CÓMO REALIZAR UNA CO NFERENCIA DE

PRENSA?
ANTES DE LA CONFERENCIA DE PRENSA:
Como hemos discutido, se podría tener que programar una conferencia de prensa sin
mucho tiempo de antelación. Sin embargo, si se tiene un plazo de espera, el grupo
podría comenzar a planear por lo menos una semana o dos antes de que la conferencia
de prensa tenga lugar. Los siguientes pasos podrían ayudar a planear para la conferencia
de prensa:
DEFINICIÓN DEL MENSAJE.
Defina los mensajes clave que se desean enviar a la comunidad. La meta puede ser
presentar o ventilar más un tema,anunciar un nuevo programa o acontecimiento,
reaccionar ante una historia noticiosa o a una crítica o ataque o llamar atención hacia un
amención o reconocimientoqueel esfuerzo ha obtenido.Cualquiera que sea el mensaje,
debe resumirse en 3-5 puntos claves para la prensa. Si una fecha, una hora, una
dirección o un número de teléfono o alguna otra información específica son parte del
mensaje, por ejemplo, en el caso de que el propósito de la conferencia de prensa sea
anunciar un acontecimiento próximo, asegúrese de mencionarlosmás de una vez y de
desplegarlos en forma distintiva en su carpeta de prensa (vea #7 abajo). Verifique dos o
tres veces cualquiera parte de dicha información para asegurarse de que estén correctos,
tanto en el discurso como por escrito.
PROGRAMACIÓN DE LA FECHA Y LA HORA.
SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS
PARTICIPANTES.
En esta etapa del proceso de planificación, probablemente no es deseable que sólo una
persona del grupo participe en la conferencia de prensa. Los participantes deben estar
bien informados y saber expresarse bien sobre el asunto. También deben poder
manejarlas preguntasy el escrutinio de la prensa. La gente con alta credibilidad,como los
políticos locales, el director de una organización local para la promoción de la salud o
un médico pueden ser eficaces portavoces. El testimonio de primera mano de la gente
de la comunidad afectada por el asunto puede ser extremadamente efectivo y
convincente.

Aquí brindamos algunos consejos para los participantes:

 Sea claro ypreciso: evite el uso de jerga, retórica o lenguaje explosivo y evitelos
“mmm” y los “ajá”. Concéntrese en el asunto para no distraer a la audiencia con
sus palabras.
  Asuma que la audiencia es inteligente: evite escucharse como si tratara con
niños.
 No juegue o agarre ningún objeto:así provoca distracción y esto lo hace parecer
nervioso.
 La apariencia cuenta: los participantes deben estar apropiadamente vestidos para
la ocasión.
 Diga siempre la verdad. Si no sabe la respuesta a una pregunta, dígalo. No
exagere o proporcione datos que no estén respaldados por evidencia, no presente
opiniones como si fueran hechos ni haga acusaciones que no pueden ser
comprobadas.

Además de los participantes de la conferencia de prensa, es necesario encontrar a un

asesor que tenga experiencia con la prensa y el tema. Él o ella estará a cargo de
convocar la conferencia de prensa presentando el tema y a los participantes. El
moderador también responderá a las preguntas o las dirige a los participantes
apropiados.

Si la iniciativa y el grupo son nuevos en esto, se debería asistir por lo menos a alguna
otra conferencia de prensa para tener noción de cómo son. Aunque se sea muy
experimentado en esta área, puede ser buena idea realizar un ensayo general. Los
oradores deberán memorizar de 3 a 5 puntos clave y cerciorarse de hablar no más de 3 a
5 minutos acerca decada uno. Un ensayo generales muy provechoso para capacitar a los
nuevos participantes, y una buena ocasión para intentar anticipar laspreguntas difíciles u
hostiles. Se debería hacer que un miembro del grupo tenga el papel de abogado del
diablo y vea cómo responden los participantes.

Por ejemplo, una respuesta conveniente a una pregunta difícil o equivocada podría ser:
“es una buena pregunta, pero no está dentro del alcance de esta conferencia de prensa.
Nuestro enfoque el día de hoy estáen…” Si la pregunta es legítima pero no se sabe la
respuesta a ella, es aceptable invitar a otra persona del grupo que lo pudiera saber o
comprobar la respuesta y remitirse más tarde a ese reportero.
CONTACTO CON LOS MEDIOS.
El primer paso al entrar en contacto con los medios es crear una lista de correo completa
de los editores asignados en las estaciones de televisión, los directores de noticias en las
estaciones de radio y en los principales periódicos, ylos editores en los periódicos
semanales. Incluso sen debería incluir a los servicios de televisión por cable. Otros que
se debería asegurarincluir en la lista son los reporteros con los que se. ha trabajado
anteriormente, los contactos que se pudiera tener entre los medios y los reporteros que
pudieron haber cubierto el asunto en los últimos meses.
Si la organización ha tenido la oportunidad a trabajar anteriormente con los medios,
sedebería tener contacto personal con algunas de estas personas.Si no se han establecido
esos contactos,es un buen momento para comenzar.Los medios no son objetos:se
componen de seres humanos que realizansu trabajo.Si se puede establecer un contacto
personal con esa gente, y especialmente si se hace algo para facilitarle el trabajo, ellos
devolverán el favor.

También se debería tener preparado un memorándum de prensa y haberlo enviado con

una semana de anterioridad para informar a los medios acerca de la conferenciade
prensa. Un memorándum de prensa es similar a un comunicadode prensa, con la
diferencia de que los memorándums de prensa pueden ser utilizados como información
de fondo para los contactos en los medios. El formato es básicamente igual que el de un
comunicado de prensa. Para un ejemplo de un memorándum de prensa, vea la sección
de Herramientas.
SEGUIMIENTO CON LOS MEDIOS.
Después de que se hayan enviado los memorándums de prensa a los medios, se debe
darle seguimiento al memorándum a través del contacto telefónico con los
principalesmedios. Déle algunos días de tiempo al memorándum para que llegue a los
destinatarios ycomience entonces con el seguimiento telefónico de la gente a quien se
lo ha enviado (si nunca recibieronuno, ofrezca llevarles uno o enviarles un fax).
También, dé seguimientouna segunda vez en la mañana de la conferencia de prensa.
DESARROLLO DE UNA CARPETA DE PRENSA.
Una carpeta de prensa es un archivo con la informaciónde fondo que seproporciona a
los reporteros sobre el asunto o programa en cuestión. Las carpetas de prensa son muy
útiles si el grupo puede permitírselo. Si una carpeta de prensa está más allá del
presupuesto, un memorándum de prensa será suficiente. La carpeta de prensa debe
contener lo siguiente:

 Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.

 Un comunicado de prensa que debe indicar la posición del grupo con respecto al
asunto, lo destacado dela conferencia de prensa y unas cuantas notas de los
participantes (para mayor información,vea Preparando Comunicados de Prensa).
 Información de fondo sobre el asunto (es decir, estadística, fondo histórico,
antecedentes, historias de casos o reimpresiones de reportajes).
 Algunas fotografías brillantes en blanco y negro (las fotos deacción son las más
interesantes).
 Biografías resumidas de los participantes (de menos de una página).
 Reportajes o artículos relacionados provenientes de publicaciones
nacionales prestigiosas (por ejemplo: El País, El Universal, El Clarín, etc.).

Al juntar todo la carpeta: el comunicado de prensa va al lado derecho de la carpeta y el

resto de la información al lado izquierdo de la misma.
PREPARACIÓN DE LA SALA
Hay varias cosas que se puede hacer para preparar el cuarto donde se realizará la
conferencia de prensa. Aquí presentamos algunos consejos:

 Comprobarla ubicación de enchufes eléctricos para micrófonose iluminación.

 Colocar en la sala una mes a lo suficientemente larga, con los nombres sobre
tarjetas,para que todos los oradores tengan asiento.
 Proporcionar suficientes asientos en la sala para los reporteros, y espacio
adecuado para su equipo de trabajo (por ejemplo:cámaras fotográficas,
micrófono).
 Desplegar materiales visuales como fondo al panel del orador: pancartas,
carteles, etc.
 Tener una hoja de registro para la asistencia.
 Proporcionar un podio para el moderador, quizás con el logotipo de la
organización sobre el mismo.
 Tener café, té,agua y cualquier otra refrigerio en el sitio.

Durante la conferencia de prensa:

Cuando finalmente llega el gran día, hay varias cosas que se pueden hacer para ayudar a
que laconferencia de prensa funcione lo mejor posible. Repasaremos cada una
detenidamente:

 Dé la bienvenida a los miembros de la prensa conforme llegan.

 Haga que los miembros de la prensa se registren con su afiliación, y dé a cada
uno de ellos una carpeta de prensa.
 Siente a los participantes de la conferencia de prensa detrás de la mesa frente a
los reporteros sentados.
 Compruebe la hoja de registro para ver qué medios están representados.
También se debería hacer contacto personal con los principales representantesde
los medios antes o después de la conferencia de prensa.
 Comience aproximadamente a tiempo: máximo 5 minutos después del
tiempo programado.
 Grabe el acontecimiento para sus propios archivos y para elposible uso de los
medios.
 Haga que el moderador dé la bienvenida a la prensa, presenteel temay a
los participantes.
 Cada participante debe aparecerpor no más de 3-5 minutos, destacando 3-5
puntos clave.
 Después de todas las presentaciones, el moderador debeatender cualquier
pregunta de la prensa y dirigir preguntas a los participantes apropiados.
  Después de aproximadamente 45 minutos, finalice la conferencia de prensa.
Agradezca a los participantes por presentarse y a los medios por asistir. En
muchos casos, se les podría animar a los medios que permanezcan para una
conversación informal adicional con los participantes.

Después de la conferencia de prensa

En la medida de las posibilidades, se necesita establecer contacto personal con los

representantes por lo menos de los medios más importantes. En una ciudad pequeña,
esto podría significar una o dos personas; en una ciudad grande, 20 o más. Si se logra
tener una conversación corta y agradable con estas personas y causar una buena
impresión, ellos lo recordarán cuando necesiten información o algún reportaje sobre el
tema, y responderán cuando se les contacte.

Revisando el registro de asistencia, se debería distinguir qué medios importantes no

estuvieron representados. No todos podrían asistir, puesto que la participación enla
conferencia podría verse afectada por otros acontecimientos importantes en algún otro
lugar.

¿QUÉ DEBERÁ INCLUIRSE?

Como en los comunicados de prensa, es necesario aclarar QUIÉN, QUÉ, DÓNDE,

CUÁNDO y POR QUÉ:

QUIÉN: ¿Quién está dando las noticias? Si es el Representante de la OPS/OMS, deberá

indicarse claramente al inicio de la declaración. Si el anuncio es conjunto con el
Ministro de Salud o el Jefe de la Defensa Civil, deberá quedar claramente especificado.

QUÉ: ¿Qué es exactamente lo que se está anunciando? Esto debe quedar muy claro. Si
se ha podido predecir la trayectoria de un huracán, por ejemplo, la información deberá
ser tan detallada y completa como sea posible.

DÓNDE: ¿Donde ocurrió exactamente el desastre, o se presentará el peligro, o se

localiza el problema?

CUÁNDO: ¿Cuándo ocurrió o se prevé que suceda?

POR QUÉ: ¿Por qué razón se emite el comunicado de prensa y por qué participa la
entidad que lo emite en la situación de emergencia?

Después de la conferencia de prensa podrán concederse entrevistas individuales. Esto

puede servir para ampliar la divulgación de las noticias o ajustarlas a
determinadas regiones o medios.