CONTROL

DE
INVENTARIOS
 INTRODUCCION

La administración y control de inventarios está encargada, dentro del sistema logístico

de la empresa, de determinar las cantidades por adquirir, el tiempo en que deben ser
adquiridas, la evaluación de los lotes económicos de compra y el manejo de la
documentación necesaria para el control de las compras y los almacenes.

La administración de los stocks o inventarios merece atención por tres razones básicas:
primera representan buena parte del activo de la empresa; segunda, su conversión en
dinero no es fácil, debido a lo cual un error en su administración genera grandes
pérdidas; y tercera, los cambios en los niveles de inventario se producen rápidamente,
lo que puede originar quiebres de stocks en épocas de recesión. Por lo tanto es fácil
determinar que la planificación y control de lo adquirido y almacenado es
imprescindible para un buen manejo financiero de la organización.

Con frecuencia, todos los procedimientos y normas tienen muy buenas intenciones; sin
embargo, siendo el elemento humano quien las maneja, estos procedimientos afrontan
a menudo errores y dificultades que evitan una mejor marcha de sus tareas. La única
posibilidad de chequear o comprobar que las situaciones se muevan por los caminos
definidos, es verificar, al cabo de un tiempo, cuanto material existe en almacenes y en
función de que causa se ha reducido o incrementado sus niveles. Esta comprobación
está definida como TOMA de Inventario.
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS.

Concepto

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del

inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya
que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una
manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

Finalidad de la Administración de Inventarios

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario

que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades
de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para
conocer lo que implica la administración de inventario:

1. Minimización de la inversión en inventarios.

El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre

pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que
debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un
millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a
su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los
proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será
de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al
almacenamiento del inventario.
 2. Afrontando la demanda.

Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas

satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con
una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta
extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se
podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de
inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no
incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se
requiere.

IMPORTANCIA

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del
inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser

instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo
proceso de producción.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del

cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le

proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios
y contra la escasez de materia prima.

Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas,

tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que
predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de
las operaciones y una buena destreza de inventario.

La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya

que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política
consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la
producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la
administración de inventario:

 Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos

de los diferentes productos.
 Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría
adecuada.
 Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
 Mantener un nivel adecuado de inventario.
 Satisfacer rápidamente la demanda.
 Recurrir a la informática.
Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de
inventario porque:

 La demanda no se puede pronosticar con certeza.

 Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se
pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos
no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de
ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.

En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los

inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En
tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de
inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que
posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.

CARACTERISTICAS DE LOS MECANISMOS DE CONTROL DE UN ALMACEN.

Si tomamos en cuenta que una empresa posee un espacio físico donde tiene ubicados
materiales, materia prima, productos terminados y productos en proceso, y que todos
tienen una valoración que puede llegar a cientos de miles o millones, estaremos
conscientes de la importancia que tiene la custodia de estos bienes, los cuales como
partida contable modifican notoriamente los resultados de los estados financieros.
Además de lo importante que resulta brindar seguridad para los bienes almacenados,
se debe cumplir con una serie de procedimientos que dan características especiales a
los métodos de control interno del proceso de almacenamiento. Estos principios
presentes en la estructuración orgánica de cualquier empresa, pueden resumirse en lo
siguiente:

 Personal calificado.
El personal que labora en el almacén debe ser idóneo y poseer los conocimientos
necesarios para el tratamiento de los materiales con los que estará en contacto.
Frecuentemente, se solicitarán conocimientos de contabilidad, de sistemas y
métodos, con los cuales se disminuirán las posibilidades de errores.

 Prenumerar todos los documentos utilizados.

Esta característica de los mecanismos de control de almacén no es ajena a otras
áreas de la empresa; las facturas de venta y los órdenes de compra, así como las
guías de remisión de despachos, son ejemplos de ello. El uso de documentos o
formatos prenumeradas, cualquiera que sea su origen y/o función, evita la
posibilidad de la manipulación “a escondidas”. Esto se aplica fundamentalmente a
las guías de ingreso y salida de almacén. También puede aplicarse con éxito a las
solicitudes de pedido e incluso a los Kardex o tarjetas de control perpetuo.

 Separar las funciones incompatibles.

Cuando una misma persona controla dos funciones a la vez, lo más probable es que
yerre por omisión, o que tienda a corromperse. Las funciones de control no pueden
ser asumidas por personal que despacha o ingresa. Debe haber una persona para
cada función. Por esta razón existe un departamento de Control de existencias, o
un grupo de auditores externos o internos.

 Ambientes apropiados.
En algunas empresas, en las que no existe una división de seguridad o control de
existencias, la función de cautelar daños, deterioros y accidentes que ocasionen
pérdidas u obsolescencias tempranas, recae en el almacenero. Las sugerencias a los
 directivos de la empresa para mejorar los sistemas de almacenamiento, seguridad
de lo almacenado, optimización de la codificación y señalización, son funciones que
cumple este mecanismo de prevención.

 Rotación de personal.
Para el mejor control del procesamiento de almacenes, debe evitarse que
determinadas ubicaciones en los almacenes sean de propiedad exclusiva de un
único empleado. El atornillamiento se elimina con la rotación de personal,
mecanismo de control para evitar que las pérdidas o fraudes se conviertan en
consuetudinarios. Permite, así mismo, descubrir nuevas capacidades en los
empleados; y si se les incentiva, a tomar de ellos su experiencia en el manejo de lo
almacenado, aceptando y discutiendo las sugerencias que presentan, ayudarían a la
eficiencia del área.

EL CONTROL DE INVENTARIOS.
El control de los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en
el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
 Inventario (inicial),
 Compras,
 Devoluciones en compra,
 Gastos de compras,
 Ventas,
 Devoluciones en ventas,
 Mercancías en tránsito,
 Mercancías en consignación,
 Inventario (final).

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que

comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios,
en el libro Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de
ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período

contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del
objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de
Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo
deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y
Pérdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda
aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia;
aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta
compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta
titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el
Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos.

Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por
los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior,

nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos
de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por
razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el
almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta:
Mercancías en Tránsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más
que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en
"consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al

inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se
obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un

departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS.
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de
manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del
inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado
de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de
producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción
es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos
minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien
mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante
una organización más eficiente de la línea de producción.

Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal
manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas
relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una
política bien pensada, este bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino
fácil para obviar una tarea difícil.

El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en

proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica.
Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de
compras, producción y ventas a distintos niveles.

PLANIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE INVENTARIO.

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente
alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la
empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo
incongruente:

 Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las
exigencias del mercado.

 Producción.- Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la

disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón
permisiblemente grande de inventarios de productos terminados
facilita niveles de producción estables.

 Compras.- Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.

 Financiación.- Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión

(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener
inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

PROPÓSITOS DE LAS POLÍTICAS DE INVENTARIOS.

1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo
que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado
que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas
de ventas y producción.

FUNCIONES QUE EFECTÚA EL INVENTARIO.-

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de
otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son
una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a
máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones:

 Eliminación de irregularidades en la oferta

 Compra o producción en lotes o tandas
 Permitir a la organización manejar materiales perecederos
 Almacenamiento de mano de obra

DECISIONES SOBRE INVENTARIO.

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando
intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones
se hacen para cada artículo en el inventario:

1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a

reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.

TIPOS DE INVENTARIO.
 Inventario Perpetuo:
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio
de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se
llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos
cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan
las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la
cuenta física.

Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales,
trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario
 final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener
que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre actualizados.

Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los

inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con
este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al
cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible
ayuda a proteger el inventario.

 Inventario Intermitente:
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a el, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.

 Inventario Final:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente
al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en
ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho
periodo.

 Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

 Inventario Físico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del
 inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del
peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído.
La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de
que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.
La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

 Manejo de inventarios (preparativos)

 Identificación
 Instrucción
 Adiestramiento

 Inventario Mixto:
Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.

 Inventario de Productos Terminados:

Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

 Inventario en Transito:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que
ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen
porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se
encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los
clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

 Inventario de Materia Prima:

Representan existencias de los insumos básicos de materiales que habrán de
incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
 Inventario en Proceso:
Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros
materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a
conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado;
mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

 Inventario en Consignación:
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad
lo conserva el vendedor.

 Inventario Máximo:
Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del
inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se
establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda
pronosticada.

 Inventario Mínimo:
Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

 Inventario Disponible:
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

 Inventario en Línea:
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

 Inventario Agregado:
Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un
alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario,
los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales
de acuerdo a su importancia económica, etc.
 Inventario en Cuarentena:
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de
disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u
otros.

 Inventario de Previsión:
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la
luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra
un menor riesgo.

 Inventario de Seguridad:
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de
incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios
de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de
la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas,
vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se
utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

 Inventario de Mercaderías:
Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento
determinado.

 Inventario de Fluctuación:
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no
pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta
pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios
existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse
completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de
manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las
variaciones aleatorias de la demanda.
 Inventario de Anticipación:
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a
programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente
los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para
futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

 Inventario de Lote o de tamaño de lote:

Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico
hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo,
puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir
en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener
descuentos en los artículos adquiridos.

 Inventario Estaciónales:
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas
económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para
satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el
nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que
contratarse o despedirse frecuentemente.

 Inventario Intermitente:
Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del
periodo contable.

 Inventario Permanente:
Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general
representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento
con el valor de los stocks.

 Inventario Cíclico:
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños
de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar
inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta
 manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del
sistema.

MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS.

Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de

ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que
otras son de aplicación general.

Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal

importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la
aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante
diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados
Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así
como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas.

Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:

 Costo
 Costo o Mercado, el más bajo
 Precio de Venta

Base de Costo para la valuación de los inventarios:

El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los
anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u
otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o
materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por
cualquier periodo de añejamiento.
Base de Costo o Mercado, el más bajo:
El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases,
según sea el tipo de inventario de que se trate:

 Base de compra o reposición:

Esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.

 Base de Costo de reposición:

Se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del
mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los
gastos de fabricación corrientes.

 Base de realización:
Para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas
desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor
de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un
valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los
posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o
materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.

Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los

principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:

 Costo Identificado
 Costo Promedio
 Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
 Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
 Método Detallista.

 Método Costo Identificado:

Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las
unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a
determinadas adquisiciones.
 Costo Promedio:
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de
dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de
artículos adquiridos o producidos.

El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las
unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea
entonces para valorizar el inventario final.

Los costos determinados por el método de promedio ponderados son

afectados por las compras, al principio del periodo; así como al final del
mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario será
menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a
la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.

 Método Primero en Entrar, Primero en Salir:

Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que
los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la
producción son los primeros en salir de él.

Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación

del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se
presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta
valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces
la tendencia del mercado.

 Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS":

Este método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén
o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en
salir.

El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las
mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o
venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los
últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma
 contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada
artículo en el momento que se dio la misma.

Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos
citar los siguientes.

El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. Estos

implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los
últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se a demostrado
que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es
valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a
disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor.

La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al

que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan
los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere.

Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación:

Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de
producto.

La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario

mientras que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por
el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S

El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación

parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa
por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.

 Método Detallista:
Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido
valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de
margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos
producidos.
 Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:

 Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta,

considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de
venta.
 Agrupación de los artículos homogéneos.
 Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.
 Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico de las
cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.

SELECCIÓN DEL SISTEMA DE VALUACIÓN.

Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación más adecuado a sus

características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en
las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas
particulares.

Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los
inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de
mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del
mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización.

Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:

 El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que

 El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden
calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS
(últimas en entrar, últimas en salir), el de identificación específica o el promedio
ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o
periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación
fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, de-
ben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de ventas
reflejen adecuadamente los ajustes por inflación correspondientes.

Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su
valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la
posición financiera y los resultados operativos de la compañía.

Existen, para tal propósito, dos sistemas de valuación de inventarios:

1. sistema permanente o perpetuo y

2. sistema periódico o juego de inventarios

1. Sistema permanente o perpetuo:

Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero
requiere llevar un juego completo de Kardex para el registro de entradas, salidas y
saldos de inventarios. Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar
inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos
contenidos en las tarjetas de Kardex.

El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o

permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el método
 mensual de ajustes y al inventario inicial del año y a las compras si se utiliza el
método anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida
en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los
procedimientos explicados en el capítulo tercero.

2. Sistema periódico o juego de inventarios:

A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por
el sistema periódico se debe realizar un conteo físico y valorizar su resultado, por
uno cualquiera de los modelos explicados más adelante. Por éste método, también
conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el
cambio neto entre el inventario inicial y el final.

Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación, por este método, es
indiferente emplear el método anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se
tendrá que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo
resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema
permanente, en el cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras.

Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por
ley, no estén obligadas a tener supervisión fiscal; es decir sólo para pequeñas y
medianas empresas.

CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCANCÍAS.

Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los
sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones
de administración de materiales.

Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de

artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en
el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud
significativa.
Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario
de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de
mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de
cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la
información confidencial.

 Línea de inventario inicial.

Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se
tomará del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente
anterior.

El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se

inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.

El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del

día anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder
hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final
refleje igualdad en ambas columnas.

 Línea de compras.

En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en

totales de "hoy" de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna
de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la
columna de "hoy".

 Línea de costo de la mercancía vendida.

 El renglón del costo de la mercancía vendida, se obtiene transformando
diariamente el código de costo que fue anotado a cada artículo en la factura de
venta a valores, por ejemplo, en dólares ($). Este dato se acumula de todas las
facturas emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la mercancía
vendida en la columna de "hoy". La columna de acumulado se obtiene sumando el
resultado de "hoy" más la columna del acumulado del día anterior.

 Línea de inventario final

El renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy"
y "acumulado" de la siguiente manera:

Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual
(=) inventario final.

Al cierre del período, deben reconocerse —a través de una provisión— las

contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos
queden ajustados a su valor neto de realización.

 Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen:
 Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando
cual sistema se utilice.
 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de
embarque.
 Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
  Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
 Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
 Comprar el inventario en cantidades económicas.
 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit,
lo cual conduce a pérdidas en ventas.
 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

COSTOS DE INVENTARIOS.
La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos

1. Costos asociados a los flujos.

2. Costos asociados a los stocks.
3. Costos asociados a los procesos.

Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por
naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.

1. Costos de Operación.
2. Costos Asociados a la Inversión

Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin.
Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con
depreciaciones y amortizaciones.

Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de
aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor
(en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán
incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta
tanto los Costos de operación como los asociados a la inversión.

Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados
con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros,
perdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los
de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los
Costos financieros de las existencias, todo esto ya serán explicados más adelante.

Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en
cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los
costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo
del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán
variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definición
permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.

Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes
conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de
compras, de lanzamiento de pedidos y de gestión de la actividad. Un caso
paradigmático es el siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al
precio de compras (¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o
de la gestión de los pedidos?), como consecuencia de que en la mayoría de los casos se
trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos tácita
o explícita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el transporte está
gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas
veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de
mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido.
En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo
de lanzamiento del pedido.
La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la
más frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior
conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no
aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificación
habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:

1. Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks

2. Costos de lanzamiento del pedido
3. Costos de adquisición
4. Costos de ruptura de stocks

COSTOS DE ALMACENAMIENTO.

Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen

todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales
como:

 Costos Financieros de las existencias

 Gastos del Almacén
 Seguros
 Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.

Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de

que la mercadería este almacenada en régimen de depósito por parte del proveedor o
de que sean propiedad del fabricante.

Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relación

pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesión de los
stocks en el caso más general posible. No obstante, más adelante se expondrá un
método simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad valorem") que se
utiliza con mucha frecuencia.

La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los

clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidades (fijas y
variables) y por orígenes directos e indirectos.

COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE.

Costos fijos
 Personal
 Vigilancia y Seguridad
 Cargas Fiscales
 Mantenimiento del Almacén
 Reparaciones del Almacén
 Alquileres
 Amortización del Almacén
 Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje
 Gastos financieros de inmovilización

Costos variables
 Energía
 Agua
 Mantenimiento de Estanterías
 Materiales de reposición
 Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )
 Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.
 Gastos Financieros de Stock.
COSTOS DIRECTOS DE MANTENCION.
Costos fijos
 Personal
 Seguros
 Amortización de equipos de manutención
 Amortización de equipos informáticos
 Gastos financieros del inmovilizado

Costos variables
 Energía
 Mantenimiento de equipo de manutención
 Mantenimiento de equipo informático
 Reparaciones de equipos de manutención
 Comunicaciones.

COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE.-

 De administración y estructura
 De formación y entrenamiento del personal
 Existe un método aproximado de valuar los costos de almacenamiento, conocido
como la tasa Anual Ad valorem.
CALCULO DE LA TASA ANUAL "AD-VALOREM”.

Este método aproximado, que se utiliza bastante para la planificación de Sistemas

Logísticos, consiste en admitir que los costos de almacenamiento se pueden aproximar
por una tasa anual aplicada al valor de las mercancías almacenadas.

Esta hipótesis que es evidente en el caso de los costos financieros de los Stocks se
generaliza en este método a los demás costos que intervienen en el almacenamiento
(Inversiones, personal, energía, deterioros, perdidas...) Asumiéndose que cuanto más
cara es una mercancía más caro es el costo de almacenamiento.

Supongamos por ejemplo, el caso de una empresa comercializadora de cementos

especiales, ubicado en un determinado puerto marítimo, para atender a uno de sus
clientes, recibe un buque de 5.000 TM. Con un cargamento de cemento blanco especial
de la misma cantidad, cuyo precio es de $80 la Ton. , se traslada a un almacén
adecuadamente acondicionado donde queda almacenado.

El destino de esta carga es una fabrica que trabaja Just in time, y que solo admite 200
Toneladas diarias. El cargamento de 5.000 Tons. Tardara 25 días en ser retirado,
existiendo a lo largo de dichos 25 días un Stock medio de 2.500 Tons. (5.000 el primer
día y 0 el ultimo).

Hemos invertido $ 400.000 (5.000 x $80), que no recuperaremos hasta el día 25. Si
somos capaces de obtener un rendimiento por nuestro dinero alternativo del 8% anual,
el costo financiero de los Stock que tenemos por inmovilización es del 8%, esto
aplicado al Stock medio nos da (2.500 x $80) durante el tiempo que lo tenemos
inmovilizado (25 días).
Pues bien el método de la tasa ad-valorem se extienden a los demás costos que se
componen el almacenamiento de mercaderías, admitiendo que además del 8% anual
que corresponde al costo de Stock, hay otros puntos porcentuales que corresponden a
la integración de los demás costos que también intervienen en el almacenamiento,
haciendo así tasas superiores a la de almacenamiento de Stock, por ejemplo en España
se cobraba el 25 % cuando la tasa de mercado era del 15 %.

También es muy importante destacar que estos costos que mencionamos "extras" en el
almacenamiento, siempre están en relación directa con el tipo de mercadería que se
trate, así bien no será lo mismo almacenar arena, o leña contra dinero o caviar.

 Una estructura razonable para la composición de la tasa es la siguiente:

 Costo financiero de los Stocks 8% al 20%

 Almacenamiento Físico 5% al 15%

 Deterioro o Robo 2% al 5%

Para el Ejemplo del almacenamiento de cemento blanco, que requiere un esmerado

Almacenaje pero poca manutención, cabe valorarlo con una tasa que contemple solo el
costo financiero de Almacenamiento sin "Extras", en este caso podría ser 18 %.

COSTOS DE LANZAMIENTO DEL PEDIDO.

Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre
cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica
deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados
con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes:

Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido
lo lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción
(movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos
de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "courier" en el
caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de
la necesidad de lanzar un pedido, etc. Costos Administrativos vinculados al circuito del
pedido. Costos de recepción e inspección.

COSTOS DE ADQUISICIÓN.
Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del
producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.

En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición

incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura
(por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el Impuesto). Se
debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo
que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo
evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable.

En el segundo caso (material en curso o productos terminados), la determinación del

costo de adquisición es más compleja, dependiendo de las prácticas contables de la
empresa. En principio debe incorporar los siguientes conceptos:

Costos de Materiales incorporados que, según las prácticas contables de la empresa

pueden ser valorados de acuerdo a los siguientes criterios.

 Método FIFO (first in, first out). – ( Primero en entrar, primero en salir ) PEPS
 Método LIFO (last in, first out). – (Ultimo en entrar, primero en salir) UEPS equivale
en cierto modo a un precio de reposición.
 Método MIFO (midle in, first out) es un promedio ponderado
 Precios estandarte de la empresa
 Precios estimados de reposición
 Costos directos de producción (MOD, depreciaciones etc.)
 Costos Indirectos.

COSTOS DE RUPTURA DE STOCK.

Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta
de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que
irán a parar directamente al estado de resultados.

Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

Disminución del ingreso por Ventas:

La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una
reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha
de facturación, como por la pérdida absoluta de la pérdida.

Incremento de los gastos del Servicio:

Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento,
partes en el proceso de producción, los falsos fletes etc.

La valoración de estos costos de ruptura es difícil y poco frecuente, solo es posible si la

empresa esta provista de un eficiente sistema de gestión de la calidad, en general el
gestor de inventarios deberá conformarse con estimaciones subjetivas o costos
Estándar. En literatura especializada estos son considerados entre el 1% y el 4% de los
ingresos por ventas, pero esto es también tentativo.

PLANIFICACIÓN DEL REAPROVISIONAMIENTO.-

Definidos los objetivos de la Gestión de Inventarios y descriptas las técnicas de
previsión de la demanda y determinados los costos de los stocks, se está en
condiciones de exponer los modelos de Gestión de Inventarios utilizados en la
planificación.

MODELO DE GESTIÓN: "JUST IN TIME".

Justo a Tiempo ó Just in Time fue desarrollado por Toyota inicialmente para después
trasladarse a muchas otras empresas de Japón y del mundo, ha sido el mayor factor de
contribución al impresionante desarrollo de las empresas japonesas. Esto ha
propiciado que las empresas de otras latitudes se interesen por conocer como es esta
técnica.

El Justo a Tiempo mas que un sistema de producción es un sistema de inventarios,

donde su meta es la de eliminar todo desperdicio. El desperdicio se define por lo
general, como todo lo que no sea el mínimo absoluto de recursos de materiales,
maquinas y mano de obra requeridos para añadir un valor al producto en proceso.

Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da
como resultado importantes reducciones en todas las formas de inventario. Dichas
formas abarcan los inventarios de piezas compradas, sub-ensambles, trabajos en
proceso (WIP, por sus siglas en ingles) y los bienes terminados. Tales reducciones de
inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de compras, sino
también de programación de la producción.

El Justo a tiempo necesita que se hagan modificaciones importantes a los métodos

tradicionales con los que se consiguen las piezas. Se eligen los proveedores preferentes
para cada una de las piezas por conseguir. Se estructuran arreglos contractuales
especiales para los pedidos pequeños. Estos pedidos se entregan en los momentos
exactos en que los necesita el programa de producción del usuario y en las pequeñas
cantidades que basten para periodos muy cortos.
Las entregas diarias o semanales de las piezas compradas no son algo inusuales en los
sistemas Justo a tiempo. Los proveedores acuerdan, por contrato, entregar las piezas
que se ajustan a los niveles de calidad preestablecidos, con lo que se elimina la
necesidad de que el comprador inspeccione las piezas que ingresan. El tiempo de
llegada de tales entregas es de extrema importancia. Si llegan demasiado pronto, el
comprador debe llevar un inventario por separado, pero si llegan demasiado tarde, las
existencias pueden agotarse y detener la producción programada.

A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores costos unitarios para que se les
entreguen de esta forma. Mientras que los costos de oportunidad de estructurar el
contrato de compra pueden ser importantes, el costo subsecuente de conseguir lotes
de piezas individuales, diaria o semanalmente, puede reducirse a niveles cercanos a
cero. Al no tener que inspeccionar las piezas de ingreso, el comprador puede lograr una
mayor calidad en el producto y menores costos de inspección.

La producción de las piezas por fabricar se programa de tal forma que se minimice el
inventario de trabajo en proceso (WIP), así como las reservas de bienes terminados.
Las normas del justo a tiempo fuerzan al fabricante a solucionar los cuellos de botella
de la producción y los problemas de diseño que antes se cubrían manteniendo
existencias de reserva.

Debido a que la incertidumbre ha sido eliminada, el control de calidad es esencial para

el éxito de la instrumentación del "Justo a Tiempo". Además, ya que el sistema no
funcionará si ocurren fallas frecuentes y largas, crea la ineludible necesidad de
maximizar el tiempo efectivo y minimizar los defectos. A su vez, se requiere de un
programa vigoroso de mantenimiento. La mayoría de las plantas japonesas operan con
sólo dos turnos, lo que permite un mantenimiento completo durante el tiempo no
productivo y tiene como resultado una tasa mucho más baja de fallas y deterioro de
maquinaria que en Estados Unidos.
La presión para eliminar los defectos se hace sentir, no en la programación del
mantenimiento, sino en las relaciones de los fabricantes con los proveedores y en el
trabajo cotidiano en línea. La producción de justo a tiempo no permite una inspección
minuciosa de las partes que arriban. Por ello, los proveedores deben mantener niveles
de calidad altos y consistentes, y los trabajadores deben tener la autoridad para
detener las operaciones si identifican defectos u otros problemas de producción.

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son:
 El sistema ABC.
 El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP o EOQ.

EL SISTEMA ABC.
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B,
C. en los productos “A” se ha concentrado la máxima inversión. El grupo “B” está
formado por los artículos que siguen a los “A” en cuanto a la magnitud de la inversión.
Al grupo ”C” lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo
requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C
permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de
inventario necesarios. El control de los productos “A” debe ser el más cuidadoso dada
la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos “B” y ”C” estarían
sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

MODELO BÁSICO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDOS.

Modelos de gestión de inventarios.

Los modelos en que basar la planificación de aprovisionamiento se agrupan en dos
categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes.
Modelos para Reaprovisionamiento no programado, en los que la demanda es de tipo
independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores
ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más común es el Lote
Económico de Compras (EOQ).

Modelos para Reaprovisionamiento programado, en los que la demanda es de tipo

dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden a
peticiones de Reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en técnicas de
optimización o simulación.

A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:

 Modelos de Reaprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de

pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de
pedido". La cantidad a pedir es el "lote económico de compra" o “lote económico
de pedido”.
 Modelos de Reaprovisionamiento periódico, en los que se lanza una orden de
pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la que
restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo.

Estos últimos modelos podrían, a su vez, subdividirse en función de demanda es

determinista o probabilista, constante o variable que no aportan diferencias
metodológicas relevantes. Se utilizaron por muchos años los modelos clásicos de
Reaprovisionamiento no programados, lo que producía resultados anómalos y extendía
en las empresas ciertas dudas sobre la bondad de los modelos analíticos como
sustitutos del buen hacer, intuitivo de los gestores de inventarios. Hasta que en 1965 se
definió los conceptos de demanda dependiente y demanda independiente era claro
que los modelos clásicos eran los únicos aplicables a casos de demanda no programada
o independiente.
NIVEL DE SERVICIO Y STOCK DE SEGURIDAD.

La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo

probabilista. Las demandas independientes deterministas más bien son en la práctica
un recurso de la doctrina para completar clasificaciones o para simplificar la
formulación de los modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generación de la
demanda puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus mermas
indudables de la calidad del servicio.

Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en nuestros

almacenes sobre lo estrictamente necesario que haya establecido nuestro modelo de
Reaprovisionamiento. Dicho stock de seguridad, dependerá de las desviaciones que
vaya a presentar el consumo durante el período que media entre el lanzamiento de un
pedido y la recepción de la mercancía, es decir durante el plazo de entrega (Lead Time)
o Período Crítico.

En consecuencia, la determinación de los Stocks de seguridad estará ligada a la

percepción que tengamos de esas desviaciones y al grado de fiabilidad, o "nivel de
servicio" que estemos dispuestos a ofrecer a nuestros clientes. Si tenemos la
percepción estadística de las desviaciones bajo la forma de la desviación estándar de la
demanda, el stock de seguridad será el número de desviaciones estándar de reserva
que nos interese mantener. A su vez, ese número de desviaciones estándar de reserva
nos definirá el nivel de servicio que estamos ofreciendo.

En la práctica, la secuencia debe ser lo contrario:

Fijar el "nivel de servicio" que estamos dispuestos a ofrecer a nuestros clientes,

expresado como porcentaje de servicios sin rupturas de stocks (por ejemplo, podemos
fijar que en el 97,72 % de, los suministros no existan rupturas de stocks).
Determinar, sobre la base de las leyes estadísticas, el número de desviaciones estándar
de reserva que debemos mantener, o "factor de servicio", para garantizar ese nivel de
servicio (en el ejemplo, anterior, y para una distribución normal, se requieren 2
desviaciones estándar para asegurar ese nivel de servicio).

Calcular el stock de seguridad multiplicando la desviación estándar de la demanda por

el factor de servicio (en el ejemplo; cuya media mensual era 113.25 unidades y la
desviación estándar de 13.0125 unidades, el stock de seguridad para un lead-time de
un mes sería de 26 unidades).

Niveles de servicio y factores de servicio

Nivel de Servicio (%) Factor de Servicio

75,00 0.70

85,00 1.00

90,00 1.30

95,00 1.70

98,00 2.10

99,00 2.30

99,99 3.10

Para el caso en que la demanda se explique mediante la ley de Poisson, la relación

entre factor de servicio se recoge de la tabla anterior.
Es necesario tener en cuenta en cualquiera de los casos que si el período de análisis de
la demanda (que era mensual en el ejemplo anterior) no coincide con el lead time, es
necesario aplicar determinadas correcciones estadísticas que se indican luego:

Si el período de origen para el cálculo de las medidas y desviaciones es:

y el nuevo período a considerar (por ej. el lead time) es:

q = k. p

La nueva medida será:

mq = k. mp

Y la nueva desviación será:

s q = s p. k

TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS.

La siguiente pregunta que se suele plantear el gestor a la hora de determinar el
reaprovisionamiento es:

¿Cuánto Pedir?
Esta es la principal pregunta a la que los analistas han tratado de dar respuesta desde
que se puso de manifiesto la importancia de la gestión científica de stock. La respuesta
más conocida a esta cuestión es la famosa "Formula del modelo de Wilson" para la
determinación del lote económico de compras (LEC) o, en ingles, economic order
quantity (EOQ).
El modelo de Wilson se formulo para el caso de una situación muy simple y restrictiva,
lo que no ha sido óbice para generalizar su aplicación, muchas veces sin el requerido
rigor científico, a otras situaciones más próximas a la realidad.

Estrictamente el modelo de Wilson se formula para la categoría de modelos de

aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y contante, en los siguientes
supuestos respectivos

Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento

del pedido, lo que equivale a admitir que:

El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no
existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no
evitable.

Los costos de ruptura de stock también son no evitables.

Además se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo
de reposición nulo.

En estas circunstancias el razonamiento de Wilson es el siguiente:

Adoptemos la siguiente terminología:

"Q": cantidad a solicitar del producto analizado (en cantidad)

"V o D": volumen de ventas anuales del producto (en cantidad o en precio)
"a o I": el costo del almacenamiento expresado en una tasa anual sobre el costo del
producto almacenado

"b": El costo de lanzamiento de un pedido.

"c": El costo de adquisición de un producto, utilizado exclusivamente para determinar

los costos de almacenamiento en función de la tasa antes citada.

Admitamos que los stock evolucionan, coherentemente con la hipótesis antes

expuesta.

Se deduce inmediatamente que:

El número de pedidos lanzados al año es: V o D/Q

El stock medio es: Q/2

El costo de adquisición del stock cíclico es: c * (Q/2)

El costo anual de almacenamiento es: a * c * (Q/2)

El costo anual del lanzamiento de pedido es: b * (V/Q)

En consecuencia el costo total anual de los inventarios en la hipótesis expuesta será:

C = b * (V/Q)+ a * c * (Q/2)

La condición de que el costo total sea mínimo daría el siguiente valor del lote
económico de compra

Qoptimo = 2.V.b/a.c

Que es la expresión habitual de la formula de Wilson.

Consideremos el siguiente ejemplo.....

Una determinada Empresa presenta los siguientes datos:

 Demanda anual 1.359 unidades

 Costo de almacenamiento, expresado en forma de tasa anual "ad valorem" 18%

 Costo de lanzamiento de un pedido $5 por pedido

 Costo de adquisición del producto $100

Aplicando la formula de Wilson se deduce que el tamaño optimo de pedido (LEC o

EOQ) es de 27.48 unidades (redondeado a 28 unidades), por lo que la empresa deberá
lanzar unos 49 pedidos al año. Si en vez de haber utilizadas unidades para el cálculo
hubiéramos utilizado datos de precio para las ventas anuales, el tamaño óptimo de
pedido aparecería también expresado en precio.
La generalización de esta fórmula a otros supuestos más próximos a la realidad (como,
por ejemplo, costos de transporte variables con el tamaño del pedido, bonificación por
volumen, demandas variables y probabilísticas, etc.) es analíticamente sencillo, aunque
con serias dudas en los casos más complicados acerca de la rigurosidad matemática del
empeño.

Considerando el ejemplo anterior añadiendo una nueva condición:

A partir de las 32 unidades de compra el proveedor aplica un descuento del 5% sobre

el total de la compra.

En este caso la hipótesis del modelo de Wilson se modifica en el sentido de que el

costo de adquisición del inventario deja de ser no evitable y pasa a ser relevante para
el análisis.

Al costo implícito en la Formula de Wilson, que fue el indicado anteriormente, habría

que sumar el costo de adquisición. En consecuencia, el costo total del lote económico
de compra sería el siguiente:

C = 5* (1359/32) + 0,18 * 100 * (28/2) + 100 * 1359 = $ 136.395,00

Supongamos ahora que, en lugar del lote económico de compra antes calculado,
adquirimos el mínimo número de unidades necesarias para conseguir el descuento, es
decir 32 unidades a $95 c/u, el costo total seria:

C = 5* (1359/32) + 0,18 * 95 * (32/2) + 95 * 1359 = $ 129.591,00

Como el nuevo costo total resulta inferior al anterior, la decisión óptima seria adquirir
en cada pedido el número de unidades más próximo a 28 que de lugar al descuento
ofrecido, en este caso 32 unidades.

En un caso tan sencillo como este, para evitar riesgos en el uso combinado del lote
económico de compra (28 unidades indicadas más atrás) y el nuevo limite (que no
tenemos la seguridad que sea el optimo) de 32 unidades, lo idóneo sería simular con la
ayuda de una hoja de cálculo la evolución del costo total del Reaprovisionamiento para
distintas hipótesis del tamaño del pedido, y elegir la que presente un costo mínimo.

REAPROVISIONAMIENTO CONTINUO.

El punto de pedidos.
Pudiéndose Calcular con relativa simplicidad el tamaño óptimo de pedido, con la ayuda
de la formula de Wilson, la siguiente pregunta que cabria formular seria:

¿Cuanto pedir?
En los modelos de reaprovisionamiento continuo los inventarios se controlan
continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen
hasta una cierta magnitud o " punto de pedido" (en ingles "order point"). La cantidad a
pedir entonces sería el lote económico de compras. (LEC o EOQ).

Si se respetan escrupulosamente las hipótesis en las que se basa el modelo de Wilson

(en concreto, lo que establece que el plazo o periodo de reposición, lead-time, es
nulo), el punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventarios fuera igual al stock
de seguridad. En un caso más general, con el periodo de reposición no nulo, el punto
de pedido aparecería cuando el nivel de inventarios fuera igual a la suma del stock de
seguridad mas la demanda que previsiblemente habría que atender durante el periodo
de reposición. Es decir:

Punto de pedido = demanda durante el lead-time + stock de seguridad

REAPROVISIONAMIENTO PERIODICO.

En el caso de los modelos de reaprovisionamiento periódico la respuesta a la pregunta

¿cuánto pedir? Es aparentemente sencillo: se lanza una orden de pedido cada cierto
tiempo previamente establecido (una vez por semana, o una vez por mes, por
ejemplo), denominado periodo de reaprovisionamiento. La cantidad a pedir en ese
momento (en ingles "order quantity") será la que restablece un cierto nivel máximo de
existencias, o "nivel objetivo".

Este modelo de reaprovisionamiento tiende a utilizarse cuando existen demandas

reducidas de muchos artículos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios de
ellos en un solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener
descuentos por volumen.

El nivel objetivo de existencias seria, en la hipótesis de periodo de reposición nulo,

aquel que garantiza los suministros durante el periodo de revisión. Es decir, la demanda
prevista en dicho periodo más un stock de seguridad asociado a dicho periodo si la
demanda fuera (caso real) de un tipo probabilista. La cantidad a pedir en cada uno de
los momentos preestablecidos seria la diferencia entre los stocks existentes y el stock
objetivo.

Si añadimos ahora el supuesto de que el periodo de reposición no es nulo, el nivel

objetivo antes calculado habría que sumarle la demanda prevista durante el plazo de
reposición, ya que si solamente solicitamos en el momento de la revisión la diferencia
entre los stocks existentes y el stock objetivo antes definido, en el momento de la
reposición del pedido, algunos días (o semanas) después, no llegaríamos a alcanzar
dicho objetivo. En resumen tendríamos que:

Nivel objetivo = Demanda durante el lead-time +Demanda durante el periodo de

revisión +Stock de seguridad

El periodo de revisión suele ser fijado por razones de índole practico, relacionadas con
las pautas temporales de gestión de la empresa, y por eso san tan frecuentes periodos
de revisión semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, etc. Sin embargo la
fijación del periodo de revisión cabe relacionarla, buscando el óptimo, con el concepto
de lote económico de compra (LEQ o EOQ).

De acuerdo con este criterio, el periodo de revisión debería coincidir o aproximarse en

lo posible al intervalo medio entre dos pedidos que corresponde al lote económico de
compra.

Puede suceder que el periodo de revisión coincida con una unidad de tiempo exacta
(día, semana, mes, trimestre), si no fuera así, habrá que adecuar la revisión según el
buen sentido común del responsable.

Muchas veces el pedido a realizar es diferente al lote económico de compra. Ello

significa que los costos del inventario cuando se utiliza el modelo de
reaprovisionamiento periódico suelen ser superiores a los costos del modelo de
aprovisionamiento continuo (conclusión evidente) y solo aplicaremos el modelo de
reaprovisionamiento periódico cuando sea muy difícil o caro realizar el seguimiento
continuo de los inventarios o surjan economías de escala al simultanear pedidos de
múltiples referencias.
CÓMO HACER UN INVENTARIO.

Hacer inventario es una de esas tareas ingratas que, por pereza o desconocimiento,
muchas empresas suelen retrasar más de lo razonable. Sin embargo, un control regular
de tus bienes puede ofrecerte ventajas. Te decimos cuales.

La información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el mundo de los
negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla cuando se trata de
estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo emprendedor
ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus clientes: quiénes son, dónde están
concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en casa del herrero cuchillo de palo: ese
mismo empresario, tan cuidadoso de puertas afuera, es posible que no sepa con
exactitud qué bienes tiene dentro de su empresa ni cuánto valen esos activos. Es decir,
el tipo de información que podría obtener simplemente tomándose la molestia de
hacer inventario.

Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que tenemos según los
libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad
de las mismas”, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios.
Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la
producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya
que, como recuerda Casillas, “incluso una empresa de servicios tiene un volumen de
existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas”.

¿CUÁNDO HACERLO?

Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la
medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre
contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio
económico para hacer recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número
limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta, profesor del Instituto
de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El inconveniente, destaca, “es que
la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento,
paralizando las entradas y salidas” mientras dure el recuento.

Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario

cíclico, a lo largo del ejercicio. “De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el
recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año habrá
hecho ya el recuento total”, aclara Márquez de la Cuesta.

CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS.

En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que
incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de
activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria,
instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente,
debe ser también objeto de inventario”, señala Márquez de la Cuesta.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bolígrafos, papeleras), necesarios
para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es
que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste
se incluyan en una u otra partida.
EL INVENTARIO, PASO A PASO.

Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes
ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de
control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los
artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes
previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de
producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el
almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para
lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet
es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les
denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el
número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra
en una aplicación informática. Eso te permitirá comparar el dato con el que figura en
tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos
ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las
que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para
proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de
tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás
obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por
tanto “una regularización contable, que afecta al balance de la compañía”, explica
Márquez de la Cuesta.
TUS MÁRGENES DE MANIOBRA.

A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las
empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de
producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación
debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en
los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos
porcentuales.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los
movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te
aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. “En ese caso –aclara Márquez de la
Cuesta–, en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la
rectificación de un movimiento erróneo”.

CODIFICACIÓN POR BARRAS.

Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que
etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente.

Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o
microprocesadores.
La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la
adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los códigos son ahora un
método barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos que
identifican una partida de inventario, su costo, su localización y otra información
necesaria del inventario. Son también muy útiles para concentrar la información de
producción, como la fuente del artículo, el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros
datos.

Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas
industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los
productos comercializados en los supermercados; pero es sólo uno de los campos
donde se puede implementar.

En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar

gran cantidad de información, la cual puede ser rescatada automáticamente con la
ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un computador.

CODIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE CONSUMO.

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos,

vestuario, ferretería, libros, etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 (que
consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño reducido con el código EAN-8 (que
consta de ocho dígitos).

EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la comercialización de

los mismos. Consta de trece dígitos de los cuales 12 son realmente el código y el 13° es un
dígito de control que sirve para detectar lecturas erróneas, siendo los dos primeros dígitos los
que identifican el país de origen.
Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el
punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderías, como control de
inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas, despacho de
mercaderías, etc.

Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas

ofrecen su instalación, puesta en marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes ya
vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre
del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto.

Los lectores se debieran ubicar en la bodega de recepción de materiales para registrar

en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta “leer” con el Lector
un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la bodega de despacho,
donde se registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el computador
rebajará automáticamente.
El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en
bodega, lo que restaría por realizar sería el inventario lógico arrojado por el
computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario físico.

ALGUNOS PROGRAMAS PARA CONTROL DE INVENTARIOS.

A continuación se les ofrece una lista con algunos programas para control de
inventarios, especificando sus características. Esto les permitirá escoger el que más se
adecue a sus necesidades.

Inventory Pro. Es un programa que sirve para la administración de inventario. Este

programa le ayudará a organizar tus contactos e inventario en una manera más
completa. Sin embargo, este software sólo permite ser manejado por un usuario a la
vez, razón por la cual funcionará mejor para aquellos que tiene pequeñas empresas o
para aquellas empresas que escojan a una persona para que maneje el inventario.

Inventory Organizer Deluxe Inventory Organizer Deluxe. Es un programa que le

permite coordinar tus contactos de negocio e información de inventario. Así mismo, le
da la capacidad de mantener una base de datos de artículos que se tiene en el hogar.
Por estas razones resulta un programa excelente para aquellos que deseen encontrar
una solución para inventario de negocio y de hogar en una sola aplicación.

Inventory Power. Este tipo de software es recomendado para empresas pequeñas y

medianas, y constituye una solución ideal para aquellas que por sus características
requieren de almacenar sus inventarios. Además, es un producto que cuenta con la
capacidad de crear y enviar por correo electrónico facturas casi instantáneamente, algo
a considerar a la hora de elegir un programa de este tipo, y que le da puntos de más a
este en especial.

Inflow. Es un producto fabuloso para cualquiera que administra un negocio que tenga
inventario. Es bastante amigable. Posee un soporte gratuito, lo cual hace de este
programa una opción bastante llamativa. El inFlow además tiene un conjunto de
características bastante útiles, como por ejemplo, administración de devoluciones,
control de números de serie y la capacidad para ver el inventario por sucursal o
categoría. Todo esto ayudara a facilitar la labor de administrar cualquier inventario
diariamente. Este software para inventario es en definitiva una opción que vale la pena
considerar.

Stock It Easy. Está dirigido a los negocios pequeños y medianos. El sistema utiliza
íconos que representan las áreas correctas para ingresar la información, la curva de
aprendizaje es corta y sencilla.
Small Business Inventory Control. Es un programa que será de gran ayuda para
cualquier propietario de una empresa pequeña, puesto que contribuirá a que éste
tome el control de la administración de su inventario. Ofrece escaneo de código de
barras, lo que hará que sea más eficiente manejar su negocio.

Inventoria. La versatilidad del software para la administración de inventario Inventoria

es un software o programa de una gran versatilidad, una razón que lo hace una
excelente opción a la hora de comprar un producto de este tipo. Brinda diferentes
características útiles, como por ejemplo, la capacidad de añadir notas y fotografías a
cada artículo del inventario. Además, permite a varios usuarios acceder a su programa
de administración de inventario, lo cual incrementa la productividad y mejora tu
resultado final.

Sea cual fuere la opción que elija tenga siempre presente que dentro de los programas
para control de inventarios es fundamental que sean de fácil manejo, es decir, que
ofrezcan tutoriales que permitan realizar su instalación de manera cómoda y práctica, y
que, además, cuenten con ayuda en sitios de web fáciles de encontrar, para que
encuentre una solución rápida a cualquier dificultad que se presente.
CONCLUSIÓN.

Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los
negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende
de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y
bienes de equipo y organización de la empresa.

La administración de inventario se centra en cuatro aspectos básicos; como los son: el

número de unidades que deberán producirse en un momento determinado, en que
momento debe producirse el inventario, que articulo merece atención especial, y
podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario. De
esta manera podemos señalar que la administración de inventario consiste en
proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más
bajo posible.

El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o

presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.

Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una de las

formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción en Proceso,
Productos Terminados, Materiales y Suministros.

En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se
relacionan mediante la elaboración del inventario.