Inventaire physique ARUM 1

Exercice 1

ARUM

Inventaire physique

STOCKS
Au 31.12."n-1" les stocks de la société ARUM se décomposent ainsi :

Valeur Pourcentage

Matières premières 1 020 456 € 10

Articles de conditionnement 5 019 748 € 52
Produits semi-ouvrés 1 641 846 € 17
Produits finis 1 740 816 € 16
Emballages perdus 275 972 € 3

9 698 838 € 100

Les matières premières incluent essentiellement les essences de

parfums, stockées à Paris (environ 300 références) et l'alcool, stocké
dans une cuve à l'usine.

Les articles de conditionnement incluent quelques 1 500 références

différentes, flacons, bouchons, étiquettes, atomiseurs, etc . Ils sont
stockés dans des magasins situés dans l'enceinte de l'usine. Ils sont
achetés en grandes quantités afin d'obtenir le meilleur prix ; pour
certaines gammes de produits, les quantités en stock représentent
plusieurs années de consommation. Tous les articles de
conditionnement font l'objet d'un inventaire permanent quantitatif
tenu sur fiches Kardex.

La catégorie des produits semi-ouvrés regroupe des articles situés à

trois stades de production différents :

- les "concentrés" préparés au laboratoire de Paris,

- les liquides en macération à l'usine,

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- les parfums ayant atteint leur état définitif mais non encore
conditionnés dans leur emballage commercial.

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Les produits finis comprennent uniquement les parfums et les produits

de beauté conditionnés dans leur emballage définitif, qu'il s'agisse
d'articles destinés à la vente ou d'échantillons publicitaires, soit environ
500 références différentes. Ces articles sont stockés à l'usine. Un petit
stock de dépannage est également tenu au magasin à Paris. Les
emballages perdus sont principalement des caisses en carton et autres
emballages de protection utilisés pour le transport des produits.

Depuis le mois de mai "n", tous les mouvements de stock sont en

principe traités par l'ordinateur, qui tient un inventaire permanent
quantitatif ; néanmoins, un nombre important d'erreurs subsistent
encore à la fin "n" et font que cet inventaire n'est pas jugé fiable à cette
date.

Les stocks détenus chez des fournisseurs et façonniers se présentent

comme suit au 31.12."n-1" :

Articles de conditionnement-verrerie 34 736 €

Produits semi-ouvrés :
. infusions 134 528 €
. liquides en macération 1 776 €
. produits finis non conditionnés 57 170 €

228 210 €

Pourcentage de la valeur totale des stocks : 2,4

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Le, 24.11."n"

Instructions d’inventaire

DIRECTION GENERALE

OBJET : INVENTAIRE DE FIN D'ANNEE

A la fin de l'exercice "n" il sera procédé à l'inventaire de nos stocks, tant

à l'usine qu'au siège.

Cet inventaire aura lieu, aussi bien au siège qu'à l'usine, le 30

décembre et les jours suivants.

Cette année, l'inventaire concernera l'ensemble de nos produits, à

savoir : les éléments de conditionnement, dénommés composants, les
liquides alcooliques, les produits semi-finis (alcooliques ou non) et les
produits conditionnés.

Les dispositions suivantes ont été arrêtées :

Usine

Tous les documents nécessaires au service IBM, pour la mise à jour et le

tirage des stocks théoriques, devront parvenir à Paris par la
camionnette, qui fera spécialement le voyage, dans la matinée du 29
décembre.

Cela revient à dire que toute activité devra cesser le mercredi 24

décembre au soir.

Aucun mouvement d'entrée, ni de sortie, aucune expédition, aucune

réception ne devra avoir lieu entre cette date et le vendredi 2 janvier
au soir.

Les documents qui devront parvenir à Paris dans la matinée du 29

décembre (et qui seront donc préparés et établis dans la journée du 26
décembre , sont les suivants :

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- Ordre de Fabrication, tant pour les produits conditionnés, pour les

produits de beauté et la macération.

Si certains de ces ordres de fabrication ne sont pas terminés le 24 au

soir, ils seront réduits à la quantité fabriquée à ce moment là.

Les ordres de fabrication qui n'auront pas été commencés seront

également retournés au service IBM pour annulation et nouvelle
émission en "n+1".

- Documents d'expédition : bordereaux roses, pour la France,

commandes export accompagnées des bordereaux.
- Réception des marchandises émanant des fournisseurs.
- Commandes export accompagnées des bordereaux, pour les
commandes export, emballées mais non expédiées.

Les commandes export, non emballées, seront également retournées

à IBM pour annulation et nouvelle émission en "n+1".

En ce qui concerne l'inventaire proprement dit, nous faisons parvenir,

dès ce jour, accompagnées de la présente note de service, les fiches
spéciales, le talon de ces fiches sera fixé, par adhésif, sur tous les
articles et, les fiches proprement dites, dûment complétées du numéro
de code et de la quantité, seront renvoyées à IBM.

Paris

Tant pour le laboratoire que pour le chaland et le sous-sol, il sera

procédé à un inventaire normal à l'aide des mêmes fiches spéciales. Les
dispositions pour Paris, pour ce qui se réfère aux documents à remettre
au service IBM, sont identiques à celles de l'usine, sauf en ce qui
concerne la date qui est fixée au vendredi 29 décembre au soir.

Aucune livraison et aucune réception ne devra avoir lieu entre cette

date et le 2 janvier au soir.

Service IBM

Le service IBM sera en possession de tous les documents de l'usine et

de Paris le 29 décembre, il sera procédé au tirage d'un relevé théorique
des stocks, tant pour les produits conditionnés que pour les produits
semi-finis, les liquides alcooliques et le matériel de conditionnement.
Ce relevé, qui pourra être prêt le 30 décembre au soir, permettra
d'effectuer quelques vérifications par sondage à partir du 31 décembre,
et, si besoin est, le 2 janvier "n+1".

Direction Générale

Destinataires :

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Usine : 6
Services financiers et comptables / IBM / Exportation / Réception /
Laboratoires / Publicité
Bureau d'achats.
Services France : 3
Auditeurs : 2
Direction Générale / Double jaune

Quels commentaires vous inspirent ces instructions d'inventaire

?

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Assistance à l’inventaire physique

Suite à votre examen des instructions d'inventaire, vous avez fait part
de vos observations à la Direction de la société ARUM. Celle-ci a décidé
de ne pas modifier les instructions, mais vous a donné les précisions
suivantes quant aux procédures qui seront suivies.

ORGANISATION GENERALE
Les comptages seront répertoriés sur des cartes perforées
prénumérotées, qui ne comporteront à l'avance aucune indication de
nature à identifier les articles.

Conformément à la pratique habituelle de la société, les équipes de

comptage seront formées le matin du premier jour de l'inventaire. On
leur indiquera alors avec précision les articles qu'elles auront la
responsabilité de contrôler. On leur précisera les modalités d'inventaire
à suivre, la manière d'identifier les articles et la façon de remplir les
cartes d'inventaire. Un double comptable sera institué afin d'éviter les
erreurs.

Il n'est pas prévu d'effectuer un comptage des articles stockés dans

l'usine et appartenant à une autre société. L'inventaire sera établi à la
demande de celle-ci à une date ultérieure.

Aucune marchandise ne devrait normalement se trouver dans l'aire de

réception au moment de l'inventaire physique. En effet, des dispositions
ayant été prises pour qu'aucun mouvement d'entrée n'ait lieu après le
24 décembre au soir, les dernières réceptions de l'exercice "n" devront
avoir été contrôlées et entrées en magasin avant l'inventaire. Quant
aux articles terminés, emballés et prêts à être livrés, qui se trouveront
dans l'aire d'expédition, ils devront être pris en compte dans
l'inventaire physique au vu des factures posées sur les paquets.

En ce qui concerne le contrôle qui sera exercé sur les cartes

d'inventaire, il était prévu de dresser une liste des numéros des cartes
remises aux équipes de comptage. A la demande des réviseurs, il sera
également établi la liste des numéros des cartes utilisées, annulées ou
rendues vierges.

Par ailleurs, il n'est effectivement pas prévu de demander aux équipes

de comptage d'indiquer les articles endommagés ou à faible
consommation, la société considère que tous les articles en stock,
même anciens, sont utilisables ou vendables et qui, si, le cas échéant,

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une provision pour dépréciation devait être constituée pour certains

stocks, elle serait de la compétence de la direction qui apprécierait en
fonction de critères de commercialisation.

Enfin, les stocks détenus chez des tiers, au 31.12."n" devraient être
inférieurs à ceux de l'année précédente. En effet, à la fin de "n-1"
certaines commandes urgentes avaient dû être sous-traitées
exceptionnellement chez des façonniers.

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INVENTAIRE DU SIEGE
Au siège, tous les stocks seront comptés sans exception, à savoir :
- les essences de parfums et les concentrés, stockés au laboratoire ;
- le stock de dépannage de produits finis ;
- les articles de conditionnement stockés à la cave, dont certains, très
anciens, n'étaient plus valorisés.

INVENTAIRE DE L'USINE
A l'usine, on distinguera deux catégories de stocks :

- les articles pour lesquels il n'existe pas d'inventaire permanent sur

place, c'est-à-dire les matières premières, les liquides en macération,
les produits semi-finis et les produits finis ; ces articles seront tous
comptés à l'inventaire physique ;

- les articles de conditionnement pour lesquels il existe des fiches

Kardex. Ces fiches n'étant pas considérées comme suffisamment
fiables, la direction a décidé de faire procéder à un comptage
exhaustif des articles de conditionnement à partir du 15.12."n" et ce
jusqu'à l'inventaire physique. Les contrôles effectués seront indiqués
sur les fiches. Tous les articles qui n'auraient pas été vérifiés entre le
15 et le 30 décembre seront contrôlés à l'inventaire physique.

Afin de pouvoir honorer les commandes en cours dans des délais

raisonnables, les chaînes de conditionnement pourraient continuer à
fonctionner pendant l'inventaire. Néanmoins, les articles nécessaires à
ces fabrications seraient isolés du reste du stock et, comme à la clôture
de l'exercice précédent seraient pris en compte au stade antérieur de
production, c'est-à-dire :

- le parfum, en tant que produit semi-fini ;

- les autres composants (flacons, étiquettes, bouchons, etc .) en tant

qu'articles de conditionnement.

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PROBLEME N° 1

Compte tenu, d'une part, de vos observations sur les instructions

émises par la société et, d'autre part, des précisions qui viennent de
vous être communiquées, indiquer les points particuliers sur lesquels
vous feriez porter votre attention durant le déroulement de l'inventaire.

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PROBLEME N° 2

Au cours des opérations d'inventaire, vous remarquez que deux équipes

de comptage se trouvent sur le même secteur et comptent les mêmes
articles. Les employés transmettent séparément leurs cartes
d'inventaire au responsable du contrôle.

Qu'allez-vous faire devant une telle situation ?

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PROBLEME N° 3

Dans un secteur de l'usine où sont entreposés des articles de

conditionnement (n'ayant pas l'objet d'un comptage pendant la période
du 15.12 au 30.12) vous vous apercevez que les équipes de comptage
remplissent les cartes d'inventaire à partir de leurs fiches de stock.

Vous vous informez de la raison de cette pratique . ils vous avisent que,
dans leur secteur, il est matériellement impossible de compter les
stocks du fait de trop grandes quantités et de la nature même des
stocks (bouchons, etc.). D'autre part, ils procèdent à des inventaires
cycliques en cours d'année.

Qu'allez-vous faire devant une telle situation ?

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PROBLEME N° 4

Au cours des opérations, une commande urgente émanant d'un client

important de la société ARUM est reçue à l'usine et le camion du client
arrive peu après pour charger les marchandises.

Plusieurs personnes parmi celles qui effectuent les comptages sont

désignées, temporairement, pour aider au chargement du camion.

Qu'allez-vous faire en l'occurrence ?

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PROBLEME N° 5

Dans un secteur, vous vous apercevez qu'une partie du stock est tenue
à l'écart et n'est pas inventoriée.

On vous avise qu'il s'agit de marchandises retournées pour non-

conformité par les clients, et qu'il convient de leur faire subir un
nouveau traitement.

Qu'allez-vous faire devant ce cas ?

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CAS N° 3

Au cours de votre intervention finale, qui a lieu en mars "n+1" sur les
comptes de l'exercice "n" vous apprenez que la société a organisé à
votre insu, après la clôture de l'exercice, un second comptage des
articles dont les quantités physiques étaient très différentes de celles
apparaissant sur l'inventaire permanent IBM. Ce second contrôle, qui a
eu lieu les 15 et 16 janvier "n+1" a porté essentiellement sur des
articles de conditionnement et sur quelques produits finis.

Quand une différence est apparue entre les deux inventaires, c'est le
second comptage qui a été retenu pour l'établissement de l'inventaire
final.

Qu'allez-vous faire dans de telles circonstances ?

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