Planilla de Deficiencias

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
AUDITORÍA ESPECIAL DE GASTOS DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE LLALLAGUA,

POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1° DE ENERO DE 2005 AL
31 de DICIEMBRE DE 2007
REF. DISP. REF.

N° ATRIBUTOS JEFE UAI
P/T INF.
ENTREGA DE FONDOS EN AVANCE POR ENCIMA DE

LO ESTABLECIDO
Condición
Se verificó que el Gobierno Municipal de Llallagua entregó recursos
con cargo a rendición de cuentas por importes elevados, que
sobrepasan los límites establecidos en la reglamentación específica
para fondos en avance, como es el caso de los recursos desembolsados
en los comprobantes Nros. 511 y 589 (2005), 29 y 57 (2006), 27 y
1314 (2007), 107 y 130 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el artículo 10 del Reglamento Específico de la Cuenta
Fondos en Avance, que involucra a Caja Chica y Fondos Rotatorios,
aprobado mediante Resolución Administrativa Nº 13 del 20 de junio de
2001, señala: “El monto máximo para el desembolso de dinero bajo la
cuenta Fondos en Avance es de Bs4.999 (Cuatro mil novecientos
noventa y nueve 00/100 Bolivianos)”.
Causa
Lo anterior se debe a que el Contador no consideró la disposición legal
citada anteriormente, así como no existe la revisión y supervisión de
parte del Director Financiero sobre recursos desembolsados por
concepto de fondos en avance.
Efecto
Esta situación ocasiona la contravención a las disposiciones legales de
carácter administrativo interno y consecuentemente, el establecimiento
de responsabilidades.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, instruir al Contador y al
Director Financiero, la prohibición de otorgar desembolsos por
concepto de fondos en avance por encima de Bs4.999 (Cuatro mil
novecientos noventa y nueve 00/100 Bolivianos), en cumplimiento a la
Resolución Administrativa Nº 13, o caso contrario actualizar el
Reglamento Especifico de la Cuenta de Fondos en Avance, de acuerdo
a las particularidades y magnitud de las operaciones de la entidad.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
FALTA DE RETENCIÓN DE IMPUESTOS
Condición
De la revisión efectuada a los comprobantes de gastos, se pudo
evidenciar que la entidad municipal no efectúa retenciones de
impuestos sobre bienes adquiridos o servicios prestados, que no estén
respaldadas por la factura, nota fiscal o documento equivalente, de
acuerdo a lo establecido en las disposiciones tributarias, en algunos
casos sobrepasa el importe de Bs1.000; como ejemplos citamos los
recibos que respaldan los comprobantes Nros. 1539 (2005), 752 y 937
(2007), 38 y 631 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el artículo 3, inciso d) del Impuesto a las Utilidades de las
Empresas (IUE), aprobado por Decreto Supremo Nº 24051 del 29 de
junio de 1995, en su último párrafo señala: “Las personas jurídicas,
públicas o privadas, y las instituciones y organismos del Estado que
acrediten o efectúen pagos a los sujetos definidos en el inciso c)
precedente o a las sucesiones indivisas de personas naturales gravadas
por este impuesto, por concepto de fuentes de rentas definidas en el
artículo 4 del presente reglamento, y no estén respaldadas por la
factura, nota fiscal o documento equivalente correspondiente, deberán
retener sin lugar a deducción alguna, en el caso de prestación de
servicios, el veinticinco por ciento (25%) del cincuenta por ciento
(50%) del importe total pagado y, el caso de venta de bienes (…)”.
Causa
La deficiencia descrita se origina como consecuencia de una
inadecuada aplicación del sistema tributario, así como el descuido en el
registro contable y las retenciones impositivas correspondientes.
Efecto
Aspecto que podría establecer responsabilidades por falta de aplicación
de disposiciones tributarias aplicables en el sector público e
inadecuado registro de las transacciones financieras.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que la Unidad
Contable de cumplimiento estricto a las disposiciones legales
establecidas para la aplicación de retención de impuestos, sobre
aquellos servicios prestados o bienes adquiridos, que no estén
respaldados con la respectiva factura o nota fiscal, conforme lo
establece el Decreto Supremo Nº 24051, con las consideraciones
establecidas en la Ley Nº 843 y sus decretos reglamentarios.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
DESEMBOLSOS EFECTUADOS SIN CERTIFICACIÓN

PRESUPUESTARIA
Condición
De la aplicación de procedimientos en la revisión de los comprobantes
de gastos, se pudo verificar que el Gobierno Municipal en su mayoría
efectuó desembolsos para diferentes conceptos sin la certificación
presupuestaria correspondiente, como ejemplos citamos los
desembolsos efectuados en los comprobantes Nros. 1068 (2005), 1352
y 1686 (2006), 458 y 631(2007), 43 y 46 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el Titulo III, Capítulo III, artículo 29, inciso d) de las
Normas Básicas del Sistema de Presupuesto, aprobadas por Resolución
Suprema N° 218056 del 30 de julio de 1997, señala: “La autorización
de gasto de una entidad pública vinculada a la tesorería
correspondiente, debe contar con la partida presupuestaria y la fuente
de financiamiento respectivas en el presupuesto correspondiente”. Este
aspecto es coincidente con lo que determina el II, artículo 25 de las
actuales Normas Básicas del Sistema de Presupuesto, aprobadas por
Resolución Suprema N° 225558 del 1° de diciembre de 2005.
Por otro lado, el artículo 9, inciso d) del Reglamento Específico del
Sistema de Presupuesto, compatibilizado por el Órgano Rector y
aprobado por Resolución Municipal N° 184/2006 del 19 de diciembre
de 2006, señala que: “Dirección Financiera y la Unidad de
Presupuestos es responsable por la certificación fidedigna de los
créditos presupuestarios previo a su gasto”.
Causa
La deficiencia se debe al descuido en la certificación del presupuesto
por parte del Responsable de Presupuestos, así como la falta de
supervisión del Director Financiero, quien debe efectuar la revisión
respectiva de cada transacción a efectuar, incluyendo el respaldo
documentario competente y suficiente.
Efecto
Lo descrito anteriormente puede ocasionar que se realicen gastos que
no estén contemplados en el presupuesto programado, y
consiguientemente sobrepasar los techos presupuestarios y ocasionar el
uso inadecuado de los recursos municipales.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, en coordinación con el
Director Financiero, implantar y ejecutar actividades de control y
supervisión minuciosa de la documentación respaldatoria de las
operaciones de gastos en cuanto se refiere a la certificación
presupuestaria previo a su autorización, conforme lo establece el
artículo 9, inciso d) del RE-SP.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
DESEMBOLSOS SIN DOCUMENTACIÓN

RESPALDATORIA SUFICIENTE
Condición
De la revisión de los gastos y desembolsos ejecutados, se ha
establecido que los mismos no adjuntan documentación respaldatoria
suficiente que demuestre el gasto, según se da a conocer a
continuación: Compr. Nros. 63 y 1785 (2005), 499 y 1043 (2006),
1184 y 1753 (2007), 5 y 605 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el Titulo III, Capitulo II, numeral 2 de las Normas Básicas
del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobadas por
Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, establece que:
“Los documentos de respaldo constituyen el soporte de las
transacciones registradas en comprobantes contables, como contratos,
facturas, planillas, autorizaciones escritas, etc.”. Este aspecto es
ratificado por el artículo 24 de las actuales Normas Básicas del Sistema
de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N°
222957 del 4 de marzo de 2005 y el articulo 10, inciso b) del
Reglamento Especifico del mencionado sistema, compatibilizado por
el Órgano Rector y aprobado mediante Resolución Municipal N°
008/2007 del 12 de enero de 2007.
Causa
Lo anterior se debe a la falta de supervisión del Director Financiero,
quien debe ejercer la revisión respectiva de cada desembolso a
ejecutar, incluyendo el respaldo documentario suficiente.
Efecto
La situación descrita puede ocasionar el uso inadecuado e irregular de
los recursos y el establecimiento de responsabilidades en contra de los
responsables del manejo y custodia de los recursos de la
Municipalidad.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, en coordinación con el
Director Financiero, implantar y ejecutar actividades de control,
supervisión y revisión minuciosa de la documentación respaldatoria de
las operaciones de gastos previo a su autorización y emisión del
cheque, a objeto de que sea válida, suficiente y competente, debiendo
dejar constancia escrita de dicha labor, conforme lo prevé las
precitadas disposiciones.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
INUTILIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE RESPALDO
Condición
La documentación de respaldo de los desembolsos realizados al 31 de
agosto de 2008 no ha sido inutilizada con un sello de
“CANCELADO” o “INUTILIZADO”, como ejemplos citamos a los
comprobantes Nros. 1616 y 1644 (2005), 399 y 1302 (2006) 225 y 282
(2007), 800 y, 824 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, la Guía para la aplicación de los Principios, Normas
Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobadas por
Resolución CGR-1/173/2002 y vigente a partir del 1º de diciembre de
2002 establece como parte de las actividades de control en el numeral
3.3.7, parágrafo II, inciso c) relativo a Controles y Funciones de
Procesamiento, “Inutilizar la documentación de respaldo de las órdenes
de pago con un sello de cancelado al momento de efectuarse el
desembolso”.
Causa
Lo descrito anteriormente, se debe a que la Municipalidad no cuenta
con un Manual de Contabilidad que establezca procedimientos
relativos a que los documentos que sustentan los pagos realizados sean
inutilizados, para evitar su doble utilización.
Efecto
Este aspecto podría ocasionar el uso reiterativo de las facturas y/o
documentos que respaldan los desembolsos, consecuentemente
ocasionar pérdidas económicas al Gobierno Municipal y el
establecimiento de responsabilidades.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, elaborar un Manual de
Contabilidad, donde incluya procedimientos que aseguren la
inutilización de los documentos de respaldo de los gastos o
desembolsos efectivizados con un sello de “CANCELADO” o
“INUTILIZADO” al momento de efectuarse el pago, en observancia a
lo señalado en la Guía para la Aplicación de los Principios, Normas
Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
FALTA DE NUMERACIÓN PREIMPRESA Y

CORRELATIVA EN COMPROBANTES DE EGRESOS
Condición
Revisado los comprobantes de contabilidad por concepto de gastos
procesados por la Unidad Contable, se verificó que existen
comprobantes improvisados y sin numeración preimpresa y correlativa,
como es el caso de los comprobantes de egresos Nros. 151-1 y 1216-1
(2005), 586-1 y 1349-1 (2006) 815-1 y 1480-1 (2007), 139-5 y 615-1
(2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el Titulo III, Capitulo II, numeral 2 de las Normas Básicas
Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, establece que:
“Los comprobantes contables y sus documentos de respaldo deben ser
archivados en forma adecuada para permitir su localización oportuna
(…)”. Este aspecto es ratificado por el artículo 24 de las actuales
Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas por
Resolución Suprema N° 222957 del 4 de marzo de 2005 y el articulo
10, inciso b) del Reglamento Especifico del mencionado sistema,
compatibilizado por el Órgano Rector y aprobado mediante Resolución
Municipal N° 008/2007 del 12 de enero de 2007.
Por otra parte, el punto 2313 relativo al Aseguramiento de la
Integridad, de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control
Interno Gubernamental, aprobadas por Res. CGR-1/070/2000, señala:
“Para contribuir a preservar la integridad, existen herramientas de
control tales como: mecanismos de identificación de documentos que
permitan verificar su correlatividad de emisión”.
Causa
La observación se debe a que no se consideró las disposiciones legales
citadas anteriormente, por parte de las instancias pertinentes
responsables del procesamiento de los comprobantes contables.
Efecto
La falta de utilización de documentación preenumerada, preimpresa y
correlativa para documentar operaciones importantes, así como su
carácter de improvisación, puede generar sustracciones y pérdidas de
documentación contable.
Recomendación
Contable realice el procesamiento de los comprobantes de gastos, en
documentos preenumerados, preimpresos y correlativos, evitando su
improvisación, en merito a lo que establece el punto 2313 de los
Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental y el RE-SCI.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
RENDICIÓN DE CUENTAS DE FONDOS EN AVANCE

EN FORMA EXTEMPORANEA
Condición
Se pudo evidenciar que las rendiciones de cuentas de recursos
entregados bajo la cuenta Fondos en Avance, se realizó en un periodo
fiscal posterior al que se realizó el desembolso, como es el caso de los
fondos en avance entregados mediante el Compr. Nro. 823 (gestión
2003), fueron descargados en el Compr. Nro. 531 que corresponde al
2005 y los Compr. Nros. 1584 y 1573 (gestión 2007), fueron
descargados en los Compr. Nros. 66 y 66-4 que corresponden al 2008.
Criterio
Al respecto, el Título III, Capítulo II, numeral 6 de las Normas Básicas
Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, señala que:
“Estos fondos están bajo la responsabilidad de quien los recibe,
debiendo responder por los mismos mediante rendiciones de cuenta
documentada por intermedio del Sistema Contable y que
necesariamente debe ser dentro del periodo fiscal en el que se produjo
la entrega (…)”. Este aspecto es ratificado por el artículo 35 de las
actuales NB-SCI, aprobadas por Resolución Suprema N° 222957 del 4
de marzo de 2005.
Por su parte, el artículo 5 del Reglamento Específico de la Cuenta
Fondos en Avance, aprobado mediante Resolución Administrativa Nº
13 del 20 de junio de 2001, señala: “Las rendiciones de cuentas de la
cuenta Fondos en Avance, deberá realizarse dentro el mismo periodo
fiscal en el que se realizó el desembolso para afectar la ejecución
presupuestaria y los resultados del ejercicio”.
Causa
La deficiencia de debe a que el responsable de la Unidad Contable no
tomó en cuenta la normativa citada, así como el descuido en la
revisión, análisis y aprobación de los descargos o en su defecto la
devolución de los fondos no utilizados.
Efecto
El aspecto descrito no permite afectar la ejecución presupuestaria y los
resultados del ejercicio fiscal en el que se produjo la entrega de dichos
fondos, consecuentemente distorsionan la información emitida por la
entidad a través de las ejecuciones presupuestarias.
Recomendación
Contable dé cumplimiento estricto a la normativa específica emitida
por la entidad en cuanto se refiere a las rendiciones de cuenta
documentada de los fondos en avance y/o depositar el efectivo no
utilizado, en el periodo fiscal en el que se produjo la entrega, a objeto
REF. DISP. REF.

P/T INF.
de emitir información financiera útil, oportuna y confiable.
CHEQUES REVERTIDOS
Condición
De la revisión efectuada a la documentación pertinente, se evidenció
que cuando existe reversión de cheques, para el sustento del
comprobante se adjunta una fotocopia de los cheques revertidos en el
cual se coloca el sello “ANULADO”, en algunos casos no se adjunta
ninguna fotocopia, como ejemplos citamos los comprobantes Nros.
114 y 1429 (2005), 22 y 742 (2006), 200 y1577 (2007), 75 y 123
(2008).
Criterio
Al respecto, el Titulo II, Capítulo I, artículo 24 de las Normas Básicas
del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución
Suprema N° 222957 del 4 de marzo de 2005, señala: “Los
comprobantes y registros contables son producto del SCI; las
transacciones registradas en los comprobantes contables, deben estar
suficientemente respaldadas por contratos, facturas, planillas,
autorizaciones escritas y otros en originales o copias legalizadas”.
Por su parte, el artículo 10, inciso b) del Reglamento Específico del
Sistema de Contabilidad Integrada, compatibilizado por el Órgano
Rector y aprobado mediante Resolución Municipal N° 008/2007 del 12
de enero de 2007, señala en su parte pertinente: “El archivo de
comprobantes se realizará de forma correlativa y cronológica; los
comprobantes de contabilidad originales adjuntarán todo respaldo
documentado debidamente foliado (Archivo A) y las copias de
comprobantes, conformarán el Libro Diario de Consulta (Archivo B)”.
Causa
La deficiencia se debe al descuido por parte del Contador, así como la
falta de supervisión que debe ejercer el Director Financiero sobre cada
transacción a ejecutar, incluyendo el respaldo documentario suficiente
y competente que debe acompañar a cada desembolso.
Efecto
Lo descrito anteriormente, puede ocasionar que los comprobantes
contables no cuenten con la documentación de respaldo suficiente y
competente, por no tener constancia de la reversión del cheque
emitido.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que los cheques
revertidos cuenten con el sello de “ANULADO” o “REVERTIDO” y
estos se encuentren archivados junto a los comprobantes de gastos que
acrediten su reversión sean estos en originales o copias legalizadas,
para constituirse como documentación sustentatoria suficiente y
competente, conforme lo establecen las citadas disposiciones legales.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
DEFICIENCIAS EN CONTRATOS DE BIENES, OBRAS Y

SERVICIOS GENERALES
Condición
Los contratos suscritos para la provisión de bienes, obras y servicios
generales adolecen de integridad, por cuanto existen contratos que no
incluyen clausulas que indiquen los documentos integrantes del
contrato, condiciones para la recepción y la legislación aplicable;
adicionalmente se observó que dichos contratos no fueron elaborados
por la Unidad Jurídica, citamos los siguientes casos: Construcción
Snak Terminal de Buses (Minuta de Contrato N° 070/2007), Proyecto a
Diseño Final Puente Vehicular Baños Catavi (Minuta de contrato N°
01/08), entre otros.
Criterio
Al respecto, el Titulo II, Capítulo I, artículo19, incisos d) y e) de las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios,
aprobados por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de 2007,
señala: “La Unidad Jurídica, en cada proceso de contratación, tiene
como principales funciones: d) elaborar el contrato, utilizando el
modelo de contrato incluido en los modelos de documentos base de
contratación emitidos por el Órgano Rector y e) Firmar el contrato de
forma previa a su suscripción, como responsable de su elaboración”.
Por su parte, el artículo 34 de la precitada Norma Básica, señala: “El
contrato incorporará como mínimo las siguientes clausulas: a) Partes
contratantes, que deberá especificar la capacidad legal de las partes, b)
Documentos integrantes del contrato (…)”.
Causa
La omisión establecida, se originó como consecuencia de la
inobservancia de tan importante disposición legal que regula la
elaboración y suscripción de contratos, por parte de la Unidad Jurídica
en los procesos de contratación de obras, bienes y servicios generales y
servicios de consultoría.
Efecto
La falta de aplicación de las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, dificulta la correcta y efectiva
suscripción de contratos, lo que podría derivar en el establecimiento de
responsabilidades.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que los procesos
de contratación de obras, bienes, servicios generales y servicios de
consultoría estén enmarcados en las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, en cuanto se refiere a la
elaboración y contenido mínimo de los contratos, a objeto de que los
REF. DISP. REF.

P/T INF.
bienes y servicios contratados sean eficaz y efectivamente recibidos
por el Gobierno Municipal.
RETRASO EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS Y

SERVICIOS DE CONSULTORÍA
Condición
La ejecución de los proyectos y servicios de consultoría presentan
retrasos en su ejecución respecto a los plazos establecidos en los
contratos y en función a un orden de proceder entregada a los
proponentes adjudicados con las obras, así como los plazos
establecidos en los convenios respecto a los servicios de consultoría,
como ejemplos se mencionan los siguientes casos: Revalorización e
Inventariación de los Activos Fijos, la obra empedrado y piso carpeta,
campamento N° 6, entre otros.
Criterio
Al respecto, Título I, Capítulo III, artículo 24, inciso j) del Reglamento
del Texto Ordenado del Decreto Supremo N° 27328 del 31 de enero de
2004, señala que el Área Solicitante cumplirá las funciones de:
“Realizar seguimiento al cumplimiento de los contratos”. Este aspecto
es ratificado en el Título II, Capítulo I, artículo 18, inciso i) de las
actuales Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios, aprobadas por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de
2007, señala que la Unidad Administrativa en cada proceso de
contratación, tiene como principales funciones de: “Efectuar el
seguimiento para el cumplimiento de las condiciones y plazos
establecidos en los procesos de contratación”.
Por su parte, los contratos elaborados por la Unidad Jurídica de
acuerdo a los modelos emitidos por el Órgano Rector, establece que las
obras y servicios deben concluir en los plazos acordados.
Causa
La deficiencia se originó como consecuencia de un inadecuado
seguimiento y supervisión a la ejecución y cumplimiento de los plazos
contractuales de los diferentes proyectos establecidos en los contratos y
convenios suscritos.
Efecto
El retraso en la conclusión de las obras y los servicios de consultoría
ocasiona perjuicio a los beneficiarios finales, lo que puede derivar en el
establecimiento de responsabilidades en contra de los funcionarios de
la Municipalidad responsables de los procesos de contratación.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, adoptar las medidas
necesarias y contundentes para el cumplimiento estricto de los plazos
contractuales, en cuanto a la ejecución y conclusión de las diferentes
obras y servicios de consultoría, a efectos de evitar el establecimiento
de responsabilidades y dar cumplimiento a las funciones de los
REF. DISP. REF.

P/T INF.
responsables de los procesos de contratación, conforme lo señala las
NB-SABS.
DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO DE LOS

CONTRATOS SUSCRITOS
Condición
De manera general se evidenció que el Gobierno Municipal de
Llallagua, no cuenta con un archivo adecuado de todas las carpetas que
contienen los documentos que respaldan los procesos de contratación
de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría, así
como no se designó expresamente a un responsable de su cuidado y
custodia.
Criterio
Al respecto el Título I, Capítulo I, artículo 2, inciso b) del Decreto
Supremo N° 27328 del 28 de julio de 2005, establece el principio de
transparencia, disponiendo que: “Los actos y la información de los
procesos de contratación y de las contrataciones estatales en general
serán públicos y estarán respaldados por documentos e información
útil, oportuna, confiable, verificable y accesible”. Este aspecto es
ratificado por el Título I, Capítulo I, artículo 4, inciso c) de las actuales
aprobadas por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de 2007.
Causa
La causa de la deficiencia se debe a que no se consideró la aplicación
de los principios establecidos en las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, orientados a mejorar los
procesos de contratación como una efectiva e eficaz forma de disponer
los recursos públicos.
Efecto
Este hecho, puede ocasionar el extravío de la documentación y
perjudicar el control y seguimiento interno y externo a los procesos de
contratación y ejecución.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, tomar las medidas necesarias
para que todos los contratos suscritos, sean respaldados con
documentación útil, oportuna, pertinente, confiable y verificable, de
manera que demuestren el cumplimiento de las Normas Básicas del
Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, en vigencia;
asimismo, dichos contratos sean archivados en forma ordenada y
cronológica, además de designarse expresamente al responsable de su
archivo y custodia.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
ELABORACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS
Condición
De la evaluación realizada a los comprobantes de gastos en el periodo
sujeto a revisión referente a los desembolsos efectuados de las planillas
de avance, emergentes de los procesos de contratación, se evidenció
que no existe una participación permanente de la unidad jurídica en
dichos procesos, por cuanto todos los contratos suscritos al 31 de
agosto de 2008 no consignan la firma del Asesor Legal, así como
tampoco existe evidencia de la revisión de la pertinencia y legalidad de
la documentación presentada antes de la suscripción del contrato.
Criterio
Al respecto, el artículo 25 del Reglamento del Texto Ordenado del
Decreto Supremo N° 27328 del 31 de enero de 2004, señala que: “El
Asesor Legal, sin tomar parte de la Comisión de Calificación ni de la
Recepción, cumplirá las siguientes funciones: a) Atender y asesorar,
sobre los aspectos legales en las diferentes etapas del proceso de
contratación, durante el proceso de calificación de propuestas sobre la
revisión de documentos legales y en asuntos legales que sean
sometidos a su conocimiento, b) Elaborar el contrato utilizando el
Modelo de Contrato incluido en los Modelos de Documentos Base de
Contratación emitidos por el Órgano Rector (…)”. Este aspecto es
ratificado en el Título II, Capítulo I, artículo 19 de las actuales Normas
Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios,
Causa
La deficiencia se originó debido a la inobservancia de las Normas
Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en
vigencia, relativas a las funciones que debe cumplir la Unidad Jurídica
en cada proceso de contratación.
Efecto
Esta situación puede generar la ilegalidad de los contratos suscritos y
consecuentemente ocasionar irregularidades y errores en los procesos
de contratación, y por ende el establecimiento de responsabilidades,
Recomendación
necesarias para que todos los contratos sean elaborados por el Asesor
Legal, quien deberá suscribir los mismos en señal de cumplimiento a lo
establecido en el artículo 19 de las NB-SABS; asimismo participe
activamente en las diferentes etapas del proceso de contratación,
dejando constancia de su participación a través de la elaboración y
suscripción de informes de sustento.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
FALTA DE DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE PARA

LA RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Condición
Efectuada la evaluación, se evidenció que en la adquisición de
mobiliario, participa la Unidad de Almacenes en calidad de receptor;
sin embargo ésta labor le corresponde al responsable de la Unidad de
Activos Fijos.
Criterio
Al respecto, el Título III, Capítulo Tercero, artículo 119 de las Normas
Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios,
aprobadas por Decreto Supremo N° 25964 del 21 de octubre de 2000,
señala que: “La recepción de estos bienes para su incorporación al
activo fijo de la entidad, será realizada por la unidad o responsable de
activos fijos, aplicándose de manera similar las normas sobre recepción
de bienes a almacenes regulado en los artículos 100 y 101 de las
presentes Normas Básicas”. Este aspecto es ratificado por el artículo
119 del Texto Ordenado de las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, aprobado por Decreto Supremo
N ° 28271 del 28 de julio de 2005 y por el artículo 108 de las actuales
Causa
La causa de la deficiencia se debe a que el Jefe de la Unidad
Administrativa no delegó funciones correctamente las funciones y
responsabilidades para la recepción de activos fijos adquiridos por la
entidad.
Efecto
La situación anterior puede dar lugar a la recepción de bienes de
acuerdo a criterio de los servidores de turno y consecuentemente
ocasionar la dilución de responsabilidades.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asignar formalmente al Jefe
de Activos Fijos y Almacenes, las funciones y responsabilidades sobre
su participación en la recepción de activos fijos que adquiere la
entidad, en cumplimiento estricto a lo que establece el artículo 108 de
las actuales Normas Básicas del Sistema de Administración de Bines y
Servicios.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ES ARCHIVADA

DE MANERA SECTORIZADA Y SIN
REGLAMENTACIÓN ESCRITA
Condición
De la auditoría efectuada, se estableció que el Gobierno Municipal no
implantó políticas y procedimientos para la custodia y resguardo de los
comprobantes contables y otros documentos, realizando dicha
actividad de manera sectorizada y sin contar con una reglamentación
escrita, que el mismo incluya procedimientos para limitar el acceso a
los libros y documentos contables, lo que dió lugar a la perdida de
documentación contable.
Criterio
Al respecto, el Título II, Capítulo II, numeral 2 de las Normas Básicas
Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, en su parte
pertinente señala que: “Cada entidad del sector público es responsable
del adecuado archivo de los comprobantes contables y sus documentos
de respaldo, permitiendo su localización oportuna, para uso de
ejecutivos y personal de la entidad, para revisión por parte de
organismos que ejercen tuición, por el Órgano Rector y por el Sistema
de Control Gubernamental”. Este aspecto es ratificado por el artículo
24 de las actuales Normas Básicas del Sistema de Contabilidad
Integrada, aprobadas por Resolución Suprema Nº 222957 del 4 de
marzo de 2005 y la parte pertinente del artículo 10 del Reglamento
Específico del Sistema de Contabilidad Integrada, compatibilizado por
el Órgano Rector y aprobado por Resolución Municipal N° 008/2007
del 12 de enero de 2007.
Causa
La deficiencia descrita se debe a la falta de procedimientos escritos
para el adecuado resguardo, custodia y disposición de la
documentación generada por la entidad.
Efecto
Esta situación puede dar lugar al uso indebido, sustracciones,
alteración y extravíos de la documentación contable e información
financiera y consecuente perjuicio y dilución de responsabilidades.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, vía Unidad Administrativa
considerar la creación de un Archivo Central Municipal como una
repartición independiente, con la finalidad de salvaguardar, custodiar y
disponer de los comprobantes contables y documentación de respaldo,
de conformidad a lo establecido en el Reglamento Especifico del
Sistema de Contabilidad Integrada. Asimismo, se sugiere elaborar
REF. DISP. REF.

P/T INF.
procedimientos escritos para regular dichas actividades.
FONDOS EN AVANCE SIN RENDICION DE CUENTAS
Condición
De la auditoría realizada se verificó que existen desembolsos
efectuados por concepto de fondos en avance a servidores públicos,
que no realizaron sus rendiciones de cuenta debidamente
documentadas que acrediten el uso y destino de los recursos o que los
mismos permitan conocer si el gasto es adecuado, como ejemplos
citamos la entrega de recursos desembolsados en los comprobantes
Nros. 63, 357 y 1564 (2005), 450 (2006), 1181 (2007), 76 y 133
(2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el articulo 27 inciso c) de la ley Nº 1178 de
Administración y Control Gubernamentales del 20 de Julio de 1990,
señala que: “Toda entidad funcionario o persona que recaude, reciba,
pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado, tiene la
obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo por
intermedio del sistema contable especificando la documentación
sustentatoria y las condiciones de su archivo.
Por otra parte, el artículo 35 de las Normas Básicas del Sistema de
contabilidad integrada, aprobadas por Resolución Suprema Nº 222957
del 4 de marzo de 2005, señala que: “Son entregas de fondos a
servidores públicos autorizados con cargo a rendición de cuentas, bajo
la responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva, para cumplir
propósitos (…)”. Este aspecto es ratificado por el artículo 5 del
Reglamento Específico de la Cuenta Fondos en Avance, aprobado
mediante Resolución Administrativa Nº 13.
Causa
El origen de la deficiencia se debe al débil control y supervisión que se
ejerce sobre la entrega de recursos a servidores públicos para diferentes
tipos de gastos bajo la cuenta Fondos en Avance.
Efecto
Esta situación puede generar apropiaciones arbitrarias de recursos
públicos, susceptibles a la impunidad por no tomar las acciones
contundentes de forma oportuna y evitar tediosos e incómodos
procesos para la recuperación de los mismos.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal en coordinación con
Dirección Financiera, implementar mecanismos y procedimientos para
la entrega de recursos públicos por concepto de fondos en avance y
exigir las rendiciones de cuentas y documentar los desembolsos;
asimismo, se deberán tomar las acciones pertinentes para la
recuperación de dichos recursos por la vía que corresponda, en
REF. DISP. REF.

P/T INF.
cumplimiento de lo que establecen las mencionadas disposiciones
legales.
INCORRECTA APROPIACIÓN PRESUPUESTARIA
Condición
En la revisión de los gastos por servicios no Personales y Materiales y
Suministros se evidenció la incorrecta apropiación presupuestaria de
algunas operaciones, tal como se muestra en los siguientes
comprobantes: 1457 y 1220 (2004), 1216-4 (2005) 181 y 230 (2008),
entre otros.
Criterio
Al respecto, los clasificadores presupuestarios emitidos por el
Ministerio de Hacienda y Viceministerio de Presupuesto y Contaduría
emitidos para cada gestión, establecen la clasificación de los gastos en
cada grupo presupuestario.
Por otra parte, el Título II, párrafo 1 del punto 3.2.2 de las Normas
Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada,
aprobadas por Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997,
establece que: “El SCGI registra todas las transacciones
presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema único,
común, oportuno y confiable; afectando, según la naturaleza de cada
operación, a sus componentes en forma separada, combinada o
integral, mediante registro único”. Este aspecto es ratificado por el
artículo 11, incisos a) y b) de las actuales Normas Básicas del Sistema
de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N°
222957 del 4 de marzo de 2005 y el artículo 13 del Reglamento
Específico del Sistema de Contabilidad Integrada, compatibilizado por
el Órgano Rector y aprobado por Resolución Municipal N° 008/2007
del 12 de enero de 2007.
Causa
Esta deficiencia se debe a la incorrecta aplicación del clasificador
presupuestario en la imputación de las transacciones contables
realizadas por la Municipalidad y otras disposiciones legales inherentes
a la misma.
Efecto
Este aspecto puede dar lugar a la distorsión de la información sobre la
ejecución presupuestaria de los gastos y generar riesgos de una
inadecuada toma de decisiones por parte de Autoridades Municipales.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse de la correcta
aplicación de la normativa vigente citada anteriormente, para la
correcta apropiación contable de las transacciones por parte de la
Unidad Contable, a objeto de emitir información financiera confiable y
útil para la toma de decisiones.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
DESEMBOLSOS POR CAJA CHICA SIN

AUTORIZACIÓN
Condición
De la revisión de los comprobantes de contabilidad, por rendiciones de
Caja Chica, se observo que la mayoría de las adquisiciones y
contratación de servicios no cuentan con la solicitud y/o pedido por
escrito formulado por las diferentes unidades o áreas, (SOLICITUD
DE CAJA CHICA debidamente autorizado por la MAE), simplemente
se adjunta la factura o recibo de descargo.
Criterio
Al respecto el Título IV, Capítulo I, artículo 43 de la Ley N° 2028 de
Municipalidades del 28 de octubre de 1999, señala que: “El Alcalde
Municipal es la Máxima Autoridad Ejecutiva del Gobierno Municipal”.
Por su parte, el punto 2112 relativo a la Integridad y Valores Éticos de
los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental, aprobados por Resolución CGR-1/0170/2000, por la
Contraloría General de la República, señala que: “La dirección superior
debe procurar suscitar, difundir las honestidad personal, integridad,
imparcialidad, probidad, transparencia, responsabilidad,
respondabilidad y eficiencia funcionaria, que constituyan un sólido
fundamento moral para la conducción de la organización, orientada
hacia la calidad del servicio a la comunidad”.
Causa
La deficiencia se debe a la falta de limitación de funciones y
atribuciones por parte del encargado de Caja Chica y falta de
supervisión que debe ejercer el Contador en las reposiciones y cierres
de Caja Chica respecto a la autorización de dichos recursos.
Efecto
El aspecto descrito puede dar lugar al uso arbitrario e indebido de
recursos públicos, con el consiguiente riesgo de realizar adquisiciones
y contrataciones no autorizadas e injustificadas.
Recomendación
necesarias para que todos los recursos desembolsados por Caja Chica
deben contar con la respectiva solicitud, el cual debe estar debidamente
autorizado por autoridad competente, en observancia a las citadas
disposiciones legales; asimismo, se debe ejercer una adecuada
supervisión de las solicitudes de Caja Chica y de los descargos
presentados, previo a su reposición o cierre definitivo.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
FIRMAS Y AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES
Condición
De la revisión de los comprobantes contables por concepto de egresos,
correspondiente al periodo sujeto a evaluación, elaborados por la
Unidad Contable, en algunos casos manualmente y en otros mediante
el SINCON, se constató que los mismos no presentan todas las firmas
de elaboración, revisión y aprobación del registro efectuado, como
ejemplos citamos los siguientes: comprobantes Nros. 1733 (2005), 334
y 499 (2006), 887 y 2004 (2007), 59 y 187 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el punto 2313 relativo al Aseguramiento de la Integridad,
de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental, aprobados por Resolución CGR-1/070/2000, por la
Contraloría General de la República, señala que: “Toda actividad de
control pierde efectividad en tanto no cumpla el requisito de asegurar
la integridad de los elementos que constituyen el objeto de control.
Esto implica que todo dato, información o documento a ser utilizado
como objeto de una actividad de control debe provenir de fuentes en
las que los procesos que los generan garanticen, razonablemente, la
integridad de su procesamiento”.
Causa
La causa de la deficiencia se debe al descuido en la elaboración,
revisión y aprobación de los comprobantes contables por parte de los
responsables de su emisión.
Efecto
Esta situación podría dar lugar al registro de operaciones sin el
conocimiento y aprobación de los funcionarios responsables, a objeto
de respaldar y documentar adecuadamente los registros y el
establecimiento de responsabilidades, si existieran.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde, adoptar las medidas necesarias sobre la
obligatoriedad de firmar todos los comprobantes de contabilidad
elaborados manualmente y emitidos por el SINCON, en sus etapas de
elaboración, revisión y autorización o aprobación por los responsables
de su emisión, a objeto de respaldar y documentar adecuadamente los
registros contables, en merito a lo señalado por los Principios, Normas
Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES
Condición
De la evaluación efectuada, se evidenció que el Gobierno Municipal de
Llallagua realiza adquisiciones de bienes, por funcionarios que no
están designados expresamente para realizar dichas compras,
observándose que existe incompatibilidad de funciones, por cuanto la
entidad tiene designado formalmente a un Encargado de Compras
Menores mediante memorándum N° 002042 del 27 de septiembre de
2005.
Criterio
Al respecto, el punto 2117 relativo a la Asignación de Autoridad y
Responsabilidad de los Principios, Normas Generales y Básicas de
Control Interno Gubernamental, aprobados mediante Resolución CGR-
1/070/2000 por la Contraloría General de la República, señala que:
“Los controles generales comprenden los aspectos inherentes a la
estructura organizacional, el control por oposición de intereses, la
segregación de funciones y la salvaguarda de activos.
La jerarquía de los controles debe concebirse considerando la
dimensión de la organización, resultando necesario en las más
pequeñas el accionar de los controles gerenciales para contrarrestar los
riesgos derivados de la imposibilidad práctica de alcanzar íntegramente
la segregación de funciones”.
Causa
La deficiencia descrita se debe a que no se ejerce una supervisión
adecuada a las adquisiciones menores realizadas por la entidad, por
parte de la Unidad Administrativa, por cuanto se permite que cualquier
funcionario realice dichas actividades.
Efecto
El aspecto descrito puede ocasionar deficiencias en los procesos de
compras, lo que puede derivar en que los bienes o servicios no
cumplan con los requisitos en cuanto a legalidad, calidad y cantidad,
consecuentemente ocasionar pérdidas económicas a la Municipalidad.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que las compras y
contrataciones menores sean realizadas por el Encargado de Compras
Menores designado expresamente por autoridad competente, a objeto a
dar cumplimiento a los Principios, Normas Generales y Básicas de
Control Interno Gubernamental, evitando de esta manera que las
adquisiciones sean realizadas por funcionarios ajenos a dichas
actividades.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
PAGO DE PASAJES Y VIÁTICOS SIN

DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
Condición
En las gestiones 2003 al 2007 y del 1° de enero al 31 de agosto de
2008, se efectuaron desembolsos por pasajes y viáticos a servidores
públicos para realizar viajes en misión oficial a distintos lugares del
país durante las gestiones citadas precedentemente; sin embargo, estos
desembolsos no se encuentran respaldados con la solicitud de viaje,
pasajes e informes de viaje de comisión, como ejemplo citamos los
desembolsos realizados en los comprobantes Nros. 364 (2003), 428
(2004), 1638 (2005), 238 (2006), 171 (2007), 322 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el artículo 26 del Decreto Supremo N° 21364 del 13 de
agosto de 1986, vigente por el artículo único del Decreto Supremo N°
21781 del 3 de diciembre de 1987, señala: “Que los funcionarios
declarados en comisión de servicio al interior de la República, deben
presentar informe escrito a la autoridad superior competente en el plazo
máximo de 5 días, caso contrario estos desembolsos serán
considerados como gastos particulares”.
Causa
La causa de la deficiencia de debe a que no se implementó políticas y
procedimientos para la adecuada rendición de cuentas por recursos
desembolsados por pasajes y viáticos, tomando en cuenta los plazos
para su presentación.
Efecto
Esta deficiencia crea incertidumbre respecto a la realización de los
viajes, por cuanto no existe evidencia de los objetivos y resultados
obtenidos de los viajes realizados en misión oficial, consecuentemente
ocasionar pérdidas económicas a la entidad y el establecimiento de
responsabilidades.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que la entidad a
través de las instancias pertinentes implemente políticas y
procedimientos para la presentación del informe de viaje y los pasajes
de los viajes realizados en misión oficial, en cumplimiento a la
precitada disposición legal, a objeto de documentar los desembolsos
realizados por concepto de pasajes y viáticos, y cumplan los requisitos
de suficiencia y competencia.
REF. DISP. REF.

P/T INF.
GASTOS INDEBIDOS
Condición
El Gobierno Municipal de Llallagua, efectuó gastos considerados como
indebidos durante el periodo sujeto a evaluación, destinados a cubrir
obligaciones que no son reconocidos como propias de la Municipalidad
y que no se encuentran enmarcados dentro de las competencias
definidas en las Leyes Nros. 2028 y 1551, como son los siguientes
casos: Comprobantes Nros.478 (2003), 674 (2004), 842 (2006), 58, 85
y 636 (2008), entre otros.
Criterio
Al respecto, el artículo 25 del Decreto Supremo N° 21364 del 20 de
agosto de 1986, cuya vigencia es ampliada mediante el artículo único
del Decreto Supremo N° 21781 del 3 de diciembre de 1987, señala
que: “Serán considerados como uso indebido de fondos y por lo tanto
no reconocidos como obligaciones del Estado, los pagos a clínicas y
médicos particulares, atenciones odontológicas, obsequios, premios,
gastos de prensa por salutaciones, homenajes, padrinazgos, agasajos,
festejos, ayudas económicas, subsidios, subvenciones, donaciones de
cualquier naturaleza, concesión de préstamos y anticipos de sueldos al
personal, gastos extra-presupuestarios y otros utilizados indebidamente
(…)”.
Causa
La observación se originó como consecuencia del desconocimiento de
las competencias y obligaciones propias de la institución, por parte de
los responsables que tienen a su cargo la elaboración, revisión y
autorización de los desembolsos a través de su firma en los diferentes
comprobantes contables.
Efecto
La situación descrita precedentemente, puede dar lugar al
establecimiento de responsabilidades por la autorización de la salida de
recursos en actividades que no son propias de la entidad y
consecuentemente ocasionar pérdidas económicas a la Municipalidad.
Recomendación
Recomendamos al H. Alcalde Municipal, efectuar un control adecuado
y permanente sobre la autorización de los gastos que no están
reconocidos como obligaciones propias del Gobierno Municipal, a
objeto de evitar la ejecución de desembolsos que están tipificados en el
artículo 25 del Decreto Supremo N° 21364 vigente por el artículo
único del Decreto Supremo N° 21781, como uso indebido de fondos y
por lo tanto no reconocidos por el Estado.
REF. DISP. REF.

P/T INF.

Planilla de Deficiencias

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PLANILLA DE DEFICIENCIAS

AUDITORÍA ESPECIAL DE GASTOS DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE LLALLAGUA,

REF. DISP. REF.

ENTREGA DE FONDOS EN AVANCE POR ENCIMA DE

REF. DISP. REF.

FALTA DE RETENCIÓN DE IMPUESTOS

REF. DISP. REF.

DESEMBOLSOS EFECTUADOS SIN CERTIFICACIÓN

REF. DISP. REF.

DESEMBOLSOS SIN DOCUMENTACIÓN

REF. DISP. REF.

INUTILIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE RESPALDO

REF. DISP. REF.

FALTA DE NUMERACIÓN PREIMPRESA Y

REF. DISP. REF.

RENDICIÓN DE CUENTAS DE FONDOS EN AVANCE

REF. DISP. REF.

REF. DISP. REF.

DEFICIENCIAS EN CONTRATOS DE BIENES, OBRAS Y

REF. DISP. REF.

RETRASO EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS Y

REF. DISP. REF.

DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO DE LOS

REF. DISP. REF.

ELABORACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS

REF. DISP. REF.

FALTA DE DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE PARA

REF. DISP. REF.

LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ES ARCHIVADA

REF. DISP. REF.

FONDOS EN AVANCE SIN RENDICION DE CUENTAS

REF. DISP. REF.

INCORRECTA APROPIACIÓN PRESUPUESTARIA

REF. DISP. REF.

DESEMBOLSOS POR CAJA CHICA SIN

REF. DISP. REF.

FIRMAS Y AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES

REF. DISP. REF.

REF. DISP. REF.

PAGO DE PASAJES Y VIÁTICOS SIN

REF. DISP. REF.

REF. DISP. REF.

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