PROCEDURĂ GENERALĂ

DEPARTAMENTUL DE ACCESARE ȘI IMPLEMENTARE PROIECTE

UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIȘOARA

Departamentul de Accesare și Implementare Proiecte la nivelul Universității de Vest din

Timișoara a fost creat datorită necesităților identificate la nivelul instituției în concordanță cu
Strategia de Dezvoltare a acesteia.

Obiectivele acestui Departament constau în:

 Promovarea programelor de finanțare și organizarea unor activități de training pentru

personalul academic și de cercetare;
 Accesarea și implementarea proiectelor cu finanțare nerambursabilă instituționale;
 Sprijinirea și consilierea personalului academic şi de cercetare din cadrul Universității
de Vest din Timișoara pentru accesarea de proiecte şi implementarea eficientă şi
eficace a acestora;
 Monitorizarea și promovarea activității de cercetare, creație artistică și performanță
sportivă din cadrul Universității de Vest din Timișoara.

Proiectele vizate de acest departament se înscriu în sfera proiectelor cu finanţare

nerambursabilă pe domeniul de cercetare-dezvoltare, dezvoltarea resurselor umane şi de
întărire a capacităţii instituţionale.

Departamentul de Accesare și Implementare Proiecte este structurat în prezent pe trei

Compartimente:

1. Activitatea Compartimentul de Consultanță și Accesare Programe: (click pt

mai multe detalii)

a. Identificarea surselor de finanțare nerambursabilă conform Strategiei de Dezvoltare a

instituției;
– Crearea unei baze de date și updatarea acesteia în mod permanent cu site-uri și instituții
finanțatoare în cadrul cărora UVT este eligibil ca solicitant;
– Monitorizarea periodică a site-urilor din cadrul bazei de date și identificarea apelurilor de
cereri de proiecte lansate.

b. Informarea personalului din cadrul UVT despre oportunitățile de accesare a finanțărilor

nerambursabile;
– Realizarea unui buletin informativ privind apelurile de cereri de proiecte active;
– Transmiterea buletinului informativ către personalul UVT (în special către decani,
prodecani, directori de departamente, membrii senatului UVT și a facultăților).
c. Organizarea de seminarii pe tema Managementului Proiectelor pentru propriul personal;
– Identificarea temelor de interes pentru personalul UVT în ceea ce privește Managemntulde
proiect;

– Organizarea de seminarii pe tema Managementului de proiect – scriere, implementare și

raportare proiecte cu finanțare nerambursabilă la care au acces membrii UVT implicați în
cadrul proiectelor și a granturilor de cercetare dar și a acelora care intenționează să deruleze
asemenea proiecte;
– Informarea membrilor UVT despre derularea acestor seminarii prin intemrediul e-mailului,
a site-ului UVT și cercetare;
– Membrii care doresc să participe la astfel de evenimente au obligația de a confirma
participarea prin intemrediul unui formular de înscriere (Anexa 1);
– În urma centralizării formularelor de înscriere aceștia vor fi informați de către personalulu
cercetare cu privire la data și locul derulării seminarulului.

d. Informarea cu privire la organizarea de către terți de seminarii, zile informative,

workshop-uri, training-uri cu privire la Programe de finanțare a cercetării, creației artistice
și performanței sportive;
– documentarea personalului departamentului cu privire la derularea de seminarii, zile
informative, workshop-uri, training-uri cu privire la Programe de finanțare a cercetării,
creației artistice și performanței sportive derulate de către terți;
– realizarea unei broșuri informative cu privire la derularea de seminarii, zile informative,
workshop-uri, training-uri cu privire la Programe de finanțare a cercetării, creației artistice și
performanței sportive derulate de către terți
– diseminarea broșurilor informative realizate despre seminarii, zile informative, workshop-
uri, training-uri cu privire la Programe de finanțare a cercetării, creației artistice și
performanței sportive organizate de către terți prin intermediul e-mailului academic și a site-
ului departamentului

e. Consultanță în scrierea proiectelor cu finanțare nerambursabilă în ceea ce privește partea

tehnică și financiară;
– cercetare oferă consultanță membrilor UVT pentru scrierea de proiecte cu finanțare
nerambursabilă sau a granturilor de cercetare;
– Pentru a beneficia de consultanță în scrierea de proiecte cu finanțare nerambursabilă sau
granturi de cercetare membrii UVT trebuie să transmită Formularul de Consultanță în scrierea
de proiecte (anexa 2) la adresa de e-mail cercetare@cercetare.uvt.ro sau depunerea acestuia la
biroul cercetare cu minim 24 de ore înaintea oferirii consultanței de către membri cercetare
pentru a oferi posibilitatea documentării personalului cercetare despre legislația și condițiile
impuse de instituția finanțatoare;
– Fiecare membru UVT care dorește depunerea unui proiect cu finanțare nerambursabilă sau a
unui grant de cercetare trebuie să aibă acceptul Decanului facultății din cadrul căruia face
parte, sau în cazul în care proiectul este de interes instituțional se prezintă cu propunerea idei
de proiect la cercetare urmând ca acesta să facă demersurile pentru obținerea acordului de la
Rector sau Prorectorul responsabil cu cercetarea;
– În cazul în care finanțatorul solicită contribuție proprie din partea solicitantului (UVT) se
vor respecta deciziile Conducerii UVT. Astfel contribuția proprie din cadrul unui proiect în
cazul în care acesta este depus de către o Facultate se va realiza din Contul de Venituri
Proprii ale Facultății, iar în faza de depunere a proiectului Decanul Facultății va da o
declarație de angajare a contribuției proprii conform Anexei 3. În cazul în care contribuția
proprie nu poate fi suportata din Contul de Venituri Proprii Decanul Facultății va solicita
conducerii UVT suportarea Contribuției proprii din Contul de Venituri Proprii UVT care
trebuie aprobată de către Consiliul de Administrație al UVT;
– Personalul cercetare asigură documentele tehnico-financaire din care să reiasă experiența
UVT în implementarea proiectelor cu finanțare nerambursabilă și a granturilor de cercetare,
capacitatea administrativă și financiară de a implementa proiecte cu finanțare nerambursabilă
sau granturi de cercetare.
f. Analiza propunerilor de proiecte și de parteneriate în cadrul proiectelor cu finanțare
nerambursabilă de către personalul universității în vederea corelării acestora cu strategia de
dezvoltare a instituției.
– Membrii UVT au obligația de a depune la cercetare propunerile de proiecte sau parteneriate
de proiecte care să conțină: Descrierea activităților, Grupul țintă vizat, Bugetul proiectului,
Contribuția proprie revenită UVT, perioada de implementare, ( conform Anexa 4);
– Personalul cercetare are rolul de a analiza aceste propuneri de proiecte în vederea
determinării relevanței proiectului pentru UVT conform strategiei de dezvoltare a UVT;
– În urma analizei realizate personalul cercetare prezintă un Raport de Analiză Conducerii
UVT care hotărăște angajarea UVT pentru realizarea proiectului sau a parteneriatului propus;
– Personalul cercetare are responsabilitatea de a anunța membrii UVT care au propus
proiectul sau parteneriatul cu privire la Decizia Conducerii UVT în ceea ce privește
demararea acestuia.

g. Accesarea proiectelor cu finanțare nerambursabilă de interes instituțional

– Personalul cercetare identifică sursele de finanțare nerambursabilă în vederea finanțării
activităților solicitate de către Conducerea UVT;
– Personalul cercetare scrie proiecte cu finanțare nerambursabilă la cerința conducerii UVT și
conform strategiei de dezvoltare UVT

2. Activitatea Compartimentului de Implementare și Monitorizare: (click pt

mai multe detalii)

a. Execuție/implementare proiecte cu finanțare nerambursabilă de interes instituțional;

– Personalul cercetare la solicitarea conducerii UVT implementează proiecte cu finanțare
nerambursabilă asigurând în principal partea tehnică a implementării acestora.

b. Consultanță în implementarea proiectelor cu finanțare nerambursabilă;

– Personalul cercetare oferă consultanță pe partea tehnică și financiară a proiectelor
Managerilor de proiect sau membrilor echipei de management a proiectelor în implementarea
proiectelor cu finanțare nerambursabilă;
– Consultanța este oferită pe baza formularului de consultanță (Anexa 5) care se va transmite
pe adresa de e-mail cercetare@cercetare.uvt.ro sau a depunerii acestuia la biroul cercetare;
– În funcție de complexitatea situației pentru care se solicită consultanță durata de oferire a
răspunsului poate fi de la 15 minute până la 72 de ore, această durată fiind adusă la cunoștința
persoanei care solicită consultanța.

c. Gestionarea granturilor de cercetare interne;

– realizarea unei baze de date cu granturile de cercetare interne dar și cu proiectele cu
finanțare nerambursabilă din diverse programe de finanțare nerambursabilă
– centralizarea contractelor granturilor de cercetare și a proiectelor cu finanțare
nerambursabilă care vor fi depuse de managerii de proiect într-o copie xerox împreună cu o
scurtă descreiere a proiectului și bugetul proiectului
– monitorizarea realizării cererilor de rambursare și a documentelor specifice finanțatorului cu
privire la modificări contractuale
– realizarea unei evidențe a plăților în cadrul proeictelor ( plăți efectuate pentru derularea
proiectului, suma rambursată de către finanțatorul proiectului, suma împrumutată de către
UVT)
– Solicitarea de clarificări managerilor de proiect în cazul nerambursării cheltuielilor efectuate
în cadrul proiectului cu privire la situația care a determinat nerambursarea cheltuielilor.
– realizarea anuală a unui raport cu privire la granturile de cercetare și la celelalte proiecte cu
finanțare nerambursabilă cu privire la stadiul acestora de implementare.

d. Centralizarea și evidența cererilor de accesare a proiectelor;

– înregistrarea cererilor de accesare a proiectelor în cadrul cercetare în vederea realizării unei
evidențe a cererilor de accesare de proiecte depuse și a evitării suprapunerii depunerii mai
multor proiecte pe același tip de acțiune.
– fiecare membru UVT care dorește accesarea unui grant de cercatare sau alt tip de proiect cu
finanțare nerambursabilă, inclusiv prin intermediul unui parteneriat în cazul în care UVT are
rol de partener secundar, are obligația de a declara intenția prin depunerea unei propuneri de
proiect la sediul cercetare.
– la nivelul DIAP va exista astfel un registru al cererilor de accesare de proiecte.

e. Monitorizarea și verificarea proiectelor aflate în implementare din cadrul Universității de

Vest din Timișoara;
– cercetare are rolul de a monitoriza și verifica stadiul proiectelor aflate în implementare din
cadrul Universității de Vest din Timișoara în vederea implementării acestora într-un mod
eficient și eficace;
– Managerul de proiect are obligația de a depune la biroul cercetare în momentul contractării
unui proiect cu finanțare nerambursabilă sau a unui grant de cercetare următoarele
documente: Contractul de finanțare, Acord de parteneriat în cazul în care proiectul este
implemntat în Parteneriat, Descrierea proiectului, Bugetul proiectului conform Anexei 6, dar
și a unei copia bugetului aprobat;
– Depunerea documentelor precizate la puctul anterior se realizeaza de către Managerul de
proiect în termen de 7 zile lucrătoare de la data contractării proiectului cu finanțare
nerambursabilă sau a grantului de cercetare;
– Monitorizarea proiectelor cu finanțare nerambursabilă și a granturilor de cercetare de către
personalul cercetare se va realiza pentru toate proiectele contractate în numele UVT;
– În vederea monitorizării implementării proiectelor se va solicita Managerilor de proiecte
informații cu privire la aspecte precum: stadiul de realizare a activităților, încadrarea acestora
în perioada de timp planificată, rezultatele obținute, cheltuielile angajate și recuperate prin
rambursarea acestora, precum și informații privind respectarea termenenlor de realizare a
cererilor de rambursare și a altor activități impuse de finanțator;
– Managerii de proiect au obligația de a furniza informațiile solicitate de către personalul
cercetare în termen de 48 de ore sau conform termenului precizat în adresa de solicitare a
informațiilor;
– cercetare are rolul de a urmării raportul dintre cheltuielile validate și rambursate și cele
declarate neeligibile cerându-se explicații privind această situație managerului de proiect; –
Fiecare Manager de proiect are obligația de a depune la cercetare copie după fiecare Cerere de
Rambursare și Evidența Cheltuielilor, din care să reiese sumele solicitate spre rambursare,
fără documente justificative;
– cercetare nu își asumă repsonsabilitatea pentru buna implementare a tuturor proiectelor
derulate în cadrul UVT, fiecare manager de proiect fiind direct responsabil de implementarea
proiectului îndeplinindu-și indicatorii propuși în cadrul proiectului și a obținerii rambursării
tuturor cheltuielilor angajate în cadrul proiectului.

f. Asigurarea comunicării între UVT și Instituțiile finanțatoare;

– Personalul cercetare comunică cu reprezentanții Instituțiilor finanțatoare în ceea ce privește
solicitarea informațiilor oficiale și a lămuririlor privind situațiile specifice ale proiectelor;
– Managerii proiectelor din cadrul UVT sunt sprijiniți în comunicarea cu Instituțiile
Finanțatoare prin oferire de consultanță în întocmirea documentelor și a identificării datelor
de contact, a modalităților de obținere a informațiilor necesare.

3. Activitatea Compartimentului de Raportare și Promovare a Rezultatelor

Cercetării: (click pt mai multe detalii)

a. Promovarea rezultatelor cercetării, creației artistice și performanței sportive;

– promovarea se va realize prin transmiterea pe adresele de e-mail academic personalului
UVT a materialelor informative și de promovare a cercetări, a evenimentelor realizate
precum și a proiectelor cu finanțare nerambursabilă dar și prin intermediul site-ului
departamentului

b. Promovarea evenimentelor științifice din cadrul UVT dar și a celor organizate de alte
instituții;
– Postarea de anunțuri privind evenimentele științifice organizate în cadrul UVT pe site-ul
departamentului;
– Pentru promovarea eveniementelor organizate în cadrul Facultății responsabilii de
eveniment transmit textul anunțului pentru promovarea evenimentului pe adresa de e-
mail cercetare@cercetare.uvt.rourmand ca acesta sa fie postat pe site-ul cercetare.

c. Consultanță privind protejarea rezultatelor cercetării și creației artistice;

d. Realizarea evidenţei de cercetare din cadrul UVT

– Personalul cercetare are rolul de centralizare și crearea unei baze de date a activității de
cercetare;
– Fiecare responsabil cu activitatea de cercetare din cadrul unei Facultăți are obligația de a
depune la sediul cercetare informații privind articolele publicate ISI, B+ de către membrii
Facultății, cărți publicate de către corpul profesoral, reviste publicate la nivel de Facultate,
evenimente științifice organizate, etc.;
– Raportarea evenimentelor se va realiza lunar pe baza unei fișe de raportare conform Anexei
7.

e. Realizarea raportărilor privind situațiile statistice solicitate de MECTS, primărie,

prefectură și alte instituții privind activitatea de cercetare-dezvoltare și a proiectelor cu
finanțare nerambursabilă la nivelul Universității de Vest.
– Personalul cercetare are rolul de a raporta situațiile statistice solicitate de instiuțiile
superioare pe baza informațiilor solicitate de la compartimentele de specialitate din cadrul
UVT.

Activitatea de consultanță în cadrul departamentului se realizeaza respectând

următorele specificații:
– solicitarea consultanței se realizează prin intemediul e-mailului sau în cadrul
departamentului prin completarea Fișei de consultanță – Anexa 1– Fișă consultanță Scriere
proiecte sau Anexa – 5 Fișă consultanță implementare proiecte;
– programul de consultanta in cadrul departamentului este zilnic intre orele de 11:00 – 14:00.

Precizări utile:
– Solicitantul în cadrul tuturor proiectelor este Universitatea De Vest din Timișoara;
– Acordurile de parteneriat, colaborare și alte documente juridice prin intermediul căruia se
angajează în raporturi juridice universitatea/facultatea în cadrul unui proiect vor fi înregistrate
la Registratura UVT și semnate de reprezentantul legal al UVT.

CIRCUITUL DOCUMENTELOR SPECIFICE PROIECTELOR ÎN CADRUL UVT

În vederea sprijinirii managerilor de proiect ținându-se cont de procedurile fiecărui

departament vom face câteva specificații utile în ceea ce privește circuitul documentelor în
cadrul UVT:

Documente specifice proiectului transmise către fnanțator

Toate documentele specifice proiectului care se vor transmite la finanțator care se semnează
de către reprezentantul legal al UVT se vor depune la cercetare în vederea verificării acestora
pentru respectarea condiţiilor minimale.

Inregistrarea proiectului in Contabilitate

Fiecare Proiect cu finanțare neramburasbilă trebuie înregistrat în Contabilitatea UVT.

– Pentru înregistrarea în Contabilitate a Proiectului cu finanțare nerambursabilă Managerul de
proiect va depune la Directorul Departamentului Financiar-contabil o copie după contractul de
finanțare și bugetul aprobat.

Salarizare

Pentru angajarea membrilor echipei de management, implementare, a experților pe termen

scurt dar și a personalului administrativ se vor realize următoarele documente:

– Cerere de Întocmire a Statului de Funcții pentru Proiect ( Model care se va furniza de către
Departamentul de Resurse Umane) seemnat de către Managerul de proiect;
– Cerere de Întocmire a Statului de Funcții se aprobă de către reprezentantul legal;
– Decizie de constituire a echipei de management,de implementare sau a experților pe termen
scurt (Anexa 8 Decizie de constituire a echipei în cazul în care UVT este solicitant și Anexa
9 Decizie de constituire a echipei în cazul în care UVT este partener)
– Cerere de Întocmire a Statului de Funcții aprobată de către reprezentantul legal împreună cu
Decizia de constituire a echipei de management, implementare sau experți pe temen scurt se
va depune la Departamentul de Resurse Umane care are obligția de a încheia conform
legislației în vigoare raporturile juridice de muncă a persoanelor propuse.

Decont-uri deplasari

În vederea decontării deplasărilor următoarele documente sunt obligatorii:

– Ordin de Deplasare ;
– Referat de Deplasare;
– Documente justificative ( factură cazare, bilete tren, avion sau bonuri de benzină, etc.)
– Ordinele de deplasare trebuie să fie înregistrate la Registratura UVT cu o dată anterioară
deplasări ( de ex. dacă perioada de deplasare este 5 -10 iunie, Ordinul de deplasare trebuie sa
fie datat cu 4 iunie);
– Ordinele de deplasare se semnează de către Prorectorul responsabil cu partea financiară a
instituției;
– În timpul deplasării pe ordinele de deplasare se pune stampila și semnatura unui
reprezentant din cadrul organizației unde s-a realizat deplasare;
– Referatul de Deplasare se va seman de către Ordonatorul de credite ( Directorul
Departamentului Financiar-Contabil) și de către Prorectorul responsabil cu partea financiară a
instituției înainte de realizarea deplasării;
– Pentru efectuarea decontului, titularul decontului atasează la Ordinul de Deplasare și la
Referatul de Deplasare documentel justificative privind cazarea și transportul și le va depune
la Biroul Financiar.
– La depunerea fiecărui decont, acesta va fi înregistrat la Registratură.

Achiziții

Pentru achiziționarea materialeor și serviciilor prevăzute în cadrul proiectului fiecare manager

de proiect are obligația de a depune la Departamentul de Achiziții o planificare pe toată
perioada de derulare a proiectului a achizițiilor. În cazul în care proiectul se derulează pe o
perioadă mai mare de 1 an sau de un an dar din punct de vedere calendaristic cu încadrarea în
doi ani, managerul de proiect trebuie să depună planificarea achizițiilor până în data de 15
decembrie a anului precedent previzionării realizate a achizițiilor. Planificarea achizițiilor pe
proiect este necesară pentru includerea acestora în planificarea global a achizițiilor la nivel de
UVT.

Pentru achiziționarea de materiale și servicii managerii de proiect vor realize următoarele

documente:
– Realizarea unui Memoriu Justificativ și depunerea acestuia la Administratorul Facultății de
care aparțin, sau la Departamentul de Achiziții
– Realizarea unui Referat de Necesitate conform cerințelor Departamentului de Achiziții
– Departamentul de Achiziții are rolul de a realiza procedura de achiziție conform legislației
în vigoare.

IMPORTANT!
Departamentele din UVT au propriile lor Proceduri de lucru si Regulamente care trebuie respectate.
Precizările anterioare sunt cu titlul informativ și nu sunt supreme Procedurilor fiecărui departament
din UVT.