos
necesarios (normas, etc.).
3. Indicar la necesidad de realizar documentación complementaria: instrucciones.
4. Indicar la necesidad de elaborar formatos.
5. Comunicar la planificación detallada de la implantación del procedimiento.
6. Formación.
Control y seguimiento
A la vista de los resultados del control y seguimiento realizado, esta fase incluye determinar un
plan de acciones y medidas correctivas para enmendar las desviaciones o irregularidades del
SGPRL.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
La periodicidad con que esta fase tiene lugar está determinada por la situación de la empresa y el
riesgo de sus actividades.
Como cualquiera de los sistemas de gestión, el Plan de Integración posee unos mecanismos de
seguimiento para supervisar su propio funcionamiento. Se trata de la elaboración de informes de
seguimiento con copia a todas las partes involucradas.
Por último, el Plan de Integración reserva uno de sus apartados a la definición de acciones y
recursos destinados a paliar posibles imprevistos. El objeto tanto de las actividades como de la
reserva de recursos es la de minimizar los riesgos del Plan de Integración, prevenir el malgasto de
recursos durante la integración y aumentar la capacidad de reaccionar ante desviaciones.
Auditoría
Como se ha venido comentando a lo largo del texto, la mejora continua es uno de los principios
fundamentales de los SGPRL. Este principio nos permite depurar el SGPRL a través de la
elaboración de planes de actuación que corrijan errores o proyecten oportunidades no detectadas
con anterioridad.
Sistema de indicadores
El sentido de los indicadores radica en su utilidad. Los indicadores son usados como medio de
información que describe no sólo la situación de un aspecto del SGPRL en un momento dado, sino
además, su evolución en el tiempo.
Establecer, analizar y/o evaluar objetivos y metas preventivas (programas o planes de seguridad
laboral).
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Establecer, analizar y/o evaluar interacciones entre las acciones preventivas y otros entornos de
decisión (ambiental, económico, productivo, etc.).
Como herramienta de gestión integrada en los SGPPRL, los indicadores además sirven para
facilitar la toma de decisiones empresariales. En virtud de esta funcionalidad los indicadores
preventivos o de seguridad pueden clasificarse en tres grupos:
Indicadores de Excelencia
O Eficacia de la Seguridad: medida en que el SGPRL consigue cubrir las expectativas de sus
clientes (trabajadores y empresa). Aquí se puede aplicar el concepto de gestión de la calidad de
satisfacción del cliente o grado en el que los trabajadores y empresa perciben que el SGPRL ha
cumplido con los acuerdos establecidos.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Auditorías
Las auditorías son un eficaz instrumento empresarial para la mejora de las operaciones, destacando
este papel positivo frente a la interpretación, ya superada, de un sentido fiscalizador y sancionador.
Esta finalidad de mejora debe estar claramente asumida por la Dirección que solicite la Auditoría y
las personas cuya gestión es auditada.
Ampliando y adaptando esta definición general al caso de los SGPRL, este tipo de auditorías se
definen como:
No es, por tanto, una simple inspección más o menos detallada sino que se analiza cómo funciona
el sistema de prevención a lo largo del tiempo, cómo está concebido, dimensionado y atendido, e
intenta vislumbrar qué resultados ofrecerá en el futuro.
Frente a este considerable coste, la empresa debe ser conocedora de que las mejoras derivadas de la
auditoría compensan con creces, a medio y largo plazo, la dedicación económica prestada.
La decisión de llevar a cabo una auditoría sobre los SGPRL puede estar motivada por una o varias
de las siguientes razones:
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Obligación legal
Además, las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos
también deberán auditarse.
La auditoría del SGPRL de las empresas que desarrollen las actividades preventivas de esta
forma tendrá como objeto las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos
propios y su integración en el sistema general de gestión la empresa, teniendo en cuenta la
incidencia en dicho sistema de su forma mixta de organización, así como en que están coordinados
los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevención de riesgos laborales. En este
caso, el contenido, la metodología y el informe de la auditoría habrá de adaptarse al objeto
establecido. (art. 29.2. RSP y art. 31 bis RSP).
Voluntad de la empresa
Siguiendo con los requisitos exigidos por el (art. 30 del RD 39/1997) Reglamento de los
Servicios de Prevención, la auditoría tiene como objetivos directos:
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Otros beneficios
Paralelamente existen otros beneficios secundarios derivados del desarrollo de una auditoría
como, por ejemplo: su uso como catalizador para la sensibilización de todo el personal de la
organización; las oportunidades de comunicación directa de los técnicos de prevención con la
Dirección de la empresa y el conocimiento de ciertos aspectos de la seguridad por parte de ésta; la
formación e información adicional que pueden suministrar los auditores de determinadas facetas
poco conocidas o no significadas con anterioridad; o la identificación de responsabilidades no
reconocidas ni asumidas en el organigrama.
2.3 Resumen
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
En el caso de que el SGPRL se diseñe e implante en una empresa que cuente con otros
sistemas de gestión afines –sistemas de gestión ambiental, sistemas de gestión de calidad,
sistemas de seguridad de la información o de responsabilidad social corporativa- debe haber
una fase de Integración de Sistemas de Gestión.
La implantación de los sistemas de gestión es un proceso crítico que debe ser planificado con
el fin de que se puedan obtener los objetivos. Una vez que se disponga de los procedimientos
confeccionados, deben ser implantados en la empresa, tanto en el nivel jerárquico (línea de
mando) como en los departamentos.
Con el fin de lograr una correcta implantación de los SGPRL, es necesario que se involucre
toda la empresa en el proceso, de ello dependerá, en gran medida, el éxito del proyecto.
Para lograr este objetivo es necesario que se planifique el proceso de implantación y se realice
una difusión del mismo en toda la organización.
La puesta en marcha es la fase que mayor esfuerzo requiere del Responsable del SGPRL,
porque tiene que conseguir cumplir personalmente y hacer cumplir al resto de trabajadores las
tareas del SGPRL. En ocasiones y dependiendo de la cultura de la empresa, sin el respaldo de la
Dirección, y la actitud y mentalidad del personal, esto puede convertirse en una misión casi
policial.
Las Auditorías son un eficaz instrumento empresarial para la mejora de las operaciones,
destacando este papel positivo frente a la interpretación, ya superada, de un sentido fiscalizador
y sancionador. Esta finalidad de mejora debe estar claramente asumida por la Dirección que
solicite la Auditoría y las personas cuya gestión es auditada.
3.1 Introducción
Las organizaciones empresariales, por lo general, disponen de sistemas de gestión implantados, como
el de gestión de la calidad según la norma UNE-EN ISO 9001:2008 ó el de gestión ambiental según la
norma UNE-EN ISO 14001:2004.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
La Norma OHSAS 18001:2007, como norma de gestión, tiene similitud con los sistemas de gestión
de la calidad y, sobre todo, con el sistema de gestión ambiental. Por lo que, aquellas actividades que se
embarquen en el diseño e implantación de un sistema de gestión de prevención de riesgos laborales
según la Norma OHSAS 18001:2007, pueden emplear todos aquellos elementos documentales
existentes en la empresa para este último sistema.
Cuando se habla de modelos integrados, hay que referirse a la integración de los sistemas de calidad,
prevención de riesgos laborales y medio ambiente.
Dicho de otra forma, esta integración deberá efectuarse a partir de las Directrices de la OIT, o de la
especificación OHSAS y de las normas de calidad UNE-EN ISO 9001:2008 y medio ambiente UNE-
EN ISO 14001:2004.
Integrados los sistemas, deviene la posibilidad de efectuar auditorías de los mismos y correspondiente
certificación, también integrada.
Al respecto, procede invocar como novedad la norma UNE 66177:2005 que lleva el título Guía para
integración de sistemas de gestión. En capítulos precedentes se han comentado las Directrices de la OIT
sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, así como la especificación OHSAS
18001:2007 y OHSAS 18002:2008.
Por otra parte, la exposición de modelos integrados exige una explicación resumida de la UNE-EN
ISO 9001:2008 sobre el sistema de gestión de calidad y la UNE-EN ISO 14001:2004 sobre el sistema
de gestión medioambiental, ya que la citada Guía contempla los tres sistemas a que se ha aludido en esta
pequeña introducción.
Se analiza a continuación, de forma sumario, los elementos básicos contenidos en las respectivas
normas reguladoras de los sistemas de gestión de la calidad y medioambiental.
La norma ISO 9001, cuya última adecuación y modificación data del 2008, pretende ser punto de
referencia inexcusable para implantar sistemas de calidad que, a través de una mejora continua llegue a
la satisfacción de las aspiraciones de los clientes.
Liderazgo de la dirección
Esta debe comprometerse en el desarrollo de la gestión del sistema de calidad estableciendo las
políticas y los objetivos y proporcionando los recursos necesarios.
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Enfoque al cliente
Consiste en la determinación de los requisitos relacionados con el producto que darán satisfacción al
cliente.
Gestión de recursos
La organización debe proporcionar los recursos para implementar el sistema de calidad mediante el
cumplimiento de los requisitos; comprende los recursos humanos más los de infraestructura y los
edificios, equipos e instalaciones para procesos y servicios.
Mejora continua
La organización establecerá métodos de seguimiento, de medición y análisis para asegurar la mejora
continua y eficacia de sistema de gestión de la calidad. Tratándose de un sistema certificable, la
auditoría externa será el instrumento empleado para subsanar las inadecuaciones o las no
conformidades.
Documentación
La norma internacional ISO 9001 prevé declaraciones documentadas de la dirección respecto de la
política de calidad y sus objetivos, la elaboración de un manual y de los procedimientos exigidos por
la organización, así como los registros necesarios y sus métodos de control.
El enfoque de esta norma internacional es la protección del medio, centrada en los aspectos
ambientales de la organización, es decir, de las actividades susceptibles de generar impactos; es
momento de hacer mención al sistema EMAS III aprobado por el Reglamento de la Comunidad
Europea nº 1221/2009, actualmente en vigor, que introduce especificaciones de mayor rigor.
No obstante lo anterior, aquí interesa la ISO 14001:2004 que diseña un sistema de gestión
medioambiental en base a los siguientes principios:
Política medioambiental
La alta dirección de las organizaciones debe definir la política ambiental, determinando los objetivos,
el compromiso de mejora continua, los recursos materiales y financieros, el cumplimiento de los
requisitos legales y la elaboración de los correspondientes documentos.
Planificación
Esta comprende fundamentalmente los aspectos ambientales como emisiones a la atmósfera, vertidos
a aguas, ruido, etc., los requisitos legales incluyendo las normas de la Comunidad Europea, Estatales
y de las Comunidades Autónomas y otros requisitos y objetivos, metas y programas.
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Implementación y operación
Esta tercera fase del ciclo de gestión se refiere a la implantación y controles operacionales,
comprendiendo sustancialmente los recursos, funciones y responsabilidad, competencia y formación,
control de documentos y control operacional.
Verificación
Esta fase comprende el seguimiento y medición, la evaluación del cumplimiento legal, las no
conformidades con sus acciones correctivas y preventivas, el control de los riesgos y la auditoría
interna.
No obstante, ¿es posible la integración de los tres sistemas? En principio sí, aunque ello depende de la
naturaleza de las organizaciones. Si se analizan las tablas de la norma ISO 14001:2004, especificación
OHSAS 18001:2007 y norma ISO 9001:2008, se pueden apreciar ciertas coincidencias:
1
Parten de una política en la que se fijan los objetivos y metas a conseguir.
2
Liderazgo y compromiso de la dirección.
3
Planificación a través de programas, previa identificación de necesidades, teniendo en cuenta los
requisitos del sistema.
4
Implantación y ejecución de los programas respecto a los procesos productivos, así como la revisión
y valoración de sus resultados.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
5
Capacitación y concienciación de todo el personal, así como la designación de ciertos responsables
técnicos.
6
Acción preventiva y correctora en la búsqueda de la mejora continua.
7
Sistema de comunicación interno.
8
Elaboración de la documentación y control de la misma.
Planificar
Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos
y políticas de la organización.
Hacer
Implementar procesos.
Verificar
Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y de los productos respecto a las políticas, los
objetivos y los requisitos.
Actuar
Adoptar acciones para mejorar continuamente el desempeño de la organización.
La norma UNE 66177:2005, después de efectuar una breve exposición y contemplar el objeto y
campo de aplicación, normas para consulta y términos y definiciones, aborda la parte sustantiva
compuesta por la estructura del proceso de integración, el desarrollo del plan de integración,
implantación del plan de integración y revisión y mejora del sistema integrado de gestión.
A continuación, se hace un somero comentario de esta norma que pretende llegar a la integración a
través de los procesos.
El proceso de integración está basado en el ciclo PHVA y consiste en la aplicación del ciclo de
mejora continua de acuerdo con la figura siguiente.
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Las normas OHSAS 18001 y 18002
Ciclo PHVA
En el caso de que la empresa en la que se implante el SGPRL cuente con otros sistemas de
gestión afines, las fases del SGPRL deberían integrarse no solamente en el seno de la actividad
empresarial (mapa de proceso operativo de la empresa) sino, además, en el del desarrollo de los
sistemas de gestión existentes (mapa de elementos de cada uno de los sistemas de gestión
existentes).
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mediación de la norma UNE 66177:2005, sobre Sistemas de Gestión. Guía para la integración de los
sistemas de gestión.
La norma UNE 66177:2005 pretende proporcionar directrices para desarrollar, implantar y evaluar
el proceso de integración de los sistemas de gestión de la calidad (SGC), gestión ambiental (SGA) y
gestión de la prevención de riesgos laborales (SGPRL). En ningún caso, la norma UNE 66177:2005
reemplaza a las normas existentes sobre sistemas de gestión –normas ISO 14001:2004, ISO 9001:2008,
OHSAS 18001:2007, etc.-. Además, esta norma es de aplicación a cualquier organización
independientemente de su tamaño y del sector económico al que pertenezca.
No es una norma certificable porque no se trata de una norma que determine los requisitos de un
sistema de gestión integrado, sino una norma que define una herramienta de gestión, los Planes de
Integración, que sirven para integrar sistemas.
El método de integración de sistemas que propone la norma UNE 66177:2005 se basa en el enfoque
de procesos y el ciclo de la mejora continua o ciclo de Deming (PHVA) –Planificar, Hacer, Verificar,
Actuar-. La herramienta de integración utilizada es el Plan de Integración, que consiste en un
programa de actividades necesarias para integrar los sistemas de gestión.
Método de Integración.
Programa de Actividades.
Publicación de la Integración.
Mecanismos de seguimiento.
Antes de elegir el método de integración de los sistemas de gestión, se debe conocer el grado de
madurez de los SGC, SGA y SGPRL con el que cuenta la empresa. Este estudio previo es lo que en el
Plan de Integración se conoce como Análisis de Contexto: Situación Inicial. Según la norma UNE
66177:2005 en función del grado de madurez de los sistemas de gestión existen distintas situaciones
iniciales.
Método básico
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Método avanzado
Es continuidad del método básico y exige experiencia y un buen nivel de madurez y su aplicación
comprende a un conjunto importante de procesos, aún los críticos mediante la confección del
correspondiente mapa de los mismos.
Método experto
Es la continuidad del método avanzado y presupone que en un corto período de tiempo el sistema
de gestión integrada se extienda a todas las áreas, alienando los distintos procesos con las estrategias
de la organización.
Apreciadas las posibles deficiencias, se procede a la revisión del sistema integrado de gestión, no
individualmente de cada sistema, para determinar las prioridades y los objetivos a alcanzar.
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Recursos humanos
En el capítulo de los recursos humanos que hacen posible los procesos, hay que incluir los
siguientes conceptos en materia preventiva:
La formación y capacitación de las personas dedicadas como staff a la prevención, así como
la elección de las modalidades organizativas.
La formación e información de los trabajadores.
La formación, información, participación y consulta de los representantes de los
trabajadores.
La vigilancia de la salud.
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Recursos económicos
A la formación en prevención.
A la adquisición de equipos de protección individual.
A la adquisición de equipos o material de protección colectiva.
A la vigilancia de la salud.
A la gestión de la prevención en general: evaluación de riesgos, planificación, ejecución y
revisión.
En la realización del producto a través de procesos hay que contemplar los riesgos laborales que
puedan concurrir, procediendo a su identificación y a la elaboración de procedimientos de trabajo
seguros o buenas prácticas preventivas. De esta forma se produce la integración de la prevención en
los procesos, teniendo en ello los mandos directos un papel trascendental.
El tratamiento del producto, además de contemplar los requisitos que satisfacen al cliente, requiere
la determinación y concreción de:
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La medición y análisis del desempeño incluirá también los aspectos relativos a la prevención de
riesgos laborales. Para ello se emplearán procedimientos comunes como auditorías internas, inspección
de las instalaciones y de las condiciones del entorno, así como la investigación de accidentes e
incidentes.
E l objetivo final es la mejora continua del sistema, en este caso, integrado a través de la acción
preventiva y correctora, bajo la responsabilidad y los auspicios de la dirección. Ello comporta:
También pueden apreciarse los elementos del sistema de gestión ambiental y de seguridad y salud en
el trabajo a través de las figuras siguientes:
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B1. Opción I
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B2. Opción II
Integración parcial, respetando las diferencias de cada uno de los sistemas y tratando
conjuntamente las similitudes.
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El modelo EFQM de excelencia, versión 1999, es un modelo de gestión de la calidad que puede ser
empleado para la prevención de riesgos laborales. Consta de nueve elementos, cinco de ellos
denominados agentes facilitadores y cuatro que se refieren a los agentes resultados. En el siguiente
esquema se puede apreciar la interacción entre los distintos agentes.
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Criterio 1: Liderazgo
Los líderes deben implicarse activamente tanto en la calidad como en la salud laboral y
medioambiente para alcanzar una mejora continua de la organización a través de la gestión de los
recursos y de los procesos.
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Criterio 2: Política y estrategia
La definición de los objetivos y metas, así como de las estrategias y procedimientos relativos a la
gestión de los procesos es aplicable a la prevención. La salud laboral en cuanto objetivo se consigue a
través de la planificación de actividades y su ejecución.
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Criterio 3: Personas
Las personas como agentes facilitadotes de los resultados han de ser contempladas también como
sujetos activos y pasivos de los riesgos laborales. Por ello, las personas en cuanto empleados de la
organización deben:
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Criterio 5: Procesos
La prevención de riesgos laborales debe integrarse en cada una de las fases del proceso productivo,
lo que conlleva la puesta en práctica de las siguientes consideraciones asertivas:
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En este criterio se incluiría la imagen y el prestigio que se adquieren cuando una empresa no tiene
accidentes espectaculares, que se vería incrementado cuando los propios productos o servicios
puestos en manos de los clientes o del público son totalmente neutros en materia preventiva.
Una buena política de prevención previene a la organización de cualquier evento adverso para la
salud de su componente humano o repara el ya sobrevenido a través de técnicas como la
investigación de accidentes e incidentes y las inspecciones y observaciones de las condiciones en las
que se prestan los servicios.
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Criterio 8: Resultados en la sociedad
La implementación de los agentes facilitadores de acuerdo con los criterios del modelo reporta
efectos positivos en la sociedad:
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El logro final consistirá en la implantación de una excelencia preventiva que redundará, a su vez,
en una mayor productividad y calidad. Se trata de crear un valor añadido generado por la sinergia
entre las distintas actividades interdependientes o idénticas para lograr fines inmediatos que se funden
en la organización.
La OHSAS 18001:2007, como norma de gestión, tiene similitud con las normas de gestión
ambiental y de calidad, por lo que es interesante aprovechar las sinergias que puedan existir en
la empresa.
Las organizaciones empresariales que quieran diseñar un sistema de gestión de la prevención según la
Norma OHSAS 18001, pueden emplear los elementos documentales de los sistemas de gestión
ambiental (ISO 14001) y de calidad (ISO 9001), dado que existen elementos comunes, como ha
quedado patente en el análisis realizado en el apartado anterior.
En la siguiente tabla se realiza la comparación de las tres normas entre apartados. En la tabla
comparativa se incluye también la equivalencia con la OHSAS 18001:1999 por ser la norma de
referencia en empresas que ya habían obtenido la certificación correspondiente durante su vigencia y
para las empresas que están actualmente en vías de certificarse en 18001:1999. Es significativo recordar
que para estas empresas la norma fue aplicable hasta julio de 2009.
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Tal como se observa en la tabla, existe una gran similitud entre los tres sistemas, y sobre todo entre el
sistema de gestión de la prevención y el sistema de la gestión ambiental.
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Partiendo del sistema de gestión ambiental según la norma UNE-EN ISO 14001:2004, se pueden
emplear gran parte de los procedimientos para el diseño del sistema de gestión de prevención de riesgos
laborales.
Si realizamos una comparación entre las exigencias de las normas ISO 14001 y OHSAS 18001,
podemos indicar que los siguientes procedimientos son prácticamente similares o equivalentes:
Procedimiento de comunicación.
Procedimiento para la evaluación del cumplimiento legal (incluido por OHSAS 18001:2007).
Un comité de expertos de la Organización Internacional del Trabajo elaboró las directrices a seguir
para la implantación de sistemas de seguridad y salud en el trabajo sin ánimo de certificación.
A continuación se expone la correspondencia entre los capítulos de los estándares OHSAS y los
contenidos de dichas directrices ILO-OSH.
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Correspondencia entre los capítulos de los estándares OHSAS y los capítulos de las directrices
ILO-OSH
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3.7 Resumen
La OHSAS son especificaciones sobre los requisitos que deben conformar un sistema de
gestión de prevención de riesgos laborales; sus proclamas tienen carácter imperativo y, por ello,
tales especificaciones son auditables, previa realización de la correspondiente auditoría.
Cuando se habla de modelos integrados, hay que referirse a la integración de los sistemas de
calidad, prevención de riesgos laborales y medio ambiente. Esta integración deberá efectuarse a
partir de las Directrices de la OIT, o de la especificación OHSAS y de las normas de calidad
UNE-EN ISO 9001 y medio ambiente UNE-EN ISO 14001. Integrados los sistemas, deviene la
posibilidad de efectuar auditorías de los mismos y también certificación integrada. Al respecto,
procede invocar como novedad la norma UNE 66177:2005 que lleva el título Guía para
integración de sistemas de gestión.
Las empresas que dispongan de sistemas de gestión ambiental o de la calidad pueden emplear
parte de estos sistemas para el diseño e implantación del sistema de gestión de la prevención.
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Ejercicios
datos.doc
Pasos a seguir
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