ANEXO 2

CONVITES

MANUAL DE
PROCEDIMENTOS
 ANEXO 2

CONVITES

Parabéns por ter escolhido a AF4 Convites!

A sua turma terá o melhor convite de formatura do Brasil.

Leia este manual com bastante atenção, ele é muito importante para o perfeito andamento do seu projeto.
Consulte-o sempre e o leve em todas as reuniões, ele o ajudará em dúvidas recorrentes.
Caso ainda surjam dúvidas, seu atendimento estará a disposição para responder suas perguntas.

• O QUE É ABORDADO NESTE MANUAL:

Etapas:
Datas de cada uma das etapas e o que será tratado em cada uma delas. (etapas on line e presenciais)

Sistema de Gerenciamento da Comissão:

Textos:
Orientações sobre o cadastro de textos pessoais e protocolares.
Etapas onde o sistema estará aberto para mudanças.
Fotos:
Como enviar (tamanho, resolução) e como identificar as fotos.
Melhor maneira para se tirar as fotos no Estúdio fotográfico.

Condições Gerais:
Como proceder em cada uma das estapas.
Demais processos envolvidos no projeto (entrega, questionários, adendos e etc)

DICAS UTEIS:
• Qualquer questionamento deve ser enviado por e-mail para seu atendimento, ele é o responsavel por orientá-lo
durante todo o processo.
• Seja pontual com as datas processuais, mantendo o cronograma a risca.
• A personalização é o mais importante para seu convite valorize-a ao máximo.
• Tire as fotos exatamente como orientado no formulário de fotos, isso evita adaptações no seu convite.
• Os textos são de total responsabilidade dos formandos, a AF4 não faz nenhum tipo de revisão e/ou correção.
Estas devem ser feitas pelos formandos e através do site de gerenciamento.
• O layout pode ser alterado no máximo 2(duas) vezes (desde que as mudanças estejam de acordo com o
questionário previamente enviado), caso seja solicitado mais alguma alteração será cobrada a taxa de R$ 900,00.
 ANEXO 2

ETAPAS: CONVITES

• ETAPAS: PRAZOS
O processo de confecção do seu convite segue estas etapas:
Atenção aos prazos para o perfeito
• Contato Inicial, envio de e-mail com primeiras instruções. andamento do processo.
• RA - Reunião com o Atendimento. (telefone ou Skype) Anote aqui as datas enviadas por
e-mail pelo seu atendimento.
• RC - Reunião com o Criador. (telefone, Skype ou presencial)
• AP - Apresentação on line do seu convite (internet) Envio Questionário
• AF - Aprovação de layout do seu convite (internet e boneca impressa)
• AF2 - Aprovação final do seu convite (internet)

• Contato inicial e e-mail com instruções

1. E-mail inicial com as intruções para o processo de criação.
2. Contato feito pelo atendimento para marcar reuniões e prazos. Entrega de Textos e Fotos
3. Envio do questionário de criação pela comissão via sistema web.
• RA - RC: Reunião com atendimento e criação
1. Reunião com seu atendimento para orientações e retirada de dúvidas.
2. Reunião com o criador para definição do convite conforme questionário.
3. Definição da paginação e personalização do convite.
Aprovação do Layout
Esta é a última data para contratação de qualquer outro opcional no seu convite.

• Envio de textos e envio de fotos

1. Seguir orientações à frente.
• AP - Apresentação on line do seu convite
1. Apresentação do layout no Site de Gerenciamento da Comissão.
(Nesta etapa a comissão pode solicitar mudanças pontuais no layout, desde que as mesmas não fiquem Aprovação Final
em desacordo com o que foi acordade na RC - A comissão tem 03(três) dias para responder à esta
etapa)
• AF - Aprovação de layout do seu convite
1. Envio de 01(um) exemplar impresso de cada peça contratada.
2. Disponibilização on line das páginas personalizadas do projeto.
3. Prazo limite para pedido de quantidades extras.
Entrega
(Nesta etapa o site será aberto para as ultimas correções em todos os textos do convite incluindo os
personalizados; nesta estapa o layout já deve estar totalmente aprovado pela comissão; a comissão
deve devolver o layout assinado no prazo máximo de 07(sete) dias)

Todas as correções nos textos devem ser feitas diretamente no site de

gerenciamento da comissão. Correções feitas no layout impresso vão ser
desconsideradas.

• AF2 - Aprovação final do seu convite

1. Envio on line das últimas correções de texto já feitas pelos formandos.
(Nesta etapa a AF4 atualiza pela última vez todos os textos do convite; todas as correções de textos tem
que estar concluídas. Qualquer nova abertura no site para novas correções pode prejudicar o andamento
do projeto - A comissão tem 24 horas para responder à esta etapa)
 ANEXO 2

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA COMISSÃO - CADASTRO CONVITES

• Contato Inicial:
No período de início do processo, o atendimento responsável pelo seu contrato irá ligar
para o contato principal da comissão.
O atendimendo lhe dará a orientações iniciais e enviará um e-mail para que você possa
cadastrar sua senha no Sistema de Gerenciamento de Convites: (figura 2.1)
Após confirmar seu e-mail e senha (figura 2.2) , o sistema está disponível para as seguintes
ações: (conforme datas de contrato e/ou tratadas com o atendimento)
• Cadastro de textos protocolares; (comissão)
• Cadastro dos textos pessoais; (comissão e formandos)
• Envio das fotos de criança, familiares e mural; (comissão e formandos)
figura 2.1
• Conferência e alteração dos textos e fotos; (comissão e formandos)

TELA PARA CADASTRO DE SENHA TELA DE LOGIN

figura 2.2 figura 2.3

• Procedimentos Iniciais:
Após ler e confirmar os “Termos e condições de uso”: (figura 2.4)
O contato principal da comissão tem acesso a tela principal do Sistema de Gerenciamento da Comissão, onde poderá:
• Iniciar cadastro dos textos protocolares;
• Cadastrar e-mail dos demais formandos para que eles iniciem o processo de cadatro dos textos pessoais;
• Visualizar formandos que já confirmaram o e-mail de cadastro (enviados pela comissão conforme descrito acima);
• Visualizar data limite para o cadastro dos textos;

TELA DE TERMOS E REGRAS

figura 2.4
 ANEXO 2

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA COMISSÃO - CADASTRO CONVITES

TELA DE GERENCIAMENTO - ÁREA DA COMISSÃO

Nesta tela que é exclusiva a comissão pode:

• Gerenciar o cadastro dos demais formandos.

• Cadastrar e-mail dos formandos para que eles
tenham acesso ao site de cadastro de textos.
• Visualisar data limite para cadastro dos textos
protocolares.
Dicas:
Cadastre somente um e-mail por formando;
Confira a quantidade de e-mails cadastrados com o
número total de formandos.
Fique atento(a) à data final de cadastro.

figura 2.5

Nesta tela a comissão pode :

• Visualizar as datas limites para cadastro de texto e

envio das fotos.
• Acessar página para cadastro dos dados pessoais
e agradecimentos.
• Acessar página de envio das fotos: (criança / família
/ mural)
Dicas:
Fique atento(a) à data final de cadastro e envio das
fotos.

figura 2.6
 ANEXO 2

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA COMISSÃO - TEXTOS CONVITES

TELA DE CADASTRO - TEXTOS PROTOCOLARES

Nesta tela exclusiva a comissão pode:

• Cadastrar todos os textos protocolares (obrigatórios):

Solenidades
Autoridades
Homenagens
Juramento
• Cadastrar mensagens (opcionais):
Mensagem Inicial
Mensagem Final
Mensagem da Comissão
Aos Mestres
Dicas:
Respeitar o gênero das Autoridades e Homenagens:
- Ex. Patrono / Patronesse
Jurador / Juramentista etc...
A quantidade de mensagens é combinada na reunião
de criação.
figura 2.6

TELA DE CADASTRO - TEXTOS PESSOAIS

Nesta tela os formandos devem:

• Cadastrar todos os textos individuais:

- Dados Pessoais
- Dados de Contato
- Agradeimento Familiar
- Agradecimento Pessoal
- Agradecimento Encarte
Dicas:
Lembre-se de respeitar o limite de caracteres
estipulados para cada agradecimento.
Não deixar de cadastrar nenhuma informação pedida.
Cadastre sempre a 1º letra dos campos em maiúscula.
Salve constantemente as suas alterações.
Após finalizar tudo baixe o PDF.

figura 2.7

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA COMISSÃO - TEXTOS
DICAS UTEIS: TEXTOS
• Não utilize CAIXA ALTA FIXA (Caps Lock Fixa).
• Cadastrar as solenidades cronologicamente. (da primeira
para a última)
• Cadastre todas as informações, mesmo que incompletas
(datas dos eventos, nome dos homenageados e
autoridades), isso facilita na criação do convite.
• Nos textos homenagens respeitar maiúsculo e minúsculo:
Ex: Aos Mestres (correto) / Aos mestres (errado)
• No campo nome dos familiares, sempre cadastrar os
nomes na ordem em que eles aparecem na foto. Pois estes
nomes fazem referência às fotos.
• Sempre coloque <espaço> após qualquer pontuação
(,.!?:;)
• Antes de enviar seus textos, peça que alguém mais os
leia para pegar algum erro de digitação ou concordância.
É aconselhado escrevê-los diretamente no site. Respeite
a quebra de linha nunca tecle <enter> antes de terminar a
frase.
• Use sempre letra minúscula ao iniciar uma frase depois de
um ponto-e-vírgula.
• Dicas Gerais
Textos Protocolares - Solenidades, Autoridades,
Homenagens, Juramento
• Os textos devem ser enviados COMPLETOS E
DEFINITIVOS até a data contratual, através do Site de
Gerenciamento da Comissão;
• Os textos de agradecimentos são escritos pela turma.
• Os textos gerais são: Mensagem Inicial, Mensagem Final e
Mensagem da Comissão.
O PATRONO é uma personalidade escolhida pela turma que pode ser
considerada admirável.
Geralmente um profissional renomado da área, pessoa reconhecida ou
político.
O PARANINFO é um dos professores da faculdade, com quem a
turma teve plena identificação, seja pela capacidade profissional ou pela
personalidade, e que mereça esta homenagem.
Textos pessoais - Dados do formando, agradecimentos
(familiar, convitecard e pessoal)
• A comissão cadastra todos os e-mails no site de
gerenciamento;
• O formando cadastrado recebe o email para cadastrar sua
senha (figura 2.1);
ANEXO 2
CONVITES
• A crase NUNCA aparece antes de palavras masculinas
(Deus, pai, irmão, Jesus, etc) e dos pronomes de tratamento
(eu, tu, ele/ela, nós, vós, eles/elas; você(s)).
Exemplo:
Agradeço a Deus, ao meu irmão, a você, dedico este
diploma a ela...
• Os verbos devem concordar em singular e plural com o
seu sujeito.
Exemplo:
Você que me ajudou.
Vocês que me ajudaram.
• Atente-se à correta acentuação das palavras: a terminação
-ão sempre tem til, os ditongos -ei e -oi não mais têm acento,
nem as palavras com vogais iguais repetidas – voo, leem,
veem. O trema ( ¨ ) não é mais usado em nenhuma palavra da
língua portuguesa.
• Homens agradecem com OBRIGADO e mulheres com
OBRIGADA, independentemente de a quem estejam
agradecendo.
• O formando clica no link e cadastra sua senha (figura 2.2);
• Feito isto, o formando ja esta liberado para logar no site
(figura 2.3);
Lembre de ler os termos e regras (figura 2.4)
• Feito isso o formando loga no site e inicia o processo
de cadastro de dados pessoais e agradecimentos
(homenagem, convitecard e pessoal) no site;
• O texto enviado pelo formando é o que será impresso no
convite;
Atenção: não há revisão linguística por parte da AF4
para textos pessoais
• Cada formando aprova, revisa e altera seu texto pelo site e
é responsável por ele;
• Para qualquer solicitação de mudança de textos pessoais,
após o término do prazo, será cobrada uma taxa de R$75,00
e acarretará atraso na entrega;
• Para qualquer reclamação a respeito de discordância
nos textos enviados com o impresso, deverá o formando
apresentar o PDF enviado;

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA COMISSÃO - FOTOS:
Procedimento inicial:
• Por contato telefonico ou no dia da Reunião de Criação, o
criador vai definir com a comissão a disposição das fotos dos
formandos dentro do convite.
• O atendimento enviará por e-mail um modelo de fotos com
o que foi combinado com o criador. (Este modelo serve como
orientação para a empresa de foto no dia das fotos)
• Seguir o modelo a risca. Caso o modelo não seja seguido,
o layout (diagramação das páginas) será adaptado de
acordo com as fotos enviadas, respeitando a definição inicial
constante no modelo de fotos.
Como enviar as fotos: (individuais, grupos, turma e comissão)
• Enviar as fotos gravadas em 01 CD/DVD;
• Foto de turma toda – tirar com máquina digital profissional
(dSLR), mínimo de 6 megapixels em formato RAW (original
da máquina);
• Foto individual – tirar com máquina digital profissional
(dSLR), mínimo de 6 megapixels em formato RAW ou JPG.
Identificação das fotos:
• A identificação das fotos deve ser feita pela comissão.
Preferencialmente na hora em que elas estiverem sendo
escolhidas na empresa de fotos. Somente será recebido 1
CD/DVD com as fotos escolhidas, na data predeterminada,
sem pendências;
DICAS UTEIS: FOTOS
• Para as fotos individuais colocar os nomes COMPLETOS
dos formandos, de preferência digitados ou, se escritos à
mão, com letra de fôrma legível. Caso contrário, a AF4 se dá
o direito de exigir da comissão uma nova lista que atenda a
essas exigências.
• Levar o FORMULÁRIO DE FOTOS enviado pela AF4 no dia
da sessão de fotos para orientação do fotógrafo.
• Caso as fotos não estejam no padrão solicitado e
identificadas, um novo envio será solicitado.
• A AF4 poderá recusar fotos por baixa qualidade: escuras,
tremidas ou fora de foco. A AF4, tendo avisado a comissão,
não se responsabiliza pela qualidade de impressão das
mesmas no convite.
• A comissão deve observar se não existe ninguém com
olhos fechados, ou qualquer outra parte do corpo cortados.
• Sempre escolher a quantidade certa de fotos.
Individualmente formando tem que enviar, 1 foto de meio
corpo, 1 de corpo inteiro e 1 com seu grupo de afinidades.
Alem das fotos de Turma toda e fotos de comissão.
ANEXO 2
CONVITES
• Deverão ser tiradas em estúdio com fundo e chão brancos, pois
não será recortado qualquer outro tipo de fundo ou foto ao ar livre;
• Para tratamentos de imagem e montagens de formandos,
serão cobrados R$ 215,00 (cada);
• Após entregues não há possibilidade de troca de fotos;
caso seja solicitada troca de qualquer foto serão cobrados
R$215,00 por foto e o prazo para a finalização dos trabalhos
será de 35 dias corridos após a aprovação final do projeto.
• Não tirar fotos sentadas em objetos que não possam
aparecer no convite. (bancadas, escadas e etc)
Tirar a foto de meio corpo da cintura para cima e a de corpo
inteiro preferencialmente em pé e com os braço próximos ao
corpo. Não tirar as foto cortando alguma parte do corpo.
• Todas as fotos devem ser enviadas coloridas;
• A AF4 não devolve o CD/DVD de fotos, sugerimos que nos
envie uma cópia.
• Enviar o CD/DVD, com um formulário contendo:
NOME DA EMPRESA DE FOTOS
DATA DA ENTREGA __/__/__
NOME DO CURSO, SEMESTRE E ANO - TURNO
FOTO TURMA TODA - ARQUIVO XXXX
FORMANDO FULANO DE TAL - ARQUIVO YYYY....
• Escolha somente uma foto de grupo de afinidade, ela será
a mesma para todos os integrantes do grupo.
• A foto de meio corpo será também utilizada no Convitecard
e no “Carometro”.
• Não tirar fotos com braços e pernas muito abertas, assim
evita-se que sua foto saia muito pequena no convite.
• Montagens feitas para fotos dos familiares e/ou crianças
devem respeitar a proporção definida pelo sistema.
• Não enviar fotos via e-mail. Fotos somente via CD/DVD
(individuas, grupos, Turma Toda, comissão) ou pelo site
(familiares, criança, mural)
• Fotos de mural devem obrigatoriamente respeitar a
quantidade minima definida, e a partir dai seguir em
multiplos de 2, sem ultrapassar o maximo de 12.
Ex: Mínimo 4, dai por sequência 6,8,10,12.
• Fotos que não estajam de acordo com esta ordem serão
sempre arredondadas para baixo.
Ex: Minimo 4, formando enviou 3 conta como nenhuma,
enviou 5 conta como 4, sempre descartando a última foto
enviada.
 ANEXO 2

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA COMISSÃO - FOTOS: CONVITES

Como enviar as fotos: (criança, familiares e mural)

• Enviar as fotos pelo site de gerenciamento.
• Os passos são semelhantes para as 3 categorias de fotos.

• Selecione qual a foto que deseja enviar. • Clique em Choose File

• Clique em Enviar Foto • Selecione o arquivo de foto dentro do seu computador.
• Clique em Enviar

• Selecione o melhor enquadramento para foto que escolheu. • Pronto

A proporção da foto é automaticamente definida pelo sistema. • Caso desejar trocar a foto clique em Trocar foto e siga
• Clique em Salvar novamente as etapas.

• O procedimento é semelhante para as três categorias de fotos;

• Lembre-se sempre de escolher uma foto em boa resolução;
• Caso a resolução não for a indicada, o sistema vai avisa-lo sobre isso;
• Para fotos de mural sempre respeitar a quantidade minima;

CONDIÇÕES GERAIS
Processo
• Tudo o que for acordado com a turma deverá constar na
proposta (Anexo 1) e eventuais acréscimos pós-fechamento
do contrato deverão ser feitos por meio de adendos;
• Leia atentamente a proposta (Anexo 1), reclamações
posteriores não vão ser aceitas.
• Todos os pedidos e adendos deverão estar devidamente
assinados. A AF4 não atenderá a pedidos não assinados;
• O atraso no envio de qualquer material (textos e fotos) e a
aprovação final feita após data contratual poderão acarretar
atraso na entrega;
• Atrasos no andamento das etapas (aprovações de layout
por parte da turma) também pode acarretar atraso na entrega;
• O atraso na entrega, devido a atrasos por parte dos
formandos, não é proporcional ao atraso no processo,
podendo ser maior devido à escala de produção;
• Para atrasos superiores a 15 dias o contrato será suspenso.
• Na etapa de AF - Aprovação Final TODOS os itens do
convite deverão ser conferidos e aprovados, não podendo,
posteriormente, qualquer das partes alegarem outro tipo
de acordo que não o documento assinado ou aprovado via
e-mail;
• Os textos pessoais precisam ser aprovados pelos
formandos no site (os formandos podem fazer download
de um arquivo PDF como registro), sendo responsabilidade
de cada formando a conferência dos seus textos. Havendo
discordância do texto impresso nas peças com o texto
enviado, deverá o formando enviar cópia do PDF enviado pela
empresa.
Feita a conferência e detectado o erro por parte da AF4, a
empresa irá providenciar a troca em 10 dias úteis;
• Alteração no layout após aprovação ou etapa concluída
terá custo de R$ 980,00. Alteração nos textos do convite
após aprovados poderá ter custo e o prazo de entrega dos
convites adiado;
• A data limite para contratar qualquer tipo de acabamento
para o convite é na etapa de Apresentação AP.
Cortesias
• Convite de eventos: os formulários devem ser preenchidos
e enviados pelo site de gerenciamento da comissão. Caso
não seja enviado até a data da Aprovação de Layout, a AF4 se
exime de qualquer compromisso de fornecimento. O limite de
convites é de 2.000 unidades, sendo que arte e cor não estão
sujeitas à aprovação;
• Arte da camisa: após o recebimento do formulário de arte
de camisa pelo site de gerenciamento da comissão, serão
enviadas no máximo 2 opções de arte por e-mail, para que
uma delas seja aprovada. Existe custo para camisas de
tamanho diferente ao monstruário fornecido pela AF4.
• As cortesias estão devidamente descritas na proposta
ANEXO 2
CONVITES
(Anexo 1) e caso necessário, de responsabilidade da turma o
envio e/ou retirada das mesmas.
• Todas cortesias tem a logo da AF4. Para eventuais mudanças
no tamanho e/ou ausência da mesma será cobrado taxa.
• A entrega das cortesias, quando necessário, não é feita
junto com as peças contratadas.
• A versão on line de seu convite estará disponivel num
prazo máximo de 15 dias.
Reuniões
• As reuniões terão, no máximo, 1h30 de duração e poderão
sofrer alterações de horário e data com no mínimo 24 horas
de antecedência;
• Contratos com 08 (oito) e 12 (doze) páginas e de outras
cidades/estado não necessitam de reunião presencial.
As reuniões são preferencialmente feitas por Skype ou
telefone fixo.
• As reuniões obedecem ao horário de funcionamento da
empresa;
• O número máximo de participantes nas reuniões é de 07
pessoas;
• Atrasos de até 15 minutos serão tolerados. Após este
tempo, sua reunião estará automaticamente cancelada e nova
data e horário será marcada, conforme agenda disponível.
Entrega
• A entrega só é feita após todos os pagamentos efetuados,
incluindo os adendos.
• No caso de algum atraso por parte da turma a entrega
passa a ser de responsabilidade da turma.
• Endereço de entrega: o formulário de endereço de entrega
dos convites deverá ser preenchido e enviado pelo Site de
Gerenciamento da Comissão. Caso não nos seja enviado até
a data da Aprovação Final a entrega poderá sofrer atraso;
• A conferência da mercadoria, no ato da entrega, é de
responsabilidade do cliente. Qualquer observação sobre
o convite deve ser enviada em até 48 horas após o seu
recebimento, registrado em protocolo, para podermos efetuar
a troca em tempo hábil. Observações depois deste período
não serão aceitas.
• A AF4 não fornece nenhum material criado ou digitalizado.
• As entregas podem ser feitas até às 21h.
• Caso não tenha ninguém para receber o convite na data de
entrega, fica de responsabilidade da comissão a retirada dos
mesmo na cede da AF4 ou em lugar combinado.
• A última parcela do pagamento nunca poderá exceder a
entrega.
Compra Extra
• Os pedidos extras devem ser feitos até o término da AF.
Depois será acrescido 25% do valor, além da dependência de
disponibilidade dos produtos.
 ANEXO 2

ANOTAÇÕES GERAIS CONVITES

 ES
VI T
ON
C

AF4 CONVITES
Rua Hélio Veiga Reis, 22
Serra Verde • 31.630-210
Tel.: (31) 3646-4392

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