VOLCAN Código ESG-VOL-GLO-02-03

SISTEMA DE GESTIÓN SSOMAC Revisión 03

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1. OBJETIVO
Definir los parámetros de forma y fondo a seguir para desarrollar y controlar los
documentos del sistema de gestión integrado de Volcan Compañía Minera tales
como Manual del Sistema de Gestión SSOMAC, estándares, procedimientos,
normativas, instructivos, formatos y reportes que se generen en el Sistema de
Gestión Integrado de Volcan Compañía Minera y empresas subsidiarias.

2. ALCANCE
El alcance del presente estándar es de aplicación a todas las áreas de Volcan
Compañía Minera y empresas subsidiarias, y es de obligatorio cumplimiento para
todos sus trabajadores.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

a. Norma ISO 9001, apartado 4.2.3 Control de documentos.
b. Norma ISO 14001, apartado 4.4.5 Control de documentos.
c. OHSAS 18001, apartado 4.4.5 Control de documentos.
d. Norma ISO 27001, apartado 4.3.2 Control de Documentos.
e. Ley 29783 y su Reglamento D.S. 005-2012-TR.
f. Decreto Supremo 024-2016-EM.
g. Guía LAN 006 de Disciplina Operativa.

4. DEFINICIONES
a. SSO: Seguridad y Salud Ocupacional.
b. SSOMAC: Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad.
c. GSI: Gestión de Seguridad de la Información.
d. Sistema de Gestión: Es una estructura probada para la gestión y mejora
continua de las políticas, los procedimientos y procesos de la organización.
e. Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y

Revisado por:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ignacio Rosado Gomez

Miguel Enriquez
Mario Rosales Vilca Juan Marceliano Rojas De La Torre
Hurtado
Jefe de Seguridad Coordinador Corp. AA Gerente Corporativo SSO Gerente General
Fecha: 01/03/2017 Fecha: 01/03/2017 Fecha: 01/03/2017 Fecha: 01/03/2017
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procedimientos de los órganos de una institución; así como, las instrucciones o

acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
f. Estándar: El estándar es definido como los modelos, pautas y patrones que
contienen los parámetros y los requisitos mínimos aceptables de medida,
cantidad, calidad, valor, peso y extensión establecidos por estudios
experimentales, investigación, legislación vigente y/o resultado del avance
tecnológico, con los cuales es posible comparar las actividades de trabajo,
desempeño y comportamiento industrial. Es un parámetro que indica la forma
correcta de hacer las cosas.
g. Estándar de Gestión: Estándar asociado a actividades no vinculadas
directamente a procesos de producción y define lineamientos de carácter
gerencial. Ejemplo: Estándar de Investigación de Incidentes.
h. Estándar Operativo: Estándar que sistematiza la ejecución y el control de un
proceso de soporte al proceso productivo.
i. Procedimiento: Un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse
de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas
circunstancias.
j. Procedimiento de Gestión: Procedimiento que define políticas y orientaciones
detalladas de operación de los Estándares de Gestión.
k. Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro: Documento que contiene la
descripción específica de la forma cómo llevar a cabo o desarrollar una tarea de
manera correcta desde el comienzo hasta el final, dividida en un conjunto de
pasos consecutivos o sistemáticos. Resuelve la pregunta ¿cómo hacer el trabajo
/ tarea de manera correcta?
l. Instructivo: Documento que describe la forma de realizar paso a paso una
actividad, se asocia a detallar procedimientos.
m. Formato: Documento que sirve como medio de soporte o para evidenciar la
ejecución de las actividades (cuando se completa se denomina registro).

5. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR

a. Elaboración, revisión y aprobación de documentos del Sistema de Gestión
Integrado:

Act Responsable Descripción Registro

/Evidencia
01 Responsable - Identifica la necesidad de documentar y/o modificar la N.A.
de elaboración documentación para una actividad de la cual es responsable
de principal.
documentos
(ver cuadro)
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Act Responsable Descripción Registro

/Evidencia

Tabla N° 01
Descripción Alcance Elaboración Revisión Aprobación
Manual del SGI Lima- Coordinador Gerente SSO Gerente
SSOMAC Todas las SSOMAC Gerente de General
Unidades Asuntos
Ambientales
Política Lima- Gerente SSO Gerente Central Gerente
SSOMAC Todas las Gerente de de Operaciones General /
Unidades Asuntos Gerente
Ambientales Adjunto
Lima – Gerente Gerente
Políticas de Todas las Corporativo de TI General
seguridad de la Unidades Jefe de
información seguridad TI

Estándares de Lima- Jefes de área- Gerente de

Gestión Todas las Responsable Mantenimiento y Gerente
Unidades de proceso Calidad General o
Gerentes
Gerente de SSO- Centrales
Gerente de
Asuntos
Ambientales

Gerente/
Superintendentes
de Área
Estándares Lima- Jefes y/o Sub Gerente de Gerente
Operativos Todas las Superintenden SSO o Central de
Unidades tes de Área Superintendente Operaciones
SSO o Gerentes
Centrales

Procedimiento Lima- Jefes de área Gerente Central Gerente

de Gestión y Todas las o General o
Operativos Unidades Superintendentes Gerente
de área Central de
Operaciones

Procedimiento Lima- Jefes de Area- Superintendente Gerente de

Escrito de Todas las Responsables de SSO y/o Sub Operaciones
Trabajo de Unidades de procesos Gerente SSO
Seguro y/o
Superintenden
tes de Área
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Act Responsable Descripción Registro

/Evidencia
Nota 1: Instructivos, formatos, anexos, son parte de los
procedimientos y su aprobación se da al aprobarse los
procedimientos.

Nota 2: El Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el

Trabajo que según el D.S. 005-2012-TR debe ser aprobado por
el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo de la unidad.

Nota 3: Cuando se designen Comités Estratégicos y Operativos

para la revisión y aprobación de Documentos, se gestionará las
firmas de cada responsable de Comité de acuerdo a lo
dispuesto por la Gerencia General.

02 Responsable - Elabora el proyecto del documento verificando si existe algún Correo

de elaboración documento dentro de la organización afín al tema (Estándares, electrónico
del documento procedimientos, PETS u otro). Asimismo debe coordinar con
las unidades y áreas involucradas.
- El proyecto del documento se elabora teniendo en
consideración lo indicado en el anexo 01 para los Estándares
de Gestión y Operativos, Procedimientos de Gestión y
Operativos y para el caso de la elaboración de un PETS se
debe tomar el modelo del anexo 02.
- Si el documento existe en otra Unidad, debe gestionar la
mejora del mismo en caso sea aplicable y solicitar su
codificación global para su aplicación a nivel corporativo a
través del Coordinador SSOMAC Corporativo.
- Remite el documento a sus pares en las Unidades a fin de
verificar si puede ser aplicable en estas o en todo caso recibir
la retroalimentación que permita conocer la existencia de un
documento similar o igual en las otras Unidades
- Se remite el proyecto de documento a los responsables de la
revisión (de acuerdo a la tabla N° 01).
03 Responsables - Revisa el documento propuesto y verifica en el SGI-SSOMAC Registros
de revisión si hay un documento que podría ser equivalente al que se está de revisión
generando, a fin de evitar duplicar documentos. (cuando
- Analiza si el documento permite mejorar el control del proceso los haya)
o actividad, revisando el contenido y mejorándolo en caso sea
necesario; debe considerar que las unidades a utilizar en los
documentos deben cumplir el Sistema Legal de Unidades de
Medida del Perú (Ley 23560). La revisión debe tener un plazo
máximo de 07 días.
- Remite el documento al responsable de aprobación a fin que
en el plazo previsto para la aprobación se ejecute esta
actividad.
04 Responsables - Verifica el documento y aprueba de acuerdo a la tabla N° 02 : Correo
de aprobación Tabla N° 02 electrónico
Evidencia de
Item Documento Forma
aprobación
Lista
Firma, inclusión en
SSOMAC y maestra de
1 Política SGI Físico y digital documento
publicación en
físico. s
Inclusión en el
2 Manual SGI Físico y digital pdf
SSOMAC.
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Act Responsable Descripción Registro

/Evidencia
Inclusión en el
3 Estándares Físico y digital pdf
SSOMAC
Procedimientos de Inclusión en el
4 Físico y digital pdf
Gestión SSOMAC
Procedimiento Inclusión en el
5 Físico y digital pdf
Operativo SSOMAC
Inclusión en el
6 PETS Físico y digital pdf
SSOMAC
- El plazo máximo de aprobación es de 07 días útiles.
- Dispone al Coordinador SSOMAC se incluya el documento en
el Sistema.
- La lista maestra de documentos firmada por el Gerente del
Programa de Seguridad y Salud Ocupacional es también una
evidencia de la aprobación de los documentos del SGI.
05 Coordinador - Codifica el documento de acuerdo a lo indicado en el presente Document
SSOMAC procedimiento cuando el documento es nuevo, asimismo o en
cambia la revisión correspondiente del documento cuando se SSOMAC
trata de modificaciones. Un documento en su emisión inicial,
lleva como estado revisión 00 y en la medida que se va
revisando cambia progresivamente en forma ascendente.
- Publica el documento en PDF en el sistema informático
SSOMAC.
06 Coordinador - Comunica a todos los involucrados por correo electrónico, que Cargo de
SSOMAC se encuentra incluido en el Sistema de Gestión SSO y en el entrega
Sistema informático SSOMAC, confirmando la entrada en
vigencia de los documentos. Correo
- Solamente en caso que las áreas no tengan acceso a electrónico
SSOMAC, se entrega copias controladas y registrando la firma
de recepción.
- Para el caso de los formatos, antes de su difusión se debe de
coordinar con el área usuaria para evaluar el plazo de entrada
en vigencia del formato, en caso de existir stock de formatos.
- En caso que un proveedor que realice trabajos para Volcan
requiera documentos del SGI, se entrega como copia
controlada.
- En caso de que un organismo externo requiera documentos
del SGI se entregará copias no controladas, procediendo a su
identificación como tal.
- En lo posible, los documentos deben ser de aplicación general
en todas las Unidades, salvo que hayan actividades específicas
propias de cada unidad.
07 Gerente de - Los documentos originales (procedimientos, instrucciones y Acta de
Seguridad formatos) fuera de vigencia (obsoletos) son almacenados y se destrucción
Corporativo mantienen según el periodo establecido por la ley. de
- Luego del periodo de almacenamiento máximo, se procede a documento
destruir y desechar los documentos. s
08 Tecnología de - El backup de toda la información del sistema de gestión es CD/DVD
la Información efectuado mensualmente. Se maneja un procedimiento con
relacionado al Back Up. respaldo de
- Conservan los CD, DVD o el medio en el cual se haya información
almacenado el contenido de la información.
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b. Cambios en los documentos:

Act Responsable Descripción Registro
01 Responsable - Cuando se requiera realizar cambios en los documentos, se
procede a proponer los posibles cambios siguiendo los pasos N.A.
del ítem a. (se registra
- Se realizan cambios cuando se identifique una mejora o en el
cuando se cambien los procesos relacionados. documento
revisado)
- Cuando se incluyen cambios se procede a incluir los textos con
letra negrita y cursiva.
Cuando se retira un texto, se coloca una X a fin de saber que
en ese espacio hubo un texto que fue retirado.
- Los cambios de versión se realizan a la totalidad del
documento.

c. Gestión de los documentos externos:

Act Responsable Descripción Registro

01 Responsable Matriz de
de área - Los Documentos Externos (Especificaciones Técnicas, Normas documentos
involucrada Técnicas, manuales técnicos, leyes) identificados por cada área externos
deben ser registrados.
02 - Los documentos externos que requieran las áreas se Cuaderno de
Superintenden distribuyen como documentos controlados del SGI. El Cargo
te de Planta responsable de la entrega en las Unidades es el Responsable
de Publicación e Instrucción. Matriz de
Superintenden control de
- Los documentos publicados en Internet no son documentos
te de controlados, sin embargo los responsables de su aplicación se documentos
Mantenimiento aseguran de trabajar con las versiones vigentes. externos
- Las normas legales son controladas y distribuidas por la
Gerencia Legal de Volcan hacia todas las Unidades.
- Las áreas que identifiquen una normatividad legal necesaria
para la ejecución de su actividad comunican a la Gerencia
Legal para el control y publicación.
- La distribución de las Normas Técnicas se controla a través
de un cuaderno de control de cargo.
- Los manuales técnicos de equipos y maquinaria deben ser
mantenidos por el área a la cual corresponda el equipo o
maquinaria.
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03 - En caso de eliminarse o adicionarse algún documento de N.A.
Superintenden origen externo se actualiza la información en el SSOMAC.
te de Planta

Superintenden
te de
Mantenimiento

d. Codificación y estructura de la documentación Volcan:

Tipo Correl
Siglas Unidad Área Elemento SGI
Documento ativo
Manual MGI VOL*: Corporativo GLO: Corporativo 01: Gestión de 01
POL YA: Yauli MIN: Mina Riesgos 02
Política
TI: Ticlio PLA: Planta 03
02: Disciplina
Estándar de AN: Andaychagua POX: Planta Óxidos 04
ESG Operativa
Gestión CA: Carahuacra MAN: Mantenimiento 05
Estándar SC: San Cristobal MOX: Mantenimiento 03: Auditoria de .
ESO CE: Cerro Óxidos Comportamiento .
operativo
Procedimiento CH: Chungar GEO: Geología Seguro .
PRG AM: Animón IPL: Ingeniería y .
de Gestión 04: Condiciones
Procedimiento IS: Islay Planeamiento .
PRO Sub Estándar
Operativo AL: Alpamarca REH: Recursos .
Procedimiento RP: Rio Pallanga Humanos 05: Investigación de .
Escrito de PETS VI: Vinchos ADM: Administración Incidentes
Trabajo Seguro CN: Centrales SSO: Seguridad y
06: Gestión de
Instructivo de RD: Rondoní Salud
ITG Contratistas
Gestión SB: San Sebastián AA: Asuntos
Instructivo de OX: Óxidos Ambientales 07: Capacitación /
ITR GMC: Mantenimiento Comunicación /
Trabajo
Formatos REG y Calidad Motivación
LIM: Lima
08: Salud
LOG: Logística
Ocupacional
LEG: Legal
RCO: Relaciones 09: Riesgos Críticos
Comunitarias Ambientales
TI: Tecnologías de
10: Política
Información
GSI: Gestión de 11: Liderazgo y
Seguridad de la Organización
Información Estructurada
SP: Seguridad
Patrimonial
PRO: Proyectos
LAB: Laboratorio
LMOX: Laboratorio
Metalúrgico Oxidos
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* Todos los documentos con siglas VOL son de carácter corporativo, aplicable en
todas las unidades.
(1) Ejemplo de codificación: Para codificar el Estándar de Control de
Documentos se considera lo siguiente:
- Es un estándar de Gestión: ESG
- Es de carácter corporativo (Unidad): VOL
- Es para todas las áreas: GLO
- Pertenece al elemento 02 Disciplina Operativa 02
- Es el primer estándar en este elemento: 01
- Entonces queda con el código: ESG-VOL-GLO-02-01
(2) Ejemplo codificación de un PETS: Se requiere codificar el PETS “Cambio
de llanta de un Scoop”:
- Es corporativo (aplicable en todas las Unidades): VOL
- Es de aplicación en mina: MIN
- Se relaciona con Disciplina Operativa: 02
- Si es el primer documento en el SSOMAC: 01
- Entonces queda con el código: PETS-VOL-MIN-02-01

Nivel 1
Política
Manual del SGI
SSOMAC (1)
Nivel 2
Estándares y procedimientos de
gestión
Nivel 3
Estándares Operativos, Procedimientos Operativos
Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS)
Nivel 4
Instructivos de Trabajo, Formatos, Documento Externo

(1)
Contiene los enunciados de la Política de SSOMAC y Objetivos de SSOMAC

Gráfico 1: Niveles de la Estructura de la Documentación

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6. RESPONSABLES
a. Alta dirección, Gerencia General:
(1) Revisar, aprobar, fiscalizar y otorgar los recursos necesarios para la
implementación y cumplimiento del presente estándar.
b. Gerentes Centrales, Gerentes de Operaciones:
(1) Liderar la difusión, ejecución y cumplimiento del presente estándar.
c. Superintendentes, Jefes de Área:
(1) Ejecutar y hacer cumplir todas especificaciones, herramientas de gestión,
así como la revisión y mejora continua del presente estándar.
(2) Asegurar que todos los trabajadores y toda la línea de mando reciban la
capacitación e instrucción de los estándares y procedimientos para el
control de los documentos del SGI.
d. Supervisores:
(1) Garantizar la capacitación e instrucción de los estándares y procedimientos
para el control de los documentos del SGI a todos los trabajadores.
(2) Asegurar el cumplimiento de las especificaciones establecidas en el
presente estándar.
e. Profesionales de SSO:
(1) Asesorar y facilitar la comprensión de las especificaciones de los
estándares y procedimientos para el control de los documentos del SGI a
todos los trabajadores, según corresponda.
(2) Participar en los procesos de auditoria, fiscalización y revisión continúa del
cumplimiento de las especificaciones establecidas en el presente estándar.
f. Trabajadores:
(1) Cumplir las especificaciones y participar en la revisión periódica del
presente estándar.

7. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

a. REG-VOL-GLO-02-06 Lista maestra de documentos y registros.
b. REG-VOL-GLO-02-07 Lista de distribución de documentos.
c. REG-VOL-GLO-02-08 Lista Maestra de Documentos Externos.

8. FRECUENCIA DE INSPECCIONES
a. En auditorías internas y externas.
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9. EQUIPO DE TRABAJO
a. Sub Comité de Disciplina Operativa.
b. Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional.

10. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

a. La actualización y revisión de este documento se debe realizar en forma anual o
cuando sea necesario un cambio y/o modificaciones.

RESUMEN DE REVISIONES

Revisión Fecha Modificaciones

00 14-02-2013 Publicación inicial
01 12-09-2013 Se incluyen modificaciones solicitadas por TI y Seguridad Patrimonial
02 12-01-2015 Se incluye anexo 2 formato de PET Corporativo, modifican los elementos del SGI
Se cambió de códigos en el apartado Referencias Legales y otras normas. Y los códigos de las
03 01-03-2017
áreas de Planta de Óxidos y mantenimiento de óxidos y Unidad Óxidos.

11. ANEXOS
a. Anexo 01: Modelo de Estándar Corporativo.
b. Anexo 02: Modelo PETS Corporativo.
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Anexo 01
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Anexo 02
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