Proyecto de Mejora.

Documento que describe:

La planificación de actividades de mejora continua que se pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las
preguntas:
¿Cuál es el problema?, ¿Por qué ocurre? ¿Por qué abordarlo? ¿Cómo lo solucionamos?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se hará?, ¿Qué
resultados nos proponemos obtener? ¿En qué plazo?

¿Por qué debe realizarse? ¿Quién lo elabora? ¿Para qué sirve? ¿Quién lo ¿Cómo se controla
aplica? su aplicación?

Es un documento que
representa la actividad
imprescindible de todo
programa de gestión de
calidad, el que más necesita
de un enfoque interno y de
auto compromiso. Inicia con
la identificación de una
oportunidad de mejora en
algún aspecto de los
servicios que se están
ofreciendo (el “problema” de
calidad en terminología
tradicional).
Cada Mando directivo que
tenga definido un tramo de
control
Para establecer los
lineamientos de trabajo y
organizar al equipo en
base a la definición de
roles, responsabilidades,
y tiempos, que permitan
elevar el nivel de calidad ,
al máximo posible.
Todo el personal A través del
que se integra cumplimiento de
como equipo de metas, mismas que
mejora continua. deben de estar
definidas en base al
logro esperado en
determinado tiempo.
También a través de
indicadores para
medir sus
resultados.

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 Etapas:
Etapa: Qué se hace. Cómo se documenta:

En este punto se identifica el Se redacta el primer

problema actual y su punto del proyecto de
comportamiento en términos mejora:
concretos, explícitos y específicos, 1. Justificación y
apoyándose en hechos y datos, definición del
representándolos en forma tal que problema, en el cual se
sea fácil de visualizar y entender en describe el problema, y
ÁREA DE
función del Tiempo en el que la necesidad de
OPORTUNIDAD
ocurre, de los Aspectos resolverlo describiendo
(Justificación y
circunstanciales y del Tipo de falla o por su riesgo, costo y
definición del
error volumen.
problema)
Se utilizan Histogramas y
Métodos Gráficos.

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 Para eliminar realmente el
problema, se necesita realizar un
análisis profundo del proceso para
aislar las causas que originan el
mal resultado. El análisis se basa
en las experiencias, en los hechos y
datos que describen la situación
actual.
ANÁLISIS DE
Se utilizan herramientas como
CAUSAS DEL
PROBLEMA.
Diagrama Causa-efecto
(DETERMINACIÓN (espina de pescado)
DE CAUSA RAÍZ) Diagrama de pareto.
Los resultados del análisis
del problema y la aplicación
de cualquiera de las
herramientas utilizadas se
presentan en el punto 2:
Análisis de causas del
problema.
En este punto se presentan
los gráficos y el análisis de
los mismos, integrando una
conclusión que explique la
causa raíz del problema y
las decisiones que se hayan
tomado para disminuir o
eliminar el problema o área
de oportunidad.
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 Una vez identificada la causa raíz se
toma la decisión acerca de las acciones
para disminuirla o eliminarla. En caso
de encontrar varias causas raíces, es
necesario definir propuestas de acción
para cada una de ellas.
Para la selección de las mejores
alternativas de acción es importante
considerar los siguientes factores:
DEFINICIÓN DE Efectividad.- ¿Resolverá todo o parte
PROPUESTAS Y del problema?
PLAN DE ACCIÓN Factibilidad.- ¿Se puede implementar
la solución?
Factor tiempo.- ¿Qué tan rápido dará
resultados? ¿Es una solución de corto o
largo plazo?
Orientación al usuario.- ¿Satisface los
requisitos del usuario?¿Mejora el
servicio?
Eficacia.- ¿Es una solución costo-
efectividad?
En esta etapa se documenta
en dos puntos del proyecto
de mejora, en el punto 3, se
formulan los objetivos y
metas del proyecto, los
cuales deben dar respuesta
a la forma que se
solucionará el problema
mediante la eliminación o
disminución de las causas
raíz.
Y en el punto 4 se
presentan los planes de
acción, en los cuales deben
desglosarse las actividades
que se realizarán para lograr
dichos objetivos. Incluyendo
responsables, fechas de
inicio y término y estatus.
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 Esta etapa constituye la toma de
acción para la mejora, se
comienza al comunicar a todas
las personas involucradas lo que
se va a hacer y para qué. De
ser necesario se debe de
proporcionar capacitación a
aquellas personas que van a
EJECUCIÓN DE intervenir para que sepan qué
ACCIONES hacer y cómo hacerlo bien.
Esta etapa debe seguir
el orden establecido en
los planes de acción, y
llevar registros de las
acciones realizadas,
(bitácoras, actas,
minutas, listas de
asistencia, oficios,
memorandos, etc)
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 Una vez que se ejecuten las acciones
establecidas en el plan de acción se
hace necesario dar seguimiento
(cuantitativo y cualitativo a las mismas
mediante el registro de la información
que permita conocer el comportamiento
de los resultados, dar seguimiento a las
acciones ejecutadas, y en su caso
tomar decisiones de reorientación o
redefinición de las acciones
establecidas.
Es importante analizar los resultados
SEGUIMIENTO parciales obtenidos para comparar el
antes contra el después
Las herramientas que se pueden utilizar
en este punto son:
Gráficos de control.
Histogramas
Una vez registrados los
avances y resultados del
proyecto mediante los
documentos que se
mencionan en la etapa
anterior es necesario, hacer
una evaluación cuantitativa
de los resultados obtenidos
mediante el uso de
indicadores. Se puede
utilizar el punto 5 Forma de
evaluación y seguimiento,
del formato, en donde se
hace una realización de los
indicadores establecidos, y
su seguimiento de acuerdo
a los estándares que se
hayan comprometido y el
registro de las mediciones
realizadas a lo largo del
proyecto.
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 Se anexa formato electrónico de En formato electrónico.
“Avances y Resultados de los
Equipos de Mejora” para reporte
mensual vigentes.

TÉRMINO DEL
PROYECTO.

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 COMPONENTES Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO.

1. Justificación y definición del problema. Responde a la pregunta PORQUÉ

ABORDARLO ,

2. Análisis de causas (Determinación de causa raíz): Responde a la pregunta

PORQUÉ OCURRE,

3. Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QUÉ. La meta responde a

las preguntas QUÉ RESULTADOS NOS PROPONEMOS OBTENER y EN QUÉ
PLAZO

4. Plan de Acción. Responde a la pregunta CÓMO LO SOLUCIONAMOS, QUIÉN Y

CUÁNDO.

5. Forma de Evaluación y Seguimiento. Responde a la pregunta CÓMO

SABREMOS SI LO LOGRAMOS.

6. Identificación del Proyecto. Responde a la pregunta QUIÉN CONFORMA EL

EQUIPO DE MEJORA.

7. Autorización del Proyecto . Quién autorizará el plan de acción. 8

 COMPONENTES Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO.

8.- Requerimientos: Que recursos materiales, económicos, humanos, etc. se

requerirán para realizar el proyecto.

9.- Costo : Cuáles serán los costos económicos, de tiempo, etc. del proyecto.

10.- Anexos