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Access
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Acceso: Inicio / Programas o Todos los Programas / Microsoft Office /
Microsoft Access 2007.
Microsoft Access El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte
de sus características y rendimiento como el programa más utilizado para el manejo de
bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la presentación en
pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que
lo constituyen, sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el
mayor rendimiento, desempeño y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para
realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar.
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INTERFAZ
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso.
Las Barras
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como
Guardar , Imprimir o Deshacer. Esta barra puede personalizarse para
añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la
derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.
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Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir
otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
Botón de Office
El Botón de Office reemplaza el menú Archivo, presente en las versiones
anteriores de Word, y está situado en el extremo superior izquierdo de la ventana.
Mediante un clic sobre este botón, accederemos a opciones básicas del programa,
tales como crear un documento nuevo, almacenar el documento actual o imprimirlo.
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Botón de Office
Sus Opciones
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- Almacena la Base de Datos y/o almacena una copia de la
misma, con propiedades diferentes a las preestablecidas.
- Imprime.
- Cierra el documento.
Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para
un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos
datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador
las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos
almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos
relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa,
o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a
partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los
pedidos de éstos.
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Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:
Campos
Código Nombre Apellido Dirección C.P.
Registro 1 1 Juan Pérez 18 de Julio 777 11200
Registro 2 2 María Fernández Av. Brasil 1254 11200
Registro 3 3 Elizabeth Martínez San José 8569 11100
Registro 4 4 Pedro Suarez 8 de Octubre 568 11300
Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para
seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las
tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes
cuyo código postal sea 11200.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de
pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.
Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada
para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo
trataremos en otro curso más avanzado.
Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento
determinado.
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Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.
1. Abra Access y en la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base
de datos en blanco.
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3
2. En el panel derecho Base de datos en blanco, escriba un nombre para la nueva base
de datos en el cuadro Nombre de archivo, sí desea cambiar la ubicación del archivo,
4. Access creará la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía denominada
“Tabla1” en la vista Hoja de datos, y sitúa el cursor en la primera celda vacía de la
columna Agregar nuevo campo, al que inteligentemente Access asigna un tipo de dato
adecuado a los datos que recibe.
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NOTA Solo restará agregar los campos y sus registros.
Tablas
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos.
Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un
determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una
dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y
los campos, columnas.
1. Registro o fila
2. Campo o columna
Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas,
incluso antes de crear otros objetos de base de datos. La base de datos puede
contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente.
Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto,
números, fechas e imágenes.
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Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Puede crear tablas con campos relacionados con Contactos, Tareas, Problemas,
Eventos o Activos, etc., a partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que
se incluyen en Access 2007.
NOTA Se habrá agregado otra ficha representando la nueva tabla de la base de datos
la cual se nombrará de forma consecutiva y conservará las mis características de la
tabla principal (tabla1).
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Agregar nuevas tablas en vista diseño
Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño permite crear primero la estructura
de la nueva tabla, para que en seguida se escriban los datos cambiando a la vista Hoja
de datos, o bien, introduzca los datos con algún otro método, como una operación de
pegar o anexar datos.
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Tipos de Datosipo de datos Almacena Tamaño
Tipo de Dato Almacena Tamaño
Caracteres alfanuméricos
Texto Se utiliza para texto o para texto y Hasta 255 caracteres.
números que no se emplean en
cálculos, como Id. de producto.
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Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.
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Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2
Se utiliza para almacenar gigabytes de
hipervínculos y proporcionar acceso almacenamiento (2
con un solo clic a páginas Web a bytes por carácter),
través de una dirección URL de los cuales puede
(localizador uniforme de recursos) mostrar 65.535
o a archivos a través de un caracteres en
nombre en formato UNC un control.
(convención de nomenclatura
universal).
Puede crear también vínculos a los
objetos de Access almacenados en
una base de datos.
Asistente para En realidad no es un tipo de Basado en una tabla o
búsquedas datos; inicia el Asistente para consulta: el tamaño de
búsquedas. la columna asociada.
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ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera
cuando se agrega o cambia el valor del campo.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor
infringe la expresión ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la
propiedad en Sí) una cadena de longitud cero ("")
en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante
la creación y utilización de un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo
cuando se especifica una gran cantidad de texto (>
4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión
asiática de Windows.
ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión
asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la
propiedad en Sí) de un campo Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto
como HTML y permitir el formato de texto
enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para
almacenar sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto
dentro de un control.
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Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde
una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que
contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios.
1. Clave principal
2. Clave externa
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exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría
convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione
correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe
contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
3. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
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Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.
1. Abra la base de datos.
2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la
tabla a la que desea quitar la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en
Vista Diseño.
Relaciones
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a
Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea
necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas
y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.
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1. Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...
2. y como clave externa.
Tipos de combinación
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Opción Combinación Tabla Tabla derecha
Relacional izquierda
1. Incluir sólo las filas donde Combinación Filas Filas
los campos combinados de interna coincidentes coincidentes
ambas tablas sean iguales.
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Integridad referencial
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener
las referencias de las relaciones de tabla sincronizadas.
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y
Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene
pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el
registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id. de transportista, pero el
Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.
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Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
NOTA Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de
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verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los
extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial,
aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y
aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.
NOTAS
Para crear una relación uno a uno, ambos campos comunes (normalmente los
campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único.
Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí
(sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno
a uno.
Para crear una relación uno a varios, el campo ubicado en el lado "uno" de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto
significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin
duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un
índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto
significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con
duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una
relación uno a varios.
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana
Relaciones. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad
referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará
automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una
relación.
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1. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las
relaciones, y aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas
de relación.
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Consultas
Una consulta es un objeto que se utiliza para filtrar y revisar los datos de una
tabla o consulta que cumplen con determinados criterios, también pueden utilizarse
para crear otros objetos a partir de el as como tablas, formularios, informes, etc., así
mismo para la modificación de los registros contenidos. Una consulta puede obtener
sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de
ambas opciones.
Consulta de selección
Una consulta de selección se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan
para responder a preguntas específicas. También se puede usar para suministrar
datos a otros objetos de base de datos. Una consulta de selección es un tipo de
objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos.
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4. Siga los pasos del asistente seleccionando las opciones deseadas y
presionando Siguiente hasta llegar al último paso de guardar la consulta, y haga clic en
Finalizar.
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1. Abra la consulta en vista Diseño y agregue los criterios en la fila Criterios del
campo o campos que utilizará como referencia.
2. Para ver los resultados, cambie a la vista Hoja de datos, o bien ejecute la
consulta.
NOTA Se mostrarán únicamente los datos que cumplan con los criterios.
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Formularios
2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para
formularios. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
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Informes
Un informe o también conocido como reporte es un objeto que se utiliza para preparar
en pantalla los datos de una tabla o consulta para posteriormente ser impresos.
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PRÁCTICO Nº 1
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PRÁCTICO Nº 2
3. Guardar la tabla con el nombre PACIENTES, sin asignar clave principal alguna.
5. Guardar la tabla con el nombre MÉDICOS, sin asignar clave principal alguna.
7. Guardar la tabla con el nombre INGRESOS, sin asignar clave principal alguna.
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Edición de Tablas de Datos
A continuación veremos las técnicas de edición de tablas de datos con la finalidad de
modificar tanto la definición de una tabla como los datos introducidos en ella.
Si una vez creada una tabla, deseamos cambiar algo de su estructura, ya sea, añadir
una nueva columna, ampliar una columna existente, eliminar una columna, etc.,
tendremos que aplicar esos cambios desde la vista de diseño de la tabla. Para visualizar
la vista de diseño de una tabla, existen 2 maneras:
Para modificar un campo, posicionar el cursor sobre el mismo y realizar los siguientes
procedimientos dependiendo del cambio que desees aplicar:
- Posicionarse sobre el campo a eliminar y hacer un clic con el botón derecho del
Mouse para luego elegir la opción Eliminar filas o bien, directamente hacer un
clic sobre el icono que figura en la barra de herramientas.
- Seleccionar el campo a eliminar y pulsar la tecla Supr.
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Introducción y edición de datos a una tabla:
Eliminar un registro:
Seleccionar el registro a eliminar y hacer un clic con el botón secundario del Mouse
para luego elegir la opción Eliminar registro, o bien hacer un clic en el botón
.
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En el caso de querer acceder a cierto registro de forma automática, haz doble clic
sobre el recuadro en blanco ya mencionado y digitar el número de registro que
deseas visualizar. Luego, pulsa la tecla ENTER. Verás que también podrás desplazarte
entre los registros mediante la pulsación de las teclas: FLECHA ARRIBA, FLECHA
ABAJO, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA.
PRÁCTICO Nº 3
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7. Guardar los cambios.
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PRÁCTICO Nº 4
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352 SAH 8614 Ford Azul 195000 Elevalunas eléctricos
365 HAA 2547 Audi Negro 541000 Airbag
390 GTS 3647 Renault Blanco 215000
810 OPP 1257 Opel Rojo 203000
822 GHW 5896 Audi Verde 351000 Climatizador
860 SAY 3698 Peugeot Rojo 268000
PRÁCTICO Nº 5
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2 105 A 24/05/09 103 CSM
3 125 B 15/06/09 300 PAP
4 204 B 12/09/09 120 SGM
5 205 B 12/10/09 100 JMP
6 204 A 04/01/09 102 CEM
7 201 A 01/02/10 400 FHL
8 201 A 02/04/10 110 OPA
9 305 A 03/05/10 220 FVP
10 304 B 12/05/10 201 ESMH
11 306 A 13/05/10 207 OPA
12 303 B 15/06/10 220 CSM
13 302 A 16/06/10 131 AJH
14 504 B 30/06/10 130 SGM
15 504 B 02/07/10 231 ESMH
16 405 B 05/07/10 200 FVP
17 401 A 08/01/11 140 PAP
18 408 B 10/02/11 142 SGM
19 504 A 25/02/11 401 SGM
20 509 B 13/03/11 240 FHL
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6. Guardar los cambios.
1. Ir a la solapa Inicio.
2
2. Hacer clic en
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NOTA: Para lograr una búsqueda más exacta deberás estar posicionado sobre la
Cuadro Buscar:
Buscar en: aquí tendrás 2 opciones; puedes indicar que busque sólo en la
columna en la que estabas posicionado antes de ir al icono Buscar o bien indicar
que el dato sea buscado en toda la tabla.
Coincidir: aquí indicarás qué tan específica será tu búsqueda. Las opciones son:
Buscar: aquí indicarás desde qué punto se realizará la búsqueda. Las opciones
son:
Buscar los campos con formato: al igual que la opción anterior, aquí
especificaremos aún más la búsqueda, ya que le estarás indicando que busque el
dato con algún tipo de formato.
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4. Para realizar un reemplazo, estando dentro del cuadro recién visto, tendrás que
hacer un clic en la solapa Reemplazar, o bien ir al menú Edición / Reemplazar.
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FILTROS
Un filtro es una restricción que se realiza en una tabla para visualizar sólo un conjunto
de registros. Éstos deben tener, en un mismo campo, un dato común o una parte de él.
Existen varios tipos de filtros los más comunes son:
Por Selección.
Avanzado.
Nosotros trabajaremos con el Filtro por Formulario y el Filtro Avanzado, ya que estos
son los más usados.
Filtro por Filtro por
Selección Avanzado
Se considera al Filtro por Selección como el más simple y básico de los filtros, ya que su
finalidad es la de mostrar cierto rango de registros que cumplan sólo con un criterio, el
cual es específico y ya está ingresado en la tabla.
Procedimiento:
3. Verás que, automáticamente, la tabla se reduce sólo a los datos que cumplan con
el criterio especificado.
Ejemplo:
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3. La finalidad de este filtro es poder visualizar cuáles son los clientes que viven en el
barrio Centro, por lo que seleccionaremos cualquier aparición de
la palabra Centro dentro de la columna Barrio.
5. Una vez visualizado el resultado del filtro, haz un clic en el icono y después
(Quitar filtro) y de esa manera, no solamente desactivarás
el filtro, sino que volverás a la tabla original.
Cuando sea necesario filtrar una tabla mediante más de un criterio o mediante un
criterio que especifique que buscamos, por ejemplo, números mayores o menores a
cierto número, entonces utilizaremos el Filtro Avanzado.
Procedimiento:
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1. Hacer un clic en el icono que figura en la barra de herramientas.
2. Verás que aparecerán sólo los nombres de las columnas, seguidos por listas
desplegables en donde iremos indicando todas las condiciones con las que deban
cumplir el filtro. La manera de introducir las condiciones será planteada más
adelante.
4. Verás que se desglosan solamente los datos que cumplen con las condiciones
especificadas.
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Condiciones
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CAMPOS TIPO NÚMERO
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CAMPOS TIPO FECHA
Ordenar datos
Para ordenar los datos de una tabla de forma ascendente o descendente dependiendo
de algún campo en específico, realiza el siguiente procedimiento:
2. En el caso de querer ordenar los datos en forma Ascendente, deberás hacer un clic
en el icono que figura en la barra de herramientas. En el caso de querer
ordenar los datos en forma Descendente, deberás hacer un clic en el icono
que también figura en la barra de herramientas.
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PRÁCTICO Nº 6
2. Dentro de ella, crear una tabla con el nombre INFORMACIÓN, sabiendo que su
estructura será la siguiente:
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campo
Provincia Texto Nombre de la Tamaño: 22 Sí
provincia
Fecha 1ª Fecha / Hora Fecha de la Formato Fecha No
Compra primera compra Mediana
Monto de Moneda Monto Total Formato Fijo No
Factura Facturado
CF – Capital Federal.
BA – Buenos Aires.
LP – La Pampa.
SL – San Luís.
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CR – Corrientes.
10. A continuación, filtrar la tabla INFORMACIÓN de manera que se observen los datos
de las personas:
Que pertenezcan a la localidad Capital y cuyo código de cliente sea mayor a 20.
Que pertenezcan a la provincia Capital Federal y cuyo monto de factura sea menor
a 900.
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CAMBIOS EN LA VISUALIZACIÓN DE UNA TABLA
Cuando se trata de la configuración de la vista de una tabla, verás que podrás realizar
modificaciones sobre las columnas y su ubicación, los estilos de fuente y la cuadrícula.
1. Ocultar columnas
2. Mostrar columnas
3. Inmovilizar columnas
4. Liberar columnas
2
3
1. Ir al menú Fuente.
2. Allí podrás modificar Fuente, Estilos de Fuente, Tamaño y Color de los datos que
figuran en la tabla.
Quitar cuadrícula
1. Ir al menú Fuentes.
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2. En la zona titulada Mostrar cuadrícula, desmarca las opciones Vertical y Horizontal.
3. Aquí también podrás modificar el Efecto de las celdas, los Colores tanto de fondo
como de cuadrícula y el Estilo de los bordes de la tabla.
PRÁCTICO Nº 7
3. Modificar la fuente del texto para que sea Verdana, negrita, tamaño 12 y color
Púrpura.
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CONSULTAS
Las consultas son objetos de la base de datos que permiten filtrar datos dentro de una
tabla. Los resultados de las consultas estarán regidos por uno o varios criterios o
condiciones; la manera de ingresar las condiciones está especificada más atrás en el
manual cuando aprendimos a realizar Filtros. A diferencia de los filtros, el resultado de
las consultas se almacenará dentro de la base de datos con un nombre específico que
describirá el contenido de esa consulta.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de Selección: Son las consultas que extraen únicamente los datos que le
especifiquemos mediante un criterio o condición. Este será el tipo de consultas que
veremos a continuación.
Consultas de Acción: Son las consultas que realizan cambios a los registros de una
tabla mediante una sola y única operación. Existen varios tipos de consultas de
acción: de Actualización, de Eliminación, etc.
Para crear una Consulta de Selección por primera vez, nos basaremos en la base de
datos CLÍNICA:
Ejemplo 1:
Crear una consulta en vista Diseño: esta manera de crear consultas, se utiliza
en el caso de querer realizar un filtro complejo, basándonos en varias tablas y
aplicando varias condiciones. Esta será la manera que nosotros utilizaremos
para crear consultas.
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Crear una consulta utilizando el asistente: esta manera de crear consultas se
utiliza en el caso de querer realizar un filtro simple, en base a una o dos tablas,
sin la necesidad de especificar criterios o condiciones.
4. Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta en vista de Diseño.
Lo que harás aquí será seleccionar la(s) tabla(s) que contienen los datos a filtrar.
En este caso, nuestra consulta apuntará a mostrar los datos de los ingresos cuya cama
es A.
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6. Por lo tanto, agregaremos la tabla INGRESOS, haciendo un clic sobre ella y luego,
haciendo un clic en Agregar.
Criterios: aquí indicarás los criterios o condiciones mediante las cuales estará
regida la consulta. Una misma consulta puede contener más de un criterio.
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departamentos de Montevideo o Canelones, entonces digitarás la palabra
Montevideo en la fila Criterios y la palabra Canelones en la fila O.
La idea es que, además del campo que poseerá el criterio, agreguemos campos que
complementen y detallen el resultado de la consulta. En este caso, hemos decidido
agregar los campos Nº Ingreso y Fecha de Ingreso.
9. Ya que lo que queremos visualizar son los ingresados cuya cama es A, nos
posicionaremos en la intersección de la columna Cama y la fila Criterios. Una vez
allí, digitaremos nuestro criterio, en este caso, la letra A.
consulta. Para esto, haremos un clic sobre el icono (Ejecutar) que figura
en la barra de herramientas, en la parte superior de la ventana.
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12. Una vez terminada la consulta, hacer un clic en el icono (Guardar). Verás que
aparece el siguiente cuadro:
Ejemplo 2:
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4. Luego, agregar a la grilla los campos necesarios para realizar la consulta
En este caso, nosotros elegiremos los campos Nº Ingreso y Fecha de Ingreso; para
complementar la información, también agregaremos el campo Habitación.
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9. Cerrar la aplicación.
Cuando en una consulta necesites utilizar un valor que aún NO es conocido en ese
momento, es decir, que todavía no se ingresó a ninguna tabla, entonces harás uso de
una consulta con Parámetros. Esta variante de consulta se utiliza para realizar una
consulta de antemano basándose en un criterio que todavía no existe. Por lo que se
realiza la consulta, y en el lugar donde tendría que ser digitado el criterio se colocan 2
corchetes [ ]. Luego, al hacer clic en Ejecutar, aparecerá el siguiente cuadro, en donde
especificarás cuál será el criterio que aún no existe pero mediante el cual estará regida
la consulta. Verás que el resultado de la consulta estará vacío ya que el criterio que la
rige aún no ha sido digitado en ninguna tabla. Por lo tanto, luego de haber ingresado
todos los datos a las tablas, volverás a la consulta, y al abrirla, volverá a aparecer el
cuadro en donde una vez más digitarás el criterio, que ahora sí está ingresado a una
tabla, y automáticamente, aparecerá el resultado de la consulta.
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PRÁCTICO Nº 8
3. Guardar la tabla con el nombre CLIENTES y asignar como clave principal el campo
Código-Cliente.
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7. La clave principal estará asignada al campo Código-Artículo.
10. Crear otra tabla llamada STOCK con las siguientes características:
Código-Artículo Stock
1000 10
1001 60
1002 45
1003 30
1004 15
1005 50
14. Crear una última tabla llamada FACTURAS con las siguientes características:
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15. La clave principal estará asignada al campo Código-Factura.
2. Basándose en las tablas recién creadas, realizar una serie de consultas para:
2.1. Mostrar los datos del artículo 1002. Guardar como Artículo 1002.
2.2. Mostrar los datos de los clientes cuya localidad es Progreso. Guardar como
Clientes de Progreso.
2.3. Mostrar las facturas hechas para el cliente 807. Guardar como Facturas de
Cliente 807.
2.4. Mostrar las facturas cuyos totales fueron mayores a 5000. Guardar como
Totales mayores 5000.
2.5. Mostrar los artículos cuyo precio es menor a 700. Guardar como Artículos
menores 700.
2.6. Mostrar los artículos cuyo código sea mayor a 1002. Guardar como Artículos
mayores 1002.
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RELACIONES
Las Relaciones se utilizan para conectar tablas, indicando los campos que las mismas
tienen en común. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, se
aumenta la velocidad de ejecución y facilita al usuario el trabajo con tablas.
Si bien siempre se realiza el mismo procedimiento para relacionar tablas, las relaciones
tendrán distintos significados y funciones para los distintos objetos que hemos visto o
iremos viendo durante el manual, siendo los objetos: Tablas, Consultas, Formularios e
Informes.
[Verás que nosotros hemos decidido trabajar con la base de datos EMPRESA]
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1. El objetivo es tratar de encontrar TODAS las relaciones que sean posibles entre
TODAS las tablas de la base de datos. Por lo tanto, seleccionaremos TODAS las
tablas, haciendo doble clic sobre cada tabla o haciendo un clic sobre ellas y luego
haciendo un clic sobre el botón Agregar.
Verás que la ventana queda distribuida de la siguiente manera:
2. Una vez que estemos visualizando todas las tablas, deberemos tratar de encontrar
los campos que estas tengan en común, distinguiéndolos por sus nombres. En otras
palabras, cada vez que encuentres un campo repetido en 2 o más tablas, entonces
esos serán los campos que te permitirán relacionarlas.
NOTA Los campos mediante los cuales realizaremos las relaciones deberán tener una
característica en particular: deberán ser campos ÚNICOS, es decir, su contenido no
deben ser datos repetidos; además, en la mayoría de los casos, los campos que
permiten las relaciones son las claves principales de sus respectivas tablas. Los
ejemplos más comunes de campos que contienen datos únicos son CÓDIGOS y/o
MATRÍCULAS.
3. Para relacionar las tablas mediante los campos que tengan en común, tendrás que
posicionarte sobre uno de los campos que conformarán la relación, y manteniendo
pulsado el botón izquierdo del Mouse, deberás arrastrar el campo hasta el mismo
campo que se encuentre repetido en otra tabla. Verás que aparece el siguiente
cuadro, el cual aclara cuales son los campos mediante los cuales se creará la
relación. Para validar el procedimiento, hacer un clic en el botón Crear.
64
4. Luego de hacer un clic en Crear, verás que una línea queda trazada entre ambos
campos.
En este caso, encontraremos el campo Código-Artículo repetido en las tablas
FACTURAS, STOCK y ARTÍCULOS; además, encontraremos el campo Código-Cliente
repetido en las tablas FACTURAS y CLIENTES. Por lo tanto, estos serán los campos
mediante los cuales crearemos las relaciones.
5. Una vez relacionadas todas las tablas, verás que la distribución de la ventana
quedará de la siguiente manera:
A tener en cuenta:
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¿Cómo agregar una tabla durante las relaciones?
Posicionarse sobre la tabla a eliminar, hacer un clic con el botón derecho del
Mouse y elegir la opción Ocultar tabla.
Posicionarse sobre la línea que une los campos, es decir, la línea de relación, hacer
un clic con el botón derecho del Mouse y elegir la opción Eliminar.
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PRÁCTICO Nº 9
Código-Artículo Stock
10 100
11 20
12 38
13 90
14 120
15 28
16 50
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Nombre del campo Tipo de datos
Código-Cliente Número
Nombre Texto
Apellido Texto
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Código Código Código Código Cantidad Total
Factura Cliente Artículo Vendedor
1001 1 10 V4 4 40
1002 6 13 V1 5 200
1003 1 16 V2 4 52
1004 3 12 V3 3 90
1005 1 11 V3 2 30
1006 2 14 V1 5 100
14. Basándose en las tablas creadas y en sus relaciones, realizar una serie de consultas
para:
14.2. Mostrar el stock de los artículos cuyo precio es mayor a 25. Nombre: Stock
Artículos mayor 25.
14.3. Mostrar los artículos vendidos para los clientes cuyo apellido es Díaz.
Nombre: Artículos Clientes Díaz.
14.4. Mostrar las ventas de los vendedores cuyo código es V3. Nombre: Ventas V3.
14.5. Mostrar los datos de los vendedores cuyo nombre comience con J. Nombre:
Vendedores J.
14.6. Mostrar las facturas cuyos totales están entre 50 y 150. Nombre: Facturas
entre 50 y 150.
14.7. Mostrar los vendedores que le vendieron a clientes cuyo nombre comienza
con E. Nombre: Ventas Clientes E.
14.8. Mostrar el stock de los artículos cuyo código es menor a 14. Nombre: Stock
Artículos menor 14.
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PRÁCTICO Nº 10
2.1. Mostrar las revisiones de los coches cuya marca sea Ford. Nombre: Revisiones
Coches Ford.
2.2. Modificar la consulta anterior, de manera que esta también muestre los que
poseen un precio mayor a 250000. Nombre: Ford Costosos.
2.3. Mostrar los datos de los clientes que hayan comprado coches cuyas marcas sean
Audi o Citroen. La consulta deberá estar ordenada por Código de Cliente.
Nombre: Clientes Audi / Citroen.
2.4. Mostrar los datos de los clientes que hayan nacido entre el 01/01/1960 y el
01/01/1965 y que además, hayan comprado coches de la marca Opel. Nombre:
Clientes 60 / 65 Opel.
2.5. Mostrar los datos de los coches que hayan tenido revisión del cambio de aceite y
que, además, sean de color rojo. Nombre: Revisados Rojo.
PRÁCTICO Nº 11
2.1. Mostrar los datos de los pacientes que hayan nacido antes del 01/01/1960 y
cuyo Código Postal sea 28028. Nombre: 60 / 28028.
2.2. Mostrar los datos de los médicos cuya especialidad comience con C y cuyos
ingresados lo hayan hecho después del 01/06/2010. Nombre: C 01/06/2010.
2.3. Mostrar los datos de los pacientes que hayan nacido entre el 01/01/1950 y el
01/01/1960 y cuyo código de paciente sea mayor a 150. Nombre: Pacientes 50 /
60.
2.4. Mostrar los datos de los ingresados cuyo código de médico comience con S y
cuya cama sea B. Nombre: Ingresos S / B.
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2.5. Mostrar los datos de los pacientes junto con los de sus médicos sabiendo que: el
código del paciente debe ser mayor a 200; el apellido del paciente debe
comenzar con M; la fecha de nacimiento del paciente debe ser posterior al
01/01/1970 y el nombre del médico debe comenzar con P. Nombre: Consulta
Compleja.
Para crear una consulta con totales por primera vez, nos basaremos en la base de
datos EMPRESA.
[En este caso, hemos elegido determinar el dinero recaudado por las ventas de los
artículos clasificado por cliente]
4. Hemos decidido agregar los campos Código – Cliente y Total ya que estos nos
brindarán los datos planteados anteriormente para obtener los totales que se
desean.
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Una vez agregados los campos necesarios, procederemos a activar la opción que
nos permitirá aplicar totales a la consulta. Tendrás que hacer un clic en el icono
que figura en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana.
Verás que automáticamente aparece en la cuadrícula una fila denominada Total,
posicionada entre las filas Tabla y Orden. Esta fila generará una lista desplegable
en cada campo agregado en donde encontrarás distintas funciones para aplicarle
a cada campo. Las funciones son:
Suma: calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se
suman deben ser de tipo numérico.
Promedio: calcula el promedio de los valores contenidos en el campo y también
se aplica a datos numéricos.
Min: determina los valores menores de la columna. Los valores de la columna
pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. Si la columna es de tipo numérico,
entonces devuelve el valor menor contenido en la misma; si la columna es de
tipo texto, entonces devuelve el primer valor en orden alfabético; y si la columna
es de tipo fecha, entonces devuelve la fecha más antigua.
Max: determina los valores mayores de la columna. Los valores de la columna
pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. Si la columna es de tipo numérico,
entonces devuelve el valor mayor contenido en la misma; si la columna es de tipo
texto, entonces devuelve el último valor en orden alfabético; y si la columna es
de tipo fecha, entonces devuelve la fecha más posterior o reciente.
Cuenta: cuenta el número de valores que hay en la columna. Los datos de la
columna pueden ser de cualquier tipo y la función siempre devuelve un número
entero. Si la columna contiene valores nulos, esos valores no se contarán; si en la
columna aparece un valor repetido, lo contará varias veces.
DesVest: calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna.
Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, entonces el resultado
será nulo.
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Var: calcula la varianza de los valores contenidos en la columna. Si la consulta
base (el origen) tiene menos de dos registros, entonces el resultado será nulo.
Primero: se utiliza para obtener el primer registro del grupo sobre el que se
realizan los cálculos. El orden está determinado por el orden cronológico en el
que se escribieron los registros.
Último: se utiliza para obtener el último registro del grupo sobre el que se
realizan los cálculos. Al igual que en la función Primero, el orden estará
determinado por el orden cronológico en el que se hayan escrito los registros.
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7. Guardaremos esta consulta con totales como Recaudado por Cliente.
NOTA: Dentro del campos que apliques la función, también podrás agregar
condiciones; sólo deberás tener cuidado cómo y dónde los agregas.
PRÁCTICO Nº 12
1.1. Mostrar cuántos coches se vendieron y cuánto dinero se recaudó por los
mismos, excluyendo los coches de la marca Citroen.
1.2. Mostrar el promedio del dinero recaudado por la venta de los coches Ford.
1.3. Mostrar los datos de los clientes más jóvenes por barrio, mediante el uso de
los campos Barrio y Fecha de Nacimiento.
2. Abrir la base de datos CLÍNICA y realizar las siguientes consultas con totales:
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FORMULARIOS
Los formularios son objetos de la base de datos que permiten visualizar de forma
gráfica y elegante la información existente en tablas y/o consultas. Además, en el caso
que el formulario sea diseñado a partir de una tabla, entonces también podrás ingresar
nuevos registros y/o editar los registros existentes mediante el formulario creado. Los
cambios realizados se verán reflejados automáticamente en la tabla.
Para crear un Formulario por primera vez, nos basaremos en la base de datos
EMPRESA.
2. Formulario Dividido: También esta opción nos permite al igual que la anterior
cambiar la forma de presentación con Autoformato y además nos muestras los
registro en la parte inferior.
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3. Varios Elementos: Esta forma de formulario nos muestras en el propio formulario
todos los elementos incluidos en la Tabla o Consulta.
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4. En Mas Formularios tenemos la forma de crear formularios a través del asistente.
Utiliza un asistente que nos guiará paso a paso en la creación del formulario. Este
procedimiento es el más usado ya que es más cómodo y fácil de utilizar. Esta será la
manera que nosotros utilizaremos para crear formularios.
5. Hacer doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente. Verás que
se desglosa el siguiente cuadro:
77
6. En este primer paso de la creación del formulario deberemos elegir, tal como se
pide en la parte superior del cuadro, cuáles serán los campos que incluiremos en el
formulario.
78
En este caso, elegiremos la opción Tabular.
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En este caso, el nombre del formulario será ARTÍCULOS.
Verás que en la parte inferior del cuadro, Access brinda 2 opciones: abrir el formulario
para editarlo y/o introducir datos en él o modificar el diseño del formulario, es decir,
acceder directamente a la vista de diseño del formulario para editar la vista del mismo
en cuanto al tamaño de los campos y demás.
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PRÁCTICO Nº 13
2. Crear un formulario para la tabla CLIENTES; debe incluir todos los campos, la
distribución debe ser Tabular y el estilo Industrial.
3. Crear un formulario para la tabla FACTURAS; debe incluir los campos Cantidad,
Código – Factura y Valor, la distribución debe ser en Columnas y el estilo
Internacional.
4. Crear un formulario para la consulta Vendedores J; debe incluir todos los campos,
la distribución debe ser Justificada y el estilo Expedición.
6. Crear un formulario con diseño a elección en donde aparezcan los datos de los
clientes junto a los datos de los coches que adquirieron.
8. Crear un formulario con diseño a elección en donde aparezcan los datos de los
médicos junto a los de sus pacientes.
81
PRÁCTICO Nº 14
82
10. A continuación, completar las tablas mediante FORMULARIOS a elección:
TABLA CURSOS
Código – Curso Nombre Cantidad de Inscriptos
1 Pintura 110
2 Escultura 15
3 Cerámica 20
4 Colage 87
5 Fotografía 90
6 Telar 113
TABLA INSTRUCTORES
Código – Instructor Oficina Teléfono
3 A1 121212
5 A15 131313
8 B14 141414
4 C30 151515
2 B4 161616
TABLA HORARIOS
Código – Curso Departamento Aula Horario
1 Arte 10 8:00 a 10:00
2 Arte 11 10:00 a 12:00
3 Diseño 10 10:00 a 12:00
4 Visual 11 8:00 a 10:00
5 Diseño 10 12:00 a 14:00
6 Telar 11 14:00 a 16:00
TABLA ASIGNADOS
Instructor Departamento Código – Curso
Juan Arte 1
Rafael Arte 2
Santiago Arte 3
María Diseño 4
Esteban Visual 5
María Telar 6
11.1. Mostrar las aulas usadas por cursos con más de 100 alumnos. Nombre:
Alumnado mayor 100.
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11.2. Mostrar todos los datos del departamento de Arte. Nombre:
Departamento Arte.
11.3. Mostrar los nombres de los cursos dictados por la instructora María.
Nombre: Cursos María.
11.4. Mostrar los nombres de los cursos cuyo departamento sea Diseño.
Nombre: Cursos Departamento Diseño.
11.5. Mostrar todos los datos de los cursos cuyo código sea mayor a 3. Nombre:
Código Cursos mayor 3.
11.6. Mostrar los horarios en los que dan clase los instructores cuyo nombre
comienza con R. Nombre: Cursos R.
11.7. Mostrar los cursos en donde se den clases a las 10:00. Nombre: Cursos
10:00.
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INFORMES
Los Informes son objetos de la base de datos que permiten imprimir los datos de una
tabla o consulta a partir de un diseño que el usuario puede personalizar. Los datos
seleccionados aparecerán distribuidos en un formato formal, junto con la fecha y el
número de página al final de cada hoja del informe.
Para crear un Informe por primera vez, nos basaremos en la base de datos CLÍNICA.
2. Asistente para Informes: utiliza un asistente que nos guiará paso a paso en la
creación del informe. Este procedimiento es el más usado ya que es más cómodo y
fácil de utilizar. Esta será la manera que nosotros utilizaremos para crear informes.
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4. Hacer doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente. Verás que se
desglosa el siguiente cuadro:
5. En este primer paso de la creación del informe deberemos elegir, tal como se pide
en la parte superior del cuadro, cuáles serán los campos que incluiremos en el
informe.
En este caso, hemos decidido realizar un informe sobre la tabla MÉDICOS e incluiremos
todos sus campos.
86
Para definir los niveles dentro del informe, seleccionarás el campo elegido y harás
un clic en el botón ; verás que el campo se traslada para el cuadro de la
derecha, queda en color azul y está por encima de los demás campos.
87
Ya que no es un paso obligatorio, no haremos modificación alguna.
8.
Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al cuarto paso del asistente donde
deberemos indicar la distribución que será aplicada al informe. Aquí también
podrás elegir la orientación de la hoja, siendo las opciones Vertical y Horizontal.
88
En este caso, elegiremos la opción Esquema 1.
9. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al quinto paso del asistente donde
deberemos indicar el estilo de la hoja del informe.
10. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al sexto y último paso del asistente donde
deberemos indicar el nombre del informe.
89
En este caso, el nombre del informe será MÉDICOS.
11. Hacer un clic en Finalizar. Verás que se desglosa la siguiente ventana:
90
PRÁCTICO Nº 15
2. Crear un informe para la tabla CLIENTES; debe contener sólo los campos Código –
Cliente, Empresa y Departamento, debe estar agrupado por el campo Código –
Cliente, la distribución debe ser Esquema 2 y el estilo Corporativa.
3. Crear un informe para la tabla FACTURAS; debe contener todos los campos, la
distribución debe ser en Columnas y el estilo Compacto.
4. Crear un informe para la consulta Clientes de Progreso; debe contener todos los
campos, y los demás modificaciones serán a elección.
5. Crear un informe para la consulta Facturas de Cliente 807; las modificaciones serán
a elección.
PRÁCTICO Nº 16
2. Crear un informe para la tabla HORARIOS; debe contener los campos Código –
Curso, Departamento y Horario y las modificaciones serán a elección.
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REPASO GENERAL
TABLA VUELOS
Nº de Vuelo Ciudad Origen Ciudad Destino Hora Salida
101 Montevideo París 8:30
102 Buenos Aires Madrid 10:00
103 Montevideo París 16:00
104 Brasilia Montevideo 11:00
105 Montevideo Buenos Aires 9:00
TABLA VAP
Nº de Vuelo Nº de Avión Nº de Piloto Fecha
101 1011 1 01/06/2010
102 1021 2 10/07/2010
103 1031 3 20/07/2010
104 1041 4 29/07/2010
105 1051 5 15/08/2010
TABLA PILOTOS
Nº de Piloto Nombre Cantidad de Vuelos
1 Felipe 103
92
2 Andrés 90
3 Juan 1000
4 Javier 680
5 Pedro 200
TABLA AVIÓN
Nº de Avión Tipo de Avión Horas de Vuelo
1011 DC10 2000
1021 A300 3500
1031 BA10 1000
1041 DC10 5000
1051 A300 3200
4.2. Mostrar los nombres de los pilotos con más de 500 vuelos.
4.4. Mostrar los aviones cuyo hora de salida sea entre las 8:00 y las 10:30.
4.7. Mostrar los datos de los pilotos cuyo nombre comienza con J.
5.1. Las apariciones de la palabra Montevideo deben ser reemplazadas por Punta
del Este.
5.2. Las apariciones del texto DC10 deben ser reemplazadas por SA60.
6. Realizar un informe que muestre los Nº de Avión junto con sus horas de vuelo.
7. Realizar un informe que muestre los Nº de Vuelo junto con sus pilotos.
8. Realizar un informe que muestre los destinos junto a sus fechas de vuelo.
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