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abertura;
o registo das entradas;
a distribuição;
a resposta ou arquivo;
a assinatura;
o registo de saída;
e a expedição e arquivo
Resposta ou Arquivo
Depois de ser lida, a correspondência deve ser
convenientemente tratada.
O que significa que:
. se não for necessário dar sequência ao assunto, a
correspondência vai imediatamente para o arquivo, com
a devida indicação no canto superior esquerdo e a
assinatura do ordenando;
. se é necessário uma resposta, devem ser feitas as
anotações necessárias para a sua execução ou, então,
se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de
a escrever.
Não esquecer que:
toda a correspondência urgente deve ter uma resposta
imediata;
não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes,
tornando-os eternamente esquecidos.
A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de
tempo e disponibilidade mental. Portanto, a redação da carta
deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a
minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade
de comunicação
Expedição e Arquivo
Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se
verificar se:
. a carta esta datada e assinada;
. contém o material referido em anexo;
. o endereço corresponde ao do sobrescrito.
Abertura da correspondência
5.1- Registo das entradas
Nas grandes empresas, esta fase da correspondência
concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos
originais recebidos, para um exemplar ficar no
departamento e o outro seguir para o respetivo destino.
Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser
colocado o respetivo carimbo da entrada contendo a data e
o número da entrada.
Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas,
utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.
9 Correspondência Interna
Devido à importância da correspondência interna no funcionamento da
empresa é necessário que lhe seja dado um tratamento atento por
parte do profissional de secretariado, para que o seu circuito seja
eficiente:
◦ Afixar os avisos de carácter geral em locais apropriados, para
que todos os interessados tenham acesso a essa
informação;
◦ Reduzir a escrito e em impresso próprio as mensagens
telefónicas recebidas e fazê-las chegar de imediato ao
destinatário;
◦ Fazer circular as ordens de serviço acompanhadas de uma
folha que os seus destinatários rubricam a fim de confirmar
a recepção das mesmas.
Geralmente utilizam-se envelopes específicos de formato A4 que
podem ser utilizados diversas vezes para tratamento do mesmo
assunto.
• Correspondência externa
A correspondência externa pode ser classificada da seguinte forma:
Correspondência Recebida
Triagem – Selecção da correspondência.
Abertura – Verificar se a carta está datada e se contém o nome e
endereço do remetente, excepcionalmente se isto não acontecer é
imprescindível agrafar o envelope.
Registo de entradas – Verificação e registo dos dados considerados
importantes em livro próprio.
Distribuição – Reencaminhamento para o destinatário que acusa a sua
recepção rubricando o envelope próprio para o efeito ou de um livro de
protocolo.
Arquivo – Depois de dar seguimento ao assunto a correspondência
deve ser devidamente arquivada em local próprio.
Correspondência expedida
Realização da carta e assinatura – Depois de elaborada, a carta deve
de ir a despacho, ou seja, deve ser verificada, aprovada e assinada
pelo responsável do sector ou departamento.
Registo de saídas – Verificação da existência de anexos ou instruções
especiais para a sua expedição. Ex. Enviada c/ conhecimento para
diversos destinatários, registada, correio azul. Todos estes dados
devem ser registados em livro próprio.
Arquivo – Deve ser feita uma cópia de toda a correspondência emitida,
para posteriormente arquivar.
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DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
Documento – é o suporte material de uma ideia ou de uma informação que vai ser
conservada ou transmitida, servindo para consulta, estudo ou prova.