Procesul de comunicare

În nici un domeniu al vieţii şi activităţii umane existenţa şi manifestarea omului ca

fiinţă socială nu este posibilă fără comunicare.
Comunicarea dă sens şi finalitate intenţiilor,dorinţelor, aspiraţiilor, atitudinilor şi
acţiunilor noastre, le face inteligibile pentru ceilalţi, în aceeaşi măsură în care fiecare dintre
noi percepem modul de manifestare al celorlalţi faţă de noi prin comunicare.
Natura şi modul de manifestare a relaţiilor de comunicare dintre oameni sunt atît de
diversificate, atât de complexe şi de structurate, încât putem spune că omul trăieşte, de fapt,
într-un mediu comunicaţional omniprezent, care-i structurează şi-i afecteazăviaţa în fiecare
clipă.
Când intenţionăm să vorbim despre comunicare, observăm aproape imediat un fenomen
interesant: termenul de comunicare se prezintă sub forma unei aglomerări conceptuale,
cuprinzînd un mare număr de ştiinţe. Comunicarea poate astfel să capete accentele unor
definiţii lingvistice, psihologice şi psihosociale, filosofice, matematice, pedagogice. Fiecare
domeniu al cunoaşterii are definiţia sau definiţiile lui referitoare la comunicare.
Etimologia cuvântului are la bază termenul latin communicare, având sensul „a pune în
comun”:
 un mod de manifestare a gândurilor şi sentimentelor cu ajutorul vorbirii, scrierii,
gesturilor şi mimicii în scopul de a te face înţeles;
 o intervenţie morală în faţa unui auditoriu;
 un mesaj care este transmis pe linie ierarhică într-o organizaţie;
 o relaţie bidirecţională între subiect şi agent într-o situaţie pedagogică;
 un mijloc prin care indivizii scapă de singurătate printr-un schimb cu semenii lor;
 un schimb de informaţii între doi corespondenţi prin intermediul unui canal de
transmisie;
 element indispensabil pentru funcţionarea optimă a oricărei colectivităţi umane,
indiferent de natura şi mărimea ei;
 schimb continuu de mesaje, care generează unitatea de vederi, şi implicit, de acţiune,
prin armonizarea cunoştinţelor privitoare la scopurile, căile şi mijloacele de a le
atinge, prin promovarea deprinderilor necesare, prin omogenizarea relativă a
grupurilor sub aspect afectiv (emoţional, sentimental) şi motivaţional (opinii, interese,
convingeri, atitudini);
 o cerinţă esenţială în atingerea obiectivelor stabilite, o condiţie sine qua non a
funcţionării sale eficiente, a stabilirii celor mai elementare relaţii interumane;
 premisa exercitării activităţii de management, a funcţiilor procesului de management.
Numai o comunicare eficientă face posibilă planificarea şi programarea, coordonarea şi
controlul, motivarea, consultarea şi participarea activă a membrilor organizaţiei la înfăptuirea
scopurilor propuse.
Tema comunicării este revendicată de numeroase discipline ştiinţifice, fiecare aducând
în discuţie perspectiva şi limbajul propriu. Acesta poate fi unul dintre motivele pentru care
specialiştii n-au reuşit să cadă de acord asupra unei definiţii unanim acceptate a procesului de
comunicare. Din acest motiv, o cale mai accesibilă pentru a înţelege natura procesului de
comunicare este de a prezenta elementele componente şi etapele desfăşurării sale.
Principalele elemente ale procesului de comunicare sunt: emiţătorul, receptorul,
mesajul, limbajul (sau codul), canalul de comunicare, efectul.
 Participanţii

Emiţătorul reprezintă sursa mesajului şi poate fi un individ, un grup sau o entitate

colectivă (de exemplu : un ziar, o întreprindere) iar receptorul este entitatea care primeşte
mesajul şi îl interpretează. Ei sunt participanţii la procesul de comunicare (comunicatorii). Şi
organizaţia comunică. În calitate de emiţător transmite mesaje publicului, prinmodalităţi
diferite, de pildă: prin produsele sale, prin comportamentul managerilor şi angajaţilor, prin
reclamă, prin comunicate de presă etc. În calitate de receptor, întreprinderea colectează
informaţii, de exemplu atunci când este cercetată piaţa, sunt culese informaţii despre mediul
extern, sunt “ascultaţi” cumpărătorii şi alţi parteneri de afaceri.
După numărul participanţilor, comunicarea poate fi:
• Comunicarea intrapersonală, adică a individului cu sine însuşi. Această formă se manifestă
atunci când reflectăm, când luăm decizii, când planificăm o activitate etc.
• Comunicarea interpersonala, proces implicând două sau mai multe persoane care
interacţionează. Formele tipice sunt comunicarea faţă în faţă (ex.: conversaţia, interviul,
vânzarea, negocierea), comunicarea scrisă şi comunicarea mediată tehnic (conversaţia prin
telefon, transmiterea unui email etc.)
• Comunicarea de grup, desfăşurată între membrii unei structuri de grup (aşa cum poate fi
familia, anul doi de studiu al facultăţii de comerţ, colectivul unui departament ori al unei
echipe de lucru). Specificul acestei forme rezidă în influenţa exercitată asupra comunicării
dintre membrii grupului a normelor ce guvernează relaţiile lor interpersonale.
• Comunicarea de masă, prin care mesajele sunt adresate unui mare număr de oameni.
Exemplul tipic este mass-media, aşa cum sunt ziarul întreprinderii, staţia radio sau staţia TV
din cadrul organizaţiei.
Mesajul
Mesajul reprezintă o referire la un referent din realitatea înconjurătoare (adică la persoane,
obiecte, situaţii, evenimente etc.). De exemplu, când cineva spune : « Uşa este deschisă »
referentul este uşa, despre care se spune ceva (că este deschisă). Mesajul include informaţii
diverse iar adesea cei doi termeni « mesaj» şi « informaţii» sunt folosiţi interşarjabil.
O distincţie importantă între tipurile de informaţii cuprinse în mesaj este făcută de Albrecht şi
Boshear (1974)1, care împart informaţiile în:
• fapte (informaţii factuale), care sunt informaţii obiective, pe care le credem deoarece pot fi
verificate cu uşurinţă (“Vânzările au crescut cu 10%”) sau le putem presupune adevărate pe
baza cunoştinţelor şi experienţei noastre anterioară (“Pământul este rotund”).
• opinii. Opiniile sunt informaţii despre realitatea noastră subiectivă - păreri, punctele de
vedere despre fapte -, care aduc un element subiectiv în comunicare (“Creşterea vânzărilor cu
10% este sub posibilităţile noastre”).
• sentimente. Sentimentele reprezintă răspunsurile emoţionale la fapte şi opinii. (“Directorul
comercial este respinsabil pentru această situaţie necorespunzătoare”)
• valori. Valorile sunt opinii cu un grad mare de generalizare despre lumea înconjurătoare.

Este important ca participanţii la actele comunicaţionale din mediul profesional să poată

face distincţie între aceste componente ale mesajului, mai ales când iau decizii. Adesea faptele
şi opiniile se confundă. De exemplu, afirmaţia “Piaţa noastră este în creştere" poate fi o
informaţie factuală bazată pe un recent studiu de piaţă sau doar opinia directorului de
marketing, rezultat al experienţei, judecăţii şi intuţiei sale.
Deosebirea între opinii şi fapte nu este tratată la fel în comunicarea cotidiană. În
conversaţia obişnuită, limitarea la fapte sărăceşte comunicarea şi nu încurajează dezvoltarea
unei relaţii bune între interlocutori. Oamenii sunt interesaţi să afle gândurile şi trăirile
semenilor săi şi de aceea participanţii la conversaţie, pe măsură ce capătă o încredere
reciprocă mai mare, vor introduce tot mai multe referiri la opiniile şi sentimentele personale
(autodezvăluire, feedback personal).
 Limbajul sau codul
Limbajul (codul) reprezintă un corp de semne şi regulile de utilizare a lor. Pentru a
avea loc comunicarea, esenţial este ca participanţii la proces să acorde aceeaşi semnificaţie
semnelor utilizate.
Cel mai comun limbaj utilizat de oameni este cel natural (vorbit sau scris), unde semnele
utilizate sunt cuvintele. Alte exemple de coduri pot fi: codul morse, semnele de circulaţie,
semnele cu steaguri, imaginile vizuale etc.
Cuvintele, chiar dacă se referă la obiecte din realitatea obiectivă (ex.: « Uşa este deschisă »)
sunt simboluri ale unei realităţi interioare, mentale. Această idee, a cuvintelor ca simbol al
realităţii mentale a individului, este foarte veche în gândirea umană. Aristotel o explica prin
mecanismul următor: lucrurile din realitatea externă provoacă în fiinţa omului sentimente;
acestea sunt exprimate apoi prin cuvintele pronunţate, care pot fi mai departe simbolizate prin
cuvintele scrise. În sec. al XVII-lea, filozoful englez John Locke şi-a pus întrebarea: “De ce
papagalii, care scot sunete, nu posedă limbaj?”. Răspunsul său a fost asemănător: în spatele
cuvântului pronunţat de om stă o Idee, ceea ce nu se întâmplă în procesul de imitare al
păsărilor. Ştiinţa modernă nu oferă o explicaţie diferită: lucrurile din lumea externă
impresionează prin energiile emanate (lumină, căldură etc.) organele noastre de simţ.
Impresiile ajung la creer, care le prelucrează şi creează imagini (fragmentare, dar perfectibile)
ale realităţii externe. Cuvintele fac referire la această realitate a imaginilor – o realitate
mentală, interioară – ale căror simboluri sunt.
Implicaţia pentru activitatea practică este că atunci când descriem o realitate, exprimăm o
realitate a noastră, personală. Ar fi o eroare a comunicatorului să pornească de la premisa că
interlocutorul înţelege realitatea despre care vorbeşte în acelaşi mod cu el; cel mai adesea
celălalt o înţelege într-un mod diferit.
Limbajul a fost instrumentul cel mai puternic prin care specia umană a căpătat un avantaj
biologic faţă de celelalte specii. O caracteristică a comunicării este faptul că oamenii folosesc
limbajul într-un mod foarte eficient. Clark (1977) a enunţat principiul relevanţei optime,
conform căruia înţelegerea se realizează pe baza unui minim de informaţii, deoarece
receptorul completează informaţiile primite prin deducţii.
Să ilustrăm principiul prin exemplul utilizat chiar de Clark. Să presupunem că un bărbat
numit John a fost găsit mort în propriul apartament; ziua următoare a fost găsit şi cuţitul cu
care a fost ucis. Un poliţist îl informează despre acest fapt pe un coleg, care nu cunoaştea
cazul, spunându-i: “John a fost ucis ieri, cuţitul a fost găsit în bucătărie.” În acest mod i-a
transmis două informaţii - "John a fost ucis ieri" şi "Cuţitul a fost găsit în bucătărie" -, dar
receptorul primeşte şi o a treia informaţie, chiar dacă nu a fost exprimată: "Arma crimei a fost
cuţitul". În acest mod, oamenii îşi pot înţelege mesajele, fără a fi nevoie să ofere toate
detaliile, ci rezumându-se doar la un minim de informaţie relevantă. Aceasta conferă
limbajului uman o mare eficienţă. Dacă n-ar fi folosit astfel, o propoziţie simplă - cum este
"Cina este gata”-, pe care mama o adresează familiei, ar trebui înlocuită cu un scurt monolog,
de genul: “Am pregătit mâncarea pentru cină şi am pus-o în farfurii în bucătărie. Ştiu că vă
este foame, aşa că puteţi veni să mâncaţi”.
Incălcarea principiului relevanţei optime are următoarele implicaţii practice:
• fie se transmit prea multe informaţii (exces de informaţii), ceea ce îngreunează prelucrarea
lor,
• fie receptorul primeşte prea puţine informaţii (deficit de informaţii), ceea ce îl împiedică să
efectueze deducţiile de legătură corecte.
În comunicarea umană, limbajul prin cuvinte este completat prin limbajul non-verbal;
este important nu numai ceea ce spunem, ci şi cum spunem. Astfel imputăm cuiva: “Nu-mi
place tonul cu care îmi vorbeşti” sau apreciem: “S-a declarat de acord cu mine, dar mi-am
dat seama că nu este de loc convins de propunere". Ne putem întreba cum am dedus aceste
lucruri? Răspunsul este simplu: am urmărit mimica, gesturile, mişcările partenerului.
 Canalul de comunicare
Canalul de comunicare reprezintă mijlocul utilizat pentru transmiterea mesajelor şi poate
fi examinat sub două accepţiuni: conexiune fizică şi conexiune socială între comunicatori.
Sub aspect fizic, canalul este mediul prin care circulă mesajele. În cazul comunicării faţă
în faţă, canalul de transmitere a mesajelor este chiar aerul prin care se probagă sunetele
produse prin vorbire. În alte situaţii canalul fizic este creat de oameni, ca în cazul utilizării
firului telefonic sau a sistemelor ce permit transmiterea emailurilor. De-a lungul timpului,
oamenii au realizat progrese remarcabile în dezvoltarea unor mijloace de transmitere a actual
al calculatoarelor şi al telecomunicaţiilor permite să fie atinsă aspiraţia omului de a face ca
mesajele să circule cât mai repede şi la distanţe cât mai mari.
Sub aspect social canalul este determinat de contactele umane suficient de frecvente dintre
indivizi (McQuail, 1992). Din această perspectivă, relaţia comunicaţională presupune o relaţie
socială, în care participantul ia în considerare şi reacţionează la comportamentul celuilalt.
Fiecare individ are numeroase astfel de canale, iar toate acestea se combină pentru a defini o
reţea de comunicare.
Pe diferitele canale sociale pe care le deţine o persoană, pot circula doar anumite tipuri de
mesaje. De exemplu, în schiţa lui Caragiale, "Lanţul slăbiciunilor", mama unui elev leneş
trebuia să comunice cu profesorul acestuia pentru a-i transmite un mesaj delicat şi
controversabil (să nu-i lase copilul repetent). Dar ea nu avea acces direct la acesta (cel puţin
pentru un asemenea tip de mesaj). Din acest motiv a apelat la persoane cu care avea contacte
sociale, care la rândul lor au apelat mai departe la alţii.

Efectele actului comunicaţional

Un episod de comunicare nu începe odată cu transmiterea mesajului şi nu se încheie odată

cu primirea mesajului de către receptor. Atunci când cineva se angajează într-un act
comunicaţional are, de regulă, o anumită intenţie, care abia apoi urmează să fie materializată
prin transmiterea şi primirea de mesaje. De asemenea, după consumarea episodului de
comunicare, se manifestă anumite efecte.
Gradul de intenţionalitate al comunicării este foarte diferit. Unori comunicăm conduşi de
motivaţii care nu ne sunt foarte clare (de pildă pentru a ne amuza sau a ne elibera de ceva care
ne preocupă sau ne necăjeşte intens). Alteori comunicatorul are un scop precis, cum ar fi să-l
informeze pe celălalt despre ceva urgent, să-l facă să adopte o anumită atitudine, să-l facă
să se comporte într-un anumit mod.
Atunci când intenţionalitatea ia forma unui obiectiv precis, se pune problema gradului în
care acesta a fost atins, ceea ce conduce la măsurării eficacităţii actului comunicaţional.
Sub aspectul efectelor, de regulă orice comunicare produce o schimbare a unei stări prezente,
referitoare atât la relaţia dintre participanţi, cât şi la relaţia lor cu mediul exterior.
De pildă, conversaţia cu un prieten, dacă nu are alte efecte, îl are cel puţin pe acela de a
confirma relaţia lor socială, întărind amiciţia reciprocă. Dar ea poate să însemne modificarea
modului lor de a înţelege o problemă sau o realitate, poate însemna apariţia incitarea la
acţiune sau adoptarea unor comportamente.

Etapele procesului de comunicare

În procesul comunicării, emiţătorul şi receptorul, parcurg mai multe etape, fiecare

impunând preocupări specifice pentru participanţi.
În comunicarea interpersonală emiţătorul are în minte anumite idei pe care doreşte să le
exprime. Din multitudinea ideilor care îi vin în minte va alege însă doar unele, în funcţie de
obiectivele sale, de interlocutor, de contextul comunicaţional sau de oricare alte variabile. De
asemenea, are grijă de ordinea în care va include diferitele idei în cadrul mesajului.
 Emiţătorul parcurge astfel o primă etapă, de planificare, în care simte nevoia de a
comunica, gândeşte, face alegeri.
Apoi, ideile sunt codificate, proces prin care sunt transpune gândurile în cuvinte sau în alte
semne, generând un mesaj.
Mesajul este transmis pe un canal de comunicare (prin vorbire, scriere etc), moment în care
acesta iese de sub controlul emiţătorului.
Cuvintele sunt recepţionate de celălalt participant la actul comunicaţional, receptorul, care le
ataşează un sens, prin operaţiunea de decodificare.
Când transmitem un mesaj, fiecare dintre noi doreşte ca celălalt să îi atribuie acelaşi sens
ca şi noi; iar dacă credem că acest lucru se întâmplă avem un sentiment de satisfacţie,
deoarece simţim că episodul de comunicare s-a încheiat cu succes. Majoritatea actelor de
comunicare sunt reuşite. Dar, pe de altă parte, să nu ne aşteptăm că semnificaţia mesajului în
concordanţă cu intenţia emiţătorului va fi identică cu semnificaţia interpretată de receptor. În
practică cele două semnificaţii – intenţionată şi interpretată – diferă, din cauză că oamenii au
experienţe de viaţă şi personalităţi diferite, ceea ce îi conduce la interpretări diferite a
realităţii. Cu cât diferenţele sunt mai mari cu atât şansele ca să nu aibă loc comunicarea sunt
mai mari. Invers, o comunicare eficace presupune un efort al comunicatorilor pentru a reduce
această diferenţă inerentă.
În plus, ne ajută să ştim dacă mesajul a fost înţeles corect, răspunsul (feedbackul) pe
care îl primim de la receptor, operaţiune prin care are loc schimbul de roluri între emiţător şi
receptor, ultimul devenind emiţătorul şi invers. Feedbackul poate lua forme diferite:
confirmare verbală, întrebări, comportamentul interlocutorului etc.

Tipurile de comunicare

Din punctul de vedere al transmiterii mesajului, comunicarea poate fi:

-directă: atunci când partenerii de comunicare se află față în față, într-un context situațional
comun
-mediată: când, pentru a comunica, partenerii folosesc diverse alte mijloace de transmitere a
mesajului (scrisoarea, telefonul, faxul, rețelele electronice)
Din punctul de vedere al relației dintre emițător și receptor, se poate vorbi despre:
comunicare bilaterală: când într-o anumită situație de comunicare receptorul poate deveni la
rândul său emițător(dialog cotidian, emisiuni interactive la radio sau la televiziune)
comunicare unilaterală: în cazul în care receptorul nu poate deveni, la rândul său, emițător,
mesajul transmițându-se într-un singur sens(de exemplu, dinspre ecran sau dinspre scenă spre
spectatori).
Comunicarea se realizează pe trei niveluri:
—1. Verbal
—2. Paraverbal
—3. Nonverbal
Dintre acestea, nivelul verbal (deci cel al cuvintelor) reprezintă doar 7% din totalul
actului de comunicare; 38% are loc la nivel paraverbal (ton, volum, viteza de rostire...) și 55%
la nivelul nonverbal (expresia facială, poziția, mișcarea, îmbrăcămintea etc.).
Dacă între aceste niveluri nu sunt contradicţii, comunicarea poate fi eficace. Dacă însă între
niveluri există contradicţii, mesajul transmis nu va avea efectul scontat.
Comunicarea verbală se realizează oral sau în scris, prin intermediul unei limbi
cunoscute de către toți participanții la actul comunicarii.
Comunicarea nonverbală se realizează prin intermediul gesturilor, al mimicii sau chiar al
unui sistem special creat, cum ar fi limbajul surdo-muților.
Comunicarea paraverbală se realizează prin intermediul aspectelor legate de voce
(modulație, ritm, volum) sau prin pauzele în vorbire.
 În comunicarea orală , elementele verbale sunt însoțite de elemente de comunicare
nonverbală și paraverbală.

Factorii care pot perturba comunicarea

Care sunt factorii care pot perturba comunicarea?

 barierele de limbaj;
 emoțiile;
 lipsa de cunoaștere;
 lipsa de interes;
 zgomotul.

Factorii perturbatori ai comunicării pot fi clasificați în două categorii:

 interni
 externi

A. Factorii interni:

 Barierele de limbaj: deficiențe verbale, auditive.

 Barierele semantice: vocabularul sărac, conotații emoționale ale unor cuvinte.
 Emoțiile
 Timiditatea
 Lipsa de cunoaștere
 Lipsa de interes

B. Factori externi:

 Canalele de comunicare
 Climatul de comunicare: atmosfera, condițiile în care se desfășoară procesul
comunicării
 Perturbațiile fizice
 Interferențele- zgomotele
 Locul și momentul
 Zvonul
 Specificul comunicării în cadrul şedinţelor
Şedinţele reprezintă o modalitate esenţială de asigurare a eficacităţii comunicării între
oamenii şi grupurile legate prin activităşi, scopuri sau obiective comune. În acelaşi timp,
şedinţele pot îndeplini şi rolul de coordonare, în situaţia în care sunt orientate, bine pregătite
şi desfăşurate potrivit.

A. Planificarea ședintei:
- care este scopul şedinţei? Ce rezultate trebuie să obţină?
- ce s-ar întampla dacă şedinţa nu ar avea loc?
- care ar trebui să fie agenda? Care sunt subiectele, ordinea şi timpul alocat?
- cine va vorbi?
- care trebuie să fie nivelul de pregătire al participanţilor?

B. Informarea prealabilă în legatură cu:

- data, timpul şi durata şedinţei;
- agenda;
- participanţii;
- numele preşedintelui (moderatorului), secretarului, vorbitorilor
- nivelul de pregătire necesar
- materiale scrise

C. Pregătirea presupune :
- existenta unor copii ale materialelor ce vor fi înmânate participanţilor
- verificarea sălii şi a echipamentului tehnic
- revizuirea minutei / planului şedinţei anterioare
- realizarea unei verificări preliminare a disponibilităţii participanţilor şi trimiterea unui
reminder

D. Derularea şedinţei: aspecte procedurale:

Etapele unei şedinţe sunt următoarele:
1. Primirea participanţilor.
2. Enunţarea ordinei de zi şi prezentarea participanţilor; acord asupra modului de
desfăşurare a discuţiilor.
3. Enunţarea problemei de rezolvat şi discuţii.
4. Rezumarea soluţiilor propuse şi discutarea implicaţiilor acestora.
5. Acord/ decizie asupra strategiei/ modului complet de rezolvare a problemei:
- ce activităţi vor fi realizate şi la ce termene
- care sunt rezultatele aşteptate/ indicatori de eficacitate
- care sunt responsabilităţile fiecărui participant (reprezentant)
- când va avea loc următoarea întâlnire a grupului (dacă este necesară)
6. Întocmirea unei minute de şedinţă care va fi remisă tuturor participanţilor.

E. Pentru ca şedinţa să reprezinte baza următoarelor acţiuni şi şedinţe sunt necesare:

- scrierea rezultatelor fiecărui punct de pe ordinea de zi;
- notarea ideilor, opiniilor şi a rezoluţiilor, sprijinului acordat rezoluţiei respective
- notarea activităţilor următoare – cine ce va face, până când etc.
- redactarea înregistrării minutei cât mai repede după încheierea şedinţei
- înainte de finalizarea şi distribuirea minutei, cel puţin un participant trebuie să o citească
- distribuirea minutei tuturor celor care au participat, altor părţi interesate, precum şi celor
cărora le-au fost atribuite sarcini în lipsă.
F. In pregătirea şi derularea şedinţelor trebuie anticipate şi evitate anumite erori şi
omisiuni precum:
- prelungirea şedinţelor;
- lipsa deciziilor;
- abandonarea rezoluţiilor;
- puţini participanţi iau cuvantul;
- participanţii nu înteleg pentru ce se ţine şedinţa;
- participanţii nu sunt siguri de motivul pentru care au fost convocaţi

G. Responsabilul cu organizarea şedinţei trebuie să ţină cont de următoarele:

 Obiectivul întâlnirii trebuie să fie clar – (ce trebuie să se obţină la sfârşitul ei) –
enunţat în termeni concreţi.
 Pregătirea propriu-zisă a şedinţei cuprinde următoarele etape şi condiţii care este bine
să fie respectate:
-identificarea persoanelor care trebuiesc invitate;
-stabilirea unui loc adecvat şi a unui interval de timp (limitat!) convenabil tutror
participanţilor;
-participanţii vor fi anunţaţi din timp asupra temei şedinţei pentru a se putea pregăti; eventual
li se poate înmâna / trimite un material informativ de 1-2 pagini despre problema în discuţie şi
despre contribuţiile aşteptate din partea lor (eventual minutele unor şedinţe anterioare) şi o
agendă a şedinţei (ordinea de zi) cu timpul alocat (estimativ) fiecărui punct;
-stabilirea unui moderator de şedinţă care să gestioneze adecvat timpul alocat şi să medieze
dezbaterile;
-stabilirea unui secretar de şedinţă care să asiste organizatorul şi moderatorul în activităţile
lor.

H. Rolul moderatorului
Înainte de şedinţă, moderatorul trebuie:
• Să anunţe participanţii din timp despre locul, ora, agenda şedinţei şi resursele
necesare fiecărui participant (diferite documente etc).
• Să facă aranjamentele necesare pentru buna desfăşurare a şedinţei (organizarea
spaţiului, a facilităţilor, protocolul).
În timpul şedinţei, moderatorul trebuie să:
• Să aibă grijă ca şedinţa să înceapă la timp şi să se sfârşească la timp.
• Să reamintească participanţilor agenda – punctele la ordinea de zi, scopul şi
timpul alocat fiecăruia.
• Să vegheze la respectarea ordini de zi şi a timpului alocat pentru fiecare punct.
• Să menţină climatul constructiv şi destins.
• Să fie imparţial şi să încurajeze participarea tuturor.
• Să controleze membrii dogmatici sau agresivi într-o manieră diplomatică.
• Să se asigure că toată lumea a înţeles clar ce decizii au fost adoptate şi ce sarcini
au fost trasate.
După şedinţă, moderatorul trebuie să:
• Să se asigure că minutele de şedinţă au fost redactate şi trimise fiecărui participant.
• Să urmărească îndeplinirea deciziilor şi a sarcinilor.
Competenţele unui bun moderator