Administración del Tiempo

1.- ¿Qué es el tiempo?

2.- Un Acontecimiento
3.- El control de los acontecimientos
4.- Lo Urgente y lo Importante
5.- Matriz de Administración del Tiempo
6.- Conozca a los ladrones de su tiempo
7.- Organízate y distribuye tu tiempo.

¿Que es un día? Imagínese que todas las mañanas un

banco deposita en su cuenta
US$86,400. No lleva el saldo de un día para otro. Cada
noche, el banco hace desaparecer todo lo que pudiera
quedar en la cuenta y que no se utilizó durante el día.
¿Qué haría? ¡Retirar hasta el último centavo, por
supuesto! Cada uno de nosotros tiene un banco así. Se
llama TIEMPO.
Todas las mañanas le deposita 86,400 segundos. Y
todas las noches hace desaparecer, como pérdida,
todo lo que dejó de invertir para un buen fin. No lleva el
saldo de un día para otro. No permite sobregiros. Cada
día abre una cuenta nueva para uno. Cada noche hace
desaparecer lo que pudiera quedar del día. Si no
cumple con utilizar el depósito del día, uno es quien
pierde. No hay manera de retroceder. Tampoco puede
hacer retiros del "mañana". Tiene que vivir en el
presente, con los depósitos del día. ¡Inviértalos para
obtener el máximo rendimiento en salud, felicidad y
éxito! El reloj sigue avanzando. Aproveche el día al
máximo.
Para darse cuenta del valor de UN AÑO, pídale su Pues bien, si hacemos un breve repaso histórico,
opinión a un colegial que repitió el Isaac Newton afirmaba que el tiempo era algo
año. Para darse cuenta del valor de UN MES, absoluto, que existía tanto si el Universo existía
pregúntale a la madre que tuvo un bebé prematuro.
como tal, como si no. Pero fue Albert Einstein el
Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA,
converse con el editor de un semanario. Para apreciar que rompió este Paradigma, afirmando que el
el valor de UNA HORA, pregúntales a los enamorados tiempo y los acontecimientos están
que están esperando para encontrarse. Para estrechamente vinculados. Einstein dijo que el
comprender el valor de UN MINUTO, pregúntele a tiempo es la sucesión secuencial de los
quien perdió el tren. Para darse cuenta del valor de UN acontecimientos e introdujo el concepto de
SEGUNDO, pregúntele a quien acaba de escapar de acontecimientos simultáneos. Es decir, el avión
un accidente. no despega a las cinco; lo hace en el mismo
Para apreciar el valor de UN MILISEGUNDO, momento en el que las manecillas del reloj
pregúntele a quien ganó una medalla de plata en las
señalan las cinco. Son dos acontecimientos
Olimpiadas. ¡Atesore cada momento que tenga! Y
atesórelo más porque lo compartió con alguien simultáneos.
especial, tan especial como para que le haya dado su Definición del Diccionario:
tiempo. Y recuerde que el tiempo no espera a nadie.
Ayer es historia. Mañana es misterio. Hoy es un regalo. Proceso continuo en el cual se suceden
¡Por eso se llama presente! acontecimientos que vienen del pasado, pasan
por el presente, y van hacia el futuro. Si leemos la
definición del diccionario encontramos que el
1.- ¿QUÉ ES EL TIEMPO? tiempo es «Un proceso continuo en el cual se
Descubriendo los conceptos claves para suceden acontecimientos que vienen del pasado,
Dominar su recurso mÁs valioso pasan por el presente y van hacia el futuro». De
esta definición claramente podemos concluir que
DECÍA SAN AGUSTÍN, cuando hablamos de él, el elementos básico del tiempo son los
entendemos sin dificultad el concepto de tiempo, “Acontecimientos”. Nuestra vida se compone de
pero si tuviésemos que dar una definición, una sucesión de acontecimientos. Cuando nos
realmente nos resultaría algo complicado el hemos levantado esta mañana ha sido un
hacerlo. acontecimiento, cuando nos hemos cepillado los
dientes ha sido otro acontecimiento, cuando
hemos realizado esa llamada telefónica ha sido
otro acontecimiento, el abrir este libro ha sido otro
acontecimiento. . .
El elemento Básico del Tiempo es:
2.- UN ACONTECIMIENTO
Ahí tenemos una de las primeras claves para
comenzar a comprender realmente la base de la
correcta gestión del tiempo. Si el elemento clave
del tiempo son los acontecimientos, podremos
llegar a controlar el tiempo en nuestra vida en la
medida en que seamos capaces de «Controlar los
Acontecimientos de nuestra vida».
La clave para administrar el tiempo es:
3.- EL CONTROL DE LOS ACONTECIMIENTOS
Esa es la base de las teorías tradicionales de la
administración del tiempo: afirman que la clave
para administrar eficazmente el tiempo es «El
control de los acontecimientos».
Y esto, en parte es correcto. Pero existe un factor
previo que ha de tenerse en consideración.¿De
qué nos puede servir controlar los
acontecimientos si no estamos avanzando en la
dirección que deseamos?
¿Para qué queremos realizar más y más tareas, El concepto de control
si en el fondo sabemos que no nos están
acercando al lugar al que queremos llegar?
Hay un factor mucho más importante y es definir Como ya hemos comentado, uno de los
primero qué es lo realmente importante para conceptos claves a la hora de ser eficaces en la
nosotros. Es, desde luego, una situación harto gestión de nuestro tiempo es el control.
frecuente el encontrarnos haciendo un montón de Imaginemos por un instante algún acontecimiento
cosas todos los días para luego recapacitar y que no podemos controlar. Posiblemente nos
darnos cuenta de que no hemos avanzado hacia vendrán a la cabeza acontecimientos del tipo de
ningún lugar. Es como correr sobre una cinta «el clima que hace», «el país en el que hemos
elástica permaneciendo en el mismo punto, pero nacido», «el tráfico que nos encontraremos en
terminando agotados. una carretera». . .y realmente son buenos
El futuro es algo que todos alcanzamos a un ejemplos. Pero si vamos a la esencia de la
promedio de 60 minutos por hora, no importa lo cuestión, nos daremos cuenta de que hay un tipo
que hagamos o quines seamos. de acontecimientos que nunca podemos
controlar, y son todos aquellos que dependen de
nuestro prójimo. Podemos evidentemente
influirlos, pero no controlarlos.
Por el contrario, existen acontecimientos que
podemos controlar totalmente, y son aquellos que
dependen de nosotros mismos. Es evidente que
todo aquello que dependa de nosotros podemos
llegar a controlarlo, aunque en ocasiones
pensemos que escapa de nuestro
control.Obviamente para tomar el control de los
acontecimientos de nuestra vida se requiere
pagar el precio de actuar con proactividad. Pero
vale la pena ya que si pensamos
en los sentimientos asociados a acontecimientos
que se escapan de nuestro control nos resultará
fácil pensar en emociones como frustración,
enojo, ira, ansiedad, estrés, . . . mientras que los
acontecimientos que controlamos nos acercan
emociones como seguridad, paz, libertad,
tranquilidad, realización. . . . . Hay realmente una eficientemente el tiempo, llegando tarde a
diferencia enorme y se hace evidente que el reuniones y en situaciones adversas puede
control apropiado de los acontecimientos trae producir crisis innecesarias.
consigo el sentirnos bien acerca de nosotros
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos
mismos y el aumento de nuestra autoestima. casos, limita la posibilidad de generar alternativas
Solo hay un tipo de acontecimientos que de soluciones factibles y la posibilidad de
podemos realmente controlar: seleccionar la vía de acción más efectiva
TODOS AQUELLOS QUE DEPENDEN • Hay quienes se oponen al registro y control del
EXCLUSIVAMENTE DE NOSOTROS MISMOS tiempo, ya que lo consideran como una amenaza
o se sienten inseguros porque nunca lo han
intentado.
Algunas de las características del tiempo son:
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo
logramos organizar.
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla
en función de las prioridades que se le asignen a
las actividades diarias.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de
los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es un bien valioso, por lo que hay que utilizarlo
con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin
embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que
hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Los problemas más comunes para administrar

el tiempo son:
• Los estimados de tiempo que suponen van a
necesitar para una actividad, para transportarse,
para resolver situaciones o tomar decisiones, son
irreales y son parte de los desperdiciadores de
tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de
una mala administración o una carga de trabajo
mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado Principios básicos para administrar con
en un tiempo muy corto. eficiencia el tiempo:
• También sucede que se no sabe decir “no” a las
distracciones externas.
• Una lista de las actividades de una semana
• Se confunden prioridades trabajando en cosas completa facilita la utilización efectiva del tiempo.
de segunda o tercera importancia dejando lo
urgente para después. • Esta comprobado y es un principio fundamental
de la planeación del tiempo, que toda hora
• Se establecen metas diarias muy por encima de empleada en planear eficazmente ahorra de
la capacidad de cumplirlas. tres a cuatro horas de ejecución y produce
• Dejan las anotaciones del registro de como se mejores resultados.
va utilizar el tiempo para el final del día o cuando • Una técnica recomendable para administrar
haya un momento oportuno, lo cuál no es mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos
funcional ni realista, ya que la memoria puede de labores, en planear el día siguiente.
fallar, con la cantidad de compromisos e
información que se manejan a diario. • El tiempo rara vez se utiliza exactamente como
se planea. Pero se debe procurar, dentro de lo
• No se preocupan por registrar los compromisos posible, respetar las actividades y compromisos
y actividades, lo que impide administrar establecidos.

Características de quienes administran
eficientemente el tiempo:
• El 80% de los asuntos que llegan los manejan
en forma inmediata, los eliminan si no tiene
ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los
toman bajo su control si lo consideran necesario.
• Recopilan toda la información existente sobre el
tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo
a los involucrados y expertos en la materia.
• Delegan con claridad y precisión para
asegurase que se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de las decisiones que
se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que
permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más
corto.
• Definen alternativas de acción y previenen
posibles consecuencias positivas y negativas.
• Analizan y eligen la que parece la mejor opción
en cada caso.
• Llevan un control de lo delegado, mediante
informes sobre lo realizado, para asegurase que
se están logrando los resultados planeados.
Beneficios de la administración del tiempo
Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y
caminos que nos conducen a esos objetivos.
Evita el estrés.
Facilita la obtención de resultados más eficaces,
eficientes y efectivos.
Podemos obtener más y mejores resultados en
menor tiempo y con menor gasto de recursos.
Organiza mejor el trabajo y las otras actividades.
Ayuda al cumplimiento de plazos.
Tenemos más tiempo para nuestros intereses.
4.-Lo Urgente y lo
Importante
La noción de organización presupone un doble
significado: Primero, el que identifica a un grupo
de personas que voluntariamente se agrupan
para desarrollar tareas a través de las cuales
esperan transformar la realidad. Segundo, la
propia distribución y coordinación de esas tareas
y actividades.
Considerando este doble significado, toda
organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos
de aspectos a los debe integrar en un
permanente estado de equilibrio. Uno de esos
aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente
está dado por las tareas y actividades que exigen
de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo Urgente como toda
tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra
capacidad de respuesta actual a los desafíos que
se nos presentan. Esta capacidad se expresa a
través de la producción de resultados cotidianos
de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo
Importante. Definimos así a las actividades que
se ocupan de atender lo que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una organización: Lo
que constituye la razón de ser o Misión. Al igual
de lo que pasaría en nuestro plano personal, la
definición de lo que resulta Importante para una
organización, es lo que nos permite trascender
nuestra realidad actual proyectándonos hacia el
futuro. La atención de lo Importante es toda
actividad que se ocupa de desarrollar nuestra
capacidad de respuesta futura a los desafíos del
entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a
una balanza podríamos decir que el equilibrio del
sistema dependerá del balance que se logre entre
la energía asignada a atender lo Urgente y lo
Importante.

5.- MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
1.- Representar las variables en una matriz de
doble entrada, facilitará no sólo la comprensión,
sino que además nos brindará una herramienta
útil para luego "vivir" el modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo
Urgente e Importante. Caracterizado por ser
actividades que de no ser atendidas, veríamos
amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con
fechas de cierre y con tiempo límite,
vencimientos, resolución de problemas
inmediatos, etc. Toda actividad que presiona
sobre nosotros y signifique una gestión orientada
a resolver problemas, enfrentar crisis, etc.
caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este
cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si
bien están más lejanas en cuanto a horizonte de
tiempo para su resolución, son las que permiten
nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna
medida, aprender significa sacrificar parcialmente
nuestro bienestar actual en pos de una memjora
futura. Ejemplos son: Planificar mejoras,
capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a
tendencias, resolver conflictos antes de que se
transformen en crisis, descanso y recuperación
de energías personales, etc. Lo Importante, No
urgente representa el desarrollo de las
capacidades para mejorar la respuesta a desafíos
futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos
en él, determina a todos los demás: Sin
Importante, no puede haber Urgente. Poner
primero, lo primero (es decir lo Importante), será
nuestra consigna. Como estas cuestiones están
más lejanas en el tiempo para su resolución, no
Urgente
Cuadrante 1:
Crisis, Presión, "Apagar
Incendios", Fechas
Importante
Límites, Problemas
Acuciantes.
Cuadrante 3:
No Interrupciones Varias,
Importante Reuniones Imprevistas,
Visitas Inesperadas.
presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros
debemos presionar sobre ellas.
Los "Robatiempos"
Pero también las personas inviertimos tiempo en
actividades y tareas que no corresponden a los
Cuadrantes 1 o 2.
Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos
consumidores de nuestra energía. A los
Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema
en:
Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante:
componen a este cuadrante todas las
interrupciones, imprevistos, reuniones no
planificadas, etc. En general, representan deseos
y necesidades de las demás personas que se
transforman en solicitudes explícitas hacia
nosotros y nos distraen de las tareas de los
Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es
una tentación constante ya que de ellas deriva
muchas veces nuestra popularidad y aceptación
personal frente a las demás personas. Aunque
podemos comprobar que el costo de ceder,
significa postergar nuestros deseos y
aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este
cuadrante con una frase habitual entre nosotros:
"Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no
hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante:
actividades de evasión, trivialidades, ocio no
planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas
veces, el pasar demasiado tiempo en este
cuadrante puede acarrear una crisis por falta de
previsión y preparación adecuada para enfrentar
nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son
subproductos emocionales resultantes de este
cuadrante.
No Urgente
Cuadrante 2:
Planificación, Visión,
Valores, Preparación,
Recreación verdadera.
Cuadrante 4:
Actividades de Evasión,
Trivialidades, Pérdidas de
Tiempo.

SÁCALE JUGO AL TIEMPO
6.- Conozca a los Ladrones de su Tiempo
Existen 24 ladrones de su tiempo, conocerlos lo
ayudará a combatirlos:
A) Impuestos sobre Ud:
1) Interrupciones.
2) Esperar por respuestas.
3) Indefinición del trabajo a realizar.
4) Trabajo excesivo.
5) Comunicaciones deficientes.
6) Cambio continuo de prioridades.
7) Procesos burocráticos.
8) Reuniones innecesarias.
9) Baja moral en la empresa.
10) Fallas frecuentes en los equipos.
11) Jefe desorganizado.
12) Prioridades en conflicto.
B) Autoimpuestos por Ud. mismo:
13) Incapacidad para delegar.
14) Desorden personal.
15) Falta de concentración.
16) No saber escuchar.
17) Falta de autodisciplina.
18) No tomar decisiones.
19) No completar las tareas ya iniciadas.
20) Postergar frecuentemente las tareas.
21) Fatiga.
22) Excesiva socialización en el trabajo.
23) Actitud negativa hacia el trabajo.
24) No deshacerse rápidamente de los
documentos que le llegan.
¿A cuántos ladrones identificó?
Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente
Todas las personas -al igual que las
organizaciones-, acabamos en mayor medida,
transformándonos en el objeto de nuestra
atención, recorriendo un trayecto de profecía
autocumplidora: Si dedicamos la mayor parte de
nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar
crisis, es probable que sólo por azar podamos
navegar en aguas calmas. Y esto es lo que
habitualmente sucede cuando no conseguimos
superar la tendencia a atender sólo lo urgente y
enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo
importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es
necesario revisar primero algunos esquemas de
interpretación de la realidad. Particularmente,
aquel que entiende que ocuparse de planificar el
futuro es un privilegio reservado a personas
"exitosas" que atraviesan una circunstancia tal,
que les permite disponer de tiempo y recursos
suficientes para hacerlo.
Pero en verdad, este razonamiento invierte
peligrosamente los términos. Porque el éxito de
una persona u organización no deriva de su
circunstancia actual, sino que más bien su
circunstancia actual, es el resultado de su
comportamiento anterior. Y si observamos a
quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas,
veremos que dedicaron ayer un espacio central
para ocuparse de lo importante, además de
atender lo urgente.
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a
alcanzar efectividad, es responsabilizarse por
construir desde hoy, los pilares de su futuro.
Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente
urgente, es ocuparse de lo importante."
Organízate y distribuye tu tiempo.
Recopilado por: Carlos dlR