Gestión de la Organización

I. Información General
No. de Fecha de
Elaborado por: Davee Robles Capillo 1.0 31.03.2017
Versión: Versión:

Código del BPD DT_BPD_HCM_OM_001_Gestión de la Organización

Nombre del Proceso: Gestión de la Organización

II. Desarrollo del Documento

Paso Fecha de Responsable Comentario
Realización
Presentación dd.mm.aaaa Davee Robles Capillo Version inicial

III. Historia de los cambios

Fecha de Responsable de
Breve Descripción de los cambios
modificación la modificación

IV. Aprobación del Proceso

Cargo Responsable Firma Fecha

a) Gerente Proyecto Talma Martin Uceda Aguinaga

b) Gerente Proyecto Hcc Jennifer Llerena

c) Dueño del Proceso Erika Chafloque Dioses

d) Usuario Líder Jessica Acuña Flores / Martin Uceda

e) Usuario(s) Clave Erika Chafloque Dioses

Davee Robles Capillo

f) Consultor Seidor
Erick Nina Malaga

V. Descripción de la Solución

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Este proceso tiene como objetivo el mantener actualizada la estructura organizativa de TALMA.
En la gestión de la organización las áreas, cargos y centros de costos están clasificados como objetos.

Creación de Objetos
La Gestión de organización es la base para el área de la planificación ofrece la gestión de los datos de
estructura, ayudas para el análisis y el ajuste de la estructura organizativa.
El módulo de Gestión de Organización describe a través de objetos y características, la Estructura
Organizacional de la empresa.

Es necesidad de la empresa reflejar los cambios organizativos que en el transcurso del tiempo va sufriendo
su estructura debido principalmente a que se crean o eliminan unidades o posiciones, cambian las
afectaciones de centros de costos, etc.

La Gestión de organización describe además las parametrizaciones del sistema necesarias para la
Planificación de costes de personal.

Los objetos que definirán la Estructura Organizacional de cada compañía son:

Descripción de Objeto Clave de Tipo de Objeto

Unidad Organizativa O

Posición S

Función C

Centro de Costo K

Persona P

Este proceso de negocio es usado para representar el plan organizacional de la empresa y realizar cambios
para periodos específicos. Las unidades organizativas y las posiciones ocupadas y no ocupadas son los más
importantes elementos del plan organizacional. Basado en un plan de organización activo se puede planear y
simular cambios futuros en la estructura.

El objeto Centro de Costo (K) se crea en el módulo de FI, para la gestión de la organización es importante
este objeto para enlazar las unidades, posiciones o personas e integrar los módulos de FI y OM.

Se crea el un subtipo de Descripción Verbal para Ocupación Sunat como parte de nuestra solución, el cual se
asocia a la Posición y representa la asignación RTPS a informar en el T-registro.

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El proceso de gestión de la organización, contempla la creación, modificación, delimitación y reasignación de

las unidades, de las posiciones y de los centros de costo de la compañía. Estos cambios serán ejecutados
por el responsable del módulo previa aprobación de la jefatura inmediata superior. La estructura organizativa
será actualizada principalmente por los siguientes motivos:

 Incorporaciones, donde será necesario crear una posición (Cargo) vacante para cada nuevo
trabajador.
 Cambios en la asignación de centros de costo.
 Creación de nuevas unidades organizativas (áreas) en la compañía.
 Cambios en la dependencia de las unidades organizativas.
 Unidades y posiciones dejan de tener validez.

El responsable del módulo ingresará a la transacción PPOME y gestionará los objetos (unidades, posiciones,
funciones). De tratarse de creación de nuevos objetos podrá utilizar la transacción PP02 donde se generará
el ID (código) del objeto nuevo y el enlace correspondiente.

La herramienta de Organización y Ocupación (transacción PPOME) otorga una interfaz dinámica y flexible
para el mantenimiento de la estructura. Adicionalmente, las herramientas de Mantenimiento Simple y Modo
Experto (transacción PP01) permiten la actualización de los objetos organizativos.

DEFINICIÓNES:

Período de Validez
El responsable del módulo es encargado del control y ejecución de dichos cambios en el sistema utilizando la
herramienta de Organización y Ocupación. Todo cambio en las vinculaciones definidas para la unidad
organizacional que repercutan en la Asignación Organizacional del colaborador, es reflejado automáticamente
en Administración de Personal a través del Infotipo 0001 del Maestro de Personal. Solo es posible eliminar un
objeto, si se creó por error y no fue asignado a ningún otro objeto y por consiguiente a ninguna persona. Para
los otros casos se puede usar la delimitación de validez. En primer lugar, se limitan o reasignan las personas
vinculadas. Validado este requisito, se ejecuta la herramienta para Delimitación de Objetos, donde se
especifica la fecha hasta la cual existirá el objeto. Esto permite mantener el histórico de cambios en la
organización.

Vía de Evaluación

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Son los criterios de selección con los cuales se evaluará la Estructura Organizacional al nivel de sus enlaces.
Permite barrer la estructura por un camino en particular y seleccionando los objetos organizacionales
deseados. Por ejemplo, llegar a las personas desde las unidades organizacionales a través de las posiciones.
Se utilizará la vía de evaluación estándar que mostrará los siguientes objetos en la estructura organizativa:
Unidad Organizativa - Posición – Persona.

Rangos de Objetos Organizacionales

Los objetos son identificados a través de un ID o código único en cada variante plan. El Sistema SAP puede
asignar de manera automática los códigos de los objetos organizacionales manejando el control del
correlativo, esto a través de la asignación de un rango de números interno (asignación automática) y otro
externo (asignación manual) que será común en todas las variantes plan y por cada tipo de objeto
organizacional que se utilice. ( esto lo maneja sistemas )

1. CREACIÓN DE UNIDAD ORGANIZATIVA (O)

Las Unidades Organizativas hacen referencias a las áreas y/o departamentos del organigrama organizacional
de TALMA.

Infotipo 1000 – Objeto

Se crea una abreviatura (12 caracteres) y una descripción larga (40 caracteres) para la unidad. La abreviatura
se sugiere utilizarla para agrupar unidades con características similares para facilitar las búsquedas.
La asignación de ID al nuevo objeto depende desde la transacción desde donde se realice el registro.

Infotipo 1001 – Enlaces

Se crean
vinculaciones con los diferentes objetos organizacionales definidos. Las vinculaciones obligatorias para
mantener la integridad del Plan de Ocupación son:
▪ A002: Unidad organizacional a la que informa, a fin de establecer jerarquías.
▪ B003: Posiciones que pertenecen a la unidad organizacional. (*)
▪ B012: Posición responsable de la unidad, por consiguiente la persona asignada a dicha posición será
el responsable o manager. (*)

▪ A011: Unidad organizacional tiene Centro de costos

(*) Estas dos relaciones se crean generalmente al crear el objeto Posición y automáticamente se actualizan
para el objeto Unidad Organizativa correspondiente.

2. CREACIÓN DE POSICIÓN (S)

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Las posiciones hacen referencias a los cargos en TALMA.

Infotipo 1000 – Objeto

Contiene una abreviatura (12 caracteres) y una descripción larga (40 caracteres). Este infotipo determina la
existencia del objeto a través de sus fechas de validez. De la misma forma, se sugiere definir las
abreviaturas de forma tal que permitan agrupar las posiciones con características similares y facilitar las
búsquedas.
La asignación de ID al nuevo objeto depende desde la transacción desde donde se realice el registro.

Infotipo 1001 – Enlaces

Se establecen las vinculaciones obligatorias para mantener la integridad del Plan de Ocupación, estas son:
 A003: Unidad Organizacional a la que pertenece.
 A012: Posición dirige Unidad Organizacional.
 A002: Posición a la que informa, para establecer jerarquías.( a quien dirige, a quien informa)
 B007: Posición descrito por Función.
 A011: Posición tiene Centro de costos

3. CREACIÓN DE FUNCIÓN (C)

La función es la agrupación de una o varias posiciones, que se utiliza en el módulo de PY.

Infotipo 1000 – Objeto

Contiene una abreviatura (12 caracteres) y una descripción larga (40 caracteres). Este infotipo determina la
existencia del objeto a través de sus fechas de validez. De la misma forma, se sugiere definir las abreviaturas
de forma tal que permitan agrupar las funciones con características similares y facilitar las búsquedas.

Infotipo 1001 – Enlaces

Se establecen las vinculaciones obligatorias para mantener la integridad del Plan de Ocupación, estas son:
 A007: Función describe Posición.

4. MEDIDAS PARA LA CREACIÓN DE OBJETOS

Una medida es la agrupación de varios infotipos relacionados de forma lógica en el sistema, que se ofrecen
para el tratamiento en una secuencia determinada y que están relacionados con una determinada actividad
del sistema.

Las medidas se identifican mediante una clave.

A cada actividad parcial de una medida debe asignársele lo siguiente:

 una variante de plan

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 un tipo de objeto

 un infotipo o un subtipo un status

 los valores de propuesta del campo de variación

En una transacción (PP03) guiada por medidas es posible acceder a la descripción del proceso para todas
las medidas por defecto.

Configur

Transacciones en SAP:

SAP maneja diferentes vistas y transacciones para la actualización de la Estructura Organizativa tal como se muestra
en el siguiente cuadro:

Vista Descripción Transacción

PPOME: Actualizar Estructura Organizativa
Organización y Permite actualizar toda la estructura
ocupación desde una sola pantalla
PPOSE: Visualizar Estructura Organizativa

Actualización
Se trabaja con objetos específicos PP01: Actualización de objetos
simple

Se trabaja con un objeto puntual. Se

Modo experto PP02: Actualizar datos de plan
emplea para carga masiva de datos

Se trabaja un objeto puntual a través

Medidas de un grupo de infotipos por cada PP03: Medidas
proceso.

Rangos de Códigos (IDs):

Tipo
Descripción Tipo Desde Nro. Hasta Nro.
Objeto
O Unidad Organizativa IN 00010000 00019999
S Posición IN 00020000 00029999
C Función IN 00030000 00039999

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Flujos:

G
E
S
T
I
O
N
D
E
L
A
O
R
G
A
N
I
Z
A
C
I
O
N

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Reportes Estandares de SAP

a. S_AHR_61016491 – Unidades Organizativas existentes

b. S_AHR_61016493 – Estructura Organizativa

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c. S_AHR_61016502 – Posiciones existentes

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d. S_AHR_61016503 – Plan de Ocupación

e. S_AHR_61016495 - Estruct.organiz.con personas

f. S_AHR_61016509 - Posiciones Vacantes

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VI. Identificación de Brechas

VII. Mejoras Futuras

VIII. Observaciones

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