Sunteți pe pagina 1din 5

Arhivarea documentelor contabile

Persoanele care lucrează în compartimentele financiar-contabile


contabilitatea, în conformitate cu Legea contabilitatii (Legea nr. 82/1991 cu
modificarile si completarile ulterioare), sunt obligate să păstreze şi sî arhiveze
corespunzator documentele contabile şi justificative pe baza cărora se face
înregistrarea in contabilitate.

Păstrarea şi arhivarea documentelor contabile

Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la


domiciliul fiscal sau la sediul secundar, dupş caz. Acestea mai pot fi arhivate si
de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzatoare,
în baza unor contracte de prestari servicii. In acest ultim caz, societatea care a
încredintat documetele spre arhivare, va înştiinţa organul fiscal teritorial. În
ambele cazuri, răspunderea privind arhivarea revine administratorului,
ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii
beneficare.

În cazul controalelor efectuate de către organele abilitate, persoanele juridice


sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Arhivarea se face în conformitate cu prevederile legale şi cu respectarea


următoarelor regului generale:

 documentele se grupează în dosare numerotate, şnuruite şi certificate;

 gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul


fiecarui exercitiu financiar la care fac referire.

 în cazul fuziunii sau lichidarii societăţii, documentele aferente acestei


perioade se arhiveaza separat.
 dosarele se vor păstra în spaţii special amenajate în acest scop, asigurate
împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii şi dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor;

Termene de păstrare

 statele de salarii se pastrează pentru 50 de ani

 registrele, documentele justificative şi contabile se pastrează 10 ani, cu


începere de la data incheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost
întocmite, cu urmatoarele exceptii:

 facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care


stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru
persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile
în conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor păstra conform
termenelor prevazute la art. 149 alin (6) din Legea nr. 571/2003
privind Codul Fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.
Persoana impozabilă trebuie să păstreze o situaţie a bunurilor de
capital care fac obiectul ajustării taxei deductibile, care să permită
controlul taxei deductibile şi al ajustărilor efectuate. Această situaţie
trebuie păstrată pe o perioadă care începe în momentul la care taxa
aferentă achiziţiei bunului de capital devine exigibilă şi se încheie la 5
ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea
deducerii. Orice alte înregistrări, documente şi jurnale privind bunurile
de capital trebuie păstrate pentru aceeaşi perioadă.

 urmatoarele documente se pot pastra pe o durata de numai 5 ani dacă


necesităţile proprii ale unităţii nu impun pă strarea acestora pe o perioada mai mare
de timp

1. Notă de recepţie
2. Bon de primire în consignaţie

3. Bon de predare, transfer, restituire

4. Bon de consum

5. Bon de consum (colectiv)

6. Fişa limită de consum

7. Dispoziţie de livrare

8. Fişa de magazie

9. Fişa de magazie (cu doua unităţi de măsura)

10. Lista de inventariere

12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)

13. Chitanţă

14. Chitanţă pentru operaţiuni în valută

15. Dispoziţie de plată/incasare către casierie

16. Decont pentru operaţiuni în participaţie


17. Ordin de deplasare (delegaţie)

18. Ordin de deplasare (delegaţie) în străinatate (transporturi internaţionale)

19. Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)

20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)

21. Notă de debitare-creditare

22. Extras de cont

23. Borderou de primire a obiectelor în consignaţie

24. Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie

25. Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice)

26. Fişa de cont pentru operatiuni diverse

27. Fişa de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei)

28. Document cumulativ

29. Document cumulativ

30. Decizie de imputare


31. Angajament de plata

 documentele financiar-contabile care atesta provenienţa unor bunuri cu


durată de viaţă mai mare de 10 ani se pastrează, de regulă, pe o perioada de
timp mai mare, respectiv pe perioadă de utilizare a bunurilor.

În cazul documentelor al caror termen legal de păstrare a expirat,


eliminarea acestora se face de către o comisie aflată sub conducerea
administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz, prin întocmirea unui
proces verbal în care se consemneazî scăderea documentelor eliminate din
Registrul de evidentă al arhivei. Pentru distrugerea documentelor, societatea
trebuie să încheie un contract de prestări servicii cu o firmă specializată în acest
sens.

În caz de încetare a activitatii, documentele contabile se arhivează sau se predau


la Arhivele Naţionale, în conformitate cu prevederile legale în materie, dupa caz.