Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Planificarea proiectului este un proces care are rolul de a ordona un haos aparent, fiind un proces
complex datorită mediului în care operează şi în care se manifestă permanent schimbări. Într-o abordare
sintetică, planificarea este un proces care trebuie să răspundă la următoarele întrebări:
Ce trebuie făcut?
Când trebuie făcut?
Unde trebuie făcut?
De către cine trebuie făcut?
Cum trebuie făcut?
Cu ce resurse trebuie făcut?
Planificarea proiectului stabilește termenele și costurile de realizare a proiectului și selectează cea
mai bună dintre alternativele de desfășurare a activităților pentru a atinge obiectivele propuse. Rezultatul
planificării proiectului este planul proiectului, ca document formal, utilizat pentru a ghida atât execuția
proiectului cât și controlul acestuia.
Cum stai cu planificarea proiectului?
1. În primă fază, activitățile proiectului trebuie să fie corect definite și analizate, pentru a nu avea
surpriza mai târziu că mulți dintre stakeholderi trăiesc într-un univers paralel cu obiectivul proiectului. Din
start, trebuie redactată o listă a activităților și fiecare dintre acestea va primi o descriere suficient de
detaliată încât toți cei implicați să înțeleagă exact calea pe care trebuie să o urmeze și care este obiectivul
pe care trebuie să-l atingă la final. Se întâmplă cu o frecvență destul de ridicată ca profunzimea analizei
efectuate să nu fie correct dimensionată ceea ce conduce la o cunoaștere aproximativă a activităților pe
care trebuie să le realizeze fiecare factor interesat;
2. Se realizează o listă cu activitățile cheie ale proiectului, cele care pot influența major parcursul anticipat
al acestuia în funcție de modul în care sunt executate; de multe ori acest pas este și el omis și se oferă prea
multă importanță unor activități minore care consumă din timpul prețios destinat activităților majore;
3. Următorul pas este de a lega activitățile între ele, cine precede pe cine, de ce, care este legătura logică,
este practic o încercare de abordare a activităților din toate unghiurile de vedere posibile;
4. Se estimează ce resurse sunt necesare pentru execuția fiecărei activități: resurse materiale,
informaționale, echipamente, resurse umane. Este momentul în care apare o greșeală frecventă, deoarece
se atribuie durate activităților înainte de a analiza resursele de care avem nevoie pentru aceasta. Este foarte
important să știm ce fel de resurse sunt disponibile în anumite intervale de timp pentru a putea estima și
duratele de execuție ale tuturor activităților proiectului. În funcție de disponibilitate, atribuții, abilități,
număr, resursele se vor divide corespunzător pentru fiecare activitate în parte;
5. Urmează estimarea duratelor activităților. Consecințele pot fi aproape dezastruoase în cazul în care
această secțiune din planificare nu este realizată corespunzător. De aceea, trebuie să oferim o atenție
deosebită și să ținem cont de mult mai multe aspecte decât gradul de dificultate atribuit fiecărei activități:
- în primul rând, trebuie luate în considerare elementele stabilite în pașii anteriori: ce reprezintă fiecare
activitate în parte, care sunt acțiunile cele mai importante, care sunt dependențele între ele și ce resurse
sunt alocate;
- în al doilea rând, trebuie avută în vedere durata maximă acceptată a întregului proiect, stabilită când s-a
inițiat ideea;
- foarte importante sunt constrângerile preconizate pentru că în funcție de ele, estimările duratelor pot fi
mai exacte, exemple de constrângeri: informație disponibilă, termeni contractuali;
- proiectele precedente pot fi importante surse de inspirație pentru estimarea duratelor activităților unui
proiect, așadar, țineți cont de acțiuni similare din trecut care au fost corect executate și finalizate cu
rezultatele dorite;
- alt aspect important care trebuie luat în considerare este calculul duratelor la parametrii mai mici;
- trebuie luate de asemenea în considerare și riscurile care pot apare și care nu pot fi estimate de la început.
De aceea, analiza pentru planificare PERT (Program Evaluation and Review Technique) oferă o estimare
a duratelor folosind 3 timpi estimați pentru o durată – timpul care oferă varianta optimistă, timpul care
oferă varianta pesimistă și timpul care este cel mai apropiat de realitate. Făcând o medie, se obține o durată
care deține și un scut de apărare în cazul în care lucrurile nu merg așa cum au fost planificate inițial.
6. Având la dispoziție toată această informație, se va construi un program de lucru monitorizat continuu,
care va fi revizuit și modificat când diversele conjuncturi o vor cere.
Planificarea nu este tocmai o activitate ușoară și necesită multă grijă, răbdare și iscusință pentru că
practic lucrăm din prezent pentru viitor mai bun.
Planificarea activităţilor şi subactivităţilor
În planificarea activităților este utilă realizarea unei „structuri detaliate orientată pe activități” a
proiectului (WBS – work breakdown structure). WBS reprezintă o descompunere ierarhizată a activităților
în elemente mai ușor de analizat și de urmărit. WBS este un arbore orientat spre rezultat, care prezintă
toate activitățile unui proiect, într-un mod organizat. Metoda WBS descompune proiectul în activități,
fiecare nivel al arborelui reprezentând o detaliere suplimentară a activităților proiectului. Ultimul nivel al
arborelui, denumit ”pachet de activități”, poate fi planificat, are un cost estimat, poate fi monitorizat și
controlat. Această structură este utilă în perioada de implementare a proiectului, facilitând monitorizarea și
controlul acestuia.
Pentru majoritatea proiectelor, programul activităţilor este supus, într-o măsură sau alta, unor
constrângeri legate de disponibilitatea resurselor. Aceste resurse pot fi proiectanţii, inginerii, forţa de
vânzare, resursele comune (cum ar fi calculatoarele şi atelierele) – sau fluxul de numerar. Dacă resursele
sunt limitate, atunci o activitate nu trebuie programată începând cu cel mai devreme moment de începere al
ei, ci începând cu momentul în care devine optimă alocarea resurselor.
Diagrama Gantt
Diagramele cu bare sau diagramele Gantt (după creatorul acestora, Henry Gantt, care le-a inventat
în perioada primului război mondial) reprezintă o modalitate uzuală de reprezentare a unui program de
activităţi şi presupune enumerarea activităţilor de sus în jos şi, utilizând o scară temporală, desenarea unei
bare orizontale pentru fiecare activitate – fiecare bară reprezentând durata de realizare a activităţii
respective. Axa orizontală a diagramei este scala timpului, exprimată fie în timp absolut (ex.decembrie,
ianuarie etc.), fie în timp relativ – raportat la momentul începerii proiectului (ex. luna 1, luna 2). Unitatea
de timp poate fi de asemenea ziua, săptămâna, luna, semestrul sau chiar anul. Axa verticală este cea a
activităţilor sau subactivităţilor care pot fi scrise fie „Activitatea A1” sau cu denumirea ei (ex.”formarea
echipei de proiect”).
Avantajul diagramelor Gantt constă în simplitate şi claritate în transmiterea informaţiilor referitoare
la programarea activităţilor către persoanele implicate într-un proiect. Totuși, conţinutul mesajului pe care
îl dă o diagramă Gantt simplă este destul de limitat.
Activitatea 1
Activitatea 2
Activitatea 3
Activitatea 4
Activitatea 5
Activitatea 6
Activitatea 7
Timp Unitatea de Unitatea Unitatea Unitatea Unitatea Unitatea Unitatea Unitatea Unitatea
timp 1 de timp 2 de timp 3 de timp 4 de timp 5 de timp 6 de timp 7 de timp 8 de timp 9
Reprezentarea unui proiect prin diagrama Gantt
Avantajele metodei:
- permite evidenţierea clară a fiecărei activităţi şi a caracterului lor independent sau dependent;
- permite evidenţierea posibilităţii sau imposibilităţii de încadrare în termenul limită;
- se pretează la proiecte din variate domenii;
- este simplă şi foarte pretabilă a fi rezolvată prin instrumente software (Microsoft Project).
Are însă şi dezavantaje, cel mai semnificativ fiind acela că nu oferă alternative de desfășurare a
activităţilor, impunând începerea unei activităţi fără nicio rezervă de timp.
Există şi alte variante ale diagramei Gantt, care pot transmite mai multă informaţie. De exemplu, ca
să se arate care sunt activităţile aflate în responsabilitatea fiecărui departament sau ca să se indice starea
curentă a fiecărei activităţi se pot utiliza culori şi nuanţe. Se pot insera şi altfel de simboluri, pentru
evidenţierea mai bună a unor evenimente cheie, sau chiar o coloană specială care să cuprindă menţionat
resposabilul pentru fiecare activitate.
Exemplu:
Obiectivul X este: „Creşterea nivelului de calificare a 200 de şomeri din muncipiul Cluj-Napoca în
primul an al proiectului”.
Activitatea X este: „Derularea a 10 programe de formare profesională de tip calificare/recalificare cu
participarea a 200 de şomeri din muncipiul Cluj-Napoca”.
Rezultate de ouput:
- 10 cursuri de calificare/recalificare
- 200 de şomeri participanţi la programele calificare/recalificare derulate
- 200 de suporturi de curs distribuite
Rezultate de outcome:
- 98% din participanţii la programele de calificare/recalificare certificaţi
- 196 de participanţi la programele de calificare/recalificare certificaţi
Rezultate de impact:
- creşterea şanselor pentru cei 196 de șomeri calificaţi şi certificaţi de a obţine şi menţine un loc de muncă
conform cerinţelor actuale ale pieţei muncii
- creşterea încrederii în forţele proprii a şomerilor certificaţi cu privire la şansele de obţinere şi menţinere
a unui loc de muncă.
Atenţie !!! Pentru a te asigura că previzionezi complet rezultatele proiectului şi că poţi prezenta
unui eventual finanţator că acesta merită să fie implementat este bine să realizezi estimarea rezultatelor pe
fiecare activitate, nu raportat doar la obiective, care sunt prea largi.
Observație
Cât de important este să avem în proiecte o planificare corectă, în așa fel încât lucrurile să se
termine exact atunci când au fost prevăzute să se termine? Pentru a avea răspunsul la această întrebare, să
analizăm pe scurt tipurile de proiecte și cauzele care le influențează și vom vedea când este posibil să
depășești un termen și când nu, când e bine și când e greșit.
Primele trei cazuri prezentate sunt caracteristice proiectelor cu grad mic de neprevăzut, adică acolo
unde lucrurile sunt destul de clare de la început.
1. Vinde cu orice pret
Uneori termenele sunt intenționat scurtate, din motive comerciale, atunci când se dorește câștigarea unei
oportunități pe baza termenului scurt de livrare. Aceasta este una dintre cele mai periculoase situații, pentru
că nu întotdeauna termenul scurt poate fi respectat din motive obiective și atunci toată credibilitatea
dispare. Această situație se întâlnește în companiile în care procesele de vânzare sunt complet separate de
procesele de implementare/realizare/livrare. Depășirea de termen este în acest caz fatală, iar oalele se sparg
de obicei în capul implementatorului.
2. Cursa de ogari
În cursele de ogari, aceștia aleargă după un iepure-momeală, care are o viteza îndeajuns de mare ca să nu
poată fi ajuns și îndeajuns de mică pentru ca ogarii să nu renunțe. Din motive strategice, e posibil să se
impună termene strânse pentru a păstra ritmul alert de lucru. Depășirea termenelor în acest caz nu este
importantă, atâta timp cât se menține sub pragul real de acceptare a întârzierii. Ea face parte din strategia
organizațională.
3. E groasa ceața, vai ce ceață deasă, nu mai văd drumul către casă
Obiectivele insuficient de clare de la început sunt un alt motiv de depășire a termenelor. Situația se
întâlnește atunci când avem de-a face cu proiecte clare, dar cu un management slab. Începem treaba și ne
prindem mai târziu despre ce e vorba. In acest caz, termenele se tot împing în față în speranța că doar doar
se va ajunge la final odată. Pierderea proiectului și a credibilității este garantată.
4. Neprevăzutul
În cazul proiectelor de cercetare, caracterizate prin grad mare de neprevăzut, depășirea termenelor este
normală, fie și pentru că noțiunea de termen decade în fața realizării obiectivelor. Neprevăzutul nu se poate
elimina niciodată complet, e o lege a naturii. Tot ce se poate face este ca el să fie luat în calcul, încadrat în
proiect și redus. O bună estimare a termenelor se face doar analizând cu mare acuratețe toate scenariile
posibile și planificând alternative.