Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Structura seminarului :
I. Importanţa activităţii de secretariat
II. Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor
III. Rolul şi locul secretarei (asistentei manager) în lumea profesională
contemporană
IV. Functia de asistent manager
--------------------ORA 1--------------------
--------------------ORA 2--------------------
Constrângeri :
- deplasări frecvente în provincie şi/ sau străinătate ;
- program flexibil ;
- raportări permanente ;
- obligaţii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate) ;
- stagii de perfecţionare.
Ceea ce aşteaptă şefii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte,
orice director îşi doreşte un asistent care să primească dispoziţiile fără a-l contrazice, să fie
loial şi discret, iar pe de altă parte, independenţa, inteligenţa, solicitudinea şi responsabilitatea
sunt acele calităţi pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-l degreva de anumite
sarcini, sprijini si asigura succesul.
Sarcinile şi atribuţiile pe care trebuie să le îndeplinească un asistent manager depind
de poziţia pe care şeful lui o ocupă în structura organizatorică a firmei, precum şi de domeniul
de activitatea al acesteia. Faţă de secretara din instituţiile de stat, asistentului manger i se cer
mai multe cunoştinţe şi abilităţi (cunoştinţe de mangement, marketing, drept, psihosociologie,
informatică, relaţii publice, etc.) ; au mai multe responsabilităţi.
Cele mai importante competente ale asistentei manager sunt :
administrarea – gestionarea documentelor
corespondenţa cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilităţilor
raportarea activităţii
optimizarea forţei de muncă
coordonarea perfecţionării forţei de muncă
comunicarea interpesonala
Aceste unităţi de competnţă definesc în mare parte activitatea unei asistente manager,
dar aşa cum am mai spus, ele se stabilesc în funcţie de domeniul în care lucrează şi de poziţia
pe care o ocupă ( în subordinea directorului general, a unui director de departament, etc.).
Eficienţa unei asistente manager devine o cerinţă tot mai stringentă în munca ei de zi
cu zi. Pentru a fi eficientă şi a evita strsul, ea trebuie să-şi organizeze cât mai bine activităţile
pe care le are de îndeplinit.
In ajutorul efectuării cu succes a sarcinilor, asistenta manager are la dispoziţie diferite
mijloace şi metode de organizare a activităţilor:
planificarea scrisă – este o metodă care duce la eficientizarea timpului de lucru.
Secretara trebuie să-şi planifice, să-şi noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat şi
toate informaţiile pe care le primeşte. In afară de planificarea zilnică, se pot face şi
planificări pe termen lung (pentru sarcinile ce pot fi prevăzute dinainte. De ex. vizitele
unor străini, diferite lucrări, rapoarte, dări de seamă etc.) In planificarea zilnică a
sarcinilopr pe care le are de rezolvat, secretara trebuie să aprecieze corect durata
rezolvării lor. De asemenea, ea nu îşi va planifica toate cele opt ore de muncă ale zile,
ci numai 40%, restul de 60% din timpul de lucru reprezentând timp tampon (perioade
de timpi pentru sarcini, lucrări neprevăzute, suplimentare, noi etc.).
stabilirea corectă a priorităţilor – este foarte important ca secretara să stabilească
corect priorităţile sarcinilor pe care le are de rezolvat într-o zi. Priorităţile se stabilesc
după cum urmează:
a) sarcini importante şi urgente (se rezolvă imediat);
b) sarcini importante, dar nu urgente (nu trebuie rezolvate imediat);
c) sarcini nu foarte urgente şi nu foarte importante (trebuie delegate pe cât
posibil, fiind mari consumatoare de timp).
scurta discuţie matinală cu şeful asupra programului zilei;
informarea şefului, atunci când problemele foarte urgente şi importante se decalează
sau nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini – mari consumatoare de timp;
înfiinţarea unei mape personale de corespondenţă (pentru presortarea corespondenţei
sosite după puncte de interes);
evitarea nemulţumirii de a căuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmărind
cu atenţie mişcarea hârtiilor şi a dosarelor;
notarea tuturor informaţiilor importante
reactualizarea periodică a caietului cu numerele de telefoane şi adresele pe care le
foloseşte în mod curent;
stabilirea de bune relaţii de muncă, atât cu şefii, cât şi cu persoanele din subordine;
comunicarea eficientă cu celelalte secretare din instituţie şi din afara instituţiei;
Secretara nu poate ţine minte numărul mare de detalii ce apare în munca de zi cu zi.
Informaţiile sosite pe diferite căi în secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii
şi compartimentelor de lucru cât mai exact. In acest scop, secretara dispune de diferite
mijloace; cele mai uzitate sunt:
Agenda de birou – este extrem de necesară şi cea mai des utilizată formă de evidenţă.
In agendă se înscriu în mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate
imediat. Agenda de birou computerizată – poate fi păstrată în memoria unui calculator, astfel
încât înregistrările pot fi vizualizate pe ecran şi pot fi tipărite la imprimantă. Inregistrarea se
face introducând data, ora şi scurte detalii, iar când o întâlnire este anulată sau mutată la altă
dată, înregistrarea poate fi ştearsă din memorie sau mutată. O întâlnire care se repetă la
intervale de timp în decursul unui an se poate introduce o singură dată, iar calculatorul va
înregistra mesajul automat la toate datele. Inregistrările fiecărei zile pot fi vizualizate la
începutul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agendă este confidenţialitatea înregistrărilor,
prin folosirea de către secretară a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agendă.
Calendarul de evenimente – are o natură distinctă de cea a agendei de lucru,
cuprinzînd toate invitaţiile, convocările, programările, evenimentele protocolare. Pentru a
putea fi trecute în agenda de lucru, acestea trebuie să fie aprobate şi să se transmită
confirmarea participării.
Evenimentele cuprinse în calendarul de evenimente sunt:
- invitaţii primite de la organismele civile, alte autorităţi, parteneri din ţară şi
străinătate, reprezentanţiile diplomatice, invitţiile la evenimente personale;
- evenimente de specialitate – organizate de instituţie sub forma colocviilor şi
meselor rotunde; organizate de alte instituţii omoloage saxu din alte domenii de
activitate, la care se solicită prezenţa ca specialist;
- convocări de către autorităţi superioare : la şedinţe, la prezentări de rapoarte, la
stagii de instruire etc.
Programul zilnic- se prezintă dactilografiat în fiecare dimineaţă conducerii şi cuprinde
şedinţele consfătuirile, întâlnirile de lucru din ziua respectivă.
Caietul alfabetic cu adrese şi numere de telefon – trebuie ales foarte gros, deoarece pe
parcursul activităţii unei instituţii, numărul acestora va creşte. Caietul trebuie să fie format
mare, pentru a putea conţine coloane cu numele persoanei sau a instituţiei, adresa, numărul de
telefon. Adresele şi numerele de telefon se notează pe măsura apariţiei lor, din această cauză,
caietul cu adrese prezintă următorul dezavantaj: ordinea alfabetică în cursul unei litere nu
poate fi respectată, unele se ordonează numai după prima literă nu şi după a doua, ceea ce face
dificilă găsirea rapidă a numelui şi adresei unei persoane sau a unei instituţii.
Lista numerelor de telefon curente – cuprinde un număr restrâns de numere de telefon
care trebuie identificate rapid. Utilizarea ei scuteşte secretara de a pierde timpul căutând în
agendă sau în fişier; se impune revizuirea şi actualizarea lunar sau trimestrial.
Scadenţarul de termene – constituie un instrument indispensabil în asigurarea
respectării termenelor stabilite de conducere sau de secretariat. La folosirea scadenţarelor de
termene este nexcesar ca secretara să dovedească mult discernământ în aprecierea diverselor
termene,după urgenţă şi importantă, atrăgând din timp atenţia factorilor responsabili, pentru
prevenirea unor întârzieri. Activităţile nerealizate la termenele fixate se vor transfera, cu
acordul părţilor, la noi termene sau se va renunţa la ele dacă este cazul.
Asistenta manager ocupă o funcţie reprezentativă în cadrul firmei, ea
reprezentând « cartea de vizită » a firmei în faţa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact,
comportamentul ursuz şi indiferenţa acţionează în mod negativ asupra clienţilor. De aceea, o
bună asistentă trebuie să cunoască şi să respecte regulile bunelor maniere în afaceri, să
dovedească respect faţă de clienţi, să respecte timpul celorlalţi, să fie amabilă, binevoitoare şi
să poată purta în mod plăcut o conversaţie.
Surse bibliografice :
Coordonator Alina Berciu-Drăghicescu, Manual de secretariat şi asistenţă managerială
Pariza Maria, Curs de secretariat şi asistenţă managerială