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SOACHA, CUNDI.
2017
II
Director Metodológico
Linda Carolina Henao Rodríguez
Tutor
Jhon Wilson Castro
Estudiantes
Viviana Díaz Méndez
Lelis Cecilia Betancourth Olivar
SOACHA, CUNDI.
2017
III
Dedicatoria
A Dios que nos ha dado la vida y fortaleza para realizar este trabajo.
A nuestras familias por toda su motivación para superarnos cada día más y así poder luchar
Y a todas aquellas personas que nos aportaron su apoyo y conocimiento para que este
Agradecimientos
nuestra carrera, por ser nuestro guía y darnos la oportunidad de superarnos cada día más.
A nuestras familias, especialmente a nuestras queridas madres, abuelas y tías por todo su
Le agradecemos a Team contable y Financiero SAS por permitirnos realizar este trabajo en
sus instalaciones, por toda su paciencia, colaboración y por darnos la oportunidad de creer
profesionalmente.
A nuestro colega, amigo y compañero Álvaro Andrés Agatón por su conocimiento, sus
A nuestras compañeras y amigas por todo el apoyo durante la carrera, por sus consejos, por
darnos ánimo en los momentos difíciles y por el gran equipo de trabajo que cultivamos durante
Finalmente, gracias a la Universidad Minuto de Dios y a nuestros docentes que hicieron parte
de nuestra formación académica y que aportaron todos sus conocimientos para lograr de nosotras
Resumen
SAS, que le permite a la empresa minimizar sus problemas de eficiencia y productividad ya que
esta herramienta se preparó con el fin de que cada integrante conozca el detalle de sus funciones,
sus servicios para lograr obtener un mayor rendimiento alcanzando así los objetivos de una
Abstract
In the development of present work the design and elaboration of a manual of functions and
procedures for the accounting area of the company Team Contable y Financiero SAS was carried
out, which allows the company to minimize its problems of efficiency and productivity since this
tool was prepared in order for each member to know the details of their functions, how to
perform them, in what time and the timeline, promoting the quality and efficiency of their
services to achieve a higher performance thus achieving the objectives more effectively, dynamic
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................1
Capítulo I....................................................................................................................................5
Entorno primario.........................................................................................................................5
Objetivos.....................................................................................................................................9
Objetivo general......................................................................................................................9
Objetivos específicos..............................................................................................................9
Capitulo II.................................................................................................................................10
Marco referencial..................................................................................................................10
Marco teórico........................................................................................................................20
Marco institucional...............................................................................................................23
Marco legal...........................................................................................................................24
Marco contextual...................................................................................................................26
Historia..............................................................................................................................26
Imagen corporativa...........................................................................................................26
VII
Valores corporativos..........................................................................................................28
Cultura organizacional......................................................................................................30
Método de la investigación.......................................................................................................33
Tipo de investigación............................................................................................................33
Etapas de la investigación.....................................................................................................34
Primera Fase......................................................................................................................34
Segunda fase.....................................................................................................................34
Tercera fase.......................................................................................................................34
Cuarta fase.........................................................................................................................34
Capitulo III................................................................................................................................35
Actores y georreferenciación................................................................................................35
Instrumentos..........................................................................................................................36
Cronograma.......................................................................................................................36
Herramientas.....................................................................................................................37
Matriz DOFA....................................................................................................................38
Capitulo IV................................................................................................................................39
Situación final...........................................................................................................................39
Producto................................................................................................................................42
VIII
Referencias................................................................................................................................43
Anexos......................................................................................................................................45
Lista de tablas
Lista de figuras
INTRODUCCIÓN
la cual está contemplada en el artículo 85 del Reglamento Estudiantil como una de las
solicitando la oportunidad de ejecutar esta labor en sus instalaciones con el fin de aplicar,
académica de la Universidad.
Financiera. Por otra parte la compañía delega al Coordinador Contable como Jefe
Inmediato, quien asigna las funciones a cargo de los practicantes que consisten en el
2
interno.
área contable como: Fallas en los procedimientos de los Analistas al encontrarse sin
(NIIF), Las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS), las últimas reformas tributarias
en el Trabajo (SG-SST), entre otros; ha propiciado que las cargas operativas de trabajo de
las áreas contables de las empresas aumenten día tras día en forma desbordada respecto a
la disponibilidad del recurso humano, técnico, tecnológico y uno de los recursos más
valiosos en la era actual como lo es la variable del tiempo con el que se cuenta para la
cumplimiento de estos nuevos marcos normativos. Por tal razón, al realizar las funciones
3
ejecución de las diferentes tareas asignadas en el área contable, se venían realizando bajo
maximizar los procedimientos actuales del área contable con el propósito de trazar una
ruta clara que le permita a cada integrante conocer el detalle de sus funciones, cómo
realizarlas, en qué tiempo, con qué herramienta y la cronología oportuna que le permita
obtener un mayor rendimiento alcanzando así los objetivos de una forma más eficaz y
dinámica.
del manejo del ciclo contable en el área, mediante un manual que permita clasificar,
organizar, realizar, revisar y entregar toda la información de cada uno de los clientes de la
compañía de una forma ágil, dinámica, eficiente y dando cumplimiento a los estándares
funciones y procedimientos para los integrantes del área contable de la empresa Team
Contable.
integrantes del área contable de la empresa Team Contable y Financiero SAS, se puede
inferir que la utilidad y los beneficios que le concede a la empresa el uso de esta
transmitidos en forma permanente por los Clientes, además de contar con una
Capítulo I
Entorno primario
laboral.
elegida.
información por parte de los analistas debido a las frecuentes equivocaciones; causando
ocasiones deben entrar a brindar apoyo a contabilidad con el fin de dar cumplimiento a
las entregas de los clientes, aclarando que no es su finalidad y tampoco son sus funciones,
aprovechamiento mayor del factor humano y las herramientas tecnológicas con que se
cuenta.
una de las opciones de grado que brinda la Corporación Universitaria Minuto de Dios y
solicitando la oportunidad de ejecutar esta labor en sus instalaciones con el fin de aplicar,
¿Cuáles son las funciones y los procedimientos necesarios para que el área
contable?
Objetivos
Objetivo general
permita clasificar, organizar, realizar, revisar y entregar los informes del ciclo contable de
cada uno de los clientes de la compañía de una forma ágil, dinámica y eficiente dando
Objetivos específicos
C) Plantear estrategias de calidad e impacto dentro del área contable que maximice la
Capitulo II
Marco referencial.
indagar se parte del análisis previo por ello inicialmente crear hipótesis es fundamental.
hipótesis sirve para orientar y delimitar una investigación, dándole una dirección
trabajo, puesto que investigador puede formular diversas hipótesis para ser sometidos a
prueba.
observa claramente la relación o vínculo entre dos o más variables, es posible que el
de la investigación.
planteado.
• Seleccionar los recursos tanto humanos como materiales, que se emplearan para
importancia; pero ¿a qué grado y debido a qué factores se implementan como soluciones
procedimientos que se realizan para poder cumplir con objetivos diversos dentro de una
procedimiento es “la serie o secuencia de pasos requeridos para completar una tarea en
particular”, donde dicha tarea puede ser de diferente naturaleza y pertenecer a diferentes
campos. Así, una tarea en particular podría requerir más pasos en su procedimiento que
otras.
Para A. Reyes Ponce, se trata de “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una
Procedimiento en sí que está representado por la acción material. Es así como Graham
Kellog indica que “Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un
o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para
llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de
13
cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son
ideas de solución el tener claro el contenido a abordar para una comprensión general. Así,
del texto fue realizada por estudiantes del Doctorado en Ciencias Económicas y
emigró a los Estados Unidos para realizar sus estudios de maestría, y posteriormente de
Carnegie Mellon.
Por tal razón fue influenciado por varios de los más conspicuos autores de la
contabilidad académica que allí se encontraban, como los profesores Yuji Ijiri y Robert
Kaplan, y estudió con otros tantos como William Cooper y Richard Cyert, que más tarde
administrativa con reconocimiento mundial. Este contexto dejó una impronta clara en el
pensamiento de Sunder, quien imprimirá una fuerte dosis de reflexión desde la teoría
Finalmente, el profesor Sunder plantea su concepción del control señalando que “…el
de los participantes. Y debe distinguirse del control de las organizaciones, lo cual sugiere
El libro se estructura en tres grandes partes. La primera de ellas está compuesta por
propuesta por el autor. La segunda parte agrupa en seis capítulos las ideas determinantes
empresariales y, por tanto, detalla los roles que cumplen la contabilidad y el control en
los contratos de los administradores, los accionistas y los auditores; el autor denomina
contabilidad con las organizaciones del sector público, planteando la comprensión del
Los primeros dos capítulos del libro son fundamentales para plantear los supuestos
March); estos últimos autores vendrían a contribuir con aportes como la teoría de la
entre otros. Con estas bases analíticas, el autor considera que la empresa es una expresión
Bajo la concepción que emerge de este enfoque, las organizaciones son acuerdos
contractuales entre los diversos factores necesarios para producir. Cada factor de
producción está en cabeza de un agente, el cual espera una retribución por su aporte a la
agente sea racional; en tal sentido, “…los individuos eligen acciones para lograr sus
metas, sujetos a las restricciones de su entorno, conocimiento y capacidad y que ellos son
cuyos resultados les son indeseables. El supuesto de racionalidad relaciona metas de las
personas con sus acciones” (p. 27). Aquí no hay solamente un supuesto, sino dos. El
primero, obviamente, que los agentes son racionales y, en segunda instancia, que los
mercados en los que tales agentes se mueven (fuerza laboral, trabajo gerencial,
condicionar o influir por sí mismo en tales mercados. Bajo esta idea, los agentes deciden
contrato es positivo.
individual y que los acuerdos organizacionales persistan, por medio de cinco funciones
esenciales, a saber: a) medir las contribuciones de todos los agentes, b) medir y distribuir
mantener la liquidez de los mercados de factores de los que la organización obtiene sus
En la segunda parte del libro se exponen problemas que consolidan una micro teoría
de la contabilidad y el control. Para esta micro teoría son vitales las relaciones
inversores y auditores. Las teorías base del análisis de Sunder entregan un rol vital al
objetivos empresariales y, consecuentemente, los de todos los agentes; por tal razón, el
control.
herramientas usadas por las partes para regular los problemas que emergen de la relación
aseguramiento y confianza sobre los procesos y logros empresariales que son informados
a las partes, en especial a los inversores, por medio de la contabilidad financiera (basta
recordar el énfasis del autor en las empresas abiertas), entregando garantía sobre la
información, para con ella monitorear y medir los desempeños de la gerencia. Los
por el profesor Sunder a lo largo de los capítulos de esta segunda parte del libro.
como bien público. De entre todos los importantes tópicos tratados en estos cinco
contable, que es puesta de relieve por Sunder con un interesante tratamiento como bien
Finalmente, esta obra, como toda teoría, es una simplificación de la realidad que
contrastables, pero que guardan una estructura adecuadamente lógica y estructural. Que
los lectores juzguen y estudien un texto que es básico para el desarrollo profesional y
desafíos interdisciplinarios.
20
Marco teórico
La NIF A-1 señala que “la teoría de la contabilidad financiera es la aplicación del
decisiones de cumplir con requisitos de calidad. Por tanto se observa que las
interesados) y que debe ser útil para la toma de sus decisiones en relación a las
son determinar: a) Quiénes son los usuarios de la información financiera; b) Para qué
Los principios básicos que deben seguir las reglas particulares de contabilidad, f)
en general requiere precisar qué operaciones de las entidades serán su objeto, cómo deben
cómo se deben cuantificar, cómo se deben presentar en los estados financieros y, por
último, qué revelaciones deben hacerse sobre las operaciones informadas. Las normas de
procedimientos contables a un deber hacer, para lograr información financiera que sea
útil para los usuarios. Por lo que se refiere a las operaciones que son objeto de la
1
Anthony, Robert N. (2013) La contabilidad en la administración de empresas. México. Unión Tipográfica
Editorial Hispano Americana
22
esta manera, la contabilidad financiera define, con toda claridad, que de todas las
operaciones que realiza una entidad son objeto de la contabilidad financiera únicamente
constituyen la1 base para la clasificación de las transacciones y provee los supuestos
básicos (los nueve principios básicos y el criterio prudencial) como condiciones que
deben observar las reglas particulares, para que los procedimientos contables arriben a la
2
Argibay González, María del Mar (2014) Contabilidad financiera. Madrid. Ideaspropias Editorial.
23
Marco institucional
Servicios Integrales de Consultoría. Para esto, cuenta con un equipo de trabajo idóneo,
ética profesional requeridos para poder atender de manera eficiente y competitiva las
Marco legal
señala que es obligación de todo comerciante Llevar contabilidad regular de sus negocios
presente ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo a la
Y en el párrafo del mismo artículo: deberán sujetarse a esta ley a las normas que se
expidan con base en ella, quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer
De lo anterior se puede concluir, que todos aquellos que llevan contabilidad deberán
aplicar las NIIF, sean personas jurídicas o naturales, o si son o no entidades sin ánimo de
lucro, ya que como dice el párrafo del artículo 2 de la ley 1314 de 2009, que todo aquel
que quiera hacer valer su información deberá aplicar las Normas Internacionales de
Información Financiera, la cual será la normatividad vigente que reemplaza a los decretos
2706, 2784 de 2012 y decreto 3022 de 2013 los cuales fueron unificados mediante el
decreto 2420 de 2015 y demás normas emitidas por el gobierno que modifiquen o
complementen.
según coordinación del área institucional el uso de la última versión de las normas APA
corresponde a la sexta edición, este manual cuenta con más de 300 páginas. Una de las
principales razones para usar normas APA en su publicación es que a nivel internacional
Marco contextual
Historia
convirtiéndose así en una de las empresas de Consultoría y Auditoría más importantes del
país, desarrollando y ejecutando su trabajo con los estándares más altos de calidad en los
Consultoría.
Imagen corporativa
años buscando con esto transmitir y reflejar su propia personalidad, lo que le permite
mismos.
27
Dentro del círculo se pueden observar atracciones de figuras humanas que se unen
Verde Brillante
Renovación,
Azul Petróleo
Profesionalismo,
Gris Azulado
racionalidad, inteligencia,
Seguridad,
madurez, fiabilidad
Valores corporativos
Disciplina
eficiencia y su producción.
29
Responsabilidad
Transparencia
Comprenden las acciones que generan confianza entre todos los agentes que tienen
Trabajo en equipo
Lealtad
donde se está dispuesto a realizar las tareas con sacrificio por el bien de la compañía; de
Misión
Team Contable y Financiero S.A.S. es una compañía que presta servicios profesionales
Consultoría. Para esto, cuenta con un equipo de trabajo idóneo, dispuesto a satisfacer las
Visión
compañía en el año 2.025, como una firma reconocida en los servicios profesionales de la
de Consultoría, con la calidad y los principios de ética profesional requeridos para poder
Cultura organizacional
• Con el producto: somos los que producen carros, zapatos, relojes, que ofrecen mejor
• Con la estructura: la posición y el poder, principios y reglas, el aura del directivo y del
profesional.
lenguaje, los chistes, los rumores y los innumerables cuentos que giran dentro de la
conveniente analizar las tres aportaciones que presta la cultura. Así se puede comprender
que es lo que les falta o se les quita a las personas cuando la cultura cambia, cuando las
3
LOURDES, Endara Tomaselli. Gestión de Cambio Organizacional y Herramientas. P.99.
33
Método de la investigación
Tipo de investigación
emprende para determinar los posibles usos de los resultados de la investigación básica y
específico.
finalmente un reporte.
independientes; puesto que las mismas ya han ocurrido y se parte del análisis de la
experiencia.
toma como punto de partida el modelo de Lewin, que comprende 3 momentos, “Elaborar
evaluarlo”.
34
Etapas de la investigación
Primera Fase
I. Procedimiento de la información.
estudio.
Segunda fase
I. Diagnóstico de la información
Tercera fase
I. Implementación de la solución
Cuarta fase
Capitulo III
Actores y georreferenciación
practicantes se vincula relación laboral con el personal que integra esta entidad; cuenta
así con un manager quien tiene perfil de contador público titulado y amplia experiencia
funciones y labores a los subalternos. Finalmente se hace relación con los tres analistas
contables quienes dentro de su perfil de analista contable requiere como requisito ser
mujer y/o hombre entre 20 y 30 años, que se encuentre estudiando y/o contador(a)
liderazgo. Estos últimos son los encargados de la contabilidad de los clientes y su ciclo
contable en general.
36
Instrumentos
continuación:
Cronograma
TIEMPO
Oct
2016
FASE ago sep- oct nov dic- ene- feb mar- abr- may- jun-
a
-15 15 -15 -15 15 16 -16 16 16 16 16
Dic
2016
FASE 1. PROCEDIMIENTO DE LA INFORMACION
ACTIVIDAD
RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN
X
CHECK LIST
X
ENCUESTAS
CLASIFICACION
X
TABULACION
X
AGRUPACIÓN DE LA DOCUMENTACION
FASE 2. DIAGNOSTICO DE LA INFORMACION
ESTUDIO Y CONOCIMIENTO
ANÁLISIS DE RESULTADOS X
CREACIÓN DE HIPÓTESIS
HALLAZGOS Y EVIDENCIAS X
RECONOCIMIENTO
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA X
37
FASE 3. IMPLEMENTACION
PROPUESTA DE SOLUCIÓN
PRESENTACIÓN DE LA IDEA
X
X
ESTRUCTURACIÓN DE LA SOLUCIÓN
X
SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS
APLICACIÓN AL ÁREA
X
CREACIÓN DE HERRAMIENTA SOLUCIÓN
DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN X X X X X X
Herramientas
Obtención de la información
Lista de chequeo
Encuestas
diseñan tres encuestas de forma virtual, dos dirigidas a los analistas del área de
La encuesta se divide en dos momentos, el pre y el post; donde el pre se utiliza para el
empresa.
Matriz DOFA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Experiencia Crecimiento financiero
Calidad Agilizar procedimientos
Servicio al cliente Extensión en el campo
Ampliación de clientes Competencia
DEBILIDADES AMENAZAS
Fallas en procedimientos Limitación en tiempos
Bajo control de los procedimientos Retiro de clientes
Coordinación de la información Perdidas monetarias
Rotación del personal
39
Capitulo IV
Situación final
para el área de contabilidad de la empresa Team Contable y Financiero SAS, pues la falta
de parámetros y directrices claras a la hora impartir una actividad hace que los analistas
no entreguen su trabajo a tiempo o no lo hagan con la debida calidad que se exige, debido
a los reprocesos que realizan dentro de su labor, ya que no cuentan con una ruta
específica para el desarrollo de las actividades, esto afecta a la compañía en las entregas a
integrante del área contable seguir una ruta trazada donde encontrará el paso a paso de
cada una de sus labores dentro de la compañía, esto con el fin de optimizar al máximo las
herramientas técnicas, tecnológicas y el recurso humano con que cuenta la empresa para
con las debidas funciones y procedimientos contables con el fin de brindar apoyo y
error de los Analistas Contables y armoniza las fuerzas de trabajo de las diferentes
fidedigna y confiable.
diferentes operaciones y registros contables elaboradas por los integrantes de esta área
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y así se obtendrá información útil para el apoyo en la toma de decisiones por parte de
este manual y que permiten obtener la información esperada de esta área; por lo tanto
la comprensión y el entendimiento de este manual por parte del personal que integra
compañía por consolidar sus valores corporativos, cumplir con sus metas de
objetivos trazados.
relevantes desarrollados por los integrantes del área contable, haciendo una
Producto
Manual físico de funciones y procedimientos dirigido a los individuos del área contable
guía clara del ciclo contable para aplicación en las labores desempeñadas en el manejo de
Referencias
Argibay González, María del Mar (2014) Contabilidad financiera. Madrid. Ideas propias
Editorial.
de empresas. P. 61.
156.
317 pp.
contable/obligaciones-contables-del-empresario.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102
44
manuales-de-procedimientos-en-la-gestion-administrativa
45
Anexos
LISTA DE CHEQUEO
Elaborado por: LELIS
BETANCOURTH
Área: CONTABLE
Aplicado a: ANALISTA1
ANALISTA2
ANALISTA3
COODINADOR
INDICADOR-REQUISITO SI NO N/A
a) ¿La documentación es recibida por los asistentes
Contables en un tiempo prudente para su ejecución?
b) ¿Es claro para el analista sus funciones dentro de la
entidad?
c) ¿Se tienen tiempos establecidos para el registro de la
información en la plataforma contable?
d) ¿Existe un respectivo control de los procedimientos del
área contable?
e) ¿Se tiene una secuencia prudente para la ejecución de
las metas trazadas en el área?
f)¿Se tiene un cronograma de actividades para los analistas
del área contable?
g) ¿Se cuenta con un cronograma de entrega de la
información final a los clientes?
h) ¿Se maneja una coordinación eficaz en los
procedimientos?
i) ¿Existe una verificación en la entrega de informes a
clientes?
TOTAL
OBSERVACIONES:
Se aplica según criterio propio a la necesidad y lo observado previamente.
Encuesta
El siguiente cuestionario va dirigido a los integrantes del grupo de trabajo de Team
Contable y Financiero S.A.S.. Con el fin de obtener hallazgos en el desarrollo interno
de la actividad de la compañía.
o Si
o No
¿Por qué?
____________________________________________________________________.
Encuesta
La presente encuesta está dirigida a los analistas contables de la entidad TEAM
CONTABLE Y FINANCIERO S.A.S.. Con el fin de medir la satisfacción en la
aplicación del Manual de funciones y procedimientos en su área.
¿Cuenta en este momento con un manual de funciones del área en que labora?
o Sí
o No
Si su respuesta es no, finalice con la encuesta.
¿Cuenta en este momento con un manual de procedimientos del área en que
labora?
o Sí
o No
Si su respuesta es no, finalice con la encuesta.
¿Esta de acuerdo con el manual de funciones y procedimientos?
o Sí
o No
¿Es comprensible la metodología del manual?
o Sí
o No
¿El lenguaje manejado en el manual es claro y puntual?
o Sí
o No
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Encuesta
La presente encuesta va dirigida a los prestigiosos clientes de la Empresa TEAM
CONTABLE Y FINANCIERO S.A.S.. Con el fin de medir la satisfacción comercial en
relación al rendimiento de los servicios ofrecidos y otorgados.
o SIEMPRE
o A VECES
o NUNCA
¿Ha tenido inconvenientes y/o errores incurridos en la entrega de la información?
o SIEMPRE
o A VECES
o NUNCA
De 1 a 5 califique la calidad del servicio otorgado por Team Contable. (Donde 1 es
bajo y 5 Excelente).
o 1
o 2
o 3
o 4
o 5
¿Tiene alguna recomendación para la empresa?
o SI
o NO
¿Cuál?
_______________________________________________________________.
50
indicador propuesto en la lista de chequeo en el área contable. Esto contra un 22% de los
indicadores que SI cumplen con lo estipulado además señala que todas aplican al área. Lo
anterior concluye que en su mayoría NO se cumple con la finalidad del área fijándose en