UNIDAD DE APOYO CALIDAD, SEGURIDAD,

SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Procedimiento para la Elaboración

de Documentos del Sistema de Código: PG-CAL-02 Revisión: 3 Página: 1 de 8
Gestión de la Calidad

Procedimiento para la Elaboración de Documentos del

Sistema de Gestión de la Calidad

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Alfonso Quiroz César Coloma
Martín Soto
3 27/01/10 Adecuación a la Norma ISO 9001: 2008 Asistente de Gerente de Gestión
Jefe de CSSOMA
CSSOMA de Operaciones
Marco Valdez César Coloma
Martín Soto
2 30-10-04 Revisión general Asistente de Gerente de
Jefe de CSSOMA
CSSOMA Operaciones
Marco Valdez César Coloma
Martín Soto
1 23-04-04 Cambio de formato Asistente de Gerente de
Jefe de CSSOMA
CSSOMA Operaciones

Firmas de la revisión vigente

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I. Tabla de contenido

I. Tabla de contenido ................................................................................................................................... 2

1. Propósito........................................................................................................................................... 3
2. Alcance. ............................................................................................................................................ 3
3. Documentos de referencia................................................................................................................ 3
4. Desarrollo.......................................................................................................................................... 3
4.1 Estructura de la Documentación ................................................................................................... 3
4.1.1 Estructura de la Documentación............................................................................................ 3
4.2 Formato de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo .............................................................. 4
4.2.1 Procedimientos Generales e Instrucciones de Trabajo......................................................... 4
4.2.2 Procedimientos de Construcción. .......................................................................................... 4
4.2.3 Estructura de los formatos ..................................................................................................... 5
4.3 Identificación de documentos de origen interno ........................................................................... 6
4.3.1 Codificación de documentos.................................................................................................. 6
4.3.2 Documentos generados en los proyectos ............................................................................. 7
4.3.3 Identificación de formatos y registros .................................................................................... 8
4.4 Identificación de Documentos de Origen Externo ........................................................................ 8
5. Responsabilidades. .......................................................................................................................... 8
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1. Propósito.
Establecer la metodología para la elaboración de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Alcance.
Este procedimiento se aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Se permitirá codificaciones distintas al presente procedimiento en los siguientes casos:

Caso 01: El cliente contractualmente sugiere emplear una codificación propia, en dicho caso se
adoptará aquella.

Caso 02: En el caso de procesos internos que requieran codificaciones diferentes a las estipuladas
en el presente procedimiento, por ejemplo: Diseño e Ingeniería.

Caso 03: Documentos Internos generados por Cosapi, por ejemplo: Listados; y Documentos
Internos generados por terceros, por ejemplo: Protocolos de ensayos y/o pruebas, procedimientos,
etc.

3. Documentos de referencia.
• MA-CAL-01 Manual de Gestión de la Calidad
• PG-CAL-03 Procedimiento para el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad
• FG-CAL-03-A Lista Maestra
• FG-CAL-03-B Lista de Documentos de Origen Externo
• FG-CAL-03-C Plan de Firmas

4. Desarrollo.
4.1 Estructura de la Documentación
4.1.1 Estructura de la Documentación
La estructura de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad es la siguiente:

N1
Manual de Gestión de la Calidad

N2
Plan de Calidad

N3
Procedimientos y Modelos de Formatos

N4
Instrucciones de Trabajo

N5
Registros
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1er. Nivel(N1): Manual de Gestión de la Calidad

Documento en el cual se describe como la organización cumple con los
requisitos de la norma internacional ISO 9001:2008.

2do. Nivel(N2): Plan de Calidad

Documento que especifica el cumplimiento de la norma internacional ISO
9001:2008 en los proyectos o unidades de Cosapi S.A. Detalla los procesos
aplicables, sus interacciones y controles, la documentación pertinente y demás
lineamientos específicos.

3ro. Nivel(N2): Procedimientos y Modelos de Formato

Documentos que describen la forma específica para llevar a cabo una actividad
y los formatos aplicables.

4to. Nivel(N4): Instrucciones de trabajo

Documentos que expresan métodos en detalle de cómo ejecutar actividades.

5to. Nivel(N5): Registros

Documentos que presentan resultados obtenidos que son evidencia objetiva
del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.

4.2 Formato de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

4.2.1 Procedimientos Generales e Instrucciones de Trabajo.
Estos documentos contienen la siguiente información:

• Carátula
I. Control de emisión y cambios
II. Tabla de contenido
1. Propósito
2. Alcance
3. Documentos de referencia
4. Definiciones(*)
5. Desarrollo
6. Modo de Aceptación(*)
7. Responsabilidad
8. Anexos(*)

(*)Estos campos no son obligatorios

4.2.2 Procedimientos de Construcción.

La estructura que deben presentar es la siguiente:

• Carátula
I. Control de emisión y cambios(*)
II. Tabla de contenido
1. Propósito
2. Alcance
3. Documentos de referencia
4. Definiciones(*)
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5. Desarrollo
5.1. Recursos(*)
5.2. Desarrollo del procedimiento
5.3. Relación con códigos y otros procedimientos(*)
5.4. Criterios de aceptación(*)
5.5. Productividad de la actividad(*)
6. Modo de aceptación(*)
7. Responsabilidad
8. Anexos(*)
8.1. Diagrama de flujo del procedimiento(*)
8.2. Plan de puntos de inspección(*)
8.3. Formato de control y aceptación(*)
8.4. Faseamiento estándar(*)
8.4.1. Fotografías(*)
8.5. Plan de Prevención de riesgos(*)

(*)Estos campos no son obligatorios

Todos los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo tienen anexado, si existiesen, los

formatos de registro vigentes correspondientes, los cuales se encuentran identificados de
acuerdo a la codificación mostrada en 4.3.2.

4.2.3 Estructura de los formatos

Los formatos pueden ser elaborados en medio físico o electrónico. El contenido debe
contemplar:

− Encabezado:
Espacio 1 - Titulo del formato.
Espacio 2 - Código del Formato.
Espacio 3 - Número de revisión
Espacio 4 - Espacio para número secuencial de control de registro designado por el
emisor (cuando se requiera).
− Cuerpo del Formato
Espacio 5 - Área del formato destinada a ser completada con datos que demuestren el
cumplimiento de requisitos y la eficacia del Sistema de Gestión de la
Calidad.
− Pie de Página
Espacio 6 - Contiene algunos campos generalmente usados, tales como: nombre,
función, firma y fecha de las personas responsables del llenado, revisión o
aprobación de las informaciones en el cuerpo del formato (cuando se
requiera).
Espacio 7 - Área para notas u observaciones (cuando se requiera).

Nota 1: En casos especiales y por características propias de los datos a colectar y de los
sistemas de control, podrían hacerse excepciones a la aplicación del punto 4.2.3. A modo
de ejemplo citamos las Ordenes de Suministro, las Ordenes de Compra y todos los
formatos que son pre impresos de manera gráfica o que son generados por el sistema.
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4.3 Identificación de documentos de origen interno

4.3.1 Codificación de documentos
Se codifican de la siguiente manera:

XX – YYY – AA

Número de orden correlativo

Proceso, actividad o disciplina asociada
Tipo de documento

Donde:

“XX” es el tipo de documento, que puede ser:

• Manual de Gestión de la Calidad MA

• Plan de Calidad PN
• Procedimiento General PG / PL (a)
• Procedimiento de Construcción PC
• Instrucción de Trabajo IT

(a) PL es usado para Planes que tienen los mismos atributos que los Procedimientos
Generales. Por ejemplo: Plan de Funciones (PL-RRHH-01)

“–“ es el guión de separación.

“YYY” es el grupo de proceso y puede ser:

• Temporal (b) TMP

(b) Clasificado como temporal hasta que se le asigne una denominación.

Para Procedimientos Generales:

• Contrataciones CON
• Ingeniería ING
• Posventa POS
• Sistemas SIS
• Gestión de recursos humanos RRHH
• Asesoría legal ASL
• Gestión de la calidad CAL
• Seguridad SEG
• Facturación FAC
• Gestión de compras COM
• Gestión de almacenes ALM
• Transporte y despacho TRD
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• Mantenimiento MTO
• Control de equipo IME IME
• Control de activo fijo CAF

Para Procedimientos de Construcción e Instrucciones de Trabajo:

• Control topográfico TOP

• Movimiento de tierra MVT
• Cimentaciones CIM
• Drenaje DRN
• Encofrado ENC
• Armadura de refuerzo ARM
• Concreto CON
• Pavimento asfáltico PAV
• Albañilería y mampostería ALB
• Acabados ACB
• Aire acondicionado AAC
• Estructura metálica ESM
• Tubería TUB
• Soportería SOP
• Soldadura SOL
• Pintura PNT
• Revestimiento REV
• Protección catódica PCA
• Equipos EQP
• Comunicaciones CMU
• Movimiento de cargas MVC
• Commissioning CMM
• Arquitectura ARQ
• Civil CIV
• Electricidad ELC
• Mecánico MEC
• Instrumentación INS
• Sanitario SAN
• Ensayos de suelo ESU
• Ensayos de subsuelo ESB
• Ensayos de concreto ECN
• Ensayos de cemento ECM
• Ensayos de asfalto EAS
• Ensayos no destructivos END

“AA” es el número correlativo que inicia en 01, en forma independiente de cada tipo
de documento, y de cada proceso, actividad o disciplina.

4.3.2 Documentos generados en los proyectos

Los documentos generados en los proyectos son identificados en el alcance del
documento y son registrados en la Lista Maestra del proyecto. Por lo tanto, el alcance de
cada documento permite que la codificación de estos documentos pueda coincidir entre
distintos proyectos.
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4.3.3 Identificación de formatos y registros

Los formatos y registros se codifican cambiando la primera letra del Procedimiento o
Instrucción de Trabajo al que corresponden por la letra “F” y agregando una letra
secuencial (A-Z) al final del código. Aquellos que no corresponden a ningún Procedimiento
se codifican de acuerdo a 4.3.1 realizando el cambio por la letra “F” y no llevan una letra
secuencial:

FX – YYY – AA – L

Letra Secuencial

Número de orden correlativo

Proceso, actividad o disciplina

Tipo de documento

4.4 Identificación de Documentos de Origen Externo

Para la identificación de estos documentos se emplea el código establecido por la entidad que
los emite. En caso de que este no existiese o no fuera conocido se les asigna un código.
Puede emplearse una codificación similar a la de los Procedimientos o Instrucciones de Trabajo
(véase 4.3.1), cambiando las tres primeras letras por “DOE” (Documento de Origen Externo).

5. Responsabilidades.
• Coordinador de la Calidad: Coordina con las personas pertinentes durante la elaboración de
Documentos de Origen Interno o la inclusión de Documentos de Origen Externo al Sistema de
Gestión de la Calidad.
• Jefe de Área: Es el responsable por la correcta elaboración e identificación de los documentos
que emita su área; así como la identificación de los Documentos de Origen Externo.