Capítulo 5

Sistematización de la propuesta

1.1 Experiencia vivida

La experiencia vivida durante la implementación de la propuesta fue altamente gratificante.
En ella desde un principio fue posible percibir que la formación académica recibida tendría
sus efectos. Para llevar a cabo la fase de diagnóstico fueron de gran utilidad los
conocimientos adquiridos en los cursos de gestión de proyectos, investigación educativa y
procesos de sistematización.
La primera fase fue un reto, ya que en las instituciones hay aún cierto hermetismo para hacer
mención de las situaciones que constituyen debilidades y amenazas, sin embargo, mediante
la aplicación adecuada de las herramientas de investigación fue posible obtener la
información que necesitábamos.
La revisión de bibliografía especializada nos dio la oportunidad de ver la gran cantidad de
material que se ha producido al respecto. Es notable la cantidad de autores que en su momento
han abordado el tema de la organización y delegación de funciones como parte de las
acciones propias del proceso administrativo.

Por otra parte, el acercamiento a los miembros del Consejo Administrativo constituyó todo
un desafío ya que la experiencia que los mismos poseen es notable. Sin embargo, se pudo
notar que la experiencia mencionada sumada a la formación del practicante generó buen
binomio de tal naturaleza que fue posible llegar a la creación del manual de Organización y
funciones.

Fue notable el proceso de conformación del manual, ya que sorprendentemente, aunque

conocían ya mayor parte de las funciones, también las había tales que no sabían a quien le
correspondían. Fue necesario por lo tanto realizar un consenso, de tal manera que en forma
equitativa y en función de la jerarquía y naturaleza del cargo podían ser asignadas. Se logró
finalmente la conformación del Manual y quedó listo para su implementación.
En la última semana de la práctica se implementó el uso del manual y comenzó el proceso de
evaluación permanente del mismo con la finalidad de medir su efectividad y a la vez
determinar los vacíos de forma o de procedimiento que hubieran quedado sin cubrir.

El Consejo Administrativo manifestó su beneplácito por la labor realizada y se comprometió

a hacer el mejor uso posible del producto generado.

1.2 Reconstrucción histórica

Del 1 al 5 de Identificación de problemas de solución prioritaria: Durante este período se

Septiembre
procedió a llevar a cabo la fase de diagnóstico institucional, para el cual fue
necesario hacer uso de diferentes formas de investigación. Para llevar a cabo
la descripción del establecimiento se aprovechó el conocimiento y experiencia
de los informantes, los cuales ofrecieron los datos más relevantes del plantel.
Por otra parte, se revisaron los archivos del centro educativo y mediante
Acuerdos gubernativos, Acuerdos Ministeriales y documentación diversa fue
posible llevar a cabo la reconstrucción de la histórica del mismo. De la misma
manera mediante entrevistas y observaciones directas fue posible la
elaboración del análisis FODA que sirvieron de base para la construcción del
árbol de problemas y de objetivos respectivamente.

Del 6 al 8 de Adquisición de basamento teórico: Esta actividad consistió en la revisión de

Septiembre
bibliografía especializada. Se consultaron tanto libros en formato físico como
digital. También se aprovechó para consulta material sintetizado en tesis
profesionales relativas a la temática abordada. De igual manera, hubo
oportunidad para observar material audiovisual en línea para formarse una idea
más concreta del asunto que se abordaba.

Del 9 al 12 de Identificación de responsabilidades: En esta actividad, aprovechando la buena

septiembre
voluntad de los miembros del Consejo Administrativo y demás personal de
administración, se procedió a identificar, enumerar y delegar las funciones
 administrativas. Se aprovechó lo obtenido en el marco teórico para elaborar un
listado lo suficientemente amplio para cubrir todas las acciones y funciones
que corresponden al área en estudio. Se llevaron a cabo lluvias de ideas, se
elaboraron flujogramas para determinar el nivel de las responsabilidades y el
curso de las mismas. Se plantearon casos tomados de la realidad cotidiana para
determinar las acciones administrativas que los mismos conllevan e identificar
a los responsables de cada función.

12 al 18 de Elaboración de Manual de Organización y funciones: Con toda la información

septiembre:
que se generó en los pasos anteriores se procedió a la elaboración del manual.
En la primera parte se redactó una breve descripción del establecimiento y del
área administrativa. Se incluyó una pequeña reseña histórica del centro de
estudios, la misión, la visión y el organigrama del mismo. En la sección
correspondiente se elaboraron los perfiles de puesto y se enumeraron las
funciones de cada uno. En la parte final se generó un apartado en el cual se
describen las sanciones que se aplican cuando se incurre en incumplimiento
del manual.

19 al 21 de Socialización de Manual de Organización y funciones: En este apartado, se

septiembre
llevaron a cabo tres sesiones de cuatro horas cada una en las cuales se analizó
cada una de las funciones y normas contenidas en el manual. Cada uno de los
miembros de la administración recibió un ejemplar del manual de funciones.
Se procedió a llevar a cabo las notas la margen para mejorar la comprensión
del manual. Durante cada una de las sesiones se ofreció una refacción a los
participantes.

22 de Implementación de Manual de Organización y funciones: Se convino en forma

septiembre
unánime que el manual de organización y funciones debía de comenzar a
aplicarse a partir del veintidós de septiembre. Los miembros del departamento
de administración se comprometieron a colaborar para lograr el cumplimiento
del manual.
Del 22 de Actividades de monitoreo y sostenibilidad: La Directora Técnica del
septiembre al
2 de octubre establecimiento llevó a cabo las supervisiones necesarias para verificar que el
manual estuviera siendo aplicado de la forma en que se convino, habiendo
encontrado mucha satisfacción de parte del personal de administración.
También se aprovecharon los datos ofrecidos por otros informantes que hacen
uso del servicio de este departamento.

5 de octubre Evaluación de la implementación del Manual de Organización y funciones: Se

realizó una sesión con la presencia del Consejo Administrativo y el Estudiante
Practicante en donde se analizaron los alcances y limitaciones del manual. Se
llevaron a cabo anotaciones marginales y se convino elaborar una nueva
edición del manual con todas las correcciones realizadas.

6 de octubre Sistematización de la experiencia: Se elaboró el informe de sistematización de

la experiencia vivida incluyendo en la misma la descripción de la propuesta,
el desarrollo cronológico de su implementación y la lista de lecciones que la
misma generó.

5.3 Objeto de la sistematización de la propuesta

La sistematización de la propuesta tiene como objeto servir de guía para la realización de

propuestas similares o diferentes en el futuro. Con esta sistematización se tiene una visión
clara, concisa y cronológica de todos los procesos que involucra la implementación de un
manual de organización y funciones del personal administrativo. Con este proceso es posible
analizar los aciertos y yerros cometidos durante el proceso de tal manera que pueda
reflexionarse sobre los mismos y superarlos en el futuro en la línea que corresponda.

1.3 Principales lecciones aprendidas

Dentro de las lecciones aprendidas a través de este proceso de sistematización se pueden
enumerar las siguientes:

a. No importa el nivel de experiencia que una institución posea, siempre existirá la

oportunidad de mejorar sus procesos y sus productos cuando se hace un diagnóstico
profundo de su funcionamiento.
b. La formación académica obtenida en UPANA efectivamente capacita al profesional
para llevar a cabo cambios significativos, tanto en una institución donde realice su
práctica como en cualquiera en donde se desempeñe en el futuro.
c. El conocimiento exacto de las funciones que corresponde a un cargo es un elemento
que potencia y magnifica el rendimiento de un empleado.
d. En la medida en que cada miembro del personal del departamento de Administración
conozco sus funciones y obligaciones en mayor capacidad estará de cumplirlas.
e. Los procesos de sistematización son de gran ayuda para la reflexión de los proceso
encaminado a llevar a cabo cambios sustanciales en un institución, sea cual sea su
naturaleza.
ANEXOS