Project management Quick Reference Guide - Project 2007
A Lansarea unui proiect
nou
1 Crearea unui proiect nou
2 Setarea datei de start a
proiectului
3 Definirea calendarului
proiectului
4 Salvarea fisierului alocat
proiectului
B Planificarea
activitatilor
1 Introducerea activitatilor.
2 Gruparea/aranjarea
activitatilor
3 Stabilirea duratelor
activitatilor
4 Legarea activitatilor
pentru a arata relatiile
dintre ele
5 Crearea livrabilelor
C Alocarea resurselor
Project management Quick Reference Guide, For Project 2007
Inainte de a incepe un nou proiect, o oraganizatie trebuie sa
determine daca proiectul se potriveste cu obiectivele sale strategice.
Executivul va stabili daca proiectul este de tip “mission-critical”, de
prioritate maxima, medie sau mica.
Inainte de a incepe munca la proiect, trebuie stabilit finantatorul.
Organizatia va trebui sa realizeze o evaluare de nivel inalt a cazului /
proiectului de afacere, a limitarilor, a cerintelor tehnice si financiare.
La final va trebui identificat si numit un project manager ce va
planifica si urmari proiectul. Detalii in Project Roadmap.
File/New/New project/Blank project.
File/New/New project/Templates, daca avem un sablon:
Project/Project Information. La Start date introducem data de pornire.
Tool/Change Working Time. Stabiliti zilele lucratoare, nelucratoare.
File/Save. In File name box se pune numele. Daca publicati proiectul
in MS Project 2007, puneti datele cerute de organizatie.
In faza planificarii, trebuie conceputa o schema cu activitatile care
vor duce la indeplinirea obiectivelor proiectului.
Pentru a face asta veti identifica jaloanele/punctele cheie ale
proiectului, livrabilele si activitatile.
Acest plan poate fi WBS (work breakdown structures).
Veti dezvolta si rafina planificarea si veti identifica resursele necesare
la implementarea proiectului.
View/Gantt Chart. La Task Name introduceti activitatea, activitatile
principale, jaloanele,
Creati propria ierarhie a activitatilor, incluzand activitati, jaloane,
taskuri de sumarizare (faze principale). Selectati un task sau mai
multe si apoi Indent/Outdent pe toolbar.
Tastati campul Duration si introduceti durata pt taskuri.
4d pentru 4 day. 0d pentru task fara durata, jalon/millestone.
Nota: Evitati introducerea datelor de inceput si de sfarsit ale
taskurilor. Mai degraba introduceti durata si lasati Project 2007 sa
regleze automat, mai ales ca durata se poate schimba oricum la
alocarea resurselor la activitati.
Selectati activitatile pe care vreti sa le legati, apoi apasati Link Task
pe toolbar. Pentru a schimba dependenta implicita de tip finish-to-
start, faceti dublu click pe linia de legatura intre activitati si selectati
din Type list.
Dupa ce proiectul este in desfasurare trebuie sa verificati daca alte
proiecte depind de proiectul dvs (ca livrabil).
Acest lucru necesita MS Project profesional 2007.
Alocarile sunt asocieri intre taskuri specifice si resursele necesare
pentru ale realiza. Puteti aloca mai mult de o resursa la o activitate.
1

1 Definirea fondului de
resurse
2 Alocare de resurse la
activitati
3 Introduceti valoarea work Cand managerul de proiect programeaza activitatile, uneori prefera sa
consumata cu activitatile treaca valoarea muncii (manoperei) necesara la realizarea taskului,
4 (Re)Cunoasteti tipul
taskului
In plus de alocarea resursei work (persoane) mai puteti aloca resurse
materiale (nisip, ciment, etc) si resurse cost (c/v delegatie / calatorie)
aceleiasi activitati.
View/Resource Sheet. In campul Resource Name, tastati numele
resursei ce va fi utilizata in proiect.
Daca utilizati MS Project profesional 2007, clik pe Build Team from
Enterprise in meniulTools si adaugati resursa.
View/Gantt Chart. Selectati taskul la care vreti sa alocati o resursa.
Click Assign Resources, click numele resursei si assign.
Putei aloca resurse folosind Task Form. In meniul Windows, click
Split (efect asupra Gantt Chart).
mai mult decat durata taskului.
Introducand munca reflectam o programare mai aproape de real.
Pentru a introduce ore de munca (work), ca resursa alocata unui task,
adaugam o coloana de munca la Gantt Chart. Insert/Column.
Imediat cum alocati resursele, Project 2007 determina programarea
taskului, functie de tipul taskului. S-ar putea de fapt sa vedeti ca
durata taskului se schimba dupa ce-i alocati resurse.

Cum lucreaza tipurile de taskuri?

Munca, durata, cantitatea (in % alocate) sunt determinate de formula
Munca=durata x cantitatea.
Intr-un task cu : Schimband Schimband Schimband
munca, durata, cantitatea,
se schimba : se schimba : se schimba :
Cantitatea fixa durata munca durata
Munca fixa durata cantitatea durata
Durata fixa cantitatea munca munca

Pentru a seta implicit un anumit tip de task, pentru intreg proiectul,

click pe Tools/Options/Schedule tab. In Default task type, selectati
Fixed Units (implicit), Fixed Duration, sau Fixed Work.

Pentru a schimba tipul taskului pentru un anumit task, selectati taskul

5 Indentificati factorii care
pot afecta programarea
taskurilor
D Setarea momentului
initial al proiectului
(baseline)
si click pe Task Informaton/Advance tab/Task type box/ si alegeti
tipul taskului.
Puteti utiliza Project 2007, pentru a va ajuta sa intelegeti cum
schimbarea unui task, poate afecta restul proiectului si traseul
programarii se schimba.
Meniu View/Show Change Highlighting.
Puteti vedea mai multe detalii ale programarii taskului si schimba
informatii utilizand task drivers.
Selectati un task si click TaskDrivers.
Creati un baseline sau un plan intermediar, astfel incat mai tarziu sa
comparati actualizarile planificarii cu momentul initial/baseline.
Salvand un baseline, va puteti permite sa identificati si sa rezolvati
discrepante si sa planificati mai precis proiectele viitoare (cele
similare).

Project management Quick Reference Guide, For Project 2007 2

1 Salvati planul initial
(baseline)
2 Vizualizarea datelor
baseline in diagrama
Gantt Chart.
3 Vizualizati date baseline
in tabele
E Actualizarea
progresului
1 Administrarea
schimbarilor
2 Urmarirea datelor actuale
si a duratelor
3 Urmarirea orelor actuale
si a costurilor
F Raportarea
informatiilor din
proiect
1 Formatarea unei
vizualizari pentru
printare.
2 Printarea unei vizualizari
ca un raport
Project management Quick Reference Guide, For Project 2007
Dupa ce planificarea proiectului este finalizata, cu data de sfarsit,
buget si obiective, puteti trimite planul spre aprobare.
Odata ce a fost aprobat, acesta devine planul initial si se salveaza ca
baseline. Tools/Tracking/Set baseline.
View/Tracking Gantt.
In zona diagramei, informatiile baseline sunt prezentate in partea
inferioara a barei Gantt a fiecarui task.
View/Table/Variance. Acest tabel contine campuri pentru baseline si
diferente fata de start si sfarsit.
Actualizarea progresului in proiect este singura cale de a fi sigur ca
suntem pe drumul bun si munca este efectuata.
Scopul in acest punct este gestionarea schimbarilor, actualizarea
planificarii, urmarirea progresului si comunicarea informatiilor
despre proiect.
Nota: Project 2007 urmareste trei seturi de date : date curente, date
baseline si date actuale. Cand setati/salvati pentru prima oara baseline
atunci current=baseline. Cand taskul este 100% realizat,
current=actual. Baseline, current, si actual exista pentru : data de
start, data de sfarsit, durata, cost si munca.
Gestionarea modificarilor implica modificarea duratelor, datelor,
dependentelor, alocarea resurselor sau taskuri bazate pe cereri de
schimbari sau informatii noi. Pastrati campurile curente actualizate si
comparati-le cu baseline.
Cel mai bine este sa va decideti la o singura metoda de masurare a
progresului. Puteti introduce procentaj complet, data actuala de
inceput si de sfarsit, durata actuala sau ramasa, sau munca actuala sau
ramasa de executat.
Selectati taskul pentru care vreti sa actualizati progresul.
Tools/Tracking/Update Tasks dialog box/ introduceti datele de
progress in campurile care marcheaza metoda de urmarire.
Dac vreti sa introduceti costurile sau orele de munca actuale sau
ramase de executat, utilizati tabela de urmarire Tracking Table.
View/Table/Tracking/ introduceti datele privind progresul in
campurile Act work sau Act cost ale taskului. Puteti sa mai utilizati
Tracking table pentru a introduce procentajul complet, data actuala de
inceput si de sfarsit, durata actuala sau ramasa
Tineti partile interesate si membrii echipei la curent cu progresul
proiectului furnizandu-le accesul la rapoarte si vizualizari online sau
printate.
Project 2007 furnizeaza diferite moduri de printare si distributie,
ambele cu informatii detaliate si informatii de ansamblu despre
proiect, rapid si eficient.
Format/Text Slide or Bar Slide/ pentru a seta stiluri de Fonturi
aplicate la mai multe taskuri.
Format/Font or Bar/ pentru a formata elemente individuale pentru un
task specific.
Format/Timescale, Gridline, Layout pentru a schimba aceste aspecte
ale vizualizarii curente.
Setati vizualizarea curenta in modul in care doriti sa arate inainte de
printare. File/Print Preview/Orint.
3
3 Generarea unui raport
4 Adaugarea unui camp
(coloana) unui tabel
5 Personalizarea unei
vizualizari
6 Personalizarea unui tabel
7 Personalizarea grupurilor
8 Personalizarea filtrelor
G Inchiderea proiectului
1 Crearea unui raport final
2 Salvarea proiectului ca
sablon
Project management Quick Reference Guide, For Project 2007
In meniul Report, apasati Visual Reports pentru a vedea datele
proiectului in rapoarte de tip Pivot-table Excel 2007 si vizualizari
Pivot Diagram MS Visio Pro 2007.
Puteti de asemenea vizualiza rapoarte de baza care nu necesita Excel
sau Visio. Report/Reports dublu click pe categoria de raport, si dublu
click pe raportul predefinit. Introduceti orice informatie necesara.
Apare o previzualizare dupa care puteti printa.
Click oriunde intr-o coloana in stanga locului unde doriti sa inserati o
noua coloana. Insert/Column/ in Field box click pe nume
camp/coloana noua pe care vreti s-o adaugati.
View/More View/New or Edit/ in View Definition dialog box
specificati tabel, grup si filtrul pe care vreti sa-l utilizati la definirea
vizualizarii.
View/Table/More Table/ New or Edit/ in Table Definition dialog box,
specificati informatia pe care vreti s-o includeti in tabel.
Project/Group by/More Groups/ New or Edit/ in Group Definition
dialog box, specificati cum vreti sa grupati informatia din proiect.
Project/Filtered for/More Filters/ New or Edit/ in Filter Definition
dialog box, specificati cum doriti sa filtrati informatia in proiect.
Doar pentru ca proiectul tau este aproapre finalizat, nu inseamna ca
munca noastra este terminata. Trebuie sa rezolvam orice detaliu final
al proiectului si sa obtinem acceptanta de la client/beneficiar pe
livrabilele finale. Putem realiza o sesiune de prezentare finala despre
zona de buna practica din cadrul proiectului si inregistram datele.
Actualizam planul proiectului si arhivam proiectul conform
procedurilor din organizatie.
Report/Visual Reports/ pentru a vedea datele proiectului in rapoarte
de tip Pivot-table Excel 2007 si vizualizari Pivot Diagram MS Visio
Pro 2007.
Puteti de asemenea vizualiza rapoarte de baza care nu necesita Excel
sau Visio. Report/Reports dublu click pe categoria de raport, si dublu
click pe raportul predefinit. Introduceti orice informatie necesara.
Apare o previzualizare dupa care puteti printa.
Dupa completarea proiectului ar trebui sa fructificam ce am invatat in
proiect, introducand date intr-un sablon pentru proiecte viitoare.
File/Save as/Save As Type box/Template.
4