EL ENCABEZAMIENTO Y LA COMPARECENCIA EN LA

ESCRITURA PUBLICA

EL ENCABEZAMIENTO
Como su nombre lo sugiere, es la primera parte de la
escritura; es la fórmula legal con la que se empieza la
redacción de ella; su elaboración corresponde
exclusivamente al notario y consta de lo siguiente:

 El número de la escritura: Todas las escrituras públicas

deben llevar un número de orden que le corresponda,
expresado en letras y cifras. En orden sucesivo durante cada
año calendario. Se comienza con el número uno (1) o sea, el
de la primera escritura que se autorice al iniciarse el año y
termina con el que corresponda a la última escritura otorgada
antes de terminarse el año. Es el signo de identificación de
cada escritura, junto con la fecha y el lugar.

 La fecha y el lugar: El artículo 23 del Estatuto establece:

"La escritura se distinguirá con el número de orden que le
corresponde expresado en letras y cifras numerales. Se
anotarán en el Municipio, Departamento y República, el
nombre y apellidos del notario o de quien haga sus veces y el
Círculo que delimita su función....."
La fecha complementa el número de la escritura como medio
para precisarla, tiene a su favor la presunción de autenticidad
y es de suma importancia ya que indica el momento en que
nacen o se extinguen los derechos u obligaciones.
El lugar de otorgamiento se refiere al Municipio en donde
está actuando el notario, indicando a qué Departamento
pertenece y que tanto el Municipio como el Departamento
forman parte de la República de Colombia.
Con esta exigencia se pretende confirmar que el notario
actuó dentro de los límites territoriales de su competencia ya
que ello incide en la eficacia de la escritura.

 El notario autorizante: El mismo artículo 23 establece que

en la escritura debe expresarse el nombre y apellido del
Notario, con la designación del círculo notarial a que
pertenece. Se ha acostumbrado que la mención del notario
autorizante se hace precedida de las palabras: "ANTE MÍ"; y
después del nombre y del círculo se anota la comparecencia.
Es costumbre indicar en la mayoría de las ocasiones, y
cuando el acto o contrato que se lleve a cabo no es de los que
la norma nos impone que deba ser directamente ante el
notario, como por ejemplo el matrimonio civil por notaría,
que se exprese así: “ante el despacho de la notaría xxxxx,
cuyo notario titular (o bien “De Carrera”), o notario
encargado es el doctor xxxxxxx.
Este requisito es importante, porque es una de las bases en
donde reposa la validez de la escritura y su estructura. El
encabezamiento entonces contiene los elementos necesarios
para identificar la escritura y precisar su existencia dentro de
unos límites de tiempo y espacio.
LA COMPARECENCIA
A nivel notarial, comparecer es un hecho físico, apreciable
por los sentidos -la presencia de alguien-. El notario expresa
el hecho de que una o varias personas han comparecido ante
él para manifestar su voluntad y dejarla por escrito, para
realizar un acto jurídico o perfeccionar un contrato de cuya
existencia y autenticidad dará fe el notario, ya sea porque la
ley exige esa solemnidad o porque las partes desean
revestirla de ella.
Al compareciente, el notario deberá identificarlo para poder
dar fe de que quien ante él se atribuye determinado nombre,
es la persona que dice ser, la que social y jurídicamente se
individualiza con ese nombre.
Este juicio del notario es lo que se llama fe de
conocimiento: Dar fe de conocimiento de una persona, es
afirmar que el nombre con que esa persona comparece es el
verdadero signo individual que le corresponde al sujeto que
se lo está atribuyendo. Es la identificación de los otorgantes
y el testimonio que de ella da el Notario en el instrumento
mismo.
El notario da fe de que las personas, del nombre y apellido
que figuran en el acto escriturario como otorgantes, son ellas
y no otras; debe ser garantía de su identidad y su afirmación
es válida y hace plena prueba mientras no se demuestre lo
contrario. Pero esa garantía no comprende las demás
condiciones personales a menos que se compruebe que al
notario le constaba su falsedad, caso en el cual incurriría en
responsabilidad penal. Esa fe de conocimiento se refiere es al
SER y no a las circunstancias que lo rodean y que son
cambiantes algunas, de ahí que no pueden deducirse del solo
conocimiento del ser.
Si se da la discordancia entre lo declarado por la parte en lo
referente a sus condiciones personales y lo que realmente
sean, no implica invalidación del instrumento ni compromete
la responsabilidad del notario. Toda la responsabilidad civil
y penal, recaerá sobre la parte que hizo la correspondiente
declaración.
De conformidad con lo estipulado en el artículo 24 del
Decreto Ley 960 de 1970: "Comparecencia: La
identificación de los comparecientes se hará con los
documentos legales pertinentes dejando testimonio de cuáles
son estos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del
documento especial de identificación, podrá el notario
identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la
fe de conocimiento por parte suya. Y cuando fuere el caso,
exigirá también la tarjeta militar". (Mediante el Decreto 2150
de 1995, fue abolida la presentación de la tarjeta militar para
el otorgamiento de las escrituras públicas).
En esta misma parte de la escritura, o sea, la comparecencia,
se consignarán el nombre, apellidos, nacionalidad, estado
civil (importante pues tiene que ver con el estado de la
sociedad conyugal y con las manifestaciones que deben
hacerse acerca de la afectación a vivienda familiar, si es del
caso), edad (si es mayor sólo se dirá que es mayor sin
expresar la edad, el número de años cumplidos se indicará
sólo cuando se trate de menores adultos;, domicilio de los
otorgantes.
Además el otorgante debe expresar si obra en nombre propio
o en representación de otro, en qué calidad actúa: si como
vendedor o como comprador; como acreedor o como deudor,
etc., según la naturaleza del acto o contrato de que se trate.
En caso de representación, el representante dirá la clase de
representación que ejerce y presentará para su
protocolización los documentos que la acrediten.
De las consideraciones hechas, se deduce que el
encabezamiento de la escritura pública y la comparecencia
de los otorgantes, es ni más ni menos, que la presentación de
las personas que van a actuar en el otorgamiento del
instrumento, con indicación de la fecha y lugar donde lo
hacen. Ya luego, se recibirán las declaraciones y
estipulaciones.