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GESFINCAS – I
CURSO DE FORMACION
SEMINARIO BÁSICO INICIAL DE
ADMINISTRACIÓN INFORMATIZADA
DE FINCAS EN REGIMEN DE
PROPIEDAD HORIZONTAL
FACTURACION Y RECIBOS
PROVEEDORES
EXTRACTO BANCARIO
GESFINCAS 2012
(Bajo Windows 2000/Xp o superior)
Enero/2013
Curso Básico Inicial de Administración Informatizada de Fincas con GESFINCAS (Parte primera)
Comunidades, Propietarios, Recibos, Cobros y Devoluciones, Proveedores, Grabación desde el Extracto
Informatización de Empresas, S. L. - I E S A
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Capítulo I
Sobre la aplicación
GESFINCAS es una aplicación informática que permite la gestión de Despachos
dedicados a la Administración de Fincas tanto en régimen de propiedad horizontal
(Comunidades de propietarios) como en el de vertical (Alquileres).
CONTABILIDAD es un módulo
independiente que permite la gestión
contable adaptada a la Administración
de Fincas, así como cualquier otra
gestión sujeta al Plan General de
Contabilidad, gestión de I.V.A.,
elaboración de informes contables,
diversos modelos oficiales para
Hacienda, etc.
Como norma general, los módulos de gestión de fincas y Administración son los
"emisores" de información hacia el de Contabilidad, si bien, en algunos procesos,
como pudiera ser el de gestión de recibos, desde la propia Contabilidad se "emite"
información a la gestión.
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Así, desde él se gestionan los clientes del Despacho, tanto de Horizontal y Vertical
como otros Clientes, la contabilidad particular del Administrador, facturación, etc., y
por otra parte en este módulo se encuentran los programas de utilidades y
"administración" de la Aplicación.
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1.1.2 - AYUDAS
Ayudas generales:
Ayudas de campo:
• Pulsando la tecla [F1] estando situado sobre el campo, (cuando exista esta
modalidad) aparecerá una ventana de ayuda, de la que podrá salir pulsando
cualquier tecla.
1.1.3 Tutorial
Con el fin de facilitar al usuario que tiene su primer contacto con la aplicación, el
aprendizaje y manejo de la misma, Gesfincas incluye en los módulos de
HORIZONTAL, VERTICAL y ADMINISTRACIÓN, un Tutorial que le permite realizar
una gestión básica guiada, desde el alta de una Administración hasta su liquidación y
cierre del ejercicio.
Vd. podrá utilizar el Tutorial como instrumento de consulta y aprendizaje, puesto que
le muestra un caso de ejemplo asociado a cada tarea de las que en él se incluyen, o
como tutor de trabajo, ya que desde el mismo puede ir ejecutando las tareas y
subtareas necesarias.
El tutorial se encuentra activo, por defecto, cuando entra al módulo de gestión, y podrá
activarlo o desactivarlo desde el menú Utilidades, opción t - Tutorial.
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Si desea trabajar en prueba con la aplicación, hágalo sin personalizar y, una vez concluidas estas, y
para el trabajo definitivo, deberá volver a instalar de nuevo el programa.
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Capítulo II
Preparación de la aplicación
Instalación
Configuración
2.1 - INSTALACIÓN
Para instalar se han de seguir las pautas indicadas en el manual, y las que irán
apareciendo en pantalla a medida que se realiza la instalación.
2.2 - CONFIGURACION
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Por otra parte, tras personalizar, la información impresa (donde esté previsto),
aparecerá con el nombre o anagrama del Titular, sustituyendo la referencia a IESA.
USUARIOS DE LA APLICACIÓN.
Para que un usuario pueda acceder a GESFINCAS, se han previsto una serie de
medidas de seguridad que permiten controlar las personas autorizadas para ello, a
la vez que el permiso de trabajo en las opciones que integran el programa.
Determinar los derechos de los usuarios es una labor del usuario principal, quien
tiene la facultad de limitar o ampliar los mismos. Por tanto, sólo el usuario número
1, tras acceder a la aplicación con su palabra de paso, podrá crear o modificar
usuarios y derechos de éstos.
Como ejercicio, vamos a dar de alta al usuario número 2, al que limitaremos el acceso
a una serie de opciones.
El usuario se llamará PERE, y su palabra de paso será Pere_1965
Las opciones cuyo acceso tendrá limitado, no pudiendo entrar a ellas, serán:
En el Módulo de HORIZONTAL, la opción 3 - Facturación
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Para realizar este Ejercicio, entrando a la aplicación como usuario número 1, con la
palabra clave que en nuestro ejemplo será IESA actuaremos conforme a lo
siguiente:
1. Entramos al menú de USUARIOS.
2. Seleccionamos Altas para dar de Alta al usuario.
3. Cumplimentamos la pantalla indicando los datos de número de usuario,
nombre y palabra de paso (2, PERE, Pere_1965).
6. Confirmamos que Si es correcto pulsando el botón GUARDAR.
7. Tras pulsar SALIR, accedemos al menú Permisos de usuarios.
8. Seleccionamos el usuario 2, desplegando la lista.
9. En la pantalla, seleccionamos el módulo Horizontal
10. Seleccionamos el menú 3 - Facturación
11. En la columna Sin permiso, aceptamos incluyendo la marca de
verificación.
12. Concluimos saliendo de la opción.
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Toda vez que con el ánimo de organizar convenientemente los archivos y agilizar los
procesos informáticos, se ha previsto disponer de una reserva de espacio en
nuestros ficheros informáticos, que permitan ordenar consecutivamente las
Comunidades en Horizontal, por su Código o número de identificación, precediendo
a las de Vertical, se requiere determinar esta reserva de espacio, para lo cual la
aplicación (por defecto) prevé que las 500 primeras Comunidades lo sean en
Horizontal, y el resto (desde la 501 y hasta la 998), quedaría disponible para
Vertical.
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Esta "reserva" inicial puede no acomodarse a las necesidades del usuario. Si fuera
el caso de un Administrador que trabaja fundamentalmente con Administraciones en
Régimen de Propiedad Horizontal, lo más probable es que precise un mayor número
de espacio "reservado" para estas Fincas, y otro más reducido para las que tenga o
pudiera tener en Vertical. Por ello, necesitaríamos variar estos parámetros "por
defecto", y fijar hasta qué número máximo de Comunidades en Horizontal deseamos
reservar, a partir del cual iríamos numerando las de Vertical. Caso contrario sería el
del Administrador que su volumen de Fincas en Horizontal es muy reducido, y
pudiera no interesarle la reserva de espacio para las 200 fincas previstas
inicialmente, por lo que prefiere reducir este número.
Recordemos que el número final de comunidades en Horizontal podrá ser superior o inferior
al que visualicemos en pantalla (dado por defecto o anteriormente determinado por el
usuario), si bien teniendo en cuenta, en el supuesto de ampliarlo y haber trabajado
previamente con GESFINCAS, que no hubiéramos dado de alta Comunidades en Vertical
con códigos que estuvieran comprendidos dentro del nuevo límite fijado para Horizontal.
NOTA: Compruebe los parámetros para validar los importes máximos introducidos durante el
registro de cuotas, entregas a cuenta y apuntes contables. Estos parámetros están destinados a
controlar posibles errores en el trabajo con Euros, por introducir valores en pesetas de forma
improcedente.
Ejercicio
Como ejemplo de trabajo variaremos este número, estableciendo el mismo en el
500, por lo que, para nuestros ejercicios posteriores, la primera Comunidad en
Vertical la crearemos con el código 501.
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Otro parámetro importante, en cuanto que, en función de como esté establecido, así
se crearán los títulos de las cuentas de propietarios de horizontal e inquilinos de
vertical, es precisamente el que, dentro de la pantalla de parámetros generales, se
denomina “componer el título cuenta contable como:”.
Ejercicio
En la opción parámetros generales, del módulo de configuración, seleccionaremos el
parámetro 2 (piso + nombre) para titular las cuentas de propietarios.
IMPRESORAS.
La aplicación, como sistema general, cada vez que desee efectuar un listado, y tras hacer
clic sobre el botón IMPRIMIR, le mostrará cuatro posibilidades de obtenerlo:
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Capítulo III
Gestión de Comunidades - I
Caso práctico: Comunidad y propiedades
A título de ejemplo de como trabajar con Gesfincas, a lo largo de este capítulo y los
siguientes, se incluyen una serie de ejemplos prácticos y recomendaciones que pueden
servir al usuario de orientación, en cuanto a la forma de enfocar su gestión con esta
aplicación.
En estos ejemplos, planteados con la cronología de la gestión, e identificadas las tareas por
el número de secuencia de ejecución 1, indicamos las opciones de trabajo que utilizamos,
referenciándolas por el número de orden en que aparece el menú en la barra y el número
de opción y/o subopción dentro de la lista del menú (por ejemplo: 1.1.4 para indicar menú
primero, opción primera, subopción cuarta).
Cuando haya concluido las prácticas, para trabajar en firme con Gesfincas, borre los datos
que ha generado en las pruebas, eliminando (desde el Explorador de Windows), la carpeta
GESFINCAS, con todos sus subdirectorios y ficheros, y vuelva a instalar la aplicación para
partir de cero.
En este capítulo hacemos una breve exposición de la forma en que ha de iniciar la gestión
con Gesfincas de sus Comunidades de Propietarios, que deberá completar con la Ayuda
del Manual, pulsando F1 cuando se encuentre en la aplicación.
Gestión de Comunidades
Para conocer mejor la forma en que ha de trabajar desde Gesfincas, simularemos la
gestión de una Comunidad de Propietarios desde el alta hasta su liquidación.
Datos de la Comunidad:
1 Gesfincas permite trabajar con ejercicios económicos de duración superior o inferior al año natural, finalización en el
mismo año de inicio (si es menor o igual a éste), o en otro año posterior.
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Las plazas de garaje, aunque actualmente pertenecen a vecinos de la finca, pueden ser
en cualquier momento transmitidas a otras personas.
Las viviendas y locales soportan sus gastos en función de unos criterios de reparto que
ya tenían establecidos (unos gastos por coeficientes y otros a partes iguales). El local, al
no tener acceso por la escalera, está excluido de los gastos de mantenimiento de ésta.
Por otro lado, las plazas de garaje reparten sus gastos a partes iguales y contribuyen a
los gastos generales de la finca.
Cada uno de los elementos en que se divide el edificio cuenta con los coeficientes de
copropiedad que se indican.
Los propietarios han domiciliado el pago de sus recibos en Portería, en Administración o
en las entidades financieras que también se reflejan.
Cuotas mensuales:
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Estas cuotas estaban asignadas a un sólo concepto de recibo: "01 - Cuota mensual", y
fijadas en los importes que figuran en el siguiente cuadro.
Antes de entrar en el mismo, conviene destacar que el ejemplo que haremos de gestión
está fundamentado en una Comunidad "tradicional", que gestiona sus fondos, recibos,
pagos, etc. directamente, ya que, en el supuesto de comunidades gestionadas mediante el
sistema de "caja única", existiría alguna variación en cuanto al registro de datos generales,
por lo que, en su momento, advertiremos de las diferencias en estos supuestos.
El sistema de gestión, dando también por supuesto que es la primera Comunidad que
gestionamos con Gesfincas, incluirá algunos procesos que, normalmente, se harán al
principio y por una sola vez, como puede ser el la personalización del programa, el
mantenimiento de tablas de recibos, etc., y los parámetros generales que también
comentaremos.
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Con esta mínima preparación, que como decíamos, no precisará repetir en lo sucesivo salvo
que quiera cambiar alguno de los datos mencionados, ya puede iniciar la gestión de sus
Comunidades.
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Podrá comprobar que existen otros botones (Conceptos de recibo, Otros Datos, Ficha
ampliada, Bloc de Notas, Fotos, Parámetros y Propietarios), que contienen información de
la comunidad, a la que se accede haciendo clic sobre los mismos. Para iniciar la gestión, y
en un primer momento, nos bastará con cumplimentar los datos de la carpeta “Datos
generales”. Posteriormente, iremos accediendo a las otras carpetas para registrar más
información o variar los parámetros que indican a Gesfincas el modo en que han de
realizarse ciertos procesos automáticos de la Comunidad.
Para dar de alta la Comunidad, desde la carpeta “Datos generales”, haremos clic
sobre el botón Agregar que se encuentra situado en la parte inferior de la misma.
Antes de trabajar sobre la ficha de la Comunidad, con los datos de ejemplo que hemos
indicado, y que aparecen en la figura que reproducimos (carpeta de Datos Generales), observe
en ella que, el campo "Caja única." figura como No y "Cuenta contable de pagos" aparece sin
cumplimentar en este supuesto. Ello es como consecuencia de que, en nuestro caso, los cobros
y pagos se realizan por mediación de la propia Comunidad y a través de su primera cuenta
bancaria.
2 Tanto la Contabilidad del Administrador como su Gestión de Despacho, se identifican por el código 999.
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En nuestro supuesto, todos los apuntes referentes a cobros y pagos estarían anotados (en la
contabilidad de la Comunidad), en la cuenta 5510001 - Cuenta con el administrador. El saldo de
la cuenta anterior será igual al de la 551nnnn (en la contabilidad del Administrador) donde
también se anotarían automáticamente estos apuntes, pero de signo contrario.
Para nuestro ejemplo, queremos contabilizar todos los movimientos por facturaciones de
cuotas, gastos, etc. en una contabilidad particular 4 para la Comunidad, por lo que, cuando
rellenemos los datos de la pantalla, aceptaremos, para nuestra contabilidad, el número de
Código que nos propondrá la aplicación, y que será el mismo con que demos de alta a la
Comunidad.
Observe que existe el campo “Sufijo” dentro del apartado “Banco”. Este campo está reservado
para registrar el sufijo de la cuenta “activa” que proporcionan algunas Entidades Bancarias. Si
no existe, deberá quedar en blanco.
Una vez que hemos cumplimentado la carpeta “Datos generales”, deberíamos comprobar
que en la carpeta "Conceptos" están recogidos los conceptos de recibo que precisamos
para hacer las facturaciones periódicas de la Comunidad. (Vea en este mismo apartado la
explicación sobre esta carpeta).
Ahora podríamos dar por concluido el proceso de alta (al menos inicialmente), ya
que, salvo que quisiéramos registrar alguna otra información en la “Ficha ampliada” o en
la carpeta “Otros datos”, con los que hasta ahora hemos recogido sería suficiente para la
gestión de la finca. En este supuesto, pulsaríamos el botón Guardar.
Seguidamente pasaríamos a anotar los datos de las propiedades y/o los propietarios.
Al alta se apertura la contabilidad y su plan de cuentas, por lo que, ANTES DE ACEPTAR los datos, si lo
desea, podrá verificar o modificar los parámetros contables y los conceptos de recibo. El Plan de
Cuentas se completará en otra fase.
También podría utilizar las carpetas Otros datos y la Ficha ampliada para completar la información.
Nosotros, antes de pasar a dar de alta a los propietarios, y para que conozca el resto de
las carpetas de la opción, haremos un recorrido por las mismas.
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Conceptos de recibos
Para elaborar los recibos de cuotas periódicas o extraordinarias, con el correspondiente
detalle de los conceptos incluidos en los mismos, Gesfincas utiliza títulos de conceptos
extraídos de una tabla (fichero de datos) que puede contener hasta un máximo de 99
(ampliable a 9999).
Esta tabla, ubicada en la opción 1.5 – Tabla de conceptos de recibo (que por defecto
se entrega cargada con un reducido número de conceptos), ha de ser mantenida por el
usuario, quien podrá añadir nuevos títulos o modificar los existentes. Los títulos de
conceptos que se encuentren incluidos en esta tabla, pueden ser compartidos por
cualquier Comunidad. Desde la pantalla consulte el Manual de Gesfincas (F1) para ampliar la información
Los títulos de los conceptos se registran dentro de la tabla asociados a una referencia
numérica (del 1 al 99, o al 9999 si se ha ampliado), que será la que invoquemos cada
vez que deseemos utilizar uno de ellos para la confección de recibos.
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Si hace doble clic sobre una línea, dentro la columna CONCEPTO, se desplegará la tabla
de éstos, donde podrá seleccionar directamente el que desee utilizar. (Consulte la ayuda
en pantalla).
La aplicación toma por defecto los 12 primeros códigos de la tabla (Opc. 1.5), que para
nuestro ejemplo son válidos para trabajar, por lo que no tenemos necesidad de cambiar
nada.
Sí ha de tener en cuenta que, antes de hacer los recibos de cuotas deberá registrar las
referencias de los títulos de los conceptos (por una sola vez y en tanto que no se varíen
éstos).
Si desea variar alguno de los conceptos que aparecen por defecto en la carpeta, y en la
tabla de la opción 1.5 tiene registrados aquellos que precisa, bastará con que en la
columna concepto, en la casilla que se corresponda con el número de orden en que
desee que aparezca cada uno, haga referencia al código con que está registrado en la
tabla. Si en la tabla no existe el título que precisa utilizar, inclúyalo en ella. Para incluir o
modificar títulos de conceptos, haga clic sobre el botón de acceso a la tabla.
En nuestro ejemplo de trabajo, y dado que entre los conceptos incluidos por defecto6,
encontramos aquellos que utilizaremos en la elaboración de nuestros recibos de cuotas,
no hacemos ningún tipo de modificación.
Bloc de Notas
En esta carpeta, y dentro del Bloc de Notas, podemos anotar los comentarios que nos
interesan para conocer ciertos datos o aspectos de la Comunidad: el histórico de las
juntas celebradas, las personas que han desempeñado cargos dentro de la Junta, estado
de la piscina, etc..
Otros datos
6 Aunque dentro de la lista de conceptos aparezcan más de los que realmente vamos a utilizar, no es preciso
suprimirlos, ya que la aplicación sólo considerará aquellos a los que posteriormente se les asocien importes.
Pulse F1 para ver la automatización de fechas.
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Ficha ampliada
En segundo lugar, iremos a la ficha ampliada donde podemos reflejar otros datos de
nuestro interés que no se recogen en la ficha principal. Haciendo clic sobre la solapa que
contiene el rótulo “Ficha ampliada”, abrimos la carpeta que contiene ésta.
La ficha ampliada contiene una lista de campos a los que se puede asociar una
información. De los 60 campos posibles, la aplicación ha “rotulado” algunos de ellos,
dejando al usuario la libertad de modificar éstos o añadir otros.
Cuando hemos registrado los datos, cerramos la ventana pulsando el botón Salir. En lo
sucesivo, desde cualquier Comunidad, podremos disponer de estos nuevos datos.
Para hacer este registro de información, el usuario dispone de dos sistemas de trabajo,
entre los que podrá elegir en función del tipo de información inicial que desee registrar:
Registrar exclusivamente los datos de identificación de las propiedades (Opc. 1.3)
dejando para otro momento la anotación del resto de los datos.
Hacer el registro completo de los datos de la propiedad y del propietario (Opc.
2.1).
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Si utiliza este procedimiento, recuerde que más adelante deberá completar la ficha
del propietario (Opc. 2.1) con los datos que ahora no incorpora.
El segundo procedimiento (opción 2.1 – Datos generales, de los Propietarios):
Para completar los datos del propietario, si ha utilizado antes el primer
procedimiento. En este caso, deberá entrar a la ficha de cada uno en modo
“Modificar”.
Para el registro de los propietarios y sus propiedades, al inicio de la gestión de una
Comunidad o en cualquier momento, si conoce la totalidad de los datos, y desea
registrar todos directamente por esta opción.
Datos para el ejemplo: Utilizaremos los de las 13 propiedades y propietarios del supuesto que hemos planteado
al principio de este Capítulo.
Para ver la forma de trabajo con los dos procedimientos de registro de datos que hemos
indicado, iniciaremos el supuesto haciendo el registro de las propiedades desde la opción
1.3, y luego lo completaremos con el acceso a la opción 2.1 para completar la información.
Recuerde que podríamos utilizar directamente el segundo procedimiento (opción 2.1), que
es más amplio pero también más laborioso.
Como sistema rápido de registro de los datos de las propiedades que componen una
Comunidad, existe la opción 1.3 – Registro de propiedades o División de la
Comunidad. Este sistema permite hacer una descripción básica de las propiedades de la
finca, por lo que recomendamos utilizar la información contenida en la escritura de Obra
Nueva y División Horizontal de ésta, describiendo todos los elementos que la componen, en
el orden que en este documento aparecen descritas.
Este procedimiento puede ser utilizado como previo al registro de datos de los propietarios,
en una primera fase de registro de información, como pudiera ser para la elaboración de un
presupuesto previo a la adjudicación de la administración, recogida mínima de información
en momentos de urgencia, etc.
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Cuando la propiedad de dos o más elementos es ostentada por una misma persona, podrá
asociar estas al primer registro que haga del propietario, con el fin de obtener (si lo desea),
un solo cargo por las cuotas de todos los elementos asociados cuando este se hace por
soporte magnético, información sobre las cuotas que acumula un propietario para votación
en Juntas, etc.
Conocidos los datos básicos de las propiedades, deberá iniciar el proceso de grabación
propiedad por propiedad, de forma ordenada (normalmente en el mismo orden que se
describe en la escritura de División Horizontal), y teniendo en cuenta lo siguiente:
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A continuación, deberá indicar el código de finca7, bloque, portal, etc. en donde se ubica
la propiedad. (En nuestro ejemplo, los pisos de la escalera izquierda los dejamos bajo el
código 1; los de la escalera derecha bajo el 2; el local como 3 y las plazas de garaje
como 4. Con esto, podremos posteriormente, si nos hiciera falta, repartir gastos en
función de la ubicación de las propiedades.
La columna "Finca" tiene por defecto el código 1. Cuando indicamos un nuevo código de
finca, portal, escalera, etc., aparece una ventana de registro:
En nuestro ejemplo hemos previsto que las plazas de garaje pertenecen a los
propietarios de las propiedades 1, 2, 3 y 7 (vea el cuadro de datos), por lo que, cuando
anotemos las plazas de garaje, en la columna "Asociado" indicamos el código con que se
registró la primera propiedad de su propietario. (En las propiedades no asociadas a otro
anterior, dejamos el valor a "0").
7 Por finca, entendemos una división del inmueble, o agrupación de propiedades por razón del domicilio (la escalera, un portal, etc.) o
cualquier otra que precisemos para hacer grupos de estas, a las que posteriormente podremos fijar cuotas particulares, presupuestos, etc..
La primera agrupación, por domicilio asumirá el mismo de la Comunidad, y contendrá a todas las propiedades que se ubiquen en éste. Si
tiene otros domicilios dentro de la misma Comunidad (portales, bloques, etc.), registre por una sola vez la nueva división de la Comunidad,
indicando un código de referencia distinto a 1. Se le mostrará una pantalla para dar de alta la denominación y domicilio de la nueva
agrupación. En lo sucesivo, siempre que indique un código de finca o bloque ya registrado, se asumirá el domicilio de éste para
correspondencia, presupuestos, etc.
Este sistema de división por finca, portal, bloque, etc., no ha de utilizarse como un sistema de gestión de Mancomunidades, ya que esta
modalidad de gestión, en principio, requiere la apertura de varias gestiones de Comunidades (una por cada inmueble que la integra más otra
para la gestión de los elementos comunes a éstas).
8 Gesfincas le permite disponer de hasta 18 Grupos de Reparto. Los Grupos de Reparto se registran desde la opción 5.3.
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Concluya el registro de la propiedad pulsando sobre el botón "Aceptar" (Con "intro" o clic
de ratón).
Para trabajar en el registro de datos recuerde que puede utilizar las opciones del menú
"Edición" o las combinaciones de teclas equivalentes, para copiar, cortar, pegar, etc.
También, en esta opción, puede utilizar la tecla "Intro" para confirmar o aceptar los datos de
cada campo, así como para guardarlos, ya que, tras el campo "cuenta" del apartado de
domiciliación, se resalta el botón "Aceptar", y con "intro" se aceptan los datos.
Durante el proceso de "alta" observará que los datos que acepta se incluyen en el cuerpo
del formulario. Si observa errores no intente modificarlos ahora, ya que los datos están
inhabilitados. Espere a concluir las altas y luego, tras salir del modo, modifique directamente
en la pantalla los datos registrados en columnas con fondo blanco.
Los datos contenidos en las columnas con fondo de color, no pueden ser
modificados desde esta pantalla. Para modificarlos deberá seleccionar la línea de
registro con clic y pulsar en el botón "Modificar", con lo que accederá a la ficha de
datos de la opción 2.1, desde la que, pulsando a su vez en ella sobre el botón "Modificar",
tendrá habilitados los datos para hacer las variaciones que precise.
Podrá ampliar los datos de este formulario accediendo directamente a las fichas desde la
opción 2.1 o entrando a las fichas en modo "modificar", tal y como se ha explicado en el
párrafo anterior.
9 Domiciliación del pago: Los datos de la cuenta bancaria son imprescindibles para la domiciliación de recibos.
Si se omite la cuenta bancaria, la aplicación presupone que el recibo está indomiciliado y que su pago lo realizará el
propietario en portería.
Podrá fijar el pago de recibos en el Despacho del Administrador o por mediación de cobrador, indicando en el
apartado destinado al código de Entidad bancaria, la clave 8000 para pago en el Despacho, y desde la 8001 a la 8999
para cobradores.
Cuando existen propiedades asociadas de un mismo propietario, la domiciliación es común para todas ellas y se
corresponderá con la registrada en la ficha "matriz" de éste.
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Si por el contrario, aún no ha registrado las propiedades podrá darlas de alta junto
con los datos de sus propietarios. Para ello, tras seleccionar la opción, deberá
pulsar el botón Agregar.
Datos generales
Para obtener un rendimiento satisfactorio de la aplicación, basta con cumplimentar la
carpeta “Datos generales”, si bien, dependiendo de su problemática, podrá utilizar el
resto de las carpetas para registrar la información que necesite.
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En aquellos supuestos de propietarios que abonan las cuotas mediante el ingreso directo
de cantidades en la cuenta de la Comunidad, lo recomendable es que indique como
modo de pago la clave 8000 u otra comprendida entre el 8001 y el 8999, de tal forma que
tendrá siempre identificado al grupo de este tipo de pagadores, a quienes no considerará
el pago de sus recibos hasta que no recibe la confirmación del abono de los mismos.
Pagadores
Si el pago del recibo de cuotas (en su totalidad o en parte) lo han de realizar otras
personas diferentes al titular de la propiedad, pulse el botón Pagadores para hacer el
registro de datos.
Si tiene este caso deberá Activar el indicador y luego ha de registrar los datos
personales del pagador y los de domiciliación.
Si algún concepto del recibo (o varios) ha de ser pagado por otra u otras personas
diferentes al titular o al Pagador 1, dispone de otros dos apartados (Pagador 2 y
Pagador 3), a los que, tras registrar sus datos personales y domiciliación, así como el
concepto o conceptos de recibo (máximo 3 por pagador), le serán emitidos recibos a su
nombre por el importe de éstos. En este supuesto, los importes girados a estos
pagadores, minoran el recibo del titular o pagador principal.
Cuotas
La carpeta Cuotas tiene como función principal la de informar sobre las cuotas que tiene
asignadas el propietario, ya que el registro de las cuotas es preferible hacerlo desde la
opción 2.2 – Mantenimiento de cuotas o por el reparto de un presupuesto (opción
Cálculo del reparto). En cualquier caso, el usuario, a través de esta carpeta, puede
hacer el mantenimiento individual de cuotas.
Coeficientes
Su finalidad es principalmente informativa y para mantenimientos a nivel de propietario.
Desde ella, (al margen de que la opción 5.4 – Grupos de reparto y coeficientes, del menú Saldos y
Grupos es más apropiada para esta tarea), si lo precisa, puede hacer el registro y
mantenimiento de los diferentes coeficientes con que participa el propietario en los
Grupos de reparto de la Comunidad, o el del saldo inicial o ampliaciones del propietario,
si bien la opción 5.3 – Saldos iniciales del menú anterior es más adecuada para este
trabajo.
Notas
La carpeta incluye un bloc de notas u observaciones, en el que podrá escribir libremente.
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El contenido del bloc puede ser listado conjuntamente con la ficha del propietario, desde
la opción 2.4 -Listados.
Dentro del bloc podrá seleccionar texto, copiar y pegar. Lo copiado del bloc o de otro
documento, podrá pegarlo en el mismo bloc, y a la inversa.
Mensajes
También existen de dos líneas para mensajes que pueden ser enviados al propietario o
pagador principal de recibo, al segundo o al tercer pagador, en cada recibo que se emita
hasta la fecha de caducidad que fije.
Cotitulares
En todos aquellos casos en que una propiedad pertenece a más de un individuo, en esta
carpeta deberá registrar los datos de aquellos que, junto con el principal que aparecerá
en la pantalla de “Datos generales”, son cotitulares de la misma.
Es interesante, por ejemplo conocer los datos del cónyuge, pues tanto para el
tratamiento de las Juntas de Propietarios, como para la identificación en ocasiones de los
ingresos, no puede ser de gran utilidad.
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Propietarios
OTRAS OPCIONES:
La ficha de la propiedad contiene una serie de utilidades a las que se accede a través de los botones situados en su barra
de herramientas:
Accede al registro de correspondencia y lista el mismo.
Ofrece un listado de los recibos emitidos a la propiedad y la situación de los
mismos.
Accede a la cuenta de Mayor de la propiedad, mostrando la situación
contable de la misma.
Permite ver el saldo consolidado de la propiedad seleccionada, incluyendo el
saldo inicial del ejercicio o el resultante de la liquidación una vez actualizado,
así como la situación económica vigente.
Esta opción ofrece una consulta de las incidencias cuando se tiene el
programa de Gesinedi.
La Ficha ampliada es similar a la de la Comunidad, por lo que, con
objeto de no repetir lo comentado en el apartado dedicado a la
Comunidad, nos remitimos al mismo.
Esta opción se utiliza cuando existe una venta de la propiedad y queremos
conservar los datos del titular actual por motivos fiscales.
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PROPIETARIOS Y PROPIEDADES.
En Gesfincas, y desde la ficha de la comunidad, pulsando el botón propietarios, nos muestra los
propietarios de la misma, así como las propiedades de cada uno de ellos, desde esta opción una vez
registrados los datos de la comunidad y sus propiedades, se puede hacer el mantenimiento de los
datos de los mismos igual que se ha explicado en las páginas anteriores.
Como se puede apreciar, esta opción, muestra continuamente una visión completa de la comunidad,
así como una estructura tipo árbol, que nos permite ver la información agrupada propietario a
propietario.
La localización dentro de una comunidad, se podrá realizar por el código del propietario, por la
denominación de su propiedad principal o por el nombre del mismo.
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Pulsando los distintos botones podemos ver la información acerca de pagadores, cuotas, consulta de
saldos, incidencias de la propiedad, coeficientes, etc.
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Capítulo IV
Registro de Cuotas y confección de recibos
Cuotas
Los importes de las cuotas periódicas (ordinarias y extraordinarias) de los copropietarios
de las Comunidades de Horizontal, así como las condiciones de facturación (periodicidad
y caducidad), han de ser registradas en cada uno de sus módulos de gestión.
Una vez registrados los conceptos, el usuario procederá al registro de los importes de las
cuotas periódicas (ordinarias y extraordinarias) para poder hacer posteriormente la factu-
ración e imputación de cuotas desde las opciones 3.1 o 3.2.
Al iniciar la gestión en Gesfincas de una Comunidad suelen darse alguna de las siguien-
tes situaciones:
Por lo tanto, el importe de las cuotas puede ser el resultado del reparto de un presu-
puesto ordinario o extraordinario, elaborado mediante las herramientas de Gesfincas, o
por cuantías conocidas, obtenidas, generalmente antes de iniciar la gestión con esta
aplicación, tras un reparto presupuestario, liquidación de gastos de un período, o por otro
acuerdo, que ha determinado unos importes que deberán ser respetados y mantenidos
hasta que se revisen, se realice un nuevo reparto, o se produzca la caducidad de la cuo-
ta, si así está previsto.
Dada la importancia que tiene el tratamiento presupuestario así como la obtención de cuotas para Comu-
nidades gestionadas "por gastos", en este apartado haremos exclusivamente el comentario de la forma de
registrar (y mantener) los importes de las cuotas, partiendo de datos conocidos y por lo tanto sin tener que
elaborar un presupuesto previo o liquidación de gastos. También comentaremos el modo de establecer cuo-
tas por reparto de cuantías, y dejaremos la explicación del modo de obtener las cuotas a partir del reparto
de un presupuesto, para el capítulo de Presupuestos, y las cuotas en los casos de "gestión por gastos",
para el de Liquidaciones.
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Continuando con nuestro caso práctico, y tomando la información del supuesto, en cuan-
to a las cuotas de las trece propiedades, procederemos al registro de los importes que
vienen pagando como "cuota mensual".
Una vez registrados los importes de la cuota mensual por el concepto primero, de cada
una de las propiedades, el aspecto de la pantalla debería de ser semejante al de la si-
guiente figura.
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Si las cuotas son por consumos (agua fría, agua caliente, propano, etc.) cuyos importes han si-
do proporcionados por "Casa Lectora", u obtenidos por Vd. al actuar como "lector de con-
tadores", vea el Capítulo XII.
Las Comunidades suelen tener más de un concepto de recibo. Los conceptos de recibo
pueden tener todos la misma periodicidad de cobro, o periodicidades diferentes por
concepto.
Si tuviera el caso de un propietario que con una periodicidad de pago diferente al resto,
en uno o varios conceptos, puede cambiar la periodicidad directamente desde esta op-
ción, dentro de la carpeta "Cuotas", modificando el valor de la columna "Per.", o desde su
ficha en la opción 2.1, carpeta "Cuotas".
Para hacer el registro y mantenimiento de cuotas, cuenta, además, con utilidades inclui-
das en las opciones "Masivas", "Reparto de una cuantía", "Operaciones" y "Saldos".
Consulte las Ayudas de cada una de estas carpetas, pulsando desde ellas la tecla F1.
Mantenimiento de cuotas
Independiente de que pueda realizar el mantenimiento de las cuotas de una propie-
dad, accediendo a la carpeta Cuotas de la opción 2.1 - Datos generales, tanto para el
registro inicial de cuotas como para el mantenimiento de éstas y de sus condiciones
durante el día a día de la gestión (periodicidad, caducidad, etc.), en la opción 2.2 –
Mantenimiento de cuotas se han incluido una serie de herramientas y utilidades que
facilitan al usuario el trabajo, especialmente cuando éste afecta a más de una propie-
dad.
Los importes de recibo pueden ser variados de diferentes maneras usando una u otra de
sus carpetas.
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en cuyo caso sólo aparecerán las propiedades sitas en el bloque seleccionado y/o del tipo
indicado.
En la carpeta Cuotas, con doble clic sobre la línea de un administrado, podrá consultar cuo-
tas o conceptos de éste, y si lo precisa, marcar o desmarcar para no emitirle recibos.
En la carpeta Detalle cuota podrá ver la información relativa al propietario que tenga selec-
cionado (tras hacer clic sobre la línea de registro) en la carpeta Cuotas.
El botón Repartos le permite obtener cuotas repartiendo una cantidad global entre un grupo de
administrados, proporcionalmente a los coeficientes asignados a cada uno dentro de un grupo
de reparto.
El botón Saldos, dispone de herramientas para reclamar o devolver los saldos de los propieta-
rios de Horizontal.
Tras incluir o variar datos, sólo precisa salir de la opción, y la información se guardará automá-
ticamente.
Facturación de Cuotas.
Imputación de recibos
Tal y como se ha comentado anteriormente, una vez registrados los importes de las cuo-
tas que conformarán el recibo, periódicamente o siempre que precise generar recibos,
deberá efectuar la facturación de dichas cuotas. Este proceso, además de calcular el im-
porte del recibo de cada propiedad, imputa éste a la misma, desde el punto de vista de la
gestión, ya que, contablemente, la facturación precisa ser posteriormente contabilizada.
Las opciones de dicho menú, aparecen en el orden con que se deberían ejecutar las dife-
rentes tareas en ellas contempladas.
Antes de iniciar el proceso de facturación deberá incluir o mantener (al menos) los
"mensajes individuales", ya que éstos, a diferencia de los "generales", no pue-
den variarse desde los procesos de generar el soporte o imprimir recibos
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Cuando un propietario tiene dentro de una Comunidad más de una propiedad, y estas
están asociadas entre sí (vea el apartado "Alta de propiedades y propietarios") la facturación se
realizará por cada una de sus propiedades, independientemente de que, a la hora de ge-
nerar físicamente el recibo o el soporte magnético, se puedan unificar los importes en un
solo cargo.
4 Facturar cuotas
Cuando precise facturar a un grupo de propiedades (de una o varias Comunidades),
deberá acceder, en el módulo de HORIZONTAL, a la opción 3.1 – Facturación Gene-
ral.
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Las Comunidades que, comprendidas dentro del grupo de administraciones que indi-
que, se encuentren en situación de "alta".
Las propiedades que, con un código comprendido dentro del grupo que indique, se en-
cuentren en situación de "alta".
Los conceptos de recibo que reúnan los siguiente requisitos:
Siguiendo nuestro ejemplo de gestión, empezaremos facturando las cuotas del mes de
Enero con fecha del día 1º, tarea que realizaremos, por ejemplo, el día 25 del mes an-
terior para más comodidad.
11 Este proceso se suele hacer de forma masiva. En la práctica seleccione desde la 1 hasta la última que adminis-
tre.
12 "Todos los conceptos" que reúnan los requisitos para ser facturados. La aplicación comprobará qué conceptos
cumplen los requisitos, por lo que el usuario no ha de señalar conceptos "sueltos" salvo que desee "no incluir
todos".
13 Si desea hacer dos recibos de cuotas, en la carpeta Cuotas puede diferenciar los conceptos que desea facturar
en un recibo “extraordinario”, complementario al “ordinario”. Si desea hacer dos recibos de cuotas deberá factu-
rar primero los conceptos de uno de ellos, para los que sólo marcará el indicador “recibos ordinarios” o el de
“recibos extraordinarios”. En el proceso de facturar los conceptos “ordinarios”, se excluirán automáticamente los
conceptos que en cada Administración aparezcan marcados como ”Extras”, y en el de facturar los conceptos
“extraordinarios”, serán incluidos sólo los que tengan dicha marca. En este supuesto, y para poder obtener dos
recibos, se facturaran estos grupos en dos fechas diferentes.
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pagador principal) con el saldo de estas, señale el indicador previsto a este fin. Si
activa este indicador la aplicación compensará sólo los recibos de quienes tengan
saldo a su favor, saldando todo o parte del recibo (compensación parcial) según
que se pueda o no cubrir el importe del mismo.
El Cuadro de Facturaciones, opción 3.4, nos presenta un cuadro de los días en que se
han realizado facturaciones. Seleccionando el día podemos ver las Administraciones e im-
portes facturados, así como si se han emitido los recibos y contabilizado éstos. Consulte
el Manual de Gesfincas, pulsando F1.
Listados e informes
Tras realizar las facturaciones, si observa en el resumen alguna anomalía, le reco-
mendamos obtenga listados e informes escritos mediante las opciones 3.6 – Listados
de una facturación.
Es importante comprobar al menos por los listados tipo resumen, los resultados de una
facturación, pues una vez finalizado el proceso de facturación, cualquier incidencia se
puede subsanar fácilmente.
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Antes de anular una facturación valore la posibilidad de modificar directamente el recibo o recibos que
considere incorrectos, accediendo a la opción 3.5 - Consultar y modificar recibos facturados.
Facturación individual
Si precisa realizar la facturación individual de un propietario, antes del proceso gene-
ral, deberá acceder, en el módulo de Horizontal, a la opción 3.2 – Facturación a un
propietario.
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Utilizar uno de los dos sistemas sería suficiente para la gestión, pero no hay inconvenien-
te en generar un disquete de la facturación y además, si lo precisamos, imprimir todos o
parte de los recibos.
Para generar el disquete con la información de una facturación para su cargo a los
propietarios es necesario, ante todo, tener correctamente reflejados en las fichas de
propietarios sus datos bancarios, (El Dígito de control, si no se conoce se debe de
dejar en blanco).
Para ello es conveniente que, antes de confeccionar el disquete (al menos la primera
vez), envíe una comunicación a los propietarios de las Comunidades informándoles de
los datos de domiciliación que tiene registrados en Gesfincas, y así poder depurar
posibles errores.
Para comunicar a los propietarios los datos de domiciliación que posee, acceda a la opción 2.6 - Mailing.
En ella, tras indicar el lugar y fecha de expedición de la comunicación y seleccionar la Comunidad o gru-
po de Comunidades, al igual que los administrados de éstas a quienes se remitirá el escrito, seleccione la
plantilla (como ejemplo incluimos la registrada bajo el nombre 2.6 Comprobación de la domiciliación).
El usuario puede elaborar sus propias cartas personalizadas utilizando el Editor de Textos de la aplica-
ción.
Recuerde:
Para mantener al día esta base de datos, la aplicación nos proporciona una herramienta muy interesante: la op-
ción 2.7. Mailings, con la cual podemos emitir un escrito circular a los administrados, informándoles de los datos
de domiciliación que tenemos en su sistema, a fin de que se los ratifiquen o actualicen.
Para verificar la corrección de cuenta, dispone del listado 7 - Validación códigos C.C.C. de la opción 2.3 - Lista-
dos.
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Los disquetes con los cargos por recibos o los ficheros para transmisión vía Internet,
se obtienen desde la opción 3.a. - Recibos en soporte magnético.
Desde esta opción, podrá obtener varios tipos de disquetes (o ficheros de datos para
su transmisión por Internet) :
Por otro lado, cuando genera un soporte con recibos de una misma facturación (primer
y segundo tipo de soporte), podrá considerar la inclusión, en el disquete o fichero, de
los recibos que estuvieran domiciliados a la fecha de factu-
rar (ignorando las variaciones que se hayan producido des-
de ésta al día en que elabora el soporte) o todos aquellos que se encuentren domici-
liados en el momento de generarlo el soporte o fichero, con lo
que se tomaría la domiciliación vigente de los pagadores afec-
tados, incluyendo por lo tanto a quienes han domiciliado el pago de recibo en entidad
financiera con posterioridad al día en que se ha realizado la facturación, excluyendo,
igualmente, los recibos de quienes, a la fecha de facturar estaban domiciliados en en-
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Para generar los soportes acceda a dicha opción. Realice la selección del tipo de so-
porte a confeccionar; grupo de Comunidades y Propiedades; ruta en donde se deposi-
tarán los datos (A:\nombre de fichero, para obtener disquetes; C:\, F:\ etc., subdirecto-
rio y nombre de fichero para transmitir por Internet), y siga las instrucciones en panta-
lla. Podrá, si lo desea, incluir mensajes, recuperar soportes, etc. Pulse F1 para obte-
ner más ayuda.
Hoy en día es normal, el que en una comunidad, una persona determinada, tenga más
de una propiedad dentro de la misma, como puede ser una plaza de garaje o un tras-
tero, propiedades con su coeficiente y con una cuota de recibo diferente a la propiedad
principal.
14 Existen dos tipos de mensajes que se pueden enviar a los Propietarios dentro del propio recibo: Mensajes colectivos
(Botón MENSAJES dentro de la pantalla de la opc. 3.a) o particulares de un propietario (Mensaje en la carpeta “Block y
Mensajes” de su ficha (Opc. 2.1).
15 En un soporte magnético con la facturación ordinaria, se pueden incluir recibos de facturaciones realizadas en diferentes
fechas siempre y cuando figuren como devueltos o no presentados y se seleccionen manualmente. Los recibos de diversas
Comunidades se incluyen en un mismo soporte cuando tienen la cuenta de abono de la remesa en la misma Entidad Finan-
ciera (independientemente de las sucursales).
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Recuerde:
Si existen variaciones de domiciliaciones, puede optar entre utilizar las domiciliaciones
existentes en el momento de la facturación (norma general), incluir en el soporte ex-
clusivamente los recibos que estando indomiciliados a en el momento de la facturación
y han sido domiciliados posteriormente, o incluir todos los recibos domiciliados
según los datos de domiciliación, vigente en el momento de generar el soporte.
Los recibos presentados en soporte se marcan para no ser impresos, salvo que en la
pantalla de impresión (Opc. 3.) indique, aún estando incluidos en un soporte magnéti-
co, que los desea imprimir.
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Como segunda parte del proceso de confección de recibos de nuestro supuesto, y una
vez que hemos hecho el disquete con los domiciliados en Entidades Financieras, ahora
elaboraremos los recibos impresos correspondientes a la facturación del Enero, no do-
miciliados en Banco.
Obtener los recibos impresos:
2. Seleccionaremos uno de los modelos diseñados, (Recuerde que, con las herra-
mientas de diseño de la opción 3.7, puede ajustar o diseñar sus propios modelos).
Antes de imprimir todos los recibos, haremos uno sólo de prueba.
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En la pantalla de trabajo encontrará una serie de opciones que le permiten realizar, si-
multáneamente al proceso de impresión de recibos, una serie de tareas que afectan al
tratamiento de éstos:
Agrupar los recibos asociados (en el caso de propiedades asociadas, los recibos impresos se
deberían elaborar por propiedad).
Imprimir los recibos que han sido compensados totalmente durante el proceso de facturación
(por defecto no se imprimen los recibos con un liquido igual a cero).
Imprimir el recibo indicando las cantidades pagadas (o compensadas), si existen.
Recuerde:
Si Vd. posee un modelo de recibo que no se ajusta a los prediseñados que incluye la
aplicación, podrá confeccionarlo haciendo el diseño de impresión del mismo. Pulse el
botón DISEÑO, situado en la pantalla de la opción 3.7.
16 Son segundos y terceros pagadores aquellos que asumen el pago de uno o varios de los conceptos del recibo (Opc. 2.1 -
Carpeta Pagadores). Cuando existen segundos (y terceros pagadores), al pagador principal (Titular, o pagador 1 que sustituye
al titular en el pago de cuotas) se le emite el recibo por el resto de conceptos.
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Capítulo V
Contabilizar las facturaciones de recibos
7 Contabilizar facturaciones
La facturación se contabiliza automáticamente desde la opción 3.9 Contabilización de la
facturación
Parámetros contables
Salvo que tenga otros criterios contables diferentes a los prefijados para Gesfincas, no es
necesario que varíe los parámetros incluidos por defecto, por lo que puede pasar por alto
este apartado.
Los parámetros contables son una serie de datos determinados por el usuario (asumiendo o
modificando los que se incluyen en el programa por defecto) que utiliza la aplicación para
crear cuentas y realizar los procesos contables automáticos.
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Los parámetros contables se aceptan con el Alta de la Comunidad. Estos parámetros pue-
den ser modificados antes de aceptar el alta o posteriormente si así lo precisa.
Los parámetros del Administrado, se asumen directamente a la instalación de la aplicación, si bien podrá variar-
los accediendo a la opción Administración: 1 – Datos generales.
Así, por ejemplo, en función de como haya fijado estos parámetros se crearán e incorpo-
rarán al plan contable particular de cada contabilidad las cuentas de ingresos y propietarios,
y en el caso del Administrador, las de sus clientes. Igualmente, podrá establecer la forma en
que se contabilizarán las facturaciones, recibos, etc., y las cuentas a utilizar para reflejar
retenciones de. IRPF al Administrador, I.V.A., etc.
Tal y como hemos venido repitiendo, los parámetros contables que ofrece la aplicación por defecto, salvo que
por criterios contables u otras razones de gestión desee modificarlos, le recomendamos que, al alta de la
Comunidad, los acepte directamente.
En cualquier caso, si luego desea modificar alguno de estos parámetros, puede hacerlo (con
las consiguientes precauciones) accediendo como se ha indicado, bien entendido que las
modificaciones actuarán a partir de entonces con los nuevos valores, no retrotrayendo éstas
a trabajos anteriores, aunque, si después de cambiar parámetros precisara modificar asien-
tos que se hubieran generado automáticamente en base a unos parámetros diferentes a los
actuales, podría variar incorrectamente la información contable.
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Las cuentas del primero de los grupos registrará los movimientos por cuotas (facturaciones,
cobros y devoluciones de recibos). Las del segundo, que puede estar asignado a la cuenta
430 o 437, registrando los movimientos por las entregas a cuenta realizadas por los propie-
tarios. En las del tercero, se registran los ingresos previstos por cada concepto de recibo
facturado.
En este apartado también se incluye el parámetro que indica si alguno o varios de los con-
ceptos que se facturen, llevan o no I.V.A. repercutido17.
Aquí encontramos dos bloques de cuentas que se incorporarán al Plan de Cuentas automá-
ticamente, y por otro lado permiten establecer sistemas diferentes de contabilizar las factu-
raciones de recibos, y el modo de fijar los procesos de cobro/devolución de recibos:
Estos dos bloques diferencian tres tipos de cuentas y asientos automáticos, en función de
cómo estén domiciliados los recibos: Indomiciliados, Domiciliados en Cuenta Administración
y domiciliados en Entidades Bancarias.
Cuando una modalidad de domiciliación aparece marcada en un bloque como que SÍ actúa,
en el otro deberá aparecer necesariamente como NO.
Cuando se realiza un asiento automático por la facturación de recibos, a todas las propieda-
des se les realiza el cargo en su cuenta 430, por el importe del recibo.
17 En general, las Comunidades en Horizontal no llevan I.V.A., salvo el caso de Grandes Superficies y otros tipos de Comu-
nidades que, por sus características, facturan a los propietarios cuotas con I.V.A.
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Aquellas propiedades que tienen un modo de pago o domiciliación, cuya cuenta auxiliar de
su grupo en "parámetros" aparece marcada como que "actúa", cuando se efectúa un asien-
to automático por la facturación de recibos se consideran pagados, por lo que, además del
cargo que se ha indicado, simultáneamente se abona por el importe del mismo en su cuenta
430, y en la cuenta "activa" que acompaña al modo de pago en parámetros (Caja de Portería,
Administración o Bancos), se efectúa el cargo por el importe cobrado por estos recibos.
NOTA.- Por defecto, la aplicación utiliza las cuentas del segundo bloque, simplificando de esta forma la gestión
de recibos. La utilización del primer bloque está especialmente prevista para usuarios expertos contables.
Estos parámetros crean y utilizan, dentro de la contabilidad de cada Comunidad, las cuentas
que en ellos aparecen y a los efectos que sus títulos indican:
1. La cuenta contable en la que se registran los honorarios del Administrador como proveedor de la Comunidad.
2. La cuenta contable en la se cargarán, como gastos, los diferentes conceptos que facture el Administrador.
3. Cuenta de retenciones al Administrador por I.R.P.F. (Si le afecta).
4. Cuenta del I.V.A. soportado por los honorarios del Administrador (Esta cuenta no es de uso en las Comunidades de
Horizontal).
5. Cuenta de pago del líquido de la facturación de honorarios (Cuenta bancaria, Caja, etc.).
Estas cuentas de I.V.A., generalmente, no son de uso en Horizontal, salvo que la Comuni-
dad realice alguna actividad que le obligue a repercutir I.V.A. y así se haya señalado en el
apartado “Formato para los apuntes contables que genera una facturación” en la parte
superior de la carpeta de parámetros.
Las cuentas reflejadas por defecto podrán ser variadas por el usuario, si bien se han propuesto aquellas que
consideramos más adecuadas para la finalidad buscada.
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En el ejemplo que proponemos realizar como práctica, confirmaremos las cuentas pro-
puestas (salvo las variaciones que luego se indican) como válidas que vienen por defecto en la
herramienta.
La lista de conceptos de recibos conviene revisarla antes del alta de la Comunidad, ya que,
en el proceso de creación del Plan de Cuentas de cada una de ellas, los títulos de los con-
ceptos de recibo serán tomados de la carpeta “Conceptos”, para dar nombre a las
cuentas de ingresos, y el código de éstos se añadirá, como se ha dicho, a la cuenta de
Mayor (generalmente la 705).
Los títulos de las cuentas de los propietarios (cuentas 430) se construyen18 de la manera
que hayamos establecido en la opción Administración: b - Otros parámetros, en el módulo
de ADMINISTRACIÓN.
18 Cuentas personales tituladas por: Nombre + Piso; Piso + Nombre; Nombre; Piso.
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Recuerde:
Si durante el proceso de facturación, o a posteriori, detecta algún error, es posible anular la facturación 19 mediante la op-
ción 3.3 - Anular una facturación.
Si se anula una facturación que ya había sido contabilizada, es necesario eliminar del Diario los asientos que se hubie-
ran generado. Para ello acceda al módulo de Contabilidad, menú Diario. Asientos. Utilidades, Botón: Asientos
múltiples) y, tras localizar el/los asiento/s a eliminar, procederemos a borrarlos.
En el momento que decida el usuario, y una vez firme la facturación a contabilizar, deberá
ejecutar este proceso desde la opción 3.9 que, automáticamente, realizará los apuntes
contables por facturaciones de una, o varias Comunidades a la vez, y aplicando los crite-
rios fijados en los parámetros de la opción 2.1 de cada una de ellas.
19 Si la causa que puede motivar la anulación es la existencia de algún recibo erróneo, puede, si le resulta más cómodo,
modificar directamente el recibo mediante la opción 3.5 - Consulta y modificar recibos facturados , y así subsanar el error
sin necesidad de anular y volver a facturar. Si utiliza este sistema, después de haber realizado la contabilización de la factura-
ción, es preciso que modifique los asientos contables afectados accediendo al menú Contabilidad, submenú Diario (Opc.
Diario-Asientos / Botón: Asientos múltiples).
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Proceso de contabilización
Para familiarizar al usuario con los procesos de facturación, siguiendo con nuestro ejem-
plo de gestión, procederemos a la contabilización de la facturación que realizamos el día
1 de Febrero, accediendo, como se ha dicho, a la opción 3.9 - Contabilización de la fac-
turación.
Una vez en ella indicamos la fecha a la que pertenece la facturación que deseamos con-
tabilizar y en los apartado "desde Comunidad" "hasta Comunidad", indicamos la primera
y última de nuestras Comunidades facturadas.
Comentario:
Los recibos indomiciliados y/o domiciliados en Caja Administración, quedarán, si mantenemos los parámetros establecidos por defec-
to) como pendientes de pago. Si por parámetros contables (Opc. 1.1) se han modificado a abonables (Actúa seleccionado), se darán
por cobrados.
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Capítulo VI
Gestión de recibos
Una vez efectuada la facturación de cuotas e imputación de los recibos (Vea el Capítulo IV),
y ya comprobado que esta es correcta (obtenga listados desde las opciones 3.6 y 3.8), deberá con-
tabilizar la misma mediante los procesos automáticos que prevé la aplicación. A partir de
este momento se podrá realizar la gestión de cobro, devolución, etc. de los recibos.
Le sugerimos no contabilizar la facturación hasta que haya confeccionado los recibos, soportes magnéticos, listados, etc., ya
que, si durante cualquiera de los procesos que hemos indicado, observa algún error, podrá modificarlo previamente a la
contabilización, con lo que evitaría tener que modificar manualmente algún asiento, puesto que, el proceso de anulación de
facturaciones no incluye el de anulación de los asientos contables de la misma.
8 Cobro de recibos
Una vez generados y puestos al cobro los recibos, será necesario proceder al registro de
su cobro cuando éste se materialice.
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los domiciliados en entidades financieras si vamos a enviar un soporte o remesa para el abono de la misma
en la cuenta de la Comunidad), y otros en situación de “pendientes de cobro”.
Estos recibos "pendientes", a medida que se produzca el abono de los mismos, han de
anotarse en la aplicación utilizando las herramientas previstas a este fin, que permiten el
registro del cobro de recibos de forma fácil, a la vez que los contabiliza automáticamente
abonándolos a cada propiedad.
De las opciones indicadas, la 4.2 es la de uso más frecuente, en cuanto está destinada a
registrar el cobro individual de recibos, pero usted podrá utilizar todas estas opciones te-
niendo en cuenta que cada una está recomendada para una determinada forma de regis-
trar los cobros, y son compatibles entre sí.
Para que conozca el objeto de cada opción, seguidamente hacemos un comentario sobre
las mismas.
La opción 4.0 – Cobro de remesas de recibos en disquete está prevista para realizar el
cobro tanto de recibos de una facturación ordinaria o extraordinaria, como de aquellos que,
estando pendientes o devueltos, hayan sido incluidos dentro de un soporte magnético para
el cargo a través de entidades financieras.
Al ejecutar la opción se hará el registro del cobro de los recibos así como la contabili-
zación de los mismos, abonando a cada administrado el importe correspondiente y
20Si desea utilizar el sistema de cobro y contabilización “por las remesas”, en parámetros de la Comunidad de-
berá desmarcar todos los indicadores “Actúa”, para dejar pendientes de cobro todos los recibos en el momento de
contabilizar desde la opción 3.9.
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Cuando accede a esta opción verá la pantalla con la lista de las remesas pendientes
de contabilizar, para que seleccione la que corresponda y proceda a la contabilización
de la misma. Si selecciona una remesa que contiene recibos cuyo cobro ya se ha con-
tabilizado por otra opción o en un momento anterior, la aplicación sólo contabilizará el
cobro de los recibos que figuren como "pendientes".
Para ampliar la información de cómo actuar en esta opción, consulte la ayuda en pan-
talla pulsando F1.
Así, desde la opción 4.1 – Cobro masivo de recibos de una facturación podrá regis-
trar el cobro masivo de recibos pertenecientes a un mismo grupo de domiciliación de
pago, facturados en la misma fecha. Los recibos a cobrar por este sistema serán, ge-
neralmente, la totalidad o la mayoría de los del grupo seleccionado: Indomiciliados
(Caja de Portería), Administración y Cobradores de la Administración y domiciliados
en Entidades Financieras.
La utilización más frecuente de esta opción será para registrar el cobro de recibos con
un mismo modo de pago (por ejemplo los de Portería), tras la liquidación de cuentas
de un período. Si se han cobrado la totalidad de los recibos con igual modo de pago,
ejecutaríamos sin más esta opción. Si no se han cobrado todos pero sí la mayoría,
ejecutaremos la misma opción excluyendo del grupo aquellos recibos que sigan pen-
dientes de pago.
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A medida que se produzca el cobro de estos recibos, o cuando rinda cuentas el Porte-
ro (en cuyo momento le habrán abonado los propietarios la mayoría de los recibos en
su poder), deberemos registrar y contabilizar el cobro de los mismos.
Si, por ejemplo, deseamos registrar el cobro de los recibos abonados al Portero, har-
íamos uso de esta opción, en donde indicaríamos la fecha de la facturación a la que
pertenecen los recibos así como su grupo de domiciliación (indomiciliados) y, si no es-
tuvieran cobrados todos los recibos de esa fecha, excluiríamos éstos en la misma op-
ción, con lo que se registraría automáticamente el cobro de todos los recibos indomici-
liados de la misma fecha (y Comunidad), excepto los excluidos que seguirían quedan-
do como "pendientes".
Para continuar con nuestro ejemplo de gestión, dé por cobrados los recibos indomici-
liados (cobro por portería) de la Comunidad del curso, facturados el día 1 del mes,
con fecha 10 del mes siguiente a su emisión.
Esta opción le permite trabajar haciendo la búsqueda y selección de los recibos pen-
dientes de cada propiedad o propietario, o accediendo directamente al recibo por su
referencia y fecha).
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Para continuar con nuestro ejercicio de gestión, seguiremos con el cobro de recibos
de la facturación del 1 de Enero, dando por cobrado con fecha 20 del siguiente mes
los recibos del propietario número 7, de la Comunidad del curso.
El sistema de gestión de recibos de forma individual, le permite cobrar el importe total del recibo
o una cantidad inferior o superior21.
Entregas a cuenta y pagos por transferencias a cuentas financieras
21 Si el importe a cobrar es inferior al del recibo, se admitirá éste considerándole automáticamente como “pago parcial”,
quedando pendiente el resto, en caso de ser superior el importe, se le abonará al propietario como entrega a cuenta.
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9 Devolución de recibos
Es corriente que algunos de los recibos girados por Banco o Caja de Ahorros, presenta-
dos en una remesa bancaria (por soporte o en papel), y que tras su facturación hemos
considerado como cobrados y por lo tanto abonados a la propiedad, sean devueltos pa-
sados algunos días.
En este caso, los recibos devueltos hemos de registrarlos y contabilizarlos como "impa-
gados", accediendo a la opción 4.8 - Devolución de recibos.
El sistema de devolución actúa de igual modo que el de cobro, si bien realiza el proceso
inverso y permite imputar al librado el importe de los gastos de devolución.
Hoy en día es muy frecuente que las Entidades Financieras, a través de Internet, ofrez-
can la descarga de un fichero de devoluciones, que el programa Gesfincas trata desde la
opción 4.9 de forma automática.
Para ver como actúa el proceso, haga, siguiendo nuestro supuesto de gestión, el registro
de devolución de un recibo, dado por impagado a fecha 20 de febrero, el recibo girado el
día 01 del mismo mes al propietario número 4 de la Comunidad 001.
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En los siguientes apartados le comentamos las mismas y las opciones de trabajo previs-
tas a tales efectos.
Con objeto de conocer los recibos devueltos y en ejecución judicial, y que como tales
aparezcan identificado en los listados y consultas que sobre el particular se realicen, de-
berá señalarlos (con clave 5) desde la opción 3.5 - Modificar recibos facturados.
La misma opción, accediendo por segunda vez al recibo, permite anular la "marca" que lo
identifica como que se encuentra en ejecución judicial, y así recuperar la posibilidad de
cobro del recibo.
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situación de las deudas, desde cada módulo de gestión podrá obtener la información ne-
cesaria para un perfecto control y correcta gestión de la misma.
También en esta opción encontrará listados e informes sobre el cobro de recibos entre
períodos.
Los informes que le proporciona esta opción podrán estar configurados por el usuario,
en cuanto puede establecer condiciones de inclusión o exclusión de determinada in-
formación. Consulte la Ayuda de Gesfincas pulsando la tecla F1.
11 Reclamación de impagados
Para facilitar al usuario la reclamación de recibos impagados, Gesfincas cuenta con
la opción 4.9 – Carta de reclamación de impagados en donde dispondrá de la posi-
bilidad de utilizar modelos de cartas predefinidas es por el usuario, o plantillas perso-
nalizadas con la información necesaria a través del Editor de Textos de Iesa.
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Utilizando las plantillas del Editor de Textos de Iesa, tras hacer la fusión de datos se
generarán cartas personalizadas a nombre de los deudores, que incluirán el texto fijo de
la plantilla y la información sobre la deuda, según la selección que haya realizado, así
como otra información que el usuario desee insertar, siempre y cuando se encuentre dis-
ponible en la base de datos que se genera a estos efectos.
En la pantalla que se muestra tras la selección de datos para fusión con el Editor, puede
indicar el texto o referencia que desea utilizar para ver la Auditoria que hará el registro
de las cartas elaboradas (si tiene activado el indicador correspondiente en la opción configuración),
que podrá consultar desde la opción Auditoria de dicho módulo.
De forma semejante a como se elaboran las cartas fusionando con el Editor, si utiliza los
modelos de cartas de reclamación sin fusionar con el Editor, (definibles desde la segunda
carpeta de la opción), en la parte central de las mismas (que irán personalizadas a nombre de
cada deudor), entre el texto superior y el inferior se insertarán los datos de los recibos pen-
dientes.
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CAPITULO VII
Proveedores y Extracto bancario
EXTRACTO BANCARIO
En algunos casos, se acostumbra a llevar la gestión contable de la Comunidad, reflejando los apuntes
de la cuenta Bancaria, al realizar por esta todos los cobros y pagos que se dan en la misma. Este tipo
de gestión, es muy común entre los profesionales que no utilizan el criterio del “devengo”, es decir el
de anotar un gasto cuando se realiza y no cuando se materializa o se cobra por el proveedor de servi-
cios, que sería el de “Caja”.
Tal y como se ha venido comentando, tanto trabaje bajo el criterio contable del “devengo”, como por
el de “Caja”, el registro desde la opción Extracto bancario, permite esta gestión.
Pulsamos el ICONO de Grabación del extracto y aparecen las unidades contables que gestionamos
en GESFINCAS. Seleccionamos la comunidad o unidad, con en la que deseamos efectuar las anota-
ciones contables y a continuación, registramos los movimientos facilitados por el banco.
Como se puede apreciar, en la parte inferior de la pantalla, se recogen las anotaciones, actuando
según cada tipo de operación, CARGOS y ABONOS.
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Todos aquellos CARGOS por gastos, que provengan de recibos domiciliados, los anotaremos selec-
cionando la P de Pagos varios, lo mismo ocurre con los ingresos que seleccionaríamos la I , excepto
aquellos ingresos realizados para Cobrar recibos.
En esta primera parte de utilización de esta herramienta contable, vamos a anotar los cargos direc-
tamente al GASTO, después de explicar sus funcionalidades a través de unos ejemplos, vamos a
repetir los mismos, pero utilizando el criterio del DEVENGO, anotando los gastos en su mayoría a
cuentas de ACRREDORES o PROVEEDORES de los cuales habremos registrado o estará pendiente
de registrar su factura de servicios.
Tenemos el extracto bancario de la comunidad, que corresponde al mes de Enero del corriente.
Veamos como anotaríamos los movimientos de dicho extracto utilizando para ello la Opción de Gra-
bación desde el Extracto.
Vamos a registrar los movimientos facilitados por el banco, tal como el mismo los tiene refle-
jados, de tal forma que cuando lo que nos encontramos es una transferencia para pagar
recibos, seleccionamos C - cobro de recibos, ya que el abono es para pagar recibos pen-
dientes, se introduce el importe y cuando aceptemos nos presentará la pantalla con todos
los recibos pendientes de este propietario, dejando como Entrega a cuenta la cantidad so-
brante del ingreso o como realizando una anotación de cobro parcial, si el importe ingresado
no cubre la totalidad del recibo pendiente.
Cuando pulsamos aceptar, el sistema nos lleva a la pantalla general, que utiliza la aplicación
para poder efectuar el cobro del o de los recibos correspondientes a esta propiedad, apli-
cando por defecto el importe al cobro de la deuda más antigua.
Esta misma situación, se daría, si queremos anotar directamente una devolución de recibos,
lógicamente el sistema permite utilizar herramientas más potentes, como pueden ser las
devoluciones en soporte magnético, etc., ahora bien si la devolución corresponde a un solo
recibo y está identificado, es más rápido seleccionar la opción D – Devolución de recibos y
aplicar la misma al propietario.
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Una vez aceptado, volvería a la pantalla ANTERIOR, de GRABACION DEL EXTRACTO, donde podr-
íamos ver anotado el apunte realizado y seguiríamos pasando el resto del extracto bancario.
Continuamos anotando el resto de los pagos del ejemplo según se aprecia en la pantalla que refleja-
mos, dando siempre el saldo del banco por cada operación registrada, situación que permitirá de una
forma simple ver si nos hemos equivocado o no al teclear cualquier apunte.
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leccionaríamos la opción de M - Cargo Múltiple, se abriría una ventana, para introducir las
distintas cuentas que correspondan a cada gasto.
Es importante resaltar, que desde la línea de captura, se pueden localizar cualquier cuenta,
igualmente desde el botón CUENTAS, se puede acceder al plan contable y añadir cualquier
nueva cuenta o concepto de gastos que precisemos.
Una vez que pulsamos la tecla de Salir, el sistema procesa todos los apuntes y
los incorpora a la Contabilidad.
NOTA: Cualquier anotación que hayamos efectuado, puede ser modificada tal como se explica el
Capítulo, accediendo al módulo de Contabilidad opción diario, seleccionando el asiento contable y
pulsando el botón modificar.
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PROVEEDORES
Vamos a analizar como se puede trabajar a
través del módulo de proveedores, registrando
estos, así como los contratos de servicios con
los mismos. Como se registran las facturas de
gastos cuando estas se reciben y finalmente
como se puede efectuar una gestión de pagos
a través del libro de vencimientos.
Desde la consulta de una factura o sus vencimientos, podemos efectuar el pago y su correspondiente
anotación contable. Consultando las facturas recibidas de un proveedor aplicadas a todas las unida-
des de gestión, vemos la deuda globalizada con el mismo.
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Cuando de de alta un proveedor, bien desde la Contabilidad, o desde Gesinedi, o desde cualquier
opción, la única forma de relacionar dicho proveedor es a través del NIF. Sí tenemos que hacer de-
claraciones fiscales, este dato debe ser correcto y sin errores.
Sí pulsamos en la pantalla de
proveedores el botón facturas, tenemos acceso directo a todas las facturas recibi-
das del mismo, que se hayan registrado por el sistema.
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Sí pulsamos el botón de creación de cuentas, se presenta la pantalla situada a la izquierda, la cual nos
permite crear las cuentas contables en varias unidades y HOMOLOGAR los códigos de la mismas, de
tal forma que se correspondan con el número de proveedor.
Este sistema nos ayudará para cuando realicemos anotaciones contables, ya que estarán agrupados
y siempre serán los mismos códigos para todas las unidades.
El resto de facturas (no referidas a servicios o suministros derivados de un contrato), pueden ser
igualmente registradas y gestionadas de igual forma que las anteriormente mencionadas, sin necesi-
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dad de hacer ningún registro previo de “contratos”, aprovechando de esta manera todas las posibilida-
des que ofrece el Diario de operaciones en cuanto a la imputación automática de cargos y abonos,
aplazamientos o vencimientos diferidos, etc.
Veamos el ejemplo de dar de alta un contrato, al que DENOMINAREMOS “CALDERA VELAZQUEZ”, y que
utilizaremos a modo de ejemplo, para dar de alta la factura de TRIANGULO 2000 SL.
Como podemos ver en la pantalla anterior, reflejamos la cuenta del proveedor del servicio, así como el
gasto o gastos afectados, también indicamos el modo de pago, en este caso RECIBO DOMICILIADO.
En este caso, estamos registrando un contrato, correspondiente a una factura simple de una comuni-
dad, pero a través de este sistema, se pueden definir contratos para todo tipo de facturas, por comple-
jas que puedan ser estas.
Podemos decir, que el contrato, es como una SUPER MASCARA, que se puede utilizar en diferentes
puntos, como son al registrar un gasto, al registrar una factura, al trabajar con movimientos de banca
estandarizados (Norma 43), y un largo etc. de funciones.
La siguiente pantalla, nos muestra como una vez que hemos registrado un contrato al realizar el regis-
tro del gasto, de forma automática nos aplica los conceptos que intervienen, ahorrando un trabajo
para el futuro.
Si Vd. ha registrado previamente los contratos con sus proveedores, y ha fijado las cuentas que inter-
vienen en el mismo, cuando cumplimente este dato en la pantalla, se rellenarán de forma automática
las cuentas de aplicación.
Fíjese que puede dar por pagada la factura en el acto, Pago Contado, dejarla pendiente de pago o
fijar unos vencimientos, si el caso lo requiere. Cuando selecciona pago contado, es obligatorio intro-
ducir la cuenta de pago, pues el sistema contabiliza el cobro de la factura, por ejemplo si Vd. ha entre-
gado un talón bancario.
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Si Vd. la deja como Pendiente de pago, el sistema fija un vencimiento ficticio sin fecha, para cuando
Vd. proceda a pagarla. La opción de vencimientos, tiene un tratamiento específico.
Sí el pago de la factura está domiciliado, elija esta opción y anote en su momento el cobro bien a
través del extracto bancario o de la contabilidad, la factura, está a todos los efectos dada por cobra-
da.
Sí el registro de la factura, es para una UNIDAD, consumidor final (caso comunidades de propietarios)
el IVA, se imputará como mayor gasto, y aunque desglosemos la base y el IVA, no se realizará regis-
tro del IVA, contabilizando el GASTOS al DEBE y como contrapartida el HABER del proveedor.
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Una vez seleccionada una factura, pulsando este botón puede acceder a ver el
contenido de la misma, así como poder modificarla, si fuera necesario, siendo
accesible la imagen caso de haber asociado al registro esta.
Libro de vencimientos.
Todas las facturas que no se pagan al contado y tienen distintos vencimientos o aquellas que pagán-
dose al contado, tienen una fecha indeterminada de pago, son controladas a través del libro de venci-
mientos.
Desde la pantalla del libro de vencimientos, podremos imprimir pagarés, confeccionar talones o hacer
el disco de transferencias a los proveedores según el modo de pago que se haya seleccionado.
Cuando queremos anotar desde la pantalla del altas en el diario el pago de un vencimiento, pulsamos
en vencimientos. Una vez realizada la operación vemos en la pantalla del diario dos anotaciones. El
gasto se contabilizará en el mes que se haya registrado, mientras que los pagos se harán en los me-
ses sucesivos.
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ALTA DE UN PROVEEDOR.
Es importante tener en cuenta que el alta de un proveedor, y registro de los datos del mismo,
puede hacerse desde distintos puntos de Gesfincas, por ejemplo desde el módulo de de contabilidad,
alta de cuentas contables.
Para que el módulo de proveedores se entere de la existencia de los mismos, deberá indicarle el tipo
de persona y como puede ver en este ejemplo, el tipo es una P de Proveedor
Al registrar una factura, si antes hemos dado de alta el contrato con el proveedor, excepto el importe
si no es fijo, nos rellenará la mayoría de los datos, caso contrario sería cumplimentar los mismos,
indicando si es pago contado o hay un número determinado de vencimientos.
Cuando se trata de un sistema de administración donde hay que detallar el IVA, se tendrá este dato
en cuenta, casos de Juntas de Compensación, Centros Comerciales, etc. pues el IVA podrán deducir-
lo los distintos propietarios.
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La información que se refleja en una factura, es utilizada para múltiples aplicaciones, así cuando se
trata de registrar facturas de GASTOS en comunidades y desglosamos la base imponible y el IVA
SOPORTADO, esto nos permitirá, caso de aquellos vecinos, que lo necesiten o exijan, poder facilitar-
les la relación de facturas recibidas en al COMUNIDAD, para que proporcionalmente a su cuota de
participación en los gastos de la comunidad, puedan deducirse este, tal como recoge la LEY.
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COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
C/ San Graciano Nº 1
28029 - Madrid
Nif: G-12345678
115,00 21,00
Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros)
72
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Comunidades, Propietarios, Recibos, Cobros y Devoluciones, Proveedores, Grabación desde el Extracto
Informatización de Empresas, S.L. - I E S A
______________________________________________________________________________________________________
Forma de pago: RECIBO DOMICILIADO EN LA CUENTA DE LA COMUNIDAD
CERRAJERIA RAPIDA, S. L.
Av. De LOS POBLADOS, 120
28035 - Madrid
NIF: B-82144858
COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
C/ San Graciano Nº 1
28029 - Madrid
Nif: G-12345678
Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros)
73
Curso Básico Inicial de Administración Informatizada de Fincas con GESFINCAS (Parte primera)
Comunidades, Propietarios, Recibos, Cobros y Devoluciones, Proveedores, Grabación desde el Extracto
Informatización de Empresas, S.L. - I E S A
______________________________________________________________________________________________________
PEST-RAPID, S. L.
Av. De LA ONU, 200
28047 - Madrid
NIF: B-78641354
COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
C/ San Graciano Nº 1
28029 - Madrid
Nif: G-12345678
Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros)
74
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Comunidades, Propietarios, Recibos, Cobros y Devoluciones, Proveedores, Grabación desde el Extracto
Informatización de Empresas, S.L. - I E S A
______________________________________________________________________________________________________
REDESTEL, S. L.
Av. De San Luis, 120
28033 - Madrid
NIF: B-99001877
COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
C/ San Graciano Nº 1
28029 - Madrid
Nif: G-12345678
Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros)
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Comunidades, Propietarios, Recibos, Cobros y Devoluciones, Proveedores, Grabación desde el Extracto
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______________________________________________________________________________________________________
TRIANGULO 2000, S. L.
Av. De LA OCA, 120
28047 - Madrid
NIF: B-79446027
COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
C/ San Graciano Nº 1
28029 - Madrid
Nif: G-12345678
Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros)
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______________________________________________________________________________________________________
REDESTEL, S. L.
Av. De San Luis, 120
28033 - Madrid
NIF: B-99001877
COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
C/ San Graciano Nº 1
28029 - Madrid
Nif: G-12345678
135,00 21,00
Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros)
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Como se puede apreciar en la pantalla, las anotaciones se realizan en las cuentas de los proveedores
o acreedores directamente, siendo la anotación del gasto realizada cuando se registra la factura, bien
directamente, o través de un contrato.
Para terminar el curso, vamos a resaltar, que este sistema de gestión, nos permite una serie de venta-
jas, sobre el sistema de grabación de GASTOS, que vamos a enumerar.
1.- Registrando las facturas a través de contratos o duplicando la factura del mes anterior o
registrándola directamente, nos facilita un seguimiento de los pagos pendientes por todas
las unidades gestionadas con los proveedores.
2.- Al ser el registro de la factura, totalmente independiente en el tiempo del pago, siempre
existe un control, para saber en todo momento si una factura está pagada y pendiente de
REGISTRAR o al contrario, si hemos recibido una factura y por las circunstancias que sean
no la hemos pagado.
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Comunidades, Propietarios, Recibos, Cobros y Devoluciones, Proveedores, Grabación desde el Extracto
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Estos aspectos y muchos otros, como saber en todo momento los consumos que estamos haciendo a
un proveedor determinado, se pueden ver a través de la consulta del mayor de un proveedor, pues
cuando registramos la factura, se inicia en esta ficha un APUNTE al HABER de la misma, mientras
que cuando efectuamos el pago se realiza un apunte al DEBE.
Las cuentas del grupo 40 y 41 al igual que las 430, deben tener saldo cero, pero a diferen-
cia de las cuentas de propietarios, estás cuentas funcionan al contrario, así cuando realiza-
mos un balance de sumas y saldos, las cuentas con signo NEGATIVO, indican que hemos
recibido la factura y no la hemos pagado, mientras que las que tienen signo POSITIVO, in-
dican que hemos pagado la factura y no la TENEMOS REGISTRADA.
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Capítulo VIII
Saldos al inicio de la Comunidad
A modo de ejercicio, y para reflejar los saldos al inicio de una Comunidad de Propietarios,
vamos a utilizar el siguiente supuesto:
Tras acceder a la opción del menú Saldos y Grupos: Saldos al inicio, cumplimentamos el
formulario con los datos anteriores. Empezaremos indicando los derechos (saldos a favor
de la Comunidad), y luego anotaremos las obligaciones de esta (deudas pendientes de
liquidar).
DERECHOS
Este apartado registra los saldos a favor de la Comunidad, como pueden ser los de Caja,
Bancos, Recibos pendientes de cobro, etc.:
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3. Para el registro de los saldos de las diferentes cuentas bancarias, se han habilitado
los apartados “Saldo en el Banco o Caja de Ahorros número uno” y “….número dos”,
que registrarán éstos en las cuentas 5720001 y 5720002 cuya titularidad ostentará la
Entidad o Entidades en donde se encuentran las cuentas de la Comunidad. Si tiene
más de dos Entidades Bancarias precisará hacer el asiento desde la Contabilidad, o desde ésta agru-
pando las cuentas en una sola, que luego debería regularizar con otro asiento contable desde la Con-
tabilidad, o modificando desde la misma el asiento de apertura que se generará al terminar la tarea.
4. Los “Recibos pendientes de cobro y las entregas a cuenta” se tratan de forma global,
en una única cuenta (4300000) en donde se abonará la suma de todos los recibos
pendientes de pago por parte de los propietarios (no facturados desde Gesfincas)
más la de los saldos positivos o negativos de entregas a cuenta que pudieran tener
éstos. Si el resultado de esta suma es negativo (seguramente por tener mayor importe de las entregas
a cuenta que de recibos pendientes), deberá anteponer el signo menos a la cantidad.
Para realizar las anotaciones de desglose de los recibos pendientes (no factura-
dos con Gesfincas) deberá utilizar del menú SALDOS Y GRUPOS, la opción 2 –
Registro de recibos pendientes no facturados, desde donde, tras anotar los reci-
bos pendientes de los propietarios deudores, puede salir contabilizando la deuda
con abono a la cuenta 4300000, como se ha explicado.
Las entregas a cuenta que pudieran tener los propietarios (que en principio habrán
minorado el importe total de la deuda por recibos), debería desglosarla desde el
menú COBROS, en la opción 3- Entregas a cuenta y transferencias, en donde
deberá indicar, como cuenta de cobro la 4300000.
5. Si tiene otros deudores de la Comunidad “Deudores varios”, registre éstos por el im-
porte total, que quedaría reflejado en la cuenta 4400000. Posteriormente, haga los
asientos contables de desglose que precise, desde la Contabilidad, trasladando los
saldos de dicha cuenta a las cuentas personales de los deudores.
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OBLIGACIONES
El apartado permite registrar el saldo del Fondo de Reserva Obligatoria que prevé la LPH,
así como los saldos en contra de la Comunidad por obligaciones contraídas por ésta y que
se encuentran pendientes de pago, como pueden ser las cuotas por los Seguros Sociales,
retenciones a los trabajadores y Administrador por IRPF, etc.:
2. Anote el importe total de los “Pagos pendientes a los Proveedores”, que se abonarán
en la cuenta 4000000, y posteriormente, regularice estos saldos. Haga el abono en la
cuenta personal de cada uno de ellos del importe que individualmente tengan pen-
diente de cobrar (saldo a favor del proveedor), con cargo a la cuenta 4000000, para que
ésta quede con saldo cero.
4. Anote igualmente la suma del importe de las cuotas retenidas a los trabajadores du-
rante el mes anterior y de la cuota patronal del mismo mes (líquido del TC-1), si éste
se encuentra pendiente de abonar a la Seguridad Social. Utilice para ello el apartado
“Pagos pendientes cuotas Seguridad Social”, cuenta 4760001.
Posteriormente, tras guardar la información del formulario, debería “repartir” dicho saldo
entre las propiedades, para lo que deberá acceder a la opción Saldos y Grupos: 3 - Sal-
dos iniciales de los propietarios.
Una vez contabilizados los saldos iniciales introducidos en la pantalla anterior tendríamos
que realizar el Registro y Contabilización de los saldos iniciales de las propiedades,
ya que, como se ha comentado en el enunciado del supuesto y se veía en el ejemplo ante-
rior, la Comunidad tiene un saldo inicial de 816,30 euros, que corresponde a las siete
primeras propiedades a distribuir este, según el coeficiente de escritura:
Para poder hacer correctamente la liquidación de la Comunidad al final del ejercicio, y conocer los saldos indi-
viduales de cada propiedad, es necesario registrar los saldos de cada una al inicio del ejercicio.
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Luego deberá contabilizar los saldos desde la pantalla inicial (Comunidades) de la op-
ción, haciendo clic sobre el botón "Contabilizar", salvo que ya los hubiera imputado en
un asiento contable (el de apertura u otro), a la cuenta 113 de cada propiedad.
Esta operación, una vez contabilizada, habrá compensado el saldo de la cuenta 129 con
el abono (o cargo) a cada propiedad, en su cuenta 113xxxx – Reservas voluntarias.
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Capítulo IX
Grupos de Reparto. Coeficientes
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Tal y como hemos venido haciendo el supuesto de gestión de una Comunidad de Propieta-
rios, hasta ahora no ha sido preciso utilizar, ni conocer siquiera, los grupos de reparto para
gastos e ingresos, ni los coeficientes con que participa cada propiedad en ellos.
Habrá podido observar que, sin determinar los grupos ni los coeficientes, ha podido facturar
cuotas, gestionar recibos, registrar gastos, etc., pero llegado el momento en que tenga que
elaborar información periódica (mensual, trimestral, etc.), o cuando precise confeccionar
presupuestos (y sus correspondientes repartos) o liquidaciones finales, es imprescindible
tener definidos los grupos de reparto, así como los coeficientes.
Además de ello, y para poder distribuir correctamente los gastos, los ingresos, o las partidas
presupuestadas, ha de asociar las cuentas contables que contienen los importes a repar-
tir, a cada uno de dichos grupos e, incluso, si se han de realizar repartos a nivel de por-
tal, escalera, etc., también a éstas.
Estas tareas se hacen por una sola vez a través de las opciones del menú Saldos y Gru-
pos, y no es preciso que las repita salvo que la Comunidad varíe el modo de reparto, en
cuyo caso se procederá a las modificaciones pertinentes.
Sí es necesario que sepa que, si durante la gestión de la Comunidad crea nuevas cuentas
de gastos (o ingresos extraordinarios), deberá asignarlas siempre al grupo de reparto al que per-
tenezcan (y a la escalera, portal, etc. si fueran particulares de ellas), puesto que, si no lo hace los in-
formes económicos no contemplarían los movimientos en ellas registrados.
Si intentara hacer un informe económico teniendo sin asignar cuentas de gastos con movi-
mientos, la aplicación lo detectará y le advertirá de ello para que haga la asociación de las
mismas al grupo correspondiente.
6 Grupos de Reparto
Gesfincas permite utilizar hasta 18 grupos de reparto (de gastos y/o de ingresos extraordinarios10).
Estos grupos de reparto, que serán generales para la Comunidad, podrán tener asociadas
cuentas contables/presupuestarias individuales por bloque, portal, etc., lo que incre-
menta las posibilidades de reparto.
El registro de los grupos de reparto, podrá efectuarlo desde la opción Saldos y Grupos: 4
– Grupos de reparto y coeficientes.
Cada grupo de reparto estará integrado sólo por las propiedades que hayan de participar en
los mismos gastos (o ingresos extraordinarios). Así, cuando no todas las propiedades participan
en todos los gastos o ingresos extraordinarios, deberá crear diversos grupos de propieda-
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des, tantos como sean necesarios para que cada propiedad participe en las obligaciones y
derechos que le corresponden.
También precisará crear múltiples grupos de reparto cuando existan, además de las razo-
nes anteriormente expuestas, diferentes criterios de repartir.
Por ejemplo, si en una Comunidad unos gastos se reparten por coeficientes de escritura y otros por número de
elementos de los radiadores de calefacción, precisará, suponiendo que todos los propietarios participen en to-
dos los gastos, dos grupos de reparto: uno en el que todos participarán en el gasto dividiendo éste por la suma
de los coeficientes y multiplicando el resultado por el coeficiente de cada propiedad, y otro en el que los gastos
se dividirán por la suma de todos los elementos de los radiadores y se multiplicará por los elementos instalados
en cada propiedad.
Para mejor ilustrar el modo en que ha de registrar los grupos de reparto y los coeficientes,
continuando con nuestra Comunidad de ejemplo y tomando los datos que indicamos en el
enunciado del mismo, seguidamente se comenta el modo en que ha de trabaja:
Nuestra aplicación ha creado, al alta de los propietarios de cada Comunidad, un primer gru-
po de reparto11 al que hemos identificado con la clave 01, si bien aún no ha sido "registrado"
como para su uso directo, en cuanto que aún no se ha efectuado la acción propia de su
registro. A este grupo se han llevado automáticamente los coeficientes12 que hemos ido
registrando igualmente en la ficha del propietario, y que, salvo criterio diferente, se corres-
ponderá con el coeficiente de copropiedad que refleje la escritura de División Horizontal de
la finca o de compraventa de cada propiedad.
El Grupo de Reparto 01, no estará disponible hasta que el usuario, expresamente, lo regis-
tre y titule al igual que el resto de los grupos, y consiguientemente, los coeficientes a él
asignados tampoco se encontrarán disponibles hasta ese momento.
El resto de los grupos de reparto, hasta un máximo de 18, los ha de crear el usuario según
sus necesidades.
Cada grupo de reparto necesita disponer del dato en función del cual, cada copropietario,
participa en él. Este dato es el contenido del registro “coeficiente”.
Finalmente, las cuentas contables (Auxiliares del Mayor) que registren un gasto o ingreso13 que
deba ser repartido entre un grupo de propietarios (incluidos consiguientemente en un grupo
de reparto), se asociarán al grupo antes de confeccionar un presupuesto (si se hace desglosado
por cuentas), o realizar una liquidación de gastos y/o ingresos.
11 Por grupo de reparto entendemos el conjunto de copropietarios que participan en un determinado gasto o ingreso, en
función del coeficiente o cuota de copropiedad, por igual, por elementos, etc.
12 La aplicación utiliza el concepto “coeficiente” para identificar el porcentaje, cuota o parte con que participa una propie-
dad, dentro de un grupo de reparto, en un gasto o ingreso extraordinario. Si el reparto en un grupo se realiza por coeficiente
de copropiedad, será este dato el que ha de registrar; si fuera “a partes iguales”, como coeficiente se indicará 1 a cada pro-
piedad participante en el grupo. Podrá utilizar cualquier criterio de reparto dentro de un grupo siempre que, como base del
grupo, figure la suma de los “coeficientes”.
Los gastos o ingresos (o el presupuesto) pertenecientes a un grupo de reparto, se dividen por la base, y el resultado será
multiplicado por el dato “coeficiente” de cada propietario, obteniéndose finalmente el importe de la participación de cada
uno de éstos.
13 Los ingresos por facturaciones de cuotas no se han de repartir por grupo, ya que, a la liquidación del ejercicio, la aplica-
ción calculará los saldos de cada propietario deduciendo los gastos de las facturaciones realizadas. Por consiguiente, no
asigne las cuentas auxiliares de la 705 de Mayor (o la que utilice para registrar los movimientos por facturaciones), a un
grupo de reparto, salvo que desee aminorar el gasto del grupo.
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Aunque inicialmente habíamos partido de unas cuotas cuyos importes se habían fijado an-
tes de hacernos cargo de la administración, ahora procederemos a definir los grupos de
reparto y el modo en que cada uno reparte, asignándoles luego el porcentaje o coeficien-
te con que participa cada propiedad.
Para realizar este supuesto, partiremos de los datos que se reflejan en el siguiente cuadro:
I Gastos generales que han de soportar todos los propietarios incluidas las plazas de garaje por estar en el sótano del edi-
ficio, en función de su coeficiente de escritura, como pueden ser los de conservación de la fachada, tejado, cimentación y
otros elementos comunes no susceptibles de separar en función del uso o disfrute.
II Gastos de escalera y portal a soportar directamente por los propietarios de las viviendas, y en función de su coeficiente
de escritura, (de los que se excluye al local comercial por no tener acceso desde el portal), como pudieran ser los de limpieza
y conservación, alumbrado, ascensor, etc..
III Gastos a partes iguales a soportar por todos los propietarios de la finca, como pueden ser los de Administración y otros
honorarios profesionales. En este supuesto no se cobra por las plazas de garaje.
IV Gastos de calefacción a soportar directamente por los propietarios de las viviendas, y en función de su coeficiente de
escritura, (se excluye al local comercial).
V Gastos generales del garaje, en él participan exclusivamente los propietarios de las mismas a partes iguales.
VI Ingresos Piscina y Pistas. Este es un grupo de reparto sólo de ingresos extraordinarios, en el que participan los 7 copro-
pietarios del edificio, a partes iguales.
2. Las bases de reparto serán: Para los Grupos I, II y IV, la suma de los coeficientes.
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La base de reparto es el "divisor" de los importes que cada grupo tenga registrados en las
cuentas que luego le asocien, para cuando llegue el momento de repartir un presupuesto o
los gastos y/o ingresos extraordinarios. El modo de reparto de la base se indica directa-
mente por el usuario seleccionando este de entre los que contiene la lista que se despliega
en la columna TIPO REPARTO14. En nuestro ejemplo, en todos los grupos, utilizamos el
modo de reparto 1- Suma de coeficientes, pues, como veremos posteriormente, la suma
de los coeficientes de cada grupo nos dará el porcentaje o unidad que nos servirá para cal-
cular la participación de cada propiedad en ellos.
En la línea que registra al grupo, cuando éste sea de "ingresos", se indicará, en la columna
"ING/GAS" (última de la derecha), una " I " para tratarle, a la hora de hacer los repartos,
de forma diferenciada a los grupos de gastos, que serán, por defecto, el resto.
Una vez registrados los grupos con los datos indicados, el aspecto de la pantalla será seme-
jante al de la imagen anterior.
14 Observe que, si bien los grupos 3, 5 y 6, de nuestro ejemplo, reparten a partes iguales, en la columna TIPO REPARTO se
indica “Suma de coeficientes”. Efectivamente, la base de cada uno de estos grupos será 7, 6 y 7, respectivamente, es decir, la
suma de 1 por siete partícipes, 1 por tres, etc. Cuando en esta columna se indica “Todos por igual”, el presupuesto del Grupo
se reparte entre la totalidad de los propietarios, sin exclusión, a partes iguales, independientemente del coeficiente que se
haya indicado para cada uno en este Grupo, por lo que no es la opción a elegir en nuestro supuesto.
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El Grupo 1º de los de reparto, que agrupa normalmente todas las propiedades de la Comu-
nidad para establecer su participación en los gastos generales de ésta, suele tener estable-
cida dicha participación en función de los coeficientes o cuotas de copropiedad que consta
en la escritura de compraventa de cada propiedad o en la de División Horizontal.
El coeficiente de escritura, que registra Gesfincas, tal y como hemos dicho, a medida que
se dan de alta las propiedades, se asigna automáticamente a dicho Grupo 1º y está "opera-
tivo" desde el mismo momento en que se registra el título de éste.
El resto de los grupos de reparto que cree el usuario, inicialmente, están a cero los valores
de reparto, por lo que deberá reflejar en cada uno de ellos los coeficientes, cuotas o par-
tes con que participarán las propiedades que a cada uno pertenecen, en los gastos a que
se refieran.
En esta opción encontramos una serie de posibilidades que nos facilitan la tarea.
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Para registrar los coeficientes de nuestro ejemplo de gestión, vamos a realizar lo siguien-
te:
Pondremos el coeficiente de escritura a los grupos II y IV, ya que ambos reparten en función de
los coeficientes, bien entendido que en ellos no participan los locales.
El siguiente paso será poner los coeficientes a los grupos III y V, que repartían: el primero a par-
tes iguales entre todas las propiedades, y el segundo de éstos también a partes iguales, pero
sólo entre las propiedades 8 al 13, independientemente de que los propietarios 1, 2 y 3 lo sean
de las plazas de garaje 8, 9 y 10, respectivamente.
1. En este caso trabajaremos con la opción “Poner importe o coeficiente a un grupo”, ya que
pretendemos poner a los propietarios un coeficiente que permita repartir a partes iguales.
2. Marcamos la alternativa “Poner importe o coeficiente a un grupo”
3. Indicamos, en primer lugar, el GRUPO 03.
4. Seleccionamos como primer propietario al 1 y como último al 7.
5. Como coeficiente indicamos 1.
6. Repetimos el proceso para el GRUPO 05.
7. Seleccionamos como primer propietario el 8 y como último el 13
8. También ponemos como coeficiente el 1.
El aspecto que debería presentar la pantalla, después de haber introducido los coeficientes
en la forma descrita, sería el de la figura anterior.
En esta tarea, desde la carpeta “Masivas”, puede encontrar utilidad a la definición de tipos
de propiedades. Puede asignar el mismo coeficiente a todas las propiedades del mismo
tipo, en un proceso masivo, aunque no sean consecutivas.
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12 REMANENTE
25 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS
120 Remanente
121 Resultados Negativos Ejercicio Anterior 251 Valores de renta fija
129 Resultados del Ejercicio 258 Imposiciones a largo plazo
90
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_______________________________________________________________________________________________________
Si, por ejemplo, dentro del plan contable tenemos las cuentas que aparecen en el cuadro siguiente,
las de nivel inferior (mayor número de dígitos), serán las "cuentas contables" en donde anotaremos,
mediante asientos contables (compuestos por varios apuntes), los movimientos por gastos, ingresos,
traspasos, etc.
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El proceso de asociación es tan simple como indicar, para cada una de las cuentas, el grupo
de reparto que ha de soportar los gastos / ingresos, o importe presupuestado que, en su
momento, contengan.
La asociación de cuentas puede realizarse al menor nivel de éstas (cuenta auxiliar del Ma-
yor) o a otro nivel superior.
Si por el contrario, queremos asociar a niveles superiores (para cuentas que agrupan a
otras de nivel inferior), el nivel será el equivalente al número de dígitos de las cuentas de
grupo (3 para cuentas de Mayor, 4, 5 o más para otros grupos de cuentas).
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Si desea hacerlo el reparto a nivel de cualquier cuenta contable, deje fijado éste en 0, en
cuyo caso se mostrarán todas las cuentas del Plan Contable con mayor número de dígitos
de las de su grupo contable (para establecer el nivel, acceda a la opción Presupuestos: 1 – Fijar el nivel
de las cuentas del presupuesto).
Cuando en la columna “Bloque” no se asigna una cuenta a un bloque, finca, escalera, por-
tal, etc. (en cuyo caso se queda el valor 0), se entiende que los gastos / ingresos o presupuesto
en ella reflejados, son imputables al conjunto de la Administración, en función de las propie-
dades que participen en el Grupo, independientemente de la finca, bloque, etc. al que per-
tenezcan.
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Deberá localizar la cuenta que desea asignar a un grupo, e indicar el código del
grupo al que queda asociada, y posteriormente, si el nivel de desglose es 0 y desea
hacer este tipo de asignación, ha de indicar también el código del bloque, finca,
portal, etc. para el que se utilizará la misma, si se pretende liquidar de forma indivi-
dualizada.
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Capítulo X
Presupuestos y repartos
_______________________________________________________________________________________________________
Si bien, cuando se conocen las cuotas periódicas a abonar por las propiedades, para co-
menzar a gestionar comunidades con Gesfincas no es del todo imprescindible la elabora-
ción de un presupuesto, sí resulta necesario disponer de éste cuando se precise determinar
la participación (cuotas) de cada copropietario en los gastos de mantenimiento de la finca: a
la constitución de la Comunidad, en los ejercicios sucesivos (si existe modificación pre-
supuestaria), o por gastos extraordinarios.
Gesfincas elabora los presupuestos y el reparto de los mismos para calcular las cuotas, en
función de los coeficientes que cada propiedad tenga asignada a los grupos de reparto
que hayan sido previstos y presupuestados (de forma global o por partidas). El cálculo y
reparto de un presupuesto puede elaborarse infinitas veces hasta darle por definitivo, en
cuyo momento se actualizaría el mismo y las cuotas resultantes, que quedarían en condi-
ciones de ser facturadas.
Para elaborar un presupuesto y hacer su reparto con la finalidad de obtener cuotas, es imprescindible tener
creados los grupos de reaparto y los coeficientes con que, en cada uno de ellos, participan las propiedades.
8 Presupuesto de gastos
Gesfincas le permite elaborar presupuestos (ordinarios y extraordinarios) detallados “por
cuentas presupuestarias” o a nivel de Grupo de Reparto (presupuesto básico y global, sin
mayor detalle).
Lógicamente, éstas opciones serán ejecutadas siempre que se requiera y, por supuesto,
especialmente, aquellas relativas a informes, estudios, elaboración del presupuesto so-
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Del presupuesto de gastos (e ingresos) se puede obtener el importe de las cuotas que
han de abonar cada propiedad, en base a los Grupos de Reparto que se establezcan, los
coeficientes a considerar para cada uno de ellos y, por supuesto, el número de cuotas en
que se deba repartir el importe total de la participación de cada propiedad en el ejercicio.
Por defecto la aplicación considerará como cuentas presupuestarias todas las auxiliares del
Mayor (generalmente de nivel 7 o superior), si bien puede establecer otro nivel superior (cuentas de
4 o 5 dígitos, por ejemplo), entrando a la opción Presupuestos: 1 – Fijar el nivel de las cuen-
tas presupuestarias, para así reducir el número de partidas.
Cuando se presupuesta a otro nivel diferente al de "cuenta auxiliar", no se limita la posibilidad del registro poste-
rior de gastos en las cuentas auxiliares, pero si condiciona a que todas las cuentas de un grupo presupuestado,
pertenezcan a un Grupo de Reparto común.
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A modo de ejercicio, y siguiendo con la gestión de la Comunidad que hemos venido usando de ejem-
plo, introduciremos el presupuesto para el próximo ejercicio que detallamos en el cuadro siguiente:
IMPORTE EN
PARTIDA EUROS
GRUPO V - GARAJE
6220601 Alumbrado garaje 300
6220603 Conservación garaje 800
TOTAL GRUPO 1.100
TOTAL PRESUPUESTADO 32.520
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Para confeccionar el presupuesto, una vez que tengamos creados los grupos de reparto con
sus coeficientes, y asignadas las cuentas a cada uno de ellos, desde la Presupuestos: 2 –
Elaboración y mantenimiento del presupuesto, y seleccionado la carpeta Elaboración,
registramos las partidas que se indican en el enunciado dentro de la columna “Propuesto”.
Imprimir el presupuesto
Así, desde la misma carpeta, haga clic sobre el botón Listado del presupuesto por
Grupos, y cumplimente el contenido de la pantalla que se le mostrará (Si tiene duda,
pulse F1). También podrá obtener el presupuesto impreso accediendo al mismo for-
mulario a través de la opción Presupuestos: 5 – Impresión del presupuesto clasificado
por grupos.
Actualizar el presupuesto
El presupuesto será provisional (propuesto) hasta que sea aprobado en Junta, en cuyo mo-
mento se actualizará como "presupuesto actual" mediante el proceso previsto en la opción
Presupuesto: e - Inicializar / Actualizar el presupuesto.
A partir de este momento, el presupuesto "actual" permite hacer el seguimiento del mismo y
los estudios comparativos, y puede servir de base para la elaboración de los presupuestos
de ejercicios posteriores.
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Desde la opción Presupuestos: a – Cálculo del reparto del presupuesto (Botón: Presu-
puestar por Grupos) se accede a la pantalla de trabajo desde donde pondrá presupuestar
una cuantía por cada uno de los Grupos de reparto sin más detalle. El presupuesto genera-
do puede ser repartido en cuotas periódicas, al igual que con el presupuesto por cuentas, si
bien no podrá ser utilizado para estudios comparativos.
La obtención de las cuotas se hace repartiendo entre las propiedades el presupuesto "pro-
puesto" (o el "actual"), en función de sus coeficientes de participación en todos los grupos en
que intervengan.
Para ello ha de acceder a la opción Presupuestos: a – Cálculo del reparto del presu-
puesto, desde cuyo formulario establecerá la forma en que se han de repartir los resultados
y los conceptos de recibo a dotar con las cuotas resultantes.
Tanto si ha elaborado un presupuesto, como si parte desde unas cuotas ya existentes, ha de incluir
(y si fuera preciso crear), a través de la Carpeta Conceptos de la opción Comunidades: 1 - Datos
generales, los títulos de los conceptos de recibo (cuotas) que inicialmente utilizará en las factura-
ciones, lo cual no es impedimento para su modificación posterior.
Dispone de hasta 12 conceptos de recibo para facturar simultáneamente. Generalmente, el 01 está
reservado para la cuota periódica. Para más información, consulte la Ayuda en pantalla.
Puede dejar la totalidad del importe obtenido tras el reparto en el concepto 01 - Cuota, o desglo-
sarlo en varios conceptos.
Si desea que la cuota resultante de alguno de los Grupos de Gasto, sea facturada bajo un deter-
minado concepto de recibo distinto al 01, ha de indicarlo respondiendo NO a la pregunta ”¿El
importe calculado se deja en el concepto 01?” y posteriormente, en la ventana que se mostrará a
este fin, señalando, en los grupos excluidos de facturar la cuota por el concepto 01, el número de
concepto al que se acumularan los cálculos de cada uno.
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Para hacer el reparto accedemos a la opción Presupuestos: a – Cálculo del reparto del
presupuesto e indicamos el código de la Comunidad.
En nuestro caso, y para realizar el ejercicio de nuestro supuesto, seleccionamos General, ya que, conforme al
ejemplo de presupuesto que hemos planteado, lo hemos hecho asignando las partidas a las "cuentas" de forma
individual y no hemos diferenciado gastos por escalera, portal, etc. Si hubiéramos asignado las cuentas presu-
puestarias, además de al Grupo de Reparto correspondientes, a fincas, portales, escaleras, etc., seleccionaría-
mos, con nuestro ejemplo, el indicador "Por fincas o bloques".
El apartado "Por Grupos (estimativo)" se utilizará cuando para confeccionar y repartir un presupuesto "por Gru-
pos" con “estimación” o “tanteo”, ya que este tipo de presupuesto (que nos puede servir perfectamente para el
cálculo de cuotas al igual que el otro), no permite el seguimiento posterior.
El reparto que hemos realizado del presupuesto origina la cuota anual, que en nuestro ca-
so queremos fraccionar en 12 mensualidades.
El proceso de reparto (que podremos repetir cuantas veces necesitemos), nos pedirá por pantalla si
deseamos que el importe de cada concepto de recibo, se ajuste a cero por aproximación al
mayor importe. Nosotros diremos que no, ya que deseamos que los recibos salgan ajusta-
dos al céntimo.
Por otra parte, la Comunidad ha acordado que el importe mensual obtenido tras el reparto,
se distribuya entre los siguientes conceptos de recibo:
Esta distribución se realizará aplicando el reparto parcial de cada Grupo de Gastos a los
conceptos correspondientes.
IMPORTANTE:
Por defecto, todo reparto de un Grupo que no se asigne a un concepto de recibo diferente al primero, se asigna a éste.
Las cuantías repartidas de los presupuestos de los Grupos I, II y III, las dejamos en el
concepto primero (Cuota mensual), por lo que no las asignamos o asociamos a ningún
concepto de recibo, ya que, por defecto, lo están al primero.
La parte repercutida del Grupo IV (Calefacción), irá diferenciada en el concepto segun-
do, bajo el mismo epígrafe.
Los gastos de garaje, que han sido presupuestados en el Grupo V, se detallarán igual-
mente en concepto aparte, reflejándose por lo tanto en el concepto nueve.
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La asignación resultado del reparto de algún Grupo a un concepto de recibo diferente al uno, se hace
en la pantalla de la opción, marcando en NO el indicador incluido en el apartado: "El importe calculado
se deja en concepto uno ?". Cuando acepte el cálculo del reparto, se mostrará la ventana con la lista
de los Grupos para que indique, en la columna "Concepto" el que tenga que recoger su reparto. Podrá
asociar el reparto de más de un Grupo a un mismo concepto de recibo. El reparto de los conceptos no
asignados a un grupo se asignan automáticamente al concepto primero.
El reparto obtenido es por propiedad, mientras que el recibo a pagar por propietario,
cuando tenga fincas asociadas, será por la totalidad de las cuotas de cada una de sus
propiedades.
El reparto podrá imprimirlo o visualizarlo desde la misma pantalla del formulario. El reparto, si ha mar-
cado en el formulario “Visualizar el reparto después del cálculo” se observa en la carpeta “Detalle
del reparto” que se mostrará tras concluir el proceso de cálculo:
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Seleccione el presupuesto a imprimir, así como el modelo que precise y marque el tipo de
información que desea obtener (Vea el ejemplo, según lo seleccionado).
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Para imprimir el reparto, y así obtener el documento de las cuotas obtenidas por propiedad,
cuenta con modelos fijos o predefinidos de la aplicación así como con la posibilidad de utili-
zar los modelos que Vd. diseñe utilizando las herramientas de la opción Presupuestos: c.
El siguiente ejemplo de listado, es igual que el anterior, pero seleccionando que agrupe
las propiedades de una persona.
Desde esta opción no sólo puede actualizar las cuotas con los nuevos importes, sino que
también puede, incluso, calcular los atrasos por diferencias entre las nuevas cuotas y las
anteriores, si fuera necesario haberse estado facturando provisionalmente las antiguas has-
ta la aprobación de las nuevas, durante uno o varios meses comprendidos en el nuevo ejer-
cicio.
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Presupuestos extraordinarios
Siguiendo el mismo sistema que se ha descrito, podrá hacer el cálculo de otras cuotas por
presupuestos extraordinarios, teniendo cuidado, llegado el momento de actualizar el reparto,
en hacerlo sólo para los nuevos conceptos si desea mantener también los anteriores.
Además del sistema de reparto que se describe en este Capítulo, la opción Propietarios: 2
- Cuotas del recibo / 1 – Mantenimiento de cuotas desde la carpeta Reparto, le permite
cuantificar nuevos conceptos de recibos repartiendo una cantidad según los coeficientes de
un Grupo de Reparto, o de varios mediante la acumulación de múltiples partidas sobre el
mismo concepto.
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Capítulo XI
Liquidaciones. Saldos resultantes de la liquidación
Llegado el final del ejercicio económico de la Comunidad (cuando ésta se gestiona "por presupues-
to del ejercicio"), y una vez que la información contable y de gestión está preparada15, es ne-
cesario hacer la liquidación del mismo para así poder determinar la participación de cada
propiedad en los gastos comunes habidos, y las posibles diferencias que, tras la aportación
de las cuotas periódicas, se han podido producir.
Tras el cierre del ejercicio se obtiene la información de los saldos resultantes del mismo, en
cuyo momento podrá proceder a tratarlos en la forma que tenga prevista (devolviendo los positi-
vos, reclamando los negativos, trasladándoles al siguiente ejercicio, etc.), para lo que la aplicación le
proporciona las herramientas necesarias.
Las Comunidades gestionadas por este sistema realizarán sus liquidaciones periódicamente y obtendrán las
nuevas cuotas en función de los gastos del período anterior, por lo que el procedimiento a aplicar será el que se
indica en el ANEXO a este Capítulo.
Paralelamente al cierre del ejercicio económico se ha de producir el cierre del ejercicio con-
table, si bien, a partir del primer ejercicio gestionado con Gesfincas, la aplicación se encar-
gará de realizar automáticamente los procesos necesarios para que, tras los cierres corres-
pondientes, se traslade la información de éstos al nuevo ejercicio16.
12 Proceso de liquidación
Le recomendamos, dentro del proceso de liquidación, y como soporte informativo, listar los saldos
por Grupos mediante la opción Informes: 3 – Gastos clasificados por Grupos. Con ello podrá
ver los saldos, y detalles si lo desea, de las diferentes cuentas que han asignadas a cada Grupo
de reparto, y así verificar la correcta imputación de éstos.
Recuerde que el programa permite desde la opción Liquidaciones: 2 - Impresión modelos de
la liquidación imprimir los datos de la liquidación en diferentes modelos, y así disponer de daos
para ser utilizados como avance a los propietarios, previo a la celebración de la Junta General Or-
dinaria.
15 Para liquidar una Comunidad, es imprescindible tener asignadas las cuentas a los diferentes grupos de gastos. Si no lo
hemos hecho, utilizaremos las subopciones que existen dentro de la opción Saldos y Grupos: 5 Asignar cuentas a Grupos.
También, como es lógico, los Grupos tendrán asignados los coeficientes de reparto a cada propietario.
16 El nuevo ejercicio puede abrirlo, incluso, antes de cerrar el anterior. De esta forma podrá gestionar en el nuevo ejercicio
desde el primer día, y cerrar el anterior cuando haya completado el registro de los movimientos económicos.
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Luego, deberá:
Hacer el cálculo de la liquidación
Comprobar el resultado
Imprimir la liquidación
Cerrar el ejercicio contable
Contabilizar y tratar los saldos resultantes
Cálculo de la liquidación
Seguidamente, y continuando el supuesto de gestión que hemos venido utilizando, se ha de
proceder a calcular la liquidación desde la opción Liquidaciones: 1 - Cálculo de la Liqui-
dación. Es un proceso por el que la aplicación acumula los gastos e ingresos generados en
el ejercicio.
En el cálculo puede excluir algún concepto de los que han sido facturados, si no se conside-
ran cuotas a incluir en la liquidación porno representar aportaciones para los gastos comu-
nes (consumos, gastos individuales, etc.).
El proceso de cálculo puede repetirse cuantas veces lo considere necesario, por lo que, si
tras obtener éste necesita hacer algún tipo de corrección, hecha ésta vuelva a ejecutarlo.
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Para ello la aplicación sintetiza en un único formulario todo el trabajo. Además del proceso de contabi-
lización de los saldos resultantes, se actualizarán éstos en la gestión y, mediante procesos concate-
nados, se podrá llegar a completar la gestión de los saldos en función del tratamiento que se quiera
dar a éstos: por saldos "contables" o saldos "reales”.
Cuando seleccione el criterio de "saldos contables" 17, la aplicación, partiendo del saldo inicial del
ejercicio, incrementará al mismo los importes de las cuotas facturadas a cada propiedad (estén o no
abonadas) para ver los recursos teóricos aportados, a los que se restarán la parte de los gastos que les
correspondan, obteniendo el saldo contable. Este saldo contable estará luego modificado por los posi-
bles recibos pendientes de pago o entregas a cuenta, de cuya suma resultará el saldo final.
Cuando se trabaja con "saldos contables", independientemente del importe de éste, los recibos no
abonados quedan en situación de pendientes hasta su abono por la propiedad o compensación contra
el mismo saldo.
Si el criterio a utilizar es el del "saldo real", en el que los recibos periódicos se han considerado como
meros instrumentos para poder obtener recursos a lo largo del ejercicio, la aplicación, partiendo del
saldo de cada propiedad al inicio del ejercicio, incrementará a éste las aportaciones reales que ha
efectuado cada propiedad y así obtener el importe de los recursos generados, de los que se restarán
la parte de los gastos a soportar por cada una, obteniéndose así el saldo final o "real".
En este supuesto, los recibos pendientes han de ser posteriormente anulados, ya que, cualquier posi-
ble reclamación de cantidad se realizará por el importe de saldo final, que es, en definitiva, la parte no
aportada por la propiedad para atender los gastos que le corresponden.
En función del criterio de gestión de saldo que desee aplicar, así como su tratamiento posterior (arras-
trar saldos, reclamar o devolver, contabilizar, etc.), deberá hacer, en el formulario de la opción, la selección de
los procesos a ejecutar.
Hecha la selección, la aplicación irá mostrando, cuando lo precise, otros formularios en los que habrá
de indicar los datos necesarios para la continuación del proceso.
17 En la práctica es el sistema más común de gestión, si bien el de “saldos reales” es utilizado por muchas Comu-
nidades, las cuales entienden que los recibos pendientes, cerrado el ejercicio, no se consideran para determinar la
deuda, sino que ésta se cuantifica al margen de los mismos, ya que sólo considera como ingresos de la propiedad,
los “realmente” aportados, no lo facturado.
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Saldos contables
Tiene tres alternativas para tratarlos:
Arrastrar los saldos resultantes y las deudas al ejercicio siguiente. En este caso, salvo
que desmarque el proceso, se procederá también a contabilizar el saldo resultante y a ac-
tualizar el saldo resultante en la gestión.
Arrastrar las deudas al ejercicio siguiente y devolver o reclamar saldos. Con esta opción
se harán los mismos procesos que con la anterior, más los necesarios para generar recibos
de cobro o devolución de saldos, y facturarlos.
Comenzar el ejercicio siguiente con saldo cero y las deudas en un solo recibo. La op-
ción, además de la contabilización de saldos, genera los procesos necesarios para compensar
o cobrar los recibos pendientes y las entregas a cuenta contra el saldo, y generar un solo re-
cibo por el importe del saldo, para su reclamación al deudor.
Saldos reales
Tiene dos alternativas para tratarlos:
Arrastrar los saldos resultantes y las deudas al ejercicio siguiente. En este caso, salvo
que desmarque el proceso, se procederá también a contabilizar el saldo resultante y a ac-
tualizar el saldo resultante en la gestión.
Arrastrar las deudas al ejercicio siguiente y devolver los saldos positivos. Con esta
opción se harán los mismos procesos que con la anterior, más los necesarios para generar
recibos de cobro de saldos, y facturarlos, cuando los saldos son positivos.
En este caso los recibos pendientes que pudieran existir son modificados automáticamente
en función del saldo resultante para que, los saldos deudores de las propiedades estén re-
presentados por un recibo por el importe de éstos, que podrá ser gestionado posteriormente
para su cobro.
Si durante la secuencia de tratamiento de los saldos, que se ejecute en función de las op-
ciones seleccionadas, abandona algún proceso, podrá hacer directamente estos en otro
momento, entrando a las opciones correspondientes por los menús (Consulte la ayuda en panta-
lla con F1).
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Si se realiza esta compensación en el mismo ejercicio, como es lógico, y sin que ello im-
pida hacer una pre-liquidación, se ha de liquidar definitivamente tras este proceso, y el
saldo final del propietario se encontrará minorado por el importe de los recibos compen-
sados, que se considerarán pagados a todos los efectos. Si la compensación se hace en
el ejercicio siguiente, no se ha de hacer ningún otro procedimiento hasta que se cierre
éste normalmente.
En este supuesto, el saldo final de los propietarios, que tras cerrar el ejercicio contable y
trasladar saldo al ejercicio siguiente, se encontrará en la cuenta 129, se ha de contabili-
zar, dentro del nuevo ejercicio, para su abono en la cuenta 113nnnn. El indicador
"Actualización de Saldos resultantes de la liquidación", dentro de la opción 6.6., es el en-
cargado de hacer este proceso.
Si se ha de proceder a devolver los saldos positivos y reclamar los negativos a los propie-
tarios, hemos de generar una facturación de los saldos que se encontrarán facturables
en el concepto 11 del recibo.
1º Poner importe al concepto 11 del recibo, con lo que el saldo se imputa al mismo,
generando una o varias cuotas para devolver o reclamar los saldos.
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La facturación de los saldos para devolver o reclamar su importe, se hace, generalmente, en el ejercicio si-
guiente. Si se produce esta durante el ejercicio a cerrar, se deberá efectuar de nuevo el cálculo del cierre,
con lo que el saldo final "real" será cero y podrían quedar, si acaso y junto con los demás recibos pendien-
tes, los de las cuotas impagadas por saldos negativos.
Este proceso traslada el saldo resultante a una entrega a cuenta, dejando el saldo de las
cuentas 113 a cero, trasladándole a la 437 (entregas a cuenta de cada propietario) o a la
430 (dependiendo de los parámetros), para posteriormente compensar los recibos desde
el proceso de cobro masivo (opc. Cobros y pagos: 1 - Cobros masivos).
Si se efectúa los procesos C o D dentro el ejercicio a liquidar, los saldos finales resultarían a
CERO, por lo que el nuevo ejercicio partiría de saldo CERO.
Para este sistema de liquidación, la aplicación incluye una serie de opciones que le permi-
ten:
Las cuotas a generar podrán corresponder a liquidaciones por gastos en un período o a final
de ejercicio.
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Junto con el proceso de obtención de las cuotas derivadas de la liquidación, que se efectúa
desde la opción Liquidaciones: 7- Cuota de recibo por liquidación de gastos, podrá, a la
vez, acceder a la facturación (primera a generar tras la liquidación, si ha sido fraccionado
el saldo en más de una cuota ), a su contabilización y a la regularización de saldos.
La pantalla de trabajo de la citada opción está prevista para realizar los siguientes procesos:
Este proceso traslada el saldo de la liquidación, al concepto de recibo que indique, para su poste-
rior facturación a los propietarios.
2. Facturar y contabilizar.
A la fecha que indique, se realizará la facturación de las cuotas obtenidas con el proceso anterior,
así como la contabilización de las mismas.
El proceso traslada los saldos que se hayan registrados en el Grupo de Ampliación de fondos (que
deberá estar identificado con la clave “P”), acumulando el mismo a los acumulados de provisiones
anteriores, contabilizado el mismo
Nota.- Una vez que haya realizado la regularización de saldos, recuerde que, para la próxima liquidación, si no
ha de variar el importe registrado como Provisión de Fondos, ni va a imputar de nuevo el mismo importe, deberá
dejar a cero pesetas este concepto.
Cuando haya terminado las liquidaciones, en la pantalla de trabajo, teniendo activados los
tres procesos que hemos indicado, se ejecutarían uno tras otro. Con este sistema se han
encadenado las opciones individuales que por otra parte contempla la aplicación, con el fin
de simplificarle el trabajo.
Tenga en cuenta que podrá, si lo precisa, realizar cualquiera de estos procesos por separa-
do. Si por cualquier causa (por tener que variar las cuotas u otra razón), repite el proceso
1º, Imputar saldos resultantes a un concepto de recibo, tenga especial precaución en des-
marcar los procesos 2º y 3º, ya que se repetirían éstos, y si no ha anulado la facturación
desde la opción 3.3 ni elimina los asientos generados por la misma en la contabilidad, se
producirá la duplicidad de la facturación, la acumulación de saldos y los asientos.
En cualquier caso, siempre, para completar el ciclo de facturación, es necesario que haya
realizado los tres procesos anteriores
Finalmente, acceda al menú Recibos, dentro del módulo de Horizontal, para generar los
soportes magnéticos, recibos, etc.
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ANEXO al Capítulo XI
Gestión de Comunidades
"por gastos"
Este sistema está especialmente diseñado para la gestión de Comunidades de Propietarios en la zona de Va-
lencia, y para cualquier otra Comunidad que gestione por el sistema de “por gastos”, en lugar de hacerlo “por
presupuesto”.
Con este sistema se podrá, partiendo de un fondo inicial, imputar los gastos a los propietarios para reponer el
mismo, y ampliarle, incluso, cuando sea preciso.
Crear los Gru- Deberá crear los Grupos de Reparto que utilizará para la gestión, y asignar las cuentas con-
pos de Repar- tables que pertenecen a los mismos. Para ello acceda a las opciones que se indican, y eje-
to… cute las tareas que explicamos:
Saldos y Grupos: 4 - Grupos de reparto y coeficientes
Los grupos de reparto han de ser definidos tanto para hacer el presupuesto de gastos
en base a los mismos, como para elaborar los informes y liquidaciones de gas-
tos/ingresos.
No es imprescindible definir los grupos al inicio del trabajo con la aplicación, pero si es
conveniente y, en todo caso, necesario antes de realizar presupuestos o liquidaciones.
Puede definir hasta 18 grupos de reparto.
Las bases de reparto serán las que se indiquen en función de las opciones disponi-
bles. Para los grupos 7 al 11, se deberá indicar en la columna “Tipo de Reparto”, el
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En este supuesto deberá seguir las pautas de registro y facturación de honorarios que se
indican en la parte general del Curso.
Deberá hacer el reparto de honorarios de forma individual, conforme a las indicaciones que
se dan a continuación:
Una vez creados los Grupos de Reparto, y definidos aquéllos que contendrán el detalle de
los honorarios del Administrador, a nivel individual, deberá establecer el importe que abonará
cada uno de los Propietarios.
Independientemente del proceso que se indica a continuación, Vd. podrá mantener (o regis-
trar) los importes individuales (persona a persona), desde la pantalla “Otros datos” en la ficha
del Propietario de Horizontal (o inquilino de Vertical), accediendo a la misma.
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Si ha registrado importes individuales por este último sistema, el I.V.A. podrá calcular
de la misma forma que se explica a continuación.
Podrá combinar ambos modos de trabajo, para obtener los importes necesarios
En esta pantalla, si las cuotas son globales para la Comunidad (o Propietario de Ver-
tical), se introducen directamente los importes a facturar por el conjunto de las cuo-
tas de las propiedades. Este registro se hace por una sola vez, en tanto no varíe los
importes.
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Recuerde que podrá hacer el mantenimiento de los importes individuales, o registrar éstos
propiedad a propiedad, desde la carpeta “Otros datos” de la opción Propietarios: 1 – Datos
generales.
Registrar las Los gastos (e ingresos no procedentes de facturación de recibos), así como otros movimien-
operaciones tos contables, precisa registrarlos en el Diario de la Comunidad.
por gastos,
movimientos
Podrá contabilizar::
entre cuentas,
etc.
Desde el Diario de Operaciones (Cobros y pagos: a ) podrá registrar la práctica totalidad de
los movimientos por gastos, facturas, contratos, recibos, etc. de la gestión del Despacho.
Este sistema es el más apropiado para hacer los registros contables por las operaciones que
el Diario contempla, de forma sencilla y rápida, sin que se precisen conocimientos contables.
Para hacer registros contables por movimientos entre cuentas, o asientos contables (cuando
se prefiere este sistema), dispone de:
Desde esta opción podrá utilizar los asientos predefinidos, así como múltiples utilida-
des, algunas de las cuales también se encuentran disponibles en la de Asientos sim-
ples.
Hacer las liqui- Periódicamente deberá hacer la liquidación de los gastos, con el objetivo de obtener la cuota
daciones pe- (o cuotas) a facturar, para reponer el fondo inicial (y hacer nuevas aportaciones si se preci-
riódicas sa).
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Para todos los supuestos en que se pueda programar las liquidaciones periódicas (o
a final de ejercicio) de un conjunto de Administraciones, el Planificador de Liquida-
ciones realizará, de forma masiva y en un solo proceso, las tareas de las opciones:
Nota.- Una vez que haya realizado la regularización de saldos, recuerde que, para la
próxima liquidación, si no ha de variar el importe registrado como Provisión de Fondos, ni
va a imputar de nuevo el mismo importe, deberá dejar a cero pesetas este concepto.
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Cómo indicar los “tipos de reparto” y “Claves del Grupo”, en los supuestos de Comunidades
gestionadas por el sistema de “liquidación por gastos”.
Grupo de reparto para gastos individuales de los Se indicará No reparte en “Tipo de Reparto” del Grupo, y
propietarios. (Cargos por mando garaje, llaves, la clave N en la columna ING/GAS.
roturas, etc.).
No se indicará coeficiente o cantidad alguna en la tabla
En este supuesto, los gastos individuales de los de coeficientes del Grupo.
propietarios se registrarán, por ejemplo, en cuentas
620xxxx. Para ello, deberá existir la cuenta de Mayor
620 - Gastos individuales.
Grupo de reparto para Provisión de fondos Se indicará No reparte en “Tipo de Reparto” del Grupo, y
(ampliación del fondo inicial). la clave P en la columna ING/GAS.
Para hacer la ampliación del fondo, a la vez que se Se expresará, en la carpeta “Importes individuales” de la
hace la reposición de los gastos liquidados. opción Saldos y Grupos: 4 el importe del fondo a
constituir por cada propietario, dentro de la columna que
corresponda a los coeficientes de ese grupo. Podrá
utilizar las utilidades que se encuentran en la carpeta
“Procesos” de esta opción.
Grupo de reparto para Honorarios de Se indicará No reparte en “Tipo de Reparto” del Grupo, y
Administración. la clave H en la columna ING/GAS.
Para imputar a cada propiedad los honorarios del Se expresará el importe de los honorarios a imputar a
período, facturados y contabilizados como gastos en cada propietario, dentro de la columna que corresponda
las cuentas 623XXXX de la Comunidad. a los coeficientes de ese grupo, en la carpeta “Importes
individuales” de la opción Saldos y Grupos: 4. Podrá
utilizar las utilidades que se encuentran en la carpeta
“Procesos” de esta opción.
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Capítulo XII
Ejercicio contable: Cierre y Apertura
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Le recomendamos no cerrar el ejercicio hasta tener firme la liquidación, es decir, aprobada por la Junta
de Propietarios.
Vd. podrá trabajar en el nuevo ejercicio, tanto de gestión como contable, sin haber cerrado el anterior.
Cuando haya concluido de registrar la información contable del ejercicio, proceda a su cie-
rre. El asiento de regularización y cierre, puede borrarlo si lo necesita, puede hacer las
oportunas correcciones y volver a cerrar el ejercicio, tantas veces como sea necesario hasta
que sea correcto.
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Para generar el asiento de apertura en el nuevo ejercicio, debemos de haber seleccionado el mismo
cuando hemos empezado a trabajar con la unidad contable y debe estar perfectamente generado el
asiento de regularización y cierre del ejercicio anterior.
Si por cualquier razón hemos tenido que efectuar apuntes contables en el ejercicio anterior, lo único
que tenemos que hacer es borrar el asiento de apertura del presente ejercicio, volver a generar los
de regularización y cierre del ejercicio anterior y de nuevo volviendo al presente ejercicio, volver a
ejecutar la presente opción.
Si los cambios son pequeños, a veces es más práctico modificar el saldo de la cuenta afectada, hay
que tener en cuenta, que el asiento de apertura, es un asiento como otro cualquiera, sólo que lleva
como numeración el número uno.
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Seleccionamos la unidad y pulsamos el botón Cambiar Activo y después pulsamos el botón "Ejer-
cicios" se presenta la pantalla con los distintos ejercicios contables.
En esta ventana con la lista de los ejercicios contables de la Comunidad, en ella marque como “acti-
vo” la casilla correspondiente al ejercicio que desea activar.
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