Sunteți pe pagina 1din 7

MIJLOACELE ŞI TEHNICA DE CALCUL

5.1. Documentele de evidenţă


5.2. Registrele de contabilitate
5.3. Documentele şi registrele folosite în ferma agricolă

5.1. Documentele de evidenţă

Contabilitatea are drept caracteristică – înregistrarea operaţiunilor economice numai dacă


sunt înscrise în acte doveditoare, denumite documente de evidenţă.
Documentele de evidenţă sunt acte scrise în care se evidenţiază operaţiunile economice în
momentul în care se produc, cu scopul de a folosi ca dovadă a efectuării lor. Documentele de evidenţă
sunt purtători primari de informaţii şi servesc în faza de culegere şi înregistrare a informaţiilor (17).
Importanţa documentelor de evidenţă rezultă din faptul că ele constituie baza pentru
înregistrarea operaţiunilor economice în contabilitate, conferind acesteia caracteristica de a arăta
realitatea, în mod complet şi corect. Pentru aceasta însă, documentele trebuiesc întocmite şi transmise
spre înregistrare la timp (în mod oportun).
Documentele de evidenţă sunt un mijloc de legătură între cele trei forme ale evidenţei
economice şi stau la baza tuturor înregistrărilor şi calculelor ulterioare din evidenţa statistică şi contabilă.
Prin întocmirea de documente se efectuează un control asupra integrităţii elementelor patrimoniale, a
modului de utilizare şi păstrare a lor, a participării la activitatea de producţie şi a rezultatelor obţinute în
urma acestei participări. Şi nu în ultimul rând, documentele de evidenţă au o importanţă juridică, fiind
folosite ca probe în justiţie, la efectuarea de expertize judiciare (14).

Clasificarea documentelor de evidenţă

Activitatea unităţilor economice este foarte diferită şi pentru a fi înregistrată, este necesar
utilizarea unui număr mare şi divers de documente de evidenţă. Documentele de evidenţă se
clasifică după mai multe criterii: după destinaţie, după conţinut, după locul de întocmire şi după
modul de folosire.
1) După destinaţie, documentele pot fi:
 documentele de dispoziţie în care se înscrie un ordin (o dispoziţie) pentru executarea unei
operaţiuni economice: „Dispoziţie de plată”, „Dispoziţie de încasare”, „Comandă” etc.;
 documente de execuţie în care se înscriu operaţiuni economice ce au avut loc (au fost
executate): „Proces–verbal de recepţie”, „Factură” etc.;
 documente mixte care cuprind şi dispoziţia de efectuare şi operaţiunea care a avut loc în
urma ordinului dat: „Dispoziţie de livrare – Aviz de expediere” etc.;
 documente contabile care se întocmesc numai în serviciul de contabilitate al unităţii şi
înregistrează operaţiuni contabile specifice: „Notă de contabilitate”, „Jurnal de înregistrare”
etc.
2) După conţinut, documentele sunt:
 documentele primare care cuprind o singură operaţiune economică înregistrată pentru prima
dată în acel document: „Bon de intrare”, „Bon de recoltare” etc.;
 documentele centralizatoare care cuprind datele din mai multe documente primare pe care
le grupează, le cumulează: „Borderou” etc.
3) După locul de întocmire, documentele se grupează în:
 documentele interne – care se întocmesc în unitatea economică şi se folosesc numai în
interiorul ei, ca de exemplu: „Bon de consum”, „Act de fătare” sau în afara ei: „Dispoziţie de
plată” (trimisă băncii);
 documente externe – care sunt întocmite în afara unităţii, de către alte unităţi economice, cu
care aceasta întreţine relaţii economice „Factura” (primită de la furnizori), „Extrase de cont”
(trimise de bancă) etc.;
4) După modul de folosire – unele documente care privesc probleme de gestiune materială şi
bănească, se folosesc în anumite condiţii de siguranţă şi se numesc:
 documente cu regim special (întocmite şi înregistrate de anumite persoane, care asigură şi
siguranţa lor): „Lista de plată”, „Bonul de ieşire” etc.;
 documente fără regim special care se folosesc pentru toate celelalte operaţiuni economice.

Conţinutul şi întocmirea documentelor de evidenţă

Documentele de evidenţă trebuie să cuprindă în mod obligatoriu, anumite elemente (şapte


la număr), care să dea acestuia conţinut şi valoare, indiferent de operaţiunea economică pe care o
înregistrează.
 denumirea documentului;
 denumirea unităţii şi a locului unde s–a produs operaţiunea economică;
 data întocmirii, formată din zi, lună, an;
 numărul de ordine al documentului;
 descrierea operaţiunii economice;
 exprimarea în etalon valoric (bănesc) a operaţiunii;
 semnăturile persoanelor care au participat la efectuarea operaţiunii, care au întocmit
documentul şi a celor care l–au aprobat.
Pentru asigurarea înscrierii tuturor acestor elemente obligatorii, se practică tipizarea
(tipărirea) documentelor de evidenţă. Tipizarea este o acţiune de uşurare a muncii de înregistrare,
urmând să fie completate numai datele specifice fiecărei operaţiuni în parte. Folosirea unor
formulare tipizate pentru documentele de evidenţă are mai multe avantaje: se obţin informaţii
complete, clare şi în mod operativ, documentele sunt unice şi se folosesc în toate unităţile
economice de acelaşi profil, putând fi prelucrate cu uşurinţă şi duce la reducerea numărului total
de documente, înlăturând pe cele inutile. Din acest punct de vedere există formulare comune
pentru întreaga economie naţională („Chitanţă”, „Factură”) şi formulare specifice unei ramuri
(„Act de fătare”).
Documentele de evidenţă se întocmesc, deci pe formulare tipizate adecvate operaţiunii
economice, manual (cu cerneală, pix, creion chimic) sau mecanic (cu maşina de scris şi
contabilizat). Documentele se pot întocmi într–unul sau mai multe exemplare, în care caz toate
vor avea acelaşi număr de ordine.
Documentele trebuie să conţină toate elementele obligatorii, să fie scrise clar şi citeţ, să
nu conţină ştersături, iar corecturile să fie făcute după regulile generale: se taie textul sau cifra
greşită cu o linie şi se scrie corect deasupra rândului, semnând persoana care a făcut corectura
(există documente, care în caz de greşeală, nu se corectează, ci se anulează şi se completează un
alt document – documentele de casă, de bancă).

Verificarea, circulaţia şi păstrarea documentelor de evidenţă

Înainte de a fi înregistrate, pentru a se evita erorile, acţiunile ilegale, neeconomice şi incorecte,


documentele de evidenţă sunt supuse unei verificări. Verificarea documentelor de evidenţă se face sub
trei aspecte: asupra formei, asupra calculelor aritmetice şi asupra operaţiunii înscrise în document.

Verificarea formei (sau formală) a documentului se referă la controlul asupra modului de


întocmire a acestuia. Se verifică dacă documentul este întocmit pe formular tipizat, dacă sunt completate
toate datele, dacă nu prezintă ştersături, corecturi, dacă este semnat etc.

Verificarea aritmetică se face asupra calculelor aritmetice cuprinse în document (adunări,


înmulţiri etc.).
Verificarea de fond care se aplică operaţiunii economice înscrise în document şi se referă la:
realitate (operaţiunea a avut sau va avea loc la data şi locul prevăzut în document), necesitate
(operaţiunea este necesară şi se justifică economic), oportunitate (operaţiunea este utilă în momentul
respectiv) şi legalitate (operaţiunea nu contravine legii).
Verificarea documentelor de evidenţă se realizează pe mai multe căi: prin control preventiv
efectuat înainte ca operaţiunea economică să aibă loc, prevenind frauda, abuzul, neglijenţa, diferite
nereguli, prin control concomitent şi prin control post-operativ, fiecare ducând la întocmirea unor
documente corecte, reale şi legale.
Importanţa documentelor de evidenţă constă în întocmirea lor la timp, dar şi în transmiterea lor
în timp util, pentru a fi înregistrate, analizate. Această mişcare a documentelor din momentul întocmirii
lor, până în momentul prelucrării lor se numeşte circulaţia documentelor, care se face pe baza unui grafic
de circulaţie. În acest grafic se menţionează, documentele care se întocmesc sau primesc, cine le
întocmeşte, cui le înaintează, cine le verifică, aprobă şi înregistrează, termenul de predare şi de
prelucrare etc. Respectarea graficului de circulaţie a documentelor este o obligaţie a fiecărei unităţi
economice, care operează cu date, în cel mai optim timp.
Documentele de evidenţă, după ce şi–au îndeplinit rolul pentru care au fost întocmite se
păstrează în arhiva unităţii. Păstrarea în arhivă trebuie să asigure integritatea documentelor şi în acelaşi
timp accesibilitatea la ele.

Organizarea unei arhive se face, în general, cronologic (după dată), pe obiecte (sau
probleme: bancă, livrări, salarizare) şi pe corespondenţi (clienţi, furnizori).
În funcţie de importanţă, după expirarea termenului de păstrare în arhiva unităţii,
documentele se distrug prin ardere sau se înaintează la arhivele statului (cele de identitate, de
patrimoniu etc.).

5.2. Registrele de contabilitate

Înscrierea unor date pe care le conţin documentele, cu scopul grupării lor, se realizează cu
ajutorul registrelor de contabilitate. Importanţa acestora constă pe lângă sistematizarea şi gruparea
informaţiilor din documente şi în asigurarea organelor de conducere cu date ce privesc activităţile de
producţie şi economice, pentru efectuarea muncii de control. Registrele de contabilitate sunt şi un
important instrument probatoriu în justiţie. În contabilitate se utilizează un număr diferit de registre,
care se pot clasifica după mai multe criterii: după modul de înregistrare, după conţinut şi după forma
exterioară.
1) După modul de înregistrare sunt registre cronologice, sistematice şi mixte.
 Registrele cronologice sunt registrele în care operaţiunile se înregistrează succesiv, după data
efectuării lor, indiferent de conţinut şi locul de desfăşurare. Aceste registre se numesc, la
modul general „Jurnale”.
 Registrele sistematice înregistrează operaţiunile după conţinutul lor: mijloace fixe, materiale,
cheltuieli, în conturi sintetice şi analitice. Aceste registre – după forma pe care au avut–o
iniţial – se numesc „Cartea mare” sau „Maestru”.
 Registrele mixte (sau combinate) înregistrează operaţiunile atât după data efectuării lor, cât
şi după conţinut (adică pe conturi). Aceste registre se numesc „Jurnal – Cartea mare”.
2) După conţinut registrele se clasifică în registre sintetice şi analitice, în funcţie de conturile
utilizate la înregistrare.
 Registrele sintetice utilizează conturile sintetice, folosite pentru înregistrarea concentrată a
operaţiunilor economice. De exemplu, „Registrul pentru evidenţa mijloacelor fixe”, „Registrul
de casă” etc.
 Registrele analitice utilizează conturile analitice folosite în cadrul unui singur cont sintetic, de
exemplu: „Registrul de materiale” etc.
3) După forma exterioară, registrele pot fi:
 Registre fixe (legate) formate din foi legate şi numerotate care au avantajul că se pot pierde
sau degrada mai greu şi dezavantajul incomodităţii de lucru.
 Registre sub formă de foi volante mai comode în utilizare, dar cu riscul mai mare de pierdere,
degradare sau sustragere . Pentru a preîntâmpina acestea, registrele sub formă de foi volante
se tipăresc pe hârtie mai groasă şi se păstrează în anumite cutii din metal, carton sau lemn,
numite fişete sau cartoteci.

5.3. Documente şi registre folosite în ferma agricolă

Documentarea este un procedeu contabil care constă în culegerea şi consemnarea în


documente a datelor privitoare la operaţiunile economice care se desfăşoară într–un anumit loc şi
în momentul efectuării lor.
Documentele de evidenţă sunt acte scrise în care se înscriu operaţiunile economice,
pentru a face dovada efectuării lor şi stau la baza înregistrării în contabilitate.
Documentele se întocmesc pe formulare tipizate şi privesc: activele imobilizate, activele
circulante, salariile, pasivele, rezultatele economico–financiare.
Registrele de contabilitate sunt tot instrumente de lucru utilizate în contabilitate pentru
gruparea, centralizarea şi sistematizarea informaţiilor cuprinse în documente, referitoare la
patrimoniu, activitatea desfăşurată şi rezultatele acesteia.
În ferma agricolă se folosesc documente tipizate pentru înregistrarea operaţiunilor
economice şi registre pentru evidenţa operativă a acestora, referitoare la mijloace fixe, terenuri,
materiale, obiecte de inventar, produse finite, efective de animale, munca prestată, mijloace
băneşti, cheltuieli, venituri şi rezultatele financiare (7).

a) Documentele şi evidenţa operativă a imobilizărilor corporale se realizează cu ajutorul:


 Proces verbal de recepţie;
 Proces verbal de scoatere din funcţiune;
 Bon de mişcare a mijloacelor fixe;
 Fişa de calcul a amortizării mijloacelor fixe;
 Fişa mijlocului fix;
 Registrul pentru evidenţa mijloacelor fixe;
 Registrul numerelor de inventar.
b) Documentele şi evidenţa operativă a materialelor consumabile, obiectelor de inventar
şi a produselor
 Comanda
 Factura
 Nota de recepţie şi constatare de diferenţe
 Bon de intrare
 Bon de ieşire
 Bon de consum
 Bon de predare–transfer–restituire
 Fişa consumului de furaje
 Bon de recoltare zilnică
 Jurnalul de mulsori
 Act de cântărire
 Bon de transport
 Dispoziţie de livrare – Aviz de expediere
 Fişa de magazie
 Registrul de materiale
 Situaţia stocurilor
 Registrul de urmărire a realizării bugetului de venituri şi cheltuieli şi a producţiei, în partizile:
 „Materiale”
 „Produse finite din producţia proprie, recoltate şi consumate în anul curent”
 „Producţia şi veniturile”
 „Livrarea produselor din stocul de la începutul anului”

c) Documentele şi evidenţa operativă a efectivelor de animale


 Act de fătare
 Act de mutaţia animalelor
 Act de moarte–dispariţie–tăiere a animalelor
 Registrul evoluţiei efectivelor de animale
 Registrul de creştere a animalelor tinere
 Registrul pentru evidenţa animalelor adulte de producţie şi reproducţie.

d) Documentele şi evidenţa operativă privind munca prestată


 Condica de prezenţă
 Foaie colectivă de prezenţă
 Lista de avans chenzinal
 Stat de plată
 Pontajul mecanizatorului
 Pontajul lucrărilor manuale
 Lista de plată
 Proces verbal de recepţie şi cont de lucrări
 Registrul de urmărire a realizării bugetului de venituri şi cheltuieli şi a producţiei, în partizile:
 „Salarii”
 „Impozit pe salarii şi asigurări sociale”
 „Alte cheltuieli cu salariaţii”

e) Documentele şi evidenţa operativă a mijloacelor băneşti


 Chitanţa
 Cec de numerar
 Dispoziţie de încasare/plată
 Ordin de deplasare
 Registrul de casă

f) Evidenţa operativă a cheltuielilor, producţiei, veniturilor şi a rezultatelor financiare


 Registrul de urmărire a realizării bugetului de venituri şi cheltuieli şi a producţiei, alcătuit din
partizile:
 „Salarii”
 „Impozit pe salarii şi asigurări sociale”
 „Alte cheltuieli cu salariaţii”
 „Materiale consumate”
 „Lucrări şi servicii prestate de sectorul de mecanizare”
 „Lucrări şi servicii executate de alte unităţi”
 „Cheltuieli cu irigaţiile”
 „Alte cheltuieli materiale”
 „Produse finite din producţia proprie, recoltate şi consumate în anul curent”
 „Animale tinere cumpărate şi adulte reformate”
 „Cote de cheltuieli primite” (aprovizionare, amortizare)
 „Producţia neterminată”
 „Producţia şi veniturile”
 „Livrarea producţiei din stocul de la începutul anului”
 „Recapitulaţia cheltuielilor, producţiei şi a veniturilor şi stabilirea costului de
producţie şi a rezultatelor financiare”.