M22 Informática Excel Basico 2010

Microsoft Excel
2010 Básico
Manual de Usuario
Contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 1
Inicio de Microsoft Excel 2010.............................................................................................................. 1

Conceptos básicos............................................................................................................................... 2
Ventana de Microsoft Excel ................................................................................................................. 3
Ficha Archivo ....................................................................................................................................... 4
Barra de acceso rápido ........................................................................................................................ 5
Cinta de opciones .............................................................................................................................. 10
Cuadro de Diálogo ............................................................................................................................. 11
LIBROS DE TRABAJO ......................................................................................................... 14
¿Qué es un libro de trabajo?.............................................................................................................. 14

Crear un libro de trabajo .................................................................................................................... 14
Seleccionar hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo................................................................ 15
Insertar una nueva hoja de cálculo .................................................................................................... 17
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo ........................................................................................ 21
Cambiar el color de etiqueta de las hojas de cálculo.......................................................................... 22
Mover o copiar hojas de cálculo ......................................................................................................... 23
Ocultar hojas de cálculo..................................................................................................................... 29
Mostrar hojas de cálculo ocultas ........................................................................................................ 29
SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS ........... 30
Selección de celdas ........................................................................................................................... 30

Selección de filas y columnas ............................................................................................................ 34
Interpretación de los datos ................................................................................................................. 37
ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS DE TRABAJO ............................................. 42
Guardar libros de trabajo ................................................................................................................... 42
FÓRMULAS Y REFERENCIAS .............................................................................................. 48
Fórmulas............................................................................................................................................ 48
Descripción de errores ....................................................................................................................... 51
Referencias........................................................................................................................................ 51
FUNCIONES ....................................................................................................................... 57
Función Suma.................................................................................................................................... 57
Función Promedio.............................................................................................................................. 58
FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO............................................................................... 60
Aplicar formato utilizando la cinta de opciones Inicio ......................................................................... 60

Aplicar formato utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas .................................................... 64
EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO ................................................................................ 71
Edición de celdas............................................................................................................................... 71
Inserción de filas y columnas ............................................................................................................. 77
Eliminar filas y columnas.................................................................................................................... 79
Eliminar o borrar celdas ..................................................................................................................... 82
VERIFICAR ORTOGRAFÍA E IMPRIMIR LA INFORMACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO .... 84
Verificar Ortografía............................................................................................................................. 84
PREPARAR PÁGINA ........................................................................................................... 87
Configurar tamaño y orientación de la página .................................................................................... 87

Configurar Márgenes ......................................................................................................................... 88
Encabezados y pies de página .......................................................................................................... 89
Vista preliminar .................................................................................................................................. 94
Impresión ........................................................................................................................................... 95
MÉTODOS ABREVIADOS ...................................................................................................... I

INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es una hoja de cálculo que está organizada en una estructura tabular con
filas y columnas, que permite crear tablas, calcular y analizar datos. Excel permite crear
tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos
especificados, imprimir tablas con diseños organizados y crear gráficos simples.
Inicio de Microsoft Excel 2010

A continuación se muestran las formas tradicionales de accesar a Microsoft Excel 2010:

1. Hacer clic en el botón Inicio
2. Elegir la opción ► Todos los programas
3. Hacer clic en la carpeta de Microsoft Office
4. Seleccionar Microsoft Excel 2010
Microsoft Excel 2010 Básico

Manual de Estudiante Página 1

1. Abrir el menú Inicio (CONTROL + ESC)
2. Seleccionar con las flechas de dirección ► Todos los programas
3. Presionar ENTER
4. Seleccionar con las flechas de dirección Microsoft Excel 2010
5. Presionar ENTER
Sugerencia:
Otro método para accesar a Microsoft Excel, es haciendo doble clic sobre el icono de
acceso directo que se encuentra en el Escritorio.
Se mostrará el cuadro con el nombre del programa y la versión a la que se está

ingresando.
Conceptos básicos
Microsoft Excel es una hoja de cálculo, compuesta por 16,384 columnas y 1,048,576 filas
que forman una cuadrícula; a la intersección de una columna y una fila se denomina
celda, y consta de una dirección particular o referencia. La celda activa aparece con un
borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Sólo
una celda puede estar activa a la vez.

Página 1
Manual de Estudiante
Ventana de Microsoft Excel
Cada vez que se ingrese a Excel se mostrará una ventana con los elementos que la
conforman, los cuales se describen a continuación.
La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:
No. Elemento Descripción

1 Barra de título Muestra el nombre del archivo de la hoja de cálculo con la que se
está trabajando y el nombre del software utilizado.
2 Barra de acceso Incluye comandos que se utilizan con frecuencia, como Guardar,
rápido Deshacer, Repetir y Abrir.
3 Cuadro de control Contiene los comandos para la manipulación de la ventana como
son: Restaurar, Mover, Tamaño, Minimizar, Maximizar y Cerrar.
4 Cinta de opciones Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas.
Es similar a la “Barra de Menús" o "Barras de Herramientas" de
las versiones anteriores.
5 Cuadro de nombres Despliega la referencia o nombre de la celda activa.

Página 3
6 Barra de estado Muestra información sobre la hoja de cálculo.
7 Botones de Permiten cambiar la forma en que se muestra la hoja cálculo.

visualización
8 Control deslizante Permite cambiar la configuración de zoom dentro de la hoja de
del zoom cálculo.
9 Barra de Permite cambiar la posición en la pantalla dentro de la hoja de
desplazamiento cálculo que se está editando.
10 Barra de formulas Muestra el contenido de la celda activa. Se usa para editar o
introducir valores en fórmulas o celdas.
11 Ventana de edición Muestra la hoja de cálculo que se está editando.
Ficha Archivo
Microsoft Excel presenta la ficha Archivo que contiene las funciones principales de abrir,
guardar, imprimir y otros. Así como los archivos utilizados recientemente.

1. Hacer clic en la ficha Archivo
Se mostrarán las opciones contenidas.

Página 4

1. Presionar la combinación de teclas ALT + A
Barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido permite accesar a funciones seleccionadas de una forma

rápida.
La barra se muestra con cuatro botones predeterminados de acceso rápido, los cuales
son: guardar, deshacer, rehacer y abrir, sin embargo se podrán agregar los botones
que se requieran para acceder a las funciones que se utilicen con frecuencia.
Agregar botones a la Barra de acceso rápido

1. Hacer clic en la flecha de la barra de acceso rápido
2. Elegir el comando Más comandos……
Se mostrará el cuadro de diálogo “Opciones de Excel”.

Página 5
3. En la sección “Comandos disponibles” seleccionar el comando deseado
4. Hacer clic en el botón Agregar
5. Presionar ENTER o hacer clic en el botón Aceptar

1. Hacer clic sobre el símbolo
2. Hacer clic sobre el comando a mostrar
Quitar botones de la Barra de acceso rápido


Página 6
3. En la sección “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido” seleccionar el

comando a quitar
4. Hacer clic en el botón Quitar

Página 7
3. Hacer clic sobre el símbolo
4. Hacer clic sobre el comando a Quitar
Restablecer la Barra de acceso rápido


Página 8
3. Hacer clic en el botón Restablecer
4. Elegir:
Opción Descripción
Restablecer únicamente la barra de Se restablecerá solo la barra de herramientas
herramientas de acceso rápido. de Acceso rápido.
Restablecer todas las personalizaciones Se restablecerán todas personalizaciones que
fueron realizadas.
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
5. Presionar el botón Sí

Página 9
Se restablecerá la barra, con los comandos predeterminados.
Cinta de opciones
Contiene las herramientas de Microsoft Excel, conformadas en grupos con botones de
comando de acceso directo.
Las cintas de opciones son: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
Revisar, Vista y Complementos. Están diseñadas para estar orientadas a las tareas.
Cinta de
Descripción
opciones
Archivo Contiene los comando de guardar, guardar como , imprimir, etc.
Inicio Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como son: negrita,
cursiva, fuente, etc.
Insertar Contiene los comandos que permitirán insertar gráficos, tablas, tablas
dinámicas, imágenes, etc.
Diseño de Contiene los comando sobre la configuración de la página, como son: temas,
página márgenes, orientación de página, saltos, fondos, etc.
Fórmulas Esta ficha está orientada al manejo de funciones.
Datos Contiene las operaciones más comunes sobre el ordenamiento de los datos,
filtrado, etc.
Revisar Contiene los comandos utilizados para el control de ortografía, traducción,
comentario y protección de la información.
Vista Contiene los comandos que permiten cambiar la vista de la hoja de cálculo
(zoom), la posibilidad de administrar las ventanas y macros.
Acceder a la cinta de opciones

1. Hacer clic en la cinta de opciones deseada

1. Presionar la tecla ALT
2. Con las fechas de dirección se desplazará hasta el comando deseado
3. Presionar ENTER

Página 10
2. Presionar la letra que aparecerá encuadrada de la cinta de opciones que se desea
abrir
Cuadro de Diálogo
Los cuadros de diálogo se muestran cuando se elige un comando que requiere

información adicional. Puede incluir áreas en las que deben escribirse textos o números y
ver o cambiar las configuraciones para las opciones relacionadas con el comando. Cada
cuadro de diálogo contiene un botón de ayuda que se puede utilizar en cualquier
momento sino es clara una opción. Para habilitar un cuadro de diálogo hacer clic en el
botón (indicador de cuadro de diálogo)
Un cuadro de diálogo puede presentar los siguientes elementos:

Fichas
Cuadros de
Edición
Cuadros de lista
Cuadros de lista
desplegable
Vista
Casillas de previa
Verificación
Botones

Página 11
1 Fichas Son categorías que agrupan diferentes opciones relacionadas

con el comando.
2 Cuadros de lista Se presentan varias opciones, se seleccionan utilizando las

flechas de dirección. Sólo se podrá elegir una de ellas.
3 Cuadros de lista Se presentan varias alternativas, al hacer clic en el botón o al

desplegable activar el cuadro con tecla ALT y la letra subrayada. Sólo se
podrá seleccionar una.
4 Casillas de verificación Se podrá seleccionar de todas las opciones disponibles.
5 Botones Al elegir el botón quedarán definidas todas las

especificaciones hechas dentro del cuadro de diálogo.
Al elegir el botón se anularán todas las especificaciones

hechas dentro del cuadro de diálogo.
6 Cuadros de edición Permiten escribir un texto o números para especificar algún

concepto.
7 Botones de opción Se podrá seleccionar solamente una opción.
8 Cuadros de selección Permiten modificar un valor, éste se podrá aumentar o

disminuir utilizando los botones de incremento y decremento o
escribiendo directamente el valor deseado.

Página 12
Selección de una opción dentro de los cuadros de diálogo

1. Hacer clic en la ficha deseada
2. Hacer clic en cada una de las opciones requeridas
3. Hacer clic en el botón Aceptar

1. Seleccionar la ficha deseada presionando las teclas CONTROL + AV PÁG
(ficha a la derecha) o CONTROL + RE PÁG (ficha a la izquierda)
2. Elegir las opciones deseadas dentro de la ficha, utilizando la tecla TAB para
desplazarse o la tecla ALT + la letra que aparezca subrayada
3. Presionar ENTER
Cada uno de estos elementos se presentará dependiendo el cuadro de diálogo que se

despliegue en pantalla.
Sugerencia:
Para cerrar el cuadro de diálogo y cancelar las opciones seleccionadas presionar la
tecla ESC.

Página 13
LIBROS DE TRABAJO
¿Qué es un libro de trabajo?
Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; está

compuesto de hojas de cálculo, gráficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo,
éste se abre con 3 hojas de cálculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja 3. Los nombres de
cada hoja aparecen en la parte inferior en etiquetas. La etiqueta de la hoja activa se
muestra en negrita. Para desplazar el cursor entre las hojas de un libro se deberá
hacer clic sobre la etiqueta de la hoja correspondiente.
Un libro de trabajo puede organizarse:
Insertando hojas nuevas

Eliminando hojas
Cambiando el nombre de las hojas
Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro
Ocultando hojas
Crear un libro de trabajo

Página 14
Cuando se ingresa a Microsoft Excel automáticamente se abre un nuevo libro en el
cual se podrá comenzar a escribir; sin embargo, podrán crearse nuevos libros en el
momento que se desee.
Creación de un libro de trabajo nuevo

1. Hacer clic en el botón Nuevo... , de la barra de acceso rápido

1. Abrir la ficha Archivo presionando las combinación de teclas ALT + A
2. Elegir el comando Nuevo presionando la tecla N
3. Seleccionar el comando Libro en blanco (D)

4. Hacer clic en el botón Crear (s)
Seleccionar hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo
Seleccionar una hoja de cálculo


1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja que se desea seleccionar

Página 15
1. Presionar las teclas CONTROL + AV PÁG o CONTROL + RE PÁG, hasta
seleccionar la hoja deseada
Seleccionar varias hojas de cálculo adyacentes

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja a seleccionar
2. Mantener presionada la tecla SHIFT
3. Hacer clic en la etiqueta de la última hoja que se desea seleccionar
Seleccionar varias hojas de cálculo no adyacentes

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja
2. Mantener presionada la tecla CONTROL
3. Hacer clic en las etiquetas de las hojas a seleccionar
Seleccionar todas las hojas de cálculo de un libro

1. Hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja
2. Hacer clic con el botón derecho del mouse
3. Elegir el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual
Insertar y eliminar hojas de cálculo
Un libro de trabajo nuevo contiene de forma predeterminada 3 hojas, las cuales

pueden aumentarse insertando hojas nuevas o disminuirse eliminando las ya
existentes. La cantidad máxima de hojas que puede contener un libro nuevo es de
255, pero eso sólo dependerá de la memoria disponible de la computadora.
Para cambiar el número de hojas de un libro de trabajo nuevo:

Página 16

1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A)
2. Hacer clic en el botón Opciones (O)
3. En el cuadro de selección "Incluir este número de hojas:", especificar el número de

hojas deseado
4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER
Insertar una nueva hoja de cálculo

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse, sobre la etiqueta de alguna hoja de
cálculo
Se mostrará el siguiente menú contextual.

Página 17
2. Elegir el comando Insertar….
Se mostrará el cuadro de diálogo “Insertar”.
3. Elegir “Hoja de cálculo” de la ficha “General“

La nueva hoja de cálculo aparecerá activa

1. Abrir la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O
2. Elegir el comando Insertar presionando la tecla de la letra I
3. Seleccionar el comando Insertar hoja presionando la tecla de la letra S

Página 18
La nueva hoja aparecerá en la posición seleccionada
Hoja
seleccionada
La nueva hoja de cálculo se

convierte en hoja activa
Sugerencia:
Otros procedimientos para insertar una hoja de cálculo son: con el método abreviado SHIFT + F11
o haciendo clic en la ficha Insertar hoja de cálculo , la nueva hoja de cálculo aparecerá en
la posición seleccionada.
Insertar varias hojas de cálculo

1. Presionar la tecla SHIFT
2. Seleccionar el número de etiquetas de hojas de cálculo que se desea agregar
4. Elegir el comando Insertar…
5. Seleccionar Hoja de Cálculo

1. Seleccionar el número de etiquetas de hojas de cálculo que se desea agregar
2. Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O
3. Elegir el comando Insertar
4. Elegir Insertar hoja
Eliminar una hoja de cálculo

1. Seleccionar la hoja de cálculo que se desea eliminar
3. Elegir el comando Eliminar

Página 19
Si la hoja de cálculo contiene datos. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
4. Hacer clic en el botón Eliminar, para confirmar la eliminación

Página 20
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre
Escribir el nuevo
nombre
2. Escribir el nuevo nombre para la hoja

3. Presionar ENTER
ó
1. Hacer clic derecho sobre la etiqueta deseada

2. Elegir el comando “Cambiar nombre” del menú contextual
3. Escribir el nuevo nombre para la hoja
4. Hacer clic en cualquier parte del área de trabajo.

1. Hacer la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O
2. Elegir el comando Formato (O)
3. Seleccionar el comando Cambiar el nombre de la hoja (C)

Página 21
4. En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja
5. Presionar ENTER
Cambiar el color de etiqueta de las hojas de cálculo

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja
2. Seleccionar el comando Color de etiqueta
Se mostrará el siguiente cuadro.
3. Hacer clic el color deseado


1. Seleccionar la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O

Página 22
2. Elegir el comando Formato(O)
3. Seleccionar el comando Color de etiqueta (O)
4. Elegir el color deseado
Mover o copiar hojas de cálculo
Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro nuevo.
Mover hojas dentro de un libro

1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover
2. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecerá un marcador de posición
que indicará el lugar en donde será(n) colocada(s) la(s) hoja(s)
Marcador de
posición
3. Una vez que el marcador de posición esté en el lugar deseado, soltar el botón del
mouse

Página 23

1. Seleccionar la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O
3. Seleccionar el comando Mover o copiar hoja… (J)

Página 24
4. En el cuadro “Antes de la hoja:”, seleccionar la ubicación a la que se desea mover
la(s) hoja(s)
Copiar hojas dentro de un libro

1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee copiar
2. Presionar y mantener así la tecla Control
3. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecerá un marcador de posición
que indicará el lugar en donde se copiara(n) la(s) hoja(s) y un signo de más (+) se
desplazará con el puntero
4. Soltar el botón del mouse y a continuación la tecla Control

1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
1. En el cuadro “Antes de la hoja:”, seleccionar la ubicación a la que se desea copiar

la(s) hoja(s)
2. Activar la casilla de verificación “Crear una copia”
Mover hojas en otro libro
Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover
las hojas.

Página 25

1. Hacer clic en la cinta de opciones Vista, presionando ALT, N
2. Elegir el comando Organizar todo (A)
3. Elegir la opción "Horizontal"

5. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee mover
6. Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino
Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover y el libro al que se desea mover
las hojas.

1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover

Página 26
5. En el cuadro “Al libro:” seleccionar el nombre del libro al que se desea mover la(s)
hoja(s)
6. En el cuadro “Antes de la hoja:”, seleccionar la ubicación deseada
Copiar hojas en otro libro

1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee copiar (origen) y el libro al que se
desea copiar las hojas (destino)
2. Hacer clic en la cinta de opciones Vista, o presionar ALT, N
3. Elegir el comando Organiza todo (A)

5. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee copiar
6. Presionar y mantener así la tecla Control
7. Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja, del libro de destino
8. Para copiar las hojas, mantener presionada la tecla Control y arrastrar la(s)
hoja(s)
9. Soltar el botón del mouse y la tecla Control

1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desea copiar (origen) y el libro al que se
desea copiar las hojas (destino)
2. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desea copiar

Página 27
6. En el cuadro “Al libro:” seleccionar el nombre del libro al que se desea copiar la(s)
hoja(s)
7. En el cuadro “Antes de la hoja:”, seleccionar la ubicación deseada
8. Activar la casilla “Crear una copia”
Mover o copiar hojas en un libro nuevo

1. Seleccionar las hojas que se desee mover o copiar
5. En el cuadro "Al libro", seleccionar la opción "(nuevo libro)"

Nota1: Para copiar las hojas, activar la casilla de verificación "Crear una copia".
Nota2: Se debe tener cuidado al mover o copiar hojas. Los cálculos o los gráficos basados en
datos de una hoja de cálculo pueden resultar inexactos si se cambia de lugar.

Página 28
Ocultar hojas de cálculo

1. Seleccionar la(s) hoja(s) de cálculo que se desea ocultar
4. Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O)
5. Elegir Ocultar hoja (H)
Las hojas desaparecerán de la fila de etiquetas.
Mostrar hojas de cálculo ocultas
Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de cálculo que fueron ocultadas:

3. Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O)
4. Elegir Mostrar hoja… (M)
5. Seleccionar en el cuadro “Mostrar hoja:” la hoja de cálculo que se desea volver a

mostrar

Página 29
SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIÓN DE LOS
DATOS
Antes de introducir cualquier información en la hoja de cálculo, deberá seleccionarse

la celda que se desea usar. Cuando se selecciona una celda, ésta se convierte en la
celda activa.
Selección de celdas
Selección de una celda

1. Hacer clic en la celda deseada

1. Con las flechas de dirección mover la celda activa al lugar deseado
Selección de un rango de celdas
Las celdas deberán seleccionarse siempre en bloques rectangulares.

1. Ubicar el puntero del mouse sobre la primera celda a seleccionar
2. Presionar el botón izquierdo y arrastrar el mouse hasta que se iluminen todas las
celdas deseadas

1. Colocar la celda activa en el lugar inicial
2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la selección con las flechas de
dirección hasta la posición deseada
3. Soltar la tecla SHIFT
ó
1. Colocar la celda activa en el lugar inicial
2. Presionar la tecla F8
3. Con las flechas de dirección extender la selección hasta la posición deseada
Selección de celdas no adyacentes

1. Hacer clic en la celda inicial
2. Presionar y mantener así la tecla CONTROL
3. Hacer clic en las celdas adicionales
4. Soltar la tecla CONTROL

Página 30

1. Abrir la ficha Inicio, presionando ALT, O
2. Elegir el comando Buscar y seleccionar presionando las teclas de las letras
F, Y
3. Elegir el comando Ir a… presionando la tecla de la letra I
4. En el cuadro “Referencia:”, escribir la dirección completa de las celdas que se

desea seleccionar (Por ejemplo A1:B5,D1:E5)
5. Hacer clic el botón Aceptar o presionar ENTER

Página 31
Selección de celdas especiales

2. Elegir el comando Buscar y seleccionar (F,Y)
3. Hacer clic en el comando Ir a Especial (R)
4. Seleccionar la opción deseada
Elegir la opción: Para:

Comentarios Seleccionar todos los comentarios en la hoja de cálculo activa.
Constantes Seleccionar todas las celdas cuyos valores no comienzan con un
signo igual.
Celdas con fórmulas Seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas, para ello
deberán activarse las casillas de verificación que correspondan al
tipo de resultado de fórmula específico que se desee.
Números Seleccionar celdas con fórmulas que producen como resultado
números.
Texto Seleccionar celdas con fórmulas que producen texto.
Valores lógicos Seleccionar celdas con fórmulas que producen los valores
VERDADERO o FALSO.
Errores Seleccionar celdas con fórmulas que producen valores de error.
Nota: Es importante mencionar que para utilizar cualquiera de estas casillas deberá estar
activa la opción “Fórmulas”.

Página 32
Elegir la opción: Para:
Celdas en blanco Seleccionar todas las celdas en blanco.
Región actual Seleccionar un rango de celdas rectangular alrededor de la celda

activa. El rango seleccionado se limitará con una combinación de
filas o columnas en blanco.
Matriz actual Seleccionar toda la matriz, en caso de haberla, a la que pertenece

la celda activa.
Diferencias entre filas Seleccionar celdas cuyo contenido sea distinto de la celda de
comparación de cada fila. Para cada fila, la celda de comparación
está en la misma columna que la celda activa.
Diferencias entre columna Seleccionar celdas cuyo contenido sea distinto de la celda de
(1) comparación de cada columna. Para cada columna, la celda de
comparación está en la misma fila que la celda activa.
Celdas precedentes Seleccionar celdas a las que hace referencia la fórmula de la

celda activa.
Celdas dependientes Seleccionar celdas con fórmulas que hacen referencia a la celda
activa.
Directamente relacionadas Seleccionar sólo las celdas a las que las fórmulas de la selección
hagan referencia directa (precedentes), o bien seleccionar sólo
las celdas con fórmulas que hagan referencia directa a la celda
activa (dependientes).
Todos los niveles Seleccionar todas las celdas a las que hagan referencia directa o
indirecta las celdas de la selección (precedentes), o bien
seleccionar todas las celdas que hagan referencia directa o
indirecta a la celda activa (dependientes). Esto resulta útil para
seleccionar toda la red de celdas que afecten a una celda
determinada de una hoja de cálculo o para hacer un seguimiento
de la lógica de un modelo paso a paso.
Última celda Seleccionar la última celda de la hoja de cálculo que contiene

datos o formato.
Sólo celdas visibles (2) Seleccionar las celdas visibles de una hoja de cálculo para que
los cambios que se hagan afecten sólo a las celdas visibles y no a
las filas o columnas ocultas.
Objetos Seleccionar todos los objetos gráficos, incluidos los botones y

cuadros de texto.

Página 33
Celdas con formatos Selecciona únicamente las celdas a las que se haya aplicado
condicionales formatos condicionales. Para seleccionar todas las celdas de la
hoja de cálculo a las que se hayan aplicado formatos
condicionales hacer clic en todas. Para seleccionar las celdas a
las que se hayan aplicado los mismos formatos condicionales que
a la celda actualmente seleccionada, hacer clic en Iguales.
Celdas con validación de Selecciona únicamente las celdas a las que se haya aplicado
datos reglas de validación. Para seleccionar todas las celdas a las que
se hayan aplicado las reglas de validación de datos, hacer clic en
todas. Para seleccionar las celdas a las que se hayan aplicado las
mismas reglas de validación que a la celda actualmente
seleccionada, hacer clic en Iguales.
Selección de filas y columnas
Selección de una fila completa

1. Hacer clic en el número de la fila a seleccionar

1. Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar
2. Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA
Selección de una columna completa

1. Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar

1. Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar
2. Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA

Página 34
Selección de filas adyacentes

1. Colocar el puntero del mouse sobre el número de la primera fila a seleccionar
2. Presionar el botón izquierdo del mouse
3. Arrastrar el mouse hasta el número de la última fila a seleccionar

1. Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar
2. Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA
3. Oprimir la tecla F8
4. Extender la selección con las flechas de dirección hasta la última fila deseada
Selección de columnas adyacentes

1. Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la primera columna a
seleccionar
2. Presionar el botón izquierdo del mouse
3. Arrastrar el mouse hasta el encabezado de la última columna a seleccionar

1. Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar
2. Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA
3. Oprimir la tecla F8
4. Con las flechas de dirección extender la selección a las columnas deseadas
Selección de filas o columnas no adyacentes

1. Presionar la tecla CTRL
2. Hacer clic en los números de las filas o columnas a seleccionar

Se mostrará el cuadro de diálogo “Ir a”

Página 35
2. En el cuadro “Referencia:”, escribir la dirección de las filas o columnas a
seleccionar (Por ejemplo A:B, D:E ó 1:3,5:7)
Selección de todas las filas y columnas de la hoja

1. Hacer clic en el botón Seleccionar todo

1. Presionar las teclas Control + Shift + BARRA ESPACIADORA

Página 36
Interpretación de los datos
En una hoja de cálculo pueden introducirse cuatro tipos de datos:
Tipo Descripción
Números Se considera como un número cualquier secuencia de caracteres numéricos
del 0 al 9, que no podrá contener espacios. Un número puede aceptar los
siguientes signos: más (+), menos (-), paréntesis (), coma (,), diagonal (/),
pesos ($), porcentaje (%) y punto decimal (.).
Fórmulas Se utilizan para realizar operaciones aritméticas y lógicas, con los datos de la
hoja y obtener resultados calculados. Deben comenzar con un signo igual.
Texto Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinación de números y
caracteres que se introduzcan en una celda y que Microsoft Excel no
interprete como un número, fórmula, fecha u hora.
Fechas/Horas Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe utilizarse
la diagonal (/) o el guión (-) para separar el día, mes y año. Así mismo,
pueden escribirse nombres de meses abreviados o completos, siendo éste el
único texto que se acepta dentro de una celda con formato de fecha. Al
introducir una hora deberán separarse con dos puntos (:) las horas de los
minutos.
Introducción de datos

1. Colocar la celda activa en la posición deseada
2. Escribir la información
3. Presionar ENTER.
Automáticamente la celda se desplazará hacia abajo.
Nota: Una celda puede contener hasta 16,000 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba
texto extenso en una celda, éste invadirá la(s) celda(s) vacía(s) de la derecha, pero se cortará
cuando se escriba algo en ellas.
Cuando se escribe información en las celdas, Microsoft Excel asigna automáticamente

una alineación para los datos, de la siguiente forma:

Página 37
Auto completar
Auto completar permite introducir texto rápidamente y con precisión en la hoja de cálculo.
Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con los de una entrada
ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente el resto del
texto con lo escrito en la entrada anterior. Rellenará sólo las entradas que contengan texto
o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u horas
no se rellenarán.
Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el
apropiado. El texto sugerido aparecerá sombreado en negro.
1. Para aceptar la entrada propuesta presionar ENTER

2. La entrada completa seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas
de las entradas existentes
3. Para reemplazar los caracteres introducidos automáticamente, continuar
escribiendo
4. Para eliminar los caracteres introducidos automáticamente, presionar la tecla
Retroceso
 Sugerencia: Si el Autocompletar no funciona:


2. Elegir el comando Opciones
3. Hacer clic en el botón Avanzadas

Página 38
4. Activar la casilla “Habilitar Autocompletar para valores de celda”
Elegir de la lista
Además del “Autocompletar”, Excel cuenta con el comando “Elegir de la lista” que
despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna.

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la celda en la que se desea
ingresar un nuevo valor
2. Se mostrará un menú contextual
3. Hacer clic en el comando Elegir de la lista desplegable...
4. Se mostrará un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual

Página 39
5. Hacer clic en la entrada deseada

1. Presionar las teclas ALT + FLECHA ABAJO
2. Se mostrará un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual
3. Desplazar la sombra con las flechas de dirección hasta la opción deseada
4. Presionar ENTER
Cambiar información
Existen dos formas posibles de cambiar información.

Antes de terminar de ingresarla en la celda activa
Cambiar la información una vez ingresada en la celda
Cambiar información antes de terminar de introducirla

1. Hacer clic en el botón Cuadro de cancelación de la barra de fórmulas

1. Presionar la tecla ESC
Cambiar información después de haberla introducido
Existen dos métodos para cambiar la información después de haberla ingresado en una
celda:
Sobre escribir introduciendo nueva información
Editar la información existente
Sobrescribir
1. Ubicar la celda activa en la celda a editar

2. Escribir la nueva información
3. Presionar ENTER
Editar
1. Ubicar la celda activa en la celda a modificar

2. Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2
3. Desplazarse a la posición deseada con las flechas de dirección
4. Realizar los cambios con el teclado
5. Presionar ENTER

Página 40
Deshacer escritura
Cuando se introduce, edita o se da formato a la información de la hoja de cálculo, puede

cambiarse de idea o cometerse algún error. En ese caso, Excel permite deshacer la última
acción que se llevó a cabo.
Para deshacer la acción más reciente:

1. Hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido
(ALT + 2)
Sugerencia: Utilizando el método abreviado Control + Z de podrá deshacer la ultima acción

Página 41
ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS DE TRABAJO
Guardar libros de trabajo
Una vez escrita la información dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un disco,
esto permitirá utilizarla posteriormente. Cuando se guarda un libro de trabajo como un
archivo en el disco, se le asigna un nombre único.
Para asignarle nombre a los documentos de Microsoft Excel, utilizar las siguientes reglas:
Pueden utilizarse nombres largos para hacer más fácil la localización posterior del
documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo
espacios. Los nombres de los archivos no podrán contener ninguno de los siguientes
caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que
(<), asterisco (*), interrogación (¿?), comillas dobles (“), barra vertical (|), dos puntos
(:), punto y coma (;).
Excel automáticamente asigna la extensión .xlsx al nombre del archivo, pero la

ocultará por omisión.
Nota: La restricción de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los
caracteres de la ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta
de la carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se recomienda mantener la longitud
máxima del nombre del archivo debajo de 75 caracteres.
Guardar el libro de trabajo nuevo

1. Hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido

1. Hacer clic en la ficha Archivo (Alt + A)
2. Elegir el comando Guardar (D)

Página 42
3. Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea salvar el archivo
4. En el cuadro “Nombre de archivo:”, escribir el nombre que se desea asignar al
archivo
5. Hacer clic en el botón Guardar o presionar ENTER
Guardar cambios
Una vez guardado el documento puede volver a modificarse. Para guardar los cambios
hechos en un documento, conservando el nombre y la ubicación con la cual se guardó
originalmente:

1. Hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido

1. Abrir la ficha Archivo, presionando las teclas ALT, A
2. Elegir el comando Guardar, presionando la tecla de la letra D
Sugerencia:
Utilizando el método abreviado Control + G se guardarán los cambios realizados.
Guardar como
En ocasiones, se requiere guardar los cambios realizados en el Libro de trabajo

manteniendo una copia previa sin esos cambios. Cuando se usa el comando Guardar
como... los cambios efectuados en el documento se guardan con un nuevo nombre y el
libro de trabajo anterior quedará con el nombre original.
El comando Guardar como... se utiliza para:
Guardar un archivo con un nombre distinto

Guardar un archivo en una unidad de disco o carpeta diferente
Si se desea guardar el archivo en una unidad de disco diferente o cambiarle el nombre:

1. Abrir la ficha Archivo (ALT, A)
2. Elegir el comando Guardar como (M)

Página 43
5. Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea guardar el archivo

6. En el cuadro “Nombre de archivo:”, escribir el nombre que se desea asignar al
archivo
7. Hacer clic en el botón Guardar o presionar ENTER
Guardar cambios automáticamente
En Microsoft Excel es posible guardar automáticamente el archivo con el que se está

trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario,
lo cual permite ahorrar trabajo y tener mayor seguridad.

Página 44
Para guardar los cambios automáticamente

2. Elegir el comando Opciones(O)
3. Hacer clic en el botón Guardar
4. Activar la casilla de verificación “Guardar información de Autorrecuperación

cada” y especificar la frecuencia con que se desea guardar el libro.
Cerrar un libro de trabajo

2. Elegir el comando Cerrar (E)
Salir de Microsoft Excel

1. Abrir el Botón de Office (ALT, A)
2. Elegir el comando Salir (L)

Página 45
Desplazarse a una ubicación específica
Para desplazarse a una ubicación específica, se utiliza el “cuadro de nombres”

1. Hacer clic en el cuadro de nombres
2. Introducir la dirección de la celda a la cual se desea desplazar
3. Presionar ENTER
Cambiarse a otra hoja de cálculo
Un libro de trabajo en Microsoft Excel contiene diferentes hojas de cálculo, las cuales se
manejan e identifican por unas etiquetas.
Para desplazarse a otra hoja:

1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja a la que se desea desplazar

1. Presionar las teclas Control + Re Pág para desplazarse a la hoja anterior o
Control + Av Pág para desplazarse a la hoja posterior en el libro de trabajo
Abrir un libro de trabajo existente

1. Hacer clic en el botón Abrir de la Barra de Herramientas de acceso Rápido

1. Abrir la ficha Archivo(ALT + A)
2. Seleccionar el comando Abrir (ALT, A, B)

Página 46
3. Seleccionar el disco o la carpeta donde se guardó el archivo
4. Seleccionar el archivo deseado
5. Hacer clic en el botón Abrir o presionar ENTER

1. Con las flechas de dirección, ubicarse en el directorio donde se guardó el archivo
2. Presionar ENTER

1. Dar doble clic en el nombre del archivo deseado

1. Presionar la tecla TAB
2. Seleccionar el archivo deseado utilizando las flechas de dirección
3. Presionar ENTER

Página 47
FÓRMULAS Y REFERENCIAS
Fórmulas
Una fórmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores,
que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya
existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicación, comparación,
entre otros, con los datos escritos en la hoja de cálculo. Una fórmula empieza siempre con
el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarán automáticamente,
sólo si están referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numéricos.
Una fórmula está compuesta por:
Elemento Descripción
Referencias de celda Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo,
que indican a MS-Excel en dónde debe buscar los valores que
se desean utilizar en la fórmula. Las referencias pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en

una fórmula, no importando la posición de la
celda que contiene la fórmula ($A$1, $B$1, ...).
Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a
la que contiene la fórmula (A1, B1, C1,...).
Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta
dentro de una fórmula ($A1 o A$1).
Valores: Cualquier número ingresado dentro de una fórmula
que aparecerá como constante.
Funciones Son herramientas de cálculo que ejecutan operaciones que

devuelven valores automáticamente.
Las funciones en MS-Excel están agrupadas en las siguientes
categorías:
Financieras
Fecha y hora
Matemáticas y trigonométricas
Estadísticas
Búsqueda y referencia
Base de datos
Texto Lógicas
Información
Ingeniería
Cubo
Compatibilidad
Nombres Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para
referirse a una celda, un grupo de ellas, un valor o una
fórmula.
Operadores Se utilizan para especificar qué tipo de operación se va a

realizar.

Página 48
Existen operadores
Aritméticos
+ Suma
- Resta
/ División
* Multiplicación
% Porcentaje
De comparación
= Igual
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
<> Diferente
De texto
De referencia
Rango (dos Sirve para delimitar un rango
puntos) entre las referencias
Unión (coma) Produce una referencia que
incluye las dos referencias
A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los

elementos mencionados.
Cuando se usan paréntesis dentro de una fórmula, Excel calcula primero las expresiones
dentro de ellos y luego usa esos resultados para calcular el resto de la fórmula, como se
muestra a continuación.
Fórmula Resultado
=2+5*8 42
=(2+5)*8 56
Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de cálculo aparecerán desplegados en
la barra de fórmulas, dentro de la cual podrán editarse, si así se desea.

Página 49
Botón de
Botón de
Introducir
Cancelar
Asistente
para
funciones
Introduccir fórmulas

1. Ubicar el cursor en la celda deseada
2. Escribir el signo igual (=)
3. Ingresar la referencia de la celda o un valor
4. Ingresar el operador deseado
5. Ingresar el siguiente valor o referencia
6. Presionar ENTER
La celda en la que se introduce la fórmula, muestra el valor resultante y no la fórmula.

Cuando se seleccione una celda que contenga una fórmula, ésta siempre se mostrará en
la barra de fórmulas.
La siguiente imagen muestra una fórmula escrita en la hoja de cálculo.
Fórmula
Valor Resultante

Página 50
Descripción de errores
Automáticamente cuando se comete un error al escribir una función aparece un

código de error y una etiqueta inteligente con la que puede desplegar las opciones de
corrección.
Código de error Descripción
La columna no es lo bastante ancha para

#####
mostrar el valor
La fórmula contiene un tipo erróneo de

#¡VALOR! argumento (como texto donde se requiere un
valor VERDADERO o FALSO)
La fórmula contiene texto que Excel no

#¿NOMBRE? reconoce (como un rango con nombre
desconocido).
La fórmula se reﬁere a una celda que no

#¡REF! existe (algo que puede ocurrir cuando se
eliminan celdas).
#¡DIV/0! La fórmula intenta dividir entre cero.
#N/A No encuentra el valor buscado
Referencias
Cuando se van a introducir referencias dentro de una fórmula es posible escribirlas o

seleccionar la celda o el rango directamente en la hoja de cálculo.
Introducción de referencias

1. Ubicar el cursor en la celda deseada
2. Escribir el signo igual “=“
3. Desplazar el cursor a la celda o celdas que se quieren referenciar o arrastrar el
mouse por el rango de celdas que se desean introducir en la referencia. La
selección quedará rodeada por una línea punteada denominada “borde móvil”,
y la referencia a la celda o rango de ellas aparecerá en la fórmula
4. Terminar de escribir la fórmula
5. Presionar ENTER

Página 51
Llenado automático
El llenado automático se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos
en una hoja de cálculo. Las series son útiles para crear encabezados de filas de
tablas y de columnas de una hoja de cálculo o cuando se requiera introducir una serie
creciente de números, fechas u horas.
Llenar un rango de celdas adyacentes

1. Escribir el valor en la celda deseada
2. Presionar ENTER
3. Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar
4. Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar
Cuadro de
llenado
5. Soltar el botón del mouse

Página 52
Copiar utilizando los comandos hacia la derecha y hacia abajo

1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes que
se desean llenar
3. Elegir el comando Rellenar (FL)
4. Elegir el comando Hacia la derecha (D)
Para copiar la selección en las celdas adyacentes inferiores

1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes
que se desean llenar
4. Elegir “Hacia abajo” (B)
Aumentar una serie de números o de fechas

1. Seleccionar la primera celda que se desea en la serie
2. Introducir el valor inicial y presionar ENTER
3. Seleccionar nuevamente la celda inicial
4. Mantener presionada la tecla Control
5. Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido deseado
Aumentar una serie en dos o más celdas

1. Introducir como mínimo los primeros dos valores iniciales para la serie
2. Seleccionar las dos primeras celdas
3. Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido que se desee llenar
4. Microsoft Excel detectará el tipo de serie que se desea crear al analizar la
clase de datos y los cambios de incremento entre las celdas y llenará el resto
de la selección

Página 53
Aumentar una serie de números utilizando el comando “series...”

1. Introducir el valor inicial de la serie
2. Seleccionar la celda que contiene el valor inicial
6. Seleccionar el comando Series... (S)
7. En el cuadro “Series en” seleccionar la opción “Filas” o “Columnas” para

especificar si el llenado se va a realizar a través de las filas o de las columnas
8. En el cuadro “Incremento” especificar la cantidad por la que debe aumentar o
disminuir una serie, debe escribirse un número positivo o negativo. Un número
positivo aumentará la serie, uno negativo la disminuirá
9. En el cuadro “Límite” especificar el valor en el que se desea que termine la serie.
El valor puede ser un número positivo o negativo
Aumentar una serie de fechas utilizando el comando “series...”

1. Introducir la fecha inicial de la serie
2. Seleccionar la celda que contiene la fecha inicial y las celdas en las que se desea
llenar la serie
6. Seleccionar el comando Series... (S)

Página 54
7. En el cuadro “Series en” seleccionar la opción “Filas” o “Columnas” para
especificar si el llenado se va a realizar a través de las filas o de las columnas
8. En el cuadro “Tipo”, elegir la opción “Cronológica”, se activará el cuadro “Unidad
de tiempo”
9. En el cuadro “Unidad de tiempo” elegir la opción que corresponda a la serie

deseada
Fecha Incrementa la serie en días naturales.
Día laborable Incrementa la serie en días laborables, considerando como tales de

lunes a viernes.
Mes Incrementa la serie modificando sólo el mes, el día se conservará,

ejemplo: 1/1/98, 1/2/98, 1/3/98, etc.
Año Incrementa la serie modificando sólo el año, el día y el mes se

conservarán, ejemplo: 1/1/96, 1/1/97, 1/1/98, etc.

Página 55
Activar o desactivar el llenado automático

2. Elegir el comando Opciones (O)
3. Hacer clic en el botón Avanzadas
4. Activar la casilla de verificación “Permitir arrastrar y colocar el controlador de
relleno y las celdas”

Página 56
FUNCIONES
Una función es una fórmula especial que ya está escrita dentro de Excel y realiza una
operación que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o como
componentes para construir fórmulas más extensas. Los valores sobre los cuales una
función efectúa las operaciones se llaman argumentos.
A continuación se presenta un ejemplo de una función y cómo debe escribirse.
Signo igual Separador de

argumento
=Nombre de la función(Arg1;Arg2)
Nombre de la
función Argumentos
Todos los argumentos deben ir encerrados entre paréntesis
Microsoft Excel contiene más de 220 funciones diferentes. Las más usuales son:
Función Suma
Es la función que se utiliza con mayor frecuencia, porque resume fórmulas complejas en
una forma concisa. Se emplea para sumar todas las referencias que se especifiquen.
La función SUMA puede introducirse directamente en una celda o a través del botón
“Autosuma” de la cinta de opciones Inicio.
La función SUMA se introduce de la siguiente forma:
=SUMA(dirección de celda:dirección de celda)
Para totalizar un rango de números usando la función SUMA:

1. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la función SUMA
2. Introducir la siguiente fórmula:=SUMA(
3. Introducir la primera referencia de celda
4. Escribir el operador de referencia deseado
5. Introducir la segunda referencia de celda
6. Presionar ENTER
Microsoft Excel agrega el paréntesis al final, totaliza los valores y muestra el resultado en
la celda en la que se introdujo la fórmula.

Página 57
Nota: Si se introducen referencias aisladas, éstas deberán separarse por el separador de
unión coma (,), si se introduce un rango deberá ir separado por dos puntos (:) A continuación
se muestra un ejemplo de la función SUMA:
Función
SUMA
Resultado de la
función
Función Promedio
Calculará la media aritmética de los argumentos que se especifiquen.
La función PROMEDIO se introduce de la siguiente forma:
=PROMEDIO(dirección de celda:dirección de celda)
Para promediar un rango de números utilizando la función PROMEDIO:

1. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la función PROMEDIO
2. Introducir la siguiente fórmula: =PROMEDIO(
3. Introducir la primera referencia de celda
4. Escribir el operador de referencia deseado
5. Introducir la segunda referencia de celda
6. Presionar ENTER
Excel agrega el paréntesis al final, hace un promedio de las cantidades y muestra el

resultado en la celda en la que se introdujo la fórmula.

Página 58
Nota: Si se introducen referencias aisladas, éstas deberán separarse por el operador de
referencia coma (,), si se introduce un rango deberá ir separado por dos puntos (:)
Función
PROMEDIO
Resultado de la
función

Página 59
FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO
En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en
una celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de cálculo antes
o después de escribir los datos.
Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la cinta de opciones Inicio.
Aplicar formato utilizando la cinta de opciones Inicio
Realce a texto

1. Seleccionar la celda o celdas a las cuales se desea dar formato
2. En la cinta de opciones Inicio, grupo Fuente, hacer clic en alguno de los botones
(Negrita, Cursiva o Subrayar), pueden aplicarse los tres formatos si
así se desea
Cambiar fuente y modificar su tamaño

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se va a cambiar la fuente
2. Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Fuente de la cinta de
opciones Inicio, grupo Fuente, y seleccionar la fuente deseada
3. En el cuadro Tamaño de fuente de la cinta de opciones Inicio, grupo
Fuente, elegir el tamaño deseado. Los formatos que se asignen a una celda son
independientes de los datos contenidos en la misma.
Cambiar alineación

1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea cambiar la alineación
2. Hacer clic en alguno de los botones de alineación de la cinta de opciones Inicio,
grupo Alineación (Alinear a la izquierda, Centrar en la celda, Alinear a la derecha,
Centrar en varias columnas)
Combinar y centrar

1. Seleccionar las celdas a combinar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionado las teclas ALT,O
3. Presionar el comando Combinar y centrar (M2),del grupo
Alineación

Página 60
Formato a números
Los botones para dar formato a los números son:
Nombre del
Botón Descripción
botón
Estilo Moneda Agrega el estilo de moneda que está configurado a las celdas
seleccionadas
Estilo Porcentual Multiplica el valor escrito en la celda seleccionada por 100 y le agrega
el símbolo de porcentaje (%)
Estilo Millares Agrega separador de miles (,) y asigna por omisión dos decimales
Aumentar Agrega un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre él
decimales
Disminuir Remueve un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre él
decimales

1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea aplicar algún formato de número
2. Hacer clic en alguno de los botones de formato de número, de la cinta de opciones
Inicio, grupo Número.
Agregar bordes

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea agregar bordes
2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O)
3. Hacer clic en la flecha del botón Bordes (B1)
4. Se mostrará la paleta de estilo de los bordes

5. Hacer clic en el tipo de borde deseado

Página 61
Nota: El último estilo de borde seleccionado aparecerá como imagen en el botón
Agregar color de relleno

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea aplicar un color de relleno
2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O)
3. Hacer clic en la flecha del botón Color de relleno (S)
4. Se mostrará la paleta de colores

5. Hacer clic en el color deseado
Nota: El último color seleccionado aparecerá como muestra en el botón.

Cambiar color de la fuente

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea cambiar el color de la fuente
2. Hacer clic en la ficha Inicio (ALT, O)
3. Hacer clic en la flecha del botón color de fuente (FC)
4. Se mostrará la paleta de colores de texto

Página 62
5. Hacer clic en el color deseado
Nota: El último color seleccionado aparecerá como muestra en el botón

Copiar formato
En ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se

aplicó en otro rango. El botón Copiar formato copia los formatos de número y carácter, la
alineación, los bordes y los colores.
Para copiar un formato desde un rango hacia otro:

1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que tenga el formato que se desea
copiar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio (ALT,O)
3. Hacer clic en el botón Copiar formato (FP), del grupo Portapapeles
4. El puntero del mouse tendrá adjunta una brocha
5. Arrastrar el mouse en la celda o rango de celdas en las que se desee copiar el
formato
Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones:

1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio
6. Hacer doble clic en el botón Copiar formato , del grupo Portapapeles
2. El puntero del mouse tendrá adjunta una brocha
3. Arrastrar el mouse en cada una de las celdas o rango de celdas en las que se
desee copiar el formato
4. El puntero del mouse seguirá conservando la brocha, para desactivar el modo de
copiar, hacer nuevamente clic en el botón o presionar la tecla ESC

Página 63
Aplicar formato utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas
Formato de fuentes

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar el formato
3. Hacer clic en el botón indicador de cuadro de diálogo Formato de celdas, del
grupo Fuente (FN)
4. Se mostrará el cuadro de diálogo “Formato de celdas”
5. Seleccionar la ficha “Fuente"

6. En los cuadros de lista “Fuente:”, “Estilo” y “Tamaño:” elegir el tipo, estilo y tamaño
de letra deseados
7. En los cuadros de lista desplegable “Subrayado:” y “Color” seleccionar el realce
deseado
8. En el cuadro “Efectos:”, elegir el efecto de texto deseado (Tachado, Superíndice y
Subíndice)

Página 64
Cambiar alineación

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar la alineación
3. Hacer clic en el indicador de cuadro de diálogo Formato de celdas, del grupo
Alineación(FN)
5. Seleccionar la ficha “Alineación”
6. En los cuadros de lista desplegable “Horizontal” y “Vertical”, elegir el botón que

corresponda a la opción deseada
7. En el cuadro “Orientación”, seleccionar con las flechas de dirección, la orientación
del texto deseada
8. En los cuadros de selección “Sangría” y “Grados”, seleccionar haciendo clic en los
botones de incremento o decremento la cantidad deseada
9. Si se desean ajustar varias líneas en la celda, activar la casilla de verificación
“Ajusta el texto”
10. Si se requiere reducir el tamaño de los caracteres de la fuente y se ajuste en la
columna, activar la casilla de verificación “Reduce el tamaño”
11. En el caso de que se requiera de combinar dos o más celdas seleccionadas en
una sola, activar la casilla de verificación “Combinar celdas”
12. .En el cuadro de lista desplegable “Dirección del texto“, hacer clic en el botón que
corresponda a la opción deseada

Página 65
Agregar bordes

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea agregar bordes
Fuente (FN)
5. Seleccionar la ficha “Bordes”
6. Seleccionar el cuadro “Estilo:” (ALT + E) y elegir con las flechas de dirección el tipo
de borde deseado
7. En la sección “Preestablecidos”, con la tecla de tabulador, activar el cuadro de la
posición en la que se desea que aparezca el borde (Ninguno, Contorno, e Interior)
8. En la sección “Borde”, con la tecla de tabulador, activar el cuadro de la posición en
la que se desea que aparezca el borde (Izquierdo, Derecho, Superior, Inferior, etc.)
9. En el cuadro de lista desplegable “Color:” (ALT + C), elegir con las flechas de
dirección el color que se desee asignar al borde
10. Presionar ENTER o presionar el botón Aceptar

Página 66
Agregar trama

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un diseño
3. Hacer clic en el indicador de cuadro de diálogo Formato de celdas del grupo
Fuente (FN)
5. Seleccionar la ficha “Relleno”
6. En el cuadro “Color de fondo:” (ALT + C), el color de fondo deseado

ó
7. Desplegar el cuadro de lista “Color de Trama:” (ALT + T) elegir el color deseado
8. Desplegar el cuadro de lista “Estilo de trama”, elegir el color deseado

Página 67
Formatos de número

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de número
Número (FM)
5. Seleccionar la ficha “Número”
Cuadro de lista, que

despliega las
opciones
disponibles para la
categoría
seleccionada
6. Elegir con las flechas de dirección el tipo de formato deseado, en el cuadro

“Categoría:” (ALT + C)
7. Especificar las opciones requeridas para la categoría seleccionada
8. En el caso de haber seleccionado la categoría “Personalizada”, en el cuadro de
lista, seleccionar con las flechas de dirección el código deseado. Observar que en
el área de muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se verá con el
formato seleccionado
9. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la
lista, éste se podrá escribir directamente en el cuadro de texto “Tipo:” (ALT + I)
Página 68
Borrar formatos
En ocasiones se requiere eliminar el formato de un rango sin eliminar el contenido de las

celdas.
Para borrar un formato:

1. Seleccionar el rango de celdas al que se desea borrar el formato
3. Elegir el comando Borrar (B2)
4. Elegir el comando Borrar formatos (F)
Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas
Cuando se abre una hoja de cálculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas
se establecen conforme a medidas estándar (10.71 y 12.75 respectivamente).
En muchas ocasiones en las celdas hay números o fórmulas cuyo resultado se extiende
más allá del borde de la celda, en esos casos, Excel llena con el signo (#).
En ese caso deberá incrementarse el ancho de la columna para poder visualizar el

resultado.
Las medidas del ancho y alto podrán ajustarse al tamaño deseado.
Ajustar el ancho de las columnas

1. Seleccionar la columna a la cual se desea modificar el ancho
2. Arrastrar el borde derecho del encabezado de la columna hasta que ésta se ajuste
al tamaño deseado
ó
1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna para que
se ajuste automáticamente

Página 69
1. Seleccionar la columna a la cual se le va a modificar el ancho
3. Elegir el comando Formato (O), del grupo celdas

4. En el submenú, seleccionar el comando Ancho de columna... (N)
5. En el cuadro “Ancho de columna:” escribir el tamaño deseado

Nota: Es posible ajustar el tamaño de varias columnas a la vez, seleccionando primero las
columnas y luego ajustando el ancho de cualquiera de ellas.
Ajustar la altura de las filas

1. Seleccionar la fila a la cual se desea modificar la altura
2. Arrastrar el borde inferior del encabezado de la fila hasta que ésta se ajuste a la
altura deseada
ó
1. Hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila para que se ajuste
automáticamente

1. Seleccionar la fila a la cual se le va a ajustar la altura
3. Elegir el comando Formato ( O), del grupo celdas

4. En el submenú, seleccionar el comando Alto de fila... (F)}

Página 70
5. En el cuadro “Alto de fila...” escribir el tamaño deseado
Nota: Es posible ajustar el tamaño de varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y
luego ajustando el alto de cualquiera de ellas.
EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Edición de celdas
Una vez que se ha escrito un valor dentro de una celda, es posible modificarlo editando la
celda o sobre escribiendo un nuevo valor dentro de ella.
Para editar una celda

1. Hacer doble clic en la celda que se va a editar

1. Con las flechas de dirección, seleccionar la celda que se desea editar
Podrán editarse datos en un rango de celdas sucesivas o adyacentes previamente

seleccionadas, utilizando las teclas que se mencionan a continuación:

Para desplazarse Presionar
Hacia abajo ENTER
Hacia la derecha TAB
Hacia arriba SHIFT + ENTER
Hacia la izquierda SHIFT + TAB
Copiar celdas
Excel permite copiar una celda o un bloque de ellas, duplicando su contenido en una
nueva posición.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT,O
3. Hacer clic en el botón Copiar , del grupo portapapeles
4. Cuando aparezca el “borde móvil” , hacer clic en la celda destino
5. Hacer clic en el botón Pegar , del grupo portapapeles

Página 71

2. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la celda o rango de celdas
3. Desplegar el menú contextual
4. Hacer clic en el comando Copiar , del grupo portapapeles
5. Cuando aparezca el “borde móvil”, hacer clic derecho en la celda destino
6. Desplegar el menú contextual y hacer clic en el comando Pegar , del grupo
portapapeles

2. Presionar las teclas Control + C
3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta
la celda destino
4. Presionar las teclas Control + V
 Sugerencia: El borde móvil continuará activo después de haber pegado las celdas en el
lugar de destino, lo cual indica que éstas se pueden volver a pegar. Si se desea eliminar el
borde, deberá presionarse la tecla ESC
Mover celdas
Cuando se mueven celdas, éstas se cortan y se desplazan a otra posición.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover
2. Hacer clic en el botón Cortar , del grupo portapapeles
3. Hacer clic en la celda destino
4. Hacer clic en el botón Pegar , del grupo portapapeles

2. Hacer clic derecho del mouse sobre la celda o rango de celdas
3. Desplegar el menú contextual
4. Hacer clic en el comando Cortar , del grupo portapapeles
5. Cuando aparezca el borde móvil, hacer clic derecho en la celda destino
6. Desplegar el menú contextual y hacer clic en el comando Pegar , del grupo
portapapeles

2. Presionar las teclas Control + X
3. Al aparecer el “borde móvil”, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta
la celda destino
4. Presionar las teclas Control + V

Página 72
Copiar y mover celdas utilizando el método abreviado
Copiar celdas

2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección, hasta que éste se
convierta en una flecha
3. Presionar la tecla Control el puntero cambiara a
4. Arrastrar el borde hasta la posición destino
5. Soltar el botón del mouse y después la tecla Control
Mover celdas

1. Seleccionar la celda o rango de celdas a mover
2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección, hasta que éste se
convierta en una flecha
3. Arrastrar el borde a la posición de destino
4. Soltar el botón del mouse
Nota: Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, éstas reemplazan a las
celdas antiguas.
Insertar celdas entre celdas existentes
Pueden insertarse celdas copiadas o cortadas entre celdas existentes, de la siguiente

forma.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover
2. Elegir el comando Copiar o Cortar, en la cinta de opciones Inicio (ALT, O)
3. Seleccionar la celda destino, hacer clic con el botón derecho del mouse
4. Elegir el comando Insertar celdas cortadas... o Insertar celdas copiadas...
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo

Página 73
5. Hacer clic en los botones de opción Desplazar las celdas hacia la derecha o
Desplazar las celdas hacia abajo
Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes
Cuando ya se han escrito datos en un rango de celdas, en ocasiones será necesario

desplazarlas y colocarlas entre otras que ya contengan información.
Mover e insertar celdas arrastrando

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar
2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección
3. Presionar la tecla SHIFT
4. Arrastrar el borde a la nueva posición
5. Soltar el botón del mouse y posteriormente la tecla SHIFT
Las celdas se desplazarán y se insertarán entre las ya existentes.
Copiar e insertar celdas arrastrando

1. Seleccionar la celda o rango de celdas deseado
3. Presionar las teclas CONTROL + SHIFT
4. Arrastrar el borde a la nueva posición
5. Soltar el botón del mouse y posteriormente las teclas CONTROL + SHIFT
Las celdas se copiarán y se insertarán entre las ya existentes
Mover e insertar celdas utilizando el menú contextual

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar
3. Presionar el botón derecho del mouse y sin soltarlo arrastrar el borde a la
nueva posición
4. Soltar el botón del mouse, se mostrará un menú contextual

Página 74
5. Seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y mover o Desplazar
celdas hacia la derecha y mover. Las celdas se desplazan y se insertan entre las
ya existentes
Copiar e insertar celdas utilizando el menú contextual

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a copiar
3. Presionar el botón derecho del mouse, y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva
posición
4. Soltar el botón del mouse, se mostrará un menú contextual, seleccionar el
comando Desplazar celdas hacia abajo y copiar o Desplazar celdas hacia la
derecha y copiar. Las celdas se copian y se insertan entre las ya existentes
Pegado especial
Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones
disponibles, como se desean pegar.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio
3. Hacer clic en el botón Copiar del grupo Portapapeles
4. Hacer clic en la celda destino
5. Hacer clic en la flecha de Pegar , del grupo Portapapeles

6. Se mostrará el menú contextual y elegir el comando Pegado especial...

Página 75
2. Presionar las teclas Control + C
3. Hacer clic derecho en la celda destino
4. Se mostrará el menú contextual y elegir el comando Pegado especial...
Se Mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
5. Elegir la opción deseada
Todo Pega el contenido y el formato de todas las celdas.
Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de
Fórmulas
fórmulas.
Valores Pega los valores como se presentan en las celdas.
Pega solamente el formato de la celda.
Formatos
Comentarios Pega los comentarios adjuntos a una celda.
Validación Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas.
Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.

Todo excepto bordes
Pega el ancho de columna o de columnas.
Ancho de las columnas
Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de
Formatos de números y
las celdas seleccionadas.
fórmulas
Formatos de números y Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.
valores

Página 76
Inserción de filas y columnas
Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas en cualquier lugar de la hoja de
cálculo. Cuando se insertan celdas, las demás celdas se desplazan para permitir la
entrada de las nuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o
columna y automáticamente desplaza las existentes.
Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel actualiza las referencias dentro de las
fórmulas.
Insertar filas

1. Ubicar el cursor en la posición en la que se deseen insertar las filas nuevas
2. Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar
3. Hacer clic en la Inicio, o presionar las teclas ALT,O
4. Hacer clic en el botón Insertar , del grupo “Celdas”
ó
2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
3. Elegir la flecha del botón del comando Insertar(I)
4. Seleccionar el comando Insertar filas de hoja (I)

ó

2. Hacer derecho del mouse
Se mostrará el menú contextual

Página 77
3. Seleccionar el comando Insertar
Insertar columnas

1. Ubicar el cursor en la posición en la que se deseen insertar las filas nuevas
2. Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar
4. Hacer clic en el botón Insertar , del grupo “Celdas”
ó
2. Hacer clic en la ficha Inicio, presionar las teclas ALT,O
3. Elegir la flecha del botón Insertar(I), del grupo Celdas
4. Seleccionar el comando Insertar columnas de hoja(N)

ó


Página 78
3. Seleccionar el comando Insertar
Eliminar filas y columnas
Eliminar filas

1. Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar
3. Hacer clic en el botón Eliminar del grupo “Celdas”
ó
3. Elegir la flecha del botón Eliminar(D), del grupo “Celdas”
4. Seleccionar el comando Eliminar filas de hoja

ó

Página 79
Dirección General de Informática
Dirección de Capacitación en TI

3. Seleccionar el comando Eliminar
Eliminar columnas

1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar
3. Hacer clic en el botón Eliminar, del grupo “Celdas”
ó
3. Elegir la flecha del botón Eliminar(D), del grupo “Celdas”
4. Seleccionar el comando Eliminar columnas de hoja

ó

Página 80
3. Seleccionar el comando Eliminar
Inserción de celdas en blanco

1. Seleccionar la celda o celdas que se deseen insertar
3. Hacer clic en la flecha del botón de comando Insertar (I)
4. Seleccionar el comando Insertar celdas(E)
5. Elegir la opción deseada

Nota: Utilizando el método abreviado Control + (+) se podrán insertarán filas, columnas y
celdas

Página 81
Eliminar o borrar celdas
En Microsoft Excel cuando se eliminan celdas, se suprimen definitivamente de la hoja de

cálculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío.
Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas

permanecen en la hoja de cálculo.
Cuando se borran o eliminan celdas dentro de la hoja de cálculo se obtendrán

diferentes resultados en las fórmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el
contenido de una celda, su valor se convertirá en cero y cualquier fórmula que se
refiera a esa celda obtendrá su resultado sobre ese valor cero. Si se elimina una
celda, ésta se habrá suprimido de la hoja de cálculo y una fórmula que haga
referencia a ella no podrá encontrarla y devolverá un valor de error.
Eliminar celdas

1. Seleccionar el rango de celdas que serán eliminadas
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O, D
3. Elegir el comando Eliminar (D), del grupo “Celdas”
4. Elegir el comando Eliminar celdas
5. Elegir la opción que contenga la dirección en la cual se desea que se desplacen

las celdas que rodean la selección

Página 82
Borrar celdas

1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar
2. Presionar la tecla SUPR
Este método abreviado sólo borrará el contenido de la celda, pero no las celdas ni
los formatos definidos.

1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar
3. Hacer clic en la flecha del comando Borrar (B2)
4. Elegir el comando deseado:
Borrar Todo Elimina el contenido, formato y notas de las celdas seleccionadas.
Suprime sólo los formatos; el contenido de las celdas y las notas
Borrar Formatos
quedarán intactas.
Elimina el contenido de las celdas seleccionadas sin alterar el
Borrar Contenido
formato o las notas.
Suprime el comentario de las celdas seleccionadas, pero deja el
Borrar Comentarios
contenido y formato intactos.
Suprime los vínculos y mantiene el contenido y formato intactos ó
Borrar hipervínculos
suprime el hipervínculo y el formato, manteniendo el contenido
Quitar hipervínculo Suprime el hipervínculo y el formato, dejando el contenido.
5. La información desaparecerá de la hoja de cálculo de acuerdo a la opción

seleccionada

Página 83
VERIFICAR ORTOGRAFÍA E IMPRIMIR LA INFORMACIÓN DE UNA HOJA DE
CÁLCULO
Verificar Ortografía
Microsoft Excel permite corregir la ortografía en las hojas de cálculo y los gráficos.
Cuando se revisa la ortografía de toda una hoja de cálculo, se verifican todos sus
elementos, incluyendo el texto en los gráficos, cuadros de texto, botones, encabezados y
pies de página, así como las notas de celda.
Para revisar ortografía de: Seleccionar

Una celda El contenido de la celda
Un rango de celdas Un rango de celdas
Una hoja de cálculo completa Una sola celda

1. Seleccionar el área a la que se desee verificar la ortografía
2. Seleccionar la cinta de opciones Revisar (ALT, R)
3. Seleccionar el comando Ortografía (G), del grupo Revisión
En caso de encontrar alguna palabra desconocida para Microsoft Excel, se mostrará el

siguiente cuadro de diálogo.
Sugerencia: Presionando la tecla de función F7 se podrá revisar el documento

Página 84
1. Seleccionar alguna de las siguientes opciones:
• Si la palabra sugerida en el cuadro “Sugerencias” es correcta

1. Hacer clic en el botón Cambiar

1. Elegir el botón Cambiar (ALT + C)
• Si la palabra correcta está desplegada en el cuadro “Sugerencias:”

1. Hacer clic en la palabra correcta.
2. Cuando ésta aparezca seleccionada en el cuadro “Sugerencias:”, hacer clic en el
botón Cambiar (ALT + C)

1. Desplazar el cursor al cuadro “Sugerencias:”, presionando las teclas ALT + N
2. Con las flechas de dirección seleccionar la palabra correcta de la lista
3. Elegir el botón Cambiar (ALT + C)
• Si la palabra correcta no aparece en el cuadro “Sugerencias:”

1. Ubicar el cursor en el cuadro “No está en el diccionario:”
2. Escribir la palabra correcta
3. Elegir el botón Cambiar o presionar ENTER
• Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la

verificación sin cambiarla

1. Hacer clic en el botón Omitir una vez o presionar las teclas (ALT + V)
• Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la

verificación sin que vuelva a marcarse como desconocida más adelante

1. Hacer clic en el botón Omitir todas o presionar las teclas (ALT + T)
• Si la palabra correcta aparece en el cuadro “No está en el diccionario:” y se

desea que ésta se corrija automáticamente en todo el documento (en el caso
de que vuelva a aparecer)

1. Hacer clic en el botón Cambiar todas o presionar las teclas ALT + D

Página 85
• Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea agregar al
diccionario de la computadora para que en ocasiones posteriores no la
marque como errónea

1. Hacer clic en el botón Agregar al diccionario o presionar las teclas ALT + A
• Si se quiere deshacer la última acción realizada

1. Elegir el botón Deshacer (ALT + H)
Si se seleccionó una celda que no está al principio de la hoja de cálculo, Excel muestra el siguiente
cuadro de diálogo cuando llega al final de la hoja de cálculo.
Realizar uno de los dos pasos siguientes:
Hacer clic en el botón Sí o presionar ENTER

Hacer clic en el botón No
Cuando Excel termina de verificar la ortografía de la hoja de cálculo, se mostrará el

siguiente cuadro de diálogo.
Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER

Página 86
PREPARAR PÁGINA
Configurar tamaño y orientación de la página
Tamaño de la página

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseño de página (ALT, C)
2. Hacer clic en el Tamaño (S,M) , del grupo Configurar página
Se mostrará el siguiente submenú.
3. Seleccionar el tamaño deseado

Página 87
Orientación de la Página

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseño de página (ALT, C)
2. Hacer clic en el Orientación (O) , del grupo Configurar página
Se mostrará el siguiente submenú.
3. Seleccionar la orientación deseada
Configurar Márgenes

1. Hacer clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas de acceso
rápido
2. Mostrar los marcadores de márgenes y ancho de columna haciendo clic en el
botón Márgenes
3. Apuntar a los marcadores de márgenes y arrastrar el mouse hasta el lugar
deseado

1. Seleccionar la cinta de opciones Diseño de Página presionando las teclas ALT,C
2. Seleccionar el indicador de cuadro de diálogo Configurar página
3. Seleccionar la ficha “Márgenes”

Página 88
4. En los cuadros “Superior:”, “Inferior:”, “Izquierdo:” y “Derecho:” escribir o
seleccionar con los botones de incremento o decremento la medida deseada
5. Para los márgenes del “Encabezado:” y del “Pie de página:” escribir o seleccionar
con los botones de incremento o decremento la medida deseada
6. Si se desea que la información se centre automáticamente en la hoja en el
momento de imprimir, activar la casilla “Horizontalmente” o “Verticalmente” del
cuadro “Centrar en la página”
Encabezados y pies de página

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseño de Página, presionando las teclas
ALT,C
2. Seleccionar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página

Página 89
3. Seleccionar la ficha “Encabezado y pie de página”
4. En los cuadros de lista desplegable “Encabezado:” o “Pie de página:”, seleccionar
alguno de los formatos incorporados de Microsoft Excel
5. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botón
Personalizar encabezado... o Personalizar pie de página...

Página 90
a) Seleccionar la sección en la cual se desea que aparezca el encabezado o el
pie de página (izquierda, central o derecha)
b) Escribir el texto deseado
c) Si se desea cambiar el tipo de letra

1. Hacer clic en el botón Fuentes

1. Con la tecla TABULADOR, desplazar el cursor hasta el botón Fuentes
2. Presionar ENTER
Insertar número de página

1. Hacer clic en el botón Número de página

1. Desplazar el cursor hasta el botón Número de página
2. y presionar ENTER
Insertar el número total de páginas

1. Hacer clic en el botón Total de páginas . Se insertará el número total de
páginas de la hoja activa

1. Desplazar el cursor hasta el botón Total de páginas y presionar ENTER
Insertar la fecha

1. Hacer clic en el botón Fecha . Se insertará la fecha actual

1. Desplazar el cursor hasta el botón Fecha y presionar ENTER

Página 91
Insertar la hora

1. Para insertar la hora, hacer clic en el botón Hora

1. Desplazar el cursor hasta el botón Hora y presionar ENTER
Insertar la ruta de archivo

1. Hacer clic en el botón Ruta de Archivo . Se insertará la ruta del Libro de
trabajo

1. Desplazar el cursor hasta el botón Ruta de Archivo y presionar ENTER
Insertar el nombre del archivo

1. Hacer clic en el botón Nombre de archivo . Se insertará el nombre del Libro
de trabajo

1. Desplazar el cursor hasta el botón Nombre de archivo y presionar ENTER
Insertar nombre de la hoja


1. Hacer clic en el botón Nombre de hoja . Se insertará el nombre de la hoja de
cálculo activa

1. Desplazar el cursor hasta el botón Nombre de hoja y presionar ENTER
2. Elegir el botón Aceptar

Página 92
Insertar imagen

1. Hacer clic en el botón Insertar imagen . Se insertará la imagen en la hoja de
cálculo activa

1. Desplazar el cursor hasta el botón Insertar imagen y presionar ENTER
Formato de imagen

1. Hacer clic en el botón formato de imagen . Aparecerá el siguiente cuadro
2. Se elige el formato que se desee dar a la imagen

3. Hacer clic en el botón Aceptar y presionar ENTER

1. Desplazar el cursor hasta el botón formato de imagen y presionar ENTER

Página 93
Vista preliminar
La presentación preliminar mostrará cada página exactamente como será impresa, con
los márgenes, saltos de página y encabezados.

1. Hacer clic en el botón Vista preliminar de la Barra de acceso rápido

1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A)
2. Seleccionar el comando Imprimir (K)
Se mostrará la siguiente imagen.
Utilizar las flechas Página Siguiente o Página Anterior , para visualizar la

página posterior o anterior del documento
Si la distribución del documento es correcta y se desea imprimir en el momento,
utilizar el botón Imprimir
En caso de requerir aumentar o disminuir el tamaño de presentación de la página,
activar el botón Toda la página
Si se desea cambiar la configuración de la página hacer clic en el link Configurar
página para desplegar el cuadro de diálogo “Configurar página”
Para mostrar u ocultar los marcadores de márgenes y ancho de columna elegir el
botón Mostrar márgenes
Hacer clic en la ficha Inicio para regresar a la hoja activa

Página 94
Impresión
En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una
selección de hojas o todo el libro de trabajo completo.

1. Hacer clic en el botón Imprimir de la Barra de Acceso rápido, para imprimir
todas las páginas de la hoja activa

1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, O)
2. Seleccionar el comando Imprimir (K)
3. Verificar que en el cuadro “Impresora”, aparezca el nombre de la impresora en la

cual se desea imprimir.
Si la impresora seleccionada no es la correcta:
Hacer clic en el cuadro de lista desplegable “Impresora”, y seleccionar la

impresora deseada
En “Configuración”, elegir la opción deseada

Página 95
Hojas activa Imprimirá todas las páginas de las hojas de cálculo seleccionadas.
Imprimirá todas las páginas de todas las hojas de cálculo del libro de
Todo el libro
trabajo.
Selección Imprimirá sólo las celdas seleccionadas.
4. En el cuadro “Copias” escribir o seleccionar con los botones de control de giro el

número de copias deseado
5. Especificar en el cuadro “Páginas” el rango de páginas que se desea imprimir
6. Si se desea que las copias se intercalen, hacer clic en el cuadro de lista
“Intercalación” seleccionar la opción deseada
7. Hacer clic en el botón imprimir
Nota: Utilizando el método abreviado Control + P se podrán imprimir todas las páginas de
la hoja activa

Página 96
Métodos abreviados
MÉTODOS ABREVIADOS
Tecla Descripción
CONTROL+SHIFT+( Muestra las filas ocultas de la selección.
CONTROL +SHIFT+) Muestra las columnas ocultas de la selección.
CONTROL +SHIFT+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.
CONTROL +SHIFT_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas.
CONTROL +E Aplica el formato de número General.
CONTROL +SHIFT+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).
CONTROL +SHIFT+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.
CONTROL +SHIFT+^ Aplica el formato numérico Exponencial con dos decimales.
CONTROL +SHIFT+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.
CONTROL +SHIFT+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.
CONTROL +SHIFT+! Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores
negativos.
CONTROL +SHIFT+* Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en
blanco y columnas en blanco).
En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.
CONTROL +SHIFT+: Inserta la hora actual.
CONTROL +SHIFT+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.
CONTROL Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.

+SHIFT+Signo más( +)
CONTROL +Signo menos Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.
(-)
CONTROL +; Inserta la fecha actual.
ALT+º Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja de cálculo.
CONTROL +' Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.
CONTROL +1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
CONTROL +2 Aplica o quita el formato de negrita.
CONTROL +3 Aplica o quita el formato de cursiva.

Página i
Tecla Descripción
CONTROL +4 Aplica o quita el formato de subrayado.
CONTROL +5 Aplica o quita el formato de tachado.
CONTROL +6 Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos.
CONTROL +8 Muestra u oculta símbolos de esquema.
CONTROL +9 Oculta filas seleccionadas.
CONTROL +0 Oculta columnas seleccionadas.
CONTROL +E Selecciona toda la hoja de cálculo.
Si la hoja de cálculo contiene datos, CONTROL +E selecciona la región actual. Si presiona

CONTROL +E una segunda vez, se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando
CONTROL +E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.
Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra
el cuadro de diálogo Argumentos de función.
CONTROL +SHIFT+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de

inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.
CONTROL +N Aplica o quita el formato de negrita.
CONTROL +C Copia las celdas seleccionadas.
CONTROL +C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.
CONTROL +J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada
más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.
CONTROL +B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada.
SHIFT+F5 también muestra esta ficha, mientras que SHIFT+F4 repite la última acción de
Buscar.
CONTROL +SHIFT+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente
seleccionada.
CONTROL +I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
F5 también muestra este cuadro de diálogo.
CONTROL +L Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.
CONTROL +K Aplica o quita el formato de cursiva.
CONTROL +ALT+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de
diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.
CONTROL +U Crea un nuevo libro en blanco.

Página ii
Tecla Descripción
CONTROL +A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.
CONTROL +SHIFT+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.
CONTROL +P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
CONTROL +SHIFT+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente
seleccionada.
CONTROL +D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda
situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.
CONTROL +G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.
CONTROL +F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
CONTROL +S Aplica o quita el formato de subrayado.
CONTROL +SHIFT+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.
CONTROL +V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección.
Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una
celda.
CONTROL +ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente

después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de
cálculo o en otro programa.
CONTROL +R Cierra la ventana del libro seleccionado.
CONTROL +X Corta las celdas seleccionadas.
CONTROL +Y Repite el último comando o acción, si es posible.
CONTROL +Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que
escribió.
CONTROL +SHIFT+Z utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la
última corrección automática cuando se muestran las etiquetas inteligentes de Autocorrección.

MANUAL
DE MICROSOFT
POWERPOINT
2010
1
Índice
1) Conceptos básicos…………………………………………6
1.1) Arrancar PowerPoint……………………………..6
1.2) La pantalla inicial………………………………...6
1.3) Barras……………………………………………..7
1.4) Cerrar PowerPoint………………………………..8
1.5) Compaginar sesiones……………………………..8
1.6) Menú inteligente………………………………….8
2) Crear una presentación…………………………………..9

2.1) Crear una presentación con el asistente…………9
2.2) Crear una presentación con una plantilla……...11
2.3) Crear una presentación en blanco……………...11
3) Guardar una presentación………………………….…...12

3.1) Guardar como presentación………………..……12
3.2) Guardar como página web…………………..…..12
3.3) Guardado automático………………………...….13
3.4) Personalizar publicaciones web……………..….14
4) Abrir una presentación………………………………….16
5) Tipos de vistas………………………………………..….17
5.1) Vista normal…………………………………......17
5.2) Vista clasificador de diapositivas……………….17
5.3) Vista presentación con diapositivas…………….18
5.4) Zoom…………………………………………….18
6) Trabajar con diapositivas…………………………….…20

6.1) Insertar una nueva diapositiva………………….20
6.2) Copiar una diapositiva…………………………..20
6.3) Duplicar una diapositiva……………….………..21
6.4) Mover diapositivas……………………………….22
6.5) Eliminar diapositivas…………………………….23
2
7) Las reglas y guías………………………………………….25
7.1) Las reglas………………………………………….25
7.2) La cuadrícula……………………………………...25
7.3) Las guías………………………………………..…26
8) Manejar objetos…………………………………………...27
8.1) Seleccionar objetos………………………………..27
8.2) Copiar objetos……………………………………..27
8.3) Duplicar objetos……………………………..……27
8.4) Mover objetos……………………………………..28
8.5) Distancia entre objetos…………………………...28
8.6) Modificar el tamaño………………………….…..29
8.7) Girar y voltear………………………………...….29
8.8) Alinear y distribuir……………………........……30
8.9) Ordenar objetos…………………………….……33
8.10) Eliminar objetos…………………………….….33
9) Trabajar con textos……………………………….……..35

9.1) Insertar texto…………………….…………..…..35
9.2) Añadir nuevo texto………………………………35
9.3) Cambiar el aspecto de los textos………………...35
9.4) Alineación de párrafos…………………..………36
9.5) Sangrías……………………………….…………36
9.6) Numeración y viñetas………………………..…..36
9.7) Corrector ortográfico……………………………36
10) Trabajar con tablas……………………………………..38

10.1) Crear una tabla…………………………………38
10.2) Eliminar una tabla, fila o columna………….....38
10.3) Insertar filas o columnas……………………….38
10.4) Bordes de una tabla……………………….…….39
10.5) Color de relleno…………………………………39
10.6) Combinar o dividir celdas………………..……..39
10.7) Efectos del color…………………………..…….40
3
11) Trabajar con gráficos…………………………………..….41
11.1) ¿Qué es un gráfico?..................................................41
11.2) Para crear un gráfico………………………..……..42
11.3) Crear un gráfico paso a paso……………………....43
11.3.1) Crear el gráfico por defecto………………..43
11.3.2) Entrada de datos……………………………44
11.3.3) Formatear un gráfico……………………....45
12) Trabajar con diagramas………………………...…………48

12.1) Diseño del diagrama……………………………….48
12.2) Inserción de texto…………………………….……49
12.3) Agregar nuevos elementos…………………...……50
12.4) Organizar los elementos……………….…………..52
12.5) Ejemplos de diagramas…………………………....53
12.5.1) Organigrama………………………………53
12.5.2) Diagrama de ciclo………………….……...53
12.5.3) Diagrama radial…………………………...54
12.5.4) Diagrama piramidal……………………….54
12.5.5) Diagrama de Venn…………………..…….55
12.5.6) Diagrama de círculos concéntricos……….55
13) La barra de dibujo…………………………………………56

13.1) Dibujar líneas rectas………………………………56
13.2) Dibujar flechas……………………………………56
13.3) Dibujar cuadrados y rectángulos…………………57
13.4) Dibujar elipses y círculos…………………………57
13.5) Dibujar autoformas…………………………….…57
14) Insertar sonidos y películas………………………………61

14.1) Inserción de sonidos……………………………...61
14.1.1) Insertar un sonido desde la galería
multimedia………………………………….……...61
14.1.2) Insertar sonidos desde un archivo….….…62
14.1.3) Insertar una pista de CD………………….62
14.1.4) Cambiar propiedades del sonido……….…63
14.2) Inserción de películas…………………………….65
4
15) Animaciones y transiciones…………………………….…66
15.1) Animar textos y objetos……………………………66
15.2) Ocultar diapositivas…………………………….…67
15.3) Transición de diapositivas……………………...…68
15.4) Ensayar intervalos………………………………...69
5
1) Conceptos Básicos
1.1) Arrancar PowerPoint:
Existen dos formas de arrancar el PowerPoint:
- La primera es ir hasta el icono de inicio, situado generalmente en la esquina inferior
izquierda de la pantalla, al abrir el menú de inicio y con este abierto hacer clic sobre el
icono todos los programas, abierto este menú buscaremos el icono de PowerPoint y
haremos clic sobre él, de este modo arrancará el programa.
- La otra forma es hacer directamente clic sobre el icono de PowerPoint del escritorio.
1.2) La pantalla inicial:

La pantalla inicial es aquella que se abre al iniciar el PowerPoint, no tiene por que ser
igual en todos los ordenadores ya que se puede modificar los menús y herramientas que
contienen. En esta pantalla en la parte central aparece la diapositiva con la que
trabajamos en ese momento.
6
1.3) Barras:
Existen diferentes tipos de barras, que pasaremos a explicar a continuación:

- Barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en
ese momento.
- Las Barras de menú: contiene todas las posibilidades de Power Point. Las operaciones
suelen estar contenidas en menús desplegables. En esos menús están contenidos alguno
de los siguientes elementos:
a) Otro menú desplegable.
b) Comandos inmediatos
c) Comandos con ventana
- Las barras de herramientas: con los habituales comandos: guardar, copiar, etc.
- Las barras de estado: nos muestra el estado de la presentación, tipo de diseño e

idioma.
- Barras de desplazamiento: movilidad a derecha e izquierda de la pantalla.
7
1.4) Cerrar PowerPoint:
Para cerrar PowerPoint existen varias opciones: cerrar haciendo clic en la X de la barra
de titulo, utilizando el comando Alt + F4, y por último, haciendo clic en archivo y
eligiendo la opción salir. Para cerrar la presentación actual se hace lo mismo que en el
paso anterior, sustituyendo el comando por CTRL + W.
1.5) Compaginar sesiones:

Para compaginar sesiones, es decir dividir la pantalla en dos, teniendo abiertas las dos
sesiones, haremos clic con el botón derecho sobre cualquier parte vacía en la barra de
tareas, en la parte inferior; a continuación elegiremos mosaico vertical. Para pasar de
una a otra basta con hacer clic encima.
1.6) Menús Inteligentes:

Se trata de menús que se adaptan a las necesidades del usuario. Son menús que se abren
si hacemos clic en el último botón de la ventana. Además estos comandos una vez
utilizados se incorporarán a los menús iniciales.
8
2) Crear una presentación
PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, bien a través del
asistente que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos
porque nos guiará en todo el proceso de creación de la presentación, también podemos
crearlas a través de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o
plantillas nuestras. También se puede crear la presentación desde cero, es decir, crearla
a partir de una presentación en blanco.
2.1) Crear una presentación con el asistente:
Para crear una presentación con un asistente debemos seguir los siguientes pasos:
En el panel de Tareas encontrarás una sección llamada Nuevo, selecciona la opción Del
Asistente para autocontenido. Si no tienes abierto el panel de tareas también puedes ir al
menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo.
Una vez elegida la opción Del asistente para contenido aparecerá una ventana, en la
parte izquierda de la ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el
asistente, en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar). Si nos arrepentimos
y no queremos crear la presentación, pulsar el botón Cancelar para salir del asistente.
Pulsando el botón Siguiente seguimos con el asistente.
9
La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentación:
PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar
tiempo. Estas presentaciones estándares están agrupadas en varios temas. Con los
botones que aparecen en la parte central de la ventana seleccionamos el tema, a
continuación aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones asociadas al
tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organización y la
presentación Reunión de la organización. Con esto PowerPoint me va a crear una
presentación para una reunión con un esquema y unas diapositivas predefinidas,
nosotros sólo tendremos que retocar la presentación para adaptarla a nuestras
necesidades. Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente.
Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentación. El estilo de presentación

consiste en cómo se impartirá luego la presentación:
10
Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando
un ordenador (en pantalla), presentaciones que se vean en una página Web, una
presentación para pasar a transparencias en blanco y negro o en color, o para
diapositivas. Nosotros marcamos la opción que queramos y pulsamos Siguiente.
En el último paso (Opciones de presentación) nos pide que indiquemos el título de

nuestra presentación y también podemos indicar el texto que queremos que aparezca en
cada diapositiva de nuestra presentación, incluso podemos activar la casilla de número
de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su número. Una vez
introducida toda la información necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos
Finalizar para que el Asistente genere la presentación.
2.2) Crear una presentación con una plantilla:

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que
puede necesitar nuestra presentación, nosotros únicamente tendremos que introducir el
contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo.
Para crear una presentación con una plantilla debemos seguir los siguientes pasos:
En el Panel de Tareas de la sección Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opción

Plantillas generales. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y
selecciona la opción Panel de Tareas. Una vez seleccionada la opción Plantillas
generales te aparecerá un cuadro de diálogo; selecciona la plantilla de diseño que más te
gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has
seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que
más se adapte a tus gustos pulsa el botón Aceptar.
2.3) Crear una presentación en blanco:
Para crear una presentación en blanco seguiremos los siguientes pasos:
En el Panel de Tareas de la sección Nuevo selecciona la opción Presentación en Blanco.

Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel
de Tareas.
11
3.1) Guardar como presentación:
Para guardar una presentación podemos ir al menú Archivo y seleccionar la opción

Guardar o también se puede hacer con el botón del disquette.
Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar
a la siguiente:
De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos

guardar la presentación.
También podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará
dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. Después en la casilla Nombre
de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentación y por
último pulsaremos en el botón Guardar.
3.2) Guardar como página web:

Para guardar una presentación como página Web y así poder verla con un navegador,
hay que desplegar el menú Archivo y la opción Guardar como página Web.
Al seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana similar a la siguiente:
12
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos
guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el
nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.
El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción
Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación.
3.3) Guardado automático:

Ahora veremos cómo podemos configurar PowerPoint para que cada cierto tiempo
guarde automáticamente los cambios. Esta opción es muy útil ya que a través del
guardado automático podemos recuperar los últimos cambios que hemos realizado en
un documento que por cualquier motivo no hemos podido guardar.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Hay que hacer clic sobre la pestaña Guardar de la ventana Opciones. Posteriormente,
habrá que activar la casilla Guardar información de Auto recuperar cada... y después
indica cada cuántos minutos quieres que guarde el archivo. Por último pulsa Aceptar.
En esta pestaña también será muy útil la ubicación predeterminada de los archivos. Ahí
ponemos el nombre de la carpeta donde guarda por defecto los archivos, es la carpeta
que aparece en el cuadro Guardar en de la ventana Guardar como.
13
3.4) Personalizar una publicación web:
Para poder personalizar la publicación de la presentación despliega el menú Archivo y
pulsa Guardar como Pagina Web. En la ventana que aparece pulsa en el botón
Publicar.... Aparecerá la siguiente ventana:
14
En esta ventana podemos elegir qué partes de la presentación queremos publicar (la
presentación completa o bien un rango de diapositivas, por ejemplo de la 5 a la 10).
Si no queremos que aparezcan en la página las notas del orador debemos desmarcar la
casilla Mostrar notas del orador. También podemos indicar qué exploradores admitimos
para ver la presentación.
Por último podemos indicar el nombre y ruta de la página Web que contendrá la
presentación. Si queremos utilizar otro nombre para la página diferente del de la
presentación en PowerPoint pulsaremos en el botón Cambiar... y escribiremos el nuevo
nombre. Si queremos cambiarla de lugar pulsaremos en Examinar... e indicaremos la
nueva ruta. Una vez indicados todos los parámetros pulsaremos en el botón Publicar.
Podemos también refinar la publicación haciendo clic en el botón Opciones Web..., se
abrirá la siguiente ventana:
15
En esta ventana podemos elegir qué partes de la presentación queremos publicar (la
presentación completa o bien un rango de diapositivas, por ejemplo de la 5 a la 10).
Si no queremos que aparezcan en la página las notas del orador debemos desmarcar la
casilla
Para abrir
Mostrar
una presentación
notas del orador.
podemos
También
elegirpodemos
entre: indicar qué exploradores admitimos
- Ir al
para menú
ver Archivo y seleccionar la opción Abrir,
la presentación.
- Haz clic en el botón Abrir de la barra de herramientas,
Por último
- Desde el podemos indicaren
Panel de Tareas el nombre y ruta
la sección Abrirdeseleccionar
la página Web que contendrá
la opción Más.... Silael Panel
presentación. Si queremos utilizar otro nombre para la página diferente
de Tareas no aparece despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel deldedetareas.
la
presentación en PowerPoint pulsaremos en el botón Cambiar... y escribiremos
Tanto si hemos utilizado la barra de menús, el botón Abrir o Más presentaciones..., el nuevo
se
nombre. Si queremos cambiarla
abrirá la siguiente ventana: de lugar pulsaremos en Examinar... e indicaremos la
nueva ruta. Una vez indicados todos los parámetros pulsaremos en el botón Publicar.
Podemos también refinar la publicación haciendo clic en el botón Opciones Web..., se
abrirá la siguiente ventana:
16
5) Tipos de Vistas
Es importante saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece
PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a
permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global
de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver
cómo queda al final.
5.1) Vista Normal:
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver,
diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta
vista despliega el menú Ver y selecciona la opción normal. También puedes pulsar en el
botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos

seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la
diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área
de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta
es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las
diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al
tamaño real de la diapositiva.
5.2) Vista clasificador de diapositivas:

Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la
barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas. También
puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte
izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el
orden de aparición, orden que aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de
vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una
diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las
diapositivas, para organizar las diapositivas.
17
5.3) Vista presentación con diapositivas:
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la

diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados
que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación.
Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción
Presentación con diapositivas. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo
del área de esquema. Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.
5.4) Zoom:
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos.
Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en el panel sobre el cual quieres
que se aplique el zoom y después despliega el menú Ver y selecciona la opción Zoom…
En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas.
Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista o bien se puede aplicar un
porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje. También se puede
aplicar el zoom a través de la barra estándar de herramientas con el cuadro
si pulsamos sobre la flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos aplicar.
18
Para aplicar el zoom a todas las áreas de trabajo, lo único que hay que hacer es situarse
antes en el área al cual queramos aplicar el zoom.
19
Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando,
eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo
podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran
utilidad.
6.1) Insertar una nueva diapositiva:

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista
normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta
forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.
Podemos añadir una diapositiva de varias formas:
1. Pulsa en el botón que se encuentra en la barra de Formato.
2. Se puede hacer a través de la barra de menús seleccionando el menú Insertar y
después seleccionando la opción Nueva diapositiva
3. También puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + M
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una
nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de
esta.
Para acabar la inserción de la diapositiva tendrás que seleccionar qué diseño quieres que
tenga la nueva diapositiva y para ello tendrás que hacer clic sobre el diseño que quieras
del Panel de tareas. Como puedes apreciar en la imagen puedes elegir una diapositiva
para introducir texto y además con un formato determinado, o puedes elegir una
diapositiva en blanco para añadirle lo que quieras o con objetos.
6.2) Copiar una diapositiva:

Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:
20
1. Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón copiar que se
encuentra en la barra estándar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se
insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón pegar
2. También puedes hacerlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y

seleccionando la opción Copiar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se
insertará la diapositiva a copiar y desplegando el menú Edición, seleccionar la opción
Pegar.
3. Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres
copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque
alrededor de ella aparece un marco negro). Cuando se despliegue el menú contextual
selecciona la opción copiar. Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la
diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por último selecciona
del menú contextual la opción pegar.
4. Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú
contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos
pasos que acabamos de describir anteriormente. Si quieres copiar más de una
diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si las diapositivas están
consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando
la última diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar,
posicionar y pegar.
6.3) Duplicar una diapositiva:

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve
para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedo
copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas
puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
- Hazlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la

opción Duplicar diapositiva.
21
- Otra forma es utilizando el menú contextual.
- O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl. + Alt + D
6.4) Mover diapositivas:

1) Mover arrastrando:
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que
seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón
arrástrala hasta la posición donde quieres situarla. Al desplazarla verás que el puntero
del ratón es una flecha con un rectángulo debajo y aparece una línea entre diapositiva,
esta línea indica en qué posición se situará la diapositiva. Una vez te hayas situado en la
posición donde quieres poner la diapositiva suelta el botón del ratón y automáticamente
la diapositiva se desplazará a la posición e incluso se renumerarán las diapositivas.
Para mover una diapositiva estando en el área de esquema pulsa con el botón izquierdo
del ratón sobre y sin soltarlo arrástralo hasta la posición donde quieras moverla, una
vez situado suelta el botón y automáticamente la diapositiva se desplazará y se
renumerarán todas las diapositivas.
22
2) Otras formas de mover:
Otra forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar
adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra.
Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las
diapositivas a mover, después las cortamos (utilizando el botón cortar de la barra
estándar, utilizando la barra de menús, el menú contextual, o las teclas Ctrl + X),
luego nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos dejar las que
movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por último pegamos de la
misma forma que cuando copiamos.
6.5) Eliminar diapositivas:

Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas
manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva, en cambio si
no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas. Una vez
seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
1. Desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción
Eliminar diapositiva.
2. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al
pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva.
3. La última forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.
23
24
7) Reglas y guías
7.1) Las reglas:
Con la regla podremos saber a qué distancia situamos cada objeto ya que en las reglas
aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posición del
puntero del ratón.
7.2) La cuadrícula:
La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando
pequeños cuadrados, tales que nos será más fácil situar los objetos de forma alineada en
la diapositiva. Para visualizarla hay que pulsar en el boton cuadrícula )
La cuadrícula no aparece al imprimir o al visualizar la presentación.
25
7.3) Las guías:
Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro
secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir
la información mejor. Estas guías son imaginarias ya que no aparecerán al imprimir o
visualizar la presentación.
1 1 1 1 1
Revisar los opjetivos clave

y los factors esenciales
para eéxito
Qué hace única a unorganización
G Qué hace triunfar a u1a organización
------------------------------r-
G Visión compa1tida
Revisar las acciones blave llevadas a cabo el
aílo anterior
23/l2f.J.l04 3
26
8) Manejar objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo
un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc. Sobre ellos se pueden realizar las
mismas funciones que hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover,
copiar, eliminar, etc.
8.1) Seleccionar objetos:

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic
sobre él y el objeto pasará a estar seleccionado, el marco tomará un aspecto diferente
como el siguiente:
.
Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que
seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla Shift (mayúsculas) y con el ratón
selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes
seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto que quieras quitar
de la selección.
8.2) Copiar objetos:

Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él

- Luego dar la orden de copiar. Esto se puede hacer de varias formas:
- Desplegando el menú Edición y seleccionado la opción Copiar.
- Con las teclas (Ctrl + C).
- Con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del
ratón).
- Con el icono de la barra estándar.
- Por último dar la orden de pegar. Esto también se puede hacer de varias formas:
- Desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Pegar
- Con las teclas (Ctrl + V).
- Con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón).
- Con el icono de la barra estándar.
Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se
sitúe encima del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su
posición definitiva.
8.3) Duplicar objetos:
Para copiar el objeto en la misma diapositiva se puede utilizar el método de duplicar

objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que están
seleccionados.
27
Hay dos formas de duplicar un objeto, desplegar el menú Edición y seleccionar la
opción Duplicar o utilizar las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto aparece su copia
casi encima.
después de Ctrl+Alt+D
8.4) Mover Objetos:

- Mover arrastrando: Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es
seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, aparecerá un marco a su alrededor, al
situarse sobre este marco el cursor toma el siguiente aspecto , si se pulsa el botón
izquierdo del ratón y se mantiene pulsado se podrá arrastra el objeto, una vez arrastrado
el objeto al lugar que se desea se suelta el botón del ratón.
- Mover cortando: Si se quiere mover un objeto de una diapositiva a otra hay que
seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto,
después situarse en la diapositiva a la que se quiere mover el objeto y finalmente pulsar
Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición
original. Para cortar y pegar el objeto se pueden utilizar tanto Ctrl + X y Ctrl + V, las
opciones Cortar y Pegar que poseen tanto el menú Edición como el menú contextual, o
pulsar los iconos de la barra estándar .
8.5) Distancia entre objetos:

PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia
desde un objeto hasta cualquier otro punto, por ejemplo el margen de una diapositiva.
Para medir la distancia entre objetos primero hay que activar las guías. Después hacer
clic en uno de los extremos de la guía que se utilizará para medir, y arrastrar la guía
hasta el primer objeto. A continuación arrastrar la guía hasta la posición del segundo
objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, aparecerá un pequeño recuadro en el que va
indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos
momentos la guía.
28
8.6) Modificar el tamaño:
Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, hay que
visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto
tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del
objeto, al situar el cursor en una de las esquinas, este se convertirá en una flecha de dos
direcciones que permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del
objeto, para ello hay que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha y arrastrarlo
hasta darle el tamaño deseado. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los
lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la
diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando se
posiciona el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma . Los puntos que se
encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del
objeto. Cuando se posiciona el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .
8.7) Girar y voltear:
PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos como girarlos o voltearlos, pero
no puede hacerlo con cualquier objeto, las imágenes y los dibujos Autoforma son
algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear.
Para girar o voltear un objeto primero hay que seleccionarlo, una vez seleccionado
desplegar el menú Dibujo de la barra de Dibujo y seleccionar la opción Girar y Voltear.
A continuación seleccionar el tipo de giro que se quiere realizar entre los que propone:
- Al seleccionar la opción Girar libremente aparecen puntos verdes alrededor del

objeto, en la punta del puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia,
si se sitúa el ratón sobre un punto verde y después se arrastra el ratón hacia cualquier
posición la figura girará.
- Al seleccionar la opción Girar a la izquierda automáticamente el objeto experimenta
un giro de 90 grados a la izquierda.
- Al seleccionar la opción Girar a la derecha automáticamente el objeto experimenta un
giro de 90 grados a la derecha.
- Al seleccionar la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene su
simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical.
- Al seleccionar la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su
simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal.
A continuación hay unos ejemplos de como queda un objeto girado y volteado.
29
Después de Girar a la derecha
Después de Voltear horizontalmente
8.8) Alinear y distribuir:

PowerPoint nos permite también cambiar la
posición que ocupan los objetos dentro de la
diapositiva e incluso cambiar la posición de
alguno de ellos en función de otro objeto.
Distribuir objetos dentro de una diapositiva
consiste en desplazar los objetos para que haya
la misma distancia entre ellos bien sea distancia
horizontal o vertical.
Alinear objetos consiste en hacer que todos se
ajusten a una misma línea imaginaria.
En los dos casos hay que seleccionar primero
los objetos y después del menú Dibujo de la
barra de Dibujo seleccionar la opción Alinear o Distribuir.
Después elegir el tipo de alineación o distribución que se desea de la lista siguiente.
La casilla Con relación a la diapositiva hace que la

distribución se haga en función de la diapositiva para
que los objetos de la diapositiva y los bordes de la
diapositiva guarden la misma distancia.
A continuación te mostramos unos ejemplos de cómo

quedan los objetos al alinearlos o al distribuirlos.
30
- Ejemplo Distribuir Objetos:
Después de Distribuir Horizontalmente obtenemos esto:
Como podrás observar la distribución solo se puede hacer en relación a la diapositiva y

ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la
flecha grande a la flecha pequeña y esta a su vez con el lateral derecho de la diapositiva.
31
- Ejemplo Alinear Objetos:
En este ejemplo hemos alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha pequeña se ha
situado en la misma horizontal que la grande.
32
8.9) Ordenar objetos:
En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos unos
encima de otros y que alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema PowerPoint
incorpora la opción ordenar que permite mover los objetos a planos distintos para, por
ejemplo, traer a primer plano un objeto que estaba detrás de otro y que por eso no se
veía. Para ordenar objetos primero hay que seleccionar el objeto al que se pretende
cambiar su orden. Una vez seleccionado hay que pulsar la opción Ordenar en el menú
Dibujo de la barra de herramientas. A continuación seleccionar el tipo de orden que se
desea:
- Al seleccionar la opción Traer al frente el objeto que esté seleccionado pasará a ser el
primero por lo que si se encuentra encima de otro este objeto tapará a los que tiene
debajo.
- Si se selecciona Enviar al fondo este objeto pasará a ser el último por lo que cualquier
objeto que haya encima de él lo tapará.
- Al seleccionar la opción Traer adelante el objeto seleccionado pasará una posición
hacia adelante.
- Si se selecciona Enviar atrás el objeto pasará una posición atrás.
A continuación mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos.
después de enviar al fondo:
8.10) Eliminar Objetos:

Para borrar un objeto primero se ha de seleccionar el/los objeto/s a eliminar
manteniendo pulsada la tecla shift.
Después se pueden borrar de varias formas:
- pulsando la tecla Supr,
- o desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Borrar.
Con esto se eliminará el texto, gráficos, imágenes, etc pero la sección reservada a estos
objetos se mantendrá a pesar de que esté vacía:
33
Para eliminar estas secciones hay que pulsar nuevamente Supr.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo cuando
estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para
deshacer (o rehacer) la última operación realizada.
Para Deshacer la última operación realizada podemos:

- Seleccionar la opción Deshacer del menú Edición.
- con las teclas Ctrl + Z
- haciendo clic en el icono de la barra estándar
Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con las últimas
operaciones realizadas. Sólo nos queda marcar las que queremos deshacer.
Para Rehacer la última operación realizada se puede:

- Seleccionar la opción Deshacer del menú Edición.
- Pulsar las teclas Ctrl + Y
- Hacer clic en el icono de la barra estándar
Del mismo modo que para deshacer, se pueden rehacer varias operaciones marcándolas
de la lista desplegable asociada al botón.
34
9) Trabajar con textos
A la hora de trabajar con las diapositivas de PowerPoint prácticamente podemos realizar
todas las tareas que se hacen con un procesador de texto es decir escoger el tipo, tamaño
y color de letra además de aplicar sangrías, columnas párrafo, etc.
A continuación explicare con más detalle las distintas opciones de trabajar con textos.
9.1) Insertar texto:
A la hora de insertar texto en una diapositiva es necesario seleccionar un diseño de los

que nos ofrece PowerPoint adecuado al contenido que vayamos a introducir.
Una vez seleccionado el diseño haz lo siguiente para insertar texto:
Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto,

automáticamente el texto que aparecía (“Haga clic para agregar titulo o subtitulo”)
desaparecerá y aparecerá el cursor y entonces puedes empezar a introducir texto.
Cuando termines de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la
diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.
9.2) Añadir texto nuevo:

A veces con los cuadros de texto del diseño no llega para introducir todo lo que
deseamos por eso podemos añadir nuevos cuadros de texto haciéndolo de la siguiente
forma. Bien podemos seleccionar cuadro de texto en la barra de dibujo o elegir insertar
cuadro de texto. Entonces haciendo clic en el botón izquierdo y arrastrando sobre la
diapositiva dibujaremos el cuadro de texto del tamaño que deseemos aunque a la par
que vas introduciendo texto va aumentando su tamaño acorde con el texto introducido
por lo tanto no tenemos que preocuparnos mucho del tamaño. Una vez escogido el
tamaño nos aparecerá el cursor para que podamos empezar a introducir texto una vez
que termines al igual que antes haz clic en otro sitio de la diapositiva o pulsa la tecla Esc
dos veces.
9.3) Cambiar el aspecto de los textos:
PowerPoint nos ofrece las mismas posibilidades que un procesador de texto como
cambiar la fuente el color y el tamaño etc. Para ello tenemos la barra de formato donde
podemos seleccionar el tipo de letra, el tamaño, la alineación derecha, izquierda,
centrada o justificado además de negrita cursiva etc. La otra forma es ir una vez que
selecciones el texto que quieres vas a formato y fuente entonces nos saldrá una ventana
en la que podemos escoger al igual que antes el tipo de letra tamaño color y efectos
como sombra, relieve, subrayado, negrita, color etc.
35
9.4) Alineación de párrafos:
Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo compone con respecto de los márgenes
del cuadro de texto.
Para alinear un párrafo puedes utilizar los iconos de la barra de formato o desplegar el
menú formato y seleccionar alineación, después eliges la deseada. Existen cuatro tipos
de alineación:
- Izquierda: sitúa el texto lo más cerca del margen izquierdo.
- Derecha: sitúa al texto lo más cerca del margen derecho.
- Centrado: sitúa al texto en el centro.
- Justificado: Ajusta el texto al ancho del cuadro de texto.
9.5) Las sangrías:
La sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles

para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema,
proyecto, etc. Para aplicar la sangría es mejor escribir el esquema completo después
aplicarla. Para aplicar una sangría haz lo siguiente:
Una vez introducido el texto selecciónalo y a continuación pulsa el botón Aumentar

Sangría que se encuentra en la barra de formato, al igual que puedes aumentarla
también puedes reducirla con el botón Disminuir Sangría .
9.6) Numeración y viñetas:
El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a la sangrías, lo único que

cambia es además de aplicarle la sangría se la añaden símbolos o números delante del
párrafo. Para aplicar numeración y viñetas a un texto haremos como hasta ahora
introduciremos el texto y después lo seleccionamos para aplicárselo. Una vez
seleccionado el texto despliega el menú formato y selecciona la opción numeración y
viñetas. Una vez hecho esto aparecerá una ventana en la que seleccionaremos el tipo de
numeración o viñeta que más se ajuste a lo que busques y por ultimo pulsa aceptar. Por
otro lado también podemos personalizar las viñetas eligiendo el símbolo que deseemos
que se muestre.
9.7) Corrector ortográfico:

En las presentaciones PowerPoint como insertamos texto tiene un corrector ortográfico
como un procesador de textos aunque no nos debemos fiar al cien por cien ya que no
reconoce todas las faltas que se pueden producir. Cuando escribes en PowerPoint al
igual que un procesador de texto subraya ya con rojo aquellas palabras que el tiene
dudas.
36
Para mostrar el corrector ortográfica tienes que desplegar el menú herramientas y
seleccionar la opción Ortografía o bien pulsar la tecla F7. Una vez que lo hayas
seleccionado se desplegara un cuadro en el que aparece:
En el cuadro No se encontró aparecerá la palabra que PowerPoint piensa que está mal
escrita. Abajo aparece una lista de sugerencias. Elige la que creas que es la correcta en
tu caso haciendo clic sobre ella, después pulsa en el botón Cambiar para que remplace la
palabra actual por la seleccionada.
- Si pulsas en Cambiar todas harás que remplace la palabra actual por la seleccionada
en toda la diapositiva.
- Pulsar Omitir u Omitir todas equivale a pasar por alto esa palabra en la revisión
ortográfica. Esto se utiliza por ejemplo para nombres de personas o nombres que no se
encuentran en su diccionario pero que consideramos correctos.
- Agregar equivale a agregarla al diccionario personal que aparece en la opción Agregar
palabras a: Esta opción se utiliza para añadirla a nuestro diccionario de palabras para
que lo reconozca la próxima vez el diccionario.
37
10) Trabajar con tablas
En PowerPoint además de insertar texto gráficos etc. También puedes insertar tablas
para organizar mejor la información las tablas funcionan de la misma manera que en un
procesador de texto. A continuación explicaremos un poco más lo que se pueden hacer
con las tablas.
10.1) Crear una tabla:
Para ello seleccionamos el menú insertar y tabla o bien en la barra de herramientas

también hay un botón en la barra de herramientas para acceder directamente Una vez
que accedamos nos saldrá una nueva ventana en la que elegiremos el numero de filas y
columnas que queremos que tenga la tabla pulsamos aceptar y nos saldrá la tabla y una
nueva barra para modificar las opciones de la tabla.
Para insertar texto nos colocamos en el recuadro o celda en la que queremos introducir
el texto y lo introducimos.
También puedes cambiarle el formato al texto como hemos visto anteriormente a la hora
de trabajar con textos.
Para cambiar de celda lo puedes hacer con el tabulador o con las flechas del teclado.
10.2) Eliminar una tabla, fila o columna:
Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla entonces
estará seleccionada y pulsas el botón Supr. o Del.
Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la barra de
herramientas Tablas y Bordes despliega la lista Tabla y selecciona la opción Eliminar
filas
Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que pertenezcan a la columna
que quieras eliminar y después de la barra de herramientas Tablas y bordes despliega la
opción tabla y selecciona la opción Eliminar columnas. Si quieres eliminar dos o más
columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la
tecla Shift o arrastrando el ratón sobre las celdas y después elegir Eliminar filas o
Eliminar Columnas.
10.3) Insertar filas o columnas:

Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas
o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que
ampliar.
38
Para insertar una nueva fila nos tenemos que situar el cursor en la tabla a la altura que
queramos insertar y una vez situado en esa celda vamos a la barra de herramientas
Tablas y Bordes y seleccionamos Insertar fila en la parte inferior (se insertara por
debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por
encima de la fila en la que nos encontramos)
Para insertar una columna el proceso es similar sitúate en la columna que quieras
insertar y al igual que antes desplegamos el menú tabla de la barra de herramientas
Tablas y Bordes y eliges entre insertar columna a la izquierda o a la derecha según
donde la quieras insertar.
10.4) Bordes de una tabla:

Podemos modificar el formato de una tabla vamos a ver como podemos cambiar los
bordes y el color, etc.
Para poder modificar el formato de una tabla lo primero es seleccionándola haciendo

clic en uno de sus bordes. Después ir al menú Formato selecciona la opción Tabla,
entonces se desplegara una ventana en la que podemos elegir el tipo de borde, el color
del borde y el ancho de este. En la parte derecha de la ventana aparece un recuadro en el
que puedes seleccionar si solo quieres bordes en un lado o quieres ocultarlos etc.
También puedes realizar algunas de estas tares desde la barra de herramientas Tablas y
Bordes.
10.5) Color de relleno:
Para cambiar el color de relleno de la tabla debes hacer lo siguiente:

Igual que antes selecciona la tabla haciendo clic sobre unos de los bordes, después del
menú formato selecciona la opción Tabla y en la ventana que aparece haz clic sobre la
pestaña Relleno. De la lista desplegable selecciona el color que desees y si no lo
encuentras puedes pulsar en más colores y después lo escoges y pulsas aceptar.
Puedes hacer que el color de relleno se algo transparente, por lo que tendrá el color del
fondo de la diapositiva donde se encuentra la tabla. También puedes acceder con el
botón derecho pulsando en bordes y relleno.
10.6) Combinar o dividir celdas:

Combinar celdas consiste en convertir 2 o mas celdas en una solo por lo que no tendré
separación entre una y otra celda ya que pasara a ser una. Esto puede utilizarse para
poner un titulo a una tabla uniendo todas las celdas de la primera fila. Para combinar
celdas lo que hacemos es seleccionar la que queremos combinar y pulsar el botón
combinar celdas de la barra de herramientas Tablas y Bordes
Por otro lado dividir celdas en lógicamente consiste en dividir en dos una celda. Para
ello selecciona la celda que quieres dividir y pulsa el botón dividir celdas .
39
10.7) Efectos del color:
- El degrado del color:
Selecciona la tabla haciendo clic sobre uno de sus bordes, en el menú Formato
selecciona la opción Tabla y en la ventana que aparece haz clic sobre la pestaña
Rellenos de la lista desplegable selecciona Efectos de relleno.
Lo primero que hacemos para aplicar un degrado es seleccionar el color o los colores
con los que quieres trabajar. Si quieres trabajar con uno sólo activa la casilla Un Color y
después en Color 1 elige el color que desees. Si quieres trabajar con dos colores activa
la casilla Dos Colores y después elige el Color 1 y el Color 2. Una vez hecho esto
puedes indicar la dirección del degrado a través de Estilos de Sombreado, y en la parte
derecha puedes ver como va a quedar al aplicarlo en una tabla. Una vez elegido todo
pulsas Aceptar.
- Otros efectos:
En esta misma ventana existen otras opciones como Textura, trama e imagen.
Con la pestaña Textura podemos elegir texturas que PowerPoint incluye como puede ser
la textura Mármol, Pergamino, etc.
Con la pestaña Trama podemos elegir la cenefa que mas nos guste (rombos, cuadros,
rayas, puntos, etc.) y con los colores que desees.
Con la pestaña Imagen podemos elegir una imagen que tengamos guardada.
40
11) Trabajar con gráficos
Un dibujo vale más que mil palabras, dice un proverbio Chino. Convertir números en un
gráfico, puede ayudar a que a la gente a entender qué significan los números.
11.1) ¿Qué es un gráfico?
Un gráfico es una manera de representar números gráficamente, eso es, como un dibujo.
Nos encontraremos diferentes tipos de

gráficos muy diversos.
Los dos tipos más comúnmente usados, son los gráficos de columnas y los de tipo
circular.
Gráfico de Columnas: Es la opción más

común. Es buena para mostrar un patrón
de cambio en los valores, a través del
tiempo, o para comparar un conjunto de
valores
Gráfico Circular: Muestra los números

como parte de un total.
41
11.2) Para crear un gráfico:
Para crear un gráfico vamos a ver los diferentes pasos a seguir:
1. Pulsaremos sobre el Botón Gráfico

Mediante clic en el botón o icono de Gráfico, se abre una tabla por defecto
llamada hoja de datos (datasheet) y un gráfico 3-D basado en esa hoja.
Cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar

aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos
explicando a lo largo del tema.
Cuando crea un gráfico, desde el mismo principio está trabajando en un

programa suplementario, llamado Microsoft Graph Los menús y las barras de
herramientas cambian, mientras se abre a Microsoft Graph.
Esta tabla es donde insertaremos nuestros datos, eliminando los datos por
defectos que se encuentran al crear el grafico, su manejo es similar al de
inserción de datos en Microsoft Excel.
Una vez que tenga ingresados sus propios datos, se puede hacer modificaciones
sobre el grafico (tipo de grafico, formato etc..).
42
A diferencia de Excel, no se puede seleccionar los datos en una tabla de
PowerPoint existente y usarla para crear automáticamente un gráfico, pero se
puede usar el siguiente método:
2. Pegar datos: Copiar los datos de una tabla u hoja de cálculo existente. Insertar un
gráfico. Pegar en la hoja de datos.
3. Importar datos: PowerPoint puede importar los datos existentes desde Excel,
Word o Lotus 1-2-3 o de un archivo de datos con texto. Primero debe insertar un
gráfico y después seleccionar desde el menú Edición | Importar archivo... y
navegar hacia el archivo que tiene sus datos. Puede resultarle necesario elegir la
hoja correcta entre las hojas de cálculo.
Después que ha importado o pegado sus datos, suprimir cualquier fila o columna
que fue usada por defecto por los datos y que usted no está utilizando. De lo
contrario, ellas se verán en el gráfico, aunque éste se halle en blanco. Cuando
importa datos, los menús y barras de herramientas, pueden cambiar para
coincidir con el programa original.
11.3) Para crear un gráfico paso a paso:
11.3.1) Crear el grafico por defecto:
• Agregar una diapositiva y nombrarla lluvias.

• Aplicar el diseño Título-Gráfico desde tarea Diseño en el panel de tareas.
43
• Doble-clic en el icono en la tabla. Por defecto, aparecen el gráfico y la
hoja de datos, con sus datos también por defecto.
Tras este paso ya tenemos nuestro grafico creado, ahora veremos el tratamiento
de datos.
11.3.2) Entrada de datos:

Debe reemplazar los datos por defecto, por los suyos propios. El gráfico
cambiará automáticamente para hacer juego con los datos anteriores.
• Ahora meteremos los datos de la tabla que se encuentra a continuación,

en su hoja de datos. Los números son la cantidad de días de lluvia en
cada estación.
Alternativa para no tener que escribir todo: Copiar toda la tabla de abajo en
Word o Excel y pegarla en su hoja de datos, asi podremos meter los datos sin
necesidad de volver a volcarlos como hicimos cuando los teníamos metidos
uno por uno en excel.
44
• Clic en la diapositiva, para cerrar la interfaz de Microsoft Graph. El
gráfico se ve en la diapositiva.
• Puede hacer algún formateo y cambios en el diseño, que hagan a este

gráfico más atractivo y fácil de leer lo vamos a ver en el siguiente punto.
11.3.3) Formatear un gráfico:

Desde aquí se puede hacer un gran control sobre el aspecto de su gráfico.
Puede cambiar las fuentes, color, fondo y diseño.
Por ejemplo algunos problemas como los siguientes:
a. Están faltando algún elemento nuevo en la fila donde están las

estaciones.
b. El color de las barras es igual al del fondo.
c. Los colores de las barras del gráfico no son atractivos.
d. La leyenda, está ocupando demasiado espacio.
Aclaración: Mientras se encuentra en Microsoft Graph - Deshacer, funcionará

solo para la acción previa. No hay una lista de acciones para poder deshacer!
• Doble-clic en el gráfico, para abrirlo nuevamente en Microsoft Graph.

Método Alternativo: Clic derecho y elegir Objeto Gráfico | Modificar.
• Ejes-X e -Y: Como formatear los ejes
Clic derecho en las etiquetas del eje X en el grafico (Primavera,

Otoño). Aparecerá el siguiente menú:
Desde el menú que aparece, seleccionar Formato de ejes... Aparece

el diálogo Formato de ejes con varias fichas.
45
En la ficha Fuente, cambiar todo lo referente al formateado del
texto que ya se ha explicado en otro de los apartados del trabajo.
Si pulsamos sobre la pestaña de alineamiento, podremos hacer
cambio en la dirección del texto.
Clic en Aceptar, para aceptar los cambios al eje X.

El eje Y (los números verticales) y se podrán modificar de la
misma forma que el eje X
• Colores de las barras:
Los colores automáticos son elegidos de los colores en la

combinación de colores y después de los colores estándar.
Clic derecho sobre una de las barras serán seleccionadas todas las
barras del mismo color y se verán sus puntos de diseño, mediante
doble clic en una barra, quedará seleccionada solamente la misma.
Desde el menú que aparece, seleccionar Formato de serie de
datos.... Se abre el diálogo Formato de serie de datos.
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Todas las barras que se han cambiado aparecerán con el color
indicado y l a leyenda se formatea automáticamente para hacer
referencia a la barra correspondiente.
• Leyenda:
La leyenda a la izquierda, ocupa demasiado espacio y la fuente es muy

gruesa para poder leerla fácilmente. Clic derecho en la leyenda.
Desde el menú que aparece, seleccionar Formato de leyenda... Se abre el

diálogo de Formato de leyenda.
La leyenda se expande horizontalmente o se contrae para ajustarse al

espacio según la posición que tenga en el grafico.
En definitiva simplemente decir que el grafico se puede modificar como hemos visto y
explicado de mil formas diferentes para que cada usuario lo adapte a su gusto y
preferencias.
Se podrán hacer cambios como la inserción de cuadros de texto en el grafico ya que a

diferencia de Excel, Microsoft Graph no incluye una opción para agregar una etiqueta
en el eje, de manera que uno mismo tendrá que agregar un cuadro de texto, y la forma
de agregarlo esta ya comentado en apartados anteriores del trabajo y también sobre la
alineación del texto de los cuadros de texto
47
12) Trabajo con diagramas
12.1) Diseño del diagrama:

De igual forma que se pueden insertar fotos en una presentación de PowerPoint,
también podemos crear e introducir nuestros diagramas.
Para crear un diagrama tienes que seleccionar del menú Insertar la opción Diagrama...
Tras seleccionar la opción Diagrama, saldrá a continuación la siguiente pantalla, donde

elegiremos aquel diagrama que más se adapte a lo buscado:
Como de todos los tipos de diagramas existentes el más común es el organigrama,

pasaremos a explicar detalladamente cómo insertar un organigrama en Microsoft
PowerPoint, siendo casi en su totalidad comunes los pasos para representar los distintos
tipos de diagramas en el programa.
En el momento que hemos insertado el diagrama a nuestra presentación, se cargará una

barra de herramientas de diagrama con la siguiente forma:
48
Desde esta barra podremos darle el formato deseado al diagrama, ya sea para añadir
nuevos elementos a nuestro diagrama, modificar su tamaño o el texto contenido en cada
uno de los nodos, cambiar el tipo de diagrama, etcétera.
- Desde Insertar forma añadiremos nuevos elementos a nuestro diagrama: según

deseemos nosotros podremos insertarlos al nivel buscado (insertarlos al mismo
nivel que nuestro nodo o a uno inferior).
- Diseño nos permite controlar la mayoría de aspectos relacionados con los
niveles y ramas del diagrama. Estas opciones variarán en función del tipo de
diagrama que utilicemos, ya que sus características son distintas.
- Seleccionar nos sirve para seleccionar un objeto de nuestro diagrama, ya sea un
nodo determinado, un nivel...
- La opción de ajustar texto nos adaptará el texto contenido en el nodo
seleccionado para que ocupe todo el fondo del mismo.
- El botón nos abrirá la galería de estilos del diagrama, donde elegiremos el
estilo del diagrama que queremos:
12.2) Inserción de texto:

Ahora que hemos escogido el diseño de nuestro diagrama, vamos a insertar texto
dentro de los nodos. Para insertar texto dentro de un nodo del diagrama,
simplemente tendremos que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el
nodo donde queremos escribir y poner el texto que queremos que aparezca. Este
49
texto no tiene por que ser texto plano, sino que puede ser modificado a nuestro gusto
(tamaño, tipo de letra, formato…)
12.3) Agregar nuevos elementos al organigrama:

A la hora de realizar un organigrama, es importante que haya una manera fácil y
sencilla de agregar nuevos niveles al mismo, ya que sobre la marcha será necesario
irlo modificando para incorporar nuevos elementos. Estos elementos no siempre irán
en el mismo nivel, con lo cual en Microsoft Powerpoint tenemos varias opciones
según donde queramos añadirlos (como subordinados, ayudantes o compañeros de
trabajo).
El primer paso a realizar a la hora de añadir un nuevo elemento a nuestro

organigrama es hacer clic sobre el elemento que tomaremos como referencia a la
hora de agregar uno nuevo.
Seleccionamos el tipo de elemento que deseemos agregar (subordinado, compañero

de trabajo, ayudante) y el programa nos lo agregará automáticamente al organigrama
anterior. A continuación pondremos un ejemplo resultante de insertar un elemento
de cada clase al siguiente diagrama, tomando como referencia un organigrama con
la organización de los estamentos directivos de un club deportivo:
50
Ahora añadiremos un elemento dependiente del Vicepresidente Deportivo. Para ello
utilizaremos la opción Subordinado vista en la imagen anterior:
Tras haber añadido un Entrenador, subordinado del Vicepresidente Deportivo del

club, pasaremos a añadir un nuevo estamento al mismo nivel que este último. Para
añadir elementos que estén al mismo nivel dentro de un organigrama utilizaremos la
opción Compañero de Trabajo:
Por último, tras añadir al Secretario Técnico a nuestro organigrama deportivo,

añadiremos un ayudante a nuestro Vicepresidente Deportivo mediante la opción
Ayudante. Cabe destacar que éste solo se podrá añadir a aquellos elementos que
tengan un nivel inferior, ya que es un escalafón entre ambos niveles:
51
12.4) Organizar los elementos de un organigrama:
En Microsoft PowerPoint podremos modificar la posición de todas aquellas ramas
que dependan de un elemento determinado, para organizar de una mejor manera el
organigrama resultante. Esto se realiza de una manera muy sencilla: simplemente
habrá que seleccionar el cuadro a partir del cual deseamos ordenar los distintos
elementos y a partir de ahí seleccionar la opción Diseño de la barra del organigrama.
En el ejemplo anterior de nuestro club deportivo, hemos ordenado los elementos

dependientes a la derecha, tomando como referencia o raíz a nuestro Vicepresidente
Deportivo. El resultado obtenido es el siguiente:
Los elementos Entrenador y Secretario Técnico son subordinados del

Vicepresidente Deportivo, por tanto se han situado a la derecha del mismo. No es el
caso del Director Deportivo, quien por ser ayudante del Vicepresidente Deportivo
no ha visto modificada su posición dentro del organigrama tras su ordenación.
52
12.5) Ejemplos de diagramas:
12.5.1) Organigrama:
12.5.2) Diagrama de ciclo:
53
12.5.3) Diagrama radial:
12.5.4) Diagrama piramidal:
54
12.5.5) Diagrama de Venn:
12.5.6) Diagrama de círculos concéntricos:
55
13) La barra de dibujo
13.1) Dibujar líneas rectas:
Para crear líneas rectas hay que selecciona el botón de la barra de dibujo.
Para que a parezca la barra de dibujo hay que ir a el menú Ver, seleccionar la Barra de
herramientas y Dibujo.
Una vez hechas las rectas puedes cambiarles el color haciendo doble clic sobre la que
quieras, y a parece la ventana Formato de autoforma. En el apartado colores y líneas
selecciona el color de línea que quieras.
Además de cambiar el color de la línea puedes cambiar el estilo, grosor y tipo de línea.
13.2) Dibujar flechas:
Para dibujar flechas hay que seleccionar el botón de la barra de dibujo.
Un ejemplo de flechas sería:
56
Para cambiar el color o la terminación de las flechas se hace doble clic sobre la que
quieras cambiar y después en la ventana Formato de autoforma selecciona el color y la
terminación de la flecha que quieras en el apartado Estilo Final y Estilo Inicial.
13.3) Dibujar Cuadrados y rectángulos:
Para dibujar cuadrados o rectángulos selecciona el botón de la barra de dibujo,

después haz clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo vas arrastrándolo,la
figura irá apareciendo y cuando lo tengas del tamaño que quieras suelta el ratón.
Un ejemplo de cuadrados y rectángulos sería:
Haciendo doble clic sobre la figura en la ventana Formato de autoforma puedes

cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes en el apartado línea o añadir
transparencia al fondo
13.4) Dibujar Elipses y círculos:
Para dibujar círculos y elipses selecciona el botón de la barra de dibujo, después haz
clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo arrástralo hasta donde quieras.
Un ejemplo de elipses y círculos sería:
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Para cambiarles el color se hace doble clic sobre la figura que quieras en la ventana
Formato de autoforma se puede cambiar el color de relleno, el estilo de los bordes en el
apartado línea o añadir transparencia al fondo.
13.5) Dibujar autoformas:
Puedes dibujar formas ya prediseñadas, como una estrella, bocadillos de distintas

formas, etc.
Para insertar alguna forma prediseñada hay que desplegar el menú Autoformas de la
barra de Dibujo. Después eliges el estilo que quieras y por último el dibujo en concreto.
Luego sólo tienes que hacer clic sobre la diapositiva con el botón izquierdo del ratón y
arrástralo hasta conseguir la forma que querías.
Ejemplos de autoformas serían:
Puedes cambiar las características de la autoforma haciendo doble clic sobre ella
aparecerá la ventana Formato de autoforma aquí seleccionas el color de relleno o color
del borde, etc. Dentro de cada categoría hay varias autoformas, por ejemplo:
58
Tipos de líneas Tipos de conectores
Tipos de botones de acción
Tipos de cintas y estrellas
Tipos de formas básicas
Tipos de flechas de bloque
59
Tipos de diagrama de flujo Tipos de llamadas
60
14) Insertar sonidos y películas
Los sonidos y las películas son elementos bastante útiles a la hora de realizar una
presentación en PowerPoint.
14.1) Inserción de Sonidos:

Para insertar un sonido en una presentación de PowerPoint, debemos comenzar por ir al
menú de Insertar y escogeremos la opción de Películas y sonidos
Seleccionada la opción de películas y sonidos, nos aparecerá un submenú donde

escogeremos la película o sonido a insertar en nuestra presentación. En este punto nos
centraremos en la inserción de sonidos, los cuales podremos obtener de la Galería
multimedia (una serie de sonidos que ya incorpora PowerPoint) a través de la opción
Sonido de la Galería multimedia, o bien importándolos desde un archivo determinado a
través de la opción Sonido de Archivo. También tendremos la opción de añadir una
pista de audio de un CD, a través de la opción de Reproducir pista de audio de CD e,
incluso, grabar un sonido e incluirlo en el PowerPoint creado (opción Grabar sonido).
14.1.1) Insertar un sonido desde la galería multimedia:

Para ello hemos accedido a través del menú Insertar a la opción Películas y sonidos y de
ahí a Sonido de la Galería multimedia. Se nos abrirá el panel de tareas (por defecto en la
parte derecha de la pantalla) y desde allí podremos seleccionar que sonido queremos
61
insertar en nuestra presentación haciendo doble clic sobre el mismo. El sonido escogido
podrá reproducirse automáticamente cuando se ejecute la diapositiva correspondiente de
nuestra presentación o cuando hagamos clic sobre el icono correspondiente al mismo,
según deseemos. Al escoger el sonido aparecerá en la diapositiva un altavoz para indicar
que se ha insertado el sonido.
14.1.2) Insertar sonidos desde un archivo:

Para insertar un sonido desde un archivo de nuestro ordenador, el procedimiento es
prácticamente igual a hacerlo desde la Galería multimedia. Sólo cambia el lugar desde
donde vamos a seleccionar el sonido, dentro del menú Insertar accederemos a Películas
y Sonidos y desde allí accederemos a la opción Sonido de Archivo, donde elegiremos
aquel sonido que deseamos incluir en la presentación.
14.1.3) Insertar una pista de CD:

El proceso es igual a los anteriores, pero cambiando también de opción: en este caso
iremos a la opción de Reproducir pista de audio de CD.
62
Nos saldrá una ventana desde la que seleccionaremos las pistas de audio a incluir y las
opciones de la reproducción buscadas.
14.1.4) Cambiar propiedades del sonido:

Una vez seleccionado el archivo de sonido que queremos insertar en nuestra
presentación, podemos modificar sus propiedades haciendo clic sobre el icono de
altavoz que nos ha aparecido tras insertar el sonido, seleccionando la opción de
Modificar Objeto de Sonido:
63
Una opción bastante usada para poner un sonido como fondo de presentaciones es la de
Repetir la reproducción hasta su interrupción. De esta forma nos aseguramos que
mientras se esté mostrando una diapositiva concreta, el sonido se repetirá sin
interrupción alguna. También disponemos de la opción de refinar un sonido concreto,
accediendo a ello a través de la opción Personalizar Animación, disponible desde el
menú de Personalización en el menú superior del programa. Desde allí podremos
acceder a Opciones de Efectos, donde podremos encontrar numerosas opciones útiles
para mejorar el sonido de nuestra presentación, tales como poner una música de fondo a
la presentación completa, que se ejecute durante un numero concreto de diapositivas,
etc.
64
14.2) Inserción de películas:
Al igual que los sonidos, en nuestras presentaciones de PowerPoint podremos insertar
películas o animaciones para hacer más vistosa nuestra presentación. Microsoft
PowerPoint tendrá, al igual que con los sonidos, una Galería multimedia donde habrá
una serie de clips que trae el programa por defecto. Igualmente tendremos la opción de
incluir nuestras propias animaciones indicando de qué archivo queremos importarlas.
Para insertar una película tendremos que acceder al menú Insertar, para posteriormente
acceder a la opción de Películas y Sonidos y desde allí seleccionar la opción de Película
de la Galería Multimedia o Película de Archivo, según la procedencia del clip a insertar.
65
15) Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e
incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de
conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.
15.1) Animar textos y objetos:
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a
continuación desplegar el menú Presentación y seleccionar personalizar animación.
Después aparecerá en el Panel de tareas algo similar a lo que te mostramos a

continuación.
66
En este panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el
tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del
movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento.
Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado
a algún texto.
En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la

animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc).
Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio
del mismo.
La velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi
todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que
hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en
orden.
El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones
que hemos aplicado.
15.2) Ocultar diapositivas:

La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por
problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para
generar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.
Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que
quieres ocultar y después desplegar el menú Presentación y elegir Ocultar diapositiva.
67
15.3) Transición de diapositivas:
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una
diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva despliega el menú Presentación y selecciona

la opción Transición de diapositiva.
En el panel de tareas aparece algo similar a esto:
La primera lista que aparece Aplicar a las diapositivas seleccionadas: te permite

seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una
lista muy larga de movimientos.
68
En la lista Velocidad: podemos indicarle la velocidad de la transición entre una y otra
diapositiva.
Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido:
En la sección Diapositiva avanzada podemos indicarle que si para pasar de una

diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo de
transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc…)
Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar
a todas las diapositivas.
El botón Reproducir te muestra el resultado.
15.4) Ensayar intervalos:
Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva
sin prisas.
Para calcular el tiempo que necesitas tienes que desplegar el menú Presentación y elegir
la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse
pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador
que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún
botón del ratón.
En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del

tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el
tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.
La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el ensayo de
intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la
diapositiva.
Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos
para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí verás que
aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada
una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.
69
Microsoft Word 2010
Básico
Manual del Estudiante

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT WORD 2010 ............................................................................... 1
Ingresar a Word ................................................................................................................................... 1

Ventana de Word ................................................................................................................................. 2
Generalidades ..................................................................................................................................... 6
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO ................................................................................................... 8
Crear un nuevo documento.................................................................................................................. 8

Preparar la página ............................................................................................................................... 9
Tamaño y orientación de la página .................................................................................................... 11
ESCRIBIR EL DOCUMENTO ....................................................................................................... 17
Mostrar los caracteres no imprimibles ................................................................................................ 17

Paginación ......................................................................................................................................... 17
Desplazamiento y movimientos del cursor ......................................................................................... 18
Herramientas de edición .................................................................................................................... 19
GUARDAR DOCUMENTOS ......................................................................................................... 20
Guardar el documento por primera vez .............................................................................................. 20

Guardar cambios en un documento ................................................................................................... 21
Guardar una copia de un documento existente en una unidad distinta ........................................ 22
Cerrar un documento ......................................................................................................................... 23
Abrir un documento............................................................................................................................ 23
MANIPULACIÓN DE TEXTO ....................................................................................................... 25
Seleccionar texto ............................................................................................................................... 25

Cancelar la selección ......................................................................................................................... 26
Mover bloques de texto...................................................................................................................... 26
Copiar bloques de texto ..................................................................................................................... 27
Eliminar bloques de texto ................................................................................................................... 30
Deshacer ........................................................................................................................................... 30
REVISIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................. 32
Verificación ortográfica y gramatical................................................................................................... 32

Sinónimos .......................................................................................................................................... 38
Contenido
MEJORAR LA PRESENTACIÓN.................................................................................................... 40
Formato a caracteres ......................................................................................................................... 40

Formato de párrafos .......................................................................................................................... 43
REMOVER, REPETIR Y COPIAR FORMATOS ................................................................................... 54
Remover los formatos de párrafo y de carácter ................................................................................. 54

Copiar formato de carácter ................................................................................................................ 54
OTRAS HERRAMIENTAS ........................................................................................................... 55
Insertar encabezados y pies de página .............................................................................................. 55
PERSONALIZAR WORD ........................................................................................................... 58
Cinta de Opciones ............................................................................................................................. 58

Barra de herramientas de acceso rápido ........................................................................................... 59
Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido ................................................................... 61
Agregar botones ................................................................................................................................ 61
PLANTILLAS .......................................................................................................................... 65
Crear plantillas ................................................................................................................................... 65

Usar plantillas .................................................................................................................................... 66
IMPRIMIR DOCUMENTOS ........................................................................................................ 68
Imprimir documentos ......................................................................................................................... 68
Microsoft Word 2010 Básico

Consejo de la Judicatura Federal
Secretaría Ejecutiva de Obra, Recursos Materiales y Servicios Generales
INTRODUCCIÓN A MICROSOFT WORD 2010
Word es un procesador de palabras que sirve para crear cualquier escrito, cuenta con múltiples
ventajas y herramientas, las cuales permiten trabajar con mayor rapidez y eficiencia, se maneja bajo
ambiente Windows, para poder utilizarlo es necesario tener conocimientos básicos de dicho
programa.
Ingresar a Word

1. Hacer clic en el botón Inicio
2. Seleccionar el comando
3. Hacer clic en

1. Abrir el menú Inicio (CONTROL + ESC)
2. Ubicar el cursor con las flechas de dirección en el comando
3. Seleccionar el grupo de programas Microsoft Office
4. Presionar la flecha de dirección derecha
5. Elegir con las flechas de dirección
6. Presionar ENTER
Sugerencia:
Otro método para accesar a Microsoft W ord 2010, es haciendo doble clic sobre el icono de acceso directo que
se encuentra en el Escritorio

Página 1
Ventana de Word
Al entrar a Microsoft Office Word 2010, se observa que los menús y barras de herramientas se han
reemplazado por la cinta de opciones, situada en la parte superior de la ventana. La cinta de opciones
contiene fichas en las que se encuentran los comandos.
Word 2010 dispone de un centro de control que reúne lo esencial de un modo muy visual, los botones se
encuentran visibles todo el tiempo, como se muestra en la siguiente ventana:
Barra de herramientas Cinta o Banda de Barra de

Cuadro de Cerrar
de acceso rápido opciones Título
control Restaurar
Minimizar
Ayuda
Ficha
Grupo Botón de Iniciadores de

Comando cuadros de diálogo
Regla
Barras de
Desplazamiento
Área de Trabajo
Barra de Vistas de
Estado Documento Zoom

Página 2
Elementos de la ventana
De manera general, los cambios a la interfaz de Microsoft Office Word 2010, se representan a
continuación.
Barra de título
Muestra el nombre del documento seguido del nombre del programa.
Cinta de opciones
Con sus diferentes fichas, contiene las herramientas de Word, conformados en grupos con botones
de comando de acceso directo.
Fichas ó Pestañas (1)
Están diseñadas para estar orientadas a las tareas.
Grupos (2) 3 2
Incluidos en cada ficha, dividen las tareas en sub tareas
Botones de Comando (3)
Se encuentran en cada grupo y ejecutan un comando o muestran un menú de comandos.

Página 3
Cuadro de control
Está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y contiene los comandos para el
control de la ventana como son Restaurar, Cerrar, Minimizar, etc.
Barra de herramientas de acceso rápido
Está ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Word y proporciona

acceso rápido a herramientas que se utilizan con frecuencia. Es posible personalizar la Barra de
herramientas de acceso rápido agregándole comandos.
Regla
Se utiliza para definir márgenes, sangrías y topes de tabulación.
Iniciadores de cuadros de diálogo
Son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de
diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas, que proporciona más opciones
relacionadas con dicho grupo.

Página 4
Barra de estado
Muestra la página actual, el idioma y los botones de visualización del documento, así como también
una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para agrandar o alejar la imagen.
Botones de Vistas de Documento
Cambian la vista de diseño del documento a vista de diseño de impresión, lectura de pantalla
completa, vista de diseño Web, vista de esquema o vista de borrador.
Barras de desplazamiento
Permiten moverse a lo largo y ancho del documento utilizando el mouse para desplazarse.
Ayuda
Proporciona acceso rápido a los temas de Ayuda.

Página 5
Generalidades
Utilizar la Cinta de Opciones

Para poder realizar una acción determinada, es necesario elegir de las diferentes fichas disponibles
en la Cinta de Opciones, aquella de la que se desea hacer uso.
La ficha Archivo contiene los comandos necesarios para el manejo de los archivos, como son,
Guardar, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, etc.
La ficha Inicio contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como son aplicar estilos de
fuente de negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, tamaño etc.
Hay operaciones que no están “disponibles” en un determinado momento, estas se identifican por el
color atenuado.
Para abrir una ficha con el teclado se deberá presionar la combinación de teclas ALT y la letra o
conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando que se desea, al momento de
seleccionarlo éste desplegará los grupos contenidos en la ficha.
Accesar a una ficha

1. Hacer clic en el nombre de la ficha deseada

2. Presionar la letra, que aparecerá encuadrada, en la ficha que se desea abrir

Página 6
Elegir un Botón de comando

1. Hacer clic en el botón del comando deseado.

1. Una vez ubicada la ficha deseada, Presionar la tecla ALT
2. Presionar la letra encuadrada, que aparecerá en el botón de comando que se desea utilizar
Accesar a un Iniciador de cuadro de diálogo

1. Hacer clic en la flecha ubicada a la derecha del nombre del grupo deseado

1. Una vez ubicada la ficha deseada, Presionar la tecla ALT
2. Ingresar la letra encuadrada, que aparecerá en el iniciador de cuadro de diálogo que se
desea usar
Seleccionar una opción dentro del cuadro de diálogo

1. Hacer clic en la ficha deseada
2. Hacer clic en las opciones necesarias (cuadro de lista, casillas de verificación, etc.)
3. Una vez elegidas todas las opciones requeridas hacer clic en el botón Aceptar

1. Seleccionar la ficha deseada presionando la tecla ALT + la letra subrayada
2. Ubicar el cursor en las opciones necesarias (casilla de verificación, botón de opción, cuadro
de lista, etc.) presionando la tecla ALT + la letra subrayada
3. Desplazar el cursor si es necesario, con las flechas de dirección, para seleccionar alguna
alternativa o desplazarse a cada elemento con el Tabulador
4. Una vez elegidas todas las opciones presionar ENTER
Nota: Si se desea cerrar el cuadro de diálogo y cancelar las opciones establecidas presionar ESC.

Página 7
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO
Para iniciar un escrito utilizando el procesador de palabras Word 2010 es recomendable considerar
los siguientes pasos:
1. Crear un nuevo documento (al entrar a Word 2010 se crea automáticamente)

2. Preparar la página
3. Escribir el documento
4. Guardarlo
5. Revisar ortografía
6. Mejorar la presentación
Crear un nuevo documento
Al entrar al programa Word presentará un documento nuevo, lo que equivale a una hoja en blanco
sobre la que se puede comenzar a escribir, adicional a esto, es posible abrir otro nuevo documento:

1. Hacer clic en ficha Archivo
2. Hacer clic en el comando
3. Hacer clic en el icono

2. Presionar la tecla A
3. Presionar la tecla N
4. De ser necesario desplazarse con las teclas de flecha de dirección, hacia el icono
“Documento en blanco”
5. Presionar ENTER
Otra opción de método abreviado es:
1. Presionar la combinación de teclas CONTROL + U

Página 8
Preparar la página
Distintas vistas de la página
La página en la que se está trabajando puede presentarse en diferentes vistas, cada una de ellas
permite concentrarse en aspectos distintos.
En la Barra de Estado, se encuentran los Botones de vista de documento que permiten pasar de un
modo de presentación a otro, son equivalentes a los comandos del menú Ver en Office 2003:
Así mismo en la ficha Vista, se podrán encontrar más opciones relacionadas con la vista del
documento:
Diseño de impresión
Permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de
página, aquí mismo se podrá definir o modificar encabezados y pies de página, ajustar márgenes,
etc. Se podrán observar los extremos de la hoja.
Lectura de pantalla Oculta todas las barras de herramientas, excepto Diseño de lectura y
completa Revisión.
Permite ver fondos con colores o texturas, el texto se ajusta a la ventana, y los
Diseño Web
gráficos se colocan del mismo modo que en un explorador Web.
Se utiliza para crear y editar esquemas. Esta vista sólo muestra los títulos
Vista Esquema
de un documento y resulta de particular utilidad para elaborar notas.
Muestra el documento como un borrador para editar el texto rápidamente.

Vista Borrador Algunos elementos del documento, como encabezados o pies de página,
no estarán visibles en esta vista.
En este tipo de vista se muestran las páginas completas en un tamaño

Vista preliminar reducido, el cual podrá variar con la finalidad de ver una o más páginas a
la vez y verificar saltos de página, distribución del texto, formato, etc.

Página 9
Cambiar a vista Diseño de impresión

1. Hacer clic en el botón Diseño de impresión de la Barra de Estado

1. Hacer clic en la ficha Vista y elegir el botón de comando Diseño impresión (ALT,N,P)
Cambiar a vista Lectura de pantalla completa

1. Hacer clic en el botón Lectura de pantalla completa de la Barra de Estado

1. Hacer clic en la ficha Vista y elegir el botón de comando Lectura de pantalla completa
(ALT,N,C)
Cambiar a vista Diseño Web

1. Hacer clic en el botón Diseño web de la Barra de Estado

1. Hacer clic en la ficha Vista y elegir el botón de comando Diseño web (ALT,N,W)
Cambiar a vista Esquema

1. Hacer clic en el botón Esquema de la Barra de Estado

1. Hacer clic en la ficha Vista y elegir el botón de comando Esquema (ALT,N,U)

Página 10
Tamaño y orientación de la página
Antes de iniciar el escrito del nuevo documento se recomienda preparar la página, especificando el
tamaño de hoja, márgenes, encabezados y pies de página; sin embargo, no es indispensable
preparar la página en ese momento, se puede hacer en cualquier momento.
Las partes que componen una hoja y que se podrán modificar son:
Es común realizar escritos que requieran diferentes tamaños de papel, por lo que es importante que
el procesador de textos que se utilice permita manejar diferentes tamaños; esta característica está
incluida en Word.
Puede cambiarse el tamaño de la hoja a carta u oficio, modificando las medidas de largo o la
orientación a vertical u horizontal.
Las medidas de la hoja se muestran en la siguiente tabla:

Página 11
Tipo de hoja Ancho Largo

Carta 21.59 27.94 cm
Oficio 21.59 33
Configurar el tamaño y orientación de la página

1. Seleccionar la ficha Diseño de Página
2. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Configurar Página
3. Selecciona ficha “Papel”
4. Elegir en el cuadro de lista desplegable “Tamaño del papel” el tamaño deseado

5. Si se desea especificar un tamaño personal, indicar la medida en los cuadros “Ancho:” y
“Alto:”, utilizando los botones incremento o decremento
Nota: Si el tamaño del papel seleccionado es utilizado con frecuencia, elegir el botón
y posteriormente el botón . Estas opciones guardan la nueva

configuración asignada en la plantilla del documento. Todos los documentos basados en esta plantilla
(Normal) utilizarán las nuevas especificaciones.

Página 12
Configurar los márgenes
Los márgenes predeterminados pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades particulares:
Para configurar los márgenes

1. Seleccionar la ficha Diseño de Página
2. En la regla vertical y horizontal, colocar el puntero del mouse en los límites de éstas
Límite
horizontal
Límite
vertical
3. Hacer clic y sin soltar arrastrar el mouse hasta la medida deseada
Nota: Para visualizar las reglas vertical y horizontal, hacer clic en la ficha Vista y seleccionar el
comando Regla también se podrá hacer clic en el botón regla , ubicado en la parte superior de la barra de
desplazamiento vertical.

Página 13

1. Seleccionar la ficha Diseño de Página, en el iniciador de cuadro de diálogo Configurar
Página (ALT,C,C)
2. Elegir la ficha “Márgenes”
3. Escribir o elegir con los botones incremento o decremento la medida del margen que se desee
en los cuadros “Superior:”, “Inferior:”, “Izquierdo:” y “Derecho:” (ALT + U), (ALT + I), (ALT + Z) y
(ALT + E)
4. En la sección “Orientación” elegir el botón Vertical u Horizontal
5. Presionar ENTER o hacer clic en el botón Aceptar.
Configurar los márgenes del encabezado y pie de página

1. Seleccionar la ficha Diseño de Página, en el iniciador de cuadro de diálogo “Configurar
Página” (ALT,C,C)
2. Elegir la ficha “Diseño”

Página 14
3. Escribir o especificar con los botones incremento o decremento en la sección “Desde el borde”
la medida del margen del encabezado y del pie deseado
Nota: Si los márgenes específicos se utilizan con frecuencia, elegir el botón Predeterminar… y
posteriormente el botón Aceptar
Intercambiar márgenes
Word tiene la facultad de imprimir hojas por ambos lados, intercambiando los márgenes entre las
páginas nones y pares.
1. Seleccionar la ficha Diseño de Página, en el iniciador de cuadro de diálogo “Configurar

Página” (ALT,C,C)
2. Seleccionar la ficha “Márgenes”

Página 15
3. En la sección “Páginas” seleccionar la opción “Márgenes simétricos”, del cuadro de las lista
desplegables “Varias páginas”
Al activar esta opción los nombres de los márgenes “Izquierdo:” y “Derecho:” cambiarán a “Interior:” y
“Exterior:”

Página 16
ESCRIBIR EL DOCUMENTO
Se recomienda realizar el documento hasta concluirlo, posteriormente modificar su presentación.
Word controla los márgenes y empieza nuevas líneas y hojas si es necesario.
Una vez realizado el escrito, es recomendable conocer algunos movimientos del cursor y
herramientas de edición.
Mostrar los caracteres no imprimibles
Word puede presentar caracteres que hagan referencia a los ENTERS, a las marcas de tabulación, a
los espacios, etc.
Para mostrar los caracteres no imprimibles:

1. Hacer clic en el botón Mostar todo de la Cinta de Opciones Inicio, en el grupo Párrafo

1. Seleccionar la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, el comando Mostrar todo (ALT,O,9)
Paginación
Cuando se ha llegado al último renglón de una página, Word inicia automáticamente una página
nueva, respetando los formatos establecidos.
Este cambio se puede apreciar con una línea punteada dentro de la vista de página “Diseño de
impresión”, a esta línea se le denomina “salto de página automático”.
Forzar el inicio de una página
Es posible forzar un salto de página antes de llegar al final de la página, este salto se denomina
“Salto de página manual” y está representado por una línea punteada como se muestra a
continuación:

1. Colocar el cursor en donde se desea insertar un salto de página manual
2. Hacer clic en la ficha Insertar, en el grupo Páginas

Página 17
3. Hacer clic en el botón de comando Salto de página

1. Colocar el cursor en donde se desea insertar un salto de página manual
2. Seleccionar la ficha Insertar, en el grupo Páginas, el comando Salto de Página (ALT,B,O)
Word insertará la línea que indica que en ese lugar se dio un salto de página manual.
Desplazamiento y movimientos del cursor
Por lo general, la ventana de documento contiene más texto del que puede verse en ella, Word
permite desplazarse a través del documento para trabajar en diferentes partes del mismo. El
cursor indica la posición dentro del texto; es posible moverlo a diferentes partes, utilizando el teclado
o el mouse cuando el texto que se desea ver se encuentra fuera de los límites de la ventana.
Para desplazarse Acción
Hacer clic en las flechas de desplazamiento

Línea por línea hacia arriba o abajo (arriba o abajo) de la barra de desplazamiento
vertical.
Hacia la izquierda o a la derecha de la Hacer clic en las flechas de desplazamiento

ventana (izquierda o derecha) de la barra de
desplazamiento horizontal.
Por tramos o secciones Arrastrar el cuadro de desplazamiento

hacia la izquierda o derecha o bien hacia
arriba o abajo, hasta visualizar en la
pantalla la parte del documento que se
desea ver.

Página 18
Para desplazarse Presionar las(s) tecla(s)

Inicio de la línea Inicio Fin
de la línea Fin
Principio del documento Control + Inicio
Fin del documento Control + Fin
Siguiente palabra Control + →
Palabra anterior Control + ←
Página siguiente Av Pág
Página anterior Re Pág
Parte inferior de la ventana Control + Av Pág
Parte superior de la ventana Control + Re Pág
Siguiente párrafo Control +
Herramientas de edición
Insertar texto
Word permite insertar letra s o palabras entre e l texto ya escrito.

1. Colocar el cursor en el lugar donde se desee insertar el texto
2. Comenzar a escribir
Borrar texto
Se utilizan las teclas de RETROCESO y SUPR
Retroceso: Borra los caracteres que se encuentran a la izquierda del cursor.

Supr: Borra el carácter que se encuentra a la derecha del cursor

Página 19
GUARDAR DOCUMENTOS
Una vez que se ha creado parte del documento, éste deberá guardarse en algún dispositivo de
almacenamiento permanente, para ser utilizado posteriormente.
Guardar el documento por primera vez

1. Hacer clic en el botón de comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido,
ó bien,
2. Hacer clic en la ficha Archivo y elegir el comando
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
3. Escribir el nombre del archivo en el cuadro “Nombre de archivo:”

4. Elegir la unidad de disco y carpeta en donde se desea guardar el archivo,
5. Presionar ENTER o hacer clic en el botón

1. Elegir el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido (ALT, 1),
ó bien,
2. Hacer clic en la ficha Archivo, elegir el comando (ALT, A, D),

Página 20
ó bien,
3. Presionar la combinación de teclas CONTROL + G

5. Seleccionar la unidad de disco y carpeta en donde se desea guardar el archivo, del lado
izquierdo de la ventana
Guardar cambios en un documento
Los cambios que se realizan en un documento hecho previamente, se guardan en forma similar a
la primera vez.
El botón de comando Guardar , guarda los cambios en forma sucesiva en el mismo documento,
conservando el nombre y la ruta que se designó originalmente.

1. Hacer clic en el botón de comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido
o bien,

Página 21
3. Hacer clic en el comando Guardar

1. Elegir el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido (ALT, 1), ó bien,
2. Abrir la ficha Archivo y elegir el comando Guardar: (ALT, A, D),
Sugerencia: Otra forma para guardar los cambios de un documento es utilizando el método abreviado
CONTROL + G
Guardar una copia de un documento existente en una unidad distinta
El comando Guardar como..., permite guardar un documento existente con un nombre distinto en
una unidad de disco diferente.

1. Abrir la ficha Archivo, elegir el comando Guardar como… (ALT, A, M)
3. Elegir la unidad de disco y carpeta en donde se desea guardar el archivo

Página 22
Cerrar un documento

1. Abrir la ficha Archivo
2. Hacer clic en el comando Cerrar (ALT, A, E)
Abrir un documento
Para poder trabajar con un documento que se ha guardado previamente, es necesario abrirlo.

2. Hacer clic en el comando Abrir (ALT, A, B)
3. Seleccionar la unidad de disco de donde se desea abrir el archivo
4. Abrir la carpeta que contiene el archivo deseado
Hacer doble clic en la carpeta deseada
a) Colocar el cursor en el cuadro que contiene las carpetas (Presionar

TABULADOR)
b) Elegir la carpeta con las flechas de dirección

Página 23
c) Presionar ENTER
5. Seleccionar el archivo en la columna “Nombre”
Hacer doble clic en el nombre del archivo
a) Colocar el cursor en el cuadro que contiene los archivos (presionar

TABULADOR)
b) Elegir el nombre de archivo con las flechas de dirección
c) Presionar ENTER
Una vez que se ha trabajado en Word, éste guardará en una lista dentro de la ficha Archivo en el
comando Reciente los nombres de los archivos que se han utilizado por última vez, el número de
archivos que se genere dependerá de la configuración del programa.
Para abrir un archivo utilizado recientemente:
2. Seleccionar el comando Reciente

Página 24
MANIPULACIÓN DE TEXTO
Se puede modificar la estructura del documento copiando, moviendo o eliminado información. Para
poder realizar estas acciones es necesario conocer algunas herramientas auxiliares.
Seleccionar texto
Para modificar un texto escrito es necesario “Seleccionarlo”. Seleccionar un texto equivale a

sombrearlo de la siguiente manera:
Palabra seleccionada
La forma general para seleccionar texto es:

1. Colocar el puntero al inicio del texto que se desea seleccionar
2. Hacer clic y arrastrar para extender la selección
Otros métodos con el mouse son:
Para seleccionar: Hacer

Una palabra Doble clic en la palabra
Un renglón Hacer clic fuera del margen izquierdo

Una frase Presionar CONTROL+ un clic en cualquier lugar de la frase
Un párrafo Clic tres veces en el párrafo o hacer doble clic fuera del
margen izquierdo
Un bloque grande de Clic al principio del texto, presionar SHIFT y hacer clic al
texto final del texto
Un bloque vertical Presionar ALT y arrastrar
Todo el documento Clic tres veces fuera del margen izquierdo

1. Colocar el cursor al inicio del texto a seleccionar
2. Presionar la tecla de función F8
3. Extender la selección (sombra) con las flechas de dirección
Página 25
Existen métodos abreviados con el teclado:
Para seleccionar Presionar la tecla de función
Una palabra F8 dos veces continuas
Una frase F8 tres veces continuas
Un párrafo F8 cuatro veces continuas

Todo el documento F8 cinco veces continuas
Cancelar la selección

1. Hacer clic en cualquier parte del documento fuera de la selección

1. Presionar ESC
2. Presionar cualquier flecha de dirección
Mover bloques de texto
Cuando un texto se mueve, Word lo borra de su posición original y lo inserta en otro lugar.
Mover texto (método normal)

1. Seleccionar el texto a mover
2. Hacer clic en el botón Cortar de la ficha Inicio
3. Colocar el cursor en la nueva posición
4. Hacer clic en el botón Pegar de la ficha Inicio

Página 26

2. Elegir el botón de comando Cortar de la ficha Inicio (ALT,O,X)
4. Elegir el botón de comando Pegar de la ficha Inicio (ALT,O,V,C)
Mover texto (método rápido)

2. Colocar el puntero del mouse dentro de la selección hasta que el cursor se convierta en
una flecha
3. Oprimir el botón izquierdo del mouse
4. Arrastrar el puntero hasta colocarlo en la nueva posición
5. Soltar el botón del Mouse

3. Mover el cursor a la nueva posición
4. Presionar ENTER
Copiar bloques de texto
Al copiar texto, éste se duplica dejando el original en la posición inicial.
Copiar texto (método normal)

1. Seleccionar el texto que se desea copiar
2. Hacer clic en el botón Copiar de la ficha Inicio

3. Colocar el cursor en el lugar donde se desea insertar la copia
4. Hacer clic en el botón Pegar de la ficha Inicio

1. Seleccionar el texto que se desea copiar
2. Elegir el botón de comando Copiar de la ficha Inicio (ALT,O,C)
4. Elegir el botón de comando Pegar de la ficha Inicio (ALT,O,V,C)
Página 27
Copiar texto (método rápido)


1. Seleccionar el texto a copiar
2. Colocar el puntero del mouse dentro de la selección hasta que el cursor se convierta en
una flecha
3. Presionar simultáneamente la tecla control y el botón izquierdo del mouse
4. Arrastrar el mouse hasta colocarlo en el lugar deseado (sin soltar la tecla y el botón)
5. Soltar el botón del mouse y posteriormente la tecla
o bien,
1. Seleccionar el texto a copiar

2. CONTROL + C
3. Colocar el mouse en el lugar deseado a insertar el texto copiado
4. CONTROL + V
Cuando se utilizan los c omandos de cortar y copiar, es posible guardar en el Portapapeles de

Office las acciones que se van realizando con estas herramientas de edición, para que
posteriormente los textos o gráficos puedan ser utilizados en cualquier archivo creado en Office
(Word, Excel, PowerPoint).
Mostrar el Portapapeles de Office

1. Hacer clic en la ficha Inicio
2. Hacer clic en el Iniciador de cuadro de diálogo Portapapeles

Página 28

1. Presionar la combinación de teclas ALT, O, FO
Activar o desactivar opciones de comandos del Portapapeles de Office
“Mostrar automáticamente el Se muestra automáticamente el Portapapeles de Microsoft
Portapapeles de Office” Office al copiar elementos.
“Mostrar Portapapeles de Office al Se muestra automáticamente el Portapapeles de Microsoft

presionar Control+ C dos veces” Office únicamente cuando se ha presionado la función de
copiar elementos dos veces.
“Recopilar sin mostrar en el Copia automáticamente elementos en el Portapapeles de
Portapapeles de Office” Office sin mostrarlo.
“Mostrar el icono del Muestra el icono Portapapeles de Office en el área de

Portapapeles de Office en l a estado de la barra de tareas del sistema cuando el
barra de tareas” Portapapeles de Office está activo.
“Mostrar estado cerca de la Muestra el mensaje de los elementos reunidos al copiar
barra de tareas al copiar” elementos en el Portapapeles de Office.
Utilizar el Portapapeles de Office
Se podrán pegar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.

1. Hacer clic donde desee que se peguen los elementos. Puede pegar elementos reunidos en
cualquier programa de Office.
2. Seguir uno de estos pasos:
Para pegar elementos individualmente, en el panel de tareas Portapapeles, hacer doble

clic en cada elemento que se desee pegar
Para pegar todos los elementos copiados en el panel de tareas Portapapeles, hacer clic
en el botón Pegar todo.

Página 29
 Nota: El botón Pegado especial se encuentra disponible en el grupo Portapapeles, pero no está
integrado en la funcionalidad del panel de tareas Portapapeles de Office.
Eliminar bloques de texto
Para borrar caracteres, se utilizan las teclas SUPR y RETROCESO pero si se desea borrar palabras,
frases, párrafos e inclusive documentos completos, seguir el siguiente procedimiento.

1. Seleccionar el texto a eliminar
2. Presionar la tecla SUPR
Deshacer
El botón de botón Deshacer escritura permite anular una acción o una modificación hecha al
documento.
Deshacer la última modificación

1. Inmediatamente después de ejecutar la acción, hacer clic en el botón Deshacer escritura
en la Barra de herramientas de acceso rápido

1. Inmediatamente después de ejecutar la acción, presionar la combinación teclas
ALT,2
2. Seleccionar la acción q ue se desea eliminar
3. Presionar ENTER
o bien,
1. Presionar las teclas CONTROL + Z

Página 30
Deshacer varias acciones

1. Después de ejecutar la acción, hacer clic en la flecha del botón Deshacer escritura
en la Barra de herramientas de acceso rápido, para ver la lista de las acciones
ejecutadas
2. Seleccionar la acción desde la que se desea deshacer

Página 31
REVISIÓN DE DOCUMENTOS
Verificación ortográfica y gramatical
Es recomendable revisar el documento para detectar posibles errores ortográficos y gramaticales,

Word cuenta con un diccionario principal que contiene la mayoría de las palabras más comunes;
cuando Word encuentra una palabra que no se encuentra en dicho diccionario, la considera como
un posible error. Es probable que no todas las palabras se encuentren en el diccionario principal,
como son: nombres propios, términos técnicos, etc. Para evitar que Word las desconozca se
pueden agregar al diccionario principal o a un diccionario personalizado.
La revisión ortográfica y gramatical, se podrá personalizar y realizar de varias formas:
 Automáticamente a medida que se escribe

 Cuando está activa esta opción Word revisará la ortografía conforme se va escribiendo,
cuando no reconoce una palabra la subrayará con una línea roja
 Al terminar de crear un documento
Revisar un documento después de transcribirlo

1. Colocar el cursor a partir de donde se desea realizar la revisión
2. Hacer clic en la ficha Revisar
3. Hacer clic en el botón Ortografía y gramática del grupo Revisión

1. Seleccionar el cursor a partir de donde se desea realizar la revisión
2. Presionar la combinación de teclas ALT, R, G
o bien,

Página 32
Word se detendrá en la primera palabra desconocida o incorrecta y se pondrá presentar algún

cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación:
Elegir alguna de las siguientes opciones según lo requerido: Si se requiere revisar o no la gramática:

1. Activar o desactivar la casilla “Revisar gramática”
La palabra correcta se encuentra dentro del cuadro “Sugerencias:”

1. Elegir la palabra correcta
2. Hacer clic en el botón

1. Colocar el cursor en el cuadro “Sugerencias” (ALT+E)
2. Elegir con las flechas de dirección la palabra correcta de la lista
3. Elegir el botón (ALT+C)
Si la palabra correcta no aparece en el cuadro “Sugerencias”:

1. En el cuadro superior “No se encontró:” corregir la palabra incorrecta

Página 33
Si la palabra desconocida es correcta y se quiere continuar la verificación sin cambiarla, y se

desea que se muestre cuando vuelva a aparecer:

1. Hacer clic en el botón o presionar ALT+I
Si la palabra desconocida es correcta y se desea continuar sin cambiarla, y sin que se detenga más
durante la revisión:

1. Hacer clic en el botón o presionar ALT+S
Si la palabra correcta se encuentra dentro del cuadro “Sugerencias”, y se desea cambiar siempre que
aparezca en el documento:

1. Hacer clic en el botón o presionar ALT+B
Si la palabra desconocida se desea agregar al diccionario (diccionario en uso):

1. Hacer clic en el botón o presionar ALT+G
Se desea agregar la palabra mal escrita y su forma correcta a una lista de autocorrección para que
la corrija automáticamente siempre que aparezca:

1. Hacer clic en el botón (ALT+U)
Puede configurar su programa para corregir automáticamente palabras con faltas ortográficas
que son parecidas a palabras del diccionario principal que utiliza el corrector ortográfico.

Página 34
2. Hacer clic en el botón en

3. Seleccionar la opción Revisión
4. Hacer clic en el botón Opciones de autocorrección.
5. En la ficha “Autocorrección”, hacer clic en el botón Excepciones
6. Hacer clic en la ficha “Otras correcciones”
7. Escribir la palabra con la falta de ortografía en el cuadro “No corregir”
Si se desea deshacer la última especificación dada en el cuadro de diálogo:

1. Hacer clic en el botón o presionar la combinación de teclas ALT + H
Terminar la revisión ortográfica en cualquier momento.

1. Presionar la tecla ESC o hacer clic en el botón
Personalizar las revisiones ortográficas

Durante la revisión
1. Hacer clic en el botón , o presionar ALT+O
En cualquier momento

1. Abrir la ficha Archivo y seleccionar el comando
2. Elegir la opción Revisión

Página 35
Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft office
Activar la casilla: Para:

Omitir palabras en MAYÚSCULAS No revisar palabras escritas con mayúsculas
Omitir palabras que contienen No revisar palabras que contengan números

números
Omitir archivos y direcciones de No revisar direcciones Internet, nombres de archivo y
Internet direcciones de correo electrónico
Marcar palabras repetidas Omitir palabras repetidas. Por ejemplo, si se activa esta
opción, el corrector ortográfico no marca García García
como un error.

Página 36
Permitir mayúsculas acentuadas Recibir una alerta sobre las palabras en francés que
en francés contienen letras en mayúsculas a las que les faltan acentos.
Cuando se utiliza el dialecto Francés (Canadá), esta opción

está siempre activada de forma predeterminada, ya que el
diccionario de este idioma incluye la forma mayúscula
acentuada de las palabras de dicho idioma. Por lo tanto, la
opción está activada de forma predeterminada en los
siguientes casos:
Al usar Francés (Canadá) como Idioma de edición

principal. Para obtener más información, vea
Establecer las opciones de idioma para Office.
Al comprobar la ortografía de texto en Francés

(Canadá).
Solo el diccionario principal Sugerir palabras únicamente del diccionario principal

integrado en el corrector ortográfico. Si se activa esta
opción, las palabras de los diccionarios personalizados no
se incluyen en la lista de sugerencias de palabras al revisar
la ortografía de un documento.
Para corregir ortografía y gramática en Word

Revisar ortografía Revisar la ortografía conforme se escribe y subrayar en
mientras se escribe pantalla con una línea roja las palabras incorrectas.
Utilizar ortografía En Outlook, PowerPoint y Word, se podrá activar la casilla

contextual de verificación “Utilizar ortografía contextual” para obtener
ayuda en la búsqueda y solución de errores de escritura
involuntarios.
Marcar errores Revisar la gramática conforme se escribe y subrayar en
gramaticales mientras pantalla con una línea verde las palabras incorrectas.
escribe
Revisar gramática con Si desea revisar la ortografía al mismo tiempo que la
ortografía gramática

Página 37

Estadísticas de Para mostrar o no el cuadro “Estadísticas de Legibilidad”
legibilidad después de efectuar la revisión.
Excepciones para Word

Ocultar errores de ortografía sólo en este Ocultar el formato de subrayado para
documento las palabras incorrectas sólo en el
documento actual
Ocultar errores de gramática sólo en este Ocultar el formato de subrayado para

documento las palabras incorrectas sólo en el
documento actual
Sinónimos
Word cuenta con un diccionario de sinónimos, útil como ayuda en la redacción de documentos
para mejorar la precisión y variedad de los escritos. Un sinónimo se podrá buscar en cualquier
momento.
Buscar sinónimos

1. Seleccionar o colocar el cursor en la palabra a la que se desea buscar el sinónimo
Nota: Si el cursor se encuentra entre 2 palabras se buscará el sinónimo de la palabra situada a la

izquierda, si se seleccionaron varias palabras se buscará el sinónimo para la primera de la selección.
2. Seleccionar en la ficha Revisar, el botón de comando Sinónimos en el grupo Revisión

(ALT,R,E)
Se mostrará en el panel de tareas las opciones sugeridas .

Página 38
3. Hacer clic en la flecha a la derecha del sinónimo deseado

4. Elegir el comando Insertar
Si no existe un sinónimo apropiado en el cuadro,
5. Hacer clic en un sinónimo para buscar más semejanzas de la palabra deseada
6. Para regresar a la palabra anteriormente buscada, hacer clic en el botón
Nota: Presionar el método abreviado SHIFT +F7 para mostrar las referencias de los sinónimos.

Página 39
MEJORAR LA PRESENTACIÓN
Una vez escrito el texto, se puede cambiar su apariencia, mejorando la presentación de los
documentos.
Aspecto
Formato de caracteres Fuente
Tamaño de la fuente
Alineación
Interlineado
Formato de párrafo
Sangrías
Tabulaciones
Formato a caracteres
Modifica la apariencia de los caracteres en cuanto al tipo de letra, tamaño y estilo.

1. Seleccionar el texto
2. Hacer clic en alguno de los botones de aspecto de la ficha Inicio, en el grupo
Fuente (Negrita, Cursiva, Subrayar, respectivamente), los tres aspectos pueden ser
aplicados al mismo tiempo
3. Elegir el tipo de fuente que se desea utilizar en el cuadro de lista desplegable
“Fuente” de la ficha Inicio
4. Seleccionar el tamaño deseado en el cuadro de lista desplegable “Tamaño de fuente”

1. Seleccionar el texto
2. Seleccionaren la ficha Inicio, el botón de comando , del grupo Fuente (ALT,O,1

Página 40
y/o 2 y/o 3) según se desee
Para mayor detalle de la definición:
1. Abrir el iniciador de cuadro de diálogo “Fuente”
2. Elegir en los cuadros de lista “Fuente:”, “Estilo de fuente:” y “Tamaño :”, el tipo, estilo y
tamaño deseado
3. Elegir en los cuadros de lista desplegable: “Color de fuente:”, “Estilo de subrayado:” y
“Color de subrayado:”
4. Activar las casillas de verificación de “Efectos”, hasta obtener el efecto deseado
(Tachado, Doble tachado, Superíndice, Subíndice, Sombra, Contorno, Relieve, Grabado,
Versales, Mayúsculas, Oculto)
Nota: Si el formato de carácter aplicado se utiliza con frecuencia, hacer clic en el botón
y posteriormente en el botón .

Página 41
Cambiar caracteres de mayúsculas a minúsculas y viceversa
Cuando se ha escrito un texto en minúsculas, éste podrá convertirse a tipo oración, minúsculas,
mayúsculas, poner en mayúsculas cada palabra o alternar entre mayúsculas y minúsculas.

1. Seleccionar el texto al cual se le desea cambiar el formato
2. Seleccionar la ficha Inicio, en el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas del grupo
Fuente (ALT,O,M1)
3. Seleccionar la opción que corresponda a la acción que se desea realizar de acuerdo a

la siguiente tabla:
Cambia a mayúsculas la primera letra de cada

Tipo oración
frase.
Cambia todos los caracteres del texto

minúsculas
seleccionado de mayúsculas a minúsculas.
Cambia todos los caracteres del texto

MAYÚSCULAS
seleccionado de minúsculas a mayúsculas.
Poner en mayúsculas Cambia a mayúsculas la primera letra de cada

cada palabra palabra
Cambia los caracteres escritos en mayúsculas a

Alternar MAY/min
minúsculas y viceversa.

Página 42
Sugerencia: Para realizar el cambio de formato de texto presionar las teclas SHIFT + F3
Minúsculas Tipo
oración
MAYÚSCULAS
Formato de párrafos
Dentro del formato de un párrafo intervienen aspectos como: alineación, sangrías, interlineado y
tabulaciones, estas características se pueden modificar de acuerdo a las necesidades.
Alineación
La alineación tiene que ver con cada uno de los párrafos de un documento. Recordar que un párrafo
no es necesariamente un conjunto de varios renglones, puede considerarse desde una palabra hasta
varios renglones delimitados por un ENTER. La alineación predeterminada al iniciar un documento es
a la izquierda, la cual podrá cambiarse de acuerdo a las necesidades específicas del usuario.

1. Colocar el cursor en el párrafo al que se le desea modificar la alineación
2. Hacer clic en los botones de alineación de la ficha Inicio del grupo
Párrafo (Alinear a la izquierda-Centrar-Alinear a la derecha- Justificar)

1. Colocar el cursor en el párrafo al que se le desea modificar la alineación
2. Activar la ficha Inicio
3. Presionar la letra encuadrada del botón de la alineación deseada (ALT, O, 8, 7,5,K)
Para mayor definición:
1. Abrir el iniciador de cuadro de diálogo “Párrafo” de la ficha Inicio del grupo Párrafo
2. Elegir la ficha “Sangría y espacio"

Página 43
Cuadro de
alineación
3. Elegir la alineación deseada en el cuadro “Alineación:”

 Nota: Si se desea modificar la alineación de varios párrafos simultáneamente o de todo el documento, es

necesario seleccionarlos previamente.
Sugerencia:
Para aplicar una alineación utilizando métodos abreviados
Alineación Teclas
Izquierda CTRL + Q
Centrada CTRL + T
Derecha CTRL + D
Justificada CTRL + J
Interlineado
El interlineado se refiere al espacio existente entre cada línea de un párrafo.

1. Colocar el cursor en el párrafo al que se le desea modificar el interlineado

Página 44
2. Hacer clic en e l botón de interlineado de la ficha Inicio del grupo Párrafo

(ALT,O,D)
3. Elegir el interlineado deseado
Para mayor definición del interlineado:
1. Hacer clic en el botón de interlineado de la ficha Inicio del grupo Párrafo

2. Hacer clic en el botón Opciones de interlineado…
3. En la ficha “Sangría y espacio”, en la sección “Espaciado”, cuadro de lista desplegable

“Interlineado:” seleccionar el tipo de espacio deseado
Nota: Si se desea modificar el interlineado de varios párrafos o de todo el documento, seleccionarlos

antes de definir el interlineado.
Sugerencia:
Para aplicar un interlineado utilizando métodos abreviados:

Página 45
Interlineado Teclas
Sencillo CTRL + 1 (teclado normal)
1.5 líneas CTRL + 5 (teclado normal)
Doble CTRL + 2 (teclado normal)
Sangrías
Las sangrías son distancias adicionales que se aplican a las líneas de un párrafo a partir de los
márgenes izquierdo y derecho. Las disponibles en Word son:
Izquierda: Distancia adicional a partir del margen izquierdo, que se aplica a todas
las líneas de un párrafo.
Derecha: Distancia adicional a partir del margen derecho, que se aplica a todas las
líneas de un párrafo.
Primera línea: Distancia adicional a partir del margen izquierdo que se aplica sólo a la
primera línea de un párrafo.
Francesa: Distancia adicional a partir del margen izquierdo aplicable a todas las
líneas excepto a la primera.
Para definir sangrías utilizando el mouse, es necesario hacer uso de los marcadores de sangría que
se encuentran en la regla, representados por 3 triángulos, como se observa en la siguiente figura:
Marcadores para
definir sangrías
Marcador de sangría de
primera línea
Marcador de sangría izquierda
Marcador de sangría derecha
Triángulo superior : Representa la sangría izquierda de la primera línea.
Triángulo inferior : Representa la sangría izquierda de todas las líneas de un

párrafo excepto la primera.

Página 46
Rectángulo inferior : Representa la sangría izquierda de todo el párrafo.
Triángulo inferior derecho : Representa la sangría derecha que tienen todas las
líneas.
Aplicar sangrías
1. Colocar el cursor en el párrafo al que se le desea aplicar la sangría

2. Arrastrar el marcador que corresponda a la sangría deseada
a) Sangría “izquierda”
1. Colocar el puntero del mouse en el marcador de sangría izquierda

2. Arrastrar el cuadro hacia la derecha, hasta colocar todos los marcadores en la posición
deseada
b) Sangría “derecha”
1. Arrastrar el marcador de sangría derecha (triángulo inferior) hacia la izquierda

hasta colocarlo en la posición deseada
c) Sangría de “primera línea”
1. Arrastrar el triángulo superior hacia la derecha, hasta colocarlo en la posición

deseada

Página 47
d) Sangría “francesa”
1. Arrastrar el triángulo inferior hacia la derecha, hasta colocarlo en la posición

deseada

1. Colocar el cursor en el párrafo en el que se desea la sangría o seleccionar varios párrafos
2. En el botón de interlineado de la ficha Inicio del grupo Párrafo

3. Hacer clic en el botón Opciones de interlineado (ALT,O,D, Opciones de Interlineado)
4. En la ficha “Sangría y espacio”, sección “Sangría” (ALT+S), elegir el tipo de sangría
deseada
Elegir sangría
derecha e
izquierda Para elegir
sangrías
francesas y de
Primera línea

Página 48
5. Colocar el cursor en el cuadro que haga referencia al tipo de sangría deseado: “Izquierda:”,
“Derecha:”, o bien, en el cuadro de lista desplegable “Especial:”, seleccionar ”Francesa” o
”Primera línea”
6. Indicar la distancia deseada en el cuadro “En:” utilizando los botones de
incremento/decremento
7. Hacer clic en el botón o presionar ENTER
Nota: Si se desea modificar la sangría de varios párrafos o de todo el documento, seleccionarlos antes
de definirla.
Tabulaciones
Una tabulación es un salto establecido sobre una línea a una posición determinada, Word tiene
definidos saltos de tabulaciones cada 1.25 cm; sin embargo, la distancia del salto se puede definir
o cambiar. El uso de tabuladores es muy útil para manejar tablas y columnas en un documento.
Para que el cursor efectúe el salto, es necesario presionar la tecla TABULADOR
Word cuenta con 5 tipos de tabulaciones
Izquierda Centrada Derecha Decimal Barra
Mesa Nieto 455 455.23

Silla secretarial Sol 41 452.2
Impresora Epson 22 45.265
Teclado Compaq 12 12.23
Monitor Control Data 41 26.23
Izquierda: Alinea el texto a la izquierda del tabulador

Centrada: Centra los datos con respecto a la posición del tabulador
Derecha: Alinea la información a la derecha del tabulador
Decimal: Alinea cantidades con respecto al punto decimal
Barra: Inserta una línea vertical a la derecha del tabulador en las líneas que contengan
este tipo de tabulador
Establecer tabulaciones
1. Seleccionar los párrafos en los que se requiera establecer tabulaciones

2. Hacer clic en el botón de tabulaciones localizado al extremo izquierdo de la regla, hasta que
se muestre el tipo de tabulador deseado, de acuerdo a lo que se menciona a continuación

Página 49
Botón de tabulaciones
Las tabulaciones que se presentan en la regla son:
Tabulación Izquierdo
Tabulación Centrado
Tabulación derecha
Tabulación decimal
Barra de tabulación
3. Hacer clic en la posición donde se desee establecer la tabulación dentro de la regla

1. Seleccionar los párrafos en los que se deseen establecer tabulaciones

3. Hacer clic en el botón Opciones de interlineado (ALT, O, D, Opciones de Interlineado)
4. En la ficha “Sangría y espacio”, hacer clic en el botón (ALT+T)
5. Escribir en el cuadro “Posición:” la medida deseada para el primer salto

Página 50
6. Activar la opción que corresponda a la alineación deseada ( I zquierda, Centrada, Derecha,

Decimal o Barra)
7. Seleccionar si se desea, algún tipo de línea horizontal (relleno) entre cada tabulación
8. Hacer clic en el botón (ALT+F)

9. Repetir a partir del paso 4 por cada tabulación que se desee establecer
10. Presionar ENTER o presionar el botón
Una vez definidas las distancias y el tipo de tabulación, se deberá aplicar cada tabulación
presionando la tecla TABULADOR para que el cursor haga el salto correspondiente.
Eliminar tabulaciones

1. Seleccionar los párrafos en los que se deseen eliminar las tabulaciones
2. Colocar el puntero del mouse en la regla y apuntar a la tabulación que se desea eliminar
3. Arrastrar el símbolo de la tabulación fuera de la regla

1. Seleccionar los párrafos en los que se deseen eliminar tabulaciones

3. Hace clic en el botón Opciones de interlineado (ALT, O, D, Opciones de Interlineado)

5. Colocar el cursor en el cuadro “Posición:” y elegir la tabulación que se desea eliminar
6. Hacer clic en el botón para suprimir solamente la tabulación que está
sombreada o si se desean eliminar todas las tabulaciones establecidas

Nota: Al eliminar todas las tabulaciones definidas por el usuario sólo se eliminan las distancias pero
los saltos quedarán definidos en el documento dónde se presionó la tecla TABULADOR.

Página 51
Modificar tabulaciones definidas
Si se desea cambiar la posición de las tabulaciones definidas y establecer nuevos saltos con
diferentes medidas:

1. Seleccionar todas las líneas que contengan las tabulaciones que se desean modificar

1. Colocar el puntero en la regla y apuntar a la tabulación que se desee cambiar
2. Arrastrar el símbolo de la tabulación a la nueva posición.


4. Colocar el cursor en el cuadro “Posición:” y elegir la tabulación que se desea modificar
5. Hacer clic en el botón (ALT+E)

6. Definir nuevamente la posición de la tabulación, el tipo, etc.

8. Repetir los pasos 3 – 6 por cada tabulación que se desee modificar
9. Hacer clic en el botón (ALT+T) y volver a definir la posición de los tabuladores.
Cambiar tabulaciones predeterminadas
Cuando no se ha especificado ninguna distancia, el salto que el cursor hará cada vez que se presione
la tecla TABULADOR será el predeterminado (1.25cm).

Página 52
Si se desea cambiar las tabulaciones predeterminadas y hacer saltos de tabulaciones en un intervalo

diferente a 1.25cm.

1. En el botón de interlineado de la ficha Inicio del grupo Párrafo

4. Establecer la nueva distancia en el cuadro “Tabulaciones Predeterminadas”

Página 53
REMOVER, REPETIR Y COPIAR FORMATOS

Cuando se le ha aplicado a un texto formato de párrafo o de carácter en ocasiones es necesario
“retirar” sólo los formatos aplicados y conservar el texto original.
Remover los formatos de párrafo y de carácter

Carácter CONTROL + Barra espaciadora
Párrafo CONTROL + W
Copiar formato de carácter
Los formatos de carácter especificados se podrán aplicar a otro texto, copiado exclusivamente dichos
formatos.

1. Seleccionar cualquier carácter que contenga los formatos “modelo”
Hacer clic en el botón en la ficha Inicio el grupo

Copiar una sola vez el formato
Portapapeles
Copiar varias veces el formato Hacer doble clic en el botón en la ficha Inicio el grupo
Portapapeles
2. Al cambiar la apariencia del puntero a una brocha seleccionar con ella el texto al que se le
desea dar formato

1. Seleccionar cualquier carácter que contenga los formatos modelo
2. Presionar las teclas CONTROL +SHIFT + C
3. Seleccionar el texto al cual se le desea copiar el formato
4. Presionar las teclas CONTROL +SHIFT + V

Página 54
OTRAS HERRAMIENTAS
Insertar encabezados y pies de página
Con la opción encabezados y pies de página, se podrá incluir además de números de página, total de
páginas, texto que se repita en todas las páginas de un documento, fecha, hora, utilizando el espacio
del margen superior y del margen inferior respectivamente.
Crear encabezado y pies de página

1. Seleccionar en la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página (ALT,B,H o P)
2. Seleccionar el tipo de Encabezado o Pie de Página que se desee insertar
Al activar la opción, se mostrará el tipo de Encabezado o Pie de Página seleccionado, así como las
opciones disponibles en una ficha adicional Diseño y una barra punteada en el documento de Word,
lo cual representa el espacio disponible para personalizar el Encabezado o Pie de Página.
3. Escribir el texto que se desea para el Encabezado o Pie de página

4. Aplicar el formato de caracteres y de párrafo deseados

Página 55
Insertar número de página

1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y Pie de Página, hacer clic en el botón

1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y Pie de Página, hacer clic en el botón Número
de Página (ALT,B,J)
2. Seleccionar la opción, conforme a la posición deseada:
3. Seleccionar el estilo de la posición del Número de página seleccionada
4. Personalizar el formato de números de página, en el cuadro de lista desplegable de

“Formato del número”

Página 56
Es posible personalizar más características, a través de la ficha Diseño, que se activa

específicamente para Encabezado y Pie de página.
Una vez finalizado el formato para Encabezado y Pie de página
6. Hacer clic en e botón (ALT,JH,C)
Elementos de la ficha Diseño de herramientas para Encabezado y pie de página
Algunos elementos de la ficha de Diseño que se activa al modificar las herramientas del
Encabezado y Pie de página, son:
Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione
Insertar una imagen desde un archivo
Insertar una imagen prediseñada, incluyendo fotografías,

películas, dibujo o sonidos
Primera página diferente: Define un encabezado y pie diferente

para la primera página, por ejemplo, para una portada.
Páginas pares e impares diferentes: Definir un encabezado y

pie diferente para las páginas pares e impares, por ejemplo la
impresión de un libro, páginas pares del lado derecho, impares del
lado izquierdo.
Mostrar texto del documento: Muestra la parte del documento

que no está en el encabezado o pie de página.

Página 57
PERSONALIZAR WORD
Cinta de Opciones
La Cinta de opciones, es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Word 2010, que
reemplaza las barras de herramientas y menús en algunos programas de versión Office 2003.
La Cinta de opciones se ha diseñado para ayudar a buscar rápidamente los comandos necesarios
para llevar a cabo una tarea. Los comandos están organizados en grupos locales bajo fichas, como
por ejemplo el grupo Portapapeles en la ficha Inicio. Cada ficha está relacionada con un tipo de
actividad, como escribir o diseñar una página. Para lograr una mayor claridad, algunas fichas
aparecen únicamente cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo aparece
únicamente cuando se selecciona una forma, una línea u otro objeto de dibujo.
No hay forma de eliminar o reemplazar la Cinta de Opciones por las barras de herramientas y los
menús de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, se podrá minimizar la cinta de
opciones para que el área de trabajo sea mayor.
Cosas que no se pueden hacer con la Cinta de Opciones

Agregar o reorganizar los comandos de la cinta de opciones
Cambiar o quitar un comando o un grupo de la cinta de opciones
Agregar fichas a la cinta de opciones
Cambiar a las barras de herramientas y menús de versiones anteriores de Microsoft
Office
Cosas que se pueden hacer con la Cinta de Opciones

Minimizar la cinta de opciones para ampliar el espacio disponible en la pantalla

Página 58
Minimizar la Cinta de opciones


1. Hacer clic en el botón minimizar la cinta de opciones

1. CONTROL + F1
El botón , cambiará al botón expande la cinta de opciones .
Restaurar la Cinta de opciones

1. Hacer clic en el botón expande la cinta de opciones

1. CONTROL + F1
Barra de herramientas de acceso rápido
La Barra de herramientas de acceso rápido es una barra personalizable que contiene un conjunto de
comandos independientes de la ficha que se está mostrando.
La Barra de herramientas de acceso rápido puede ubicarse en uno de los siguientes lugares:
 En la esquina superior izquierda (ubicación predeterminada)
 En la parte inferior de la Cinta de opciones

Página 59
Cambiar de lugar la Barra de herramientas de acceso rápido

1. Hacer clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
2. Hacer clic en el comando Mostrar debajo de la cinta de opciones
La nueva posición de la Barra de herramientas de acceso rápido, será en la parte inferior de la

cinta de opciones.

Página 60
Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido
Agregar botones

1. Hacer clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .
2. Hacer clic en Más comandos…
3. Hacer clic en el comando que se desee agregar a la Barra de herramientas de acceso

rápido

Página 61
Al terminar de agregar los comandos que se desean
Quitar botones de la Barra de herramientas de acceso rápido

1. Hacer clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .
3. Hacer clic en el comando que se desee eliminar de la barra de herramientas de acceso

rápido
4. Hacer clic en el botón Quitar
Al terminar de quitar los comando que se desee

Página 62
Cambiar la posición de los botones de la Barra de herramientas de acceso rápido

2. Hacer clic en Más comandos
3. En la lista de comandos en la sección derecha, seleccionar el comando que se desee cambiar

de posición en la Barra de herramientas de acceso rápido
4. Hacer clic en las flechas
Al terminar de cambiar la posición de los comando que se desee,

Página 63
Restablecer la Barra de herramientas de acceso rápido

3. Hacer clic en el botón Restablecer
Nota: En caso de NO haber comandos adicionales a los predeterminados en la lista de comandos en la

sección derecha, el botón se encontrará deshabilitado.
4. Hacer clic en botón Aceptar

Página 64
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda
internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el
documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de
números de página, cabeceras y pies de página.
Una plantilla puede ser útil cuando se usan varias veces un documento con la misma estructura. Por
ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para
identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word 2010 con la característica de que el tipo de documento es
plantilla de documento (.docx)
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con
los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que
se podrá utilizar cuantas veces se requiera.
Word 2010 dispone de otras plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. Es posible crear
plantillas propias para ahorrar tiempo al elaborar trabajos repetitivos.
Crear plantillas

2. Seleccionar el comando

Página 65
3. Hacer clic en el icono “Documento en Blanco”
5. Crear el documento y especificar las configuraciones que se deseen utilizar en la plantilla:

márgenes, fuentes, sangrías, etc.
6. Una vez creado el documento hacer clic en la ficha Archivo
7. Seleccionar el comando Guardar como
8. En el cuadro de lista Guardar como tipo:, seleccionar “Plantilla de Word (*.docx)”
9. Escribir el nombre de la plantilla en el cuadro “Nombre de archivo:”
Usar plantillas

2. Seleccionar el comando Nuevo

Página 66
2. Selecciona una de las siguientes opciones.
a. Plantillas disponibles: permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro de la

máquina.
b. Plantillas de Office.com: se accederá al sitio Web de Microsoft que contiene varias

plantillas que se podrán utilizar, desde esa página Web, se podrán descargar las
plantillas que se deseen.

Página 67
IMPRIMIR DOCUMENTOS
Word permite imprimir el documento completo o cualquier parte de éste (páginas continuas o
discontinuas).
Imprimir documentos

2. Hacer clic en el comando Imprimir
3. Definir las características de la impresión en la sección “Configuración:”

Página 68

M22 Informática Excel Basico 2010

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Microsoft Excel

Inicio de Microsoft Excel 2010.............................................................................................................. 1

LIBROS DE TRABAJO ......................................................................................................... 14

¿Qué es un libro de trabajo?.............................................................................................................. 14

SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS ........... 30

Selección de celdas ........................................................................................................................... 30

ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS DE TRABAJO ............................................. 42

Guardar libros de trabajo ................................................................................................................... 42

FÓRMULAS Y REFERENCIAS .............................................................................................. 48

FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO............................................................................... 60

Aplicar formato utilizando la cinta de opciones Inicio ......................................................................... 60

EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO ................................................................................ 71

VERIFICAR ORTOGRAFÍA E IMPRIMIR LA INFORMACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO .... 84

PREPARAR PÁGINA ........................................................................................................... 87

Configurar tamaño y orientación de la página .................................................................................... 87

MÉTODOS ABREVIADOS ...................................................................................................... I

Inicio de Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2010 Básico

Se mostrará el cuadro con el nombre del programa y la versión a la que se está

Microsoft Excel 2010 Básico

La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

No. Elemento Descripción

Microsoft Excel 2010 Básico

6 Barra de estado Muestra información sobre la hoja de cálculo.

7 Botones de Permiten cambiar la forma en que se muestra la hoja cálculo.

Se mostrarán las opciones contenidas.

Microsoft Excel 2010 Básico

Barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido permite accesar a funciones seleccionadas de una forma

Agregar botones a la Barra de acceso rápido

Se mostrará el cuadro de diálogo “Opciones de Excel”.

Microsoft Excel 2010 Básico

2. Hacer clic sobre el comando a mostrar

Quitar botones de la Barra de acceso rápido

Microsoft Excel 2010 Básico

3. En la sección “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido” seleccionar el

4. Hacer clic sobre el comando a Quitar

Restablecer la Barra de acceso rápido

Se mostrará el cuadro de diálogo “Opciones de Excel”.

Microsoft Excel 2010 Básico

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Microsoft Excel 2010 Básico

Acceder a la cinta de opciones

Microsoft Excel 2010 Básico

Los cuadros de diálogo se muestran cuando se elige un comando que requiere

Un cuadro de diálogo puede presentar los siguientes elementos:

Microsoft Excel 2010 Básico

1 Fichas Son categorías que agrupan diferentes opciones relacionadas

2 Cuadros de lista Se presentan varias opciones, se seleccionan utilizando las

3 Cuadros de lista Se presentan varias alternativas, al hacer clic en el botón o al

4 Casillas de verificación Se podrá seleccionar de todas las opciones disponibles.

5 Botones Al elegir el botón quedarán definidas todas las

Al elegir el botón se anularán todas las especificaciones

6 Cuadros de edición Permiten escribir un texto o números para especificar algún

7 Botones de opción Se podrá seleccionar solamente una opción.

8 Cuadros de selección Permiten modificar un valor, éste se podrá aumentar o

Microsoft Excel 2010 Básico

Cada uno de estos elementos se presentará dependiendo el cuadro de diálogo que se

Microsoft Excel 2010 Básico

Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; está

Un libro de trabajo puede organizarse:

Insertando hojas nuevas

Crear un libro de trabajo

Microsoft Excel 2010 Básico