CUENTAS DE ORDEN

INTRODUCCIÓN
La entidad realiza otro tipo de transacciones u operaciones que no afectan directamente los
recursos (activo) ni sus fuentes, tanto ex-ternas como internas (pasivo y capital), pero cuyo efecto
futuro puede hacerse evidente. en el momento de darse la transacción. No se afectan los
resultados de operación ni la situación financiera de la entidad, pero en el futuro existe la
posibilidad de que pueda ocurrir, por lo que es necesario recurrir a otros tipos de registros que
permitan tener informados a los lectores.

Valores reales: Son aquellos que afectan o modifican saldos de las cuentas de activo, pasivo,
capital y resultados de la entidad.
Valores contingentes: Son los que no afectan o modifican al activo, pasivo o capital, en tanto que
la contingencia subsiste, pues una vez que se realiza se convierten en valores reales.

Se puede afirmar entonces que una contingencia está ligada a una incertidumbre o posibilidad de
que alguna situación pueda, o no, llegar a suceder. Para registrar este tipo de operaciones la
contabilidad usa un nuevo concepto, denominado cuentas de orden.

CONCEPTO
Con base en lo comentado se puede afirmar que las cuentas de orden son los registros utilizados
para contabilizar las transacciones que no afectan el activo, pasivo, capital y resultados de la
entidad; sin embargo, es necesario registrarlas para reconocer los valores ajenos, contingentes,
emitidos o como un instrumento de control o recordatorio.

Casos para emplear cuentas de orden:

a) Para el registro de valores y bienes ajenos que recibe la entidad, como las mercancías que
se aceptan a comisión para su venta, recibiendo a cambio una comisión de los depósitos
en garantía, denominados también depósitos en prenda.
b) Para el registro de valores contingentes, derivados de transacciones en las cuales la
empresa adquiere una responsabilidad aleatoria o contingente, que puede convertirse en
un pasivo real, ejemplos de estos valores son los documentos endosados, avales
otorgados, juicios pendientes, seguros contratados.
c) Para el registro de valores emitidos que requieren de un control especial, tales como
emisión de obligaciones, de billetes de banco, lotería, emisión de bonos, planillas, boletos
en empresas de transporte.
d) Para el registro de valores de control, en los cuales se requiere contar con un registro
duplicado para tener información y control desde otro punto de vista; por ejemplo, para
controlar las tasas de depreciación contables y fiscales, cuando son diferentes.

Como consecuencia, las cuentas de orden se pueden clasificar en cuatro grupos: valo-res ajenos,
valores contingentes, valores emitidos y valores de control.

Dado que las cuentas de orden se abren por pares, es decir, una será deudora y la otra acreedora,
la denominación de la cuenta deudora debe distinguirse de la cuenta acreedora.
Se emplean tres criterios fundamentales para establecer la nomenclatura de las cuentas de orden:

1) Se dan nombres distintos a cada una, pero manteniendo su relación. Por ejemplo, para
controlar el dinero propiedad de comitente, se emplean las cuentas siguientes: caja del
comitente, que es deudora, y comitente, cuenta caja que es acreedora; para los
documentos endosados se usan, por ejemplo, documentos endosados como cuenta
deudora y endoso de documentos como acreedora.
2) Se emplea el mismo nombre para ambas cuentas, pero a la acreedora se le agrega la
palabra “contra”. Tomando los ejemplos anteriores se tiene como cuenta deudora caja del
comitente, y como acreedora caja del comitente “contra”. En el caso de los documentos,
la cuenta deudora sería “Documentos endosados”, y la acreedora “Documentos
endosados contra”.
3) Se emplea un solo nombre para ambas cuentas, pero seguidas de las palabras “debe” y
“haber”, que señalan su naturaleza. En los ejemplos serían, entonces, caja del comitente
“debe” y caja del comitente “haber”; y documentos endosados “debe” y documentos
endosados “haber”.

MANEJO
Las cuentas de orden deben abrirse por pares, es decir, siempre se emplean dos cuentas. Esto se
deriva de la partida doble, que requiere que cada operación se registre con un cargo y con un
abono; por tanto, siempre que se empleen cuentas de esta naturaleza, una de ellas tendrá que ser
deudora y la otra acreedora; y en virtud de que su movimiento es compensado, sus saldos serán
iguales en importe, pero de naturaleza contraria, una deudora y la otra acreedora.

EJEMPLO:

Se reciben $50 000 de mercancías, propiedad del comitente para ser vendidas en su nombre.

Mercancías en comisión $50,000

Mercancías en comisión contra 50,000

Otra manera de llevar las cuentas de orden puede ser un manejo cruzado, que se presenta cuando
en el registro de una transacción se emplea como cuenta de cargo una cuenta de orden, y como
cuenta de abono una cuenta de balance o resultados, y en otro asiento, pero relativo a la misma
operación, se emplea como cuenta de cargo una cuenta de balance o resultados y como cuenta de
abono, una cuenta de orden. Después de registrar el segundo asiento, los saldos de las cuentas de
orden son iguales.

EJEMPLO

Supongamos que un empleado entabló una demanda contra la empresa por $100 000 y que se
resuelve a su favor, por lo que la empresa debe pagar el importe de la demanda.

En primer lugar se contabiliza la demanda del empleado, cuando aún no se sabe si será favorable
para la empresa o para el trabajador, de modo que, en consecuencia, surge una obligación
contingente (que puede ser o no).
 Juicios pendientes $100,000
Juicios pendientes contra 100,000

Cuando la sentencia favorece al trabajador y la contingencia se convierte en una situación real,

entonces, mediante el movimiento cruzado, se contabiliza de la manera siguiente:

Gastos de admon. 100,000

Juicios pendientes 100,000

Juicios pendientes contra 100,000

Bancos 100,000

PRESENTACIÓN
Como estas cuentas no afectan al activo, pasivo ni capital contable de las entidades, no deben
formar parte del cuerpo del balance general, sino que deben mostrarse al calce o pie,
agrupándolas bajo los títulos de valores ajenos, valores contingentes, valores emitidos y valores de
registro; y dado que sus saldos son iguales, pero de distinta naturaleza, no se acostumbra
presentar ambas, sino solamente las deudoras