Sunteți pe pagina 1din 76

EXCEL

Cursul IV-RPB-IT-051-04
Obiective

 Importarea şi exportarea datelor
 Găsirea şi fixarea erorilor
 Urmărirea modificărilor
 Lucrul cu scenarii

Descriere

Acest curs îţi oferă posibilitatea cunoaşterii şi aprofundării elementelor speciale din
aplicaţia Excel, cum ar fi denumirea domeniilor de lucru şi utilizarea numelor de domenii
într-o formulă, importarea datelor din alte aplicaţii şi exportarea datelor din aplicaţia
Excel în alte aplicaţii, crearea formatelor personale de numere şi aplicarea formatelor
condiţionale, crearea, editarea şi rularea unei macrocomenzi, lucrul cu bara Auditing,
utilizarea opţiunilor Form, Solver, Goal Seek şi Group&Outline, crearea tabelelor
pivot, lucrul cu scenariile şi partajarea regiştrilor de calcul.

Cerinţe finale

La sfârşitul acestui curs va trebui să ştii următoarele:


 Să imporţi şi să exporţi date în/şi din Excel;
 Să creezi formate personale de numere;
 Să creezi şi să editezi macrocomenzi;
 Să creezi şi să lucrezi cu tabele pivot;
 Să lucrezi cu scenarii
 Să partajezi regiştri de calcul
REZUMATUL LECŢIEI 2

Lecţia 1

Obiective

 Vizualizarea  şi   tipărirea   mai   multor   foi   de


calcul
 Importarea datelor din fişiere tip text
 Importarea datelor din alte aplicaţii
 Exportarea datelor spre alte aplicaţii
 Urmărirea modificărilor

TIPĂRIREA ŞI PREVIZUALIZAREA REGIŞTRILOR DE CALCUL

MODURI DE VIZUALIZARE PERSONALIZATĂ

Deoarece listele cresc şi doar o parte a informaţiei trebuie vizualizată la un moment dat,
EXCEL îţi permite să-ţi construieşti moduri de vizualizare personalizate care să
prezinte doar datele relevante la un moment dat. Poţi chiar denumi aceste moduri de
vizualizare în funcţie de situaţie.
În tabelul următor se prezintă o situaţie a vânzărilor dintr-o lună, pe departamente. Pentru
a ascunde informaţia de susţinere şi a vizualiza numai subtotalurile, poţi crea o
vizualizare personalizată, parcurgând paşii:

2
REZUMATUL LECŢIEI 2

1. Stabileşte vizualizarea pe care doreşti să o salvezi ca personalizată. (Să rămână


vizibile doar totalurile pe departamente)
2. Execută secvenţa View\Custom View pentru a deschide caseta de dialog
Custom View.

3. Alege Add pentru a deschide caseta de dialog Add View.


4. Introdu un nume pentru noua vizualizare personalizată.
5. Execută click pe OK.
Rezultatul aplicării modului de vizualizare nou creat este următorul:

3
REZUMATUL LECŢIEI 2

Vizualizările personalizate sunt salvate cu registrul de calcul . Pentru a vedea o


vizualizare personalizată, deschide registrul de calcul şi selectează View\Custom View
Selectează vizualizarea dorită din caseta de dialog care se deschide şi execută click pe
Show. Pentru a şterge o vizualizare personalizată, selectează numele vizualizării şi
execută click pe Delete.
Vizualizările personalizate stochează următoarele informaţii:
 Dimensiunea/poziţia ferestrei, inclusiv împărţirile în mai multe panouri şi
panourile blocate.
 Coloanele, liniile şi foile ascunse din registrul de calcul.
 Lăţimile coloanelor.
 Opţiunile de afişare.
 Celulele selectate, dacă există.
 Criteriile de filtrare a listei.
Caseta de dialog Add View îţi oferă şi posibilitatea de salvare a parametrilor de tipărire, a
liniilor ascunse şi a parametrilor de filtrare.

CREAREA DE RAPOARTE PERSONALIZATE (REPORT MANAGER)

Crearea rapoartelor de personalizare cu ajutorul aplicaţiei Report Manager (Manager de


rapoarte) este similară realizării unei vizualizări personalizate. Deoarece aplicaţia Report
Manager centralizează într-un singur loc toate rapoartele tale denumite, ea este utilă
atunci când realizezi rapoarte folosind zone diferite ale unei foi de calcul sau chiar mai
multe foi de calcul din acelaşi registru. În cazul în care, cu ajutorul unei vizualizări
personalizate ascunzi zone dintr-o foaie de calcul în scopul realizării unui raport, Excel
reţine modul în care a fost structurat raportul respectiv.
Report Manager este un program de completare ce însoţeşte programul Excel. În cazul
în care opţiunea Report Manager nu apare în meniul View, execută secvenţa
Tools\Add-Ins (Componente incluse la cerere), selectează Report Manager în caseta
de dialog Add-Ins şi execută click pe OK.
Pentru a adăuga un raport trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa View\Report Manager. În caseta de dialog Report
Manager execută click pe Add.
2. În caseta de dialog Add Report introdu un nume pentru raportul tău personal.
4
REZUMATUL LECŢIEI 2

3. Crează un raport completând informaţiile din caseta de dialog. Lista de mai jos
descrie opţiunile:
 Report Name. Crează un nume pentru raportul personal.
 Section to Add. Îţi permite să selectezi o secţiune 1 din registrul de calcul
pentru a o adăuga la raportul ce se va crea.
 Sheet. Îţi permite să selectezi foaia care conţine datele pe care doreşti să le
incluzi în secţiune.
 View2. Selectează o vizualizare personalizată din foaia selectată pentru
secţiunea pe care doreşti să o adaugi.
 Scenario. Adaugă la un raport un scenariu denumit.

Notă: Pentru detalii despre scenarii urmăreşte lecţia 3 a acestui curs.

 Add. După ce ai selectat criteriul execută click pe Add pentru a-l adăuga la
secţiunea din lista acestui raport.
 Sections in this Report. Prezintă secţiunile din raport în ordinea în care
vor fi tipărite.

1
Orice combinaţie de foaie de calcul, vedere şi scenariu pe care ai ales-o când ai creat raportul . Un raport poate
conţine mai multe secţiuni.
2
Un set de setări de afişare şi tipărire pe care le poţi denumi şi aplica unui registru de calcul. Poţi crea mai mult
de o vedere a unui registru de calcul fără a crea mai multe copii separate pentru acel registru.
5
REZUMATUL LECŢIEI 2

 Move Up. Modifică ordinea secţiunilor deplasând în sus secţiunea


selectată.
 Move Down. Modifică ordinea secţiunilor deplasând în jos secţiunea
selectată.
 Delete. Şterge secţiunea selectată.
 Use Continous Page Number. Dacă validezi această opţiune, pe
rapoartele tipărite vor fi folosite numere de pagină consecutive, în funcţie de
ordinea secţiunilor.

PREVIZUALIZAREA ŞI TIPĂRIREA FOILOR DE CALCUL MULTIPLE

Pentru a putea tipări, la un moment dat, conţinutul a mai multor foi de calcul atunci toate
acele foi de calcul trebuie grupate. Pentru a grupa mai multe foi de calcul trebuie să
execuţi secvenţa:
1. Execută click pe prima pagină pe care doreşti să o tipăreşti.
2. Ţine tasta CTRL apăsată dacă vrei să selectezi foi care nu se succed şi execută
click pe fiecare din foile pe care doreşti să le selectezi.
3. Ţine tasta SHIFT apăsată şi execută click pe ultima foaie de calcul pe care o
doreşti selectată, dacă toate foile de calcul pe care doreşti să le selectezi sunt
succesive.
Pentru a vizualiza conţinutul foilor de calcul selectate, înainte de a le tipări, execută click
pe butonul Print Preview din bara standard sau execută secvenţa File\Print
Preview. După ce ai intrat în modul de previzualizare înaintea tipăririi, apasă succesiv
butonul Next pentru a putea vizualiza conţinutul tuturor paginilor.

6
REZUMATUL LECŢIEI 2

Pentru a tipări foi de calcul multiple trebuie să le selectezi, după cum ai văzut anterior şi
apoi execuţi secvenţa File\Print. În caseta de dialog care apare activează comanda
Active Sheet(s) din secţiunea Print What, după care execută click pe butonul OK.
Pentru a tipări întregul registru de calcul, nu este necesar să selectezi toate foile de calcul
pentru a le grupa, ci este suficient să execuţi secvenţa File\Print şi din secţiunea Print
What alege opţiunea Entire Workbook.

IMPORTAREA DATELOR ÎN REGIŞTRI DE CALCUL

Pe lângă accesul la bazele de date, Excel poate obţine acces şi la date stocate undeva într-
o pagină Web sau într-un fişier de text simplu.

IMPORTUL DATELOR DIN FIŞIERE DE TIP TEXT

În cazul în care primeşti de la cineva un fişier de tip text, Excel are instrumente speciale
care să te ajute să-l imporţi cu succes.. Dacă fişierul este în format text standard (formatul
cu delimitare prin virgule), îl poţi deschide cu secvenţa File\Open. În caz contrar, Excel
va observa acest lucru şi va lansa aplicaţia Text Import Wizard.

7
REZUMATUL LECŢIEI 2

Pasul 1: te întreabă dacă fişierul text este delimitat 3 sau are lăţime fixă. Aplicaţia expert
îţi prezintă un eşantion din fişier pentru a te ajuta şi oferă o opţiune prestabilită pe care o
consideră adecvată.
Obs.: În cazul în care câmpurile din fiecare linie a fişierului sunt puse unul lângă celălalt, fără
spaţii între ele, fişierul este probabil delimitat. În cazul în care câmpurile din fişier sunt
aliniate în fereastra de previzualizare, este vorba de un fişier cu lăţime fixă.
Alege una din opţiunile Delimited sau Fixed Width şi apoi execută click pe Next
Pasul 2: Dacă la pasul 1 ai ales Delimited aplicaţia expert te va întreba ce caracter
acţionează ca delimitator de câmpuri. Poţi spune aceasta privind caseta Data Preview. În
această casetă, caracterele tab arată ca nişte mici pătrate. Selectează caracterul delimitator
(sau tastează-l în caseta Other dacă Excel nu are opţiunea respectivă prezentată printr-o
casetă de validare).Vei vedea caseta Data Preview cum se actualizează singură imediat
după ce ai ales opţiunea. Dacă fişierul este acum corect separat în coloane, alege Next
pentru a trece mai departe.
Dacă la pasul 1 ai ales Fixed Width aplicaţia expert îţi va cere să-i confirmi aproximarea
referitoare la locul unde începe fiecare coloană.

3
Delimitat înseamnă că elementele de date din fişier sunt separate printr-un anumit caracter special, de obicei
virgulă sau un tab. Fişierele cu lăţime fixă nu utilizează separator, ci folosesc spaţii pentru a garanta că fiecare
câmp începe întotdeauna la acelaşi număr de coloană.
8
REZUMATUL LECŢIEI 2

Verifică fişierul în caseta Data Preview. Este posibil ca Text Import Wizard să fi pus
greşit o limită de coloană sau să fi scăpat câteva. Limitele de coloană le poţi adăuga,
şterge şi muta prin click şi tragere în caseta Data Preview. Când acestea arată corect
alege Next pentru a trece mai departe.
Pasul 3: Text Import Wizard îţi cere să confirmi tipul de date pentru fiecare coloană,
adică să precizezi care sunt numerele, care sunt datele şi aşa mai departe. Aplicaţia expert
este foarte bună la descoperirea acestui lucru, deci poţi, de obicei, să alegi Finish pentru a
finaliza importul.

Utilizarea aplicaţiei Convert Text to Columns Wizard

Aplicaţia Convert Text to Columns Wizard (Expert conversie text în coloane) îţi
permite să foloseşti întreaga forţă a aplicaţiei Text Import Wizard asupra datelor care se
găsesc deja în foaia de calcul. De exemplu, dacă lipeşti manual date dintr-un fişier text
sau preiei câmpuri lungi de text dintr-o bază de date, pe care trebuie să le împarţi în
coloane separate, poţi folosi aplicaţia Convert Text to Columns Wizard.
Selectează celulele pe care vrei să le separi şi execută secvenţa Data\Text to Columns
(Text în coloane) pentru a lansa aplicaţia expert. Cel mai important lucru ce trebuie ţinut
minte la lansarea aplicaţiei expert este că trebuie să fie selectate toate celulele cu text pe
care vrei să le împarţi în coloane separate.

9
REZUMATUL LECŢIEI 2

Procesul este identic: identifică dacă datele sunt delimitate sau cu lăţime fixă şi apoi
continuă cu paşii 2 şi 3. După ce execuţi click pe Finish datele tale vor fi corect separate
în coloane.

10
REZUMATUL LECŢIEI 2

Rezultatul este următorul:

IMPORTAREA DATELOR DIN ALTE APLICAŢII

Datele preluate din Word şi PowerPoint pot fi folosite după cum este prezentat în
exemplele de mai jos:
 Dacă datele apar pentru prima oară într-o foaie de date PowerPoint
copiază-le într-o foaie de calcul Excel pentru a putea fi folosite instrumentele
Excel superioare de formatare şi calcul.
 Dacă în Word există deja un tabel ce conţine o listă importantă adu-l în
Excel pentru a-l sorta şi filtra rapid.
 Reutilizează elementele de clip-art sau obiectele desenate din PowerPoint
sau Word într-o foaie de calcul Excel. Dacă elementele grafice de care ai nevoie
există deja într-un alt fişier, nu le reinsera sau redesena – lipeşte-le.
 Copiază un diapozitiv PowerPoint individual într-un document Word.
Dacă ai creat un diapozitiv cu un aspect plăcut şi care transmite ceva important
pentru document, nu pierde timp reconstituindu-l.

Adăugarea unui text Word într-o foaie de calcul Excel

Textul Word apare în două formate pe care le poţi utiliza în Excel – text paragraf şi text
de tabel. Tabele Word sunt alegerea naturală pentru plasarea într-o foaie de calcul Excel
– datele sunt deja aranjate în celule. Textul paragraf este cel mai bine utilizat când apare
sub formă de fraze scurte sau titluri. Exceptând cazurile în care celulele Excel sunt
formatate pentru aranjare automată a textului pe rânduri, o frază lungă sau un paragraf
poate provoca probleme la introducerea într-o foaie de calcul Excel existentă. Dacă
inserezi textul paragraf ca obiect în foaia de calcul, acesta va apărea sub formă de casetă
de text care ascunde celulele din foaia de calcul.
Conţinutul Word, indiferent de formă poate fi adăugat într-o foaie de calcul Excel pe una
din următoarele două căi:

11
REZUMATUL LECŢIEI 2

 Folosirea memoriei Clipboard. Copiază textul Word şi lipeşte-l în foaia


de calcul Excel. Această metodă poate fi utilizată pentru texte din tabele sau
paragrafe. La lipire nu uita să execuţi click în celula care trebuie să conţină textul
sau care este prima celulă din domeniul lipit.
 Inserarea unui obiect Word. În acest caz textul este introdus în obiect
după ce acesta a fost inserat folosind Paste Special şi alegând Microsoft Word
Document Object. Textul va fi plasat într-o fereastră de obiect flotantă care, la
activare, provoacă apariţia instrumentelor Word în locul celor Excel.

Sortarea şi filtrarea datelor sub formă de tabele. Unul din principalele motive pentru
aducerea datelor din tabele Word într-o foaie de calcul Excel este posibilitatea de folosire
a instrumentelor de sortare şi filtrare din Excel.
Obs. Dacă tabelul de date trebuie totuşi utilizat în mediul Word lipeşte-l înapoi în documentul
Word după ce l-ai sortat în Excel.
Pentru mai multe date despre sortarea şi filtrarea listelor vezi cursul II lecţia 2 „Sortarea
şi filtrarea listelor”.
Separarea datelelor . În cazul în care ai creat în Word un tabel care conţine numele şi
prenumele într-o singură celulă, adresa întreagă într-o altă celulă ş.a.m.d., în momentul în
care preiei acest tabel în Excel trebuie să separi tabelul prin inserarea de coloane.
Separarea preia elementele mari şi le împarte în mai multe elemente mai mici, permiţând
o analiză mai detaliată.
Obs. Separarea nu este limitată la listele Word. Poţi separa orice listă pe care o imporţi în
Excel – inclusiv informaţii din baza de date Access, liste cu text din alte programe ş.a.m.d.

12
REZUMATUL LECŢIEI 2

Pentru a împărţi datele dintr-un tabel, trebuie să parcurgi paşii:


1. În cazul în care coloana din dreapta celei pe care vrei să o împarţi conţine date,
inserează o coloană pentru a crea un spaţiu necesar informaţiei împărţite. De
exemplu, dacă împarţi o singură coloană în trei noi coloane, inserează două
coloane în dreapta celei pe care o împarţi. Pentru a insera o coloană, selectează
coloana înaintea căreia doreşti să apară noua coloană şi alege
Insert\Columns.
2. După lipirea tabelului din Word în Excel, selectează cea mai din stânga
coloană care necesită împărţirea.

3. Execută secvenţa Data\Text to Columns.


4. Se va deschide aplicaţia Convert Text to Columns Wizard, prezentată în
figura următoare.

5. În caseta Original Data Type alege Delimited. Delimitatorii sunt caractere


(cum ar fi virgule, spaţii sau punct şi virgulă) sau coduri (cum ar fi Tab şi
Enter) ce se folosesc la separarea textului în elemente componente.
6. Alege Next.
7. Alege delimitatorul pe care doreşti să-l utilizeze Excel la determinarea locului
în care se va trece de la o coloană la alta.

13
REZUMATUL LECŢIEI 2

8. Alege Next.
9. După ce verifici secţiunea Data Preview în caseta de dialog finală a aplicaţiei
expert, alege Finish pentru a finaliza aplicaţia expert şi a aplica respectivele
comenzi asupra coloanei selectate.
Rezultatul este următorul:

În ultimul pas al aplicaţiei expert poţi să alegi să aplici formatele General, Text, sau
Date în noile coloane. În plus, poţi specifica o anumită destinaţie (Destination) pentru
celulele rezultate.

Utilizarea conţinutului foilor de date PowerPoint în Excel

O foaie care conţine date în PowerPoint poate deveni începutul unei foi de calcul în
Excel sau poate fi adăugată unei foi de calcul.
Pentru a copia conţinutul unei foi de date PowerPoint într-o foaie de calcul Excel
trebuie să parcurgi paşii:
1. În diapozitivul PowerPoint afişează foaia de date şi conţinutul pe care l-ai
introdus.
2. Trage indicatorul peste celulele foii de date sau execută click pe butonul Select
All din foaia de date.

14
REZUMATUL LECŢIEI 2

3. Alege Edit\Copy sau apasă combinaţia Ctrl+C.


4. Comută în sau deschide o foaie de calcul Excel şi execută click în celula de
unde vrei să înceapă conţinutul lipit.
5. Alege Edit\Paste sau apasă combinaţia Ctrl+V.
După lipirea conţinutului de date va trebui să-l prelucrezi sau să adaugi etichete de
coloană şi/sau linie pentru a obţine macheta dorită

IMPORTAREA DATELOR DIN PAGINI TIP HTML

Dacă vizitezi curent anumite pagini Web pentru a prelua informaţii cum ar fi rate de
schimb curente sau valori de acţiuni la bursă, calea pentru a realiza acest lucru este
caracteristica Web Querry. O interogare Web preia date din pagini Web şi le returnează
în Excel pentru analiză şi prelucrare.

15
REZUMATUL LECŢIEI 2

Pentru a prelua date din pagini Web trebuie să ai instalat un browser de Internet (Internet
Explorer) şi să execuţi paşii:
Pasul 1: Pentru a crea o nouă interogare trebuie să execuţi secvenţa Data\Get External
Data\New Web Query.

Pasul 2: Trebuie să introduci adresa Web a paginii pe care doreşti să o cercetezi. Adresa poate
fi introdusă manual sau poate fi căutată cu ajutorul butonului Browse Web. În acest exemplu
vom folosi Web Query pentru a prelua valoarea curentă a diferitelor monezi naţionale la
cursul zilei.
Pasul 3: Pentru a specifica ce date vrei să preiei poţi folosi una din următoarele trei opţiuni:
 The entire page – îţi permite preluarea întregului conţinut al paginii Web,
inclusiv text, tabele şi alte tipuri de date.
 Only the tables – îţi permite să preiei numai tabelele dintr-o pagină Web
care mai are în componenţă şi alte date care nu te interesează.
 One or more specific tables on the page – îţi permite să preiei unul sau
anumite tabele specificate dintr-o pagină Web care conţine mai multe tabele. Poţi
specifica tabelele sau secţiunile pe care vrei să le preiei prin specificarea numelui
lor, dacă pagina Web conţine aceste nume. Pentru a include un nume de tabel, care
este numeric, trebuie să-l introduci între ghilimele („5”). Tabelele şi secţiunile sunt
preluate în ordinea în care apar pe pagina Web, nu în ordinea pe care o specifici tu
în câmpul Enter Table name(s) or number(s) separated by commas:.
Identificarea tabelelor şi a secţiunilor este posibilă doar dacă browser-ul tău îţi
permite să vizualizezi codurile HTML pentru o pagină Web. Pentru aceasta trebuie
să ştii că tabele încep cu <Table> şi se termină cu </Table>. Secţiunile încep cu
<Pre> şi se termină cu </Pre>. Pentru a vizualiza codurile cu ajutorul browser-ului
Internet Explorer trebuie să faci click dreapta pe pagina de pe care vrei să preiei
tabele sau secţiuni şi apoi să selectezi View Source din meniul rapid care apare
pentru a afişa codurile HTML în Notepad. În Notepad execută click pe
Search\Find pentru a găsi codurile menţionate anterior.
Pasul 4: Trebuie să stabileşti cum vrei să fie formatate datele. Când preiei date care sunt
cuprinse în tabele, datele din coloane sunt separate în coloane automat. Poţi să hotărăşti dacă
păstrezi sau nu şi formatul paginii Web care poate consta în formatări de font, de culoare, când
preiei datele în Excel. Datele pot fi preluate în întregime inclusiv cu formatul lor de pe pagina
16
REZUMATUL LECŢIEI 2

Web (Full HTML formatting), fără formatare (None) sau numai cu formatare de text (Rich text
formatting only).
Datele pot fi actualizate prin executarea unui click dreapta oriunde în interiorul lor şi
selectarea comenzii Refresh Data (Reîmprospătare date) sau prin utilizarea butonului

Refresh Data din bara de instrumente External Data .


Poţi utiliza aceiaşi parametri de actualizare automată disponibili pentru datele din baze de
date prin executarea unui click dreapta pe datele Web şi alegerea comenzii Data Range
Properties (Proprietăţile zonei de date) sau prin executarea unui click pe butonul Data
Range Properties din bara de instrumente External Data.
Vei putea configura interogarea Web pentru a se actualiza automat la un număr de minute
sau atunci când deschizi foaia de calcul. În acest fel vei fi sigur că informaţia este de
ultimă oră.

EXPORTAREA DATELOR SPRE ALTE APLICAŢII

Prin intermediul mamoriei Clipboard şi al meniului rapid Insert poţi insera rapid şi uşor
oricât de mult din conţinutul unei aplicaţii într-un fişier al altei aplicaţii, păstrând în
acelaşi timp oricâte elemente de formatare ale aplicaţiei sursă.

COPIEREA DATELOR EXCEL ÎNTR-UN DOCUMENT WORD

Utilizarea programului Excel pentru tabele ce conţin date numerice îţi asigură si accesul
la instrumentele Excel de calcul şi formatare de care Word nu dispune în aceeaşi măsură.
Este bine să încerci să creezi, să formatezi şi să adaugi formule la tabel în Excel înainte
de a copia tabelul în Word. Când datele Excel sunt copiate într-un document Word ele
vor apărea în format de tabel – celulele foii de calcul vor deveni celule de tabel cu
dimensiuni corespunzătoare domeniului de celule selectat din Excel. Toate instrumentele
de formatare pentru tabele Word îţi stau la dispoziţie ca şi cum tabelul ar fi fost creat de
la început în Word.
Obs. Dacă nu poţi vedea liniile de grilă ale tabelului , în Word alegi Table\Show Gridlines.
Într-un document Word poţi adăuga date Excel prin una din următoarele două metode:
 Copierea conţinutului sursă Excel (cum ar fi un domeniu de celule sau o
diagramă) în Clipboard şi lipirea lui în documentul Word.
 Inserarea unui registru de calcul Excel în întregime sau selectarea unei foi
de calcul individuale pentru a fi inserate.

Lipirea datelor Excel sub formă de tabel Word

Pentru a lipi date într-un document Word trebuie să parcurgi paşii:


1. Într-o foaie de calcul Excel selectează celula sau domeniul pe care doreştiu să-
l copiezi.
2. Alege Edit\Copy, execută click pe butonul Copy din bara standard sau apasă
combinaţia de taste Ctrl+C.

17
REZUMATUL LECŢIEI 2

3. Treci în Word şi execută click în document pentru a poziţiona cursorul acolo


unde doreşti să apară datele Excel.
4. În Word alege Edit\Paste sau execută click pe butonul Paste din bara
standard sau apasă combinaţia Ctrl+V.
Obs. Dacă doreşti să copiezi toată foaia de calcul, în Excel apasă combinaţia Ctrl+A pentru a
selecta întraga foaie de calcul. În Word va fi lipit doar domeniul de celule ce conţine date.

Inserarea unui registru de calcul Excel

Înainte de a insera un registru de calcul într-un document Word asigură-te că ai salvat


deja registrul. Pentru de a insera un registru de calcul într-un document Word trebuie să
parcurgi paşii:
1. În document plasează cursorul în locul în care vrei să inserezi registrul.
2. Alege Insert\File.
3. În caseta de dialog Insert File care apare, alege All Files (*.*) din caseta Files
of Type.
4. Folosind caseta listă Look In şi lista de fişere şi dosare afişate, localizează
registrul de calcul pe care vrei să-l foloseşti.

5. Execută dublu click pe fişierul dorit sau execută un singur clic şi alege butonul
Insert.
6. În caseta de dialog Open Worksheet păstrează opţiunea Entire Workbook
selectată în caseta Open document in Workbook şi alege OK.

18
REZUMATUL LECŢIEI 2

Dacă doreşti să păstrezi o conexiune între registrul de calcul şi document poţi insera
fişierul ca şi legătură. Pentru acest lucru în caseta de dialog Insert File execută click pe
săgeata cu vârful în jos din dreapat butonului Insert şi alege Insert as Link. Atâta timp
cât fişierele sursă şi destinaţie rămân în aceleaşi locaţii şi îşi păstrează aceleaşi nume,
legătura va rămâne intactă. De fiecare dată când fişierul este deschis poţi opta pentru
actualizarea legăturii şi orice modificare din registrul de calcul sursă va apărea în
document.

Inserarea unei foi de calcul individuale

Pentru a insera o foaie individuală de calcul dintr-un registru de calcul trebuie să parcurgi
paşii:
1. În documentul Word plasează cursorul în locul în care vrei să inserezi foaia de
calcul.
2. Alege Insert\File.
3. În caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files
of Type.
4. Folosind caseta listă Look In şi lista de fişere şi dosare afişate, localizează
registrul de calcul pe care vrei să-l foloseşti şi execută dublu click pe el.
5. În caseta de dialog Open Worksheet execută click în caseta listă Open
document in Workbook şi selectează numele foii de calcul pe care doreşti să
o inserezi.
6. În caseta listă Name or Cell Range selectează Entire Worksheet pentru a
insera întreaga foaie de calcul sau introdu adresele unui domeniu de celulele
sau un domeniu denumit din foaia de calcul selectată pentru a insera doar
respectivul domeniu.
7. Alege OK pentru a închide caseta de dialog Open Worksheet şi a insera
datele.
O dată inserate, datele apar şi funcţionează ca şi date Word..

Inserarea unui domeniu dintr-o foaie de calcul

Pentru a insera numai un domeniu de celule dintr-o foaie de calcul trebuie să parcurgi
paşii:
1. În documentul Word plasează cursorul în locul în care vrei să inserezi foaia de
calcul.
2. Alege Insert\File.
3. În caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files
of Type.
19
REZUMATUL LECŢIEI 2

4. Folosind caseta listă Look In şi lista de fişiere şi dosare afişate, localizează


registrul de calcul pe care vrei să-l foloseşti şi execută un click pe el.
5. În caseta de dialog Insert File alege butonul Range.
6. Introdu adresele de domeniu (cum ar fi B1:C20) în caseta de dialog Set
Range, după care apasă butonul OK.
7. În caseta de dialog Insert File alege Insert pentru a adăuga domeniul precizat
în documentul Word.

Formatarea datelor Excel într-un document Word

Poţi utiliza instrumentele de formatare Word pentru a formata datele Excel inserate în
documentul Word:
 Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii liniilor. Execută click oriunde
în tabel şi alege Table, Table Properties. Folosind fişele Row şi/sau Column
ajustează dimensiunile secţiunilor selectate din tabel.
 Aplicarea formatării de paragraf. Se poate spaţia paragraful din interiorul
unei celule relativ la linia de sus sau de jos a celulei prin folosirea opţiunilor
Before şi After din secţiunea Paragraph.
 Formatarea textului. Selectează celule individuale, linii sau coloane şi
modifică alinierea, fonturile, dimensiunile de font şi stilurile de font.

COPIEREA DATELOR EXCEL ÎNTR-O PREZENTARE POWERPOINT

În momentul în care datele pe care vrei să le foloseşti într-o prezentare se află deja create
în Excel ele pot fi preluate şi lipite în prezentarea respectivă.

Lipirea domeniilor Excel într-un diapozitiv PowerPoint

Pentru a lipi un domeniu de celule dintr-o foaie Excel într-un diapozitiv PowerPoint
trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează domeniul de celule din foaia de calcul Excel.
2. Alege Edit\Copy sau apasă combinaţia Ctrl+C.
3. Treci în sau deschide aplicaţia PowerPoint şi accesează diapozitivul în care
doreşti să adaugi datele. Asigură-te că foloseşti modul de vizualizare Slide sau
normal.
4. În fereastra PowerPoint alege Edit\Paste sau apasă combinaţia Ctrl+V.
Domeniul Excel apare sub formă de tabel în diapozitivul PowerPoint şi poate fi formatat
ca atare prin mutare, redimensionarea obiectului ca întreg sau ajustarea dimensiunilor
coloanelor şi rândurilor folosind instrumentele PowerPoint.

Legarea datelor Excel la un diapozitiv PowerPoint

Pentru a crea o relaţie între domeniul sursă şi copia sa dintr-un diapozitiv PowerPoint
trebuie să legi cele două fişiere.
1. Selectează domeniul de celule din foaia de calcul Excel.
2. Alege Edit\Copy sau apasă combinaţia Ctrl+C.

20
REZUMATUL LECŢIEI 2

3. Treci în sau deschide aplicaţia PowerPoint şi utilizează modul de vizualizare


Slide pentru a afişa diapozitivul în care doreşti să lipeşti datele din Excel.
4. În fereastra PowerPoint alegi Edit\Paste Special.
5. În caseta de dialog Paste Special alegi opţiunea Paste Link.
6. În caseta As alege Microsoft Excel Worksheet Object şi alege apoi OK.
Conţinutul Excel legat apare sub formă de tabel şi poate fi mutat şi redimensionat. Pentru
a-l edita execută dublu click pe ele. Se va deschide foaia de calcul Excel din care provine
şi orice modificări efectuate aici vor fi reflectate în diapozitiv. Pentru a reveni în
PowerPoint apasă combinaţia Alt+Tab.

Lipirea datelor într-o foaie de date PowerPoint

Pe lângă utilizarea datelor existente direct într-un diapozitiv PowerPoint le mai poţi
utiliza şi pentru completarea foilor de date PowerPoint atunci când construieşti o
diagramă PowerPoint. Pentru aceasta trebuie să parcurgi paşii:
1. Având deschise atât foaia de calcul Excel cât şi prezentarea PowerPoint
selectează conţinutul pe care doreşti să-l utilizezi.
2. Alege Edit\Copy sau apasă combinaţia Ctrl+C.
3. Treci în sau deschide aplicaţia PowerPoint şi deplasează-te la diapozitivul în
care vei utiliza datele.
4. Execută dublu click pe înlocuitorul de diagramă pentru a afişa foaia de date..
Va apărea foaia de date cu date eşantion în interiorul ei.

21
REZUMATUL LECŢIEI 2

5. În foaia de date PowerPoint execută click pe celula gri din stânga-sus pentru a
selecta toate celulele din foaie.
6. Apasă tasta Delete pentru a şterge toate datele eşantion din foaie.

7. Execută click în prima celulă din foaia de date (deasupra liniei 1, în coloana
goală din stânga coloanei A).

22
REZUMATUL LECŢIEI 2

8. Alege Edit\Paste. Conţinutul Excel apare în foaia de date şi îin spatele


acesteia vei vedea o formă de diagramă. Continuă procesul de creare a
diagramei în PowerPoint.

Obs. Ai utilizat prima coloană goală în loc de coloana A deoarece aceasta este coloana care
conţine datele pentru legendă. Linia de deasupra liniei 1 conţine informaţiile pentru axa
categoriilor. Instrumentele PowerPoint de realizare a diagramelor îţi permit să comuţi aceste
două grupuri de date după necesităţi..

Utilizarea diagramelor Excel într-o prezentare PowerPoint

Pentru a lipi o diagramă din Excel într-un diapozitiv PowerPoint trebuie să parcurgi
paşii:
1. Având deschise atât prezentarea PowerPoint cât şi foaia de calcul Excel care
conţine diagrama, selectează diagrama pe care doreşti să o utilizezi.
2. Alege Edit\Copy sau apasă combinaţia Ctrl+C.
3. Treci în sau deschide aplicaţia PowerPoint şi deplasează-te la diapozitivul în
care vei lipi diagrama.
4. Dacă pe diapozitiv apare un înlocuitor de diagramă, şterge-l.
5. În PowerPoint alege Edit\Paste.
Obs. Diagrama apare în PowerPoint exact ca în Excel. Poţi muta şi redimensiona diagrama
după necesităţi sau poţi executa dublu click pe ea pentru a obţine acces la instrumentele Excel
de realizare a diagramelor.

23
REZUMATUL LECŢIEI 2

URMĂRIREA MODIFICĂRILOR

Dacă lucrezi împreună cu o echipă la realizarea, editarea şi întreţinerea unui registru de


calcul sau dacă registrul tău de calcul trece prin mai multe mâini în drumul său spre
finalizare, îţi este util să ştii cine ce modificări a făcut în conţinutul registrului. Utilizând
caracteristica Track Changes (Urmărire modificări) din Excel, poţi vedea ce persoane au
adăugat anumite informaţii, la ce dată şi la ce oră. De asemenea, poţi revedea modificările
făcute de alte persoane şi poţi păstra doar modificările pe care le doreşti.

ACTIVAREA ŞI DEZACTIVAREA EVIDENŢEI REVIZIILOR

Funcţia Track Changes trebuie activată înainte de a începe să ţii evidenţa evoluţiei foii
de calcul. Dacă această funcţie nu este apelată, modificările făcute de alţii se vor integra
în conţinutul foii tale şi nu o să mai poţi identifica cine şi ce modificări a efectuat.
Pentru a activa şi a utiliza caracteristica Track Changes trebuie să parcurgi paşii:
1. În foaia de calcul pentru care doreşti să ţii evidenţa modificărilor mai multor
utilizatori, alege Tools\Track Changes\Highlight Changes (Evidenţiere
modificări).
2. Se va deschide caseta de dialog Highlight Changes. Execută click pe caseta
de validare Track Changes While Editing (Urmărire modificări în timpul
editării).

3. Selectează cantitatea şi tipul de evidenţă pe care doreşti să o păstrezi,


executând click în casetele de validare When (Când), Where (Unde), Who
(Cine).
4. Păstrează activă opţiunea Highlight Changes on Screen astfel încât celulele
ce cuprind conţinut nou sau editat să fie marcate corespunzător pe ecran.
5. Execută click pe OK pentru a închide caseta de dialog şi a începe ţinerea
evidenţei modificărilor.
Obs. Utilizează opţiunea Where pentru a preciza un domeniu de celule în care să se ţină
evidenţa modificărilor. Dacă faci acest lucru, Excel va ţine evidenţa doar a modificărilor din
acel domeniu.

24
REZUMATUL LECŢIEI 2

Figura anterioară prezintă o foaie de calcul care a fost editată de mai mulţi utilizatori.
Celulele subliniate cuprind conţinut nou, iar sugestia de ecran indică persoana care a
efectuat modificările.
Obs 1. Celulele cu modificări au o bordură subţire, albastră, cu un mic indicator de modificare
de formă triunghiulară, în colţul din stânga-sus. Atunci când o celulă modificată este activă
bordura ei devine galbenă.
Obs. 2 Opţiunea List Changes on a New Sheet (Listare modificări pe o nouă foaie de calcul)
îţi permite să stochezi pe o foaie separată ce a fost adăugat sau modificat în registrul de calcul,
astfel încât toate modificările să poată fi văzute într-un singur loc.
Poţi dezactiva caracteristica Track Changes deschizând caseta de dialog Highlights
Changes şi eliminând semnul de validare din dreptul opţiunii Track Changes While
Editing. Va apărea un mesaj care te va informa că registrul tău nu se mai găseşte în
modul partajat, lucru pe care trebuie să-l confirmi executând click pe Yes.

ACCEPTAREA ŞI REFUZAREA MODIFICĂRILOR

După ce alte persoane au făcut modificări în registrul tău de calcul, poţi revedea aceste
modificări păstrându-le pe cele dorite şi renunţând la celelalte.
1. Alege Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes (Acceptare sau
respingere modificări). Va apărea caseta de dialog Select Changes to Accept or
Reject. Este posibil ca Excel să îţi ceară mai întâi să salvezi registrul de calcul. În
acest caz apasă butonul OK.

25
REZUMATUL LECŢIEI 2

2. Stabileşte ce doreşti să revezi:


 În zona When alege să revezi fie modificările necercetate încă, fie
cele efectuate după o anumită oră.
 În zona Who alege să revezi modificările efectuate de toţi corectorii,
în afara ta sau de un anume corector.
 În zona Where alege domeniul de celule pe care să-l cerectezi.
Dacă nu introduci nimic în acest câmp vei revedea întreaga foaie de calcul.
3. Execută click pe OK pentru a începe să revezi modificările. Atunci când
programul Excel descoperă prima modificare, o va descrie în caseta de dialog
Accept or Reject Changes.
4. Dacă în respectiva celulă au fost efectuate mai multe modificări, programul
Excel le prezintă pe toate.
5. Execută click pe butonul Accept pentru a păstra modificările sau pe Reject
pentru a păstra valoarea originală a celulei.

6. Programul Excel caută următoarea modificare. Vei continua să accepţi sau să


refuzi fiecare modificare pe rând. De asemenea, poţi executa click pe butonul
Accept All ca să accepţi toate modificările rămase în registrul de calcul sau pe
butonul Reject All pentru a păstra valorile originale ale restului celulelor
modificate.

VALIDAREA ŞI AUDITUL DATELOR INTRODUSE

Pentru a preveni introducerea eronată a datelor şi a formulelor în registrele de calcul


Excel, acesta îţi oferă câteva caracteristici speciale care să te ajute la rezolvarea
greşelilor:
 Pentru prevenirea erorilor la introducerea directă în registrul de calcul,
caracteristica de v a l i d a re a d a t e l o r îţi permite să îndrumi persoana care

26
REZUMATUL LECŢIEI 2

introduce datele. Poţi spune programului Excel să accepte doar anumite tipuri de
intrări într-o celulă – de exemplu, numere sau date calendaristice dintr-un anumit
interval, - şi să afişeze un mesaj pentru utilizator cu instrucţiuni de completare a
informaţiilor. Tot cu ajutorul acestei caracteristici vei stabili modul în care va
răspunde Excel la nerespectarea indicaţiilor: va afişa un mesaj de eroare şi va
refuza intrarea sau va accepta intrarea greşită dar va avertiza utilizatorul în privinţa
problemelor ce pot apărea.
 Dacă în registrul de calcul există deja date eronate, Excel poate localiza şi
încercui aceste intrări folosind aceeaşi logică de validare a datelor.
 Pentru urmărirea relaţiilor dintre celule şi formule poţi folosi caracteristica
de audit din Excel care va afişa conexiunea dintre formule şi celulele lor sursă
(precedenţi) sau dintre celule şi formulele dependente de acestea. Poţi găsi şi
sursele rezultatelor eronate din formule.
Pentru aceste funcţii Excel îţi pune la dispoziţie bara de instrumente Auditing. Poţi activa
această bara executând secvenţa View\Toolbars\Customize şi, din fişa Toolbars,
execută click în faţa opţiunii Auditing. Tabelul următor descrie butoanele din bara de
instrumente Auditing:

Buton Nume Descriere


Trace Precedents Afişează formulele sau referinţele de celulă
(Trasare precedente) precedente care contribuie la conţinutul celulei.
Remove Precedent Arrows
Elimină săgeţile de audit pentru precedenţi.
(Eliminare săgeţi anterioare)
Trace Dependents Prezintă referinţele de celulă către care indică celula
(Trasare dependenţe) curentă.
Remove Dependent Arrows
(Eliminarea săgeţilor spre Elimină săgeţile de audit pentru dependenţi.
dependenţe)
Remove All Arrows
Elimină toate săgeţile de audit.
(Eliminarea tuturor săgeţilor)
Trace Error
Depistează celulele cu valori de eroare.
(Trasare erori)
New Comment
Aplică un comentariu unei celule.
(Comentariu nou)
Circle Invalid Data Încercuieşte datele care nu corespund parametrilor
(Încercuire date incorecte) stabiliţi pentru validare.
Clear Validation Circle
Elimină încercuirile datelor invalide.
(Eliminarea cercuri de validare)

ÎNCERCUIREA DATELOR INVALIDE

Programul Excel include o caracteristică specială de validare care găseşte şi marchează


datele invalide care au fost introduse anterior. Există numeroase motive de a utiliza
această caracteristică, printre care:
27
REZUMATUL LECŢIEI 2

 Datele au fost introduse înainte de instituirea unor criterii de validare şi


doreşti să revii asupra lor şi să rezolvi erorile existente.
 Criteriile de validare active permit utilizatorului să introducă date invalide
după afişarea unui avertisment. (Câteodată vei dori să introduci date invalide care
vor fi însă verificate, corectate sau aprobate ulterior).
 Vrei să modifici condiţiile de validare.
Pentru a realiza auditul unei foi de calcul şi a afişa rapid un cerc în jurul informaţiei care
nu respectă condiţiile de validare a datelor (până la maximum 255 erori), execută click pe
butonul Circle Invalid Data (Încercuire date incorecte) de pe bara de instrumente
Auditing. Excel va încercui datele invalide. Dacă Excel găseşte 255 de erori, va trebui să
corectezi unele dintre ele şi să execuţi din nou click pe butonul Circle Invalid Data.
Pentru a elimina toate cercurile afişate execută click pe butonul Clear Validation Circles
(Eliminare cercuri de validare) de pe bara de instrumente Auditing.

DEPISTAREA ERORILOR ÎN FORMULE

Pentru a depista sursa unei erori într-o formulă începe prin a verifica formula căutând
eventualele greşeli de introducere şi scriere. Eroarea poate fi în formulă sau în celula
sursă referită de formulă.
Pentru a localiza sursa unei erori trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Tools\Auditing\Show Auditing Toolbar.
2. Execută click pe celula ce conţine eroarea.
3. În bara de instrumente Auditing, execută click pe butonul Trace Error.
28
REZUMATUL LECŢIEI 2

Dacă eroarea provine dintr-o celulă sursă şi nu din celula activă, vor apărea săgeţi
indicatoare care ghidează vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indică
celulele referite iar liniile roşii te conduc la celula ce a provocat eroarea.
Dacă nu apar săgeţi de indicare a erorii, sursa acesteia se găseşte în formulă.
Chiar dacă nu există erori poţi trasa celulele dependente şi precedente dintr-o formulă
executând click pe butoanele Trace Precedents şi Trace Dependents. De fiecare dată
când execuţi click pe un buton Trace vor apărea săgeţi indicatoare pentru următorul nivel
de precedenţă sau dependenţă. Butoanele Remove Precedent Arrows şi Remove
Dependents Arrows elimină săgeţile indicatoare, câte un nivel o dată.

Precedentul
pentru I16

I16 indică spre


dependenţii săi
(din componenţa
căror formule face
parte)

AUDITUL PRECEDENŢILOR, AL DEPENDENŢILOR ŞI AL ERORILOR

Atunci când primeşti o listă cu informaţii sau un registru de calcul creat de alţi utilizatori,
primul lucru pe care îl vei face este „verificarea conexiunilor” din registru – modul în
care sunt conectate toate formulele şi datele. Caracteristica de audit a Excel poate depista
această informaţie şi te poate ajuta să localizezi sursele de eroare returnate de formule.
Pentru fiecare celulă, auditul poate trasa şi depista următoarele informaţii:
 Dacă celula conţine o formulă, auditul îi depistează celulele sursă,
denumite precedenţi.
 Dacă celula conţine date sau formule, auditul poate depista orice formule
care utilizează informaţia din această celulă, denumite dependenţi.
 Dacă celula conţine o eroare, auditul poate depista sursa erorii. De
exemplu, dacă o formulă cu o operaţie de împărţire întoarce valoarea de eroare
29
REZUMATUL LECŢIEI 2

#DIV/0, auditul poate depista celula sursă care, fie nu are intrare, fie conţine
valoarea zero.
În fiecare caz, relaţiile sunt indicate cu săgeţi de urmărire colorate.
Obs. Nu poţi face auditul unei foi de calcul protejate. Pentru a elimina protecţia alege
Tools\Protection\Unprotect Sheet.
Exemplu: Dacă o celulă conţine o formulă care însumează o coloană de numere,
precedenţii formulei vor fi numerele individuale care sunt adunate. Fiecare dintre aceste
celule precedente vor avea ca dependent celula formulei. Dacă celula formulei este şi ea
inclusă într-un total general în alt loc, totalul generat va fi un dependent al acestei celule
cu formulă.

În figura anterioară este prezentat un tabel în care se calculează produsul între preţul pe
bucată şi numărul total de bucăti vândute. Formula înmulţeşte valoarea din coloana E cu
valoarea din coloana F pentru fiecare linie iar rezultatul se află în coloana G. În acest caz
foaia de calcul prezintă mai multe audituri (în figură, celulele verificate sunt colorate):
 La depistarea precedenţilor pentru formula din celula G2 Excel afişează o
săgeată albastră cu origini în E2 şi F2.

30
REZUMATUL LECŢIEI 2

 La trasarea dependenţilor pentru celula F11 Excel afişează o săgeată


albastră cu vârful în singura celulă dependentă cu formulă – G11.
 Şi celula E12 are tot un dependent – formula din G12.
 Eroarea din celula G4 este semnalizată prin săgeţile care plecă din celulele
ce alcătuiesc formula.
 Celula G13 are un dependent în formula din G15.
Dacă informaţia îşi are originile sau indică spre un alt registru de calcul sau o altă foaie
de calcul, săgeata de urmărire are culoarea negră şi pictograma seamănă cu o mică foaie
de calcul.
Pentru a rula sau a elimina elementele de audit poţi folosi comenzi de meniu sau butoane
din bara de instrumente Auditing descrise în lista de mai jos:
 Depistarea precedenţilor unei formule. Selectează celula ce conţine
formula şi alege Tools\Auditing\Trace Precedents sau execută click pe butonul

Trace Precedents .
 Depistarea dependenţilor unei celule. Selectează celula ce conţine
formula şi alege Tools\Auditing\Trace Dependents sau execută click pe
butonul Trace Dependents .
 Afişarea mai multor niveluri de precedenţi/dependenţi. Execută click în
mod repetat pe butonul Trace Precedents sau Trace Dependents. Dacă Excel
emite un semnal sonor când execuţi click pe unul din butoane înseamnă că ai
depistat toate nivelele formulei sau încerci să depistezi ceva imposibil (cum ar fi un
element grafic).
 Depistarea celulei vinovate de un rezultat eronat. Selectează celula care
coţine formula ce returnează rezultat eronat şi execută click pe butonul Trace

Formule
eronate

Prima apăsare a butonului Trace Error


arată precedenţii pentru celula E20 şi
dependenţa acestei (marcată cu roşu) faţă
de celula F20

A doua apăsare a butonului Trace Error


arată şi precedenţii pentru celula D20

31
REZUMATUL LECŢIEI 2

Error sau alege Tools\Auditing\Trace Error. Va fi nevoie, probabil, să


efectuezi depistări repetate pentru a găsi toate erorile implicate.
 Saltul între precedenţi şi dependenţi. Execută dublu click pe săgeata de
urmărire. Dacă formula este conectată cu alţi regiştri de calcul, acestea trebuie să
fie deschise pentru a le putea accesa. Dacă vrei să treci la o altă foaie de calcul sau
un alt registru de calcul Excel afişează lista Go To. Execută dublu click pe referinţa
dorită.
 Eliminarea săgeţilor de urmărire. Pentru a elimina o săgeată de urmărire
de la o celulă la dependenţii sau precedenţii săi selectează celula şi execută click pe
butonul Remove Dependent Arrows sau Remove Precedent Arrows .
Pentru a elimina toate săgeţile de urmărire execută click pe butonul Remove All
Arrows .
Săgeţile de urmărire dispar atunci când salvezi sau închizi registrul de calcul. Nu poţi
salva un audit de la o sesiune de lucru la alta. Săgeţile dispar, de asemenea, atunci când
inserezi sau ştergi linii sau coloane, ştergi sau muţi celulele implicate în formulă sau
modifici însăşi formula.

Notă: Dacă foaia de calcul nu este protejată iar caracteristicile de audit nu


sunt disponibile este posibil ca opţiunile Excel să fie configurate pentru ascunderea
obiectelor grafice (care includ şi săgeţile de urmărire). Pentru a afişa săgeţile de
urmărire execută secvenţa Tools\Options pentru a deschide caseta Options.
Execută click pe fişa View şi, în secţiunea Object, selectează oricare din opţiunile
Show All sau Show Placeholders (Afişare substituente).

GRUPAREA ŞI STRUCTURAREA DATELOR (GROUP&OUTLINE )

Gruparea şi structurarea sunt două caracteristici Excel de gestiune a datelor. Ele sunt
foarte asemănătoare. Poţi folosi gruparea pentru a gestiona eficient coloanele şi liniile cu
mai multe nivele de grupuri ce afişează şi ascund informaţia. Gruparea diferă de
structurare prin faptul că grupurile pot fi definite pe orice adâncime, nivel sau locatie
doreşti. O structură însă are la bază o listă sau un tabel ce conţine deja totaluri sau
subtotaluri.
La conceperea unui registru sau a unei baze de date nu treci mai departe cu intenţia de a
începe crearea, lăsând încorporarea funcţiilor pentru mai târziu, atunci când este nevoie
de ele. Structura şi grupurile sunt create pe baza unei schiţe de organizare. Dacă lista ta
nu are o asemenea schiţă, structurarea nu o să aibă înţeles pentru utilizator.
Înainte de a utiliza caracteristicile de grupare şi structurare este bine să-ţi creezi o bară de
instrumente personalizată pentru aceste caracteristici. Excel îţi pune la dispoziţie mai
multe butoane de structurare şi grupare, foarte utile, care pot fi adăugate la orice bară sau
pot fi utilizate pe o bară separată, personalizată. Bara de instrumente personalizată
prezentată în continuare cuprinde butoane pentru crearea, afişarea şi selectarea celulelor
vizibile dintr-o structură sau un grup. Toate aceste butoane provin din categoria Date din
fişa Commands a casetei de dialog Customize. Un alt obiect util pe care îl poţi include
este meniul Group&Outline din categoria Built-In Menius din aceeaşi fişă.

32
REZUMATUL LECŢIEI 2

Buton Nume Descriere


Show Outline Symbols
Prezintă simbolurile de structură pe linii şi coloane.
(Afişare simboluri din schiţă)
Group
Grupează liniile sau coloanele selectate.
(Grupare)
Ungroup
Anulează gruparea liniilor şi a coloanelor selectate.
(Anulare grupare)
Show Detail Prezintă detaliile prin afişarea grupurilor ascunse
(Afişare detaliu) pentru linia sau coloana selecată.
Hide Detail
Ascunde detaliile pentru linia sau coloana selectată.
(Ascundere detaliu)
Select Visible Cells
Selectează sau evidenţiază doar celulele vizibile.
(Selectare celule vizibile)

GRUPAREA DATELOR

Dacă datele Excel au atribute comune le poţi grupa pentru a le face mai lizibile. De
exemplu, în tabelul următor grupurile comune sunt lunile şi apoi trimestrele. Acest tip de
grupare ierarhică poate fi făcută cu zile, săptămâni, luni, trimestre şi ani. Poţi coborî
chiar la nivel de ore, minute şi secunde.

33
REZUMATUL LECŢIEI 2

Prin crearea unui grup, poţi combina mai multe linii sau coloane de informaţie, ceea ce îţi
va permite să ascunzi sau să afişezi informaţia cu un click. Pentru a crea un grup,
selectează liniile sau coloanele pe care vrei să le incluzi şi apoi execută secvenţa
Data\Group and Outline\Group. În caseta de dialog Group precizează dacă doreşti
să grupezi linii (Rows) sau coloane (Columns).
Obs. Dacă selectezi întreaga linie sau coloană nu mai obţii caseta Group operaţia de grupare
executându-se automat.
În partea stângă a foii de calcul apar simbolurile de structură, aşa cum poţi vedea în
imaginea următoare.

Executând click pe butoanele de structură poţi ascunde sau afişa informatia selectată. Aceste
tehnici se numesc restrângerea şi extinderea grupului. Un buton de structură care are un semn
(+) indică faptul că grupul este restrâns astfel încât sunt afişate doar totalurile. Un semn (-)
indică faptul că grupul este complet extins.

34
REZUMATUL LECŢIEI 2

Dacă grupezi lunile adiţionale poţi prezenta trimestrele sau lunile executând click pe
butoanele de structură. În plus, poţi folosi butoanele 1 şi 2 din partea de sus a zonei
structurii (la stânga etichetelor de coloană) pentru a controla nivelurile de grupare afişate
în întreaga listă. Execută click pe butonul 1 şi vei restrânge întregul grup astfel încât să
rămână doar totalurile. Execută click pe butonul 2 pentru a extinde lista afişând toate
liniile. Este posibil ca lista ta să conţină şi alte nivele, caz în care butoanele vor fi
numerotate cu 3, 4 şi aşa mai departe.
Nu doar liniile pot fi grupate ci şi coloanele. Prin gruparea coloanelor poţi restrânge la
maxim lista, afişând doar totalurile – după cum se prezintă în imaginea următoare.

35
REZUMATUL LECŢIEI 2

Programul Excel îţi permite să adaugi şi straturi de grupuri. Acest lucru îmbunătăţeşte şi
mai mult capacitatea de a crea grupuri ierarhice. Observă butoanele suplimentare de
structură adăugate la liniile din figura următoare. Ca să adaugi un strat suplimentar la un
grup, selectează liniile pe care vrei să le ascunzi şi alege Data\Group and
Outline\Group. Excel adaugă simboluri şi butoane de grup pentru stratul suplimentar.

După ce ai construit listele şi grupurile vei dori să recuperezi spaţiul de ecran ocupat cu
simbolurile de structură, păstrând în acelaşi timp grupurile. Utilizează butonul Show
Outline Symbols pentru a ascunde şi a afişa simbolurile de structură. Mai poţi
activa sau dezactiva afişarea simbolurilor de structură executând secvenţa
Tools\Options pentru a deschide caseta Options, execută click pe fişa View şi
selectează sau deselectează opţiunea Outline Symbols.

Gruparea tabelelor rezumat

Dacă ai un registru de calcul cu mai multe liste vei dori, probabil, să creezi o singură
foaie de calcul care să conţină toată informaţia rezumat. Cu ajutorul acestei tehnici poţi
crea uşor şi eficient afişări personalizate şi rapoarte. Secretul obţinerii unor tabele
rezumat pe o singură foaie cu ajutorul grupării combinate este stabilirea unor configuraţii
similare în toate listele pe care intenţionezi să le grupezi. În exemplul următor tabelele
sunt configurate identic iar butoanele de structură se aplică asupra tuturor tabelelor.

36
REZUMATUL LECŢIEI 2

Grupurile rezumă informaţia într-o manieră eficientă şi pot fi gestionate pe un singur


ecran la cel mai înalt nivel.

37
REZUMATUL LECŢIEI 2

STRUCTURAREA DATELOR

Structurarea foilor de calcul utilizează aceleaşi simboluri ca şi grupurile, dar diferiă prin
faptul că ele derivă dintr-o listă structurată, fără coloane sau linii suplimentare. De
exemplu, informaţia trebuie structurată consecvent în listă – fără rânduri sau coloane
libere în interiorul listei.

38
REZUMATUL LECŢIEI 2

Paşii pentru structurare sunt identici cu cei prezentaţi în capitolul anterior. Pentru crearea
unei structuri automate într-o listă se utilizează opţiunea Auto Outline. Aceasta este o
metodă rapidă de creare a unei structuri, dar mai întâi Excel trebuie să înţeleagă ierarhia
din lista de bază. Poţi aplica toate grupările într-un singur pas dacă lista este organizată
într-o manieră pe care Excel o înţelege. Pentru a crea o structură automată pe mai multe
nivele, selectează Data\Group and Outline\Auto Outline. Celula activă nici măcar
nu trebuie să fie în tabel sau în setul de date. Va trebui să selectezi datele doar în cazul în
care foaia de calcul conţine mai multe seturi de date. Caracteristica Auto Outline depinde
de capacitatea Excel de a detecta automat organizarea datelor tale. Dacă obţii un mesaj de
eroare de tipul „Cannot create an outline” (imposibil de creat o schiţă), înseamnă că
Excel nu a reuşit să vadă o organizare logică în datele pe care vrei să le structurezi. Ai
însă posibilitatea de a plasa manual simbolurile de structură – pentru a accelera acest
proces, crează primul nivel, selectează următorul domeniu de date şi apasă tasta F4 pentru
a repeta ultima acţiune.

Eliminarea unei structuri

Pentru a elimina o structură, selectează domeniul unui singur grup sau nivel şi foloseşte
oricare din următoarele tehnici:
 Alege Data\Group and Outline\Ungroup.

 Execută click pe butonul Ungroup .


 Apasă combinaţia de taste Shift+Alt+săgeată spre stânga.
 Pentru a elimina simultan toate nivelele de structură alege Data\Group
and Outline\Clear Outline.

39
REZUMATUL LECŢIEI 2

Modificarea parametrilor unei structuri

Poţi schimba poziţia liniilor de rezumat dintr-un grup sau structură şi poţi aplica stilurile
de structură încorporate în Excel. Alege Data\Group and Outline\Settings pentru a
deschide caseta de dialog Settings. Aici stabileşti dacă doreşti ca liniile de rezumat să fie
plasate sub detalii (Summary rows below detail) şi coloanele de rezumat în dreapta
detaliilor (Summary columns ti right of detail) (aceştia sunt parametrii prestabiliţi).

Pentru a aplica stilurile de celulă de structură încorporate în Excel (RowLevel_1,


ColLevel_1 şi aşa mai departe), selectează opţiunea Automatic Styles (Stiluri automate)
din caseta de dialog Settings.
Executarea unui click pe butonul Create crează o nouă structură pe baza datelor selectate,
cu parametrii stabiliţi în caseta de dialog Settings. Executarea unui click pe butonul
Apply Styles (Se aplică pentru stiluri) aplică parametrii asupra structurii existente.

40
REZUMATUL LECŢIEI 2

Lecţia 2

Obiective

 Opţiunea Form
 Query Database
 Cum să creezi şi să editezi macrocomenzi
 Utilizarea scenariilor 
   Utilizarea   instrumentelor   de   analiză  din
Excel
  Partajarea şi unirea regiştrilor de calcul

ADĂUGAREA CONTROALELOR DE FORMULAR

C o n t ro a l e l e d e f o r m u l a r din Excel includ casete de selectare, casete listă, butoane


de incrementare/decrementare şi aşa mai departe, pe care le poţi adăuga în diagrame, liste
şi alte zone ale foilor de calcul în scopul obţinerii de formulare personalizate ce vor fi
utilizate la introducerea şi gestiunea datelor. Controalele de formular se leagă la o celulă
şi apoi poţi aplica o formulă care referă legătura pentru a căuta informaţii sau a face
calcule pe baza informaţiilor. Controalele de formular pot fi utilizate în tabele, liste,
diagrame şi chiar tabele pivot. Aceste controale sunt simplu de creat şi utilizat. După ce ai
configurat foaia de calcul vei aplica, în funcţie de situaţie, controalele din bara de
instrumente Forms (Machetă).

În tabelul următor găseşti descrierea controalelor de formular disponibile în bara de


instrumente Form.
Buton Nume Descriere
Label Introduce o etichetă în foaia de calcul ce va fi utilizată la
(Etichetă) denumirea altor controale.
Edit Box Crează o casetă de introducere date pentru formulare (acest
(Casetă text) control nu funcţionează în foile de calcul normale)

41
REZUMATUL LECŢIEI 2

Group Box Grupează butoanele de opţiune selectate. Utilizarea a două


(Casetă de grupare) grupuri permite legături suplimentare la celule.
Button
Rulează o macrocomandă.
(Buton)
Check Box Când este selectată sau deselectată produce un răspuns
(Casetă de selectare) True sau False.
Crează numărul butonului de opţiune dintr-un singur grup.
Option Button
Poţi adăuga grupuri suplimentare pentru a genera o legătură
(Buton opţiune)
la celulă.
List Box
Returnează numărul obiectului selectat.
(Castă listă)
Combo Box
Combină o casetă listă cu o casetă de editare.
(Casetă combo)
Combination List-Edit O combinaţie între o casetă listă şi o casetă de text. Această
(Editare listă combinată) caracteristică nu este disponibilă într-o foaie de calcul.
Combination Drop-Down
Edit O listă derulantă cu o casetă de editare. Această
(Editare liste verticale caracteristică nu este disponibilă într-o foaie de calcul.
combinate)
Scroll Bar O bară de derulare extensibilă, care permite atât limite
(Bara de defilare) maxime şi minime, cât şi modificări incrementale.
Spinner
Un contor care permite atât limite maxime şi minime, cât şi
(Buton
modificări incrementale.
Incrementare/Decrementare)
Control Properties
Afişează o casetă de dialog cu opţiuni pentru control.
(Control proprietăţi)
Edit Code
Îţi permite să editezi un cod asociat cu controlul selectat.
(Editare cod)
Toggle Grid Activează sau dezactivează liniile de grilă de pe foaia de
(Comutare grilă) calcul.
Afişează caseta de dialog pe foaia activă. Se foloseşte ca
Run Dialog test sau previzualizare a proiectului de casetă de dialog.
(Executare dialog) Această caracteristică nu este disponibilă într-o foaie de
calcul.
Pentru a insera controale de formular într-o listă sau un formular, afişează bara de
instrumente Forms executând secvenţa View\Toolbars\Forms, execută click pe
instrumentul dorit şi desenează controlul pe foaia de calcul. După ce ai creat controlul, îl
poţi formata şi îi poţi stabili proprietăţile după necesităţi.

42
REZUMATUL LECŢIEI 2

Paşii următori descriu procesul realizării listei derulante Cod produs:


1. În bara de instrumente Forms execută click pe instrumentul Combo Box.
2. Desenează controlul pe foaia de calcul ţinând apăsat butonul stâng ala mouse-
ului şi trăgând de indicatorul în formă de cruce până la obţinerea dimensiunii
dorite.

3. Execută click dreapta pe controlul de formular şi selectează Format Control


din meniul rapid. Va apărea caseta de dialog Format Object (Formatare
obiect).
4. În caseta de dialog Format Object care apare selectează fişa Control. În
caseta Input Range (Zonă de intrare) precizează domeniul de date pe care-l
doreşti afişat în lista derulantă din caseta combo. În figura care urmează
domeniul este coloana Cod produs.

43
REZUMATUL LECŢIEI 2

5. Introdu celula de legătură ce va fi referită de formule. În exemplu, celula de


legătură este A1. Celula de legătură afişează numărul produsului corespunzător
valorii alese din listă. Valoarea de legătură 2 se referă la al doilea obiect din
listă.
6. Stabileşte numărul de linii care vor fi afişate în caseta combo. Dacă numărul
de obiecte depăşeşte numărul de linii afişate Excel introduce o bara de derulare
pe care utilizatorul poate executa click pentru a parcurge lista şi a afişa restul
intrărilor. Vei utiliza această opţiune doar dacă doreşti să restrângi numărul de
linii prezentate în lista derulantă. Prin definiţie, Excel afişează câte linii este
nevoie.
7. Dacă doreşti, validează opţiunea 3D Shading pentru a-i conferi controlului un
aspect tridimensional.
8. Stabileşte, după dorinţă, opţiunile adiţionale din celelelate fişe ale casetei de
dialog. Lista de mai jos descrie câteva dintre aceste opţiuni:
 Colors and Lines (Culori şi linii). Doar pentru casetele de opţiune
şi selectare – determină culoarea, linia şi stilurile de săgeată folosite de
control.
 Size (Dimensiune). Stabileşte dimensiunea controlului, scara şi aşa
mai departe.
 Protection (Protecţie). Stabileşte reacţia controlului la
dimensionarea celulelor şi la tipărirea obiectului împreună cu foia de calcul.
 Web. Specifică textul alternativ pe care îl doreşti afişat în browser-
erele de Internet pe timpul încărcări obiectului împreună cu foaia de calcul.
9. Când ai terminat de configurat parametrii, execută click pe OK.
10. Pentru a testa controlul execută click pe săgeata în jos şi selectează o
înregistrare astfel încât să fie activată celula de legătură.
După ce ai creat controlul, construieşte o formulă care face referire la celula de legătură
pentru a activa acest model. În acest scop utilizează o formulă index. În acest exemplu
44
REZUMATUL LECŢIEI 2

formula din celula G4 este INDEX(C7:G24,A1,5) unde C7:G24 este adresa listei din
care preia datele, celula de legătură A1 este celula contor de înregistrări a controlului de
formă şi 5 este numărul coloanei din domeniu, din care returnează datele.

UTILIZAREA CONTROALELOR ÎN TABELE DE CALCUL

În continuare o să fie prezentată o foaie de calcul care utilizează casete de selectare,


butoane de incrementare/decrementare şi casete de text pentru a crea un tabel de calcul
care determină dacă este îndeplinit sau nu un anumit criteriu. În acest caz, utilizatorul
validează o casetă de selectare pentru a specifica ce echipament se va folosi; clientul va fi
taxat după numărul de săptămâni de utilizare a respectivului echipament. Se folosesc
controale cu butoane de incrementare şi decrementare pentru stabilirea numărului de
săptămâni ce corespund diferitelor categorii.
În acest exemplu, casetele de selectare sunt validate, în mod prestabilit.Prin urmare acest
control produce o valoare True în celula de legătură, dacă este validat. Utilizarea opţiunii
Unchecked (Neverificat) produce un rezultat False, iar opţiunea Mixed (Amestecare) are
ca rezultat #N/A.

45
REZUMATUL LECŢIEI 2

Celula de legătură pentru caseta de selectare din linia 5 este celula B5, aşa cum se arată în
figura anterioară. Când este validată, această casetă de selectare returnează valoarea
True, care este utilizată de instrucţiunea IF din celula F5. Formula arată astfel:
IF (celulă_legătură, rezultat_True, rezultat_False)
unde:
 celulă_legătură – celula de legătură B5 returnează valoarea True dacă este
validată şi valoarea False în caz contrar.
 rezultat_True – rezultatul True apare în urma validării casetei. Returnează
valoarea formulei.
 rezultat_False - rezultatul Falseîn formulă este zero. Adică, dacă nu există
corespondenţă între instrucţiuni şi celula de legătură, va fi afişat rezultatul 0.

Obs. Pentru a ascunde valoarea din celula de legătură, formatează culoarea textului din celulă
astfel încât să fie similară cu cea a fundalului..

46
REZUMATUL LECŢIEI 2

Un buton de incrementare/decrementare aplică un număr într-o celulă, care creşte sau


descreşte în paşi ficşi, în funcţie de parametrii stabiliţi în fişa Control din caseta de
dialog Format Control.

Controlul Spinner îţi permite să stabileşti valori maxime şi minime şi să defineşti un


anumit pas cu care controlul va mări sau micşora valoarea din celula legată. În caseta de
dialog Format Control stabileşti valoarea minimă, care este ultima valoare obţinută prin
executarea unor click-uri repetate pe săgeata în jos, şi valoarea maximă, care este ultima
valoare afişată prin executarea unor click-uri repetate pe săgeata în sus. Domeniul este de
la 0 la 30.000. Stabilirea modificării incrementale spune programului Excel care este
valoarea unui singur click pe una dintre săgeţile controlului.
Stabilirea numărului de săptămâni din exemplul anterior ca fiind egal cu valoarea din
celula de legătură pentru controlul Spinner modifică numărul de săptămâni astfel încât să
corespundă cu valoarea din control. De exemplu, dacă celula de legătură pentru controlul
Spinner este B4 atunci aplică =$B$4 în toate celulele care doreşti să se refere la celula de
legătură.

CARACTETERISTICILE CONTROALELOR

Controalele pe care le poţi utiliza cu ajutorul barei Forms sunt următoarele:


1. Caseta listă permite crearea unei liste pe baza conţinutului unui anumit
domeniu iar valoarea din celula de legătură returnează elementul din listă care
corespunde, ca poziţie, acelui număr.
2. Caseta combo face acelaşi lucru dar utilizează o listă derulantă în locul unei
liste de derulare.
3. Bara de derulare şi butoanele de incrementare/decrementare sunt
controale similare, însă bara de derulare permite orientare orizontală şi

47
REZUMATUL LECŢIEI 2

derulare pe pagină – un salt incremental realizat la executarea unui click pe


zona de derulare. De asemenea, poţi selecta caseta de derulare şi poţi s-o
deplasezi de-a lungul zonei de derulare.
4. Caseta de selectare (Check Box) aplică în celula de legătură unul din
rezultatele True, False sau #N/A.
5. Butoanele de opţiune crează numere suprapuse, asociate cu numărul
butonului de opţiune. De exemplu, butonului de opţiune 2 îi corespunde
numărul 2 în celula de legătură. Dacă vei crea un nou grup de butoane de
opţiune, numerele din celula de legătură a acestui grup vor începe din nou de
la 1.

QUERY DATABASE

Microsoft Query este un instrument de interogarea bazelor de date inclus în Excel, care
îţi permite să beneficiezi de tot ce îţi poate oferi baza ta de date.

Când se utilizează Microsoft Query

Microsoft Query este o interfaţă cu o bază de date, mult mai puternică decât Query
Wizard (despre care ai învăţat lecţia anterioară), din următoarele motive:
 Deşi poţi prelua coloane din diferite tabele folosind Query Wizard,
procesul este mai uşor înteles în Microsoft Query deoarece poţi vedea grafic
relaţiile dintre tabele şi poţi previzualiza datele.
 Folosind Microsoft Query poţi adăuga mai multe criterii (şi mai
complexe) pentru a stabili ce linii vor fi returnate în Excel.
 Cu Microsoft Query, în interogare poţi efectua operaţii cum ar fi
numărarea sau însumarea înregistrărilor returnate sau poţi prelua doar valorile cele
mai mici sau cele mai mari dintr-o coloană.

48
REZUMATUL LECŢIEI 2

 Microsoft Query îţi permite să scrii interogări de baze de date direct în


SQL (Structured Query Language) – limbaj specializat de programare, dezvoltat
special pentru dezvoltarea interogărilor de baze de date.
Lista următoare descrie circumstanţele în care trebuie să foloseşti Microsoft Query în loc
de Query Wizard:
 Doreşti să lucrezi cu mai multe tabele.
 Trebuie să creezi asocieri proprii (relaţii între tabele).
 Trebuie să adaugi criterii complexe pentru filtrarea înregistrărilor returnate.
 Trebuie să vezi operaţii cum ar fi contorizări sau sume.
 Doreşti să îţi scrii propriile interogări de baze de date folosind SQL.

Lansarea Microsoft Query

Pentru a lansa Microsoft Query execută secvenţa Data\Get External Data\New


Database Query (Interogare nouă pe baza de date). Din caseta de dialog Choose Data
Source, selectează o sursă de date sau crează o nouă interogare. Înainte de a executa click
pe OK verifică să fie deselectată opţiunea Use the Query Wizard to Create/Edit
Queries. Apoi alege OK şi va fi lansată aplicaţia Microsoft Query.

ALEGEREA TABELELOR DE BAZĂ DE DATE PE CARE DOREŞTI SĂ LE UTILIZEZI

Dacă nu ai selectat un tabel prestabilit atunci când ai definit sursa de date, primul lucru
despre care vei fi întrebat când lansezi Microsoft Query este ce tabel doreşti să foloseşti
în interogare. Trebuie să remarci că, în timp ce Query Wizard trece direct la selectarea
coloanelor din interiorul tabelului, Microsoft Query este proiectat să lucreze încă de la
început cu mai multe tabele. Microsoft Query pleacă de la ipoteza că doreşti o imagine
mai mare şi va cuprinde un domeniu mult mai larg din baza de date, comparabil cu
posibilităţile Query Wizard.

49
REZUMATUL LECŢIEI 2

Pentru a selecta tabele suplimentare pe care vrei să le apelezi, execută click pe butonul
Add Table(s) din mijlocul barei de instrumente. Va apărea caseta Add Tables.
Selectează primul tabel dorit din lista Table a casetei de dialog şi apoi execută click pe
butonul Add sau execută pur şi simplu dublu click pe tabelul dorit. Microsoft Query
afişează o mică fereastră în panoul interogării, în care prezintă numele tabelului împreună
cu titlurile coloanelor din acel tabel. După ce ai adăugat primul tabel, caseta Add Tables
rămâne deschisă. O poţi închide sau poţi selecta şi alte tabele care să fie incluse în
interogare. Dacă vrei să ai o viziune de ansamblu asupra unei firme, de exemplu, atunci
dacă doreşti informaţii despre personal le poţi prelua din tabelul cu numele angajaţilor şi
adresele lor, dacă vrei să ştii fiecare din ei în ce departamente sunt angajaţi preiei datele
din tabelul departamente iar dacă vrei să ştii fiecare ce salariu are preiei datele din tabelul
cu angajaţii. Dacă vrei să ştii un anumit angajat în ce departament lucrează şi ce salariu
primeşte, atunci datele trebuie să le preiei atât din tabelul cu departamente cât şi din cel
cu angajaţi. Dacă te găseşti într-o astfel de situaţie selectează fiecare tabel pe care doreşti
să-l incluzi în interogare şi execută click pe Add.

50
REZUMATUL LECŢIEI 2

CREAREA ASOCIERILOR

Pentru a combina informaţii din mai multe tabele trebuie să conectezi tabele unul cu
celălalt, folosind relaţii denumite asocieri. În figura care urmează vei vedea cum
Microsoft Query a conectat tabele unul cu celălalt folosind o linie între ele. Aceste linii
reprezintă asocieri.

51
REZUMATUL LECŢIEI 2

Microsoft Query crează automat asocieri între două tabele atunci când observă că un
tabel are o coloană cu acelaşi nume ca şi coloana index specială dintr-un alt tabel,
denumită c h e i e p r i m a r ă . (Microsoft Query evidenţiază cheile primare cu aldine).
Dacă Microsoft Query nu reuşeşte să găsească asocieri între tabele, trebuie să le adaugi
personal. Selectează o coloană dintr-un tabel şi trage şi plasează numele acestei coloane
peste numele coloanei corespunzătoare dintr-un alt tabel (în bazele de date această
coloană se numeşte c h e i e e x t e r n ă ). Va apărea o linie de asociere.
Numele de coloană nu trebuie să fie identice pentru a participa la o asociere, ele trebuie
doar să conţină aceleaşi date. O bună regulă de proiectare a bazelor de date este să dai
coloanelor ce conţin aceeaşi informaţie aceleaşi nume, deoarece numele identice
reprezintă o indicaţie foarte bună că respectivele două coloane pot fi asociate.
Obs. Microsoft Query te va avertiza dacă încerci să asociezi două coloane cu tipuri diferite
de date. Acesta este un semn sigur că nu trebuie să asociezi cele două tipuri de date.
Nu ai nevoie de mai multe asocieri între tabele – una este suficientă. În cazul în care
creezi accidental o asociere pe care nu o doreşti, execută dublu click pe linia ei pentru a
afişa caseta de dialog Joins. Corectează asocierea după necesităţi sau selecteaz-o din lista
Joins in Query şi execută click pe butonul Remove.

ALEGEREA COLOANELOR DE TABEL PE CARE DOREŞTI SĂ LE UTILIZEZI

Dacă ai selectat corect tabelele (şi ai creat corect relaţiile între ele, dacă apelezi la mai
multe tabele) trebuie să selectezi care sunt coloanele pe care doreşti să le returnezi în
Excel.
Tot ce trebuie să faci este să tragi numele de coloane dorite în jumătatea inferioară a
ferestrei Microsoft Query.

52
REZUMATUL LECŢIEI 2

Dacă doreşti să elimini o coloană din interogare plasează indicatorul mouse-ului peste
numele coloanei. În panoul de date indicatorul se va transforma într-o săgeată orientată în
jos, dacă te găseşti în zona corectă. Selectează cu un click coloana şi apoi apasă tasta
Delete. Fii atent să nu încerci eliminarea unei coloane din interogare prin evidenţierea
numelui în panoul de tabele şi apăsarea tastei Delete. Vei şterge de fapt, întregul tabel din
interogare, ceea ce te va întârzia foarte mult.
În acest exemplu vom prelua o listă de angajaţi, departamentele unde lucrează, adresele
lor şi salariile fiecărei persoane în parte.
Ordinea în care coloanele vor apărea în Excel este aceeaşi cu cea din Microsoft Query.
Poţi trage şi plasa câmpuri, adăugate pentru a rearanja ordinea coloanelor. Execută click
pe numele de câmp pentru a-l selecta şi apoi trage-l şi plasează-l în ordinea dorită.
Dacă derulezi până la capătul listei de date şi execuţi click pe ultima înregistrare, vei
vedea câte linii vor fi returnate în Excel.

RESTRICŢII ASUPRA INFORMAŢIEI RETURNATE

Poţi restrânge numărul de înregistrări returnate în Excel prin adăugarea de c r i t e r i i


(diferite restricţii) în interogare. Execută click pe butonul Show/Hide Criteria
pentru a afişa fereastra de criterii.

53
REZUMATUL LECŢIEI 2

Vei adăuga criteriile selectând câmpul pe care vrei să-l restricţionezi din lista derulantă
Criteria Field şi apoi introducând în caseta Value, de sub Criteria Field o valoare la
care doreşti să limitezi respectivul câmp. În figura care urmează poţi selecta numai acele
înregistrări care reprezintă persoanele ce sunt angajate la departamentul PAPETĂRIE.

54
REZUMATUL LECŢIEI 2

Poţi introduce direct o valoare sau poţi executa dublu click pe caseta Value pentru a afişa
caseta de dialog Edit Criteria care îţi prezintă o gamă largă de condiţii pe care le poţi
introduce, inclusiv câteva condiţii foarte convenabile cum ar fi „Begins With” (Începe
cu), „Contains” (Conţine) sau „Is Between” (Este între). Opţiunea Value îţi permite să
alegi una din valorile din câmp fără a mai trebui să o introduci direct (ceea ce poate duce
la apariţia erorilor de scriere).
Nu lua în seamă caracterele ciudate - simbolurile % şi # - pe care Microsoft Query le
poate plasa în caseta Value atunci când utilizezi caseta de dialog Edit Criteria; fac parte
din sintaxa corectă SQL şi sunt necesare în baza de date.

ADĂUGAREA CONTORIZĂRILOR ŞI A TOTALURILOR

Dacă nu doreşti să vezi doar datele bune ci şi informaţiile generale cum ar fi numărul de
bucăţi vândute dintr-un produs sau ce tip de produse a vândut, Microsoft Query poate
efectua automat cinci tipuri de operaţii asupra datelor: sumă, medie, contorizare, valori
minime şi valori maxime.
Pentru a adăuga aceste operaţii execută click în coloana de date în care vrei să efectuezi
calculele şi apoi execută click pe butonul Cycle Through Totals . Microsoft Query
va parcurge toate operaţiile disponibile; e suficient să execuţi click atunci când ajungi la
cea dorită. Poţi adăuga un anumit câmp de mai multe ori şi poţi utiliza operaţii diferite
pentru fiecare.
Poţi sorta datele înainte de a le returna executând click oriunde în coloana de date pe care
vrei să o sortezi şi apeşi apoi pe unul din butoanele de sortare ascendentă sau
descendentă din bara de instrumente.

Când obţii forma finală dorită a interogării execută click pe butonul Return Data
pentru a închide Microsoft Query şi a trimite datele în Excel. Precizează unde doreşti să
plasezi datele şi, după ce ai executat din nou click pe OK, ai terminat.

REÂMPROSPĂTAREA DATELOR

În momentul în care ai creat o foaie de calcul în Excel cu informaţii dintr-o bază de date,
informaţiile istorice, de sine stătătoare nu se vor modifica, dar datele operaţionale se vor
modifica la fiecare oră.
Nu există nici o cale de a şti dacă datele din foaia de calcul Excel corespund cu ceea ce se
găseşte în mod curent în baza de date, dar este foarte uşor de actualizat foaia de calcul
astfel încât ea să aibă cele mai recente date. Alege Data\Refresh Data; execută click
oriunde în setul de date returnat şi alege Refresh Data sau execută click oriunde în date
şi apoi apeşi pe butonul Refresh Data din bara de instrumente External Data

.
De asemenea, poţi configura Excel astfel încât să actualizeze automat o interogare în
locul tău. Alege Data\Get External Data\Data Range Properties în timp ce cursorul
se găseşte în datele interogării (acest lucru este important – în caz contrar, opţiunea nu va
fi activată). Apasarea butonului Data Range Properties din bara de instrumente
55
REZUMATUL LECŢIEI 2

External Data execută aceeaşi comandă. Va apărea caseta de dialog prezentată în figura
următoare.

Poţi configura parametrii din secţiunea Refresh Control pentru a stabili la câte minute să
reîmprospăteze Excel interogarea, pentru a stabili ca actualizarea să aibă loc de fiecare dată când
deschizi fişierul Excel sau ambele opţiuni.

EXECUTAREA DIN NOU ŞI MODIFICAREA INTEROGĂRILOR

După ce ai lucrat pentru un anumit timp cu instrumentele de interogare din Excel vei fi
construit o colecţie destul de mare de interogări salvate. Oricare dintre aceste interogări
poate fi uşor rulată dintr-un registru de calcul dacă alegi Data\\Get External
Data\Run Saved Query şi apoi selectezi interogarea salvată din lista de fişiere care
apare.
Ce se întâmplă dacă parcurgi toţi aceşti paşi şi apoi descoperi că în interogare ar mai fi
trebuit să introduci o coloană? Nici o problemă. Trebuie doar să editezi interogarea pentru
a efectua modificarea.
Alege Data\Get External Data\Edit Query în timp ce cursorul se găseşte în setul de
date al interogării (sau execută click pe butonul Edit Query din bara de instrumente
External Data) şi Excel va lansa instrumentul utilizat la crearea interogării cu
interogarea gata de a fi editată.
Poţi edita o interogare salvată alegând Data\Get External Data\New Database
Query şi selectând fişa Queries din fereastra Choose Data Source. Vei vedea o listă cu
interogările salvate. Execută click pe cea pe care doreşti să o editezi şi apoi alege Open
iar aceasta va fi deschisă pentru editare.

56
REZUMATUL LECŢIEI 2

De asemenea, poţi executa click dreapta pe orice celulă cu date din interogare şi poţi
alege să editezi interogarea, să afişezi caseta de dialog Extenal Data Range Properties
sau să reîmprospătezi datele.

UTILIZAREA INSTRUMENTELOR DE ANALIZĂ DIN EXCEL

Un instrument puternic de analiză în Excel este reprezentat de scenarii. Un s c e n a r i u


este un set de valori pe care Excel îl poate salva şi substitui automat într-o foaie de calcul.
Goal Seek (Căutare rezultat) şi Solver (Rezolvitor) sunt două instrumente incluse în
Excel pe care le poţi utiliza pentru a analiza date şi a obţine răspunsuri la probleme
simple sau chiar destul de complexe. Goal Seek este în special utilizat atunci când există
o singură variabilă iar Solver când ai mai multe variabile şi restricţii.. Instrumentul
Solver nu este destinat doar analizei financiare ci poate fi utilizat şi pentru modele de
producţie, marketing şi contabilitate. Acest instrument trebuie utilizat când cauţi un
rezultat şi ai mai multe restricţii (variabile care se modifică).

UTILIZAREA SCENARIILOR

Poţi utiliza scenarii pentru a prevedea rezultatul unei foi de calcul tip model. Poţi crea şi
salva diferite grupuri de valori pe o foaie de calcul şi apoi poţi comuta între aceste
variante diferite de scenarii pentru a vedea rezultatele diferite. Spre exemplu, dacă vrei
să-ţi creezi un buget dar nu eşti sigur de veniturile tale, atunci îţi poţi defini diferite
variante de venituri şi poţi să comuţi între scenarii pentru a realiza o analiză.
Pentru a compara diferite scenarii poţi crea un raport care să însumeze toate scenariile pe
aceeaşi pagină. Raportul poate lista scenariile parte cu parte sau le poate aşeza într-un
tabel pivot de raport.

Crearea scenariilor

Pentru a crea un scenariu trebuie să parcurgi paşii:


1. Execută Tools\Scenarios.

57
REZUMATUL LECŢIEI 2

2. Execută click pe butonul Add. Apare caseta Add scenario.

3. În câmpul Scenario name editează un nume pentru scenariu.


4. În câmpul Changing cells introdu referinţele pentru celulele pe care doreşti să
le modifici.
5. În secţiunea Protection bifează Prevent changes dacă vrei să împiedici alte
persoane să efectueze modificări în scenariul tău sau Hide dacă vrei să ascunzi
modificările.
6. Execută click pe OK. Apare caseta Scenario Values.

7. În caseta Scenario Values editează valorile pe care le doreşti pentru a


modifica celulele.
8. Pentru a crea scenariul apasă butonul OK.

Notă: Pentru a păstra valorile originale pentru celulele care urmează a fi


modificate, crează un scenariu care utilizează valorile originale înainte de a crea un
scenariu care să modifice valorile.

58
REZUMATUL LECŢIEI 2

Afişarea scenariilor

Atunci când afişezi un scenariu schimbi valorile celulelor salvate ca parte a acestuia.
Pentru a afişa un scenariu trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută Tools\Scenarios.

2.

3. Selectează numele scenariului pe care vrei să-l vizualizezi.


4. Apasă butonul Show.

Crearea unui raport de scenarii

Pentru a crea un raport de scenarii trebuie să parcurgi paşii:


1. Execută Tools\Scenarios.
2. Execută click pe butonul Summary.
3. Alege Scenario summary sau Scenario PivotTable.

4.
5. În câmpul Result cells introdu referinţele pentru celulele care referă celulele
ale căror valori au fost modificate prin scenariu. Separă referinţele cu virgulă.

59
REZUMATUL LECŢIEI 2

INSTRUMENTUL G O A L S E E K

Atunci când ştii ce rezultat doreşti să obţii ca urmare a aplicării unei formule dar nu ştii
valoarea operanzilor poţi utiliza instrumentul Goal Seek (Căutare rezultat). Atunci când
cauţi operanzii, Excel modifică valorile dintr-o celulă specifică până când formula ajunge
la rezultatul dorit.
Pentru a înţelege cum acţionează instrumentul Goal Seek să creăm un scenariu simplu:
eşti agent de vânzări şi trebuie să realizezi până la sfârşitul anului o cotă de vânzări de
500.000.000 lei pentru a primi un bonus. Se ştie că până în prezent ai făcut vânzări în
valoare de 350.000.000 iar preţul unui obiect vândut este de 130.000 lei. Este adevărat că
ar fi mult mai uşor să aplici formula (500.000.000-350.000.000)/130.000 pentru a afla
rezultatul, dar avantajul instrumentulului Goal Seek este că poţi crea formula o singură
dată după care poţi schimba datele pentru a obţine rapid căi alternative către obiectul
propus.
Pentru a utiliza Goal Seek :
1. Selectează celula formulei (D7 în acest exemplu)
2. Execută secvenţa Tools\Goal Seek… pentru a afişa caseta de dialog Goal
Seek

60
REZUMATUL LECŢIEI 2

Următoarea listă descrie intrările pentru fiecare obiect din caseta de dialog:
 Set cells (Se setează celula) specifică locaţia formulei pe care o
utilizezi pentru a obţine rezultatul final. În acest caz formula, se află în celula
D7 şi nu face decât să înmulţească numărul de obiecte vândute cu preţul lor.
 În caseta To value (La valoarea) introdu valoarea ţintă.
 În caseta By changing cell (Modificând celula) specifică locaţia
celulei variabilei pe care vrei să o modifici pentru a aţi atinge obiectivul – în
acest caz vânzări în valoare de 500.000.000 lei.
3. Execută click pe OK sau apasă tasta Enter. De îndată ce ai efectuat această
operatie Excel începe căutarea obiectivului specificat
Dacă doreşti să vinzi un număr fix de obiecte pentru a ajunge la aceeaşi valoare totală de
500.000.000 lei va trebui să determini un preţ pe obiect. Pentru aceasta trebuie să
modifici parametrul By changing cell astfel încât să indice celula C7. Atunci Goal Seek
va mări preţul obiectelor la o valoare care să egaleze la 500.000.000 lei dar să păstreze
numărul de bucăţi vândute la 2000 (spre exemplu).

61
REZUMATUL LECŢIEI 2

Rezultatul final va fi:

INSTRUMENTUL S O LV E R

Solver (Rezolvitor) este un instrument foarte puternic de analiză care foloseşte mai multe
variabile şi restricţii ce se modifică pentru a găsi soluţia optimă de rezolvare a unei
probleme.

Notă: Solver nu este activ în mod prestabilit. Pentru a-l adăuga în meniul
Tools execută secvenţa Tools\Add-Ins, selectează Solver Add-In din caseta
Add-Ins şi execută click pe OK.

Pentru a exemplifica cum funcţionează acest instrument se va calcula costul final al unui
proiect, ţinând cont de mai multe variabile. Se ştie că suma maximă de buget anual este
de 500.000 $, costul pentru fiecare proiect nu trebuie să depăşească 50.000 $ şi doreşti să
optimizezi sau să aduni sumele pentru marketing şi publicitate.

62
REZUMATUL LECŢIEI 2

Pentru a configura acest scenariu trebuie să parcurgi următorii paşi:


1. Configurează tabelul.
2. Crează restricţiile (constrângerile).
3. Selectează celula destinaţie G16 şi execută secvenţa Tools\Solver.
4. În caseta de dialog Solver Parameters (Parametri rezolvitori) stabileşte
parametrii pe care doreşti să-i utilizezi în problemă. Pentru acest exemplu, vei
dori ca în celula destinaţie să apară totalul dolarilor cheltuiţi (G16), care
doreşti să fie egal cu valoarea maximă a bugetului, 500.000 $ - specificată în
caseta Value of (Valoarea de). Solver va calcula cea mai bună dispersie pentru
obţinerea rezultatului optim, ajustând cantităţile din domeniul By Changing
Cells (Celulele care se modifică) E5:F14.

63
REZUMATUL LECŢIEI 2

5. În continuare, trebuie să adaugi restricţii la problemă. Selectează Add din


secţiunea Subject to the Constraints pentru a specifica prima restricţie. În
acest exemplu, doreşti să cheltuieşti un total de exact 50.000 $ pentru oricare
dintre proiecte. Celula cu restricţia este G21.

6. Pentru a adăuga mai multe restricţii execută click , din nou, pe butonul Add şi
specifică restricţia. În acest exemplu vei mai adăuga o restricţie pentru
costurile de marketing.

7. Ultima restricţie este bugetul total de 500.000$ din celula G23. După ultima
restricţie nu executa click pe Add ci, după ce ai terminat cu restricţiile, execută
click pe OK pentru a reveni în caseta Solver.

8. Execută click pe butonul Solver sau apasă tasta Enter pentru a porni
rezolvarea problemei. În timp ce lucrează, acesta afişează un mesaj în bara de
stare.
64
REZUMATUL LECŢIEI 2

9. Când Solver ajunge la concluzia finală afişează o casetă de dialog care indică
rezultatul şi modifică valorile specificate din foaia de calcul pentru a îndeplini
obiectivul. În figura următoare se observă celulele modificate atunci când
Solver a creat soluţia optimă pentru problemă.

10. De aici poţi salva rezultatele Solver şi crea un raport de răspuns care să
prezinte scenariul original al costurilor şi rezultatul final. Selectează Answer
(Răspuns) în lista Reports şi execută click pe butonul Save Scenario… pentru
a afişa caseta de dialog Save Scenario.

11. Dacă doreşti să anulezi foaia de calcul pentru a reveni la valorile iniţiale,
selectează opţiunea Restore Original Values (Refacere valori iniţiale) pentru a
relua procesul cu valorile iniţiale.
12. Execută click pe OK şi Excel va reface valorile şi va crea raportul de răspuns .
Raportul de răspuns compară valorile originale cu cele modificate şi indică
celulele care au fost schimbate. În acest fel poţi compara scenariile; reia de la
datele originale şi ai grijă să fie Answer activ.

Notă: Raportul de răspuns este creat pe o foaie separată. Dacă ai mai multe
rapoarte şi scenarii este bine să ascunzi foile cu rapoarte.

65
REZUMATUL LECŢIEI 2

Restricţiile sunt salvate ca registrul de calcul, deci nu va trebui să le reintroduci de fiecare


dată când deschizi registrul.
Dacă Solver nu poate obţine o concluzie satisfăcătoare plecând de la datele furnizate, va
apărea o casetă de mesaj. Ajustează restricţiile sau variabilele după necesităţi pentru a
continua încercarea de rezolvare a problemei.

Notă: Anumite probleme sunt prea complexe chiar şi pentru Solver. În cazul
problemelor cu prea multe variabile sau restricţii, încearcă împărţirea lor în segmente,
rezolvarea separată a fiecărui segment şi utilizarea acestor soluţii în Solver pentru a
obţine o concluzie.

Soluţia instrumentului Solver la o problemă complexă poate fi corectă dar nerealistă. Fii
sceptic: verifică corectitudinea oricăror valori modificate înainte de a crea un raport sau a
implementa orice sugestie venită de la Solver.
Poţi modifica parametrii Solver înainte de a începe rezolvarea problemei dacă bănuieşti
că obţinerea problemei poate dura prea mult sau necesită prea multă putere de calcul.
Executarea unui click pe butonul Options din caseta de dilaog Solver Parameters duce
la afişarea casetei de dialog Solver Options în care poţi stabili numărul de iteraţii ale
problemei ce va fi rulat de Solver în căutarea unui răspuns sau interval de timp pe care îl
va petrece căutând înainte de a renunţa.
În continuare sunt prezentate caseta şi opţiunile disponibile:

Opţiune Descriere
Max Time Determină intervalul maxim de timp în care Solver va căuta o
(Durata maximă) soluţie, în secunde, până la aproximativ 9 ore.
Iterations Determină de câte ori va rula Solver parametrii în căutarea unei
(Iteraţii) soluţii.
Precision Determină acurateţea soluţiei. Cu cât numărul este mai mic cu atât
(Precizie) este mai mare acurateţea soluţiei.
Când se folosesc restricţii întregi, este mai dificil pentru Solver să
Tolerance
rezolve problema. De aici, acorzi mai multă toleranţă, reducând însă
(Toleranţa)
acurateţea.

66
REZUMATUL LECŢIEI 2

Opţiune Descriere
Pentru toate problemele non-liniare, indică cea mai mică valoare a
Covergence modificării pe care Solver o va utiliza în fiecare iteraţie. Dacă celula
(Convergenţă) destinaţie se găseşte sub parametru de convergenţă, Solver va oferi
cea mai bună soluţie şi se va opri.
Când este validată , Solver va găsi o soluţie rapidă, cu condiţia ca
Assume Linear Model modelul să fie liniar (să utilizeze doar adunări şi scăderi simple).
(Se presupune modelul liniar) Modelele non-liniare ar trebui să utilizeze factori de creştere şi
nivelare exponenţială sau funcţii non-liniare pentru foaia de calcul.
Interzice instrumentului Solver să plaseze valori negative în celulele
Assume Non-Negativ care se modifică. (De asemenea, poţi aplica restricţii care să specifice
(Se presupun valori ne- că valoarea trebuie să fie mai mare sau egală cu zero.) Exemplul
negative) anterior trebuie să utilizeze această opţiune pentru a interzice lui
Sover să folosească valori negative.
Use Automatic Scalling Se foloseşte când celulele care se modifică şi celula obiectiv diferă
(Utilizare scalare automată) foarte mult ca valoare.
Show Iteration Results Opreşte aplicaţia şi îţi permite să vezi rezultatele fiecărei iteraţii din
(Afişare rezultate iteraţii) secvenţa Solver.
Load Model Încarcă modelul care trebuie utilizat dintr-un set stocat de parametri
(Încărcare model) din foaia de calcul.
Save Model Salvează un model într-o celulă sau un set de celule şi îţi permite să
(Salvare model) apelezi din nou la acest model.
Tangent
Selectează această opţiune când modelul este liniar.
(Tangentă)
Quadratic
Selectează această opţiune când modelul este non-liniar.
(Pătratică)
Atunci când celulele controlate de restricţii se modifică prea puţin la
Forward
fiecare iteraţie validează această opţiune pentru a accelera
(La dreapta)
intrumentul Solver.
Central Foloseşte această opţiune pentru a asigura acurateţea atunci când
(Centrate) celulele controlate de restricţii se modifică rapid şi cu cantităţi mari
Utilizează mai multă memorie dar necesită mai puţine iteraţii pentru
Newton
găsirea unei soluţii.
Se utilizează la modelel de dimensiuni mari deoarece necesită mai
Conjugate
puţină memorie; totuşi se vor utiliza mai multe iteraţii pentru găsirea
(Conjugată)
unei soluţii pentru model.

67
REZUMATUL LECŢIEI 2

PARTAJAREA ŞI UNIREA REGIŞTRILOR DE CALCUL

PARTAJAREA REGIŞTRILOR DE CALCUL

Un registru de calcul partajat (Share Workbook) este un registru care permite mai multor
utilizatori de reţea să-l vizualizeze şi să facă modificări în acelaşi timp. Fiecare utilizator
care salvează registrul vede modificările făcute de alţi utilizatori.
Pentru a partaja un registru de calcul trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Tools\Share Workbook şi apoi execută click pe fişa
Editing.

2. Selectează opţiunea Allow changes by more than one user at the same time
şi execută click pe OK.
3. Salvează registrul.
4. Execută secvenţa File\Save As şi apoi salvează registrul partajat la o locaţie
de reţea unde să aibă acces şi alţi utilizatori.

Notă: Această procedură îţi permite să păstrezi un istoric (Change history)


despre modificările efectuate într-o sesiune de editare anterioară. Informaţia conţine
numele utilizatorului care a efectuat fiecare modificare, când au fost efectuate
modificările şi ce date au fost modificate. Poţi vedea aceste informaţii direct pe foaia
de calcul sau într-o foaie separată.

68
REZUMATUL LECŢIEI 2

Când anulezi partajarea unui registru deconectezi toţi utilizatorii de pe registrul partajat,
închizi istoricul şi ştergi toate istoricele salvate pe care nu le mai poţi vedea. Ca să te
asiguri că nu se pierde informaţie in lucru asigură-te că toţi utilizatorii au fost înştiinţaţi şi
au salvat şi închis registrul înainte de a-i anula partajarea.
Pentru a anula partajarea unui registru trebuie să execuţi paşii:
1. Execută secvenţa Tools\Share Workbook şi apoi execută click pe fişa
Editing.
2. Asigură-te că eşti singura persoană din lista Who has this workbook open
now. Dacă mai sunt listaţi şi alţi utilizatori, aceştia vor pierde informaţia.
3. Anulează bifa din căsuţa Allow changes by more than one user at the same
time.
4. Click Yes.
Limitări care apar la partajarea regiştrilor
Câteva dintre facilităţile Excel nu sunt disponibile când partajezi regiştri. Este bine să utilizezi
unele dintre aceste facilităţi înainte de a partaja registrul de calcul
Într-un registru partajat nu poţi să execuţi următoarele:
 Să uneşti celule. Le poţi vedea pe cele unite înainte de partajare.
 Să inserezi sau să ştergi blocuri de celule. Poţi insera sau şterge numai
rânduri sau coloane întregi.
 Să ştergi foi de calcul.
 Să faci modificări în casetele de dialog sau meniuri.
 Să defineşti şi să aplici formate condiţionate.
 Să setezi sau să modifici validări de date.
 Să inserezi sau să modifici diagrame, obiecte, imagini, etc.
 Să utilizezi bara Drawing.
 Să asignezi o parolă pentru a proteja foaia de calcul individuală sau
întregul registru.
 Să modifici sau să anulezi parole.
 Să salvezi, să vezi sau să modifici scenarii.
 Să grupezi datele.
 Să inserezi subtotaluri automate.
 Să creezi tabele de date sau tabele pivot.
 Să scrii, să modifici, să vezi , să înregistrezi sau să asignezi macrocomenzi.

69
REZUMATUL LECŢIEI 2

UNIREA REGIŞTRILOR DE CALCUL

Pentru a uni (Merge) mai multe copii ale unui registru partajat, Excel necesită ca fiecare
copie să păstreze istoricul din ziua când s-au creat copii până la data unirii lor. Dacă
numărul specificat de zile este depăşit nu mai poţi uni copiile. Dacă nu eşti sigur cât timp
va dura procesul de revizuire, introdu un număr mare de zile, spre exemplu 1.000.
1. Execută secvenţa Tools\Share Workbook şi apoi execută click pe fişa
Editing.
2. Selectează opţiunea Allow changes by more than one user at the same time
şi execută click pe OK.
3. Selectează fişa Advanced.

2. În secţiunea Track changes selectează opţiunea Keep change history for:. În


caseta Days editează un număr cel puţin egal cu numărul de zile pe care îl
estimezi a fi necesar utilizatorilor pentru a face modificări şi comentarii în
registru.
3. Click OK şi salvează registrul.
Dacă doreşti să uneşti copii ale unui registru partajat trebuie să activezi istoricul (Change
history) înainte să faci copii şi să le distribui celor care le revizuiesc şi înainte ca cineva
să să facă modificări copiilor. Trebuie respectată, de asemenea, perioada de timp
specificată pentru a menţine istoricul.
1. Deschide o copie a registrului partajat în care vrei să faci unirea copiilor.
2. Execută secvnţa Tools\Merge Workbook.
3. În caseta de dialog Select Files to Merge into Current Workbook selectează
o copie a registrului partajat care a suferit modificări care trebuie unite şi apoi
execută click pe OK.
4. Repetă paşii 2 – 4 până când toate copiile sunt unite.

70
REZUMATUL LECŢIEI 2

REZUMATUL LECŢIEI 2

În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:


 Cum să creezi şi să lucrezi cu scenarii.
 Cum să foloseşti opţiunea Goal Seek.
 Cum să foloseşti opţiunea Solver.
 Cum să creezi şi să lucrezi cu tabele pivot .
 Cum să creezi şi să lucrezi cu diagrame pivot

Întrebări grilă

Bifează variantele de răspuns care consideri că sunt corecte. Întrebările pot avea de la 1
la 3 răspunsuri corecte.

Care din următoarele nu este o facilitate a lucrului cu regiştri paratjaţi ?

 Excel poate crea un raport sumarizat al tuturor modificărilor făcute în registru.


 Poţi să urmăreşti, accepţi ş/sau respingi orice modificări făcute asupra regiştrului.
 Poţi crea o copie a registrului, să o distribui altor utilizatori şi să compari mai târziu, să uneşti
(merge) cu originalul pentru a vedea modificările.
 mai mulţi utilizatori pot deschide şi lucra simultan pe un registru.

Care dintre următoarele nu este un instrument de analiză?

 Goal Seek.
 Auto Outline.
 Scenario Manager.
 Solver.
Cum poţi să evidenţiezi modificările dintr-un registru de calcul?

 Execuţi click pe butonul Track Changes de pe bara standard.


 Activezi funcţia Track Changes din meniul Tools.
 Activezi funcţia Track Changes din meniul View.
 Nu se pot evideţia modificările.

71
REZUMATUL LECŢIEI 2

Ce reprezintă precedenţii pentru o celulă cu formulă?


 Celulele care furnizează datele pentru formulă.
 Celulele care utilizează în calcul rezultatul formulei din celula respectivă.
 Rezultatul în sine al formulei din celulă.
 Nu are nici o semnificaţie.

Care din următoarele sunt controale de formular?

 Caseta de selectare.
 Butoane de incrementare/decrementare.
 Bare derulante.
 Nici unul.

Completaţi

1. Cum poţi ascunde şi afişa informaţia în tabelele supuse grupării:

2. Cum poţi crea interogări pentru baze de date:

72
REZUMATUL LECŢIEI 2

Exerciţii

Exerciţiul 1
1. Să se creeze un scenariu pentru a calcula valoarea prezentă a unei investiţii. Pentru aceasta se
va utiliza registrul prezentat în continuare:

2. Să se creeze un scenariu care să păstreze datele originale.


3. Să se creeze mai multe scenarii până când dispare restul de plata la sfârşitul perioadei.
4. În final raportul de sumarizare al scenariilor trebuie să arate astfel:

73
REZUMATUL LECŢIEI 2

Exerciţii

74
REZUMATUL LECŢIEI 2

Exerciţiul 3
1. Să se creeze un fişier cu următorul conţinut:

2. Să se creeze o casetă combo deasupra capului de tabel, care să conţină lista cu numerele
facturilor. Celula de legătură să fie B10. Caseta să fie cu aspect 3-D.
3. În celula D5 să se returneze din tabel valoarea corespunzătoare facturii al cărui număr apare în
caseta combo.
4. În celula E5 să se returneze din tabel restul de plata la data curentă, corespunzător facturii al
cărui număr apare în caseta combo.
5. În celula F5 să se calculeze o penalizare de 15% pentru facturile care au rest de plată.
6. În celula G5 să se returneze valoarea de totală de plată pentru facturile care au rest de plată.
În final, tabelul trebuie să arate aşa:

Formulele utilizate sunt următoarele:


=INDEX(D11:D20,B10,1)
=INDEX(E11:E20,B10,1)

75
REZUMATUL LECŢIEI 2

=IF(E5>0,E5*15%,0)
În această ultimă lecţie a produsului Excel vei acumula cunoştinţe despre lucrul cu
scenarii şi utilizarea instrumentelor Goal Seek şi Solver, despre cum se partajează şi se
unesc regiştrii de calcul şi foile de calcul, despre cum se crează şi se lucrează cu tabele
pivot şi cu diagrame pivot.

76