Encerramento da Folha

TOTVS Folha de Pagamento

 Encerramento da Folha

Sumário

Sumário.................................................................................................................................................. 2
1 Encerramento da Folha ............................................................................................................... 3
1.1 Objetivos Instrucionais ................................................................................................................ 3
1.2 Conceito ...................................................................................................................................... 3
1.3 Análise da base de dados ............................................................................................................ 3
1.4 Manutenção da Ficha Financeira ................................................................................................ 4
1.5 Encerramento da competência ................................................................................................... 5
1.6 Conclusão .................................................................................................................................... 5

2 TOTVS Folha de Pagamento – Encerramento da Folha

Versão 11.80
 Encerramento da Folha

1 Encerramento da Folha

Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento Encerramento da Folha do TOTVS Folha de Pagamento.

1.1 Objetivos Instrucionais

Ao término deste treinamento, você estará apto a:

• Analisar a base de dados.
• Fazer a manutenção de ficha financeira.
• Encerrar a competência e abrir uma nova.

1.2 Conceito

O TOTVS Folha de Pagamento armazena em ficha financeira toda a movimentação gerada no mês. O período de armazenamento
é configurável, além de proporcionar o fechamento e abertura de períodos aquisitivos de férias, análise de dados cadastrais para devidas
validações antes de encerrar a competência de folha para abertura de uma nova, tendo como principais características:

• Análise da base de dados: validar os dados cadastrais inconsistentes.

• Manutenção de ficha financeira: transferir os registros da ficha financeira para a ficha complementar ou vice-versa.
• Encerramento da competência: liberar a competência vigente e abrir uma nova.

1.3 Análise da base de dados

Por meio da validação ou verificação da Base de Dados são analisadas inconsistências relativas ao cadastro dos funcionários,
sendo possível gerar um arquivo com essas informações. Para isso, acesse RH / Folha de Pagamento / guia Folha Mensal / Validações /
Validação da Base de Dados.

Algumas verificações podem ser realizadas:

• Duplicidade de CPF, PIS e CTPS.

• Não verificar funcionários demitidos até determinada data e não verificar funcionários que serão admitidos no
próximo mês.

Ao solicitar a verificação também são analisadas eventuais inconsistências no histórico de afastamento, como por exemplo,
afastamento sem informação do “tipo”; caso dois eventos do mesmo período de cálculo da folha tenham os seus códigos de cálculo
repetidos, o Log apresentará mensagens de alerta, já que no mesmo período isso não é permitido.

A Validação de dados da base é realizada e posteriormente a competência será liberada. A operação valida os dados da base e
encerramento de um mês competência, para a inicialização de um novo mês. Para isso, deve-se informar os dados de Competência,
Caixa, Período e Descrição do Período. Por meio dessa funcionalidade é possível identificar inconsistências e ajustá-las antes de iniciar a
liberação de competência, isso torna o processo mais rápido.

Antes de executar a Validação da liberação de competência deve-se verificar se existe algum usuário utilizando o TOTVS Folha de
Pagamento, para evitar a geração de inconsistências na base.

TOTVS Folha de Pagamento – Encerramento da Folha 3

Versão 11.80
 Encerramento da Folha

1.4 Manutenção da Ficha Financeira

A manutenção de ficha financeira se dá de três formas:

1. Importação.
2. Restauração.
3. Transferência.

Importação
O TOTVS Folha de Pagamento permite importar arquivos textos da Ficha Financeira e do Período da Ficha Financeira. Os arquivos
podem ser gerados por este módulo ou por sistemas externos. Basta que o layout do arquivo esteja de acordo com os padrões definidos
no help do sistema.

Para realizar a importação das informações, acesse RH / TOTVS Folha de Pagamento / Configurações / Importações /
Importação de Ficha Financeira.

O usuário deverá definir o layout para importação do Período da Ficha Financeira e do movimento da Ficha Financeira. Após criar
os layouts para importação, executar o processo: Importação do Período da Ficha Financeira para importar o período. Depois realizar o
processo: Importação da Ficha Financeira para importar o movimento da Ficha Financeira.

Fique atento:
• Os campos CHAPA, ANOCOMP, MESCOMP, NROPERIODO e CODEVENTO são obrigatórios para realizar a importação.
• Quando o campo Período não for preenchido com o número de ordem, o sistema lançará sempre no período 1.
• Quando o campo Coligada não for preenchido, o sistema assumirá a coligada corrente.

Restauração
Consiste em restaurar (transferir) a movimentação que está na ficha financeira complementar para a ficha financeira, permitindo
ao usuário emitir os relatórios de folha analítica ou qualquer outro relatório, que faça referência aos meses já transferidos para a ficha
complementar.

Para restauração da ficha complementar, acesse RH / TOTVS Folha de Pagamento / Folha Mensal / Ficha Financeira / Restaurar
Ficha Financeira.

Fique atento:
Após a liberação da competência, a movimentação restaurada é apagada da ficha financeira, na qual estão gravados os dados da
movimentação dos últimos 25 meses. Considerando a competência atual, o que ultrapassar 25 meses é armazenado na ficha financeira
complementar de acordo com o parâmetro do sistema.

Transferência
A transferência da ficha financeira se dá de duas formas: após a liberação de competência ou por transferência manual.

Nos parâmetros do sistema o usuário determina o número de meses a serem mantidos em ficha financeira. Por default, o sistema
considera os 24 últimos meses, portanto, os meses anteriores a este tempo são transferidos automaticamente para a ficha
complementar ao liberar a competência.

Como este processo é demorado, acaba interferindo no tempo de processamento da liberação de competência, sendo assim, o
usuário pode optar por rodar o processo de transferência manual dos registros da ficha financeira para complementar, em um horário
com menor número de processos rodando na base de dados. Acesse RH / TOTVS Folha de Pagamento / Folha Mensal / Ficha Financeira
/ Transferência Manual dos Registros da Ficha Financeira.

4 TOTVS Folha de Pagamento – Encerramento da Folha

Versão 11.80
 Encerramento da Folha

1.5 Encerramento da competência

A liberação de competência é a operação de encerramento de um mês competência e a inicialização de um novo mês. Esse
processo deve ser realizado após o lançamento de todos os dados do mês atual, ou seja, após o fechamento da folha do mês. Assim, será
aberto um novo mês competência, atualizando os parâmetros do sistema, bem como os demais cadastros e processos que dependem
destas informações. Acesse RH / TOTVS Folha de Pagamento / menu Folha Mensal / Liberação de Competência.

Antes de efetuar a liberação de competência, realize sempre um backup da base de dados (SGBD), pois uma vez liberada a
competência, não haverá possibilidade de retornar ao mês, a não ser através do backup.

Antes de liberar a competência é necessário que as férias do mês já estejam lançadas e liberadas. Se o parâmetro Provisão de
Férias/13º obrigatório estiver marcado a geração do Histórico de Provisões deve ser realizada antes de liberar a competência. Se estas
instruções não forem seguidas, ao tentar liberar o mês de competência, o sistema apresentará mensagens, alertando que tais
procedimentos precisam ser realizados.

Outra mensagem pode ser apresentada ao tentar liberar a competência, se o histórico de provisões de todos os funcionários
ainda não tiver sido gerado: Histórico de Provisões gerado parcialmente, deseja continuar assim mesmo?. Para realizar esta operação o
sistema verifica se a quantidade de funcionários Ativos, que tem o histórico de Provisões gerado no mês é menor do que a quantidade de
funcionários Ativos que tem movimentação no mês.

Se o funcionário tem na liberação de competência a sua base de AAS do grupo zero negativa, todas as bases deste período serão
zeradas. Para gerar uma mensagem que descreve as ocorrências dos eventos que estão com o grupo de AAS inconsistente com o
parâmetro selecionado, marque o parâmetro Usa AAS Discriminado, disponível nos parâmetros do sistema.

Antes de liberar a competência é preciso encerrar os períodos aquisitivos de férias que estejam em aberto, caso contrário, o
sistema apresentará uma mensagem de inconsistência. Acesse RH / TOTVS Folha de Pagamento / menu Férias / Finaliza.

1.6 Conclusão

Neste treinamento, você conheceu um pouco mais sobre:

• Análise da base de dados.

• Manutenção de ficha financeira.
• Encerramento da competência e abertura de uma nova.

TOTVS Folha de Pagamento – Encerramento da Folha 5

Versão 11.80