UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS

E.A.P. INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL

ORGANIZACIÓN COMO FASE DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
DOCENTE:
Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER YULIANO

CARRERA:
INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL

CICLO:
VIII

ALUMNOS:
ARCE MACHUCA, ROSÁNGELA
CHUNQUI SUÁREZ, BREYNER
NUÑEZ HUAMÁN, KAROL
PÉREZ CORONADO, RHUCLIANA
ROMERO IBÁÑEZ, VÍCTOR
ZAMORA SÁNCHEZ, ELMER

GUADALUPE – PERÚ
2017

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER YULIANO 1

ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII
 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………...................3
PROCESO ADMINISTRATIVO……………………………………………………..4
ORGANIZACIÓN COMO FASE DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO………………………………………………………………….10
NIVELES EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES DE ALCANCE
NACIONA……………………………………………………......................................19

ESTRUCTURA PIRAMIDALY NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN

NACIONAL…………………………………………………………………………...21

LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS………………………………………………………………...25

EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN……………………………………….....29

CONCLUSIONES…………………………………………………………………….30

BIBLIOGRAFIAS…………………………………………………………………….32

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER YULIANO 2

ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII
 INTRODUCCIÓN
El proceso administrativo es una secuencia de pasos dirigidas a un solo fin: el
éxito de una empresa. Conocerlo nos da una ventaja sobre los demás ya que no
solo puede ser utilizado en el trabajo sino también en la vida diaria, solo escuchar
las etapas de este nos hace ver los problemas de otra forma, planeación,
organización, dirección y control. Esta investigación reúne cinco puntos básicos
en la comprensión de un nuevo tema, primero conoceremos el concepto, luego,
el porque es importante, seguido de una explicación de cómo se compone,
pasando por una explicación de cómo el proceso administrativo no es exclusivo
de los profesionales, una vez que llega a aplicarse afecta a todo un sistema.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 3 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 PROCESO ADMINISTRATIVO

1. CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Para entender de una mejor manera el concepto de proceso administrativo

es correcto descomponer el título en sus palabras, dicho con otras palabras,
llegar a su esencia por medio de su definición nominal. Para comenzar,
proceso se define como la secuencia de pasos requeridos para llevar a cabo
una función o actividad. (Münch, 2006).

Seguimos tomando la definición a la que llego Wilburg Jiménez Castro sobre

la administración: “Una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas,
cuya aplicación a conjuntos humanos permiten establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden
alcanzar propósitos comunes que individualmente no se logran en los
organismos sociales.” (Hernández, 2002, p.195).

Ya conociendo la definición por separado podemos considerar al proceso

administrativo, en una forma breve y concisa, como los pasos a seguir para
llevar a cabo un propósito, claro, una definición mejor estructurada la
encontramos del autor Sergio Hernández y Rodríguez el cual lo define de
esta forma:

“Pasos para sistematizar la operación de una empresa en forma efectiva,

desde su presión, para la fijación de objetivos claros, planeación,
organización, integración, dirección y control de sus actividades, que
permiten el adecuado aprovechamiento de sus recursos y la máxima
motivación del elemento humano que la conforma.” (2002, p.195).

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 4 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 2. IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La importancia del proceso administrativo puede asimilarse desde cualquier

punto porque al ser una secuencia de pasos se le puede considerar como
una guía, ya que al observar cualquier estructura organizacional se pueden
visualizar todos los componentes del proceso administrativo, entonces, al
conocerlo uno obtiene una herramienta que permite conocer mejor el
funcionamiento de la organización y así poder obtener los mejores
resultados. (Hernández, 2002).

Algo muy importante en el proceso administrativo lo menciona Weihrich y

Koontz (2007):

En el proceso de la administración se postula que hay un núcleo central de

conocimientos administrativos que atañen exclusivamente a este campo.
Temas como personal de línea y de apoyo (staff), división en departamentos,
evaluación de gerentes y diversas técnicas de control administrativo remiten
a conceptos y teorías que solo se encuentran en las situaciones que
competen a los administradores.

Además, este método toma y asimila conocimientos de otros campos, como

la teoría de sistemas, conceptos de calidad y reingeniería, teoría de las
decisiones, teorías de la motivación y el liderazgo, comportamiento de
individuos y grupos, sistemas sociales, cooperación y comunicaciones, así
como la aplicación de análisis y conceptos.

No importa qué tipo de organización se pretenda administrar, el proceso

administrativo surtirá efecto. (Montana, 2002).

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 5 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 3. FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Münch (2006) utiliza la semejanza de una organización social con el

funcionamiento de un organismo vivo, un animal, para hacer referencia al
proceso administrativo; en su comparación nos dice que al observar el
desarrollo de cualquier ser vivo se pueden notar dos fases o etapas
primordiales, una de estructuración y otra de operación. En la primera se
puede observar como las células se acomodan para formar membranas,
tejidos, órganos, etc., que luego tendrán una función.

En la segunda etapa todos los elementos formados antes desempeñan su

función. En el organismo social ocurre lo mismo, en la primera fase forman
las ideas, procedimientos y las asignaciones que se requieren para alcanzar
el fin u objetivo, y en la segunda se ejecutan.

“A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la

administración.” (Münch, 2006).

CUADRO 01: CUADRO SINÓPTICO DE LAS FASES DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

Fuente: (Münch, 2006, p.36)

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 6 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 4. ENFOQUE SISTÉMICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Como se mencionó antes, el proceso administrativo es una secuencia de pasos

a seguir, por tanto es correcto pensar en llevarla paso a paso, es decir paso uno,
paso dos, paso tres, etc.

Hernández (2002) lo ejemplifica con el diseño de una casa, antes de construir la

primera planta hay que hacer los cimientos y ya de ahí avanzar en la obra,
primera planta, segunda, tercera y así seguir en forma secuencial; aunque el
proceso administrativo puede ser visto de esta forma hay que tener en cuenta
que funciona como un sistema, en el que mientras algo acurre en una etapa
avanzada le afecta a una inicial y viceversa, mejor dicho en otras palabras, lo
que ocurra en una parte del proceso administrativo le afecta a todo, no solo
hablando del proceso en sí, sino también a todo lo que le rodea, en este caso, la
empresa.

Habiendo dicho que el proceso administrativo afecta tal como un sistema no

sería incorrecto hacer mención de la teoría de sistemas en palabras de Montana
(2002):

La teoría de sistemas es un enfoque más contemporáneo y complejo parar la

solución de problemas, el cual supone que estos son complejos y están
relacionados con una situación, que las soluciones no solo resuelven el
problema, sino que también influyen en el resto de la empresa y deben ser
evaluadas en función de que tan bien resuelven el problema (resultado
pretendido) y afectan a toda la empresa (resultados no calculados), y además,
ni problema ni soluciones son constantes: las situaciones cambian, los
problemas evolucionan y se necesitan soluciones nuevas de manera constante.

Entonces, una empresa no es inmutable a su ambiente, sino es parte de algo

más y esto la afecta, Weihrich y Koontz (2007) hablan de la industria, el sistema
económico y la sociedad, en fin, todo su ambiente externo.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 7 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 Hablan también de como una empresa toma los insumos del medio externo, los
transforma y luego los devuelve al entorno como productos, esto confirma lo
mencionado anteriormente, también indican que al ser transformados son
sometidos al proceso administrativo, es decir, pasan por las funciones
administrativas de planeación, organización, dirección y control.

FIGURA 02: EL ENFOQUE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO U

OPERATIVO
La teoría y la ciencia administrativas como un sistema que trae consigo otras
áreas de conocimiento organizado.

La figura muestra como la teoría y la ciencia administrativa-operacional,

encerradas en un círculo, tienen un núcleo de ciencias y teorías básicas y
recurren a otros campos de conocimiento pertinentes para el entendimiento de
la administración.

La administración básica es, así, un compuesto ecléctico de ciencia y teoría.

(Fuente: Weihrich y Koontz, 2007, p.23).

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 8 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 5. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Ya que son muchos los autores que han contribuido con las fases en el proceso
administrativo se puede decir que es la corriente o escuela de administración
más difundida pero esto, además de intensificar las formas en que se
implementa, también ha provocado una gran variedad de estilos que varían
solamente en forma pues en fondo siguen siendo lo mismo. En lo que la mayoría
de ellos coincide es en separarlo en etapas, de las cuales casi todos incluyen la
previsión o planeación, la organización, la dirección y el control. (Hernández,
2006).

Un ejemplo, por mencionar alguno, es el que señala Montana (2002) en su libro:

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 9 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 LA ORGANIZACIÓN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella

el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su
funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de
autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las
dependencias de las personas o grupos de personas.
Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo
de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas
a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de
seguridad y administrativa.
Melinkoff (1987), con relación al título del escrito la define como el proceso
administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución,
se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las
funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos
trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel
corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y
mecanismos de medida u actuación).
Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar
con los siguientes elementos:
a) Los principios generales.
b) Los sistemas de organización.
c) Los instrumentos metodológicos.

 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente

en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la
administración se han establecido quince principios que deben observarse al
organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit), se pueden
enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 10 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización
debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se
encamina la organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma
adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques
de la administración denominan misión a esta constelación a fines más
generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de
la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.

2. Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este

principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión
que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad
debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

3. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe

establecer el número de personas que deben depender de otra
directamente. Se aconseja que el número de personas este entre 7 y 8,
tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la
preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.

4. Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que,

a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios,
debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea
total o de la parte de ésta que delegue.

5. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con

este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado
debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el
jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad
delegada.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 11 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 6. Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece
que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que
implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

7. Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia

diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma
previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

8. Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o

ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los
problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico
correspondiente.

9. Principio de identificación: este principio establece que todos los actos

o hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la
institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su
identificación adecuada, para evitar confusiones con otros hechos o cosas
semejantes.

10. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo

sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los
fines del organismo.

11. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber
responsabilidad, colaboración y compromisos para el logro de los
objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa,
tanto directivos como subalternos.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 12 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 12. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe
recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

13. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe

existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo
superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar
claramente a través de toda organización.

14. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa

se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc.
Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

15. Principio de centralización – descentralización: se enuncia diciendo

que hay centralización cuando la adopción de decisiones y la
responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución
y que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la
adopción de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias
de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las
decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la
dirección superior las decisiones de política y de orden normativo.

 LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos

elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los
sistemas lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A
continuación se mencionan los sistemas de organización que describen
algunos autores referidos por Melinkoff en su texto las organizaciones (2000,
p 45).

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 13 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
  Reyes Ponce y Jeener:
a) Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema lineal y de Staff.
 Spriegel:
a) Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema mixto (Lineal y Staff).
d) Sistema Comisional.
 Agramonte:
a) Puros: Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema lineal y de asesoría.
d) Mixtos: Lineal Funcional, de organización Comisional

 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN LINEAL O DE LÍNEA JERÁRQUICA

(PERSPECTIVA FAYOLIANA).
Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry
Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones
generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las
líneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima
autoridad hasta el último funcionario.
Se califica de jerárquico porque establece relaciones determinadas por órdenes
que emanan desde un mismo departamento, otros autores lo denominan sistema
escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada, siguiendo
los niveles de la organización.
En este tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo
a medida que desciende la escala jerárquica.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 14 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 Ventajas del sistema lineal:

a) La organización resulta sencilla de comprender.

b) Genera rapidez en la ejecución de las órdenes.
c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.
d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad
e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.

Desventajas del sistema lineal:

a) No hace uso de las ventajas de la especialización.

b) Los jefes deben tener conocimientos diversos
c) La pérdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la
empresa.
d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.
e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O TAYLORIANO

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por
Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad
que en lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades
superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se
realizan en un organismo.

Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las características y agrupa en

unidades especializadas, las funciones similares o parecidas. El sistema no
descansa en hombres sino en las funciones. En este sistema vale más la
especialización que la posición jerárquica de los hombres.

Ventajas del sistema funcional:

a) Aprovecha las ventajas de la especialización.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 15 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada
cargo.
c) Se facilita el control directo.
d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o
dependencia que forman los organismos.

Desventajas del sistema lineal:

a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de

cierta actividad.
b) La supervisión es múltiple.
c) Se descarta el principio de unidad de mando.
d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.

 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF, ASESORIA O PLANA

MAYOR

Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan

gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de
organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias
asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana mayos. Las
unidades de asesoramiento sólo tienen autoridad de asesoramiento, no tienen
mando sobre el personal de línea; solo tienen autoridad de mando sobre el
personal de sus sistemas asesores.

Ventajas del sistema de línea y de staff:

a) Se aprovechan las ventajas de la especialización

b) Se mantiene la unidad de mando.
c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 16 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 Desventaja del sistema de línea y staff:

a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.

b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no
tener autoridad.
c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la
dependencia asesora o funcionarios asesores.
d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

 ORGANIZACIÓN COMISIONAL Y TIPOS DE COMITÉS O COMISIONES

En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de
decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la
pirámide. En la práctica este modelo de organización de autoridad superior
colegiada es poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las
Universidades Nacionales u Oficiales. Más frecuentemente existen consejos,
comités o comisiones intermedios dentro de una institución, sea que ésta se
organice lineal o funcionalmente o en forma mixta.

Ventajas:

a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.

b) Se reciben aportes valiosos.

Desventajas:

a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho

tiempo en reuniones.
b) Dificultan la toma de decisiones.
c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de
la autoridad.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 17 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones
específicas o de resolver un problema específico. Debido a las considerables
variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha
confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:

1. Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea

Pueden tomar decisiones realizan una función determinada.

2. Consejos o comités de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando.

3. Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura

organizativa, se les asignan deberes y autoridad.

4. Comités informales: No están establecidos en la estructura. Se organizan

para estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico.

5. Comités permanentes: Pueden ser formales e informales pero son

estables en la estructura, duran un tiempo indefinido.

6. Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo

determinado.

7. Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias

subordinadas, tienen poder de decisión.

8. Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 18 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 NIVELES EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES DE
ALCANCE NACIONAL

Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización de

carácter nacional debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de
una pirámide. De esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada
la máxima autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de
autoridad, y se encuentra el mayor número de personas para la ejecución de los
planes, programas y para el logo de los objetivos.

 Nivel superior o nivel normativo:

Es el nivel responsable de la planificación, organización, dirección y
control activo de la organización como un todo. Tiene a su cargo las
siguientes funciones generales:
1. Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas
relacionados con el plan sectorial nacional (de salud, de educación,
etc.
2. Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables
del nivel inferior y solucionar todos los problemas prácticos
relacionados con el plan sectorial nacional.
3. Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para
seleccionar los cuadros competentes para las diferentes
posiciones de responsabilidad dentro de la organización.
4. Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con
la organización y su funcionamiento, a través de informes,
publicaciones, estadística, etc.
5. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.

 Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoría:

Las funciones del nivel intermedio son más especializadas. En él se
necesitan cuadros de especialistas para integrarlo.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 19 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 Sus funciones son:
1. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.
2. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel
3. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el
mejor cumplimiento de los planes de trabajo.
4. Dar asesoría técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar
cuadros directivos a través del adiestramiento de persona.
5. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo.

 Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor:

Este nivel tiene la responsabilidad directa de la ejecución de las actividades
y tareas, para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
Sus funciones generales son:
1. Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los lineamientos
o normas del plan nacional.
2. Ejecutar las actividades del programa de trabajo.
3. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como
en calidad.
4. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa.
5. Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.
6. Fomentar y mantener la moral del trabajo.
7. Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los
conflictos y problemas que se puedan presentar.
8. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.
9. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel.
10. Informar en el ámbito superior sobre actividades, experiencias,
necesidades y realizaciones en su nivel.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 20 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 ESTRUCTURA PIRAMIDALY NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN
NACIONAL

NIVEL
SUPERIOR
NORMATI
VO
NIVEL INTERMEDIO
COORDINADOR ASESOR

NIVEL INFERIOR
EJECUTIVO DIRECTO

LAS HERRAMIENTAS O INSTRUMENTOS METODOLÓGICOS DE LA

ORGANIZACIÓN

Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los

organigramas y manuales.

LOS ORGANIGRAMAS

Una organigrama es la representación gráfica que muestra como están

relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o
empresa.

Este permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos departamentos,

secciones, oficinas, etc., que conforman la institución. El organigrama describe
gráficamente la división del trabajo que se establecerá y la relación que se dará
entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los
canales de supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la
institución.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 21 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 Ventajas de los organigramas:

1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la

organización.
2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada
departamento y sección de la organización.
3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección
y control.
4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de
la organización.
5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen
las coordinaciones dentro de la organización.

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de

sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:

1. ORGANIGRAMAS VERTICALES DE TIPO CLÁSICO

2. ORGANIGRAMAS HORIZONTALES DE IZQUIERDA A DERECHA

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 3. ORGANIGRAMA MIXTO

4. ORGANIGRAMAS CIRCULARES O CONCÉNTRICOS

5. ORGANIGRAMAS ESCALARES

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YULIANO
 ALGUNAS REGLAS PARA SU CONSTRUCCIÓN

Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización,

por tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología:

NOMBRE SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO

Departamentos o divisiones de la
Rectángulos organización que varían en importancia
de acuerdo a su tamaño.

Líneas de mando de una división

Líneas continuas
superior a una inferior.
Verticales

Líneas continuas Indican la unión entre órganos de

Horizontales asesoría.

Líneas discontinuas Significan coordinación unen por los

Horizontales dos lados a dos rectángulos que
mantienen relaciones de coordinación.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 24 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada

las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma
en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los
manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la
organización, así como instruir al personal sobre los objetivos, políticas,
funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.

 IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar

información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su
vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el
mejor desempeño de los ejecutivos.

 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:

 MANUALES DE ORGANIZACIÓN:
Es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales
como:
1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos
corporativos).
2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa
estructura.
3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoría.
4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 25 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
  MANUALES DE POLÍTICAS

Incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para
la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro de los cuales deben
realizar se las a actividades. Una correcta formulación de las políticas en un
manual, permitirá:

1) Agilizar el proceso decisorio.

2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y
adecuar las actividades a los objetivos de la institución.
3) Facilitar la descentralización.
4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

 MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y

métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones.
A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa
institución. El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la
descripción de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los
formularios de registro y sus respectivos instructivos.

Los manuales de sistemas y procedimientos, ofrecen una serie de ventajas

ente ellas tenemos:

1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales

de la organización para que la información sea útil se requiere que la
información se comunique a través de la línea de mando de la
organización.
2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos
empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo
a la organización son ascendidos de categoría.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 26 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos
y procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte
con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido
de las operaciones, normas y procedimientos.
6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la
respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del
manual.
7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la
empresa.
9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva
de las prácticas institucionales.

 ESTRUCTURA DE LOS MANUALES

Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente
se basen en una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido de su
objetivo, que es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión.

Las partes principales de un manual son las siguientes:

1) MANUAL DE ORGANIZACIÓN
 Contenido o índice.
 Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que puede brindar
a las personas responsables de su aplicación.
 Instrucciones para el uso del manual.
 Cuerpo principal.
 Misión y filosofía de la empresa.
 Objetivos generales de la organización.
 Estructura organizativa (descripción general).
 Organigrama.

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  Descripción de todas las funciones comunes a las distintas unidades que
conforman a la organización.
 Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su respectivo
organigrama.
 Glosario de términos. (Con anexos si los hay).

2) MANUAL DE POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

 Contenido o índice
 Introducción.
 Instrucciones para su uso.
 Cuerpo principal.
 Políticas de la institución.
 Procedimientos que se utilizan dentro del sistema.
 Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento.
 Objetivos del procedimiento.
 Alcance del procedimiento.
 Normas que lo fundamentan.
 Descripción de los procedimientos mismos.
 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
 Formular instructivos.
 Glosario de términos.

 RECOMENDACIONES AL MOMENTO DE EMPLEAR LOS

MANUALES

Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual,

se inicia el control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a cargo de la
unidad responsable de la sistematización administrativa, la que mantendrá un
registro estadístico de consultas, entrevistas y encuestas.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 28 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

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 EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y

eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena
organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada
trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de
esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento.

En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los

objetivos principales de la organización.

2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las

distintas actividades o funciones a realizar por la institución.

3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la

descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la
organización.

4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.

5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las

clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las
personas que los ocupen.

6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las

actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.

7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la

ejecución de las actividades.

Dr. MARQUEZ YAURI, HEYNER 29 ADMINISTRACIÓN GENERAL – VIII

YULIANO
 CONCLUSIONES GENERALES

Los Procesos Administrativos tienen en nuestra vida cotidiana un efecto que en

general vivimos todos los días, y la mayoría de las veces ni caemos en cuenta
que todo lo que realizamos gira alrededor de una secuencia o mejor un
cronograma de actividades que a diario organizamos para poder llevar a cabo
nuestros objetivos, pero en realidad, para poder dar cumplimiento a cada meta
que tenemos en mente, siempre se debe tener en cuenta los pasos del Proceso
Administrativo.

Ahora bien, un proceso es materializar una acción y a su vez agruparla para

formar determinado producto, en el caso del Proceso Administrativo, hace
referencia a la serie de pasos que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos,
ya sean personales o empresariales, estos pasos son la planeación,
organización, dirección y el control; a través de estos pasos, todas las personas
los implementamos de maneras distintas para poder llevar una vida organizada,
que a media que transcurra el tiempo se pueda visualizar en hechos todos esos
esfuerzos realizados para estar en donde queremos estar, sin perder el sentido
de nuestra visión personal y también como profesionales.

Teniendo en cuenta lo anterior, los pasos del proceso Administrativo se ven

reflejados en nuestras vidas de la siguiente manera:
La Planeación se refleja a través de los objetivos que queremos lograr y las
acciones que vamos a realizar para poder alcanzar dichos objetivos.
La Organización se refleja a través del orden en el cual vamos a realizar las
tareas o actividades, saber cómo se van a llevar a cabo, teniendo en cuenta el
buen manejo de los recursos que tengamos a disposición.

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 La Dirección se refleja a través de la coordinación que tengamos para poder
realizar cada actividad.
El Control se refleja a través de la comprobación diaria de las tareas que estamos
realizando, es decir, crear seguimientos para poder verificar que lo que estamos
haciendo nos conducirá al logro de nuestras metas.

En general, cada persona debe tener clara su misión y su visión, debe tener
capacidad de adaptarse a nuevos cambios; debido a que todos en algún
momento de nuestras vidas hemos sido forasteros y nos ha tocado enfrentar
situaciones a las cuales no estamos preparados, pero que por algún motivo
siempre sacamos provecho de ello para ser mejores y aplicarlo en el futuro,
debemos tener valores que nos guíen por el buen camino, ser ordenados,
honestos, innovadores y así llegar al éxito de una manera satisfactoria.

El Proceso Administrativo ayuda a que cada persona le ponga orden a su vida,

que se planteé sus metas a corto, mediano y largo plazo, que establezca sus
objetivos, que sepa lo que en realidad quiere lograr y que de verdad pueda estar
a su alcance, que maximice sus recursos para poder cumplir con efectividad sus
tareas diarias, y ante todo tener una planeación para cada proyecto de vida.

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 BIBLIOGRAFÍA

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