CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

SEMANA 5

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ÍNDICE

EL PROCESO DE CAPACITACIÓN: PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN (PC) .... 3

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
1. PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN (PC) .................................................... 3
2. PLANIFICACIÓN DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN ............................................................................ 6
3. ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN ........................................................................................... 8
4. ELECCIÓN DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA DE CAPACITACIÓN ......................................................... 10
4.1. TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO EN CUANTO AL USO ........................................................... 10
4.2. TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO EN CUANTO AL TIEMPO ..................................................... 10
4.3. TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO EN CUANTO A SU LUGAR DE APLICACIÓN.......................... 11
CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 15
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 16

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EL PROCESO DE CAPACITACIÓN: PLANIFICACIÓN Y DISEÑO
DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN (PC)

INTRODUCCIÓN
Luego de realizar una correcta detección de necesidades de capacitación, viene la segunda etapa
de este proceso que es la planificación y diseño de un plan de capacitación (PC), basado en los
insumos obtenidos.

Esta segunda etapa posee la misma importancia que la anterior y debe ser igual de meticulosa, ya
que de no ser así, se corre el riesgo de tener muy buenos insumos, pero construir un plan de
capacitación que no sea adecuado y/o suficiente o que no tenga en cuenta para quién será
aplicado.

De acuerdo con lo que ya hemos revisado y aprendido, no podemos lisa y llanamente tomar un PC
que ya funcionó y ejecutarlo en nuestra organización, pues no estaríamos dando una respuesta a
la individualidad y singularidad de cada organización, dificultando la posibilidad de poder
responder a las características de las personas que en ella trabajan.

Al planificar y construir el PC se debe tener en cuenta quiénes serán los destinatarios: qué
educación formal poseen, ver si sus necesidades de capacitación serán cubiertas, visualizar si los
resultados del PC son los esperados para mejorar la función de los empleados, evaluar si estos
resultados influirán positivamente en cada miembro de un equipo, verificar si tendrán efecto en el
clima laboral, tener en cuenta los objetivos organizacionales, etc. Es decir, hay que visualizar
múltiples aspectos para poder planificar y construir un plan de capacitación que nos otorgue los
resultados esperados.

1. PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN (PC)

La planificación implica como primera tarea recopilar la información necesaria para comenzar a
realizar al diseño instruccional, el cual incluye la estructuración necesaria para construir un plan,
es decir: los objetivos, contenidos, métodos, materiales, evaluación, etc. El programa o plan de
capacitación es la estructuración, el ordenamiento de las actividades que permiten el aprendizaje
y que se realiza usando de base los resultados obtenidos del diagnóstico de necesidades. Una vez
realizado el análisis de las necesidades, se elabora un plan de actividades de formación. El
conjunto de programas de entrenamiento conforma el plan.

Dicho de otra manera, “una vez que se han inventariado y determinado las necesidades de
capacitación o entrenamiento, se procede a la programación de éste, sistematizada y

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fundamentada en los siguientes aspectos, que deben analizarse durante el inventario”
(Chiavenato, 2000, p. 570):

1. ¿Cuál es la necesidad?: conocer a cabalidad cuál es la necesidad que se va a intentar

mejorar mediante el PC que se está construyendo.

2. ¿Dónde fue señalada por primera vez?: en qué área o departamento de la organización
apareció por primera vez la necesidad y si se manifestó espontáneamente o surgió en la
DNC.

3. ¿Ocurre en otra área o sector?: es fundamental este dato, ya que si se aprecia que existe
una necesidad o falencia que se manifiesta, por ejemplo en el departamento de RR. HH. y
en el departamento de estadística, es probable que la necesidad sea más bien macro, es
decir, que esté afectando a la totalidad de la organización.

4. ¿Cuál es su causa?: si es posible, se debe indagar para conocer cuál o cuáles son los
motivos que dan origen a esta necesidad. Cabe mencionar que en la mayoría de las
ocasiones las causas de estas situaciones se logran conocer durante la ejecución de la
capacitación.

5. ¿Es parte de una necesidad mayor? Por ejemplo, si en varios departamentos de una
organización aparecen problemas de relación con las jefaturas, podríamos estar en
presencia de un déficit en habilidades de liderazgo en estas jefaturas.

6. ¿Cómo satisfacer la necesidad?, ¿por separado o en conjunto? Esta decisión depende de la

organización en que se va a trabajar, de la disposición de las jefaturas, de los recursos
económicos, etc.

7. ¿Se necesita alguna indicación inicial antes de satisfacerla? En este sentido, es

fundamental conocer a fondo la historia y el funcionamiento de la organización, para
prever posibles problemas e intentar neutralizarlos antes de su aparición.

8. Si la necesidad es inmediata, ¿cuál es su prioridad con respecto a las demás? Esta decisión
debe tomarse en conjunto entre las jefaturas y el encargado de capacitación y jefe de
recursos humanos.

9. ¿La necesidad es permanente o temporal?: es fundamental ver si la necesidad es “nueva”

en la organización, ya que si no es así y es una necesidad que ya se ha intentado mejorar
mediante otras capacitaciones, es absolutamente necesario darle otro enfoque a este
entrenamiento para obtener resultados positivos.

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 10. ¿A cuántas personas y cuántos servicios alcanzará?: evidentemente es importante conocer
si el alcance de la capacitación llegará a la mayoría de los funcionarios, que es la situación
ideal, en términos de tiempos y costos.

11. ¿Cuál es el tiempo disponible para el entrenamiento?: no es lo mismo realizar un PC en un

lugar como un hospital, donde no se puede retirar a los funcionarios por tiempos muy
prolongados, que en otro tipo de organización, por esta razón se debe regular el tiempo
de acuerdo a la naturaleza de la organización.

12. ¿Cuál es el costo probable del entrenamiento? Evidentemente este dato está dentro de los
más relevantes para llevar a cabo un PC. Esto dependerá de la organización y cuánto este
dispuesta a invertir.

13. ¿Quién va a impartir el entrenamiento?: dependiendo de la temática a tratar, de los

asistentes a la capacitación, de los recursos económicos, etc., es fundamental intentar
escoger a quienes posean mayor experiencia, dominio y buenos resultados previos, en un
determinado tema.

Podemos resumir todo lo anterior con el siguiente esquema (Chiavenato, 2000, p. 571):

A quién se debe
Personal entrenado
entrenar

Quién es el entrenador Entrenador e instructor

Acerca de qué Tema o contenido del

entrenar entrenamiento

Lugar físico,
Dónde entrenar
organismo o entidad

Métodos de
Cómo entrenar entrenamiento o
recursos necesarios

Época de
Cuándo entrenar entrenamiento y
horario

Volumen, duración o
Cuánto entrenar
intensidad

Objetivos o resultados
Para qué entrenar
esperados

Esquema N° 1: Plan y diseño de un Plan de Capacitación.

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Un inventario de necesidades de capacitación DEBIERA darnos la información suficiente y
necesaria para planificar un PC:

 ¿QUÉ debe enseñarse?

 ¿QUIÉN debe aprender?
 ¿CUÁNDO debe enseñarse?
 ¿DÓNDE debe enseñarse?
 ¿CÓMO debe enseñarse?
 ¿QUIÉN debe enseñar?

Fuente: http://www.gestiopolis.com/organizacion-talento-2/procedimiento-gestion-planes-estrategicos-
capacitacion.htm

2. PLANIFICACIÓN DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN

Sólo para efectos pedagógicos, separaremos en dos partes esta segunda etapa del proceso de
entrenamiento, ya que se dan al mismo tiempo en la realidad.

La planeación de un PC debe incluir los siguientes elementos (Chiavenato, 2000, p. 572):

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 1. Definición clara y operacional del objetivo general y objetivos específicos de la
capacitación, con la finalidad de poder medirlos en la etapa de evaluación.

2. División del trabajo que se realizará en módulos, sesiones, paquetes o ciclos.

3. Determinación del contenido que se incluirá en la capacitación, teniendo en cuenta que

pueden existir contenidos que son importantes, pero que pueden dejarse para
capacitaciones en el futuro.

4. Elección de los métodos de entrenamiento y de la tecnología disponible.

5. Definición de los recursos que son necesarios para implementar el PC, tales como el tipo
de instructor, relator o docente que se necesita, recursos audiovisuales, herramientas
necesarias, materiales, manuales y cualquier especificación de este tipo.

6. Definición de la población objetivo, es decir, los funcionarios que serán capacitados.

 Número de personas.
 Disponibilidad de tiempo.
 Grado de habilidad, conocimientos y tipo de actitudes.
 Características personales del comportamiento.

7. Lugar físico donde se realizará la capacitación, considerando diferentes alternativas: en el

mismo puesto de trabajo de las personas o fuera de este, en dependencias de la empresa o
fuera de ella.

8. Época o periodicidad de la capacitación, considerando el horario más adecuado y la

ocasión más oportuna.

9. Cálculo de la relación costo-beneficio del PC.

10. Control y forma de evaluación de los resultados, cómo se medirá el impacto real en los
funcionarios y la consideración a priori de probables puntos críticos que puedan
presentarse y que requieran ajustarse o modificarse, incluso, durante la ejecución misma
del PC.

Si bien los puntos anteriores son los elementos fundamentales de la planificación del plan de
capacitación y son los que tomamos como ciertos y como punto de referencia dentro de este
curso, es necesario considerar que existen otros modelos sobre cómo se realiza la planificación de
un PC, que plantean elementos distintos a tomar en cuenta al realizarla, pero también muestran
similitudes con los puntos planteados por Chiavenato.

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3. ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
La organización se refiere a la materialización del planeamiento, estableciendo la programación de
las acciones relativas al plan de capacitación y desarrollo. Entre estas acciones se deben considerar
las siguientes:

Figura N° 2: Organización de la capacitación.

Fuente: http://www.wikilearning.com/curso_gratis/la_administracion_de_recursos_humanos-
proceso_de_elaboracion_de_un_plan_de_capacitacion/15947-55

1. Fijación de la fecha y hora del evento. Para asegurar que toda la organización esté al tanto
de esta información, se debe elaborar un plan de difusión.

2. Determinación del auditorio adecuado donde se desarrollará el evento o del lugar al aire
libre, si es una capacitación outdoor.

3. Contratación de los instructores. En el caso de las empresas privadas se contrata a los

instructores a través de un contrato a honorarios por la prestación de servicios. En el caso

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 de los empresas públicas, debe realizarse una licitación y quien se la adjudique es
contratado.

4. Selección de participantes. Cuando la capacitación está planificada para toda la

organización, se deben establecer los días, horarios, personas que participarán, etc., para
que la organización continúe su funcionamiento habitual. Si el PC está pensado para un
número acotado de participantes, debe idearse un formulario de postulación que sea
capaz de elegir a los participantes (Servicio de Salud Metropolitano Central, 2009, p. 18).

5. Designación de los coordinadores. Es fundamental que existan coordinadores de la

actividad, los que en general son: el (la) encargado (a) de capacitación de la organización,
el (la) jefe (a) de recursos humanos o el (la) encargado (a) de desarrollo organizacional.
Esta persona tiene como función asegurarse de que todo se lleve a cabo como se planificó.
(Servicio de Salud Metropolitano Central, 2009, p. 18).

6. Preparación de los medios y materiales. Se debe prever con antelación qué materiales
serán necesarios y cuándo, cómo y quién se hará cargo de esta tarea.

7. Elaboración y manejo de la base de datos de los participantes de las actividades de

capacitación (nombres, Rut, cargo, etc.).

Figura N° 3: Características del plan.

Fuente:http://planeamientoestrategico.pbworks.com/w/page/17114729/Proceso-del-Planeamiento-Estrat%C3%A9gico

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4. ELECCIÓN DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA DE CAPACITACIÓN
Una vez que los aspectos más “formales” se han planificado y organizado, queda la elección de las
técnicas que se usarán en el PC con la finalidad de optimizar el aprendizaje, es decir, obtener el
mayor volumen de aprendizaje con la menor inversión de recursos, tiempo y esfuerzo.

Las técnicas de entrenamiento pueden clasificarse en cuanto a tres criterios (Chiavenato, 2000, p.
573):

4.1. TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO EN CUANTO AL USO

Son técnicas que apuntan a entregar contenidos teóricos para lograr cambios en los conocimientos
de los funcionarios o a entregar herramientas que ayuden al desarrollo personal de estos.

Algunos ejemplos de técnicas de entrenamiento podemos encontrar a continuación:

TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO ORIENTADAS AL CONTENIDO: están diseñadas para transmitir

conocimiento o información: técnicas de lectura, recursos audiovisuales, instrucción programada e
instrucción asistida en línea.

TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO ORIENTADAS AL PROCESO: están diseñadas para cambiar actitudes,

para el desarrollo personal y de habilidades interpersonales. Ponen énfasis en la interacción de las
personas entrenadas para provocar cambios de conducta, antes que transmitir información
solamente.

TÉCNICAS MIXTAS DE ENTRENAMIENTO: están diseñadas para transmitir información y para lograr
un cambio de conducta en las personas. Algunas de estas son las conferencias, los estudios de
caso, etc.

4.2. TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO EN CUANTO AL TIEMPO

Son técnicas que se aplican cuando una persona ingresa a una organización, o bien, cuando los
funcionarios ya son parte de ella, pero requieren adquirir nuevas competencias.

ENTRENAMIENTO DE INDUCCIÓN O DE INTEGRACIÓN A LA EMPRESA: es un entrenamiento que se

aplica antes de que la persona se integre a la organización; busca la ambientación y adaptación
inicial del nuevo trabajador a la empresa y al ambiente físico y social donde trabajará. Este
entrenamiento es realizado por el jefe directo de la persona, el encargado de capacitación o algún
colega. Un programa de integración o de inducción debe contener, a lo menos, la siguiente
información (Servicio de Salud Metropolitano Central, 2009, p. 40):

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  Historia, desarrollo y organización de la empresa.
 El rubro de la empresa, sus productos y servicios.
 Derechos y deberes de los funcionarios.
 Los términos del contrato de trabajo.
 Beneficios y actividades sociales dirigidas a los funcionarios.
 Normas y reglamentos internos.
 Información sobre protección y seguridad en el trabajo.
 Información sobre el cargo que ocupará la persona (horarios, salario, funciones,
compañeros, etc.).
 Presentación de la persona que supervisará el trabajo del nuevo funcionario.
 Relaciones con los otros cargos.

ENTRENAMIENTO DESPUÉS DEL INGRESO AL TRABAJO: este entrenamiento puede ser llevado a
cabo en el mismo puesto de la persona o fuera de este. Es decir, esta es la capacitación
propiamente tal. Puede ser entrenamiento en habilidades para el cargo, desarrollo personal, etc.

4.3. TÉCNICAS DE ENTRENAMIENTO EN CUANTO A SU LUGAR DE

APLICACIÓN
ENTRENAMIENTO EN EL LUGAR DE TRABAJO: este tipo de entrenamiento puede ser administrado
por otros empleados, supervisores o especialistas de staff. No requiere acondicionamiento
especial, ni equipos y es la forma más común de transmitir las enseñanzas necesarias a los
empleados. Es sumamente práctico, ya que el empleado aprende mientras trabaja. Es bastante
usado en empresas pequeñas y medianas, debido a que no requiere invertir recursos para ser
llevado a cabo. Esta modalidad se usa en la admisión de aprendices que deben entrenarse,
rotación de cargos, entrenamiento en tareas, etc.

Figura N° 4: Ejemplo de entrenamiento en el lugar de trabajo.

Fuente: http://recursos.cepindalo.es/

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ENTRENAMIENTO FUERA DEL LUGAR DE TRABAJO: en general, este tipo de entrenamiento no está
directamente relacionado con el trabajo en sí, sino más bien es complementario del
entrenamiento en el lugar de trabajo. Su principal ventaja radica en que los asistentes pueden
tener toda su atención en el entrenamiento, cosa que no ocurre en el lugar de trabajo. Algunas de
estas técnicas son: el uso de películas, videos, estudios de casos, discusión en grupo, paneles,
debates, etc.

Figura N° 5: Ejemplo de capacitación fuera del lugar de trabajo.

Fuente: http://biblio19de04.blogspot.com/2011/05/docentes-en-capacitacion.html

Como lo hemos señalado anteriormente, tanto el sector privado como el sector público suelen
externalizar los servicios de capacitación. A continuación encontrará algunos puntos de un
extracto de las bases técnicas de una licitación pública, donde se especifican las principales
características requeridas por el demandante (en este caso CONADI) respecto del plan de
capacitación que desea desarrollar.

Este ejemplo le será de gran ayuda para reconocer los aspectos centrales que se deben considerar
a la hora de dejar la capacitación en manos de terceros.

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LICITACIÓN PÚBLICA PARA EL PROYECTO: “CAPACITACIÓN A LOS BENEFICIARIOS DEL SISTEMA
CHILE SOLIDARIO”, REGIÓN DE TARAPACÁ, AÑO 2009

2.2. OBJETIVOS GENERALES DEL PROYECTO

Capacitar de manera técnica a los beneficiarios(as) del concurso público Generación de
Microemprendimiento Indígena año 2009.

2.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2.3.1. Elaborar un programa de capacitación referido a emprendimiento, contabilidad básica y
tributaria, iniciación de actividades y trámites a desarrollar en el SII, programas, políticas públicas
para el emprendimiento y elaboración de planes de negocios.
2.3.2. Que el programa de capacitación, señalado precedentemente, considere en el diseño gráfico
y en los contenidos técnicos la pertinencia étnico cultural de los y las beneficiarias(os) del
programa.

2.4. PRODUCTOS ESPERADOS

2.4.1. Cuatro módulos de asesoría y asistencia técnica a beneficiarios(as) del concurso en temas
relacionados con contabilidad básica y tributaria, trámites en el SII y municipios para la
formalización de las microempresas, instrumentos de fomento dirigidos al fortalecimiento de las
iniciativas de microemprendimiento y en la formulación de planes de negocio y actividad
productiva, bajo un esquema participativo de autogestión para mejorar las características
emprendedoras de las o los beneficiarios(as).

2.5. RESULTADOS ESPERADOS

a. Al menos 50 beneficiarios(as) del Programa de Microemprendimiento Indígena Urbano del
Sistema Chile Solidario capacitados técnicamente en temáticas relevantes para el fortalecimiento
de sus iniciativas productivas.
2.5.1. Indicadores a considerar en la gestión de los proyectos
En términos de asegurar un claro registro de los productos a alcanzar durante la ejecución del
proyecto, se requiere cumplir con los siguientes indicadores y medios de verificación:

Nº MEDIOS DE VERIFICACIÓN
INDICADOR
1. Programa de capacitación desglosado en cuatro módulos, destinado a los beneficiarios(as) del
concurso público para el Microemprendimiento Indígena Urbano del Sistema Chile Solidario.
Un documento visado por CONADI.
2. Listado de recepción de la invitación al curso de capacitación. Nº de confirmación de recepción
de invitaciones /50.
3. Lista de asistencia al curso. Nº de asistentes/ 50.
4. Horas de capacitación 20 hrs. académicas.

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2.6. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El proyecto consiste en diseñar y desarrollar un programa de capacitación de 20 horas académicas
para los beneficiarios(as) y postulantes del concurso público Microemprendimiento Indígena
Urbano del Sistema Chile Solidario año 2009. El ejecutor deberá proponer un programa de
capacitación que debe contener, al menos, lo siguiente:
a. Objetivo general.
b. Objetivos específicos.
c. Contenidos.
d. Sistema de evaluación.
e. Cuerpo docente.
f. Programa de módulos: estos, a su vez, deben contemplar contenido, objetivo, asignaturas,
actividades de aprendizaje.
g. Materiales de apoyo.
h. Profesor o profesora.
i. Horas académicas.

2.7. CARACTERÍSTICAS DE LAS ETAPAS Y ACTIVIDADES A PROPONER

El proponente deberá presentar en una Carta Gantt, para cada una de las etapas, todas las
actividades a realizar en el período.
Se entenderá por una actividad a aquella necesaria de realizar para obtener un producto
esperado, a través del cual se pueda conseguir el resultado deseado.

2.8. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

El proponente deberá indicar el plan de trabajo y metodología a utilizar en cada etapa del
proyecto.
Para cada etapa se deberá indicar la secuencia de acciones a realizar, el personal técnico y
profesional responsable de la realización de las mismas, y los productos y resultados esperados.
El ejecutor, al término de cada etapa, deberá reunirse con la Encargada de la Unidad de Desarrollo
y con la responsable de Seguimiento para analizar y evaluar las actividades y productos a alcanzar
en la nueva etapa.

2.11. PERFIL Y CARACTERÍSTICAS DE LOS EJECUTORES

El proponente deberá señalar la experiencia del equipo en el tema objeto de la Licitación, además
de poseer experiencia en la temática andina.
El proponente deberá indicar la infraestructura, el equipamiento y personal técnico y profesional
con que cuenta para asegurar el pleno cumplimiento de los objetivos y metas del proyecto.
El proponente deberá señalar la organización funcional del proyecto y la capacidad financiera para
su ejecución.

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CONCLUSIONES
Como hemos revisado en esta clase, la etapa de planificación y organización de un plan de
capacitación es fundamental para que la posterior ejecución del mismo sea la adecuada, según los
requerimientos de los funcionarios y de la misma organización, logrando alcanzar de acuerdo a los
tiempos y recursos establecidos los objetivos planteados.

Llevar a cabo esta etapa requiere de un gran esfuerzo por parte de quienes están encargados de la
capacitación de una empresa, ya que demanda que estas personas posean variados
conocimientos, no sólo respecto al funcionamiento de la empresa, los objetivos que persigue y
sus funcionarios; tan importante como aquello es que tengan competencias en el área de la
metodología de la educación.

Como ya lo mencionamos, cada etapa de un plan de capacitación es importante por sí misma,

pero al revisar cómo se planifica y organiza este va quedando más clara la interrelación e
interdependencia de las distintas etapas y la necesidad de que este sea un proceso que debe tener
una importancia fundamental dentro de una empresa.

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BIBLIOGRAFÍA

Chiavenato, I. (2000). Administración de Recursos Humanos. Colombia: McGraw-Hill

Interamericana.

Servicio de Salud Metropolitano Central (2009). Manual de políticas sobre desarrollo de las

personas.

Licitación pública para el proyecto: Capacitación a los beneficiarios del Sistema Chile Solidario,

Región de Tarapacá (2009). Recuperado 2011, de

http://www.conadi.cl/concursos/2009/iquique/Bases%20Licitacion%20Capacitacion%20Chil

e%20Solidario%202009.pdf

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