Cartilla S5

ORGANIZANDO DATOS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
AUTOR: Edgar Leonardo Becerra Reyes

INICIO
Introducción
Recomendaciones académicas
Desarrollo de cada una de las unidades temáticas
1. Creando y organizando datos

3. Validando datos
4. Filtrando datos

Referencias
Referencias bibliográficas

2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INTRODUCCIÓN
En esta cartilla se presenta la importancia de la información definidos por datos o registros. Los
datos son para las compañías un valor fundamental, puesto que dependen de estos para todas
sus operaciones. Es por ello que es fundamental tener bien almacenados estos datos, es decir de
una manera ordenada, ya que estos permiten la toma de decisiones de manera acertada y ágil.
RECOMENDACIONES ACADÉMICAS
Se recomienda al estudiante realizar la lectura de esta cartilla, con el objetivo de poder entender
y comprender los diferentes conceptos y elementos que serán de gran utilidad durante el
desarrollo del módulo. Una vez finalizada esta lectura, se recomienda que cada estudiante realice
una revisión de los conceptos y definiciones clave tratadas durante el módulo, con el objetivo de
afianzar la comprensión de las temáticas.
Además se debe recordar que en cada semana se cuenta con una serie de recursos adicionales
que les permitirá a los participantes complementar el proceso de aprendizaje.
Por último, se recomienda que los participantes interactúen con los compañeros y con el tutor a
través del correo y de manera sincrónica a través de las sesiones de Elluminate, para entender y
comprender diferentes puntos de vista.
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 3

DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS
Figura 1. Creando y organizando datos
Fuente: Elaboración propia. (2016)
Tener todos los datos importantes de una compañía en desorden, podría dificultar la
comprensión de éstos, ya que los datos por si solos no nos dicen nada. El tener los datos
organizados es fundamental para la comprensión y posteriores procesamientos.
Vamos a repasar algunos conceptos del Capítulo 3 y el Capítulo 5, en primer lugar, vamos a revisar
un resumen del modelo Relacional y en segundo lugar conceptos de criterios y condiciones.
Un modelo relacional permite representar la información del mundo real, a través de la

introducción de los conceptos de las entidades que intervienen, definidas en términos fáciles de
entender para un inexperto, la definición de este modelo que permite generar un conjunto de
datos estructurado, adicionalmente incorpora mecanismos de consulta, que generan alta
disponibilidad de información para la toma de decisiones.
¿Qué es un modelo?
Un modelo, dentro del ámbito de Bases de Datos, hace referencia a la representación de la

realidad que involucra un proceso, actividad, negocio y/o funcionalidad específica.
El modelo relacional es el más utilizado en la actualidad con el fin de modelar problemas reales y
efectuar la administración de datos dinámicamente. El autor de los postulados de este modelo
en 1970 fue Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California).
El modelo está compuesto por:
• Estructura de datos

• Reglas para garantizar integridad de la información
• Operadores asociados.
¿Cuál es la estructura en el modelo de datos relacional?
Figura 2. Estructura modelo de datos
Fuente: elaboración propia (2016)

La definición de modelo relacional tiene su base en la relación natural que existe entre el
elemento básico del modelo y su entorno. El modelo relacional plasma en un computador el
esquema definido por entidades y relaciones representadas físicamente en una base de datos
como tablas y relaciones semejantes a matrices rectangulares, que almacenan líneas de datos
concretas.
La estructura del modelo de datos relacional es la asociación de las entidades a través de sus
atributos, definiendo entidades como una clase de objetos o conceptos claramente identificable
dentro de la realidad a representar.
Una base de datos transaccional es un conjunto de una o más tablas con una estructura de filas y
columnas, relacionadas unas con otras a través de atributos en común.
Composición de las tablas/relaciones
Figura 3. Composición tablas
Fuente: Elaboración propia (2016)
Una Tabla o Relación están compuestas por:
• Columnas: es el nombre de los atributos que físicamente en la tabla se identifican como
campos y su tipo de datos.
• Filas: cada fila de la tabla es un registro, que debe garantizarse como único en la tabla.
• Valor: es la información contenida en una fila y columna específica dentro de la tabla.
• Campo Clave: es la columna de la tabla que contiene un valor único que identifica al
registro.
¿Qué es una clave primaria?
Figura 4. Clave primaria

Una o varias columnas que identifican de forma única a un registro dentro del total de registros
de una tabla es denominado como clave primaria.
Es una o varias columnas, que contienen valores que identifican de forma única al registro dentro
del conjunto de registros total almacenado en la tabla.
Debido a que existe la posibilidad de tener más de una columna o conjunto de columnas que
cumplan con las características de esta definición, es necesario tener en cuenta el concepto de
claves candidatas.
Claves candidatas: se define como el campo o conjunto de campos que identifican en forma única
el registro, son candidatas para ser clave primaria. Pero la selección de la clave primaria se efectúa
eligiendo la clave candidata con menor número de columnas.
¿Qué es una clave secundaria?
Figura 5. Clave secundaria
El establecimiento de una relación entre dos tablas se efectúa a través de la identificación de la
columna que es clave primaria de la tabla que es referencia de otra.
Es el conjunto de uno o más atributos (columnas) que son clave primaria en otra tabla.
Condicionales y criterios
Los siguientes criterios pueden ser aplicados a cualquiera de los campos dentro de la fuente de
información.
Numéricos
• • Mayor que o menor que: retorna aquellos valores que sean superiores o inferiores en
número al criterio dado. Ejemplo: en una tabla de inventarios, dentro de campo
“Cantidad”, que indica la cantidad de productos disponibles, al aplicar el criterio
Cantidad > 200, devolverá los resultados de aquellos productos en los que haya más de
200 unidades disponibles.
• • Mayor o igual que o menor o igual que: retorna aquellos valores que sean superiores
o inferiores en número al criterio dado. Ejemplo: en un campo “Edad”, al aplicar el
criterio Edad >= 18, devolverá los resultados de aquellas personas que sean mayores de
edad, incluidos aquellos que tengan 18 años.
Alfanuméricos o de texto
• • Comienza con o No comienza con: busca las cadenas de texto dentro del campo que
comiencen o no comiencen con el criterio dado. Por ejemplo, filtrar por los apellidos
que comienzan por la letra C, sería: Apellido begins with ‘C’
• • Finaliza con o No finaliza con: busca las cadenas de texto dentro del campo que
finalicen o no finalicen con el criterio dado.
• • Contiene o no contiene: busca cadenas de texto que contengan en cualquier lugar del
campo el criterio dado. Por ejemplo, NombreProducto contains ‘juguete’ busca dentro
de los productos aquellos que contengan juguete.

Criterios básicos en los filtros de información
Numéricos y alfanuméricos o de texto igual o no igual: este criterio puede ser utilizado en
cualquier campo. Básicamente busca dentro del campo aquellas cadenas de texto o números que
sean exactamente iguales al criterio dado. Por ejemplo, si queremos filtrar la información
referente a la ciudad de Bogotá, el criterio sería: Ciudad = ‘Bogotá’.
Si para el ejemplo anterior el criterio fuera enviado así: Ciudad = ‘Bogotá’, no devolvería los
mismos resultados que el criterio inicial, ya que ‘Bogotá’ es diferente a ‘Bogotá’. Si se obtienen
resultados con ambos criterios, se podría utilizar por ejemplo el criterio de la siguiente manera:
Ciudad begins with ‘Bog’ y obtendríamos indistintamente resultados de cualquiera de los dos
textos.
Es importante aclarar que un criterio mal aplicado podría devolver resultados erróneos respecto
a la realidad de la información. Por ejemplo, si se trata de utilizar un criterio numérico sobre uno
de texto, como en Ciudad > ‘Bogotá’, el reporte no devolverá resultados ya que Ciudad es un
campo de texto al que se está aplicando el criterio ‘Mayor que’, que corresponde a un criterio
para campos numéricos.
Combinación de criterios en los filtros de información
Los criterios anteriores nos dan la opción de generar nuevas visualizaciones de los datos sobre los
orígenes de información, aplicando cada uno de ellos a un campo específico. Sin embargo, es
también posible tener más de un criterio seleccionado en la información, es decir, podemos a
más de un campo aplicar un filtrado, reduciendo y simplificando aún más la información,
centrándonos cada vez más en la información que necesitamos.
Para combinar estos criterios, debemos utilizar entre ellos unas condiciones adicionales llamadas
conectores condicionales. Estos conectores condicionales son simplemente un criterio más que
une dos criterios básicos. Los dos más comúnmente usados son: AND y OR.
• El conector AND condiciona que los dos criterios deben cumplir con ambos requisitos,
es decir, incluirá información de ambos criterios.
• •El conector OR hace que la información venga de uno u otro criterio.
Por ejemplo, si queremos obtener el listado de personas cuyo apellido comienza por la letra ‘C’ y
que pertenecen a la ciudad de Bogotá, utilizaríamos los dos siguientes criterios, unidos por el
conector AND:
Apellido inicia con ‘C’ AND Ciudad = ‘Bogotá’
En este filtro utilizamos dos criterios básicos (‘comenzar con’ e ‘igual a’) unidos por el conector
AND.
Representación de porciones de texto dentro de los criterios
Hasta ahora, hemos utilizado criterios con textos o números que generalmente coinciden con el
contenido almacenado en los campos. Por ejemplo, si queremos buscar todas las personas que
viven en cierta ciudad, hemos colocado el nombre de la ciudad tal como fue grabado en la base
de datos. Sin embargo, algunas veces es de mucha utilidad utilizar caracteres especiales que
pueden reemplazar parte de los textos con el fin de traer mayor cantidad de datos que tal vez
antes eran omitidos.
Estos caracteres especiales son conocidos como comodines y son los siguientes los más utilizados:
• Comodín ‘?’ que reemplaza carácter por carácter dentro de una cadena de texto
• Comodín ‘*’ que reemplaza una cadena de caracteres dentro de una cadena de texto
Aquí algunos ejemplos de uso de estos comodines:
El filtro Ciudad = ‘Bogot?’ retornará aquellos valores cuya ciudad sea Bogotá o
Bogota.
El filtro Apellido = ‘Ro*’ retornará aquellas personas cuyo Apellido comience por Ro, como por
ejemplo Rodríguez, Romero, Roa, etc.
El filtro Apellido = ‘Rodr?gue?’ retornara aquellas personas cuyo Apellido sea Rodríguez,
Rodriguez, Rodrigues, Rodrígues.
Criterios avanzados en los filtros de información
Los criterios anteriores nos dan un campo de acción bastante amplio para el filtrado de
información.
Podemos combinar todos los criterios básicos, los conectores condicionales y los comodines de
reemplazo de caracteres para crear unos filtros mucho más avanzados que los que hemos visto
hasta ahora, con lo que la nueva visualización que tendremos de la información será mucho más
específica y resumida.
Por ejemplo, si queremos extraer de la fuente de información, las mujeres que viven en Bogotá,
que son mayores de edad y que han adquirido productos de belleza en el último año, una opción
de filtro sería de la siguiente manera: (asumimos que el año actual es 2009 y que el formato de
fecha utilizado por el gestor de base de datos es Día/Mes/Año)

Ciudad = ‘Bogotá’ and Edad >= 18 and CategoriaProducto = ‘Belleza’ and
FechaCompra = ‘??-‐‑??-‐‑2009’
La siguiente opción nos traerá aún más información, pero cumpliendo los mismos criterios
anteriores:
Ciudad = ‘Bogot?’ and Edad >= 18 and CategoriaProducto contains ‘Belleza’ and FechaCompra =
‘??-‐‑??-‐‑2009’
Algunas herramientas dan la posibilidad de poder ubicar cada uno de estos criterios en diferentes
campos dentro de la misma tabla, de modo que la edición de los criterios pueda realizarse con
mayor facilidad. Estos campos especiales que contienen criterios, son ubicados en un lugar
específico de modo que la herramienta sabe que estos campos corresponden a criterios de
filtrado. Las zonas que contienen campos de criterios son conocidas como áreas de criterios.
Para uno de los filtros de ejemplo mostrado en la página anterior
Ciudad = ‘Bogotá’ and Edad >= 18 and CategoriaProducto = ‘Belleza’ and FechaCompra = ‘??-‐‑??-‐‑
2009’, el área de criterios tendría 4 campos, cada uno con el criterio indicado.
Del mismo modo, las herramientas especifican la ubicación de los datos de una manera específica,
de manera que se pueda saber si los diferentes campos de criterio son unidos por conectores OR
o AND.
Figura 6. Ordenando datos
Al ingresar los registros en una Tabla, generalmente se lleva a cabo sin tener en cuenta un orden
y eso hace que en ocasiones no tengamos una visión general adecuada de la base de datos. Surge
la necesidad de ordenarlos para tener diferentes visiones de las tablas de la base de datos, es por
ello que las herramientas de bases de datos permiten ordenar los datos convenientemente de
acuerdo a las necesidades y de esta manera poder localizar los datos con mayor facilidad.
Según contenido
Generalmente el contenido son valores ya sea texto o números.
Tipo de ordenamiento
Se puede ordenar alfanuméricamente de manera ascendente (de menor a mayor) o descendente
(de mayor a menor). También se puede con un criterio personalizado, por ejemplo, por fecha,
mes, día de la semana, lógico (verdadero o falso) entre otros, ya sea de manera ascendente o
descendente.
Para cada columna o nivel se debe ordenar según contenido y criterio de ordenamiento.

El proceso de ordenamiento de datos consiste en organizar los registros de una tabla mediante
un campo de cualquier tipo. Se pueden generar ordenamientos pro campos alfanuméricos,
numéricos, fechas y lógicos.
Para ordenar una tabla, lista o ente, se debe seleccionar en primer lugar toda la fuente a ordenar
incluyendo títulos y registros, normalmente en la mayoría de los motores de bases de datos esto
es automático.
Segundo se deben definir los criterios de ordenamientos, es decir que campos se van usar para la
operación. Al definir el campo se establece como va a hacer el tipo de ordenamiento ascendente
o descendente, cabe anotar que si se eligen más de dos campos la tabla no va a quedar ordenada
por los dos campos al mismo tiempo, lo que el sistema hará es ordenar por el primer campo y se
encuentra repetidos por ese campo usara el segundo campo o criterio para realizar el
ordenamiento.
3. Validando datos
La validación de datos tiene muchas funcionalidades, entre las cuales se encuentran:
• Permitir el ingreso de datos según criterios definidos

• Mostrar mensajes cuando los datos ingresados están correctos o errados
• Mostrar mensajes al momento de seleccionar las celdas
Hace validaciones de datos que vienen por defecto y adicionalmente se puede incluir fórmulas
matemáticas.
La validación es un mecanismo que garantiza la calidad y la integridad de los datos de un sistema
de información.Esta tarea consiste en clasificar la información que se va a ingresar a la base de
datos, esta información puede contener fechas, nombres, saldos, ventas, pérdidas, etc., que son
representados por números, texto o ambos, en este caso lo conveniente es ubicar los mismos
tipos de datos.
Es decir, si se tiene la columna con título: FechaIngreso, los datos que deben ir en las columnas
deben ser únicamente de tipo fecha.
Lo ideal es ir creando columnas con títulos representativos al tipo de datos, posteriormente

ingresar los datos en las celdas, teniendo en cuenta que cada columna debe llevar un mismo tipo
de datos. Una herramienta para poder realizar esta tarea, consiste en definir el criterio y
seleccionar los campos que pueden ser ingresados.
Un ejemplo puede ser definir el citereo: permitir números enteros, entre un valor “x” y entre un
valor “y”, donde “x” y “y” pueden ser valores o un conjunto de celdas que tienen datos enteros.
4. Filtrando datos
¿Qué es filtrar?
Filtrar es seleccionar un conjunto de datos acorde a criterios definidos con anterioridad para
luego ser mostrados. Los filtros dentro del lenguaje de Excel son herramientas que toman un
criterio y lo aplican a un conjunto de datos.
¿Qué se puede filtrar?
Absolutamente todo se puede filtrar, desde números, texto, o ambos, o caracteres especiales.
Los filtros toman como base criterios matemáticos como los números que sean mayores o
menores a determinada suma.
¿Cómo se puede agrupar la información?
Los filtros permiten hacer un ordenamiento en forma descendente y ascendente, ya sea para tipo
de datos numéricos o alfabéticos.
El proceso de filtrar consiste en seleccionar información bajo un criterio, el criterio normalmente
está constituido por el nombre del campo y un valor del campo, esto permite seleccionar los
registros que nos interesa de la tabla o base de datos.
Para filtrar se debe tener en cuenta que debe contar con tres elementos importantes:
La lista o tabla de datos que se desea filtrar, los criterios de selección o evaluación, y la salida de
los datos.
La lista o tabla de datos es la tabla conformada por registros y organizados por columnas llamados
campos, el cual será analizada para extraer los registros que cumplan con la condición.
Los criterios son campos con valores que deben cumplir los registros a seleccionar.
El rango de salida contiene los títulos de campos que se desea mostrar.


REFERENCIAS
Referencias bibliográficas
• Heijden, H. (2009). Designing management information systems. New York, USA:
Oxford University Press.
• Lache, L., León, A., Bravo, E., Becerra, L., & Forero, D. (Mayo de 2016). Las tecnologías
de información y comunicación como prácticas de referencia en la gestión de
conocimiento: una revisión sistemática de la literatura. UIS Ingenierías, 15(01), 27-‐40.
• Oz, E. (2009). Management Information Systems (6ta ed.). Pennsylvania, USA:
Thomson, course technology.

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Desarrollo de cada una de las unidades temáticas

1. Creando y organizando datos

DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS

1. Creando y organizando datos

Figura 1. Creando y organizando datos

Fuente: Elaboración propia. (2016)

Un modelo relacional permite representar la información del mundo real, a través de la

Un modelo, dentro del ámbito de Bases de Datos, hace referencia a la representación de la

El modelo está compuesto por:

• Estructura de datos

Figura 2. Estructura modelo de datos

Fuente: elaboración propia (2016)

Composición de las tablas/relaciones

Figura 3. Composición tablas

Fuente: Elaboración propia (2016)

¿Qué es una clave primaria?

Figura 4. Clave primaria

Fuente: Elaboración propia (2016)

¿Qué es una clave secundaria?

Figura 5. Clave secundaria

Fuente: Elaboración propia (2016)

Alfanuméricos o de texto

Criterios básicos en los filtros de información

Combinación de criterios en los filtros de información

Apellido inicia con ‘C’ AND Ciudad = ‘Bogotá’

Representación de porciones de texto dentro de los criterios

Aquí algunos ejemplos de uso de estos comodines:

Criterios avanzados en los filtros de información

Figura 6. Ordenando datos

Fuente: Elaboración propia (2016)

Generalmente el contenido son valores ya sea texto o números.

Tipo de ordenamiento

• Permitir el ingreso de datos según criterios definidos

Lo ideal es ir creando columnas con títulos representativos al tipo de datos, posteriormente

¿Qué es filtrar?

¿Qué se puede filtrar?

¿Cómo se puede agrupar la información?

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