COPIA NO CONTROLADA

Código: GAA-PR-03
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

Versión: 01
GESTION DE ADQUISICION Y ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS

Fecha: 14 de Enero de 2013

UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNP-

PROPOSITO

El procedimiento tiene por objeto Establecer las actividades para el mantenimiento correctivo y preventivo de los vehículos de propiedad de la UNP.

ALCANCE

El alcance es la posibilidad de mantener estos vheiculos en condiciones aptas para prestar sus servicios a la UNP con un minimo de fallas.

RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE RESPONSABILIDADES

Delegar las funciones relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo del

Secretario General
parque automotor de propiedad del a UNP

Gestionar todos las solicitudes de mantenimiento que se reciban por parte de los
Supervisor Contrato de Mantenimiento
beneficiaros, responsable de esquema o funcionario responsable del vehículo

Mediar el proceso entre el beneficiario, responsable de esquema o funcionario

Área de transportes de la Subdirección de Protección responsable del vehículo y la Secretaria General para gestionar los mantenimientos
solicitados

DEFINICIONES
TERMINO DEFINICIÓN

Gestión Conjunto de tramites que se llevan a cabo para resolver un asunto

" Dentro de las operaciones de mantenimiento, se denomina mantenimiento correctivo, a aquel que corrige los
Mantenimiento correctivo defectos observados en los equipamientos o instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y consiste
en localizar averías o defectos y corregirlos o repararlos."

" En las operaciones de mantenimiento, el mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de

Mantenimiento Preventivo equipos o instalaciones mediante realización de revisiones y reparaciones que garanticen su buen
funcionamiento y fiabilidad"

CONSIDERACIONES GENERALES

El supervisor del contrato debe verificar que las actividades de mantenimiento facturadas correspondan a las realizadas por el taller
El área de transportes de la subdirección de Protección debe guardar para cada vehículo los siguientes documentos: 1. Acta de Entrega

DOCUMENTOS ASOCIADOS
INTERNOS EXTERNOS
Formato de solicitud de mantenimiento Orden de trabajo del Taller
Documento de recibo a satisfacción del vehículo

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QUÉ? QUIÉN? CUÁNDO? CÓMO? DOCUMENTO SOPORTE POR QUÉ / PARA QUÉ? DONDE?

Inicio Porque se debe tener un soporte

para saber que problemas
Cuando se Formato de solicitud de
Se diligencia el formato de solicitud de presenta el vehículo.
Responsable requiera el mantenimiento enviado por Área de transportes de la
1.Solicitud para mantenimiento o bien a petición del Para registrar la actividad a
vehiculo mantenimiento correo electrónico al supervisor Subdirección de Protección
mantenimiento de vehículos beneficiario, con el fin de empezar a elaborar realizar en el taller y como
preventivo y/o del contrato
el respectivo tramite. soporte para justificar los
correctivo
respectivos arreglos.

Cada vez que haya una solicitud de

En el momento mantenimiento preventivo y/o correctivo, se Formato de solicitud de
2. Evaluar Avalar el estado y verificar si el
Supervisor del en que se hace una inspección al vehículo en el taller mantenimiento firmado Taller del contratista-o logar
solicitud vehículo necesita o no el
contrato presenta la para verificar y evaluar si es procedente o no cotización debidamente donde se encuentre el vehículo
mantenimiento solicitado
solicitud tal solicitud de acuerdo al costo del servicio en aprobada
relación al valor comercial del vehículo

3. La Si
solicitud es Supervisor del
Factible? contrato

No

El supervisor del contrato informa vía correo

Luego de recibir
4. Enviar Comunicación electrónico dirigido al responsable de Formato de solicitud de
Supervisor del el concepto Para dar Respuesta al a solicitud Secretaria General unidad
transportes de la subdirección de Protección la mantenimiento vía correo
contrato técnico y emitida automotores secretaria general
justificación de la no Aprobación del electrónico.
cotización
mantenimiento solicitado

5. Aprobación de mantenimiento
Luego de recibir
Supervisor del Dando firma de aprobación en el formato de Formato de solicitud de Para dar gestión al Secretaria General unidad
el concepto
contrato manteamiento cotización del taller mantenimiento firmado requerimiento automotores secretaria general
técnico

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Una vez de
6. Ejecución de Mantenimiento Para dar gestión al
Contatista aprobada la El taller ejecuta la solicitud autorizada Orden de Trabajo del Taller Taller Contratista
requerimiento
solicitud

El taller le hace entrega al funcionario del área

Al termino de la Documento de recibo a
de transportes de la Secretaria quien revisará
Responsable ejecución del satisfacción del vehículo firmado Para soportar la entrega por
7. Entrega del vehículo el estado del vehículo para recibir a Taller Contratista
vehiculo respectivo por parte del responsable del parte del taller del vehículo
satisfacción y avalará el mantenimiento
mantenimiento mismo
realizado

8. Disposición del vehículo

Se verificara cuál será la disposición del
Al momento de
Supervisor del vehículo luego de hacerle el mantenimiento Para disponer del vehículo en el Parqueadero del a UNP o
la entrega del Ninguno
contrato correspondiente, ya sea para reintegrar al lugar adecuado esquema de protección asignado
vehículo
esquema, o traslado al parqueadero de la UNP

Fin

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