Sunteți pe pagina 1din 13
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 1/13

PROCEDURA DE SITEM APROVIZIONARE

1

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 2/13

Ediţia nr. 1

Revizia nr.0

Exemplar nr.

1

Destinatar:

 
x
x
 

Controlat

Difuzat în regim:

Difuzat în regim:
 

Informativ

2

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM   Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

PROCEDURA DE SISTEM

 

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

 
 

COD: PS-01

Pagina 3/13

 

Lista de difuzare

 
 

Nr.

Departament

Data

Numele şi

Semnătura

exemplaruli

prenumele

1

Resurse umane

05.05.2016

   

(SMC)

2

Administratie

05.05.2016

   

3

       

4

       

5

       

6

       

3

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 4/13

Indicatorul reviziilor

Revizia nr. Capitolul Pagina Data Numele şi Semnătura revizuită prenumele
Revizia nr.
Capitolul
Pagina
Data
Numele şi
Semnătura
revizuită
prenumele

4

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 5/13

Cuprins

 

Lista de difuzare

3

Indicatorul reviziilor

4

1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE

6

 

1.1 SCOP

6

1.2 DOMENIUL DE APLICARE

6

2. DOCUMENTE DE REFERINTA

6

3. DEFINITII SI ABREVIERI

6

3.1

DEFINITII

6

3.2. ABREVIERI

7

4. Descriere activitate

7

4.1

Procesul de aprovizionare

7

4.2

Informaţii referitoare la aprovizionare

7

4.3

Verificarea produsului/serviciului aprovizionat

8

4.4

Păstrarea produselor aprovizionare

8

5.RESPONSABILITATI

9

 

6. INREGISTRARI

10

7. ANEXE

11

NECESAR DE APROVIZIONARE

11

5

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 6/13

1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE

1.1 SCOP

Prezenta procedură defineşte managementul procesului de APROVIZIONARE, avand drept scop ţinerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea să fie conforme cu cerinţele specificate şi pentru a stabilii o metodologie de evaluare şi de selectare a furnizorilor pe baza capabilităţilor de a furniza produse conforme cu cerinţele.

1.2 DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura se aplica in S.C. IORDA S.A. , pentru urmatoarele activitati:

a) achizitionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea

produselor, proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.

b) subcontractarea unor activitati si/sau servicii care afecteaza calitatea produselor,

proceselor transferului tehnologic si serviciilor oferite de S.C. IORDA S.A.

c) achizitionarea de echipamente, utilaje si materiale utilizate in activitatea de transfer,

productie sau pentru inspectii si incercari.

2. DOCUMENTE DE REFERINTA

2.1. SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi

vocabular.

2.2. Standardul SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

2.3. Manualul calităţii, cod: MC-01.

3. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

3.1 DEFINIȚII

3.1.1 Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma elementele

de intrare in elemente de iesire. [1]

3.1.2 Procedura: mod specific de executare a unei activitati sau a unui proces. [1]

3.1.3 Cerinta: nevoie sau asteptare care declarata, in general implicita sau obligatorie. [1]

3.1.4 Sistem de management: sistem(3.2.1) prin care se stabilesc politica si obiectivele si

prin care se realizeaza acele obiective. [1]

3.1.5 Sistem de management al calitatii: sistem de management(3.2.2) prin care se

orienteaza si se controleaza o organizatie(3.3.1) in ceea ce priveste calitatea (3.1.1). [1]

3.1.6 Client: organizatie(3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs(3.4.2) [1]

3.1.7 Furnizor: Organizatie (3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs (3.4.2) [1]

3.1.8 Manualul calitatii: document (3.7.2) care descrie sistemul de management al calitatii

(3.2.3) al unei organizatii (3.3.1) [1]

3.1.9 Planul calitaii: document (3.7.2) care specifica ce proceduri (3.4.5) si resurse asociate

trebuie aplicate, de cine si cand pentru un anumit proiect (3.4.3), produs (3.4.2), proces (3.4.1) sau contract. [1]

6

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 7/13

3.2.0 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definitiile continute in referentialul SR EN ISO

9000:2006, SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITATII. Principii fundamentale si vocabular.

3.2. ABREVIERI

3.2.1 SC – Societate Comercială

3.2.2 AD Administrator

3.2.3 RMC Reprezentantul Managementului pentru Calitate

3.2.4 RAC Responsabil cu Asigurarea Calităţii

3.2.5 SMC – Sistem de Management al Calităţii

3.2.6 LFA – LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI

3.2.7 CEF Chestionar de evaluare a furnizorilor

3.2.8 CA Comanda de aprovizionare

3.2.9 NA Necesar de Aprovizionare

4. Descriere activitate

4.1 Procesul de aprovizionare

4.1.1 Înainte de lansarea unui contract, atunci când se iveşte necesitatea efectuării unor

achiziţii, se stabileşte necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie

achiziţionate, precum şi serviciile sau lucrările ce trebuie subcontractante.

4.1.2 În vederea aprovizionării cu materii prime, materiale, componente, echipamentele,

utilajele sau pentru subcontractările de activităţi sau de servicii - necesare pentru realizarea contractelor, întocmeşte înregistrarea denumită NECESAR DE APROVIZIONARE, care conţine cel puţin următoarele informaţii: identificarea produselor, serviciilor sau lucrărilor ce trebuie aprovizionate/subcontractate; termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrărilor subcontractate; subcontractanţii potenţiali; condiţii de calitate pentru produse, servicii, lucrări subcontractate; condiţii impuse pentru subcontractanţi; ediţiile aplicabile ale specificaţiilor şi desenelor (dacă se apreciază ca fiind necesar).

4.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de S.C. IORDA S.A. sunt conforme cu

cerinţele specificate în NECESARUL DE APROVIZIONARE

4.1.4 S.C. IORDA S.A. face aprovizionarea cu produse şi servicii numai de la furnizorii incluşi

în Lista furnizorilor acceptaţi.

4.1.5 În S.C. IORDA S.A. potenţialii furnizori de materiale, de produse şi / sau servicii sunt

selectaţi şi incluşi în LFA în baza informaţiilor pe care aceştia le transmit prin completarea

unui CHESTIONAR DE EVALUARE A FURNIZORILOR, luând în considerare şi abilitatea acestora de a furniza materiale, produse şi / sau servicii în concordanţă cu cerinţele specificate.

4.1.6 Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor,

produselor şi / sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul etapelor de

realizare/asupra produsului finit.

4.2 Informaţii referitoare la aprovizionare

7

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 8/13

4.2.1 În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE

APROVIZIONARE;

4.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaţii care descriu materialul,

produsul/serviciul comandat, iar atunci când se consideră necesar, cuprinde şi:

- identificarea completă şi corectă a materialului, produsului, serviciului, transferului tehnologic sau lucrării subcontractante;

-

cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor;

-

cerinţe pentru calificarea personalului;

-

metode de recepţie şi criterii de acceptare;

-

cerinţe pentru sistemul de management al calităţii.

4.2.3

Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura

că datele conţinute de acestea sunt corecte şi complete.

4.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat

4.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPŢIE

(numită prin decizie), în vederea asigurării că produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate.

4.3.2 În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca

furnizorul să elaboreze şi să implementeze un plan al calităţii pentru produsul, procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea în cauză, sau dacă sunt necesare anumite verificări efectuate de reprezentanţii ENVICONS CIT la sediul furnizorului, pe fluxul de transfer şi fabricaţie al acestuia sau la final.

4.3.3 În vederea verificării produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE

APROVIZIONARE sunt precizate înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare a produsului.

4.3.4 Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde

de efectul acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.

4.3.5 În cazul în care se specifică în contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului

sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dacă produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate

4.3.6 Documentele în baza cărora se fac inspecţiile şi încercările la primire sunt, după caz:

proceduri de lucru, standarde şi reglementări în vigoare, documente de aprovizionare care

însoţesc produsele/serviciile aprovizionate

4.3.7 Stadiul produsului aprovizionat în raport cu cerinţele de inspecţie este identificat prin

NOTA DE INTRARE-RECEPŢIE.

4.3.8 Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în NOTA DE INTRARE-

RECEPŢIE. Dacă produsul este admis la recepţie, este luat în primire pe baza aceluiaşi

document.

4.3.9 Atunci când, din motive de urgenţă, produsul este utilizat înainte de verificare, acesta

este identificat şi înregistrat precis, în scopul permiterii rechemării şi înlocuirii sale în cazul

constatării ulterioare a stării de neconformitate faţă de condiţiile specificate.

4.4 Păstrarea produselor aprovizionare

8

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 9/13

4.4.1 Produsele aprovizionate se manipulează astfel încât să nu fie afectată calitatea sau

caracteristicile funcţionale ale acestora.

4.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în magazii

închise, pe sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau specificaţiei de pe ambalaj.

4.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe

dimensiuni, astfel încât marcajele de identificare să fie uşor vizibile.

5.RESPONSABILITATI

5.1 Coordonatorul (Managerul) S.C. IORDA S.A.

• aprobă LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI

• aprobă NECESARUL DE APROVIZIONARE

• aprobă toate documentele de aprovizionare sau furnizare

5.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate

• avizează NECESARUL DE APROVIZIONARE

• avizează toate documentele de aprovizionare sau furnizare

5.3 RMC

• întocmeşte şi actualizează LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI a organizatiei S.C. IORDA S.A.

• conduce evaluările furnizorilor

• participă la verificările referitoare la aprovizionare sau furnizare.

5.4 Responsabilul cu aprovizionarea

• întocmeşte documentele de aprovizionare (mai puţin NA)

• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor

• urmăreşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare

• păstrează înregistrările referitoare la aprovizionare sau furnizare.

5.5 Responsabilul de proiect/contract

• elaborează documentul NECESAR DE APROVIZIONARE

• analizează documentele de aprovizionare sau furnizare

• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul al cărui responsabil este.

9

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 10/13

6.

INREGISTRARI

de APROVIZIONARE COD: PS-01 Pagina 10/13 6. INREGISTRARI 10 Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat

10

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 11/13

7. ANEXE Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE F.PO.7.4 - 1

APROBAT, Coordonator (Manager) S.C. IORDA S.A.

(nume, prenume, semnătură)

Anexa 7.1

AVIZAT, Resp. ec. - financiar, contabilitate,

(nume, prenume, semnătură)

Nr.

Produs, serviciu, lucrare, material etc. de aprovizionat

 

Cantitate

Preţ

Valoare

Termen

Furnizori

Condiţii

Condiţii

Crt

de

unitar

totală

de

potenţiali

de

impuse

aprov.

aproviz.

calitate

pentru

 

impuse

furnizori

 

pentru

material,

produs,

serviciu,

lucrare

0

1

 

2

3

4

5

6

7

8

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

10

 
 

NECESAR DE APROVIZIONARE Contract / PNCDI :

/

Comanda / etapa :

 

/

Resp. ec. - financiar, contabilitate, proiect,

(nume, prenume, semnătură)

Director/ Responsabil de

(nume, prenume,semnătură)

11

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 12/13

Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, Coordonator (Manager) S.C. IORDA S.A.

(nume, prenume, semnătură) semnătură)

Denumire proiect/serviciu:

AVIZAT, Resp. ec. - financiar, contabilitate,

(nume, prenume,

Contract:

/

Program:

;

Comanda internă:

Etapa / Faza:

/

Poziţie: (materiale /colaborări / dotări):

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Nr

Produs, serviciu, lucrare, material

Cantitate

Valoare totală

Observaţii

.

etc. de aprovizionat

crt

.

 

1

   

2

   

3

   

4

   

5

   

6

   

7

   

8

   

9

   

10

   

Se solicită avans lei:

   

Se solicită plata facturii proforma anexate şi avizate de noi, nr.

 

Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la încasarea facturii, din contul:

 

Se anexează la F.061. – 1, Necesar de aprovizionare

ÎNTOCMIT, Director proiect / Responsabil de contract:

(nume, prenume, semnătură)

12

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura

     
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia 1/ 05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6 Procedura de APROVIZIONARE COD: PS-01

PROCEDURA DE SISTEM

Ediţia 1/05.05.2016 Rev. 0 Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PS-01

Pagina 13/13

Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, Coordonator (Manager)S.C. IORDA S.A.

(nume, prenume, semnătură) semnătură)

Denumire proiect/serviciu:

AVIZAT, Resp. ec. - financiar, contabilitate,

(nume, prenume,

Contract:

/

Program:

;

Comanda internă:

Etapa / Faza:

/

Poziţie: (materiale /colaborări / dotări):

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI

Nr.

Document

Nr. crt. (produs, serviciu, lucrare,

Furnizo

Valoare fără

TVA

Valoare

Observaţii

crt

justificativ

r

TVA

totală

.

(factura

material etc. de aprovizionat) conform referatului pt. efectuare de cheltuielii

fiscală,

chitanţă

fiscală,

bon fiscal,

nr.)

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

TOTAL (lei) :

 

1. Avans încasat:

2. Diferenţă:

ÎNTOCMIT, Director proiect / Responsabil de contract:

(lei)

De primit:

De restituit:

(lei)

(lei)

(nume, prenume, semnătură)

8. BIBLIOGRAFIE

1. SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular. [1]

2. Standardul SR EN ISO 9001:2008Sisteme de management al calităţii. Cerinţe. [2]

3. Manualul calităţii, cod: MC-01. [3]

13

Date/Responsabilităţi

Întocmit

Verificat

Aprobat

Data

05.05.2016

   

Numele şi prenumele

GRAMA Lavinia-Denisa

   

Semnătura