Model organigrama firma

O organigrama este reprezentarea grafică a modului de funcţionare al unei organizaţii funcţie de

resursele la dispoziţie precum şi de relaţiile de subordonare pe verticală sau de relaţionare pe
orizontală între diversele entităţi care o compun.

Entităţile pot fi compartimente sau posturi individuale. Pentru fiecare post existent se întocmeşte
o fisa postului.

Fisa postului este un document juridic întocmit de angajator ce descrie succint atribuţiile şi
drepturile ce îi revin unui angajat ce ocupă un anumit post în cadrul organizatiei angajatorului.
Fiecare angajator trebuie să deţină o organigrama care să definească schematic posturile din
compania respectivă precum şi relaţiile dintre acestea. Fisa postului reprezintă în esenţă
îndatoririle ce îi revin angajatului, precum şi modul de îndeplinire a acestora atât timp cât este
angajat pe un anumit post.

Organigrama reflectă modul de organizare al unei entităţi aşa cum a fost el gândit de managerul /
administratorul acesteia.

O societate comercială nu se organizează funcţie de organigrama ci organigrama se întocmeşte

astfel încât să reflecte modul de organizare al acesteia. O organigrama poate fi modificată
oricând funcţie de necesităţi.

Nu există organigrame standard pentru un anumit tip de activitate. Pentru acelaşi domeniu de
activitate se pot întocmi organigrame diferite astfel încât acestea să vină în sprijinul activităţii
respective.

În continuare sun prezentate câteva modele de organigrame pentru diferite domenii de activitate.
Acestea pot fi folosite ca punct de plecare în realizarea organigramelor proprii.

Model organigrama magazin comercial / punct de desfacere

Model organigramă societate cu răspundere limitată – srl

Model organigramă societate pe acţiuni – sa

Cum te ajuta organigrama companiei
Organigrama scoate mai bine in evidenta ierarhiile din companie, arata cui se subordoneaza anumiti angajati si cine cu cine
colaboreaza. Aceasta schema trebuie sa urmeze strategia de afaceri si de resurse umane a companiei si sa tina cont de structura
si tipul firmei - start-up, firma cu capital strain sau romanesc, multinationala.

Luminita Roman, consultant la compania de resurse umane Aims, spune

pentru startups.ro ca realizarea organigramei este necesara atunci cand se
stabileste strategia de business si de resurse a umane a unei companii.
Schema trebuie sa reflecte raporturile dintre posturi, structura de management,
nivelul de autoritate, persoanele care raporteaza direct si posturile existente in
structura, indiferent daca sunt ocupate sau nu.
In general, toate companiile au o organigrama, chiar daca uneori este una
formala. In unele cazuri, o versiune simplificata a acestei scheme este chiar
prezentata public pe site-ul firmei. Marius Dontu, General Manager la compania
de consultanta in management Schultz Consulting, precizeaza pentru
startups.ro ca printre firmele fara organigrama se numara cele mici si
necompetitive.

Avantajele organigramei
Organigrama te ajuta sa ai o harta a posturilor companiei - sa precizezi fiecare
functie, sa mentionezi responsabilii pe fiecare departament si sa arati locul
fiecarui angajat in firma.
"Odata implementata, organigrama are beneficiul de a concretiza deciziile la
nivel strategic, din punct de vedere al resurselor umane, intr-o o structura mai
clara a pozitiilor si rolurilor in companie, precum si de a eficientiza procesul
intern de comunicare", detaliaza Luminita Roman.
Organigrama ii ajuta pe noii angajati sa faca o prima identificare a pozitiei lor in
cadrul companiei. Partenerii de afaceri vor intelege cu ce departamente vor interactiona. Iar investitorii si finantatorii pot vedea cat de
complexa este firma, numarul nivelurilor ierarhice si daca exista sau nu unele functii si departamente.
“Organigrama este printre primele documente pe care un consultant sau investitor il studiaza despre o companie cu care va lucra, caci este
usor de obtinut si se presupune ca este imediat disponibila”, subliniaza pentru startups.ro Adrian Bucica, Consultant la compania de
consultanta Compass Consulting.
Fata de informatiile furnizate de organigrama, un set mai mare de date provine din stilul de management utilizat in companie, tipul de cultura
organizationala, valorile firmei, maturitatea diverselor sisteme (planificarea financiara, managementul talentelor, procesele de inovatie,
procesele de servire a clientilor), performantele companiei, analiza indicatorilor financiari, structura de produse si pozitionarea acestora pe
piata.

Cand iti faci organigrama

Marius Dontu spune ca, teoretic, organigrama poate fi facuta atunci cand exista mai mult de trei angajati, dar, practic, se face cand echipa
este formata din mai mult de sase persoane. Adrian Bucica adauga faptul ca nevoia unei organizari mai clare se simte cand se ajunge la un
minim de 15 - 20 de angajati si trebuie sa se stie exact ce rol are fiecare.
Companiile ar trebui sa aiba atat o organigrama actualizata, cat si variante care sa reflecte stadiile viitoare, in functie de strategia de
business. De exemplu, la un moment dat, reprezentantii firmei pot decide sa externalizeze contabilitatea dar sa creeze un departament de
analiza financiara.
“Din practica, primele organigrame <desenate> de companii sunt destul de simpliste, fara a se tine cont de o logica a departamentelor,
grupate in functie de importanta lor si legaturile dintre ele, fara a exista un sistem de codificare al posturilor, corelat cu codificarea fiselor de
post, fara a se tine cont de principii de alaturare a mai multor functii sub o singura <umbrela>, atunci cand ar fi indicat ca acelasi manager sa
gestioneze doua - trei functii”, adauga Adrian Bucica.
In legislatia municii nu este prevazuta obligativitatea realizarii organigramei, insa aceasta este solicitata de institutiile publice cand se
inregistreaza contractele colective de munca la nivel de unitate, in cazul intocmirii regulamentului de ordine interioara si in cazul unor
controale specifice.
"De asemenea, organigrama este solicitata in anumite cazuri in care prevederile legii sunt restrictive si expres prevazute, cum ar fi cazul
concedierii pentru motive care nu tin de situatia salariatului", completeaza Luminita Roman.
De exemplu, atunci cand postul este desfiintat din cauza problemelor economice, transformarilor tehnologice, reorganizarii activitatii unei
companii sau altor motive (scaderea cifrei de afaceri, schimbarea sediului firmei, reducerea cheltuielilor cu angajatii).
"In aceste cazuri, angajatorul trebuie sa indeplineasca conditii legale stricte si dovedirea lor se face cu mai multe mijloace specifice, printre
care si organigrama companiei", adauga Luminita Roman.
Pentru a avea relevanta, organigrama este modificata cand se reorganizeaza sau se restructureaza activitati si/sau departamente si functii.
“De exemplu, forta de vanzari poate fi organizata astfel incat un director sa raspunda de toti agentii din 10 - 12 zone din tara. Dar, datorita
necesitatii de marire a echipei, se poate trece la o organizare cu un director care coordoneaza manageri de zona, care coordoneaza la
randul lor agenti locali. Sau la o structura in care functia de vanzari se imparte pe doua - trei categorii de produse principale si pentru fiecare
categorie exista un director de vanzari care va coordona agenti”, mentioneaza Adrian Bucica.
Daca se ia in calcul si realizarea analizei posturilor, Marius Dontu spune ca stabilirea organigramei pentru o firma cu zece angajati ar dura 20
de ore, iar schema pentru o companie cu 5.000 de angajati poate dura si trei luni.

Cum faci structura

Organigrama se face dupa o analiza a activitatilor, a posturilor, a fluxului informational si a fluxului operational. Structura ar trebui sa se
concretizeze in urma unei decizii de business precum infiintarea unei firme, modificarea obiectului principal de activitate, restrangerea
activitatii, concedirea unor oameni.
Schema se face si in functie de structura companiei: functionala (functii clar definite si responsabilitate ierarhica: financiar, vanzari, logistica
etc), de proiect (specifica in domeniul serviciilor profesionale, dezvoltatorilor IT, firmelor de proiectare) si matriceala (fiecare persoana este
responsabila atat ierarhic – managerul per functie, cat si transversal - managerul de proiect sau managerul de produs).
Pe langa organigrama, companiile ar trebui sa aiba si fise de post, regulamente interne, dar si procese, proceduri si sisteme bine definite si
implementate in practica. Organigrama si fisa de post transmit dimensiunea "pe verticala" a unei organizatii. Pentru a functiona si a se
dezvolta la parametri optimi, o companie are nevoie sa lucreze si cu procese si proiecte.
“Fara o utilizare a managementului de proiect este foarte dificil sau imposibil sa implementezi un sistem ERP, sa implementezi un proiect de
extindere nationala / regionala sau sa lansezi un nou produs, de la cercetare pana la lansarea efectiva pe piata”, adauga Adrian Bucica.
Organigrama este conturata de managmentul companiei impreuna cu directorul de resurse umane si sefii de departamente. Apoi,
departamentul de resurse umane o aduce la cunostinta angajatilor si o pune in aplicare.
Marius Dontu spune ca acest mix de persoane care realizeaza organigrama este necesar in cauza ca sefii de departamente si managerul de
resurse umane tind sa nu fie obiectivi. Ei isi doresc un loc cat mai sus in organigrama si vor sa conduca un numar mare de posturi, sectiuni
sau departamente.

Ce probleme pot sa apara

Probleme cu organigrama pot sa aiba firmele care nu au implementata o structura in concordanta cu realitatile mediului lor intern (realitatea
formala, cand raporturile din cadrul organizatiei sunt diferite de cele “asternute pe foi”; realitatea informala, cea care nu este concretizata intr-
un document).
Marius Dontu spune ca in acest caz apar conflicte, lipsa de colaborare, subminarea autoritatii si fisele de post redactate incorect. In plus,
necunoasterea locului angajatului in organizatie poate crea confuzie, lipsa de implicare in anumite sarcini, realizarea unor sarcini care nu tin
de competenta angajatului si suprapunerea sarcinilor, daca nu exista comunicare interna.