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“OFIMÁTICA”
PARA PROFESIONALES DE LA
SALUD
MICROSOFT Excel Básico
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios, incluyendo gráficos y Base de datos.
Ingreso a Excel
INGRESO A EXCEL
1. Dar clic en Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Office Excel
2007
Configurar Pagina
Procedimiento:
3.- Clic en Márgenes y luego en márgenes personalizados y defina cada uno de ellos.
Rango
Es un conjunto de celdas.
Seleccionar:
Celda : Clic
Columna : clic en la letra de la columna (encabezado de columna)
Fila : clic en el numero de la fila (encabezado de fila)
Hoja de cálculo : Clic en la intersección de las columnas y filas.
Rango : Presionar y arrastrar sobre las celdas.
CELDA INICIAL A2:C4 CELDA FINAL
Para rangos discontinuos o separados, presionar la tecla CONTROL.
EN WINDOWS 7
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente
con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Las Barras
La barra de título
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para
ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda
de opciones de acceso rápido.
La Banda de Opciones
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más
habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el
punto anterior.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que
te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente
aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para
ocupar menos espacio, de esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las
opciones quedarán ocultas, las opciones volverán a mostrarse en el momento en el
que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
El Botón Office
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Banda de opciones.
La barra de fórmulas
La barra de etiquetas
AYUDA
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
FIN FLECHA ARRIBA
activa
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto
a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar
la tecla INTRO.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la
etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
+ Suma (3+3)
* Multiplicación (3*3)
/ División (12/4)
% Porcentaje (25%)
^ Exponenciación (5^2)
= Igual a (A1=B1)
“y” comercial
3. Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante operadores aritméticos
(operandos)
4. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de
celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
Microsoft Excel evalúa las operaciones en las fórmulas de izquierda a derecha. Comienza
por el signo igual (=), realizando las operaciones según el orden específico de cada
operador.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer
lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3EJEMPLOS:
A B C D E F
1 SUMA RESTA MULTIPLICACION DIVISION PORCENTAJE EXPONENTE
2 10 50 7 80 1000 2
3 2 9 3 2 10% 3
4 =A2+A3 =B2- B3 =C2* C3 =D2/ D3 =E2*E3 =F2^F3
6 PROMEDIO
7 10
8 12
9 18
10 =(A7+A8+A9) / 3
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR PARTICULAR “Santa Rosa de Lima”
Impuesto 19%
DATOS:
Para hallar las áreas vacías de la Tabla, efectuar las siguientes operaciones:
Funciones
Las funciones son formulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando argumentos en
un orden determinado.
Argumentos
Los argumentos se encierran entre
=MAX(C7,Ventas,45) paréntesis
Separador de argumentos - , ó ;
CONTAR.SI
Esta función contabiliza aquellas celdas de un rango que cumplan la condición del
criterio especificado.
CRITERIO TIPO
“LINCE” Texto
“>4500” Expresión o Formula
18 Número
SUMAR.SI
Esta función suma los valores numéricos de un rango_suma, según se cumpla una
condición o criterio en el rango_evaluar.
En la Hoja de cálculo, la función Sumar.si nos permite obtener el total de ingresos por
departamento.
SI
Esta función evalúa una expresión, si esta es VERDADERA devuelve un valor y si es
FALSA devolverá otro valor.
Ejemplo 2
PROMEDIO
Nos permite hallar el promedio de un rango de celdas.
Sintaxis: =PROMEDIO (RANGO)
A B C D
1
2 NOMBRE SUELDO
3 JUAN 1000
4 ANA 2000
5 MARIA 3000 =PROMEDIO(C3:C9)
6 TERESA 3000
7 CLAUDIA 3000
8 CARLOS 1000
9 JHON 3000
10 TOTAL 2285,71
MAX
Nos devuelve el máximo valor numérico de un rango de celdas.
Sintaxis: =MAX (RANGO)
A B C D E
1
2 APELLIDO EDAD EDAD MAXIMA
3 PEREYRA 15 72
4 ZANABRIA 48
5 ARGUEDAS 56
=MAX(C3:C6)
6 FARIAS 72
7
CONTAR
Contabiliza datos numéricos de un Rango de Celdas.
Sintaxis: =CONTAR (RANGO)
A B C D E
1
2 ALUMNOS PAGOS PAGARON:
3 BRIDA 120 5
4 MANUEL 100
5 ENRIQUE
=CONTAR(C3:C9)
6 LEONARDO 100
7 SEBASTIAN 120
8 JOHAN
9 MARIA 100
MIN
Nos devuelve el mínimo valor numérico de un rango de celdas.
Sintaxis: =MIN (RANGO)
A B C D E
1
2 APELLIDO EDAD EDAD MINIMA
3 PEREYRA 15 15
4 ZANABRIA 48
5 ARGUEDAS 56
=MIN(C3:C6)
6 FARIAS 72
7
CONTAR.BLANCO
Contabiliza las celdas en blanco de un Rango de Celdas.
Sintaxis: =CONTAR.BLANCO (RANGO)
A B C D E
1
2 ALUMNOS PAGOS NO PAGARON:
3 BRIDA 120 2
4 MANUEL 100
5 ENRIQUE
=CONTAR.BLANCO (C3:C9)
6 LEONARDO 100
7 SEBASTIAN 120
8 JOHAN
9 MARIA 100
MODA.UNO
Devuelve la cantidad numérica que mas se repite.
Sintaxis: =MODA.UNO (RANGO)
A B C D E
1
2 NOMBRE NOTA NOTA QUE MAS SE REPITE
3 ANA 18 18
4 MARTHA 15
5 KIM 16
=MODA.UNO(C3:C9)
6 DIEGO 18
7 PARIS 18
8 KATE 15
9 VANESSA 12
CONTARA
Contabiliza un rango de celdas que contenga cualquier tipo de dato.
Sintaxis: =CONTARA (RANGO)
A B C D E
1
2 DPTOS NOTA TOTAL DEPARTAMENTOS
3 LIMA 1200 7
4 ICA 1500
5 PIURA 1820
=CONTARA (B3:B9)
6 CUZCO 1800
7 AREQUIPA 5000
8 TUMBES 4000
9 AYACUCHO 6000
HOY
Nos devuelve la fecha del Sistema.
Sintaxis: =HOY ()
A B C D E
1
2 FECHA DEL SISTEMA
3 08/04/2010
4
5
6
7
=HOY ()
8
9
FIJAR UNA CELDA, COLUMNA O FILA
Si se desea arrastrar un formula o función entonces para que el valor se encuentre
estático debemos de fijar la celda C1. (PRECIO EN S/. =PRECIO EN $ * T. DE CAMBIO)
PRESIONAR Y
ARRASTRAR
LUEGO DEBEMOS DAR CLIC EN LA HACIA ABAJO
CELDA C4 Y PRESIONAR F2 Y LUEGO F4,
HASTA QUE APAREZCA =B4*$C$1,
LUEGO ARRASTRAR PARA QUE SE
COPÌE LA FORMULA.
CONSULTAV.-
Nos permite buscar un valor en vertical en una tabla y extraerlo especificando la columna.
Sintaxis.-
=CONSULTAV ( VALOR BUSCADO, MATRIZ, NUMERO DE COLUMNA, ORDENADO )
VALOR BUSCADO.- Es el valor Buscado en la primera columna de la tabla y puede ser un valor, referencia o
una cadena de texto.
MATRIZ.- Tabla de información desde la cual se extraerán los datos, se encuentra en columnas.
NUMERO DE COLUMNA.- Es el numero de columna de la matriz desde la cual se extraerán los datos.
ORDENADO.- FALSO para valores exactos, caso contrario “verdadero”.
=CONSULTAV (B14,A1:E7,2,FALSO)
=CONSULTAV (B14,A1:E7,3,FALSO)
=CONSULTAV (B14,A1:E7,4,FALSO)
=CONSULTAV (B14,A1:E7,5,FALSO)
=CONSULTAV (B14,A1:E7,2,FALSO)
PRACTICA
JERARQUIA
Nos permite definir la posición de un número dentro de un rango.
Sintaxis =JERARQUIA ( NUMERO , REFERENCIA )
NUMERO.- Celda Numérica que desea evaluar la posición.
REFERENCIA.- Rango de celdas numéricas que se desean evaluar.
CONSULTAH.-
Nos permite buscar un valor en horizontal en una tabla y extraerlo especificando la fila.
Sintaxis.-
=CONSULTAH( VALOR BUSCADO, MATRIZ, NUMERO DE FILA, ORDENADO )
VALOR BUSCADO.- Es el valor buscado en la primera fila de la tabla y puede ser un valor, referencia o una
cadena de texto.
MATRIZ.- Tabla de información desde la cual se extraerán los datos, se encuentra en filas.
NUMERO DE FILA.- Es el número de fila de la matriz desde la cual se extraerán los datos.
ORDENADO.- FALSO para valores exactos, caso contrario “verdadero”.
=CONSULTAH (A8,A1:E4,2,FALSO)
=CONSULTAH (A8,A1:E4,3,FALSO)
=CONSULTAH (A8,A1:E4,4,FALSO)
ORDENAR UNA TABLA DE DATOS
Digitar la siguiente tabla de datos.
Procedimiento:
1.- Realizar clic en cualquier celda de la tabla
2.- Luego Realizar clic en el botón ordenar y Filtrar, orden personalizado.
INGRESOS
3500
3000
2500
2000
1500 INGRESOS
1000
500
0
PERU CHILE CUBA
AGREGAR DATOS
1.- Agregar los nuevos datos (ECUADOR 2000)
2.- Seleccionar el grafico y arrastrar, incluyendo los nuevos datos.
PRESIONAR Y ARRASTRAR
HACIA ABAJO, DEBERA
CUBRIR LOS NUEVOS DATOS
4.- Resultado:
BASE DE DATOS
Es un conjunto de información relacionada, A la primera fila se le conoce con el
Nombre de campos y a las restantes como Registros.
CAMPOS
REGISTROS
FILTROS
Nos permite agrupar registros a través de campos.
1.- Clic en cualquier celda de la Tabla.
2.- Clic en la etiqueta Inicio, Ordenar y Filtrar y luego FILTRO.
3.- Automáticamente aparecerá la flechas de filtrar.
PROCEDIMIENTO
1.- Digitar el siguiente texto y seleccionarlo
AJUSTAR TEXTO
Nos permite que un texto se ajuste a una celda automáticamente.
1.- Digitar el texto y seleccionarlo (Clic)