PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.

2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 1/13

PROCEDURA DE SITEM
APROVIZIONARE

1
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 2/13

Ediţia nr. 1 Revizia nr.0

Exemplar nr. 1 Destinatar:

Controlat

Difuzat în regim:

Informativ

2
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 3/13

Lista de difuzare

Nr. Departament Data Numele şi Semnătura

exemplaruli prenumele

1 Resurse umane 05.05.2016

(SMC)

2 Administratie 05.05.2016

3
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 4/13

Indicatorul reviziilor

Revizia nr. Capitolul Pagina Data Numele şi Semnătura

revizuită prenumele

4
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 5/13

Cuprins

Lista de difuzare.......................................................................................................................... 3

Indicatorul reviziilor .................................................................................................................... 4

1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE ........................................................................................... 6

1.1 SCOP.............................................................................................................................. 6

1.2 DOMENIUL DE APLICARE .............................................................................................. 6

2. DOCUMENTE DE REFERINTA .................................................................................................. 6

3. DEFINITII SI ABREVIERI ............................................................................................................ 6

3.1 DEFINITII ....................................................................................................................... 6

3.2. ABREVIERI .................................................................................................................... 7

4. Descriere activitate ................................................................................................................. 7

4.1 Procesul de aprovizionare ............................................................................................ 7

4.2 Informaţii referitoare la aprovizionare ......................................................................... 7

4.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat ........................................................... 8

4.4 Păstrarea produselor aprovizionare ............................................................................. 8

5.RESPONSABILITATI................................................................................................................... 9

6. INREGISTRARI........................................................................................................................ 10

7. ANEXE ................................................................................................................................... 11

NECESAR DE APROVIZIONARE .............................................................................. 11

5
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 6/13

1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE

1.1 SCOP

Prezenta procedură defineşte managementul procesului de APROVIZIONARE, avand drept

scop ţinerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea să fie conforme cu
cerinţele specificate şi pentru a stabilii o metodologie de evaluare şi de selectare a
furnizorilor pe baza capabilităţilor de a furniza produse conforme cu cerinţele.

1.2 DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura se aplica in S.C. IORDA S.A. , pentru urmatoarele activitati:

a) achizitionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea
produselor, proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.
b) subcontractarea unor activitati si/sau servicii care afecteaza calitatea produselor,
proceselor transferului tehnologic si serviciilor oferite de S.C. IORDA S.A.
c) achizitionarea de echipamente, utilaje si materiale utilizate in activitatea de transfer,
productie sau pentru inspectii si incercari.

2. DOCUMENTE DE REFERINTA

2.1. SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi

vocabular.
2.2. Standardul SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.
2.3. Manualul calităţii, cod: MC-01.

3. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

3.1 DEFINIȚII

3.1.1 Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma elementele
de intrare in elemente de iesire. [1]
3.1.2 Procedura: mod specific de executare a unei activitati sau a unui proces. [1]
3.1.3 Cerinta: nevoie sau asteptare care declarata, in general implicita sau obligatorie. [1]
3.1.4 Sistem de management: sistem(3.2.1) prin care se stabilesc politica si obiectivele si
prin care se realizeaza acele obiective. [1]
3.1.5 Sistem de management al calitatii: sistem de management(3.2.2) prin care se
orienteaza si se controleaza o organizatie(3.3.1) in ceea ce priveste calitatea (3.1.1). [1]
3.1.6 Client: organizatie(3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs(3.4.2) [1]
3.1.7 Furnizor: Organizatie (3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs (3.4.2) [1]
3.1.8 Manualul calitatii: document (3.7.2) care descrie sistemul de management al calitatii
(3.2.3) al unei organizatii (3.3.1) [1]
3.1.9 Planul calitaii: document (3.7.2) care specifica ce proceduri (3.4.5) si resurse asociate
trebuie aplicate, de cine si cand pentru un anumit proiect (3.4.3), produs (3.4.2), proces
(3.4.1) sau contract. [1]

6
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 7/13

3.2.0 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definitiile continute in referentialul SR EN ISO
9000:2006, SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITATII. Principii fundamentale si
vocabular.

3.2. ABREVIERI

3.2.1 SC – Societate Comercială

3.2.2 AD – Administrator
3.2.3 RMC – Reprezentantul Managementului pentru Calitate
3.2.4 RAC – Responsabil cu Asigurarea Calităţii
3.2.5 SMC – Sistem de Management al Calităţii
3.2.6 LFA – LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI
3.2.7 CEF – Chestionar de evaluare a furnizorilor
3.2.8 CA – Comanda de aprovizionare
3.2.9 NA – Necesar de Aprovizionare

4. Descriere activitate

4.1 Procesul de aprovizionare

4.1.1 Înainte de lansarea unui contract, atunci când se iveşte necesitatea efectuării unor
achiziţii, se stabileşte necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie
achiziţionate, precum şi serviciile sau lucrările ce trebuie subcontractante.
4.1.2 În vederea aprovizionării cu materii prime, materiale, componente, echipamentele,
utilajele sau pentru subcontractările de activităţi sau de servicii - necesare pentru realizarea
contractelor, întocmeşte înregistrarea denumită NECESAR DE APROVIZIONARE, care
conţine cel puţin următoarele informaţii: identificarea produselor, serviciilor sau lucrărilor ce
trebuie aprovizionate/subcontractate; termenele de aprovizionare sau de finalizare a
lucrărilor subcontractate; subcontractanţii potenţiali; condiţii de calitate pentru produse,
servicii, lucrări subcontractate; condiţii impuse pentru subcontractanţi; ediţiile aplicabile ale
specificaţiilor şi desenelor (dacă se apreciază ca fiind necesar).
4.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de S.C. IORDA S.A. sunt conforme cu
cerinţele specificate în NECESARUL DE APROVIZIONARE
4.1.4 S.C. IORDA S.A. face aprovizionarea cu produse şi servicii numai de la furnizorii incluşi
în Lista furnizorilor acceptaţi.
4.1.5 În S.C. IORDA S.A. potenţialii furnizori de materiale, de produse şi / sau servicii sunt
selectaţi şi incluşi în LFA în baza informaţiilor pe care aceştia le transmit prin completarea
unui CHESTIONAR DE EVALUARE A FURNIZORILOR, luând în considerare şi abilitatea
acestora de a furniza materiale, produse şi / sau servicii în concordanţă cu cerinţele
specificate.
4.1.6 Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor,
produselor şi / sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul etapelor de
realizare/asupra produsului finit.

4.2 Informaţii referitoare la aprovizionare

7
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 8/13

4.2.1 În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE
APROVIZIONARE;
4.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaţii care descriu materialul,
produsul/serviciul comandat, iar atunci când se consideră necesar, cuprinde şi:
- identificarea completă şi corectă a materialului, produsului, serviciului, transferului
tehnologic sau lucrării subcontractante;
- cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor;
- cerinţe pentru calificarea personalului;
- metode de recepţie şi criterii de acceptare;
- cerinţe pentru sistemul de management al calităţii.
4.2.3 Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura
că datele conţinute de acestea sunt corecte şi complete.

4.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat

4.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPŢIE

(numită prin decizie), în vederea asigurării că produsul/serviciul aprovizionat este conform cu
condiţiile specificate.
4.3.2 În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca
furnizorul să elaboreze şi să implementeze un plan al calităţii pentru produsul, procesul,
transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea în cauză, sau dacă sunt necesare anumite
verificări efectuate de reprezentanţii ENVICONS CIT la sediul furnizorului, pe fluxul de
transfer şi fabricaţie al acestuia sau la final.
4.3.3 În vederea verificării produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE
APROVIZIONARE sunt precizate înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare a
produsului.
4.3.4 Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde
de efectul acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
4.3.5 În cazul în care se specifică în contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului
sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dacă produsul/serviciul
aprovizionat este conform cu condiţiile specificate
4.3.6 Documentele în baza cărora se fac inspecţiile şi încercările la primire sunt, după caz:
proceduri de lucru, standarde şi reglementări în vigoare, documente de aprovizionare care
însoţesc produsele/serviciile aprovizionate
4.3.7 Stadiul produsului aprovizionat în raport cu cerinţele de inspecţie este identificat prin
NOTA DE INTRARE-RECEPŢIE.
4.3.8 Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în NOTA DE INTRARE-
RECEPŢIE. Dacă produsul este admis la recepţie, este luat în primire pe baza aceluiaşi
document.
4.3.9 Atunci când, din motive de urgenţă, produsul este utilizat înainte de verificare, acesta
este identificat şi înregistrat precis, în scopul permiterii rechemării şi înlocuirii sale în cazul
constatării ulterioare a stării de neconformitate faţă de condiţiile specificate.

4.4 Păstrarea produselor aprovizionare

8
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 9/13

4.4.1 Produsele aprovizionate se manipulează astfel încât să nu fie afectată calitatea sau
caracteristicile funcţionale ale acestora.
4.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în magazii
închise, pe sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau specificaţiei de pe ambalaj.
4.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe
dimensiuni, astfel încât marcajele de identificare să fie uşor vizibile.

5.RESPONSABILITATI

5.1 Coordonatorul (Managerul) S.C. IORDA S.A.

• aprobă LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI
• aprobă NECESARUL DE APROVIZIONARE
• aprobă toate documentele de aprovizionare sau furnizare

5.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate

• avizează NECESARUL DE APROVIZIONARE
• avizează toate documentele de aprovizionare sau furnizare

5.3 RMC
• întocmeşte şi actualizează LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI a organizatiei S.C. IORDA
S.A.
• conduce evaluările furnizorilor
• participă la verificările referitoare la aprovizionare sau furnizare.

5.4 Responsabilul cu aprovizionarea

• întocmeşte documentele de aprovizionare (mai puţin NA)
• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor
• urmăreşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare
• păstrează înregistrările referitoare la aprovizionare sau furnizare.

5.5 Responsabilul de proiect/contract

• elaborează documentul NECESAR DE APROVIZIONARE
• analizează documentele de aprovizionare sau furnizare
• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul al cărui responsabil este.

9
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 10/13

6. INREGISTRARI

10
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 11/13

7. ANEXE
Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE
F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) S.C. IORDA S.A. Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Nr. Produs, serviciu, Cantitate Preţ Valoare Termen Furnizori Condiţii Condiţii
Crt lucrare, material de unitar totală de potenţiali de impuse
etc. aprov. aproviz. calitate pentru
de aprovizionat impuse furnizori
pentru
material,
produs,
serviciu,
lucrare
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
NECESAR DE APROVIZIONARE
Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________
Comanda / etapa : ___________________ / ______________________

Resp. ec. - financiar, contabilitate, Director/ Responsabil de

proiect,

___________________ __________________

(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume,semnătură)

11
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 12/13

Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) S.C. IORDA S.A. Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume,
semnătură)

Denumire proiect/serviciu:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
____
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________
Etapa / Faza: ________/______
Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Nr Produs, serviciu, lucrare, material Cantitate Valoare totală Observaţii

. etc.
crt de aprovizionat
.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Se solicită avans lei:
Se solicită plata facturii proforma anexate şi avizate de noi,
nr.
Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la încasarea
facturii, din contul:

Se anexează la F.061. – 1, Necesar de aprovizionare

ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semnătură)

12
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
 PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/05.05.2016
Rev. 0
Ex: 1/6
Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01 Pagina 13/13

Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager)S.C. IORDA S.A. Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________
__________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume,
semnătură)

Denumire proiect/serviciu:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
____
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________
Etapa / Faza: ________/______
Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________
REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI
Nr. Document Nr. crt. (produs, Furnizo Valoare fără TVA Valoare Observaţii
crt justificativ serviciu, lucrare, r TVA totală
. (factura material etc.
fiscală, de aprovizionat)
chitanţă conform
fiscală, referatului pt.
bon fiscal, efectuare de
nr.) cheltuielii
1
2
3
4
5
TOTAL (lei) :

1. Avans încasat: ............................................. (lei)

2. Diferenţă:
 De primit: ............................................... (lei)
 De restituit: .......................................... (lei)
ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semnătură)

8. BIBLIOGRAFIE
1. SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi
vocabular. [1]
2. Standardul SR EN ISO 9001:2008– Sisteme de management al calităţii. Cerinţe. [2]
3. Manualul calităţii, cod: MC-01. [3]

13
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat
Data 05.05.2016
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura