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Extensión Mérida
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Una vez elaborado el diagrama queda clara la secuencia de actividades y se
puede pasar a la programación de las mismas. Para ello, es necesario conocer las
duraciones de las distintas actividades. Generalmente, éstas no se pueden fijar con
exactitud, ya que son muchos los factores de carácter aleatorio que están relacionados
con ellas.
COSTOS Y PENDIENTES
En este paso se solicitaran los costos de cada actividad realizada en tiempo
estándar y en tiempo óptimo. Ambos costos deben ser proporcionados por las personas
responsables de la ejecución, en concordancia con los presupuestos ya suministrados por
ellos. Dichos costos se deben anotar en la matriz de información
Diagrama de GANTT
En un diagrama de Gantt, cada tarea es representada por una línea, mientras que
las columnas representan los días, semanas o meses del programa, dependiendo de la
duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una
barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo
derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en
cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente:
Según la Guía del PMBOK (Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos del
Project Management Institute) la gestión de los costos de un proyecto incluye los
siguientes procesos:
Estimar los Costos: desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios
para completar el proyecto.
Determinar el Presupuesto: sumar los costos estimados para establecer una línea base
de costo autorizada.
Controlar los Costos: monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto
del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
Estos tres procesos podrían agruparse en dos, ya que La estimación de costos y
presupuestos en proyectos de construcción se llevan a cabo en una fase de planificación
y el control de los costos es un proceso más lineal, el cual se lleva a cabo a lo largo de
todo el proyecto.
Centrándonos en los procesos que nos interesan para el post, en base a las
definiciones de la guía PMBOK, se exponen las ideas principales de los procesos
en cuestión:
Las herramientas para estimar los costos también variarán según, por ejemplo, la
fase en la que se encuentre el proyecto o el grado de definición del mismo en esa fase
concreta. La guía PMBOK habla de estos procesos dentro de la planificación del proyecto,
pero también se pueden dar previos al inicio del mismo, como podría ser el caso de la
determinación del presupuesto para una licitación. Habría que ver, dependiendo de la
estructura de la organización y de la entidad del proyecto, si, incluso la preparación de la
licitación forman parte del proyecto o futuro proyecto, o son, por el contrario, un proyecto
en sí, o si ni tan siquiera se introducen en ninguno de estos supuestos.
Si había una frase que se repetía en las clases de mi época de universidad, la cual
estaba en boca de muchos profesores. En un proyecto, en el ámbito que se quiera, la
optimización de costos ocupa un espacio central e interrelacional. En el 99% de los
casos, el proyecto tiene un marco de costes, dentro del cual tiene que moverse. No existe
proyecto sin esas paredes que forman los límites económicos, al igual que no existe
proyecto sin límites temporales y de recursos. Estos tres elementos se relacionan entre sí
para poder actuar sobre las necesidades del proyecto en un determinado momento.
La importancia de una buena estimación de costes no es caprichosa. Si los costos se
generarán en su inmensa mayoría durante la ejecución del proyecto, es importante influir
sobre ellos antes de que llegue esa fase. Para situar el concepto de “influenciabilidad” en
los costes del proyecto, veamos el siguiente gráfico:
Entre las acciones que se deben tomar para el correcto seguimiento de todas las
actividades son:
Introducción de más recursos humanos
Gente más capacitada y especializada en el trabajo que se está realizando
Buen control y monitoreo en cada una de las actividades
Completa comunicación e información en cada uno de los sucesos que intervienen
en la realización del proyecto
Análisis del avance en un periodo de tiempo determinado
Actualización de toda la información para que se conozca día a día los trabajos
realizados y los avances del mismo.