EL CICLO PHVA PLANEAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR

La utilización continua del PHVA nos brinda una solución que

realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros
productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la
productividad, reduce los precios, aumenta la participación de
mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de
trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa.

CICLO PHVA

PLANEAR

Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la
organización.

1. Identificar servicios

2. Identificar clientes

3. Identificar requerimientos de los clientes (5.2)

4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones (7.1)

5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo) (7.5)

6. Identificar y seleccionar los parámetros de medición (8.1)

7. Determinar la capacidad del proceso (8.2.3, 8.2.4)

8. Identificar con quien compararse (benchmarks) (5.1 de ISO 9004)

HACER

Implementación de los procesos.

Identificar oportunidades de mejora (8.5)

Desarrollo del plan piloto

Implementar las mejoras

VERIFICAR

Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las

políticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los
resultados.

Evaluar la efectividad (8.2, 8.5.2)

ACTUAR
Tomar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los
procesos.

1. Institucionalizar la mejora y-o volver al paso de Hacer (5.6)

APLICANDO EL PHVA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS,
TENEMOS:

La definición de la red de procesos, la política de calidad y los

objetivos, se define el Representante de Gerencia, y el aseguramiento
de los procesos.

En el Hacer se hace la implementación de lo definido en la planeación,

es decir, toda la Organización se alinea de acuerdo a las definiciones,
se conforman equipos de trabajo para que documenten los procesos
con el enfoque de PHVA y con una metodología definida.

En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y

Auditorias internas de Calidad.

En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas,

preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos
informes de auditorias, adicionalmente se aplica la metodología para
análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que
necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los
subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del día a día.

No es posible realizar con calidad una actividad, proceso, producto o

servicio, si se viola alguno de los pasos del ciclo.

Podría decirse que la metodología PHVA no da lugar a fisuras en

cuanto su propósito: se define una meta y dejándose llevar por la
sabiduría contenida en cada etapa, se llega a cumplirla quitando del
camino los obstáculos (no conformidades) que se interpongan, ya
sean humanos, materiales o financieros. Si el objetivo es realista y
considera las variables del entorno, entonces siguiendo la estrategia
del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de éxito es mayor. No debe
olvidarse que en cada paso habrá que realizar acciones tácticas y
operativas para seguir adelante con dominio.
El ciclo PHVA o ciclo de Deming fue dado a conocer por Edwards
Deming en la década del 50, basado en los conceptos del
estadounidense Walter Shewhart. PHVA significa: Planificar, hacer,
verificar y actuar. En inglés se conoce como PDCA: Plan, Do, Check, Act.
Este ciclo constituye una de las principales herramientas de
mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada ampliamente por
los sistemas de gestión de la calidad (SGC) con el propósito de permitirle
a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos
ofrecidos, mejorado permanentemente la calidad, también le facilita tener
una mayor participación en el mercado, una optimización en los costos y
por supuesto una mejor rentabilidad.
Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la
organización y por su simple aplicación, que si se hace de una forma
adecuada, aporta en la realización de actividades de forma organizada y
eficaz.
A través de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:
PLANIFICAR: En esta etapa se definen los objetivos y cómo lograrlos,
esto de acuerdo a políticas organizacionales y necesidades de los
clientes. Puede ser de gran utilidad realizar grupos de trabajo, escuchar
opiniones de los trabajadores y utilizar herramientas de planificación
como por ejemplo: 5W2H en la cual se responden 7 preguntas claves
cuyas palabras en inglés inician con W y H : ¿Qué (What), ¿Por qué
(Why), ¿Cuándo (When) ¿Dónde (Where) ¿Quién (Who), ¿Cómo (How) y
¿Cuánto (How much).
Hay que recordar que esta etapa es muy importante y es la que permite
el desarrollo de las otras, lo que indica que si no planeamos bien los
resultados en las otras 3 etapas no serán confiables.
HACER: Es ejecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable hacer
pruebas pilotos antes de implantar los procesos definidos. En su
desarrollo se puede evidenciar los problemas que se tienen en la
implementación, se identifican las oportunidades de mejora y su
implementación.
VERIFICAR: En esta etapa comprobamos que se hayan ejecutado los
objetivos previstos mediante el seguimiento y medición de los procesos,
confirmando que estos estén acorde con las políticas y a toda la
planeación inicial.
ACTUAR: Mediante este paso se realizan las acciones para el
mejoramiento del desempeño de los procesos, se corrigen las
desviaciones, se estandarizan los cambios, se realiza la formación y
capacitación requerida y se define como monitorearlo.
En conclusión la adopción del ciclo PHVA es de gran ayuda para actuar
sobre los procesos y no sobre las personas, pues es frecuente que en las
organizaciones se culpen a los trabajadores por los malos resultados
cuando en realidad lo que falla es el proceso, de ahí la gran importancia
que tiene el compromiso gerencial, pues es en este nivel en donde se
deben buscar las estrategias que le permita a las empresas liderar el
mercado, ser auto-sostenibles y rentables.