SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE DATOS

Desde el punto de vista de la teoría de la decisión, la organización empresarial

puede ser entendida como una serie de grandes redes de información que
relacionan las necesidades de información de cada proceso decisorio con las
fuentes de datos. Aunque están separadas, estas redes de información se
superponen e interactúan.
Datos son los elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la
formación del juicio. Un dato es sólo un índice, una manifestación objetiva, posible
de ser analizada subjetivamente, es decir, exige interpretación del individuo para
poder manejarlo. En sí mismo, cada dato tiene poco valor. Los datos permiten
obtener información cuando están clasificados, almacenados y relacionados entre
sí. Así como los datos aislados no constituyen información, la información aislada
también carece de significado. Si los datos exigen procesamiento (clasificación,
almacenamiento y relación) para que puedan realmente informar, la información
también exige procesamiento para que pueda adquirir significado. La información
presenta intencionalidad, aspecto fundamental que la diferencia del dato simple.
El término procesamiento de datos1 designa la gran variedad de actividades que
se llevan a cabo tanto en las organizaciones, y en los grupos sociales, como entre
personas: existen cierto volumen de datos o informaciones iniciales (en los
archivos, en las expectativas o en la memoria) a los cuales se adicionan otros datos
posteriores (mayor volumen de datos, alteraciones, modificaciones), lo que provoca
un nuevo volumen de datos o informaciones. De este modo, el procesamiento de
datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datospara
transformarlos en información, o para obtener otra información -las mismas
informaciones- bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.
1 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición,
McGRAW-HILL 1.994, P.475
El procesamiento de datos puede ser:
Manual: Cuando se efectúa manualmente, utilizando fichas, talonarios, con o sin
la ayuda de máquinas de escribir o de calculadoras.
Semiautomático: Cuando se utilizan máquinas en las cuales el operador
introduce fichas, o talonarios uno tras otro (procesamiento manual) y, después de
recibir la ficha y los datos iniciales; la máquina realiza numerosas operaciones
consecutivas ya programadas, sin la intersección del operador (procesamiento
automático).
Automático: Cuando la máquina, programada para que realice determinado
conjunto de operaciones, desarrolla toda la secuencia sin que haya necesidad de
intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general, el procesamiento
automático de datos es realizado por medio de computadoras.
EJEMPLO CASO N°1
(sistema de información de datos)
Una empresa había adquirido un computador mediano dentro de su programa
de consolidación y aumento de eficiencia. La empresa estaba preocupada por
bajar sus costos operativos, con el fin de competir en el mercado con precios
más bajos y calidad superior de sus productos. El gerente del departamento
de procesamiento de datos estaba realizando buen trabajo. Entre las
aplicaciones, el departamento de procesamiento de datos realizaba el
procesamiento de la nómina, todo el proceso del almacenamiento de
productos terminados, facturación y expedición de pedidos, expedición de
duplicados y en el área de la producción y, a mediano plazo, aplicaciones en
el área financiera y contable de la empresa. Sin embargo, el gerente de
recursos humanos, estaba deseando ampliar los servicios del departamento
de procesamiento de datos al área de recursos humanos. El Departamento de
procesamiento de datos generó el registro de personal -una especie de base
de datos individuales de cada empleado.
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Bases de datos en Recursos humanos:
La Base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos
debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención
de información. En realidad, la base de datos es un conjunto de archivos
relacionados lógicamente, organizados de manera que se mejore y facilite el acceso
a los datos y se elimine la redundancia. La eficiencia de la información es mayor
con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la “memoria” para
archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la
actualización y el procesamiento integrados y simultáneos. Esto reduce
incoherencias y errores que ocurren en razón de que se presentan archivos dobles.
Es bastante común que existan varias bases de datos relacionadas lógicamente
entre sí por medio de un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar
archivos, recuperar datos y generar informes.
En el área de Recursos humanos2, la base de datos puede obtener y almacenar
datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:
Datos personales de cada empleado, que conforman un registro de personal.
Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.
Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que
constituyen un registro de secciones.
Datos de los salarios e incentivos saláriales, que constituyen un registro de
remuneración
Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de
beneficios.
Datos de candidatos (registros de candidatos), de cursos y actividades de
entrenamiento (registro de entrenamiento).
2 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición,
McGRAW-HILL 1.994, P.476
Muchas veces, para actualizar los datos individuales de su empleados, algunas
empresas utilizan registros profesionales periódicos que funcionan como censos.
El sistema de información de Recursos humanos obtiene datos e información de
los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo,
exigencias de trabajos, etc.) y del macro-ambiente (coyuntura económica, política,
etc.). Este flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y
utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar las fuerza de
trabajo haciendo objetivas las decisiones. Otros datos se tabulan y se presentan en
forma de encuestas, análisis y seguimiento para fines de caracterización, como las
encuestas saláriales y de beneficios sociales. Otros datos se almacenan en la base
de datos para recuperarlos después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.
La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de
ciclo operacional utilizados tradicionalmente en contabilidad. Este concepto localiza
cadenas de eventos que se inician fuera de la empresa, incluye una cadena principal
de eventos de la organización y terminan en un punto externo a la empresa. Este
concepto permite identificar precisamente un punto inicial y un punto final (ambos
externos a la empresa) que se relacionan entre sí por cadenas de eventos. Una vez
que se han especificados los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un
sistema de información sólo para una parte de los flujo de información, puesto que
la dimensión del proceso decisorio hasta perfectamente definida.
Lo antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados
que abarcan todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en
tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programados
de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de
tipo repetitivo. Después de especificadas estas reglas, los subordinados podrán
administrarlas en sus actividades diarias. Donde quiera que esto sea puesto en
práctica con éxito, la administración será capaz de dedicar la mayor parte de sus
esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La
administración por sistema se basa en la planeación e implantación de un sistema
de información.
La información puede ser externa a la empresa (mercado de trabajo, mercado de
Recursos humanos, mercado de salarios, legislación laboral, sindicatos,
organismos regionales del trabajo, etc) o interna a la empresa (registros a
empleados, de cargos y ocupantes, etc.).
Por otra parte, la información puede ser dirigida a nivel institucional o estratégica, al
intermedio o al operativo, bien sea que se refiera a decisiones, seguimiento y control
o ejecución, respectivamente. De cualquier manera, un sistema integrado de
información de Recursos humanos debe agrupar una variedad de información
obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.
“Sistema de información, es un conjunto de elementos interdependientes
(subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere
la información necesaria para la toma de decisiones”. Como la Administración de
Recursos humanos es una responsabilidad de línea y una función staff, el
organismo de Administración de Recursos humanos debe abastecer a todos los
organismos de información importante acerca del personal que existe en cada uno
de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados
de manera adecuada.
El punto de partida para elaborar un sistema de información de Recursos humanos
es la base de datos. El objetivo final de un sistema de información es suministrar a
las jefaturas información acerca del personal.
Un sistema de información es, por definición, un sistema mediante el cual los
datos se obtienen, se procesan y se transforman en información, de manera
esquematizada y ordenada, para que sirva de ayuda en el proceso de toma de
decisiones. El sistema de información recibe entrada (inputs) que son procesadas y
transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices,
listados, medidas estadísticas de posición o de tendencias, etc.
Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en
tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la
combinación de datos comporta una significación más amplia y definida.
La información reduce las condiciones de incertidumbre. Un sistema de información
requiere alguna forma de procesamiento de datos, como medio de suministro y
abastecimiento.
Sistemas de Información

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han

cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso
se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos,
suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y,
lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja
de los rivales.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y

convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el
procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano,
los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y
los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y
regulaciones, además de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático

en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se
reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una
transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de
aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal
transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar
no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos

conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto,
ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma.

La información como recurso de las organizaciones.

Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de

administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.

La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales

recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las
tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo
un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los
negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del
éxito o fracaso de éstos.

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la

debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás
recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general
que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad,
almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la
organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos
saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar
de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de

información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de
forma particular en los negocios. El manejo de información generada por
computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos
manualmente.

¿Qué es un sistema de información?

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio,
un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware
[1]). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información
computarizado”.

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso

humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las
computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de
operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

 Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que

requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo,
teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
 Almacenamiento de información: es una de las actividades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad
el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso
anterior.
 Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas
permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de
 los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un
año base.
 Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida
son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

Tipos y usos de los sistemas de información.

Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes
objetivos:

1. Automatizar los procesos operativos.

2. Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de

procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas
Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones
tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas.

Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de
decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas
en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con
su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se
desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a
través del uso de la Tecnología de Información (TI).

Importancia de los sistemas de información

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de
información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien
contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de
recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les
puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus
objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma,
constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de
empresas.

Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de

Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información.
Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de
información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es
importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que
permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información
logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han
entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un
riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad
de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo
rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno
global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un

desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:

 Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para

el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administración de operaciones, marketing, y administración de recursos
humanos.
 Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad
y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.
 Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de
decisiones efectivas por parte de los gerentes.
  Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el
mercado global.
 Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de
hombres y mujeres.

Una sociedad de información global

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una

economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la
distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas
empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en
empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están
expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando
instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos,
reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios
globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El
manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet,
Intranets [2] y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que
constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.

Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas,

compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales,
donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica.

En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por
personas que se ocupan en labores de prestación de servicios o trabajadores del
conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la
comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y
distribución de la información.
Estrategias competitivas con la TI.

Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la

reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas
de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el
mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y
capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas
competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo,
utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los
costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico (e-
business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de
diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información
para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores,
de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de
atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos
de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de
marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y
servicios que le atraen.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Muchos actores distinguen entre sistemas de información (SI) y tecnología de

información (TI), si bien en un lenguaje vulgar no es fácil hallar una diferencia. Sin
embargo, la diferencia semántica no es trivial.

Los sistemas de información en una empresa, independiente del uso de

computadoras, siempre existieron. Como hemos observado en la unidad temática
anterior, son parte integrante de la empresa. La información aumenta nuestra
posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a niveles de certeza donde
no habría equívoco posible. Claro está, que estamos tomando como criterio para de
la toma de decisiones la razonabilidad de los problemas, que claro que muchas
veces, las decisiones no se toman en forma racional.

A nivel de una organización también existe información formal e informal, y las

necesidades de información es tan amplia que se producen sistemas d información
de alta complejidad y calidad, a todos niveles de las decisiones empresariales, y sus
medios para mantener el sistema de información son extraordinariamente amplios
usándose:

 Informes
 Reuniones de consulta
 Planillas de resultado
 Boletines informativos
 Balances
 Planos
 Mapas
 Comunicaciones telefónicas
 Comentarios informales
Los medios y su automatización para realizar y obtener la información es lo que se
denomina como Tecnología de Información.

Flujo de información

Entre los distintos niveles existe un flujo de información. Así mismo, la organización
toma información externa. En los siguientes gráficos se muestra el flujo de la
información en forma teórica y el flujo de la información en forma real. Se puede
observar los rebotes y/o ruido a los cuales quedan sujetos estos flujos.

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO EN LAS ORGANIZACIONES

En la sociedad actual, denominada “Sociedad de la Información “, el uso y acceso

a la información constituye un cambio transcendental, desde el punto de vista
económico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todos los ámbitos de las
empresas. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una guía para la
solución de problemas y representa las bases para el progreso organizacional en el
factor corporativo.

Según Gil Horton, la información:” es un bien que difiere de un bien económico al

no acabarse al ser consumido; no se extingue al ser compartida, por el contrario, la
hace crecer. Propone dos definiciones de recursos de información:

1. Recursos de información (en singular): se refiere a la información en sí, es

decir el contenido.
2. Recursos de información (en plural): son las herramientas, equipos,
suministros, personas y recursos utilizados para una entidad; también el
capital, la inversión y gastos involucrados en proveer todos estos recursos
de apoyo.
Andreu, Ricart y Valor definen a los sistemas de información “como el conjunto
formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de datos de acuerdo a
las necesidades que una organización, recopila, elabora y distribuye la información
necesaria para la operación de dicha organización y para las actividades de
dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de
decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de
acuerdo con su estrategia” (Andreu, R, & Ricart, 1996).