Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Objetivos de Temas a desarrollar

aprendizaje El presente documento tratará los siguientes
capítulos:

1. Administración
El presente documento tiene como objetivos 1.1 Planificación.
de aprendizaje los siguientes:
1.2 Organización, organigramas.
Objetivo general: Brindar a las personas que
se dedican al guiado de turismo o a quienes 1.3 Dirección, toma de decisiones y planes
participan en organizaciones locales vinculadas de trabajo.
con la actividad turística, algunas herramientas
sobre la administración y la contabilidad básica.
1.4 Control y evaluación.

Los objetivos específicos son: 2. Contabilidad

Contribuir al desarrollo de las 2.1 Funciones contables.
capacidades individuales y colectivas
tantos de guías turísticos como de
2.2 Pasos fundamentales de un sistema
representantes de organizaciones contable.
locales. 2.3 Nombre o nomenclatura de las cuentas.
Desarrollar las habilidades y destrezas
2.4 Estados financieros.
de las personas participantes.
Reflexionar sobre la importancia de
2.5 Estado de ganancias o pérdidas.
realizar cambios en la administración 2.6 Estado general.
y la contabilidad en las iniciativas
desarrolladas por las personas que se 2.7 Flujo de fondos.
dedican al guiado de turismo así como
otras actividades relacionadas. 2.8 Contabilidad simple.

3. Costos y Precios
3.1 Precio.
3.2 Costo.
3.3 Diferencia entre costos y gastos.
3.4 Competencia.
3.5 La ley y las regulaciones.
3.6 El prestigio del producto o servicio en el
mercado.
2
 Administración y contabilidad básica

1
1.  ¿Qué es la
administración?
La administración es el conjunto de decisiones
que se toman para optimizar el uso de los
recursos de una empresa y así lograr sus
objetivos.
Se puede decir que una persona administra
sus asuntos personales, por ejemplo, al tomar
una decisión, de qué comprar, que ropa
ponerse, o incluso al manejar el dinero, el
tiempo, son aspectos que tienen que ver con
la administración.
Entonces así como se puede decir que
administramos nuestra vida, nuestro dinero,
nuestras decisiones, entonces así también las
empresas u organizaciones deben considerar
la administración de sus recursos y tomar
decisiones.
La administración tiene propósitos
determinados, según los objetivos de cada
iniciativa. La mayoría de las empresas tienen
el objetivo de generar ganancias, de obtener
una rentabilidad; existen otras empresas con
un enfoque más social, en donde la generación
de empleo, será lo que guía su accionar, son
empresas en donde la generación de ganancias
es un objetivo, pero sin olvidar una realidad
social. Las empresas familiares, por otra parte,
pueden ser que están motivadas a seguir con
un negocio familiar que tiene muchos años y la
administración de generación en generación.
Por esas razones, activar y poner en
acción una empresa, comprende una serie
de actividades emprendidas por la o el
empresario. Estas acciones incluyen la
planificación y organización para alcanzar los
objetivos de la empresa.

Fotografía: Alexandra Cortés ©

3
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
Los objetivos que persiga una empresa le dan
sentido y dirección a los esfuerzos aplicados
por las personas que integran la empresa.
Un/a empresario/a debe decidir qué acciones
específicas se necesitan para mantener un
ritmo satisfactorio, la decisión está presente en
todos los momentos y áreas de la empresa.
La acción de administrar, es un proceso de
dirección de los recursos humanos y materiales
hacia objetivos establecidos.
Dentro del proceso administrativo hay una
serie de actividades importantes que debe
desarrollar la administración:
Planificación. Son las decisiones que se
toman para lograr los objetivos, es el
fundamento del proceso organizativo.
Organización. Es el ordenamiento de los
recursos y funciones de la empresa, para
facilitar el logro de los objetivos.
Dirección. La coordinación de todas
las actividades ejecutadas por los/as
colaboradores/as.
Control. Es la comparación de lo ejecutado
con lo planeado, para verificar cuanto se
ha cumplido y hacer las correcciones del
proceso.
1.1.  Planificación
1.1.1.  ¿Qué es la planificación?
La planificación es un proceso donde se
seleccionan, priorizan, ordenan y diseñan las
acciones que deben realizarse para el logro
de determinados propósitos, procurando una
utilización racional de los recursos.
La planificación es el conjunto de decisiones
que se toman para realizarse en un futuro.
Toda acción es producto de una decisión,
ya sea improvisada o planificada. Cuando se
realiza un proceso de análisis sistemático de la
realidad presente y un cálculo de las posibles
evoluciones de esa realidad, la toma de
4
decisiones que antecede es planificada. Es por
ello que la planificación supone:
Definir los propósitos.
Establecer los mecanismos para el logro
de los propósitos.
Ejecutar acciones.
Conocer los resultados de las acciones.
La planificación es altamente interdependiente
de la función de control. Los planes se
establecen sólo después de un examen sobre
lo bien que se han ajustado los hechos del
pasado con las proyecciones previstas.
La planificación implica un tipo particular de
toma de decisiones. Consiste en especificar
alternativas y elegir entre ellas. Es por ello
que, en ese proceso de planificación y toma
de decisiones, las empresas deben proponerse
ser:
Económicas. Obtener rentabilidad
brindando un servicio eficiente con la
utilización racional de los recursos.
Competitivas. Prestar un servicio eficaz,
enfrentando la competencia. Debe brindar
calidad. Ser mejor que las otras empresas.
Sociales y Políticas. Participar y contribuir
en los diferentes aspectos de la comunidad.
Por esto la empresa debe planificar muy bien
todo su accionar, la planificación debe ser la
base de la empresa.
1.1.2.  Importancia de la planificación
Al planificar la empresa podrá organizar todas
sus actividades y tener un orden básico en los
siguientes elementos:
El tiempo. Es importante planificar nuestro
tiempo para hacer cumplir todas nuestras
responsabilidades y no aceptar aquellas
con las que no se podría cumplir. La
organización del tiempo requiere de una
agenda para apuntar los compromisos,
 Administración y contabilidad básica

tener en cuenta las prioridades, puntualidad de organigramas es aconsejable para definir

para alcanzar a hacer todo lo programado,
dedicación exclusiva a cada tarea.
El trabajo. En este caso es importante
planificar todas las tareas que debemos
realizar, que se pueden agrupar en áreas
afines y así cumplir con los objetivos. En
cuanto a la organización del trabajo es
importante hacer la lista de todas las tareas
que se realizan en la empresa.
El personal. Organizar al personal, para
que cada persona conozca sus funciones,
responsabilidades y limitaciones. La creación
los grados de autoridad, con el fin de evitar
confrontaciones dentro de varias unidades o
partes de la organización definida.
El dinero. Es importante la distribución
racional de los recursos financieros, en
cualquier empresa para que ésta camine
bien. Para organizar los recursos financieros
se necesita de algunos aspectos contables
básicos, que nos sirvan para la toma de
decisiones y su distribución racional.

Práctica 1.
1. Describa con sus propias palabras el concepto de administración.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

2. Describa con sus propias palabras el concepto de planificación.

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

3. ¿Por qué es importante para su empresa u organización la planificación?

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

4. ¿Qué situaciones o elementos de la planificación tiene que emplear usted en la actividad que
realiza?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

5
Cuaderno de trabajo de las personas participantes

1.2.  Organización en este proceso a las personas, para que se

Organizar una empresa es dotarla de todos
los elementos que le son necesarios para
cumplir adecuadamente sus funciones y
lograr los objetivos propuestos. Por lo
tanto, una empresa es la combinación de
recursos humanos, materiales, económicos,
conocimientos, entre otros, unidos de forma
eficiente y eficaz para lograr un objetivo
deseado.
La dirección es la fuerza que guía y dirige una
organización para lograr un fin previamente
determinado.
Administración es la fuerza que propone el
objeto para el que operan una empresa y su
correspondiente organización y las directrices
esenciales de acuerdo con las cuales debe
operar.
Así que organizarse implica dividir el trabajo
en varias tareas y además responsabilizar
puedan lograr los objetivos de la empresa.
1.2.1.  Los organigramas
Un organigrama es la representación gráfica
de la estructura administrativa de nuestra
empresa. Cuyo objetivo es definir los grados
o líneas de autoridad así como definir
responsabilidades para cada colaborador/a.
Las formas de presentación de los
organigramas son:
Por departamentos: en función de la
actividad que se realiza por cada grupo
de personas.
Por elementos o funciones: es cuando se
desea destacar la actividad o autoridad
que desarrolla cada colaborador/a
dentro de la estructura administrativa.

Figura 1. Ejemplo de organigrama.

Fuente. Programa Competitividad y Medio Ambiente –CYMA-. (2011). Manual de formación para el
fortalecimiento del sector microempresarial en gestión y comercialización de residuos reciclables. San José,
Costa Rica. Sin publicar.

6

1.3.  Dirección
1.3.1.  La toma de decisiones
Cuando creamos una empresa vamos a tener
que relacionarnos tanto a nivel interno como
externo con todo tipo de personas. Lo que
trae como consecuencias nuevas situaciones
en las que tenemos que tomar decisiones que
a veces se tornan difíciles.
Al tomar una decisión debemos evaluar la
importancia de ésta y tener en cuenta los
siguientes puntos:
Los recursos que se comprometen de la
empresa.
El grado de compromiso de las
personas.
Los efectos que podría producir la
decisión.
Cuando una decisión es de suma importancia
la persona que decide debe contar con:
Suficiente información sobre el tema.
Un análisis de los riesgos.
Otras opiniones.
Para solucionar un problema, el proceso
para la toma de decisiones se ilustra con los
siguientes pasos:
1. Defina la situación más problemática.
2. Defina si usted puede intervenir (si tiene
control).
Fotografías: Rainforest Alliance ©
Administración y contabilidad básica
3. Defina la cuál es el problema más grave
(prioridad).
4. Identifique posibles causas del problema y
verifíquelas.
5. Identifique verdaderas causas.
6. Defina qué es lo más conveniente (fije una
meta).
7. Propóngase una acción.
8. Controle lo que está haciendo para
asegurarse el cumplimiento de la meta.
1.3.2.  Los planes de trabajo
Esta es una herramienta muy útil, aquí se
ordenan los objetivos que se desean alcanzar
y todas las actividades que hay que realizar
para que marche bien la empresa. Para ello
es importante responsabilizar al personal de
las diferentes actividades, pues será a cada
responsable a quién se le pedirán cuentas de
lo que se le encomendó. Es necesario dar un
tiempo para que cada tarea sea realizada.
Para elaborar el plan de trabajo es necesario
hacerse las siguientes preguntas:
¿Qué se va a hacer?
¿Dónde se va a hacer?
¿Quién lo hará?
¿Cómo se va a hacer?
¿Cuándo y en cuánto tiempo se hará?
7
Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Los planes de trabajo se realizan de acuerdo a Los cronogramas de actividades se pueden

las necesidades de cada empresa y sirven para
organizar el tiempo y el trabajo.
Para los planes de trabajo se pueden utilizar
los cronogramas de actividades, que son una
gráfica muy útil para establecer y controlar.
hacer por año, mes, semana, días: todo
depende del plazo que se le quiera fijar a las
prioridades y necesidades de la empresa.
Un ejemplo de cronograma por día, podría ser
(Cuadro 1).

Cuadro 1. Cronograma de actividades del mes de noviembre.

Programación diaria.

Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1.4.  Control y evaluación

Esta es una función muy importante para Comparar las metas y los objetivos con
cualquier empresa. Cuando se controla los resultados. Analizar qué falta para el
y evalúa, se comparan los planes con los cumplimiento de lo programado.
resultados para analizar y verificar si se van
Corregir las desviaciones o reprogramar
cumpliendo las actividades y así corregirlas y
reprogramarlas en pro de los objetivos. las actividades que aún no se han
realizado y que son importantes. Tomar
Pueden utilizarse las encuestas de opinión para las medidas correctivas o preventivas
medir los resultados de los clientes, a la vez necesarias.
que internamente se realizan instrumentos de
control y evaluación.
Esto implica cuatro acciones importantes:
Analizar las metas y objetivos
propuestos.
Recoger información sobre los
resultados de las acciones realizadas y
sus efectos.

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Cuaderno de trabajo de las personas participantes

2 2.  Contabilidad

2.1.  ¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es un conjunto de
principios, técnicas y procedimientos para
recopilar, clasificar, registrar y analizar todas
las operaciones que realiza una empresa en
términos monetarios. Satisface la necesidad
de llevar la documentación contable de la
empresa, en una forma adecuada.
Además se puede apreciar la situación exacta
de los bienes o posesiones, deudas, aportes,
ingresos, costos, gastos, utilidades o pérdidas.
El control contable es el conjunto de
procedimientos administrativos empleados
para conservar la exactitud y la propiedad
de las transacciones y permite realizar un
análisis objetivo de los estados financieros para
determinar la situación económica real de la
empresa en un momento dado. Por ejemplo,
entre los procedimientos, que se pueden
desarrollar en una empresa, están:
Anotar todos los costos y gastos que se
hacen diariamente.
Verificar si las entradas de efectivo
corresponden al monto de los ingresos
por la venta del servicio.
Llevar un control paralelo de las deudas.

Toda empresa debe establecer su sistema

contable que contempla los métodos,
procedimientos y recursos utilizados
para registrar sus actividades financieras,
clasificándolas y luego resumirlas en reportes
o estados contables que faciliten la toma de
decisiones.
Fotografía: Roberto Ramos ©
10
 Administración y contabilidad básica

Los movimientos de las cuentas (aumentos o Ingresos.

disminuciones) deben registrarse en su cuenta
respectiva. Estas se clasifican en cinco básicas: Gastos.

Activos. El sistema inicia en el momento en que

se efectúa una operación y se obtiene
Pasivos. información de ella. Es en ese momento
cuando se inicia la contabilidad. Se apuntan
Capital.
todos los movimientos de dinero y se llenan
los comprobantes.

Recuerde
El comprobante es la constancia escrita que permite respaldar las distintas operaciones
de la empresa. Existen comprobantes de entrada (cuando se recibe dinero), de salida
(cuando se saca dinero) y la factura (cuando la empresa vende algo).

Cada comprobante debe llevar la fecha, el nombre de la persona o empresa, el detalle,

el monto y la firma.

2.2.  Funciones contables deberá llevar la contabilidad según los

requerimientos de cada país). Dichas funciones
En la siguiente figura se presenta un esquema contables se desarrollan en los siguientes
de las funciones contables, de uso interno (se apartados (Figura 2).
destaca que una vez formalizada la empresa,

Figura 2. Cronograma de actividades del mes de noviembre.

Emisión de
Ingreso de reportes e
Clasificar y Registro de
datos informes por
codificar datos mes

Comprobantes Libros Balance

Distintas
Recibos cuentas Diario General
Caja, bancos Mayor Estado de
Facturas Ganancias y
No de cheques/ Inventarios Pérdidas
Otras cuentas Flujo de caja
Transferencias

Fuente. Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a la micro y
pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica. 11
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
2.3.  Pasos fundamentales de un sistema
contable
El sistema contable está formado por cinco
pasos:
1. Ordenar y archivar todas las facturas,
recibos y documentos que respalda las
operaciones contables.
2. Clasificación de la información, se utilizan
para ello cuentas: el nombre de cada
cuenta debe responder a su contenido,
esto lo vamos a ver con más detalle a
continuación.
3. Se debe realizar los registros de las
operaciones contables, para ello existen
libros y formularios de contabilidad según
nuestras leyes.
4. Debe, por lo tanto cumplirse todas las
normas y los procedimientos establecidos,
por ejemplo, las facturas no deben tener
tachones, ni estar rotas.
5. Finalmente, debemos informar sobre
los resultados obtenidos en todas las
operaciones de nuestra microempresa, en
un periodo, por ejemplo, un año, o un mes,
para ello existen los estados financieros y
los reportes
2.4.  Nombre o nomenclatura de las cuentas
Una cuenta es el registro detallado de los
cambios que ocurren en un activo, un pasivo o
el capital contable durante un periodo.
Para ponerle nombre a las cuentas se utiliza
un catálogo o una lista, las cuales deben
estar clasificadas y codificadas, por ejemplo
podemos establecer en nuestro catálogo de
cuentas que:
500-01 es la cuenta del pago del personal.
500-02 es la cuenta del pago de la
electricidad.
500-03 es la cuenta de la compra de
materiales de oficina.
12
Es recomendable que los códigos y los
nombres que establezcamos, lo hagamos
con una persona especialista en contabilidad.
Además, las cuentas se deben clasificar según
las áreas del balance:
Activo.
Pasivo.
Patrimonio o capital.
2.5.  Estados financieros
Existen tres estados o informes básicos que
debe tener toda empresa:
Estado de Ganancias y Pérdidas (Estado de
Resultado). Informa sobre la rentabilidad de
la empresa.
Balance General (Balance de Situación).
Presenta la relación entre los bienes de
la empresa (ACTIVOS) y sus fuentes de
financiamiento (PASIVOS y CAPITAL).
Flujo de Caja (Movimiento de efectivo).
Cuyo objetivo es presentar información
sobre las fuentes de efectivo y los
desembolsos, lo que constituye la base para
estimar las necesidades de efectivo y sus
probables fuentes.
Más adelante se detallan cada uno de ellos.
2.6.  Estado de ganancias y pérdidas o estado
de resultado
El estado de ganancias o pérdidas es un
informe de los resultados de la actividad de
la empresa en un período determinado. Está
constituido por la diferencia entre los ingresos
menos los costos y gastos. Es dinámico,
porque su contenido refleja el movimiento
total ocurrido durante todo el periodo.
En resumen, consiste en conocer, cuánto
obtuvo la empresa por venta de servicios
en el periodo, cuánto costaron los servicios
vendidos, cuánto costó la administración de
 Administración y contabilidad básica

la empresa y cuánto quedó de ganancias. Un utilizar se muestra en el siguiente cuadro

ejemplo formato resumido que se puede (Cuadro 2).

Cuadro 2. Formato de Estado de Ganancias y Pérdidas resumido.

Nombre de la empresa: Periodo:

Ingresos Monto Costos Monto

1 Ventas 4 Costos de producir o prestar el

servicio
Compra de materiales
Mano de obra directa

2 Inventarios finales 5 Inventarios Iniciales

Insumos Insumos
Materiales Materiales

6 Depreciación2
Instalaciones
Maquinaria
Equipo
Herramientas

3 Sub-total (1+2) 8 Sub-total (4+5+6+6)

9 Utilidad bruta (3-8)

10 Gastos de administración
11 Gastos de ventas
12 Utilidad neta (9-10-11)
13 Gastos financieros
14 Utilidad neta del periodo (12-13)

Fuente. Adaptado de: Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a
la micro y pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica.

2 La depreciación es el valor que van perdiendo los activos fijos de la empresa como consecuencia del desgaste por el uso y
hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero, pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS, es un
gasto real y algún día hay que reemplazarlos.
13
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
Recuerde
Cuando los ingresos son mayores
que los costos y gastos se presentan
ganancias, cuando los ingresos son
iguales a los costos y gastos se está
en el punto de equilibrio y cuando los
ingresos son menores que los costos y
los gastos se presentan pérdidas.
2.7.  Balance General o Balance de Situación
El Balance General o de Situación es un
resumen a una fecha determinada, de todo
lo que tiene la empresa (bienes o activos),
de lo que debe (deudas o pasivos) y de lo
que realmente le pertenece (capital contable,
patrimonio o derechos). El balance tiene un
carácter estático.
2.7.1.  Los activos
Los activos son “las cosas de valor que
se poseen”. Se pueden clasificar en activo
circulante, activo fijo y otros activos.
En el activo circulante se incluye:
Dinero en efectivo (caja y bancos).
Inversiones temporales: depósitos a
plazo fijo.
Cuentas por cobrar a menos de un año
(personas o empresas que le deben a la
empresa).
Los activos fijos son aquellos que cumplen con
las siguientes características:
Ser propiedad de la empresa.
Ser de naturaleza duradera.
No estar destinados para la compra/
venta.
Que sean necesarios para desarrollar
los programas o actividades de la
organización.
14
En el activo fijo se debe incluir:
Terrenos.
Edificios y estructuras permanentes.
Maquinaria, vehículos y equipos
Mobiliario.
En otros activos se incluyen los que no
son circulantes ni fijos, como gastos en
publicidad, depósitos de garantía, patentes,
licencias. También se les conoce como activos
intangibles, porque sin ser activos materiales
tienen un valor.
Recuerde
Activos totales = Activos circulantes + Fijos +
Otros Activos
2.7.2.  Los pasivos
Los pasivos son las obligaciones o deudas que
tiene la empresa, incluyendo los documentos
por pagar y los préstamos. Los pasivos se
clasifican en: pasivos circulantes o de corto
plazo, pasivos a largo plazo y otros pasivos.
En el pasivo circulante se incluye:
Salarios, intereses por pagar.
Deudas bancarias.
Cuentas varias por pagar a menos de un
año.
Impuestos por pagar.
En el pasivo fijo se incluir:
Deudas bancarias a un plazo mayor de
un año.
Documentos por pagar a un plazo
mayor de un año.
Hipotecas.
 Administración y contabilidad básica

En otros pasivos se incluyen ingresos cobrados En el capital se incluyen las cuentas:

por anticipado (los cobros por anticipado son
los realizados antes del balance y en donde se
tiene una obligación de brindar el servicio).
Recuerde
Pasivos totales = Pasivos circulantes + Fijos +
Otros Pasivos
2.7.3.  Patrimonio o capital
Constituye la parte que la empresa ha
acumulado como propio, a través del tiempo,
constituyéndose en un capital que será de
utilidad en el momento que se presente alguna
crisis o falta de financiamiento.
Capital inicial.
Capital social (en el caso de que la
empresa tenga varios propietarios o
propietarias).
Reserva de capital (se puede utilizar
para eventualidades).
Valorizaciones (aumento del valor
comercial de los activos).
Utilidades sin distribuir (esto se define
con anterioridad y se reinvierten).
Donaciones.
Utilidad del periodo (según el resultado
del Estado de Ganancias y Pérdidas).
En el cuadro 3 se presenta un formato para el
Balance de Resultado.

Ciuadro 3. Formato para el Balance de Resultado.

Nombre de la Empresa
Balance General
Al (día) del (mes) de (año)
Activos Monto Pasivos Monto
Activo circulante Pasivo circulante
Caja Deuda Banco AAA
Bancos Deuda Juan Pérez (proveedor)
Inventario de existencias Documento por pagar
Documentos por cobrar Total pasivo circulante (4)
Materiales de oficina Pasivo fijo
Total activo circulante (1) Deuda Banco BBB (5 años)
Activo fijo Hipoteca
Terrenos Total pasivo fijo (5)
Edificios e instalaciones Total Pasivo (4 +5) (6)
Maquinaria Capital
Vehículo Capital inicial (7)
Equipo Utilidad (8)
Total activo fijo (2) Total Capital (7+8) (9)
Total Activo (1 + 2) Total pasivo + capital (6+9)

Fuente. Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a la micro y
pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica. 15
Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Recuerde ventas, cuánto deberá hacer los pagos por sus

Activo = Pasivos + Capital Contable
2.8.  El flujo de caja o flujo de fondos
El flujo de fondos de una empresa o de una
organización se puede considerar como un
proceso continuo. Muestra las necesidades de
dinero en efectivo de la empresa mes a mes.
Indica cuándo se requerirá dinero para hacer
las compras, cuándo recibirá dinero de sus
Cuadro 4. Ejemplo del flujo de fondos para 3 meses.
gastos cada mes y la necesidad de crédito o
financiamiento.
Es el instrumento más elemental en las
finanzas y muestra el flujo de dinero de la
empresa. Un problema en muchas empresas
es que no se prevé la necesidad futura de
dinero, y esa es la razón que muchas veces se
debe recurrir a fuentes de crédito, que no son
las más recomendadas, dado su alto costo.
En el siguiente cuadro se muestra un ejemplo
del flujo de fondos para 3 meses.

Detalle Mes 1 Mes 2 Mes 3 Total

Ingresos        
Venta de tour individuales 25.000 15.000 35.000 75.000
Venta de tour grupales 50.000 56.000 48.000 154.000
Total 160.000 146.000 163.000 469.000
Egresos 0
Pago personal 100.000 100.000 100.000 300.000
Depreciación equipo 10.000 10.000 10.000 30.000
Pago servicios (agua, electricidad) 14.000 10.000 12.000 36.000
Compra materiales de oficina 15.000 15.000 12.000 42.000
Total 139.000 135.000 134.000 408.000

Saldo 21.000 11.000 29.000 61.000

2.9.  Ejemplo de una contabilidad simple
Se requiere un cuaderno de entradas y salidas,
que nos puede ayudar a llevar un control
detallado de los ingresos y egresos diarios de
dinero de nuestra empresa.
Consiste en anotar por ejemplo, las compras
y ventas, así podremos determinar cómo
se invierte el dinero y cuándo y cuánto se
recibe por la venta de nuestro servicio. Este
cuaderno ayuda a calcular “saldos” para
determinar de cuánto dinero se dispone en
cierto momento.

16
 Administración y contabilidad básica

Cuadro 5. Ejemplo de los rubros del cuaderno de entradas y salidas son los
siguientes:

Fecha Detalle Entrada Salida Saldo

30 de junio ¢ 15.000

2 de julio Venta tour grupal ¢ 60.000 ¢ 75.000

Compra materiales de
2 de julio ¢ 10.000 ¢ 65.000
oficina

2 de julio Pago del electricidad ¢ 5.000 ¢ 60.000

15 de julio Pago de agua ¢ 4.000 ¢ 56.000

Pago de intereses del

15 de julio ¢ 9.500 ¢ 46.500
préstamo

Venta de tour
20 de julio ¢ 20.000 ¢ 66.500
individual

17
 Administración y contabilidad básica

3
3.  Costos y precios

El precio es el valor monetario que se

le asigna a un producto o a un servicio. Ese
valor normalmente se expresa en dinero, no
obstante, el trueque ha sido y es utilizado aún
como forma de pago.
Una vez definido el precio, se inicia un proceso
de negociación, debido a que el comprador
o cliente que desea adquirir nuestro servicio
o producto debe contar con esa cantidad de
dinero que se estableció.
La fijación del precio de un producto o un
servicio no es solo el resultado de sus costos
más la ganancia esperada, sino un complejo
proceso que impacta en la imagen ante los
clientes.
Algunas preguntas que debemos hacernos son:
¿Qué valor tiene lo que lo que se ofrece
para los clientes?
¿Cuánto vale algo similar en el mercado?

Para poder fijar el precio del producto o del

servicio, puede considerarse:
Los costos (que se analizaron en el
apartado anterior).
La competencia.

La ley y las regulaciones.

El prestigio del producto o servicio en el

mercado.
Vamos a analizar cada uno de esos elementos
en las siguientes páginas.

Fotografía: Alexandra Cortés ©

19
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
Al elaborar un producto o para brindar un
servicio, se incurre en costos es decir, son
aquellas materias primas, insumos, mano de
obra, alquileres, transporte, entre otros. Una
vez que se conozcan los costos, se puede
establecer el precio de venta o precio
al cliente (es la suma del costo más el
beneficio).
Cuadro 6. Ejemplos de costos y gastos.
COSTOS
Son los desembolsos y deducciones directos
causados en el proceso de prestación del servicio o
de elaborar un producto..
»» Mano de obra por hora o por día.
»» Salarios del personal de planta.
»» Materias primas.
»» Materiales de consumos e insumos.
»» Fletes.
»» Alquiler del local.
»» Pago de servicios públicos.
»» Depreciación de máquinas y equipos
Recuerde
Los costos están siempre relacionados a la
prestación del servicio y los gastos están
siempre relacionados a la administración.
20
Recuede
Si podemos manejar nuestros costos estaremos
en ventaja ante nuestra competencia.
Debemos considerar que un costo y un
gasto son diferentes, en el siguiente cuadro
vamos a encontrar ejemplos de aspectos que
componen los costos y los gastos (Cuadro 6).
GASTOS
Son los desembolsos y deducciones causados
por la administración de la empresa o de la
organización.
»» Salarios del personal administrativo (gerente/a,
secretaria/o, mensajero/a).
»» Alquiler de oficina.
»» Publicidad.
»» Transporte.
»» Mantenimiento de vehículo.
»» Depreciación de muebles y enseres de oficina.
Es fundamental revisar que se están incluyendo
todos los costos y gastos, porque en ningún
caso, el producto o servicio se puede ofrecer
por menos de lo que cuesta hacerlo.
Debe tenerse cuidado de no olvidar
contabilizar los costos ocultos, estos
son aquellos en los que se incurre para la
fabricación del producto o del servicio y que
no es fácilmente detectable; por lo tanto, no
se toma en cuenta, como por ejemplo los
costos de promoción.
 Administración y contabilidad básica

La competencia. Se deben investigar mi producto o servicio para satisfacer e

los precios o tarifas de la competencia, para incluso superar las expectativas del cliente.
ofrecer el producto o servicio al mismo Para determinar la calidad de mis productos
precio/tarifa o un poco más barato, si lo o servicios se debe averiguar exactamente lo
permiten los costos. Y sobre todo se debe que los clientes esperan encontrar en él, esto
garantizar ofrecer un valor agregado, para incluye un precio o tarifa que esté de acuerdo
diferenciar el producto o el servicio. con su capacidad de pago.
Se destaca que si los precios son más altos que
los de la competencia, los clientes potenciales Recuerde
se irán con la competencia. No obstante,
si son muy bajos, el problema se presenta
entonces que no se alcanzarán los ingresos A los costos debe adicionarse un porcentaje de
proyectos, además que puede darse una mala utilidad. Se puede determinar por la cantidad
imagen ante los clientes (dudarán de la calidad de las ganancias proyectadas, el tipo de
del producto o servicio). producto o servicio que se vende, la rapidez
con que el producto se vende, y la cantidad de
Por otra parte, debe garantizarse que se hará servicios prestados.
una atención personalizada, que se cuenta
con una política clara de devoluciones o
servicios de entrega gratuita, son algunas ideas
a considerar, dado que los clientes toman en En el caso de los productos o servicios turísticos,
cuenta estos aspectos a la hora de realizar sus puede considerarse los descuentos por
compras. temporada (descuentos estacionales).
La ley y las regulaciones deben Los descuentos por temporada, lo que
cumplirse aquellas como: promueven es la compra de uno o más
Las reglamentaciones que regulan el artículos/servicios en temporadas de menor
precio/tarifa de determinado producto demanda, dado que existe una disminución
o servicio. en el precio, un ejemplo es la estrategia que
utilizan las agencias de viajes en los periodos
Las disposiciones de asociaciones de temporada baja.
gremiales que cumplen el mismo fin.
Las disposiciones del gobierno municipal
que regulan los precios/tarifas de
determinados servicios.
Recuerde
El prestigio del producto o servicio
en el mercado, cuando un producto o
servicio tiene muy buena fama en el mercado Un descuento para darse a conocer, ya sea
que se está iniciando la empresa o porque se
los clientes lo prefieren aunque sea más
quiere introducir nuevos productos o servicios,
costoso, por eso, si el producto o servicio
siempre es una buena idea.
tiene un buen prestigio puede subirse el
precio/tarifa hasta donde el mercado y la
competencia lo permitan.
Por lo tanto, debe tenerse en cuenta la
calidad del servicio o producto.
Entendido por calidad el conjunto de
características y cualidades que debe tener
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