Les conditions de développement d’un bon contrôle interne

Un bon contrôle interne repose sur un certain nombre de principes qui

découlent pour une part de la définition du contrôle interne et que la pratique a
consacrés.
On peut qualifier de bon contrôle interne le fait, pour une entreprise,
d'avoir un système d'organisation et de procédures qui assure une fiabilité
satisfaisante de l'information ainsi qu'une protection satisfaisante de son
patrimoine.
Les principes sur lesquels s'appuie le contrôle interne sont :
􀂾 l'organisation,
􀂾 l'intégration,
􀂾 la permanence,
􀂾 l'universalité,
􀂾 l'information,
􀂾 l'harmonie.
2.1 . Le principe d'organisation
Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que
l'organisation de l'entreprise possède certaines caractéristiques.
L'organisation doit être :
􀂾 préalable
􀂾 adaptée et adaptable
􀂾 vérifiable
􀂾 formalisée
􀂾 et doit comporter une séparation convenable et claire des
fonctions.
Dans toute organisation et particulièrement celles adoptant des
délégations de pouvoirs (grandes structures), quatre fonctions fondamentales
doivent être séparées et attribuées à quatre personnes ou hiérarchies
différentes :
• la fonction de traitement (ou fonction opérationnelle)
• la fonction de détention de valeurs monétaires ou biens physiques (ou
fonction de protection et de conservation)
• la fonction de comptabilisation et d’enregistrement
• la fonction de contrôle.
La diffusion par écrit des instructions est indispensable dans la grande
entreprise. Elle est également préférable dans les entreprises de dimension plus
modeste, afin d'éviter les erreurs d'interprétation.
La règle de séparation des fonctions a pour objectif d'éviter que dans
l'exercice d'une activité de l'entreprise un même agent cumule :
􀂾 les fonctions de décisions (ou opérationnelles) ;
􀂾 les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens ;
􀂾 les fonctions d'enregistrement (saisie et traitement de l'information) ;
􀂾 les fonctions de contrôle;
􀂾 ou même simplement deux d'entre elles,
En effet, un tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et
leur dissimulation.
Dans tous les cas, l'organisation doit être établie sous la responsabilité du
chef d'entreprise. Cette responsabilité consiste à
􀂾 fixer les objectifs,
􀂾 définir les responsabilités des hommes (organigramme),
􀂾 déterminer le choix et l'étendue des moyens à mettre en oeuvre
2.2 . Le principe d'intégration
Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d'un
système d'autocontrôle mis en oeuvre par des recoupements, des contrôles
réciproques ou des moyens techniques appropriés.
2.2.1 Les recoupements
Ils permettent de s'assurer de la fiabilité de la production ou du suivi
d'une information au moyen de renseignements émanant de sources différentes
ou d'éléments identiques traités par des voies différentes (en comptabilité :
concordance d'un compte collectif avec la somme des comptes individuels).
2.2.2 Les contrôles réciproques
Les contrôles réciproques consistent dans le traitement subséquent ou
simultané d'une information selon la même procédure, mais par un agent
différent, de façon à vérifier l'identité des résultats obtenus (en comptabilité :
total de relevés de chèques reçus et total de bordereaux de remises en
banques).
2.2.3 Les moyens techniques
Les moyens techniques recouvrent l'ensemble des procédés qui évitent,
corrigent ou réduisent, autant que faire se peut, l’intervention humaine et par
voie de conséquence les erreurs, les négligences et les fraudes (traitements
automatiques informatisés, clés de contrôle ou d'accès).
2.3 . Le principe de permanence
La mise en place de l'organisation de l'entreprise et son système de
régulation (le contrôle interne) suppose une certaine pérennité de ces systèmes.
Un dispositif de contrôle interne est apprécié à un double niveau :
􀂾 quant à son existence (sa conception, sa logique interne)
􀂾 et quant à son fonctionnement (le respect de son application).
Les procédures de contrôle interne doivent exister et être respectées en
permanence. Le principe de permanence conduit à distinguer :
• Les faiblesses du contrôle interne : la procédure est peu fiable ou
peu efficiente,
• Le non respect du contrôle interne : la procédure est bonne mais
n’est pas respectée.
Rappelons qu’en matière comptable, le législateur a d’ailleurs prévu le
principe de permanence des méthodes d’évaluation et de présentation des états
de synthèses (comptes annuels).
2.4 . Le principe d'universalité
Ce principe signifie que le contrôle interne toutes les personnes dans
l’entreprise en tout temps et en tout lieu. C’est-à-dire qu’il ne doit pas y avoir de
personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines réservés ou
d’établissements mis en dehors du contrôle interne
Le principe d’universalité est souvent bafoué, soi au nom de la
confidentialité, soit au nom du manque de temps, soit par crainte des pouvoirs
d’une baronnie propre à l’entreprise. Prenons à cet effet quelques exemples qui
reviennent dans la littérature du contrôle :
Il arrive que des clauses particulières soient insérées dans le contrat de
travail de proches collaborateurs du Président Directeur Général, et qu’elles ne
soient pas vérifiées par le département juridique, ou bien le budget alloué à
certains projets est accordé globalement au lieu de faire l’objet de
justifications poste par poste, ou bien les frais d’un directeur ne sont pas
justifiés par des factures mais par un relevé bancaire de dépenses effectuées
par carte bleue, ou encore des sorties de stocks réalisées durant les congés du
mois d’août ne sont pas indiquées sur les bons prévus à cet effet, mais sur des
feuilles volantes.
Les exemples pullulent.
2.5 . Le principe d’indépendance
Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre
indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l'entreprise. Quels que
soient les moyens employés pour conclure des contrats (actes notariés ou simples
appels téléphoniques), tenir la comptabilité (tenue manuelle, tenue sur
informatique autonome, sous-traitance), ou archiver des informations (papiers,
microfilms, CD), les objectifs de sauvegarde du patrimoine et d’efficience des
opérations doivent être atteints.
En particulier, l'informatique ne doit pas éliminer certains contrôles
intermédiaires.
2.6 . Le principe d'information
L'information qui chemine dans les circuits d’un contrôle interne doit
répondre à certains critères tels que :
􀂾 la pertinence : l’information doit être adaptée à son objet et à son
utilisation, disponible et accessible dans les temps et les lieux
voulus
􀂾 l'utilité : notamment pour son destinataire, directe (l’information
est à saisir le plus près possible de sa source), non redondante,
économique (son coût est à rapporter avec ce qu’elle rapporte)
􀂾 l’objectivité : elle ne doit pas notamment être déformée sciemment
ou inconsciemment
􀂾 la communicabilité : dans le fond et la forme, l’information
communicable est celle dont le destinataire peut tirer clairement,
sans ambiguïté, les renseignements dont il a besoin. Elle doit être
suffisamment explicite, détaillée, et révéler les faits significatifs
en fonction des besoins des utilisateurs.
􀂾 et la vérifiabilité : il doit être possible d’en retrouver les sources,
de la retracer. C’est-à-dire qu’elle se doit de comporter les
références appropriées permettant de la justifier et de
l’authentifier (documents numérotés, classés et archivés)
2.7 . Le principe d'harmonie
On entend, par principe d'harmonie, l'adéquation du contrôle interne aux
caractéristiques de l'entreprise et de l'environnement. Sinon le contrôle interne
formerait un ensemble rigide et contraignant qui n’est pas l’objectif recherché.
C'est un simple principe de bon sens (et n'oublions pas que le contrôle
interne a un coût) qui exige que le contrôle interne soit bien adapté au
fonctionnement de l'entreprise.
Un contrôle interne qui empêcherait de manière parfaite toute fraude ou
toute erreur serait efficace, mais n’en serait pas pour autant efficient si son
prix est démesuré et s’il multiplie des contrôles redondants au détriment de la
rapidité de l’information.
Il est clair que le contrôle interne doit s’adapter aux spécificités de
l’entreprise. Cela ne signifie pas par contre qu’il doive s’adapter aux différents
personnels. En ce sens, il serait inenvisageable d’adapter les procédures à la
personnalité d’une personne en particulier, par exemple pour permettre à un
comptable de cumuler les fonctions de tenue des comptes et de manipulation
d’espèces sous le prétexte qu’il s’agit de quelqu’un qui a une réputation d’intégrité
notoire.
2.8 . Le principe de la qualité du personnel
Un contrôle interne efficace est tributaire d’un personnel compétent,
(qualifié professionnellement), et honnête (intègre moralement). Un bon contrôle
interne suppose l’existence d’une gestion rigoureuse des ressources humaines :
recrutement, formation, turnover, motivation, direction par objectifs, climat
social, gestion de carrière).